Örgütlerde İnsan Kaynakları Yönetimi Dersi 6. Ünite Özet

Giriş

Disiplin kavramı bireysel ve örgütsel açıdan ele alınabilir. Bireysel açıdan disiplin , bireyin amaçlarına ulaşabilmek için öz denetimini gerçekleştirme çabasıdır. Örgütsel açıdan disiplin, istenmeyen davranışlardan uzak durmayı ve doğru davranmayı sağlamaya yönelik ilke, kural ve uygulamalar bütünüdür.

Disipline etmek ; eğitmek, denetim altına almak anlamına gelir.

Disiplini Gerektiren Nedenler

Bir örgütün amaçlarına ulaşabilmesi için çalışanların da doğru ve istenilen davranışlar sergilemesi beklenir. Bu noktada ter düşen davranışlar sergileyen çalışanların davranışlarını düzeltmesi gerekir. Bunun için yönetim bir dizi yaptırımlar uygular ve buna da personeli disipline etmek denir.

Personelin istenen davranışları sergilememesinin bazı sebepleri olabilir. Bunlar:

• Kurallardan habersiz olma,
• Kuralları yanlış anlama,
• Dikkatsizlik,
• Sorumsuzluk,
• Kasıtlı davranış,
• İş doyumsuzluğu
• Motivasyon eksikliği
• Stres

Benzer koşullar altında kural ve düzenlemelere uymayan çalışanlar işletmede uyumun bozulmasına ve kargaşaya neden olur.

Çalışanın istenmeyen davranışlarının disiplin eylemine konu olması için şu koşulları taşıması gerekir.

• Kendisinden nasıl bir davranış beklendiğini bilmelidir.
• Kendisinden bekleneni başaracak niteliklere sahip olmalıdır.
• İsteyerek kendisinden beklenen davranışın dışına çıkmış olmalıdır.

Temel Disiplin Yaklaşımları

İşletmelerde personelin disipline edilmesi ile ilgili üç temel yaklaşım vardır. Bunlar önleyici, düzeltici ve yapıcı disiplin yaklaşımlardır.

Önleyici disiplin; çalışanların kural ve düzenlemeleri ihlal etmemesi için önceden yönlendirilmesi anlamına gelir. Yönlendirmeden kasıt personelin öz disiplinidir.

Düzeltici disiplin; kuralların dışına çıkan personelin davranışının en kısa zamanda düzeltilmesini hedef alır. Aynı kuralın ihlalinin tekrarlanmasının önüne geçmek asıl amaçtır. Bu ceza yoluyla sağlanır. Kural ihlalini sağlamak için ceza caydırıcı nitelikte olmalıdır.

Yapıcı disiplin; personelin kural dışı davranışlarını ceza vermeden düzeltmeyi amaçlayan bir yaklaşımdır. Bu yaklaşımda ceza yerine danışmanlık kullanılır.

Düzeltici disiplin yaklaşımında sorunlar kısa vadede ve örgüt odaklı çözümlenmesi hedeflenirken, yapıcı disiplin yaklaşımında sorunlar uzun vadede ve birey odaklı çözümlenmeye çalışılır.

Her üç yaklaşımda da asıl hedef istendik davranışın sürekliliğinin sağlanmasıdır.

Disiplin Sisteminin Kurulması

İşletmelerde disiplinin üç aşamalı bir şekilde yerine getirilmesi gerekir:

• Sistemin kurulması
• Sistemin tanıtımı
• Disiplin eyleminin uygulaması (ceza)

Etkin bir disiplin sitemi kurma görevi genelde insan kaynakları departmanının görevidir. Disiplin; hukuksal, yönetsel ve sendikal yönleri bakımından belli bir bilgi birikimi gerektirir. İnsan kaynakları birimi bu noktada disiplin sistemini kurar, birimler arasında tekdüzelik sağlar, sistemin aksayan yönlerini düzeltir ve ilgili yazışmaları yapar.

Kuralların Konulması

Disiplin kurallarının konulmasının tek amacı işletmelerin etkin ve verimli bir biçimde çalışmasını sağlamaktır.

Bu kurallar cezalandırmaya temel olsun diye konulmaz. Amaç işletmenin ve dolayısıyla çalışanların kurallara uygun davranmasını sağlamaktır. Örgüte dolaylı ya da dolaysız bir katkı sağlamayan kural gereksizdir.

Kuralın geçerliliği sürekliliğine bağlıdır. Çünkü kurallarda devamlılık esastır. Kurallarda ifadelerin düzgünlüğü ve olumlu dil kullanımı gerekmektedir. "dikkatsiz olma" yerine "önce güvenlik" daha uygun bir ifadedir.

Cezaların Belirlenmesi

Kurallar konduktan sonra, o kurala riayet etmeyenlere verilecek cezalara karar vermek gerekir. Disiplinin amacı kural ihlalinin tekrarını engellemek olduğuna göre istenmeyen davranışı cezalandırmak gerekir.

