Sürdürülebilirlik ve Halkla İlişkiler Dersi 8. Ünite Sorularla Öğrenelim

Halkla ilişkilerde başvurulan yüz yüze ortamlar neler olabilir?

Halkla ilişkiler faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla, çok çeşitli iletişim araçlarından ve ortamlarından yararlanılmaktadır. Başvurulan iletişim ortamlarından yüz yüze iletişim ortamlarının önemi büyüktür. Bu ortamlar arasında, toplantılar, sergiler, festivaller, fuarlar, seminerler, yarışmalar, açılış¸ ve yıl dönümü¨ törenleri, kuruluş¸ içi düzenlenen sosyal etkinlikler, danışma, çalışanlarla görüşmeler, üst düzey yöneticilerin firma içi bölüm ziyaretleri, üst düzey yöneticilerin saha ziyaretleri, çalışanların aileleri ile görüşme ortamları yer almaktadır.

Toplantılar yüz yüzü yöntemler olarak neden bu kadar önemlidir?

Toplantılar sayesinde yüz yüze yapılan görüşmelerde birçok probleme çözüm bulunarak stratejik kararlar alınabilir.En önemli özelliği önceden planlanmış bir konuyu görüşmek üzere ilgili kişilerin bir araya geldikleri, yüz yüze bir iletişim ortamı olmasıdır. Toplantı konusunun önemi, toplantıyı izleyenlerin fazlalığı ve niteliksel özelliği, konuşmacıların ünü, toplantıların medyada da geniş ölçüde yer alma olasılığını yükseltmektedir. Toplantı gündemi için seçilecek konunun güncelliği ve katılımcıların olabildiğince farklı görüşleri ele alan kişilerden seçilmesi toplantının verimi acısından önemlidir.

Bilgilendirme amaçlı toplantılar nasıl toplantılardır?

Kaynaktan alıcıya sadece bir bilgi akışı söz konusu ise bu tür toplantılara bilgilendirici toplantı adı verilebilir. Bu toplantılarda yöneticinin işletme ile ilgili konuları katılanlara aktarması ve onları bilgilendirmesi söz konusudur. Konferans türü¨ toplantılar buna örnek olarak gösterilebilir.

Mesleki toplantıların en önemli özelliği nedir?

Mesleki Toplantılar, aynı uzmanlık dalında çalışan kişilerin bir konuda karar almaları ya da bir kararı tartışmaları gerektiğinde başvurulan toplantılardır. Bu tür toplantılarda ortak karar alınması zorunludur. Ancak bu, kararlarda oy birliği anlamına gelmemelidir. Kararlar tartışılarak ortak hale getirilir. Oylama vazgeçilmez bir uygulama değildir. Alınan kararlarda grup üyeleri ortak sorumludurlar. Okullarda yapılan zümre toplantıları bu niteliktedir. Örneğin; Ticaret Odası meslek komiteleri gibi meslek grubunun sorunları ve çözümler için yapılması gerekenler nelerdir gibi toplantılar mesleki toplantılardır.

Komite ya da komisyon toplantılarında komisyonların amacı nedir?

Komite ya da komisyon toplantılarında büyükbir gruba sunulacak bilgileri hazırlamak amacıyla, büyük grup tarafından seçilenlerin oluşturduğu gruba komisyon denir. Komisyonların amacı, bir konuyu incelemek ve bu konu hakkında karar vermeyi kolaylaştırmak için büyük kurula bilgi sunmaktır. Komite ise, büyük grup ya da üst makam tarafından kendilerine verilen konuyu görüşüp incelemek üzere kurulan küçük bir gruptur. Komite üyeleri, genelde farklı çıkar gruplarını ya da uzmanlık alanlarını temsil eden bireylerden oluşmaktadır. Bu grupların yaptığı toplantılar birer ön çalışma niteliğindedir ve büyük grubun ya da üst yönetimin karar almasını sağlayıcı niteliktedirler. Bu toplantılarda alınan kararlarda oy çokluğu esası vardır. Komite toplantılarının komisyon toplantılarından bir farkı komitenin farklı gruplardan gelen üyelerden oluşmasıdır.

Niçin basın toplantıları düzenlenir?

