Proje Yönetimi Dersi 2. Ünite Sorularla Öğrenelim

Proje yönetimi süreç grupları adından da anlaşılacağı gibi birden fazla süreçten oluşmak- tadır. Çok sayıda farklı faaliyet ve sürecin bir arada yürütülebilmesi için proje yönetiminin parçalarının birbirleriyle birleştirilmesi, pekiştirilmesi ve de bütünleştirilmesi gerekmektedir. Bu bir araya getirip bir bütün oluşturma çabası proje yönetiminde proje entegrasyon yönetimi olarak adlandırılır. Proje entegrasyon yönetimi, proje yönetiminde yer alan tüm faaliyetlerin ve bilgi alanlarındaki alt süreçlerin, projenin yürütülmesinde bütünleştirilirek yönetilmesini kapsar.

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK) göre, proje yönetiminde etkin olarak kullanılan proje entegrasyon yönetimi bilgi alanının alt süreç- leri, proje başlangıç/tanımlama süreç grubunda proje başlatma belgesinin oluşturulması; planlama süreç grubunda proje yönetim planının oluşturulması; yürütme süreç grubunda projenin yürütülmesinin yönlendirilmesi ve yönetilmesi; izleme/kontrol süreç grubunda proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrol edilmesi, bütünleşik değişim kontrolünün gerçekleştirilmesi ve kapanış süreç grubunda projenin veya proje aşamasının kapatılmasıdır. Tüm bu alt süreçlerin proje entegrasyon yönetimi ile biraraya getirilmesi ve yönetilmesi gereklidir.

Proje yönetim planı, proje içinde yer alan faaliyetlerin nasıl yürütüleceğini, nasıl izlenip kontrol edileceğini ve nasıl bitirileceğini tanımlayan belgedir. Proje planlamasına çoklukla sadece projedeki önemli faaliyetleri gösteren bir tür zaman çizelgesi gözüyle bakma hata- sına düşülmektedir. Aslında proje yönetim planında proje içinde nelerin nasıl yapılacağı, yapılacak eylemlerin ne zaman başlayacağı, bu eylemleri kimin gerçekleştireceği, hangi ekipman ve araçlara ihtiyaç duyulacağı ve projede nelerin yapılmayacağı sorularının cevapları yer alır. Kısaca her bilgi alanına ilişkin olarak oluşturulan yönetim planı proje yönetim planının bir parçasını oluşturur. Proje yönetim planı oluşturma süreci de proje tiplerine göre farklılıklar gösterebilmektedir. Bu sürecin girdileri; proje başlatma belgesi, planlama süreçlerinin çıktıları, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıklarıdır. Bu girdiler uzman görüşleriyle değerlendirilerek bu sürecin çıktısı olan proje yönetim planı elde edilir.

Projenin bu aşamasında, proje yönetim planında belirlenmiş faaliyetlerin plana uygun biçimde yürütülerek çıktıların zamanında teslim edilmesi amaçlanır. Ayrıca bu süreç içinde, faaliyetlerin verimli biçimde yapılmasının yanısıra insan kaynakları kullanımının ve proje harcamalarının da proje yönetim planına uygun biçimde yürütülmesi hedeflenmektedir. Proje süresince karşılaşılabilecek değişiklik talepleri proje yönetim planında birtakım değişimlerin yapılmasını ve proje yönetim planının bunlara göre güncellenmesini gerek- tirebilir. Proje yönetim planı, onaylanmış değişiklik talepleri, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıkları bu sürecin girdileridir. Bu girdiler uzman görüşleri ve proje yönetim bilgi sistemi yardımıyla sürecin çıktılarına dönüştürülür. Proje çıktılarının teslimatları, çalışma performans bilgileri, değişiklik talepleri, proje yönetim planındaki ve proje belgesindeki güncellemeler bu sürecin çıktılarıdır.

