Kurumiçi Halkla İlişkiler Dersi 2. Ünite Özet

Yönetim Kavramına Genel Bir Bakış

Günümüzde daha çok danışmanlık rolü atfedilen halkla ilişkiler kurumiçi iletişimin güçlendirilmesinde yönetimin sözcüsü niteliğini taşımaktadır. Bu nedenle gerek iç gerekse dış hedef kitleler arasında köprü niteliği taşıyarak sorunların çözümünde uzlaşmayı sağladığı için halkla ilişkiler uygulamaları yönetimin karar alma mekanizmasında değerlendirilmesi gereken yönetsel alandır. Yönetim evrensel bir kavramdır. Önceden ne yapacağının kestirilmesi oldukça zor olan insanla uğraşır. Ekonomistlere göre yönetim, toprak, sermaye ve iş gücü ile birlikte üretim fonksiyonlarından biri olarak tanımlanabilirken, sosyal bilimciler için yönetim, bir sınıf ve saygınlık sistemi olarak nitelendirilmektedir (Can, 2007: 3). Yönetim insan, amaç ve süreç öğelerini kapsayan dinamik ve multidispliner bir alandır. Yönetim;

• İnsana yönelik bir süreçtir,
• Grup niteliği taşımaktadır,
• Amaca yöneliktir,
• Otorite sürecidir,
• İş bölümü ve uzmanlaşmaya dayanmaktadır,
• Rasyonel bir süreçtir,
• Evrensel bir karakteristiğe sahiptir,
• İletişimi temel almaktadır.

Küreselleşme, teknolojik değişim ve gelişmelerin yarattığı yeni dünya üzerinde kurumlar gerek pazar ortamındaki hareketlilik gerekse müşteri beklentileri gibi rekabet yapısını oluşturan etmenleri etkin bir biçimde yönetmek amacıyla daha hızlı düşünmek, atacağı her adımı ve sonrasını planlamak durumunda kalmıştır. Yönetim işlevleri olarak adlandırılan faaliyetler bütünü planlama, örgütleme, yöneltme, koordine ve kontrol etme olmak üzere toplam beş başlık altında ele alınmaktadır.

• Planlama: Yönetim sürecinin ilk basamağını oluşturan planlama; amacın gerçekleştirilebilmesi için gerekli hareket biçimlerinin belirlenmesini içermektedir.
• Örgütleme: Bu aşama, yönetim sürecinde gerekli olan iş gücü, yer, araç gereç gibi gereksinimlerin saptanmasını ve gerektiği gibi bir araya getirilmesini içermektedir.
• Yöneltme: Yönetimin üçüncü basamağında öncesinde belirlenen iş gücünün plana uygun bir şekilde amaca odaklı olarak yöneltilmesini, yani çalışanların amaca yönelik faaliyetleri istenen biçimde yerine getirmesini ifade etmektedir.
• Koordine Etme: Koordinasyon aşaması, amacın gerçekleşmesi için tasarlanan süreçte, grupların ve çalışanların uyumlu bir şekilde hareket etmesini temel almaktadır.
• Kontrol Etme: Yönetme fonksiyonlarının sonuncusu olan kontrol etme, daha önceki aşamalarda planlanan süreçlerin gerçekleşip gerçekleşmediğini, gerçekleşmiş ise hangi oranda doğru ya da yanlış olduğunu, sürecin verimli olup olmadığını, denetime yönelik soruların cevaplanmasını içermektedir. Kurum çalışanlarının anlayış güven ve desteğini kazanmak amacıyla gerçekleştirilen kurumiçi halkla ilişkiler, çalışanları kurumun çalışmaları, hedefleri varsa problemleri hakkında bilgi aktarmayı, kurumiçi dayanışmayı arttırarak kurumsal bilinci oluşturmayı amaçlamaktadır. Bu noktada kurumiçi halkla ilişkiler, yönetim ve çalışanlar arasında aracı konumundadır. Yönetim fonksiyonlarının yerine getirilmesi, ast-üst ilişkisi çerçevesinde gerçekleşmektedir.

