Halkla İlişkiler Araştırmaları Dersi 7. Ünite Özet

Araştırma Raporunun Yazılması

Araştırma raporu, yapılan çalışmanın ve çalışmayı yapanların nitelikleri hakkında okuyucuya bilgi veren en somut belgedir. Araştırmanın gerekçesinin, araştırmada neler yapıldığının ve ne gibi sonuçlara ulaşıldığının yazılı bir dökümüdür. Her yazı türünün kendine özgü nitelikleri olduğu gibi araştırma raporu yazmanın da kendine özgü nitelikleri bulunmaktadır. Araştırma raporu içerik ve biçim ögelerinin bütünlüklü bir şekilde kullanılması sonucunda ortaya çıkmaktadır.

Genellikle içerik ve biçim itibarıyla, raporların hazırlanmasında üç temel amaç gözetilmektedir. Bunlar;

• Amaca uygunluk,
• Anlaşılırlık,
• Etkililiktir

Raporlar hazırlanış amacına uygun bir nitelik ve yapıda ve hitap ettiği hedef kitle tarafından kolayca anlaşılabilecek şekilde yazılmalıdır. Raporun yazılmasının amacı onu okuyan herkesin ondan aynı şeyi anlamasını sağlamaktır.

Raporun okuyucunun zihninde herhangi bir soruya yer bırakmayacak şekilde aydınlatıcı bir iz bırakması gerekmektedir. Aydınlatılması gereken noktalar ve verilmek istenen mesajlar çok net bir şekilde iletilebilmelidir.

Raporun içerik özelliklerinin temelde üç ana ilkeyi karşılaması beklenmektedir. Bunlar sırasıyla şu şekilde ifade edilebilir.

• Raporun öz fakat yeterince ayrıntılı olması gerekmektedir.
• Rapor, okuyucuya bağımsız yorum ve yargıda bulunabilme olanağı vermelidir.
• Raporda, yazarın kendi yorum, yargı ve önerilerinin açık olması gerekmektedir.

Raporun, yapılan çalışmayı tam ve doğru olarak tanıtıp yansıtması ve olabildiğince kısa anlatması da önemlidir.

Yazar, raporda vereceği bilgilerle okuyucuya bağımsız yorum ve yargıda bulunabilme olanağı sağlamalıdır.

Okuyucu, sorunun, bu sorunu çözmek için kullanılan yöntemin ve toplanan verilerin yanı sıra, araştırmayı yapanın kendi yorum, yargı ve önerilerini de bilmek ister. Çünkü raporu yazan kişi konuya en yakın olandır ve onun söyleyecekleri özel bir önem taşımaktadır.

Genellikle araştırma raporlarında bulunması gereken temel öğeler aşağıdaki başlıklar altında toplanabilir.

• Kapak
• İçindekiler
• Özet
• Giriş
• Yöntem
• Bulgular
• Tartışma
• Ekler
• Kaynakça

Aslında bir rapor üç kümede toplanan bölümler hâlinde düzenlenir. Bunlar ön bölüm, ana bölüm ve son bölüm şeklinde kümelenebilir. Ön bölüm, kapak ve içindekiler listesinden oluşabileceği gibi daha kapsamlı bir şekilde çizelgeler ve şekiller listesinin ekleneceği biçimde de hazırlanabilir. Ana bölüm, özet, giriş, yöntem, bulgular, tartışma başlıklarının yer aldığı kümedir. Son bölüm ise ekler ve kaynakçadan oluşmaktadır. Ön ve son bölümler yardımcı nitelikte olup ana bölümleri tanıtıcı ve tamamlayıcı görevlerini üstlenirler. Bu durumda ana bölüm rapor metninin olduğu bölüm olarak karşımıza çıkmaktadır.

Raporunun hazırlanmasına ilişkin nelerin yapılması gerektiği şu şekildedir:

Kapak raporun ilk sayfasıdır. Bu sayfada sırası ile;

• Başlık,
• Raporu hazırlayanı tanıtıcı bilgi,
• Raporun niteliği,
• Raporun hazırlandığı kent ve kurum adlarıyla raporun yazıldığı tarih yer almaktadır.

Başlık , çalışmanın ana fikrini basitçe özetler nitelikte olmalıdır. Olabildiğince kısa ve içeriği yansıtacak şekilde yazılmalıdır. Başlığı oluşturacak her sözcüğün üzerinde ayrı ayrı durarak, amaca uygunluk, anlamlılık yönünden daha iyileri olup olmayacağı düşünülmeli ve bu sayede de başlığın açıklayıcı olması sağlanmalıdır.

Başlığın birincil işlevi okuyucuları bilgilendirmektir. Bu nedenle başlıklarda belli bir amaca hizmet etmeyen gereksiz kelimeler kullanılmamalıdır. Ayrıca, başlıkta kısaltmalar da kullanılmamalıdır. Çalışmanın başlığının 12 kelimeden daha uzun olması önerilmemektedir.

Başlık büyük harfler kullanılarak, sayfanın sağ ve sol kenarlarını ortalayacak şekilde, sayfanın üst tarafına yazılmalıdır.

Yazar adlarının , tercih edilen biçimi “yazarın adı, iki adı varsa ikinci adın sadece ilk harfi ve soyad” şeklindedir.

Araştırma birden fazla kişi tarafından ortaklaşa yapılmışsa yazarların adları yaptıkları katkıya göre sıralanır ve yazı alanı ortalanarak, alt alta ya da yan yana yazılır. Eğer yapılan katkılar eşitse adlar alfabetik sıraya göre ya da kıdeme göre sıralanabilir.

Raporun niteliği , raporun hangi amaçla hazırlandığını ifade eder. Burada raporun yazılış amacına bağlı olarak finans raporu, bütçe raporu, doktora tezi, pazarlama raporu, proje raporu gibi ifadeler kullanılabilir. Raporun niteliğini belirten ifadenin tamamı büyük harflerle ve yazı alanı ortalanarak yazılır.

