Örgütlerde İnsan Kaynakları Yönetimi Dersi 2. Ünite Özet

İş Analizi Kavramı

İş analizi kavramındaki “iş” sözcüğünü, mal veya hizmet üretmek amacıyla ortaya konan bedensel ve düşünsel çabalar olarak tanımlanabilir. “Görev” ise önceden tanımlanmış¸, sıralanmış¸, birbirini tamamlayan, tekrarlı, bedensel ve düşünsel çabalardır. İş, görevlerin bir araya gelmesi ile oluşur. “Pozisyon” sözcüğü işin bulunduğu hiyerarşik düzeyi; o düzeyin gerektirdiği sorumlulukları ve işi yapana getirdiği ayrıcalıkları vurgular.

İş analizi işletmede yapılan işlerle ilgili ayrıntılı bilgilerin toplanması, değerlendirilmesi ve belirli amaçlara hizmet edecek şekilde biçimlendirilmesi çalışmalarını içerir. Toplanan iş bilgilerinin biçimlendirilmesinden kastedilen, ayrıntılı iş bilgilerinin “iş tanımları” ve “iş gerekleri” gibi farklı iki amaca hizmet eden biçimsel formlar haline getirilmesidir.

İş analizlerinin doğru bilgiler verebilmesi için belirli dönemlerde ya da işlerde değişmeler oldukça güncellenmesi gerekir.

İş analizinde işi oluşturan unsurlar (işin kimliği, ne tür görevlerden oluştuğu, iş yapılırken kullanılan materyal, işi yapanda bulunması gerekli nitelikler, işin yapıldığı fiziksel ortamın özellikleri, işin taşıdığı sağlık ve güvenlik riskleri vb.) belirlenir. Kısaca iş parçalara ayrılır ve ayrıntılı olarak incelenir. İş analizinde işi yapan kişi değil, iş analiz edilir.

İş Analizinin Yararları

İş analizleri işletme bilgi sisteminin önemli bir parçasıdır. İnsan kaynakları yönetiminin iki temel amacı vardır. Bunlar; çalışanlardan maksimum verim almak ve çalışanların yaptıkları işten keyif almalarını (iş doyumu) sağlamaktır. İnsan kaynakları birimi bu amaçlara ulaşmak için yerine getirdiği işlevlerin tümünde (işe alma, performans değerleme, ücretlendirme, kariyer yönetimi vb.) iş analizi verilerden önemli ölçüde yararlanır.

İş analizi verilerinden, birim yöneticileri nezaretçiler (ilk amirler), yetkili sendika temsilcileri ve işi yapan personel de yararlanır.

İş analizi verilerinin başlıca kullanım alanları şunlardır:

• Gelecekteki işgücünün sayı ve nitelik olarak planlanmasında
• İşe alınacak personelde aranması gerekli olan niteliklerin belirlenmesinde
• Yeni alınan personelin bilgi, beceri ve yeteneklerine uygun işlere yerleştirilmesinde
• Personel yükseltimlerinde, rotasyon ve atama kararlarında
• Personelin eğitim ihtiyacını belirlenmesinde
• Eğitim ve geliştirme programlarının hazırlanmasında
• Kariyer planlarının oluşturulmasında
• Performans değerleme standartlarının belirlenmesinde
• İş değerlendirmesi ve ücret sisteminin oluşturulmasında
• Teşvik ve ödül sisteminin kurulmasında
• Üretim hattında personelin verimini artıracak düzenlemelerin yapılmasında
• Disiplin kurallarının hazırlanmasında
• İşçi sağlığı ve iş güvenliği konusunda gerekli tedbirlerin alınmasında işçi-işveren anlaşmazlıklarının çözümünde

İş Analizi Süreci

İş analizleri iki farklı amaç için yapılır. Bunlardan birincisi, iş analizini insan kaynakları yönetimi işlevlerine veri sağlamak amacıyla gerçekleştirmektir. İkincisi ise iş analizine üretim ve verimlilik odaklı bakıp, endüstri mühendisliği kapsamında bazı kantitatif çalışmalara destek olacak (İş tasarımı, hareket zaman etüdü vb.) veriler elde etmek amacıyla yapmaktır.

İşletmelerde doğru ve güncel veriler sunan bir iş analiz sistemi oluşturabilmek için başlıca şu aşamalardan geçmek gerekir.

İş Analizlerini Yapacak Grubun Oluşturulması

İş analizlerini yapan kişilere “iş analisti” denir. Bu iş için konuyla ilgili belli bir bilgi birikimine, deneyime, analiz yeteneğine ve iletişim kurabilme becerisine sahip olan, işletme içinden gelen bir grubun oluşturulması, iş analizinin daha az maliyetle, kurum kültürüne sahip, çevreyi ve iş arkadaşlarını tanıyan, yapılan işler hakkında bilgi sahibi olan kişiler tarafından gerçekleştirilmesini sağlar.

İş analizlerinin işletme dışı firmalara yaptırılması durumunda yetiştirme amaçlı olarak işletme içinden bazı kişilerin de grup içinde yer alması sağlanmalıdır.

Toplanacak Verilerin Belirlenmesi

Genelde iş analizi sırasında toplanması gereken veriler şöyle gruplandırılabilir:

• İşin kimliği
• Görev ve sorumluluklar
• Bireysel gerekler
• Çalışma koşulları

Analiz Edilecek İşlerin Belirlenmesi

İşletmede yapılan tüm farklı işlerin tek tek analiz edilmesi gerekir. Bu aşamada işletmede yapılan işleri farklı, benzer ve kısmen benzer olarak üç kategoriye ayırmak gerekir.