Proje kapsam yönetimi, proje faaliyetlerinin çerçevesini düzenleyen proje kapsam belge- sinin hazırlanmasını ve bunun proje yürütme sürecinde doğrulanmasını ve kontrol edil- mesini içerir. Proje kapsam yönetimi iki ana bölümden oluşmaktadır:

• Proje kapsamı
• Ürün kapsamı
Proje kapsamı, proje sonucunda hedeflenen belirli özellik ve işlevlere sahip sonuç,

ürün veya hizmetin elde edilmesi için yapılacak işleri içerir. Ürün kapsamı ise bir sonuç, ürün veya hizmeti tanımlamakta kullanılacak özellikleri ve işlevsellikleri ifade eder. Bu açıklamalardan da anlaşılacağı gibi proje kapsamı daha çok iş odaklı ve işin nasıl yapıla- cağı ile ilgili iken ürün kapsamı işlevsel ihtiyaçlara diğer bir ifadeyle projede nelerin elde edileceğine odaklanmaktadır.

Bu süreç sonunda projenin ve ürün, hizmet veya sonuç biçimindeki proje çıktılarının ayrıntılı biçimde tanımlanması tamamlanır. Kapsamın tanımlanması süreci sonunda proje kapsam belgesi oluşturulur. Proje kapsam belgesi, ürün içeriği ve proje kapsamını tanım- lar. Ürün içeriği proje sonucunda elde edilecek çıktının özelliklerini ve işlevselliklerini gösterir. Proje kapsamı ise hedeflenen çıktıları elde etmek için gereken işleri tanımlar. Proje kapsam belgesinin varlığı proje paydaşlarının proje konusunda ortak bir anlayışa sahip olmasına yardımcı olur. Bu belge, projenin ayrıntılı planlanmasında da kullanılır ve proje yönetim planının oluşmasında önemli bir rol oynar. Bu önem nedeniyle proje kapsam belgesinde proje kısıtlarının ve projede olmaması gerekenlerin, projeden elde edilecek he- deflenen sonuçların, ürün içeriğinin ve ürün kabul ölçütlerinin kesin olarak belirlenmesi gereklidir. Bu alt sürece ait girdiler, proje başlatma belgesi, ihtiyaçların listesi ve bu süreçle ilgili kurumsal süreç varlıklarıdır. Bu girdiler üzerinde uzman görüşünün yanı sıra ürün analizi, seçeneklerin tanımlanması ve rehberli çalıştaylar gibi araç ve teknikler kullanılarak süreç çıktıları olan proje kapsam belgesi ve proje başlatma belgesi güncelleştirmeleri elde edilir.

Proje yönetiminin planlama süreç grupları içinde yer alan İKY’nin oluşturulması alt sü- reci proje yönetimi için en önemli basamaklardan biridir. Bu süreçte hem proje içindeki faaliyetlerin hem de proje çıktılarının teslimatlarının yönetilebilir alt gruplara bölünmesi gerçekleştirilir. Bu şekilde proje çıktılarının teslimatlarının ve çalışmaların daha küçük ve daha yönetilebilir bileşenlere bölünmesine ayrıştırma tekniği denmektedir. Planlanan çalışmaların bölündüğü bu alt gruplar genellikle İKY’nin iş (veya çalışma) paketi adını alır. Her iş paketine ilişkin zaman ve bütçe tabloları oluşturulur. Her iş paketinin uygulanması sonunda elde edilecek çıktılar da belirlenir. Böylelikle projenin diğer aşamaları olan projenin yürütülmesi, izlenmesi ve kontrolü süreçlerinde kullanılabilecek ayrıntılı bir yol haritası oluşturulmuş olur.

Projelerde başarının bir ölçütü de projelerin planlanan ve onaylanan süre içinde tamamlanmasıdır. Zira zaman her geçen gün daha da değerlenir. Bu nedenle projelerde zaman yönetiminin önemi çok büyüktür. Proje zaman yönetimi proje yönetimi süreç grupları arasında özellikle planlama ve izleme/kontrol süreç grubu içinde yer alan faaliyetlerin tanımlanması, faaliyetlerin sıralanması, faaliyet kaynaklarının tahmin edilmesi, faaliyet sürelerinin tahmin edilmesi, zaman çizelgesinin geliştirilmesi ve zaman çizelgesinin kont- rolü alt süreçlerini içerir

Projelerde insanın yanısıra diğer kaynakların da kullanıldığı bilinmektedir. Kaynak kullanımı projelere mali yük getiren bir unsurdur. Buna rağmen projenin gerçekleşmesi için birtakım harcamaların yapılması kaçınılmazdır. Proje maliyet yönetimi, yapılacak tüm bu harcamaların projenin planlanması aşamasında önceden tahmin edilmesini, bütçelen- mesini ve proje devam ederken izleme ve kontrol sürecinde de projenin maliyet olarak kontrolünü içermektedir. Proje maliyet yönetiminin, maliyet tahmini, maliyet bütçelemesi ve maliyet kontrolü olmak üzere üç temel alt süreci vardır.