Raporun sunulduğu kent, kurum ve tarih , kapakta sayfanın en sonunda yazılan kısımdır. Raporun yazıldığı kent, varsa ilgili kurum adları ile raporun yazıldığı tarih ay ve yıl yazılarak belirtilir.

Yazılan başlık altında çalışmanın içeriğine ilişkin kısa ancak kapsayıcı bir özet yazılır. Bu bölümün yazılabilmesi için çalışmanın tamamının bitmiş olması gerekmektedir. Özet, okuyucuların hızlı bir şekilde araştırmanın içeriğini incelemelerine yardımcı olur. İyi hazırlanmış bir özet önemli bilgilerin yer aldığı tek bir paragraftan oluşur. Birçok okuyucunun çalışma ile ilk teması, bu bölüm aracılığıyla olur. Okuyucular özette yazılanları temel alarak tüm araştırmayı okumaya ya da okumamaya karar verirler. Özetin rapordan bağımsız okunduğunda raporun içeriği hakkında genel bir bilgi sağlayacak düzeyde yazılmış olması gerekmektedir. İyi bir özet aşağıdaki nitelikleri içinde barındırmalıdır.

• Doğruluk: Özetin, çalışmanın içeriğini ve amacını doğru bir şekilde yansıttığından emin olunmalıdır. Doğruluğu test etmenin en kolay yolu rapordaki ana başlıklar içinde bahsedilen bilgilerin özette de yer alıp almadığını kontrol etmektir.
• Değerlendirme yapmamak: Değerlendirme yapmak yerine rapor yazılmalı ve araştırmanın geneliyle ilgili bir yorum ve ekleme yapılmamalıdır.
• Anlaşılabilirlik ve okunabilirlik: Özet, sade bir dil kullanarak, açık bir şekilde yazılmalıdır. Cümleler basit bir söz dizimi izleyerek yazılmalı, uzun cümlelerden kaçınılmalıdır. Sözcüklerin isim yerine eylem biçimleri, edilgen çatı yerine, etken çatılı yüklemler tercih edilmelidir. Bulgular ve süregiden durumları ifade etmek için geniş zaman kipi, elde edilen sonuçları ifade etmek için geçmiş zaman kipi kullanılmalıdır.
• Kısalık: Özet, kısa ve özlü bir şekilde yazılmalıdır. Özellikle ilk cümleler çok fazla bilgi verecek şekilde yazılmaya çalışılmalıdır. En önemli noktayla özete başlanmalıdır. Başlığı tekrarlayarak alan boşa harcanmamalıdır. Özet, en fazla dört ya da beş önemli kavramı, bulguları ya da doğurguları içermelidir.

İyi bir özet ortalama 150 ile 250 kelime aralığında olmalıdır. Özet başlığı ilk harfi büyük, diğer harfler küçük olacak şekilde, sayfanın üst kısmına, sayfayı ortalayarak yazılmalıdır. Özet paragraf girintisi olmadan tek bir paragraf olarak yazılmalıdır.

Halkla ilişkiler çalışmalarında, araştırma raporunun özeti yanında bir de bu alana özgü olarak yönetici özeti adı verilen ayrı bir yazılı metin daha hazırlanır.

Yönetici özeti kavramı yönetici ve özet kavramlarının ayrı ayrı tanımlanmasıyla da açıklanabilir. Özet, konuyla ilgi olarak en önemli noktaların yer aldığı kısa belge olarak tanımlanırken yönetici kavramı ile raporun sunulduğu, teknik bilgisi olmayan kişi, raporun tamamını okuyamayacak kadar meşgul olan kişiden söz edilmektedir. Kapsamlı olarak hazırlanan raporda temel noktaların gözden geçirilmesine olanak sağlayan bir metindir.

Yönetici özeti, tüm raporu okumadan da raporun neler içerdiğinin anlaşılmasına olanak sağlayacak içeriğe sahip olmalıdır. Yönetici özeti, amacın ortaya konmasıyla başlar, temel sorunla bağlantı kurulur, teknik olmayan bir dille sorunun çözümüne ve bulgulara yer verilir, sonuçlar ve önerilerle tamamlanır.

Yönetici özeti, genellikle tam raporun başında yer alan kısa bir rapordur. Ayrı olarak oluşturulur. Ele alınan konu hakkında en temel bilgileri açık bir şekilde düzenler ve sunar. Sunulan bilginin içeriği konuya ve yöneticinin konuya yatkınlığına göre değişir. Sadece gerektiği kadar uzundur. Genellikle bir iki sayfadan oluşmaktadır. Yönetici özeti, rapor çalışmasının kesinlikle sonunda hazırlanmalıdır.

Temel başlıklar itibarıyla bir yönetici özetini hazırlarken dikkat edilmesi gereken noktalarşunlardır:

• Rapor yazımında yapılacak en son iş olmalıdır.
• Raporun en önemli bölümü olarak kullanılmalıdır.
• Ana raporun 1/10’unu geçmeyecek uzunlukta yazılır.
• Genellikle 5 sayfayı geçmez.
• Basit bir dil kullanılmalıdır.
• Yeni bilgilere yer verilmemelidir.
• Ana noktaların listelenmesi ana raporla aynı düzende olmalıdır.
• Her bir ana nokta için tanıtıcı basit cümleler kullanılmalıdır.
• Gerekli olduğunda destekleyici ve açıklayıcı cümleler eklemeli, ancak gereksiz teknik malzeme ve jargondan kaçınılmalıdır.
• Özetin amacı, mesajı ve anahtar önerileri içerdiğinden emin olunmalıdır.
• Metinin dil bilgisi kontrolü mutlaka yapılmalıdır.
• Metin tarafsız bir gözle ve farklı bir bakış açısıyla da değerlendirilmelidir.

Yönetici özetini, raporlarda yer alan özetlerden ayrı tutmak gerekir. Rapor özetleri genellikle 6-8 satırdan oluşur.