Analiz edilecek işlerin belirlenmesini zorlaştıracak temel faktörler şunlardır:

• Teknoloji değişimi
• İş analizlerinin ilk kez yapılıyor olması
• Büyüme sürecinde reorganizasyon (yeniden örgütlenme) çalışmalarının yapılmaması
• Kurumsallaşmada yetersiz kalınması

Analiz edilecek işlerin belirlenmesinde ve sınıflandırılmasında işletme içinden bazı kişilerden ve yazılı materyalden yararlanılabilir. Bunlar şöyle sıralanabilir.

• Daha önceden yapılmış¸iş analizi verileri
• Mevcut organizasyon şemaları
• Çalışma defterleri
• Üretim kayıtları
• Nezaretçilerin (ilk amirlerin) görüşleri
• Birim yöneticilerinin görüşleri
• Çalışanların görüşleri

Veri Toplama Yönteminin Belirlenmesi

Sağlıklı veri başta olmak üzere, en az zaman ve en düşük maliyet, veri toplama aşamasında dikkat edilmesi gereken üç kriterdir.

Veri toplama yöntemlerinden ilki olan görüşme, doğru ve güncel veri toplamak için ideal bir yöntem olmasına rağmen bir hayli yavaş ve maliyetlidir.

Gözlem yöntemi işin yapıldığı fiziksel koşulların belirlenmesi için uygun bir yöntem olabilir ancak bu yöntem de oldukça yavaş ve maliyetlidir.

Anket yöntemiyle veri toplama, analiz edilecek çok sayıda işin olduğu ya da coğrafi temele göre örgütlenmiş¸ işletmelerde hızlı, pratik ve düşük maliyetli olması nedeniyle önerilir. Ancak formda yer alan soruların tam olarak anlaşılamaması, sorulara yetersiz veya abartılı yanıtlar verilmesi yöntemin sakıncalı yanlarını oluşturur.

Çalışma kayıtlarını inceleme yöntemi ise analiz edilecek işleri belirleme, işlerin akış yönünü saptama ve işi oluşturan görevleri kendi içinde yorumlamada yararlı olur.

Veri toplamada genellikle tek bir yöntem yerine bir kaç yöntem birlikte uygulanır. Doğru yöntemlerin seçiminde ise işletmenin kültürü, kurumsallaşma düzeyi, insan kaynakları profili, örgüt yapısı, analiz edilecek iş sayısı ve özellikleri, iş yoğunluğu gibi faktörler önemli etkenlerdir.

Verilerin toplanmasında seçilecek yöntemin etkinliği ve özeni, zaman kaybını dolayısıyla da artan maliyeti engelleyecektir.

Verilerin Toplanması

Veri toplanmasında, iş analizlerinin etkinliğinin ve verimliliğinin artırılmasını sağlamak adına dikkat edilecek bazı faktörler bulunaktadır.

Öncelikle iş analizi yapacak kişiler eğitimli ve deneyimli olmalıdır.

Bilgisine başvurulacak personel özenle seçilmeli ve bilinçlendirilmelidir. Ortalama performans düzeyinde olan personel tercih edilmelidir.

Personel için uygun olan bir zamanda veri toplanmalıdır. Aksi takdirde verilen bilgiler istenen nitelikte olmayabilir.

Kaliteli bilgi almak adına, personele yeterli bir süre tanınmalıdır.

Çalışanlar analiz sürecinin tüm aşamalarına katkı vermelidir. Böylece çalışmalarının yüzeysel olması ve personelin iş analizlerine ilgisiz kalması önlenmiş¸olur.

Verilerin Güncellenmesi

İşin kimliği, işi oluşturan görev ve sorumluluklar, işi yapacak personelde bulunması gerekli olan nitelikler ve çalışma koşulları değişim gösterdiğinden, iş analizleri belirli dönemlerde veya bu değişiklikler oluştukça güncellenmelidir.

İş analizi Bilgilerinin Düzenlenmesi

İş tanımları ve iş gerekleri formları hazırlanarak, iş analizi sonucu elde edilen kapsamlı veriler yeniden düzenlenerek amaçlara uygun hale getirilmelidir. Böylece insan kaynakları birimi çalışanlarına, yöneticilere, sendika temsilcilerine ve işi yapan personele iş hakkında kısa ve özlü bilgiler verilebilir.

İş tanımlarının veri kaynağı iş analizleridir. İş tanımları analiz edilen işin profilini genellikle tek sayfalık formlar biçiminde çıkarır. Bir iş tanım formu genelde işin kimliği, işin özeti, işi oluşturan görevler ve çalışma koşulları bölümlerinden oluşur.

İş gerekleri de iş tanımları gibi, iş analizi verilerinden düzenlenir ve formlar halinde biçimlendirilir. Fakat iş tanımları işi bir bütün olarak ele alıp, işin nasıl yapıldığını ortaya koyarken, iş gerekleri işin değil, o işi normal düzeyde yerine getirebilecek personelin nitelik profilini çıkarır. Bir iş gerekleri formu genelde işin kimliği,yetenek gerekleri, çaba gerekleri ve çalışma koşulları bölümlerinden oluşur.

İş tanımları ve iş gereklerinin kullanım alanları aşağıdaki gibidir:

• Personeli iş hakkında bilinçlendirmek
• Örgüt bilinci oluşturmak
• Verimlilik açısından yeniden ele alınması gereken noktaları saptamak
• Personele sağlanacak ücret dışı hakları belirlemek
• Disiplin kararlarına dayanak oluşturmak
• Referanslara dayanak oluşturmak