Kurumiçi Halkla İlişkiler Dersi 1. Ünite Sorularla Öğrenelim

Kurum iletişimi firmalar için neden büyük önem taşır?

Kurum iletişimi çeşitli alanlarda faaliyet gösteren firmalar için büyük bir önem taşımaktadır. Çünkü kurumların rekabet ortamı içerisinde istediği başarıya ulaşabilmesi, kurumsal imajın güçlendirilebilmesi, kurumsal kimliğin istenen yönde yerleştirilmesi, üretimin verimli hale getirilebilmesi ve talebin arttırılması açısından, kurumlarda gerçekleştirilen iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetleri, kurumsal başarının bir ön koşulu olarak kendini göstermektedir.

Kurumsal iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetleri hangi misyonları üstlenmektedir? 

Kurumsal iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetleri; kurum üretiminin verimliliğini arttırmak, hedef kitleyle bir güven ortamı yaratmak, kurumsal kültürün benimsetilmesini sağlamak gibi bir misyon üstlenmektedir.

Kurumsal halkla ilişkiler faaliyetlerinin yöneldiği kaç hedef kitle bulunmaktadır.? 

Kurumsal halkla ilişkiler faaliyetlerinin hem özel kuruluşlarda hem de kamu kurumlarında kurum içi ve kurum dışı olmak üzere yöneldiği iki hedef kitle bulunmaktadır.

Kurum dışı hedef kitleler temelde kaça ayrılmaktadır? 

Kurum dışı hedef kitleler üretilen mal ve sağlanan hizmetin tüketicileri, kurumun diğer şubeleri, ilişki hâlinde olduğu kurumlar ve tedarikçiler olmak üzere temelde dörde ayrılabilir.

Kurum nedir? 

Kurum, belli bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelmiş kişilerin oluşturduğu birlik olarak açıklanabilir. Ancak bu eksik bir tanımlamadır. Çünkü bir grupsal oluşumun kurum olarak kabul edilebilmesi için yalnızca ortak bir amaç taşıması yetmez. Ayrıca sistemli bir biçimde işlemesi, devamlılığının olması ve kendine özgü kurallar taşıması gerekmektedir. O hâlde daha ayrıntılı olarak; “kurum, bir sosyal grup ya da toplumda belli amaçları gerçekleştirmeye yönelik temel işlevleri karşılayan, süreklilik kazanmış, diğer kurumsal yapılarla ilişkili, ancak kendi alanında da tek olan ve kendine özgü değerler taşıyan bir sistem” olarak tanımlanabilir.

Kurumların sahip olması gereken özellikler nelerdir? 

Kurumların sahip olması gereken özellikler şu şekilde sıralanabilir:

• Kurumlar kendi faaliyet alanı içinde belli amaçlara sahip olmalıdır,
• Kurumlar rakip firmalar içinde diğerlerinden ayrılan belirli kurallara ve niteliklere sahip olmalıdır,
• Amaçlarını gerçekleştirme yolunda yapılan çalışmalar, bir sisteme ve düzene bağlı olarak işlemelidir,
• Kurumların hitap ettiği iç ve dış hedef kitle olmalıdır,
• Kurumlar, hedef kitlelerin sürekli değişen ihtiyaç ve beklentilerini karşılayabilecek  stratejiler geliştiren ve bunları uygulayabilen bir yapıya sahip olmalıdır,
• Kurumlar bir kimliğe sahip olmalı, hizmet verdiği ortamda ve hedef kitlede aidiyet  olgusu oluşturabilmelidir,
• Kurumların kendine özgü bir ‘kurum kültürü’ bulunmalıdır. 

Marka nedir? 

Marka, bir kurumun ürettiği mal ve hizmetler, başka kurumların ürettiği ürünlerden ayıran, kurumların kendine özgü kimliğidir Yeni teknolojilerin her geçen gün hızla büyüyen yapısı ve birbirine benzer ürün üreten firmaların sayısındaki artış, ekonomi piyasasında daha çetin bir rekabet ortamı yaratmış ve kurumlar birbirlerinden daha farklı ve kendilerine özgü¨ nitelikleriyle ön plana çıkmanın gerekliliği üzerine odaklanmıştır. Günümüzde bir kurumun markalaşma yönündeki başarısı, o kurumun ürettiği ürünlerin tanınırlığı ve satısıyla ölçülmektedir. Bu yüzden piyasadaki pasta payını arttırmak olarak açıklanan markalaşma çalışmaları, kurumsal halkla ilişkiler birimlerinin stratejik kalkınma planlarında ilk sıradaki yerini almıştır.