Liderlik Kavramına Genel Bir Bakış

Lider kavramının temeli insanoğlunun toplumsal hayata geçişi kadar eskilere dayanır. Liderlik olgusu, sürekli olarak tartışılmakta ve bilimsel olarak araştırılmaktadır. Toplumsal yapıya bakıldığında liderliğin; sosyal, siyasi ve ekonomik arenada başarının bir koşulu olarak kabul edildiği söylenebilir. “Lider aynı sistemde görev yapan kişileri belirli amaçlar doğrultusunda etkileyen, yönlendiren ve değiştiren; özellikle de insan ilişkilerine dayanan sosyal yetkiyi kullanan kişi” (Manske, akt. Küçükoğlu, 2013: 2) olarak tanımlanabilir. Tanımlardan da anlaşılacağı üzere, toplumlar başta olmak üzere içerisinde insan öğesini barındıran tüm örgütsel yapılar için liderlik hayatî nitelikte öneme sahiptir. Hangi açıdan ele alınırsa alınsın liderlik kavramında ortak kabul görmüş olan nokta bir hedefin olması ve bu hedefe ulaşılması amacıyla bir grubun varlığıdır. Lider;

• Kendisini tanımalı ve geliştirmelidir,
• Yeterli bir bilgiye sahip olmalıdır,
• Sorumluluk duygusuna sahip olmalıdır,
• Yerinde karar vermelidir,
• Her zaman bir lider gibi davranmalıdır,
• Grup üyelerini tanımalı ve korumalıdır,
• Grup üyelerini bilgilendirmelidir,
• Grup üyelerinde sorumluluk duygusunu geliştirmelidir,
• Kurumun mevcut imkânlarını en iyi şekilde kullanmalıdır.

Yukarıda bahsedilen kurallar, liderin nasıl olması gerektiğinin yanı sıra, aynı zamanda liderin kişiliğini de ortaya koymaktadır. Bir liderin kurum içinde kendisini takip edenleri etkileyebilmek için başvuracağı beş çeşit güç kaynağı vardır. Bunlar (Celep, 2004: 4):

• Yasal (legitimate) güç: Kurumsal yapı temelli olarak hiyerarşiden kaynaklanan ve liderin statüsü ile ilişkili güçtür.
• Ödüllendirme (reward) gücü: Liderin sunduğu ödüller çalışanlar için ne kadar değerli ise, ödüllendirme gücüde o oranda artmaktadır.
• Zorlayıcı (coercive) güç: Zorlayıcı güç, ödüllendirme gücünün aksini ifade etmektedir.
• Uzmanlık (expert) gücü: Bir liderin en temel gücü bilgisi ve tecrübesidir.
• Benzetim ya da karizmatik (referent) güç: Karizmatik güç, liderin kişilik özellikleriyle orantılıdır.

Bütünleşik bir biçimde ele alındığında; bahsedilen beş güç arasında karizmatik gücün önceliği olduğu söylenebilir. Liderlerin ortak yanları ise şunlardır (Dmeker, :5’den akt. Çetin, 2008: 44-45):

• Lider, takipçileri bulunan kimsedir,
• Etkili bir liderin mutlaka sevilen ya da takdir edilen biri olması gerekmez. Önemli olan gerçekleri uygulamasıdır,
• Liderler sürekli gündemdedir. Bu nedenle örnek oluştururlar,
• Liderlik; yüksek mevki, ayrıcalıklar, unvan veya para değil, sorumluluktur,
• Liderler, kuruluşların başarıya götürecek yaklaşımlara saygı üstlendiği misyon ve hedefleri sonuçları araştırır,
• Çalışanlarının gücünden korkmaz, ekip çalışmalarına inanır yetenekli insanları yanlarında ister ve onların yaratıcılıklarına saygı duyarlar.

Liderlik teorileri: Liderlikle ilgili pek çok teori bulunmaktadır.

• Özellikler Teorisi: Bu teoride liderleri diğer insanlardan ayıran özellikler üzerinde durulmuştur.
• Davranışsal Teoriler: Özellikler teorisi konusunda yapılan çalışmalar geliştirildikçe, bu teorinin tek başına liderliği açıklamada yetersiz kaldığı görülmüştür.
• Durumsal Teoriler: Özellikler kuramı liderlerin kişilik özelliklerine, davranışsal teoriler ise liderlerin davranış biçimlerine odaklanmıştır.
• Liderlik Teorilerindeki Yeni Yaklaşımlar: Yönetim ve organizasyon alanında ortaya çıkan gelişmeler, liderlik alanında da yeni yaklaşımların ortaya çıkmasına yol açmıştır. Bu yaklaşımlardan başlıcaları şunlardır; Dönüşümsel Liderlik, Karizmatik Liderlik, Antrenör Tipi Liderlik, Liderliğe İkâme Kuramı, Kadın Liderler.