Bir araştırma metni, araştırma konusunu sunan, araştırma stratejisini anlatan bir giriş ile başlar. Bu bölümde sorun tanıtılmaya çalışılır. Halkla ilişkiler çalışmalarında sorun kurum ya da markanın karşılaştığı ve ortadan kaldırılması gereken bir durumdur.

Girişi yazmadan önce şunların göz önünde bulundurulması gerekmektedir:

• Ele alınan sorun neden önemli?
• Hangi sorulara yanıt aranarak sorun çözülebilir?

İyi bir girişin bu soruları bir ya da iki paragrafta cevaplayarak ve ilgili savları, verileri özetleyerek okuyucuyu neyin, niçin yapıldığıyla ilgili bir anlayışa ulaştırması beklenir.

Problemin niçin araştırılmak istendiği girişte net bir şekilde belirtilmelidir. Uygulamalı bir araştırmada sosyal bir sorunu çözmek için araştırma yapılabilir. Bu aşamada araştırmanızın öneminin vurgulanmasına yardımcı olacak bilgilere yer vermekte fayda vardır. Tüm bunlar yapılırken bu bilgiler arasındaki mantıksal sürekliliğin sağlanmasına da dikkat edilmelidir. Problemi tanıtıp onu şekillendirdikten sonra ise problemi çözmek için sahip olunan yaklaşımı açıklamak gerekmektedir.

Yöntem bölümü altında bahsedilmesi gereken konular yapılan araştırmanın niteliğine göre farklılıklar gösterebilmektedir çünkü yazarlar farklı türdeki araştırmalarda farklı yaklaşımlar izlerler. Ancak kullanılan yaklaşım ne olursa olsun yöntem bölümünün detaylı yazılması gerekmektedir. Yöntem bölümü okuyucuların belli değerlendirmeleri yapabilmesine fırsat verecek düzeyde detaylı olmalıdır.

Bu bölümde genellikle çalışmadaki verilerin nerelerden, kimlerden ve nasıl toplandığı ve toplanan bu verilerin nasıl çözümlenerek bulguların elde edildiği ve bunların hangi araştırma yaklaşımı temel alınarak yapıldığı yazılır. Yöntem bölümü altında bu konulardan bahsedilirken her biri için alt başlıklar kullanılabilir.

Toplanan ham verilerin çeşitli tekniklerle işlenerek çözümlenmesi sonucu bulgular elde edilir. Raporda bulgular bölümü, toplanan verileri, kullanılan veri analizi yaklaşımını ve istatistiksel yaklaşımları özetler. Burada varılan sonuçları doğru yorumlayabilmek için verilerin yeterince detaylı sunulması gerekmektedir. Beklentilere aykırı çıkan bulgularda dahil olmak üzere bütün sonuçlardan bahsedilmelidir. Duruma göre ya da araştırmanın niteliğine göre söylenmesi uygun olan yerde veri toplama tarihlerini ve dönemlerini, ayrıca ilk kaynakları ve takviyeleri de bildirmek gerekmektedir.

Problemin çözümü için, araştırmacının bulguları yorumlaması, onları çeşitli bakış açılarıyla değerlendirmesi gerekmektedir. Bulgular ne denli geçerli ve güvenilir olursa olsun iyi bir yorum ya da serbest tartışmayla bütünleştirilmezse problem çözümüne ışık tutamazlar. Bu başlık altında bulgulardan çıkan tüm kuramsal sonuçları, çıkarımları ve bunların geçerliliklerini vurgulamak gerekir. Eğer tartışma kısa ve açık ise bulgular bölümü tartışma bölümüyle birleştirilerek “bulgular ve tartışma” başlığının kullanılması tercih edilebilir.

Bulgular araştırmacının dışında oluştuğu hâlde, tartışma kişisel ve özneldir. Aynı bulgular farklı kişiler tarafından farklı şekillerde yorumlanabilir. Bu nedenle burada üzerinde durduğunuz her nokta, okuyucunun konuyu daha kolay anlamasına yardımcı olmalı, çalışmanıza katkıda bulunmalı ve çalışmanızı ilerletmelidir.

Yorum çok yönlüdür ya da başka bir deyişle tartışma çok yönlü yapılmalıdır. Bulgulara ne kadar değişik açılardan bakılabilir ve değerlendirilebilirse, yorumun geçerlik olasılığı o ölçüde artar. Yorum aslında serbest tartışmadır. Bu nedenle bazen tartışma başlığı yerine “yorum” başlığı da kullanılmaktadır.

Tartışma bölümü, bulgularınızın önemi üzerinde yapacağınız mantıklı ve anlamlı bir yorumlamayla bitmelidir. Tartışma bölümü kısa ya da sıkı, gerekçeli olması koşuluyla kapsamlı olmalıdır.

Raporda önce metnin bir uzantısı olan ekler, sonra da ekleri de içerecek şekilde, yararlanılan kaynakların sırlandığı kaynakça yer alır. Bazı raporlarda ekler bölümü bulunmayabilir, ancak kaynakça olmayan raporlara çok az rastlanır.

Ekler metin içinde sözü edilen fakat metnin sonunda verilen, çizelge, şekil, yazı, ölçme aracı gibi bilgi ve belgelerden oluşur. Bazı belgelerin eklerde verilmesinin iki temel nedeni vardır.

• Genel bir okuyucu ile araştırmacının, araştırma ayrıntılarına olan ihtiyaçları ayrı ayrıdır. Araştırmacı en küçük ayrıntıları merak ederken okuyucu işin sadece pratik yönünü, sonucunu bilmek ister. Bazı bilgilerin eklerde verilmesiyle, metin birçok okuyucu için gereksiz görülen bu tür ayrıntılardan arınmış olur.
• Bazı belgelerin metin içinde verilmesinde fiziki güçlükler vardır. Raporda yer verilmek istenen birçok özgün ya da çok yer tutan belgenin metin içinde sunulması, bazı hazırlama ve yerleştirme güçlükleri yaratır. Bunların eklerde verilmesi daha kolaydır.