Basın Toplantıları düzenlemenin birden farklı nedeni olabilir. Önemli bir konu hakkında kamuoyunu bilgilendirmek, büyük bir açılış¸, bilimsel bir toplantı, temel atma gibi kamunun dikkatinin çekilmesi istenen olaylar söz konusu olduğunda, ayrıca kamuoyunda ve basında yanlış¸ yorumlanan bir haberin ortaya çıkmasından dolayı yapılan toplantılara basın toplantısı denir. Kamu ve özel sektör kuruluşlarının tanıtımında ve her türlü¨ mesajlarının kamuoyuna iletilmesinde en çok başvurdukları yöntemlerden biri basın toplantılarıdır. Basın toplantısının bütün aşamalarından halkla ilişkiler birimleri ya da uzmanları sorumludur. Bazı basın toplantıları, tanıtım amaçlı gezi olarak da düzenlenebilmektedir. Yeni açılacak işletme ya da tanıtılacak ürün ile ilgili kamuoyuna verilecek mesajlar gezi adı altında aktarılmakta ve basın mensupları tanıtımı yapılan işletmeyi ya da ürünü ayrıntılarıyla bizzat gözlemlemektedir. Gezili basın toplantıları sürekli ayakta geçebileceği gibi son aşamasında bir mekânda oturarak elde edilen veriler değerlendirilebilir.

Lansman nedir ve yararları nasıldır?

Lanse etmek, sunmak, tanıtım/tanıtma ya da ortaya çıkarmak gibi kelime anlamları vardır. Lansman bir ürünün, hizmetin, markanın pazara sunulmasıdır. Pazarlamanın ilk basamağı lansmandır. Lansman için tüm işletme, satış¸ ekibi, bayiler, distribütörler, tüketiciler, basın gibi tüm ilgilileri etkileyecek bir program yapılacağı gibi, bütçeye göre daha mütevazi, fakat ürünün, hizmetin ya da markanın sunulduğu ticari kanalı etkileyecek bir pazara sunumda yapılabilir. Yeni bir ürünün piyasada tutunması, markalaşması, marka değerini artırması ve bu değeri iyi yönetmesi olarak özetleyebileceğimiz başarılı bir sürecin en başından itibaren çok iyi planlanması gerekmektedir. Bu alanda başarı, bilimsel ölçütlere dayalı araştırmalardan, dikkatli analizlerden, ayrıntılı planlamalardan ve titiz uygulamalardan geçmektedir. İşin temelinde şans ya da deha düzeyinde yaratıcı bir fikir değil, uzmanlık ve çok çalışmak yatar. Yeni ürünün başarılı bir şekilde tanıtımı ve pazarda kendisine yer açması şirketin büyümesinin, ciro ve karını artırmasının yolunu açar.

Ürün lansmanının işletmelere sağladığı yararları şu şekilde özetlemek mümkündür;

• İşletme tanıtımı,
  • Yeni ürün veya hizmetin tanıtımı,
  • Ürün veya hizmetin yeni bir hedef kitleye tanıtımı,
• Satış¸ potansiyelini artırması, sipariş¸ alma kolaylığı,
  • Ulaşılamayan alıcılarla tanışıma fırsatı,
  • Hedef kitle veri bankası oluşturma olanağı,
  • Potansiyel müşterilerle tanışıp, hedef kitleyi belirleme,
• Rakip firmaların ürün ve stratejilerini takip etme,
• Prestij kazanma,
  • Bayi/distribütör ağını genişletme,
  • Pazar araştırması yapma,
  • Mevcut geniş¸ bayi/distribütör ağını veya müşterileri ağırlayacak ortamı oluşturma olanaklarını sunmaktır.

Bir toplantı hazırlanırken toplantıya katılacak olan katılımcılar nasıl belirlenir?

Bir toplantı hazırlanırken katılımcıları belirlemekaşaması, oldukça açık ve basit gözükmekle beraber, toplantının amacına ulaşabilmesi için titizlikle yapılması gereken bir asamadır. Toplantının hedefine varmayı sağlayacak, soruna farklı açılar getirebilecek, konu hakkında karar sahibi kilit kişiler, konu hakkında bilgi sahibi kişiler, konu ile alakalı kişiler, işin yapılması için enformasyon verilmesi gereken kişiler, kararı uygulayacak kişiler toplantıya katılımcı olarak çağrılmalıdır. Toplantıya katılım çağrısı, tüm katılımcılara tek tek yapılmalı, katılımcılara toplantı çağırıcısı ve yürütücüsü hakkında bilgi verilmeli, toplantının amacının bilinmesi sağlanmalı, herkes için uygun olacak saat belirlenmeli, toplantıya aktif katılımın sağlanması için her bir katılımcıya rol verilmeye çalışılmalıdır. Toplantı çağrısını gönderirken zaman konusunda birkaç seçenek sunulabildiği gibi, çalışanların zaman durumlarını şirket ölçeğinde gösteren internet temelli takvimlerden de yararlanılabilir. Toplantı zamanı bu takvime bakılarak kararlaştırılabilir.