Yöneticilik ve liderlik : Liderlikle ilgili olarak üzerinde durulması gereken diğer bir nokta yöneticilik ve liderlik kavramlarının doğru bir biçimde ifade edilmesi gerekliliğidir. Bir lider yönetici konumunu gerektirmediği gibi, her yöneticinin lider olduğu da söylenemez. Liderler sahip oldukları farklı özellikleriyle başkalarını etkileyen, hedeflere dayalı vizyon ve misyon oluşturabilen kişilerdir. Yöneticiler ise başkaları tarafından o pozisyona getirilmiş, onlar adına belirlenmiş hedeflere dayalı olarak çaba gösteren, işleri planlayarak, uygulayan ve denetleyen kişilerdir. Yöneticilik bir meslektir ve işletmelerin kurulmasıyla ortaya çıkmıştır; liderlik ise bir davranış biçimidir. Belli bir amaç doğrultusunda bir araya gelen insanların var olduğu her ortamda liderlikten söz edilebilir. İşletmeler açısından bir liderden beklenen bazı görev ve davranışlar vardır. Bunlar (Çetin, 2008: 46-49):

• Firmayı başarıya götürecek bir strateji oluşturma,
• Firmanın yapması gereken işin özünü belirleme,
• İnsanları ikna etme,
• İnsanları dinlemeye çalışma,
• Eğer işletmenin içinde bulduğu şartlar, belirsiz ve verilmesi gereken zor kararlar varsa, liderler kararı vermeli, seçmeli ve harekete geçmelidir.

Liderin kurum içerisinde fonksiyonları şu şekilde sıralanabilir (Erdoğan, 1994: 358-360):

• Uygulayıcı Olarak Lider: Grubun özelliğine bakılmaksızın her liderin temel görevi grubun gerçekleştirdiği çalışmaları ve süreçleri koordine etmektir.
• Planlayıcı Olarak Lider: Lider, kurum içinde yer alan çalışanların amaçlara ulaşmaları için gerekli görülen davranışların planlayıcısı ve düzenleyicisi olarak görülür.
• Uzman Olarak Lider: Bir kurum içerisinde lider, çoğu zaman kuruma dair belli bilgilerin kaynağı ve uygulamaların mimarı olarak görülür.
• Sözcü Olarak Lider: Kurumun yapısına ve iletişim akışının ne şekilde sağlandığına bağlı olarak, kimi zaman grup üyelerinin başka bir grupla doğrudan ve etkin ilişki kurmaları zorlaşabilmektedir.
• Kontrolör Olarak Lider: Kurum içinde görev alan bir lider, bağlı bulunduğu grubun kontrolörü konumundadır.
• Ödüllendiren ve Cezalandıran Olarak Lider: Kurumsal yapılanmaya bağlı olarak grup üyelerinin önceden belirlenmiş amaçlar doğrultusunda tutum ve davranış sergilemeleri beklenir.
• Hakem ve Aracı Olarak Lider : Grup üyelerinin uyumundan sorumlu olan lider, grup üyeleri arasında oluşan anlaşmazlıkların ortadan kaldırılması noktasında aracı görevi üstlenmektedir.
• Örnek Olarak Lider: Bir liderin en önemli fonksiyonu, kendisini takip eden grup üyeleri için örnek olmasıdır.
• Grup Sembolü Olarak Lider: Kişilerin kurum içerisinde sahip oldukları statülerin sembolleri vardır.
• Suç Üstlenen veya Üyelere Babalık Yapan Kişi Olarak Lider: Kimi zaman bir lider temsil ettiği ve sorumluluğunu üstlendiği grubun ya da bir grup üyesinin yaptığı hataları üstlenebilir.

Ekili liderlik: Etkili liderin nasıl olması gerektiği ya da etkili lider kriterlerinin neler olduğu sorusu üzerinde durulduğunda, temel olarak kurumun hedeflerine ulaşması ile ekili liderlik arasında bir bağ olduğu söylenebilir. Bununla birlikte grubun sürekliliği, büyümesi, kapasitesi, performansı, çalışanların lidere yönelik tutum ve davranışları da etkili liderlik kriterlerini oluşturur. Üzerinde önemle durulması gereken bir diğer nokta lider ile çalışanlar arasındaki ilişkidir. Çalışanların lidere yönelik düşünceleri, ona duydukları bağlılık ve güven, lideri lider yapan temel unsurlardır.