Araştırma raporunda kaynakça ise araştırmada yararlanılan kaynakların sıralandığı bölümdür. Kaynakçada genellikle yazılı kaynaklar verilir. Kaynak kişiler daha çok metin içinde belirtilir.

Kaynakça yazmaya yeni bir sayfadan, büyük harflerle ve sayfanın üst orta kısmına gelecek şekilde yazılmış “KAYNAKÇA” başlığı ile başlanmalıdır. Başlık olarak “KAYNAKLAR” başlığı da kullanılabilir. Tüm kaynakça maddelerinin çift satır boşluk bırakılarak yazılması gerekmektedir. Her bir kaynakça maddesinin ilk satırı sola yaslanır ve aynı kaynakça maddesini takip eden satırlar girintili olarak yazılır.

Araştırma raporunda biçim dendiğinde akla yazı alanının hangi biçimsel kurallara uyularak nasıl kullanılması gerektiği gelmelidir. Sayfanın kenar boşlukları ne olmalı, yazı hangi satır aralığında yazılmalı, başlık nasıl olmalı, tablolar ve şekiller nasıl hazırlanmalı, aktarmalar ve kaynak gösterimi nasıl olmalı gibi sorulara ilişkin neler yapılacağı düşünülmelidir. Yazılan raporların niteliğine bağlı olarak bu biçimsel özelliklerde farklılaşmalar olacağı da unutulmamalıdır.

Genel olarak araştırma raporlarının dört temel ilkeye sahip olması gerekmektedir.

• Yalınlık,
• Mantığa uygunluk,
• Denge,
• Bir örneklik.

Raporun biçiminin yalın olması, gözü yoracak karmaşıklık ve süslemelerden arınmış olması gerekmektedir. Biçimin yalın olması daha kolay anlaşılmasına yardımcı olur.

Raporun biçimsel özelliklerinin insan aklının ve mantığının işleyişiyle çelişecek şekilde olmaması gerekmektedir. Biçim zihinsel işleyişe ve genel beklentilere uygun olmalıdır.

Bilgilerin sunuluşunda başka bir deyişle yazıların belgeye yerleştirilmesinde denge ve bakış biçimde aranan önemli özelliklerdendir.

Raporlarda bir örneklik çok önemlidir. Bir örneklik ilkesi raporun kimliğini oluşturur. Benzer konularda kullanılan bir biçim, raporun her yerinde aynı olmalıdır. Yazı alanı ölçüleri, başlık biçimleri, dipnot ve kaynakça gösterme biçimi gibi raporlarda yer alan ve raporun başından sonuna kadar tekrarlanan her şeyin raporun her yerinde aynı olması gerekmektedir.

Raporun üzerine yazılacağı belli standart ölçülere sahip olan kağıtların dört yanından belli boşluklar bırakıldıktan sonra artakalan alan yazı alanıdır. Rapordaki yazılar, çok önemli bir neden olmaksızın bu alanın dışına taşırılmaz.

Sayfa yazı alanının sınırlarını belirleyen yan boşlukların bırakılmasında göze hoş görünürlük ve gerekli cilt payı dikkate alınmalıdır. Bu konuda yaygın bir uygulama düzenine göre kağıdın;

• Alt ve üst başlarından 3 santimetre,
• Sağ kenarından 2,5 santimetre,
• Sol kenarından 3,5 santimetre olmak üzere boşluklar bırakılmalıdır.

Ciltleme payı ya da dosyaya takma payı olması nedeniyle sol kenardan sağ kenara göre biraz daha fazla boşluk bırakılmaktadır. Yazı alanı ayarlamalarını kelime işlemci programlarındaki “Sayfa Düzeni” sekmesinde yer alan “Kenar Boşlukları” düğmesi kullanılarak düzenlenebilir.

Özel bir biçim şart koşulmadıysa kelime işlemci programlarında yazılan yazıların “Sola Yaslı” olarak yazılması önerilmektedir. “İki Yana Yasla” seçeneği seçildiğinde kelime işlemci programı kelimeler arasında bırakacağı boşlukları kendi otomatik ayarladığından kelimeler arasındaki boşluklar eşit olmayabilmektedir. Bu durumda okuma yaparken gözü yormakta ve algılamayı güçleştirmektedir. Oysa “Sola Yaslı” yazıldığında her kelime arasında birer boşluk bırakılarak yazıldığı için bu metinler hem hızlı okumayı kolaylaştırmakta hem de gözü daha az yormaktadır.

Satır başı, yazıda her paragrafın öteki satıra göre biraz daha içeriye alınarak başlatıldığı yerdir. Satır başı yapılmasında önemli olan her paragrafın nereden başladığını ilk bakışta görmeyi sağlamaktır. Her paragrafta aslında bizlere bir fikrin, bir düşüncenin ya da bir bütünlük oluşturan bilgilerin bir arada aktarıldığı anlamlı yazı parçaları gösterir. Raporlar yazılırken satırlar arasında bırakılan aralıklar özel bir önem kazanır. Genellikle yazı alanında kullanılacak satır aralıkları üç farklı grup içerisinde değerlendirilebilir.

Bunlar sırası ile sıkışık, normal ve geniş satır aralıklarıdır. Sıkışık satır aralıkları, dipnot ve kaynakça biçimlerinde, bazı çizelge ve şekillerde, eklerde verilen kısa rapor ve yazılarda ve benzeri özel durumlarda kullanılır.

Rapor metni ise hemen her zaman normal satır aralıklarıyla yazılır. Geniş satır aralıkları, rapordaki alt bölümlerin birbirinden ayrılışı ve raporun ilk taslağının yazılışı gibi özel durumlarda kullanılır.

Araştırma raporunun her sayfasına sıra ile bir numara verilir. Kapak sayfasında numara olmaz. Ön bölümlerde küçük Romen rakamları ana ve arka bölümlerde ise Arap rakamları kullanılır. Sayfa numaraları ana ve arka bölümlerde, kağıdın sağ üst köşesinde görünecek şekilde verilmelidir.