Kurumsal Marka nedir? 

Kurumsal marka, bir tüketicinin ürünü satın alma eylemini gerçekleştirirken o ürünü üreten kurumla ilgili aklına gelen isim, işaret, sembol gibi simgelerdir. Kurumsal marka aynı zamanda kurumların kimliği olarak da adlandırılabileceğinden, kurumların hizmet ürettiği çevrelerde aidiyet meydana getirmesi bakımından önemlidir. Kurumların markaları, o işletmelerin norm ve kurallarından, kimliğinden ve kültüründen beslenir.

Kurumsal bir markayı oluşturan değerler nelerdir? 

Kurumsal bir markanın temelini, örgütsel değerler, temel değerler ve katma değerler, oluşturmaktadır.

İletişim nedir? 

Genel anlamda iletişim; bireylerin haberleşmek, sosyalleşmek, hedeflerini gerçekleştirmek, beklentilerini doyurmak, bilgilenmek ve eğlenmek gibi ihtiyaçlarını karşılayabilmesi için ortak kodlar aracılığıyla birbiriyle ileti alışverişinde bulunması, etkileşime içine germesi olarak açıklanabilir.

Kurumiçi iletişimin özellikleri nelerdir? 

• Kurumiçi iletişim, mevcut kurumsal yapıya ve kültüre bağlı olarak kurum içinde yapılan sözel ve sözel olmayan mesajların iletilmesi, alınması sürecidir.
• Kurumiçi iletişim; bir kurumun üretim ve faaliyetleriyle ilgili, o kurumda çalışanların kendi aralarında ve yönetimle gerçekleştirdikleri ileti alışverişidir.
• Kurumiçi iletişim; bir kurumun tüm birimlerinin ve bu birimlerdeki çalışanların birbiriyle gerçekleştirdiği her türlü bilgi, duygu, düşünce ve yaklaşım paylaşımıdır.
• Kurumiçi iletişim; çalışanların yeteneklerine uygun roller almasına, organizasyonda iş birliği ve iş bölümünün gerçekleşmesine olanak sağlayan, iş planı ve verimliliğini etkileyen bir iç çevre iletişimidir. 

Motivasyonun bireyler üzerindeki etkisi nedir? 

Motivasyon, bir çalışanın yaptığı işten mutlu olmasını sağlar, kuruma olan bağlılığını arttırır ve kurum çıkarlarını kendi bireysel çıkarlarının üstünde tutar. Ancak kurumiçi diyalojik iletişim sureci de belirli roller doğrultusunda gerçekleştirilmelidir. Buradaki asıl amaç ise kurumdaki sistem ve disiplini korumaktır. Nasıl ki yönetim iletileri önce halkla ilişkiler ve insan kaynakları birimine, oradan diğer birimlerin müdürlerine, şeflerine ve şeflerden de çalışanlara gönderiliyorsa, çalışanların iletileri de aynı roller çerçevesinde geri gönderilmelidir. Yüz yüze iletişim kanalları dışında gerçeklesen etkileşim bu sistem dışına kaydığı ta takdirde; roller anlamını yitirir, otorite bozulur, performans düşer ve kurum imajı sarsılır.

Halkla ilişkiler biriminin önemi nedir? 

Halkla ilişkiler birimi, bir kurumun hem iç hem de dış çevreyle ilişkisinde köprü vazifesi gören, kurumun çalışanlar ve dış hedef kitle ile güvene dayalı bir bağ kurmasını sağlayan birimdir.

Çamdereli’ye göre halkla ilişkiler nasıl tanımlanmaktadır? 

Çamdereli bu konuda halkla ilişkileri şöyle tanımlamaktadır: “Halkla ilişkiler, tanıma ve tanıtma edimidir; yönetilen aydınlatma, yönetimin eylem ve işlemlerin ona açıklama, tanıtma; halkın isteklerini, şikâyetlerini öğrenme, tanıma biçiminde iki temel evrede özetlenebilir”.

Kurumiçi iletişim ve halkla ilişkilerin önemi ve amaçları nelerdir? 