Bir toplantıda, sosyal aktivite programları nasıl hazırlanmalıdır?

Sosyal aktivite programlarının hazırlanması, özellikle seminer, sempozyum gibi geniş¸ çaplı organizasyonlarda, sosyal aktivite programlarına da yer verilmesi gerekir. Katılımcıların eşleriyle birlikte davet edildiği toplantılarda, eşlerin gün boyunca geçirecekleri zamanı programlamak da halkla ilişkiler uzmanlarının görevleri arasında yer alır. Diğer yandan, kokteyl, yemek, konser, gezi gibi sosyal aktivite programlarının, ilgi çekici, samimi ve konukların katılımını sağlayacak şekilde gerçekleşmesine çalışılmalıdır. Katılımcılara yeni kişilerle tanışıma olanağı sunulması, toplantıların en önemli özelliğidir. Bu nedenle, konukların birbirlerini tanımalarına, sıcak ilişkiler kurmalarına olanak sağlayan ortamları hazırlamak çok önemlidir.

Toplantı aşamasının en önemli aşaması olan gündem belirlemek nasıl yapılmalıdır?

Gündemi Belirlemek beklide toplantı hazırlıklarının en önemli aşlamasıdır.  Gündemin, edinilen bilgilerden ve amaç ve katılımcılardan yola çıkılarak oluşturulmasıdır. Gündem, anahtar katılımcılarla beraber belirlenmelidir. Gündem, toplantıya ilişkin, niçin ne kim ne zaman ve nerede gibi soruların cevabını içerecek şekilde düzenlenmelidir. Gündeme sadece, grubun kendisine ayrılan zaman içinde gerçekçi olarak ele alabilecek tartışma kalemleri dâhil edilmelidir. Gündem maddeleri toplantının enerjik olmasını sağlayacak şekilde sıralandırılmalıdır. Birbiri ile bağlantılı olan konular ardı sıra gelecek şekilde ayarlanmalıdır. Sorunlar türlerine göre ayrılmalı, önce bilgilendirme yapılmalı, ardından kararlar alınmalı ve sorun çözülmelidir. Gündemde karmaşık maddeler yer alıyorsa, bunlar anlaşılabilir hale getirilerek açıklanmalıdır. Toplantıya hoş¸ bir ivme kazandırmak için bir kaç kolay madde toplantının başında ele alınabilir. Zor meseleler, katılımcıların zihninin açık olduğu, en yaratıcı olduğu bir sırada ele alınacak şekilde ayarlanmalıdır. Gündem, hız kazanmak ve önceden katılımcılar bilgilendirilmiş olacağından tartışmaya doğrudan girilmesini sağlayarak, toplantı süresinin etkin kullanılmasını sağlayacağından mutlaka toplantı öncesinde dağıtılmalıdır. Toplantının gündeminde yapısal olarak bir eksiklik var ise, gündem etkili olamaz. Gündem maddeleri toplantı öncesi dağıtılmalıdır. Eğer gündem saat saat belirlenirse, katılımcıların geç kalması da önlenmiş olur.

Bir toplantı programı nasıl hazırlanır?

Bazen olaylar her zaman planlandığı gibi gerçekleşmeyebilir. Toplantı öncesi yapılan planlar da aynı şekilde istendiği gibi uygulanamayabilir. Bununla birlikte, yine de plan yapmaktan vazgeçmemek gerekir. Planların, elden geldiğince gerçekçi ve uygulanabilir olmasına dikkat edilmelidir. Uygulama programı, zamanlamanın her yönden aksaksız ve uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlayacak şekilde hazırlanmalıdır. En çok aksayan işlerin başında genellikle, ulaşım, katılımcıların bireysel talepleri ile uygulama programının uyuşmaması ve sosyal aktivitelere katılımın sağlanması gelmektedir. Ayrıca, toplantı sırasında, çeşitli dillerden yapılan konuşmaların toplantı diline çevrilerek basılıp dağıtılması, haberleşme ve büro hizmetlerinin yürütülmesi sırasında da pek çok aksama ile karşılaşılabilir. Bu tür durumlarda, paniklememek, sakin bir şekilde, heyecanlanmadan sorunu çözmeye çalışmak gerekir

Genel fuarların en önemli özelliği nedir?