Tablolar ve şekiller, raporu hazırlayanların büyük miktardaki bilgiyi etkin bir biçimde göstermesine yardımcı olur ve verilerin daha anlaşılır olmasını sağlar. Tablolar, genellikle satırlar ve sütunlara düzenli bir şekilde yerleştirilmiş sayısal değerleri veya metin bilgilerini gösterir. Şekil ise şema, grafik, fotoğraf, çizim veya başka bir örnekleme ya da tasvir olabilir. Bazı durumlarda tablolar ve şekiller arasındaki sınır belirsiz olabilir; ancak tablolar çoğunlukla satırlar ve sütunlardan oluşturulur. Tablo dışındaki herhangi bir tasvire raporlarda “şekil” adı verilir.

Bu başlık altında veri gösteriminin ne şekilde yararlı olacağından ve en etkin iletişimi sağlamak için veri gösteriminin nasıl tasarlanıp hazırlanacağı APA yayım klavuzundan yararlanılarak bahsedilecektir.

Veri gösterimi ya da farklı bir deyişle tablo ve şekillerin hazırlanması temelde beş amaca hizmet etmektedir. Bunlarda sırasıyla araştırma, iletişim, hesaplama, saklama ve güzel görünümdür.

Araştırma: Verilerde bir mesaj gizlidir ve bunun ne olduğunu öğrenmeye çalışırsınız.

İletişim: Verilerde yatan anlamı keşfettiniz ve bunu başkalarıyla paylaşmak istiyorsunuz.

Hesaplama : Gösterim veride yer alan bazı istatistikleri veya fonksiyonları tahmin etmenize imkan tanır.

Saklama: Verileri daha sonra kullanmak üzere bir depolama aracında saklayabilirsiniz.

Güzel görünüm: Verileri görsel olarak aktarmak daha fazla ilgi uyandırır. Dolayısıyla yazıları görsel olarak daha çekici hâle için şekiller ve tablolar kullanabilir.

Grafik materyali hazırlarken düzenlemeye ve içeriğe azami dikkat etmek gerekir. Grafiksel unsurların, bir yazıdaki metinsel unsurlar kadar büyük bir özenle düzenlenmeleri gerekir. Metindeki değişiklikler grafiksel unsurlarda da değişiklikler yapmayı gerektirebilir.

Grafik materyali düzenleme konusunda yetersiz kalınması ve gösterimin odak noktasının daha belirgin hâle getirilmesi, pek çok rapordaki temel eksikliklerden biridir. Bu durumu önlemek için;

• Karşılaştırılacak nesneleri yan yana koyunuz,
• Her birini etiketleyiniz ve etiketlerin tanımladıkları unsurlara bitişik olduğundan emin olunuz,
• Kolayca okunabilecek boyutta olan yazı tiplerini seçiniz,
• Şekli anlamak için gereken bütün bilgileri grafik görüntünün içine yerleştiriniz, kısaltmalardan kaçınınız, tablo şeklinde notları kullanınız ve grafikteki unsurları etiketleyiniz,
• Grafiksel gösterimlerde, görüntüyü ne kadar güzelleştirirse güzelleştirsin, dekoratif amaçlı yabancı materyal kullanmayınız.

Grafiğin temel amacı iletişimdir. Ancak bu, grafiklerin iyi tasarlanmasının ve estetik olarak göze hoş gelmesinin önemli olmadığı anlamına gelmez.

Raporda kaç tane grafiksel unsurun yer alacağı konusunda seçici davranmak gerekmektedir. İlk olarak, okuyucu, çok sayıda tablo ve şekil takip etmekte zorlanıp, vermek istediğiniz mesajı kaçırabilir. İkincisi, kısa bir metne karşılık çok sayıda tablo ve şekil olması sayfa düzeninde problemlere sebep olabilir. Sürekli tablolarla bölünen bir metni takip etmek okuyucu için zor olacaktır. Üçüncü olarak ise grafiksel gösterimler etkili iletişim için her zaman en iyi yol olamayabilir. Bu nedenlerle yazı ve grafiksel gösterim dengesini kurarken dikkatli davranmakta fayda vardır.

Pek çok tablo, metni yazarken kullanılan kelime işlemci programlarının tablo özelliklerini kullanarak oluşturulur. Tablolar standart kelime işleme programlarıyla hazırlandıklarında, metin doğrudan tipografik dosyalara çevrilebilir ve böylece yazım hataları oluşma ihtimali ortadan kalkar. Şekiller nasıl oluşturulduklarına bağlı olarak çeşitli biçimlerde yerleştirilir.

Bütün tablo ve şekilleri, normal rakamları kullanarak metinde yer alış sıralarına göre numaralandırmak gerekmektedir. Eğer yazıda tabloların ve şekillerin kullanıldığı bir ekler kısmı varsa eklerde yer alan bu unsurları büyük harflerle ve normal rakamlar kullanarak belirtmek gerekmektedir. Bir yazıda yer alacak tabloları planlarken;

• Okuyucuların bahsedilen konuyu anlamak için ihtiyaç duyacakları verileri,
• Kullanılan çıkarsamalı yöntemlerin anlaşılmasını destekleyen yeterli istatistiği sağlamak için gereken veriler belirlenmelidir.

Tabloların kısa ve özlü olması temel esastır. Tabloların içeriği sadece gerekli materyallerden oluşmalıdır. İlave unsurlar taşıyan tablolar yalın tablolardan daha az etkilidir. Tablolar metinle bütünleştirilmesinin yanı sıra tek başlarına anlaşılacak şekilde tasarlanmalıdır.

Tablolarla ilgili diğer bir önemli konu ise metin içinde tabloların tartışılmasıdır. Bilgilendirici bir tablo metni desteklemektedir. Rapora koyduğumuz her tablodan metinde bahsetmek gerekmektedir. Okuyucuya tablolarda neyi araması gerektiği anlatılmalıdır. Tablolardan sadece ana özellikleriyle bahsedilmelidir. Tablodaki her detayı metinde tartışacak olursak zaten tablo kullanmaya gerek kalmayacaktır. Metin içinde tablolardan bahsedilirken tablo numaraları kullanılmalıdır.