Kurum içi iletişim ve halkla ilişkilerin önemi ve amaçları genel olarak;

1. Kurum yönetimi açısından
2. Kurum çalışanı açısından
3. Dış hedef kitle açısından

 olmak üzere üç başlık altında gruplandırılabilir. 

Kurumiçi iletişim ve halkla ilişkileri hangi açıdan önemlidir? 

Kurumiçi iletişim ve halkla ilişkilerin faaliyetleri; bir kurumun sistemli işleyebilmesinde, üretimin arttırılmasında, çalışanlara kurum kültürünün benimsetilmesinde, başarılı yönetim politikalarının izlenmesinde ve potansiyel büyümenin sağlanabilmesinde hayatî bir öneme sahiptir.

Bir kurumun markalaşmasının ön koşulu nedir? 

Bir kurumun markalaşma ve kalkınma planlamaları yönünde başarıyı yakalayabilmesi ve küresel piyasa ekonomindeki çetin rekabet koşullarında ayakta kalabilmesinin ön koşulu, kurumiçi iletişimdir. 

Kurumsal kimlik nedir? 

Kurumsal kimlik “bir şirketin kendini ifade etmesine ve insanların şirketleri tanımlarken, hatırlarken ilişki kurmalarına izin verdiği anlamlar topluluğu” olarak açıklanabilir.

Kurum kültürü nedir? 

Kurum kimliğiyle ilişkili olan kurum kültürü ise “kurum tarafından benimsenen temel değerler, kurumun çalışanlarına ve müşterilerine yönelik politikasına kılavuzluk eden felsefesi, kurum üyelerince paylaşılan temel inanç ve varsayımlar, işin nasıl organize edilmesi, otoritenin nasıl kullanılması ve kontrol edilmesi gerektiğine ilişkin kuvvetli inançlar bütünü” olarak açıklanabilir.

Kurum yönetimi açısından kurumiçi iletişimin önem ve amaçları nelerdir? 

Kurum yönetimi açısından kurumiçi iletişimin önem ve amaçları şöyle sıralanabilir:

• Kurumsal hedeflerin, kalkınma stratejilerinin ve üretim süreçlerinin çalışanlara tanıtılması ve benimsetilmesi,
• Değişen durum ve koşullar içinde, kısa ve uzun vadede alınan kararların ve yapılan değişikliklerin tüm çalışanlara eşit ve doğru bir biçimde iletilmesi,
• Kurum içinde meydana gelebilecek aksaklıkların ve yanlış anlaşılmaların önüne geçilmesi ve dedikodu kültürünün oluşmasının engellenmesi,
• Doğru rol dağılımının sağlanması,
• Çalışanlar ve kurum için en etkin iletişim kanallarının belirlenmesi,
• Üretim süreçlerinin takip edilmesi ve verimliliğin arttırılması,
• Çalışanların kurum ile bütünleşmesi ve kurum çıkarlarının bireysel çıkarlarla çatışmasının önlenmesi,
• Kurumsal kalitenin arttırılması ve tüm çalışanların bir bütün olarak kalite yönetimine dahli edilmesi,
• Kurum çalışanlarından gelen tepkilerin değerlendirilmesi ve takip edilmesi, 

Bir kurum içerisinde yer alan yetişmiş elemanın özellikleri nelerdir? 

Bir kurum içinde belirli bir süre yer almış çalışan, “yetişmiş eleman”dır. Yetişmiş eleman ise o kurumun hedeflerini, çalışma yöntemlerini, kalkınma stratejilerini, kâr-zarar politikalarını, kurumun aldığı tedbirleri öğrenmiş, kurum kültürünü benimsemiş kişidir.

Çalışanın bir kurumda motive olabilmesi için kurum hangi faaliyetleri gerçekleştirmelidir?

Kurumiçi halkla ilişkiler faaliyetleri çalışanların kendilerini ifade edebileceği bir alan yaratmalı, çalışanlar için en doğru iletişim kanallarını belirlemelidir.

Halkla ilişkiler çalışanlarının ve uzmanlarının ayırt edici özellikleri nelerdir?

İyi bir halkla ilişkiler çalışanı ve uzmanının iyi bir iletişim becerisi, yazılı, sözlü ve elektronik kanalları ile ilgili bilgi ve beceriye sahip olabilme, diğer rakip firmaları iyi tanıyabilme, analitik düşünme, çalıştığı alan ile ilgili detaylı bilgiye sahip olabilme, yeniliklere açık olma gibi özelliklere sahip olması gerekmektedir.