Kurumiçi Halkla İlişkilerin Yönetimi ve Liderlik

Kurumiçi halkla ilişkilerin yönetimi hem çalışanların hem de yöneticilerin aktif olmalarını gerektiren bir süreci gerekli kılmaktadır. İnsanların toplumda düzeni sağlamak için kurallar koymaları ve bu kurallara uyma ihtiyacı, yöneten-yönetilen ayrımıyla birlikte liderlik kavramının da başlangıcını oluşturmaktadır. Halkla ilişkiler yöneticisinin amacına ulaşabilmesi için personelinin bir bütün olarak ve uyumlu bir biçimde yönetilmesi gerekmektedir. Liderlik, insanları belirlenmiş hedefler doğrultusunda çaba göstermeye ikna etme yeteneğidir. Kurumiçi halkla ilişkiler çerçevesinde yönetilmesi gereken ve etkin lidere ihtiyaç duyulan bileşenlerden bir tanesi kurum kültürüdür. Lider doğası gereği, kendini izleyen bir kitleye sahiptir. Bu kitle, onun tutum ve davranışlarını takip ederek rol model olarak kabul etmektedir. Çalışanlara karşı sorumluluk sahibi bir lider kuruma yönelik tutum ve davranışlarını sürekli kontrol altında tutmalı ve kurum kültürünün aktarılmasında aşağıdaki özellikleri taşımalıdır (Akıncı Vural, 2010: 105-106):

• Anlamları oluşturucu, düzenleyici ve etkileyicidir.
• Simge, ideoloji, efsane, özel bir kurum dili, inanç ve törenlerin yaratıcısıdır. Bunları gerektiğinde dönüştürüp değiştirebilmektedir.
• Örgüt yapısını canlandırıcı, harekete geçirici ve esneklik kazandırıcıdır.
• Bir tür mimardır.
• Yükseltici, özendirici, ruh ve ilham vericidir. İnsanları yenilik yapmaya ve böylelikle gelişmeye özendirir.
• Çalışanların bilinçaltında bulunanları, bilinç düzeyine çıkarır.
• Manevî bir özellik taşır. İnanırlık ve coşku izleyicileri ile bütünleşmesinin iki özelliğidir. Özetle bu tür liderlik, Jay Mac Gregor Burns’un ortaya koyduğu kavramıyla dönüştürücü liderliktir.
• Bu tür lider, lider ve izleyicileri birbirini yüksek motivasyon ve moral düzeylerine ulaştıracak biçimde ilişki kurduklarında ortaya çıkar. Kişilerin yaşamına anlam verme üzerine kurulur.
• Çevresel koşulların sürekli değişimi, önceden belirlenen rol gereklerine göre hareket etmeyi normal, rutin yönetimi değil, yenilikçilik ve yaratıcılığı gerektirir. Bu da kurumsal amaçların vb. yeniden biçimlenmesini, dönüştürülmesini gerektirir.

Belirli bir plan dahilinde ve belirli bir süreç doğrultusunda hayata geçirilen uygulamaları içeren halkla ilişkilerin başarısı başta bulunan liderin faaliyetleri ve faaliyetleri hayata geçirecek kişileri sistemli ve uyumlu bir biçimde bir araya getirmesine bağlıdır.

Kurumiçi iletişimin yönetilmesi sürecinde liderlik: Çalışanların performansları, kurumun bütün çıktılarına yansımakta ve kurumun büyümesini, rekabet edebilirliğini, kârını vb. noktaları doğrudan etkilemektedir. Dolayısıyla çalışanlar, kurumların önemsemek zorundu olduğu geniş bir kitleyi oluşturmaktadır. Kurumiçi iletişim sürecinin yönetilmesinde liderin görevlerini şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Çalışanları çift yönlü bir iletişime özendirmek amacıyla sürekli temas halinde olmalıdır.
• Çalışanlar arasındaki iletişimi güçlendirmelidir ve varsa iletişim engellerinin ortadan kaldırılmasına yönelik ortak görüşmeler düzenlemelidir.
• Yönetim sürecinin her aşaması hakkında çalışanlara sürekli bir bilgi akışı sağlamalıdır. Böylelikle çalışanlarda bilinmezlikten doğabilecek güvensizliğin önüne geçilebilmektedir.
• Çalışanların istek ve eleştirilerini rahat bir şekilde iletebilmelerini sağlamalıdır.
• Lider eğer yönetici konumunda değilse ast-üst ilişkilerinin olumlu yönde ilerlemesine yönelik aracı olmalıdır.

Bunların yanı sıra liderin iyi bir gözlemci olması gerekir. Kurum liderinin ve halkla ilişkiler birim liderinin bu anlamda sahip olduğu liderlik özellikleri halkla ilişkilerin özüne ve ruhuna ne derece uygun ve birbirleriyle ne kadar uyumluysa gerçekleştirilen halkla ilişkiler uygulamalarında izlenen süreç, ulaşılmak istenen amaçlar, takip edilen politikalar, üstlenilen görevler, kurumsal/birimsel örgütlenme ve karşılaşılan sorunlar açısından karşılıklı fikir alışverişi içerisinde alınacak kararlar eşgüdümlü bir şekilde belirli bir sistem dahilinde en uygun olan zaman dilimi içerisinde hayata geçirileceğinden, elde edilecek başarı düzeyi de o derece fazla olacaktır.