Aşağıdaki kontrol listesi, tablodaki verilerin etkin olarak sunulmasını sağlamaya ve biçim kurallarına uygun tablo oluşturmaya yardımcı olabilir.

• Tablo gerekli mi?
• Raporun basılan sürümünde mi yoksa çevrim içi bir destekleyicide mi yer alacak?
• Makale taslağındaki tüm karşılaştırılabilir tablolar sunum açısından tutarlı mı?
• Tablonun başlığı kısa olmakla birlikte, açıklayıcı mı?
• Her sütunun başlığı var mı?
• Tüm kısaltmaların, özel italik kullanımların, ayraçların, kısa çizgilerin ve özel sembollerin açıklamaları var mı?
• Tablo notları şu sırada mı? Genel not, özel not, olasılık notu.
• Tüm dikey çizgiler tablodan çıkarılmış mı?
• Güven aralıkları rapor edildi mi? Güven aralıkları aynı seviyede mi?
• Tüm olasılık düzeyi değerleri doğru biçimde tanımlanmış mı?
• Başka bir kaynaktan kısmen ya da tümüyle alınan bir kaynak varsa tablo notlarında yazar ve yayım hakkı sahibi eksiksiz bir şekilde kaynak olarak gösterilmiş mi? Yayım hakkı sahibinden yayım izni aldınız mı ve metninizi son hâline bu iznin bir kopyasını iliştirdiniz mi?
• Tabloya metin içinde gönderme yaptınız mı?

Şekiller ise farklı türlerde olmakla birlikte bazı prensipler bütün türler için geçerlidir. Dikkate alınması gereken ilk ve en önemli nokta, söz konusu şeklin içinde yer aldığı metin bağlamındaki bilgi değeridir. Eğer şekil, metnin anlaşılması konusunda önemli bir katkı sağlamıyorsa veya metindeki başka unsurları tekrarlıyorsa, dâhil edilmemesi daha iyi olur. Dikkat edilecek ikinci konu ise, söz konusu bilgiyi iletmenin en iyi yolunun bir şekil olup olmadığıdır. Üçüncü bir nokta ise şeklin detaylara zarar vermeden, istenen özellikteki bilgileri aktaracak şekilde oluşturulup oluşturulmadığıdır.

Okuyuculara bilgi sunmak için birden fazla şekil türü kullanılabilir. En çok kullanılan şekil türleri aşağıda anlatılmaktadır.

• Grafikler, iki nicel endeks ya da sürekli olan nicel değişkenler (genellikle y ekseninde gösterilir) x ekseni boyunca sıralanan bir grup nesne arasındaki ilişkiyi göstermektedir.
• Şemalar, genellikle bir süreçteki nesnelerin akışını gösteren akış şemaları gibi nicel olmayan bilgiyi gösterir.
• Haritalar, genellikle mekânsal bilgiyi gösterir.
• Çizimler, bilgiyi resimsel olarak gösterirler.
• Fotoğraflar, bilginin doğrudan görsel temsilini gösterirler.

Bunlar genel örnekler olsa da, her birinin pek çok çeşidi ve biçimi bulunmakta olup, bazıları arasındaki farklar çok net değildir. İyi bir şekil;

• Metni yinelemektense onu geliştirir,
• Sadece önemli etmenleri sergiler,
• Görsel olarak rahatsız edici detaylardan arındırılmıştır,
• Kolaylıkla okunabilir,
• Kolayca anlaşılır, hizmet ettiği amaç yeterince belirgindir,
• Tutarlıdır ve aynı rapordaki benzer şekillerle aynı biçimde hazırlanmıştır. Yani eklenen harfler ya da karakterler, çizgilerin uzunluğu ve bunlar gibi diğer detaylar aynı ebatlardadır,
• Dikkatle planlanıp hazırlanmıştır.

Kullanılan her şekilde;

• Çizgilerin pürüzsüz ve keskin göründüğünden,
• Yazı tiplerinin basit ve okunabilir olduğundan,
• Ölçü birimlerinin verildiğinden,
• Eksenin açıkça etiketlendirilmiş ve uygulanabilir olduğundan,
• Şekilde yer alan unsurların etiketlendiğinden veya açıklandığından emin olunması gerekmektedir.

Aşağıdaki şekil kontrol listesi, şeklinizin biçimsel kurallara uygun olarak hazırlanıp hazırlanmadığı konusunda size yardımcı olabilir.

• Şekil gerekli mi?
• Şekil sade, temiz ve gereksiz detaylardan arındırılmış mı?
• Şekil başlığı, şeklin içeriğini açıklayıcı nitelikte mi?
• Şekildeki bütün unsurlar açıkça etiketlenmiş mi?
• Şekildeki unsurların büyüklüğü, ölçeği ve yönü, açıkça etiketlenmiş mi?
• Eşit öneme sahip şekiller aynı ölçeğe göre mi hizalanmış?
• Bütün şekiller normal rakamlarla numaralanmış mı?
• Metinde bütün şekillerden bahsediliyor mu?
• Basım ve elektronik çoğaltma için gereken izinler alındı mı? Şeklin altında yazara atıfta bulunuldu mu?
• Fotoğraflarda yapılan bütün önemli değişiklikler belirtildi mi?
• Oluşturulan dosyanın çözünürlüğü, uygun biçimde çoğaltılabilmesi için yeterince yüksek mi?

Bir rapor yazılırken dikkat edilmesi gereken en önemli noktalardan biri de yaptığımız çalışma üzerinde etkisi olan, daha iyi anlaşılmasına yardımcı olan ve atıfta bulunarak çalışmamızı bir bağlama oturtmamıza yardımcı olan kaynakları metin içinde ve kaynakça kısmında doğru bir şekilde göstermektir.

Araştırmacılar incelediği her konuda, öteki araştırmacı ve düşünürlerin, neler yazdıklarını, neler söylediklerini, konuyu hangi yönleriyle incelediklerini, elde edilen bulguların neler olduğunu bilmek ve gerekli gördüğü bilgileri raporunda aktarmak durumundadır.