Kurumiçinde halkla ilişkiler faaliyetlerinin amaçları nelerdir? 

Kurumiçi iletişimde halkla ilişkiler faaliyetleri, en kapsamlı amaç olarak kurumun iç ve dış kitlelere yönelik belirlediği hedeflerini başarıya ulaştırmak, kârını arttırmak ve markalaşma yönündeki planlarını kalkındırmaktır.

Kurumsal halkla ilişkiler faaliyetlerinde planlamanın amacı nedir? 

Planlama, “kurumların amaçlarını belirlemesi ve bu doğrultuda kendilerini amaçlarına ulaştırabilecek eylemleri koordine edebilmesidir”.

Kurumiçine yönelik halkla ilişkiler faaliyetlerinin yerine getirdiği düzenleme işlevinin amacı nedir? 

Düzenleme işlevi; kurumdaki belirleyici politikaların yönetilmesi, kurumsal işleyişin devamlılığının sağlanması, koyulan kurallar çerçevesinde iş disiplinin yürütülmesi adına yapılan faaliyetler bütünü¨ olarak açıklanabilir.

Bir çalışan kurumla ilgili hangi konular ile ilgili bilgilendirilme ihtiyacı hisseder? 

Bir çalışan çalıştığı kurum ile ilgili olarak: kurumun üretim kaynakları ve çalışmaları, kurumun kalkınma stratejileri ve planlamaları, kurumun piyasadaki rakipleri arasındaki yeri, kurumun yönetim fonksiyonları, yeni yatırım alanları ve iş ortaklıkları, kurum kültürü ve kurumun mevcut imajı, yeni konulan kurallar, alınan kararlar ve değiştirilen roller, diğer çalışanlar ile ilgili bilgiler (doğum, ölüm, evlilik, işten çıkarma, terfi), etkinlikler, toplantılar, gezi ve seyahatler konusunda bilgilendirilme ihtiyacı hisseder.

Bir kurumun halkla ilişkiler çalışanları hangi konularda ikna edilmelidir? 

Bir kurumun halkla ilişkiler çalışanlarını kurumun kültürü, kurumun değerleri, kurumsal kimlik, yönetim yapısı ve uygulamaları, iletişim yöntemleri, etkinlik ve roller konularında ikna etmesi gereklidir.

Sosyalleşme nedir? 

Sosyalleşme, diğer adıyla toplumsallaşma, bireyin doğduğu andan başlayıp, yaşamının her alanında var olan ve ölene kadar süren bir olgudur. “Toplumsallaşma, bir bireyin toplumun kurallarını ve normlarını edinme sürecidir”.

Denetim fonksiyonu içeresinde kurumların halkla ilişiler birimleri hangi etkinlikleri yerine getirmelidir? 

Kurumun başlangıçtaki durumu ve planlamalar dâhilinde bulunması gereken durumu analiz edilir, mevcut durum ile gelinen durumun yorumlaması yapılır, kurumun birim sorumlularından kendi departmanlarıyla ilgili üretim miktarı, performans ve rollerin gerekleriyle ilgili rapor alınır, eğer bir hata ve aksaklık varsa, bunların nedenleri araştırılır, durum tespiti ve gerekçelerin dinlenmesi için etkinlik toplantıları düzenlenir, kurumun kuralları, normları ve hedefleri yeniden hatırlatılır, aksaklıklara yönelik uygun iletişim etkinlikleriyle gerekli enformasyonlar gönderilir, program süreci yeniden başlatılır, roller yeniden dağıtılır ve yeni bir denetleme süreci baslar.

Kurumların başarıya ulaşmasında ve verimliğin devamında en etkin nitelik nedir? 

Kurumların başarıya ulaşmasında ve verimliğin devamında en etkin nitelik gerçekçi planlamaların yapılmasıdır.

Etkin bir planlamada rol oynayan zaman yönetiminin amacı nedir? 

Kurumsal hedeflerin süreç içeresinde başarıyla gerçekleştirilebilmesi, kurumsal veremliliğin ve kalitenin arttırılması, kurumsal imajın güçlendirilmesi ve çalışanlardan rollerinin gereklerine uygun beklentilerin karşılanabilmesi adına zaman yönetim etkin halkla ilişkiler faaliyetlerinin önemle üzerinde durduğu bir konudur.