Belli bir sektörü veya ürün grubunu esas almaz. Zaman zaman periyodik olarak da tekrarlanan tarım, endüstri ve her türlü tüketim mallarının birlikte ve çeşitleriyle (mamul, yarı mamul ve hizmet) sergilendiği fuarlardır. Mal ve hizmetlerin icarı tanıtımı ile satısının da amaçlandığı sosyal, kültürel ve eğlence etkinliklerinin yer aldığı ve süresi 20 (yirmi) günden fazla olmayan herkese açık düzenlemelerdir.

İhtisas fuarları düzenlenirken neden genel halk kitlesine hitap edilemez?

İhtisas (Dikey) Fuarları, yalnızcadüzenlendiği konuda üretilen ürün ve hizmetlerin sergilenmesine izin verilen ve genellikle geniş¸ halk kitlelerinden ziyade o sektörle ilgili hedef kitleler tarafından ziyaret edilen fuar organizasyonlarıdır. Teknolojik ve uygulamalı bilgi alışverişinin artırılması, ticari iş birliğine yönelik bilgi değişimi ortamının yaratılması ve ihtiyaç duyulan ürün siparişlerinin verilmesi amacıyla düzenlenirler. Ziyaretçileri   fuarın konusuyla ilgili hedef kitle oluşturur.    

İhtisas fuarları kendi içinde kaç çeşittir.

İhtisas fuarları da kendi içerisinde iki çeşittir. Bunlar;

Büyük ihtisas fuarları: İleri derecede uzmanlaşmış¸ fuarlar olarak nitelendirilmektedir. Genellikle sadece iş adamlarına açık olarak, sektör ve pazar dilimi bazında gerçekleştirilir. Fuara katılan firmaların hem fuarın düzenlendiği ülkeden hem de diğer ülkelerden ithalatçılarla karşılaşmasının ve ticari bağlantı kurma şansının çok yüksek olduğu fuarlardır.

Küçük ihtisas fuarları ise, ikinci derece ihtisas fuarlarıdır. Küçük kapsamlı fuarlar olmakla birlikte, ticaret fuarları içinde sayı itibari ile çoğunluğu oluşturmaktadır. Genellikle perakendecilere yönelik düzenlenmektedir.

Expo fuarları nasıl bir organizasyondur?

EXPO sözcüğü¨, “Uluslararası Sergi” anlamına gelmekte ve evrensel sergileri ifade etmektedir. Katılımcılar EXPO olarak adlandırılan bu uluslararası fuarlarda, ürünlerini çok büyük dikkat ve özenle, en iyi şekilde sunmaya çalışırlar. Çünkü 3-5 yıl gibi aralıklarla yapılan ve en çok 6 ay boyunca devam eden EXPO’lar, hem düzenlendiğini ülkenin hem de katılımcıların ürün ve hizmetlerinin tanıtıldığı, teknolojik gelişmelerin sergilendiği, gelecek vizyonların yansıtıldığı bir iletişim platformudur.  

Fuar ve sergi düzenlemenin amaçları nelerdir?

Fuar ve sergiler de diğer yüz yüze ortamlar gibi çeşitli amaçlara sahiptirler. Bu amaçlar yerine getiririlerken, sürdürülebilirlik konusunun da ön plana çıkarılabilmesi mümkündür. Fuar ve sergilerin amaçları;

İşletmenin tanıtımını yapmak,
• İşletme imajını korumak ve geliştirmek,
• Mevcut müşterilerle iletişim kurarak ürün ve hizmete olan ilgilerini artırmak,
• Potansiyel müşterilerle iletişim kurarak yeni satış¸ alanları yaratmak,
• Rakiplerin çalışmaları hakkında bilgi edinmek ve kendini değerlendirmek,
• Yeni ürün/hizmet ve teknolojileri tanıtmak,
• Bölge temsilcilerinin etkinliğini artırmak,
• Dağıtım ve satış¸ organizasyonu geliştirmek,
• Yüz yüze görüşmenin avantajlarını kullanarak hedef kitleyi daha iyi tanımak, beklentilerini öğrenmek, hedef kitlenin firmanın ürün ve hizmetleri ile ilgili izlenimlerini öğrenmek,
• Elde edinilen bilgilerle pazar araştırmalarına ve uzun dönem planlamalara katkıda bulunmak,
• Yüz yüze görüşmelerden elde edinilen bilgiler ile daha sonra bu ziyaretçilerle bağlantı kurarak uzun süreli etkin müşteri ilişkileri sağlamak ve sipariş imkanı yaratmak.

Festivaller düzenlemek bir işletmeye nasıl bir yarar sağlar?