Bu işleme aktarma, aktarılana ise alıntı denir. Çalışmanızda alıntı yaptığınız kaynak sayısı çalışmanın niteliğine göre değişiklikler gösterebilir. Başka kaynaklardan yapılan aktarmalar, rapora alınış şekillerine göre doğrudan ya da dolaylı aktarma şeklinde yapılabilir.

Kaynaktaki bilgilerin kendi biçim ve içeriği ile aynen aktarılmasına doğrudan aktarma denir. Bu tür aktarmalarda her zaman yazarın soyadı, yayım yılı ve alıntının yapıldığı sayfa numarası belirtilir. Sayfa numarası yoksa paragraf numarasını belirtmek gerekmektedir. Kırk sözcükten az olan alıntılar tırnak içine alınarak metin içinde yer alabilir.

Eğer alıntıda 40 ya da daha fazla sözcük kullanılmışsa, bu alıntıya metnin içinde ayrı bir blok olarak yer vermek gerekir. Bu şekildeki gösterimde tırnak işareti kullanılmaz. Bu tür bir blok alıntıyı yeni bir satırdan ve yeni paragraf girintisiyle aynı seviyeden başlatmak gerekir. Alıntının içinde birden fazla paragraf varsa her ilave paragrafın başını bir tab boşluğu içeriden başlatılmalıdır. Bütün alıntı iki satır aralığıyla yazılmalıdır. Blok alıntının en sonuna noktayı koyduktan sonra yazılması gereken bilgiler ilişkin bilgiler belirtilmelidir.

Ana düşünce değişmeksizin, özgün biçim ve içeriğe uyma zorunluluğu olmadan, yazarın kendi anlatımıyla yapılan bilgi aktarımlarına dolaylı aktarma denir. Burada önemli olan, alıntının, anlam kayması olmadan rapor ile bütünleştirilebilmesidir. Dolaylı aktarmada, doğrudan aktarmadaki gösterim biçimleri kullanılmaz. Ancak burada da kaynağa vurgu yapmak gerekmektedir. Bu vurgu yapılırken dolaylı alıntıda sayfa numarası verme zorunluluğu yoktur. Ancak uygun durumlarda sayfa numarasının verilmesinde fayda vardır. Parantez içinde yazarın soyadı ve yıl bilgisi mutlaka kullanılmalıdır.

Kaynak gösteriminde temel ilke, raporda neyin, nereden ve nasıl alındığını göstermektir. Kaynak gösteriminin dört temel amacı vardır. Bu amaçlar şu şekilde sıralanmaktadır:

• Yararlanılan kaynakların yazarına kredi vererek, ahlaki ve yasal kurallara uymak
• Okuyucuya alıntıların asıl kaynağa uygun bir şekilde aktarılıp aktarılmadığını denetleme imkanı vermek
• Araştırmada ileri sürülen görüş ve olguları, varsa destekleyen ve desteklemeyen görüş ve olguların varlığını belirterek, araştırmacının bunları göz önüne aldığını kanıtlamak.
• Okuyucuya, aynı konuda, yararlanabileceği öteki önemli kaynakları tanıtmaktır.

Genellikle bir kaynakta yazarın adının veya editör bilgilerinin, yayım tarihinin, çalışmanın başlığının ve yayıma ilişkin bilgilerin bulunması gerekmektedir.

Araştırma Raporunun Sunulması

Bazen araştırma raporunun yazılması tek başına yeterli olmayabilir. Raporun aynı zamanda bir grubun önünde sunumu da istenebilir.

Genelde sunuşlar, hazırlık aşaması, sunma ve değerlendirme olarak üç aşamada gerçekleştirilir.

Hazırlık Aşaması : Normalde sunuşlarda bu aşamada konu seçme, amaç yazma, hedef kitle analizi, elektronik görüntü oluşturma, sunuş notlarını hazırlama ve prova yapma gibi alt aşamalar yer almaktadır.

Amaç Yazma: Sunumlar genellikle ya bilgilendirme amacıyla ya da ikna etme amacıyla yapılır. Sunuş yapmadan önce yapılacak işin ya da hedefin ne olduğunun ortaya konması gerekir. Raporun yazılış amacı aslında sunuşunuzun amacıdır ve sunum bittiğinde hedef kitleye verilmesi gereken ana mesajı gösterir. Amaç cümlesi hedef kitlede nasıl bir etki ya da değişiklik yaratmak istediğimizi anlatan cümle olmalıdır.

Hedef Kitle Analizi : Sunumdan önce sunum yapılacak hedef kitlenin analiz edilmesi gerekmektedir. Dinleyicilerin sayısı, ihtiyaçları, konu hakkındaki bilgi düzeyleri, sahip oldukları değerler, inançlar ve tutumlar öğrenilmeye çalışılmalıdır.

Elektronik Görüntü Oluşturma : Elektronik görüntüler sunumlarda, dikkat çekmek, ilgiyi uyarmak ve canlı tutmak, sözel bilgiyi pekiştirmek, sunuş süresini kısaltmak, soyut kavramları somutlaştırmak için kullanılmaktadır. Elektronik görüntü oluştururken bazı görsel okuryazarlık ilkelerine uyularak hazırlanması gerekir.

Elektronik görüntüdeki yazıların en arkada oturan kişiler tarafından okunacak büyüklükte yazılmalıdır. Genellikle elektronik görüntülerdeki yazı tipi büyüklüğünün en az 18 punto olması önerilmektedir. Okunabilirliği sağlamak adına burada dikkat edilmesi gereken diğer bir noktada büyük harf kullanımıdır. Elektronik görüntülerde başlık kısmı da dâhil olmak üzere TAMAMI BÜYÜK HARFLERDEN OLUŞAN bir yazı biçimi kullanılmamalıdır. Böyle yazıldığında uzaktaki kişilerin yazılanları algılaması güçleşir. Bunun yerine başlıkların sadece ilk harflerinin büyük olması diğer harflerin normal yazılması önerilir. Başlığı vurgulamak için yazı büyüklüğünü arttırabilirsiniz. Elektronik görüntülerde tırnaksız fontların kullanılması önerilmektedir. Tutarlılığı sağlamak için her slaytta aynı font kullanılmalıdır.