Hangi kural ihlalinde ne gibi cezaların uygulanacağı konusunda personel önceden bilgilendirilmelidir. Verilecek cezalar mutlaka caydırıcı nitelikte olmalıdır. Kural ihlalinin ağırlığına uygun farklılıkta cezalar olmalıdır. Başlıca ceza türleri şunlardır:

• Uyarma (1. suçta)
• Kınama (2. suçta)
• Ücret kesme
• Geçici işten uzaklaştırma (3. suçta)
• İşten çıkarma (4. suçta)

Kademeli cezalandırma daha çok hafif suçların üst üste tekrarında uygulanır. İş yerinde hırsızlık, uyuşturucu kullanma vb. suçlar ağır ceza gerektirir ve bu genelde işine son vermedir. Personelin siciline işlenen suçlar ilelebet sicilinde kalmaz, belli bir süre sonunda eğer personel de o görev ihlalini yenilememişse sicilinden kaydı silinir.

Suçların Gruplandırılması

Suçlar hafif ve ağır suçlar olmak üzere ikiye ayrılır. Hafif suçlar genelde işletmenin işleyişine ve herhangi bir kişinin sağlığına zarar vermeyen suçlardır ve hafif cezalar alırlar. Ancak ağır suçlar personelin davranışı düzeltmesi için uyarıya gerek duymadan işten çıkarılmasını haklı kılan suçlardır.

Disiplin Sisteminin Tanıtılması

Etkili bir disiplinin işleyişi bu sistemin personele en iyi bir şekilde tanıtılması ile mümkündür. Sistem tanıtılırken bu kuralların niçin konulduğu, ne tür yararlarının olacağı, ihlallerde hangi cezaların uygulanacağı ve personelin hakkını nasıl arayacağı mutlaka personele anlatılmalıdır.

Bu anlatımın dışında kuralların hatırlanması için işletmelerin içinde uyarı levhalarının ya da hatırlatıcı levhaların asılması gibi bazı düzenlemelerin de yapılması gerekmektedir.

Sistemin Yöneticilere Tanıtılması

Sistem içinde yöneticiler hem uygulamaların hem de disiplin sisteminin muhatabıdır. Bu sebeple yöneticilerin disiplin sistemini tanıması zorunludur. İşletmenin disiplin politikasının ne olduğu, kuralların konuluş amacı, nelerin suç olarak kabul edildiği, ceza uygulamaları ve prosedürün işleyişi vb. tüm konularda yöneticilerin gerekli tüm bilgilere sahip olması gerekmektedir.

Disiplin Sisteminin Uygulanması

Suçun Belirlenmesi

İşletmelerde suç sayılan kural ihlallerinin belirlenmesi yöneticilerin görevidir, ve bu da yöneticilerin çalışan davranışlarını gözlemesiyle başlar. Ortada bir suç söz konusu ise mutlaka ispat edilmelidir. Aksi halde bir şey yapılamaz. Her olayda kesin kanıtın bulunmasının zor oluşu yöneticileri zora sokar.

Ceza Kararının Alınması

Bir suç kanıtları ile ortaya konmuşsa, sıra cezayı belirleyip uygulamaya gelir. Bu aşamada belirli bir süreç ilenmesi gerekir. Unutmamak gerekir ki her olayın içinde bulunduğu durumlar farklıdır. Objektif bir şekilde her olaya yaklaşmak çok önemlidir. Olayın cezasını belirleyip uygulamaya koyacak kişilerin sonuca ulaşmak için bazı sorular sorması gerekmektedir.

Personelin Savunmasının Alınması

Ceza belirlendikten sonra personelin savunmasının alınması gerekir. Yöneticinin görüşme yöntemi ve takındığı tavır bu savunma için büyük önem taşımaktadır. Savunma alınırken; karşı tarafa saygılı olunması, görüşme esnasında karşı tarafın konuşmasına fırsat verilmesi, ve asla tartışmaya girilmemesi gerekmektedir.

Uygun Cezanın Belirlenmesi

Nihai ceza kararı personelle yapılan görüşme sonrasında verilir.

Cezanın Personele İletilmesi

Bu kararın iletilmesinin geciktirilmemesi gerekir. Geciken ceza uygulamaları diğer personel üzerinde negatif bir etki yaratabilir. Ceza personele iletilirken bu cezayı niçin aldığı mutlaka vurgulanmalıdır.

Ceza Uygulamasında Sıcak Soba Yaklaşımı

Cezalandırıcı disiplin siteminin yanlış uygulamalara açık olduğu bilinen bir gerçektir. Bunun önüne geçmek için yaygın bilinen "sıcak soba yaklaşımı" uygulanır. Bu yaklaşımın temel varsayımları şunlardır:

1. Ceza hemen uygulanır: Sıcak sobaya dokunursan yanarsın.
2. Ceza kişiye değil yaptığı harekete verilir: Sizin sobaya istemeyerek dokunmanız yanacağınız gerçeğini değiştirmez.
3. Ceza zamana ve insana karşı tutarlıdır: Yanan bir soba yandığı sürece kendine dokunanı yakar, yani doğru işleyen disiplin sistemin sizin hata yapmanız durumunda ceza olmanızı sağlar.
4. Ceza öğretici ve hatırlatıcıdır: Sobaya dokunup elini yakan bu hareketin yanlış olduğunu anlar ve bir daha tekrarlamaz. Verilecek ceza da caydırıcı olmalıdır.