Şehir, bölge, ulusal ve uluslararası düzeyde düzenlenen festivaller, yoğun bir iletişim ortamı yaratmaktadırlar. Sanat, kültür, folklor, spor gibi çok çeşitli konularda düzenlenebilen festivaller, iyi organize edildikleri takdirde son derece etkili bir halkla ilişkiler aracıdırlar. Çeşitli sosyal etkinliklerle renklendirilen festivaller, günümüzde özellikle küçük ve orta büyüklükteki yerleşim merkezlerinin halkla ilişkilerinde birer sembol haline gelmişlerdir. Festivaller, bir yandan çevrelerini etkilerken, bir yandan da festivale katılan işletmelerin ya da belirli bir olayın duyurulmasında önemli rol oynarlar.

Yarışmalar,  neden işletmelerin özen gösterdikleri organizasyonlardır?

Değişik kitlesel oluşumların dikkatini kuruluş¸ üzerine çekmek üzere düşünülmüş etkinliklerdendir. Katılanlar arasında dereceye girenlere ödül verilmesi, yarışmaya olan ilgiyi arttıracak ve yarışmacının ciddiyetini gösterecektir. Yarışmalarda dikkat edilecek ilk koşul, bunların bir piyango niteliği taşımayıp, katılanların özel çabasını gerektirmesi, ikinci koşul da yarışma konusunun bir üniversite sınavı niteliğini taşımamasıdır. Halk arasında düzenlenen yarışmalar, genel ilgiyi işletme üzerine çeken kitlesel bir halkla ilişkiler aracıdır.

Bir işletme kendi kuruluşları içinde niçin bir etkinlik düzenlemek ister?

İşletmelerin, motivasyonlarını artırmak, iş streslerini azaltmak, aralarındaki iletişimi güçlendirmek ve aidiyet hissi oluşturmak amacıyla çalışanlarına yönelik düzenlediği kültür, sanat ve spor aktivitelerdir. Günümüzde birçok işletme kurum içindeki sinerjiyi arttırabilmek ve iletişimi güçlendirebilmek adına tekne turları, Açıkhava aktiviteleri, piknik, konser, dans, spor turnuvaları, günü¨ birlik ya da hafta sonu konaklamalı doğa ve kültür gezileri, ödüllü¨ yarışmalar mutfakta yemek-pasta yapma gibi çalışanları için çeşitli etkinlikler düzenlemektedirler. Çalışanlar, düzenlenen çeşitli aktiviteler ile iş dışında birlikte vakit geçirme, farklı birimlerde görev yapan personel ile kaynaşma, hobi edinme ve hobilerini gerçekleştirme fırsatı bulurken, işletmeler de çalışanlarla ilişkilerini güçlendirmeleri acısından önemli olduğunu düşünerek bu tür aktivitelere her geçen gün yenilerini eklemektedirler.

Üst düzey yöneticileri niçin firmadaki içi bölümleri ziyaret etmek isterler?

Zaman zaman üst düzey yöneticilerin programsız, yani önceden haber vermeden, bölümleri ziyaret etmeleri iç halkla ilişkiler açısından son derece önemli olmaktadır. Ziyaretler, iş görenlerin yöneticileriyle rahat iletişim kurmalarını, çeşitli sorunlarını kolayca yöneticilere iletmelerini sağlayarak, her iki tarafın da birbirlerini yakından tanımaları için olumlu bir ortam yaratır. Üst düzey yöneticilerin, iş görenleri denetlemek için değil, onlarla islerinin başında tanışmak ve birbirlerini yakından tanımak amacıyla yaptıkları bu ziyaretler, iş görenlerin üzerinde son derece olumlu bir izlenim yaratmaktadır.

Üst düzey yöneticilerin saha ziyaretleri ne anlama gelir?

Dikey organizasyon yapısı üründen ve müşteriden fiziksel olarak en uzakta bulunan üst yönetimi en yukarıya yerleştirirken, işi gereği ürüne, müşteriye, kullanıcıya, rakiplere ya da bunların birkaçına birden en yakın olan çalışanlarınızı en alta yerleştirir. Bu nedenle dikey organizasyon yapısında birbirine en uzak olan iki kesim, kararları verenler ile günlük işleri icra edenlerdir. Üst yönetimi planlı toplantılar, saha ziyaretleri ve söyleşiler ile saha çalışanlarına yaklaştırabilirsiniz. Ayrıca, fikirlerin ve sorunların paylaşıldığı bir partalınızın olması da büyük fayda sağlayacaktır. Ancak en önemlisi, üst yönetimin bu köprüleri içtenlikle kullanması ve saha personelini katılımcı olmaları konusunda teşvik etmesidir.