Sağlıklı bir proje maliyet tahmini için ihtiyaç duyulan veriler aşağıdaki belgelerden sağlanabilir:

• Proje kapsam belgesi,
• İş kırılım yapısı,
• Proje zaman çizelgesi,
• Proje insan kaynakları planı,

• Risk listesi.

Proje kalite yönetimi nedir ve alt süreçleri nelerdir?

Proje kalite yönetimi kalite hedeflerini, sorumluluklarını ve kalite politikalarını içeren bir bütündür. Projelerde kalite, projenin yapılış süreci ve süreç sonrası elde edilecek çıktının (ürün, sonuç veya hizmet) kalitesi olarak algılanır. Bu nedenle projelerde kalite yönetimi de bu iki bölümü kapsar. Öte yandan proje kalite yönetim süreci üç alt süreçten oluşmaktadır. Bunlar; kalitenin planlanması, kalite güvence uygulamasının yapılması ve kalite kontrolünün uygulanmasıdır. Proje kalite planlama sürecine planlama süreç grubu içinde yer verilir. Proje kalite güvence uygulaması yürütme süreç grubunda, proje kalite kontrol uygulaması ise izleme/kontrol süreç grubu içinde yer almaktadır. 

Proje iletişim yönetimi, proje yönetimi sırasında proje ile ilgili tüm kişilerin projede bir arada yer almasını sağlayan çok önemli bir bilgi alanıdır. Proje ekibi üyeleri, proje paydaşları ve projeyle ilgili diğer tüm kişiler arasında başarılı bir iletişim ikliminin yokluğu projenin çıktıları üzerinde olumsuz etki yaratmaktadır. Bu nedenle sağlıklı iletişim ikliminin varlığı başarılı bir proje yönetimi için zorunludur. Proje iletişim yönetiminde özellikle proje yöneticisinin iletişim süreçleri konusundaki yetenekleri ve deneyimi çok önemlidir.

Proje iletişim yönetimini oluşturan süreçler nelerdir?

Proje iletişim yönetimi de diğer bilgi alanlarında yapıldığı gibi ilgili alt süreçlere ayrılır. Bu süreçlerden ilki iletişim yönetiminin planlanması alt sürecidir. Bu süreçte proje paydaşla- rının bilgi ihtiyaçları belirlenir ve bu bilgilerin paydaşlara nasıl ulaştırılacağı tanımlanır. İkincisi ise iletişimin yönetilmesi alt sürecidir. Bu ikinci alt süreçteki ana amaç ise paydaşlara duyurulması planlanan güncel bilgilerin, onların kolay ulaşabileceği bir biçimde dağıtılmasıdır. Bu süreçlere ek olarak üçüncü alt süreç ise iletişimin kontrolü sürecidir. Bu süreç projedeki mevcut durumun ve tahminlerin raporlandığı süreçtir. Bu alt süreçlerden ilki olan iletişim yönetiminin planlanması süreci proje yönetimi planlama süreç grubu içinde yer alırken iletişimin yönetilmesi alt süreci proje yönetimi yürütme süreç grubunda, iletişimin kontrolü alt süreci de proje yönetimi izleme/kontrol süreç grubunda yer alır.

Projeler doğaları gereği bazı faaliyetlerinde belirsizlikler barındırır. Bu belirsizlikler, projenin planlanan sürede ve bütçede tamamlanmasını ve/veya hedeflenen çıktı kalitesine ulaşılmasını önleyecek olumsuz etkilere yol açabilir. Söz konusu belirsizliklerin proje üze- rinde oluşturabileceği olumsuz etkilerin sonuçlarına proje risk(ler)i denir. Olumlu etkilerin proje üzerindeki sonuçları ise fırsatlar olarak isimlendirilir. Projelerde birçok kaynak (insan, para, ham madde vb.) kullanılmaktadır ve bu kaynakların sürekliliği projelerde elde edilecek başarıya bağlıdır. Bu nedenle proje planlama sürecinden itibaren projeye olumsuz etki yapabilecek belirsizlikler ve bunlara bağlı olarak ortaya çıkabilecek riskler belirlenmeye çalışılmalıdır. Risk, istatistiksel verilere dayalı biçimde nitel/nicel olarak analiz edilebilir ve ölçülebilir olduğundan, belirlenmeye çalışılırken istatistiksel yöntem- lerden yararlanılır. Proje yönetimi açısından proje risk yönetimi de önemli bilgi alanlarından biridir.