Elektronik görüntülerde uzun uzun ifadeler kullanmak yerine basit ve kısa ifadeler tercih edilmelidir. Bir elektronik görüntüdeki her bir cümle yedi kelimeyi geçmeyecek şekilde yazılmalıdır. Bir slayttaki cümle sayısı da altıyı geçmemelidir. Buna 6x7 kuralı denir. Bu basitlik ve sadelik kuralı sadece yazılı ifadeler için değil aynı zamanda sunuşta kullanılacak tabloların, grafiklerin ve diğer görsellerinde basit ve sade olarak hazırlanması gerekir. Elektronik görüntülerde yazılı ifadeler mümkün olduğunca verilmek istenen mesajla uyumlu, onları açıklayan, somutlaştıran ya da onları çağrıştıran görsellerle desteklenmelidir. Elektronik görüntüde kullanılan her bir öğe slayta dengeli ve gözü rahatsız etmeyecek şekilde yerleştirilmedir.

Sunuş Notlarını Hazırlama : Sunuşumuzda, görsellerin yanında kullanabileceğimiz bir diğer destek materyal de sunuş notlarıdır. Her sunuşta mutlaka sunuş notu kullanmak gerekmese de sunuş notları kullanmanın belirli yararları olduğu kesindir. Sunuş notları, aşağıdaki amaçlar doğrultusunda kullanılır:

• İçeriğin önemli bölümlerini vurgulamak, pekiştirmek
• Sunuşun takip edilmesini kolaylaştırmak
• İçerikle ilgili referans kaynak sağlamak

Sunuş notları bazen sunuştan hemen önce, bazen sunuş sırasında, bazen de sunuştan hemen sonra dinleyicilerle paylaşılır.

Prova Yapma : Hangi konuda, hangi hedef kitleye sunuş yaparsak yapalım, mutlaka sunuşlardan önce prova yapmamız gerekmektedir.

Sunma Aşaması: Sunma aşaması temelde üç bölümden oluşmaktadır. Bu bölümler; giriş, gelişme ve sonuç olarak isimlendirilir. Sunuşumuzda, bu üç bölümün her birinin stratejik bir rolü vardır. Giriş bölümü sunuşun açılış bölümüdür ve genellikle dinleyiciler paylaşılacak içeriğe karşı hazırlanırlar ve güdülenirler. Konuşmacı ve dinleyiciler karşılıklı tanışır ve dinleyiciler sunuşun amacı konusunda bilgilendirilir. Bu bölümde ayrıca, ne tür bilgiler aktarılacağı kısaca paylaşılır. Böylece, dinleyicilerin içeriğe yönelik hazır bulunması sağlanmış olur.

Sunuşun gelişme bölümü, araştırma raporunuza paralel olarak, paylaşılacak olan bilgilerin aktarıldığı bölümdür. Bu bölümün kendi içinde anlamlı küçük parçalara ayrılması, sunuşun anlaşılması ve takip edilebilmesi açısından önemlidir.

Sonuç bölümü, sunuşun sonunda yer alan kısa ve öz bilgilerin yer aldığı bölümdür. Burada, sunuşun genel amacı tekrarlanmalı, sunumun gelişme bölümünün özeti yapılmalıdır. Özelikle elde edilen önemli sonuçlara ve getirilen önerilere kısaca vurgu yapılmalıdır.

Sunma önemli olan diğer bir konu ise hedef kitlede olumlu izlenim oluşturma konusudur. Dinleyiciler üzerinde olumlu bir izlenim oluşturmak için şunları yapabilirsiniz.

• Öncelikle dinleyicilerin özelliklerini göz önünde bulundurarak mesajlarınızı düzenleyin.
• Dinleyicilere değer verdiğinizi ve saygı gösterdiğinizi hissettirecek şekilde davranın. Sunuşunuza iyi hazırlanarak bunun ilk adımını gerçekleştirebilirsiniz.
• Sürekli bir kişiye bakmaktan kaçının, bakmak için belli bir şablon izlemeyin, küçük grupsa herkese, büyük grupsa alanlara bakın.
• Dinleyicilerin tepkilerini gözlemleyin ve duruma göre mesajlarınızı uyarlayın.
• Özellikle ses tonunun ve beden dilinin kullanımında doğal davranın. Sunuş canlı ve istekli yapılmalıdır. Özellikle monoton bir ses tonu kullanılmamalı, sürekli çok yüksek ya da çok düşük, çok hızlı ya da çok yavaş bir sesle konuşulmamalıdır. Benden dili olarak da huzursuz ve gergin bir duruş sergilenmemelidir. Dik ve rahat durulmalıdır.
• İyi giyinin.
• İlgiyi mesajlardan uzaklaştırmamaya çalışın.

Değerlendirme Aşaması: Sunuşta; giriş, gelişme ve sonuç aşamaları tamamlandıktan sonra genellikle dinleyicilerin meraklarını gidermek, anlayamadıkları yerleri anlamalarını sağlamak ve konuşmaya olumlu ya da olumsuz yapacakları katkıları vermelerini sağlamak için değerlendirme bölümüne geçilir.

Bu aşama dinleyicilerle etkileşim yaratarak sunuma dâhil olmalarını sağlar. Anlatılan konunun dinleyiciler tarafından anlaşılma düzeyi hakkında bilgiler verir. Bu aşamada öncelikle konuşmacının soruları, eleştirileri ve önerileri iyice anlayabilmesi için not alması gerekir. Cevap verirken herkese verildiği unutulmamalıdır. Cevaplar kısa ve açıklayıcı olmalı, sorulan sorulara cevap verilmeli, cevap verirken farklı konulara değinilmemelidir.