Çalışanların motivasyonunu artırmak amacıyla hangi teşvikler gerçekleştirilmelidir? 

Çalışanlar tarafından yerine getirilen iyi bir performansın takdir edilmesi, kurum tarafından önemsendiğinin hissettirilmesi, tatil, ikramiye, ayın elemanı gibi teşvik edici etkenliklerde bulunulması, çalışanın kurum için önerilerde bulunmasına fırsat tanınması, çalışanların aileleriyle birlikte katılacağı etkinlikler düzenlenmesi, şikâyetlerin dikkate alınması, eğitici programların veya seyahatlerin tertip edilmesi gibi uygulamalar bir kurumun çalışan motivasyonunu sağlama ve teşvik etme konularında kullanabileceği etkin yöntemlerdir.

Kurumsal imaj yönetim çalışmalarında seçilebilecek iletişim kanalları nelerdir? 

Kurumsal dergiler, broşürler, el ilanları, reklamlar, billboardlar ve afişler olabileceği gibi yüz yüze iletişim yöntemleri de etkin bir rol oynamaktadır.

Niteliklere göre kurum içine yönelik gerçekleştirilen iletişim biçemleri hiyerarşik sıralamaya göre durum ve koşullara göre nasıl gerçekleşmektedir?

Niteliklere göre kurum içine yönelik gerçekleştirilen iletişim biçemleri hiyerarşik sıralamaya göre “tek yönlü ve çift yönlü” olarak gerçekleşmektedir.

Tek yönlü iletişim nedir? 

Tek yönlü İletişim, kurumsal hiyerarşiye bağlı olarak genellikle kurumun üst yönetimden aşağıya doğru gerçekleştirilen iletişim biçimidir.

Tek yönlü iletişimde kullanılan kurumsal dergi ve gazetelerin önemi nedir? 

Dergi ve gazete gibi süreli yayın organları, kurumsal gelişmelerin aktarıldığı, kalkınma planlarının açıklandığı, etkinliklerin duyurulduğu, kurumsal anlaşmalar, birleşmeler, terfiler ve kutlamalar gibi bilgilerin yer aldığı enformasyonları içerir. Yani bu yayınlarla çalışanlar, kurumun sosyal, ekonomik, bilimsel ve teknik nitelikleriyle ilgili bilgi edinirler.

Tek yönlü iletişimde bültenler hangi amaçla kullanılır? 

Bültenler, kurumiçi iletişimde genellikle ilan panoları ve tahtalarının yetersiz olarak görüldüğü¨ durumlarda, bir konuya ilişkin olarak çalışanların ayrıntılı bilgilendirilmesi gerekliliğinde kullanılan iletişim aracıdır. Kurumla ilgili bültenler, ilan panolarında çalışanlara duyurulan yeniliklerin, alınan kararların ve konan kuralların gerekçeler, sonuçları ve kurum beklentilerine ilişkin ayrıntılı bilgi aktarılmasını sağlayan, etkili ve ucuz bir iletişim kanalıdır. Ancak çoğunlukla tek yönlü bir ileti aktarımı sağlar, geri dönüşümse ya hiç yoktur ya da ağır bir süreçte gerçekleşir.

Çift yönlü iletişim nedir?

Çift yönlü iletişim, ortak kodlar aracılığıyla kaynaktan gelen mesajların alıcı tarafından alınıp açıldığı ve tekrar kodlanarak geri gönderildiği, karşılıklı etkileşime dayalı bir etkinliktir.

Dikey iletişim nasıl gerçekleştirilir? 

Dikey iletişimin temelinde ast üst ilişkisi bulunmaktadır ve temel kural, ast üst ilişkisinin kurumsal disipline bağlı ve kademe atlanmadan gerçekleştirilmesidir.

Yatay iletişim kimler arasında gerçekleştirilir? 

Aynı örgütsel düzeydeki çalışanlar, yani aynı hiyerarşik otoriteye, yetki ve sorumluluğa sahip üyeler arasında gerçeklesen iletişim türüdür.

Çapraz iletişim nedir? 

Çapraz iletişim biçimi, kurumsal faaliyet sürecinde birim ve çalışanların, emir komuta zincirini bir kenara bırakarak gerçekleştirdiği iletişim biçimidir. 