Proje risk yönetimini oluşturan süreçler nelerdir?

Proje yönetiminde proje risk yönetimi altı temel alt süreçten oluşur. Bunlar, risk yönetiminin planlanması, risklerin belirlenmesi, niteliksel risk analizi, niceliksel risk analizi, risklere cevap stratejilerinin planlanması, risklerin izlenmesi ve kontrol edilmesidir. Bu alt süreçlerden ilk beşi proje yönetimi planlama süreç grubu içinde yer alırken risklerin izlenmesi ve kontrol edilmesi süreci proje yönetimi izleme/kontrol süreç grubu içinde yer alır.

Belirlenen risklerin kendi aralarında önceliklendirme sıralaması bu süreçte yapılır. Önce- liklendirme sıralaması yapılırken risklerin gerçekleşme olasılıkları ile proje üzerinde oluş- turacakları etki birlikte değerlendirilir. Bu sürecin girdileri proje risk listesi, risk yönetim planı, proje kapsam belgesi ve konuyla ilgili kurumsal süreç varlıklarıdır. Bu girdiler kul- lanılarak ve uzman görüşü alınarak, yapılacak risk olasılığı ve etki değerlendirmesinden alınan verilerle proje risk sıralaması sırasında kullanılan olasılık-etki matrisleri oluşturulur. Bu arada risk veri kalitesinin kontrol edilmesi de risk analizinin doğruluğunu teyit etmek açısından önemlidir. Bunlara ek olarak bu süreçte risk sınıflandırma ve risk acili- yeti değerlendirmeleri yapılır. Tüm bu değerlendirme ve analizlerin sonucunda proje risk listesi göreceli bir sıralama yapılarak yeniden düzenlenir. Bu arada proje risk listesindeki diğer bölümler olan risklerin sınıflandırılması verilecek cevapların listesi vb. de bu süreç sonunda güncellenir.

Risklere veya tehditlere karşı kullanılan stratejiler; kaçınma, devretme, azaltma ve reddetme vb. iken fırsatlara yönelik stratejiler; yararlanma, paylaşma, geliştirme, kabul etme vb. biçiminde sıralanabilir.

Proje tedarik yönetimi nedir?

Proje tedarik yönetimi, projede ihtiyaç duyulan ürünleri, hizmetleri veya sonuçları proje ekibi dışından edinmek (satın almak, kiralamak vb.) için ihtiyaç duyulan süreçleri kapsar. Proje ekibi dışından edinilecek hizmet, ürün veya sonuçları sağlayan işletmeye (ya da kişiye) tedarikçi veya satıcı denir. Proje tedarik yönetiminde birbirini izleyen dört alt süreç yer almaktadır. Bu süreçler; tedarik yönetiminin planlanması, tedariklerin gerçekleştirilmesi, tedariklerin izlenmesi ve kontrol edilmesi ile tedariklerin kapatılması süreçleridir. Bu süreçlerden ilki planlama süreç grubunda yer alırken diğerleri sırasıyla yürütme, izleme/kontrol ve kapanış süreç grupları içinde yer alır. 

Projede gerçekleşecek faaliyetlerden ya da elde edilecek sonuçlardan etkilenecek, projeye kaynak (insan, mekân, zaman ve para) katkısında bulunacak kişi veya işletmeler projenin paydaşlarıdır.

Bu süreçte paydaşların ihtiyaçları, ilgi alanları ve projenin başarısına olası etkileri üzerine yapılan analiz esas alınarak proje yaşam çevrimi boyunca paydaşların projeye etkin katı- lımı için uygun yönetim stratejileri geliştirilir. Bu sürecin girdileri proje yönetim planı, paydaş listesi, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıklarıdır. Sürecin çıktıları olan paydaş yönetim planı ve proje belgeleri güncellemeleri; uzman görüşleri, toplantılar ve çeşitli analitik tekniklerin yardımıyla elde edilir.