Biçimsel olmayan iletişim nasıl gerçekleştirilir? 

Bu iletişim biçimi; kurumlarda herhangi bir hiyerarşik düzen zincirine bağlı olmayan, çalışanlar arasında gayriresmî dolaşan enformasyonlar sonucu meydana gelen iletişim biçimidir. informel iletişimde resmî kaynaklardan gelmeyen bilgilerin, yine hiyerarşik otorite idaresi dışında yayılması ve yorumlanması durumu söz konusudur.

 Kurum içinde gelen informel iletişim biçimleri çoğunlukla hangi sebeplerden kaynaklanır? 

• Kurumsal iletişim biçimlerinin yeterince işlevsel olmaması
• Kurum kurallarının belirgin ve net koyulamaması
• Doğru iletişim kanallarının seçilememesi
• Mesajların doğru     kodlar    ve           zamanda gönderilmemesi
• Halkla ilişkiler birimlerinin kurumiçi iletişim fonksiyonlarında, otoriteyi destekleyici tek taraflı bir tutum içine girmesi
• Çalışanların bilgi ihtiyacının yeterince karşılanmaması ve taleplerine yanıt verilmemesi
• Kurum kültürünün çalışanlara doğru tanıtılmaması ve benimsetilmesi konusunda yaşanan eksiklikler
• Ağır iş koşulları ve yeteneklere uygun olmayan rol dağılımı
• Rollerin dağıtılması, yetki ve sorumluluklar gibi konularda yaşanan belirsizlikler
• Çalışanların sosyal bir birey olarak görülmemesi ve önemsenmemesi
• Kurumsal imajın yaratılmasında yapılan stratejik hatalar

Kurumsal iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin üstlendiği misyon nedir?

Kurumsal iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetleri; kurum üretiminin verimliliğini arttırmak, hedef kitleyle bir güven ortamı yaratmak, kurumsal kültürün benimsetilmesini sağlamak
gibi bir misyon üstlenmektedir.

Kurum içine yönelik gerçekleştirilen iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin faydaları nelerdir?

Kurum içine yönelik gerçekleştirilen iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetleri, çalışanların faaliyette bulundukları kurumun politikalarını anlaması, benimsemesi, kurum çıkarlarıyla kendi bireysel çıkarlarını uyumlandırması, kurum kültürünü içselleştirebilmesi ve kurum imajını güçlendirebilmesi imkânı tanır. Ayrıca kurumiçi iletişim, bir kurumun
hiçbir aksaklık olmadan sistemli işleyebilmesi ve en önemlisi de dedikodu kültürünün önlenebilmesi için kurumların kalkınabilmesi adına vazgeçilemez bir olgu olarak karşımıza çıkmaktadır.

Kurum'un ayrıntılı tanımını yapınız. 

“Kurum, bir sosyal grup ya da toplumda belli amaçları gerçekleştirmeye yönelik temel işlevleri karşılayan, süreklilik kazanmış, diğer kurumsal yapılarla ilişkili, ancak kendi alanında da tek olan ve kendine özgü değerler taşıyan bir sistem” olarak tanımlanabilir. 

Kurumların sahip olması gereken özellikler nelerdir?

Kurumların sahip olması gereken özellikler şu şekilde sıralanabilir:
• Kurumlar kendi faaliyet alanı içinde belli amaçlara sahip olmalıdır,
• Kurumlar rakip firmalar içinde diğerlerinden ayrılan belirli kurallara ve niteliklere
sahip olmalıdır,
• Amaçlarını gerçekleştirme yolunda yapılan çalışmalar, bir sisteme ve düzene bağlı
olarak işlemelidir,
• Kurumların hitap ettiği iç ve dış hedef kitle olmalıdır,

• Kurumlar, hedef kitlelerin sürekli değişen ihtiyaç ve beklentilerini karşılayabilecek
stratejiler geliştiren ve bunları uygulayabilen bir yapıya sahip olmalıdır,
• Kurumlar bir kimliğe sahip olmalı, hizmet verdiği ortamda ve hedef kitlede aidiyet
olgusu oluşturabilmelidir,
• Kurumların kendine özgü bir ‘kurum kültürü’ bulunmalıdır.

Kurumsallaşma sürecinin gerçekleşmesinde ön plandaki gerekli koşul nedir?

Kurumsallaşma sürecinin gerçekleşmesinde düzenli işleyen bir yapının ve bu süreçte uyulması gereken kuralların gerekliliği ön plana çıkmaktadır. Bu gereklilik, dış hedef kitle üzerinde etkili olabilmek ve planlanan kalkınma stratejilerinin piyasa ortamında gerçekleştirilebilmesi amacının bir ön koşuludur.

Kurum içine yönelik İletişim ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin faydaları nelerdir?

Kurum içine yönelik gerek yönetim yapısında gerekse çalışanlar arasında sağlanan örgütlenme faaliyetleri, kurumun etkinlik alanı, amaçları ve kalkınma stratejileri çerçevesinde başarılı ve sistemli bir işleyişin oluşturulmasını sağlar. İletişim ve halkla ilişkiler faaliyetleri ise bu noktada çalışanların yetenekleri ve bilgi birikimlerinin belirlenmesinde,
çalışanlar arasında uygun rol dağılımlarının sağlanmasında, kurum kültürünün çalışanlara benimsetilmesinde, üretim ve potansiyelin arttırılmasında ve iş birliğinin  oluşturulmasında etkin bir role sahiptir. Ayrıca yönetim fonksiyonunun başarılı işleyişi, doğru planlamanın yapılması, alınan kararların çalışanlara duyurulması ve kurum işleyişinin bir düzene oturtulması yine etkin iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetleriyle söz konusu olmaktadır.

Marka ve Kurumsal Marka ifadelerini tanımlayınız. 

Marka, bir kurumun ürettiği mal ve hizmetleri, başka kurumların ürettiği ürünlerden ayıran, kurumların kendine özgü kimliğidir. Kurumsal marka, bir tüketicinin ürünü satın alma eylemini gerçekleştirirken o ürünü üreten kurumla ilgili aklına gelen isim, işaret, sembol gibi simgelerdir. Kurumsal marka aynı zamanda kurumların kimliği olarak da adlandırılabileceğinden, kurumların hizmet ürettiği çevrelerde aidiyeti meydana getirmesi bakımından önemlidir. 

Kurumsal markalaşmanın avantajları nelerdir?

Kurumsal markalar yalnızca bir kurumu diğer kurumlardan ayırmaya ya da ürün tanınırlığını ve tüketimini arttırmaya yönelik bir etki yaratmaz, aynı zamanda iç hedef
kitle olarak çalışanların kurum itibarına olan güvenini ve bağını da kuvvetlendirir. Ayrıca kurumsal markalaşma yönünde gösterilen çabaların başarı sağlamasında çalışanların
gösterdiği performans ve verimliliğin doğrudan etkisi bulunmaktadır. Bunun yanında her bir kurum çalışanı aynı zamanda çeşitli sosyal gruplar içinde yer alması sebebiyle bir dış
hedef kitle üyesidir ve kurum kimliğine olan inancı, çalışanın o kuruma ait kimliği ve markayı dışarıya tanıtmasını ve benimsetmesini sağlar.

Diyalojik iletişim ne demektir?

Diyalojik iletişim, diyaloğa dayalı, karşılıklı, çift yönlü iletişim biçimidir. Kurumiçi iletişimin verimliliğinde diyalojik iletişim biçimi birincil rol oynar.

Halkla ilişkilerin genel tanımı nasıldır?

Halkla ilişkiler genel olarak kurumların iç ve dış hedef kitleler ile iyi ilişkiler kurması ve bu ilişkileri yönetebilmesi faaliyetleri olarak açıklanabilir. Kurumların başarısı ve kalkınma planı çerçevesinde büyüyebilmesi amacı doğrultusunda halkla ilişkiler birimleri, hedef kitlenin sürekli değişen istek ve beklentilerinin takibi, bu doğrultuda hedef kitleye
uygun kalkınma stratejilerinin ve doğru iletişim kanallarının belirlenmesi ve ihtiyaçların doyurulması faaliyetlerini yerine getirmektedir.

Kurum iç iletişim ve halkla ilişkilerin önemi ve amaçları hangi başlıklar altında incelenir?

Kurum iç iletişim ve halkla ilişkilerin önemi ve amaçları genel olarak;
a. Kurum yönetimi açısından,
b. Kurum çalışanı açısından,
c. Dış hedef kitle açısından olmak üzere üç başlık altında gruplandırılabilir

Kurum yönetimi açısından kurumiçi iletişimin sağladığı avantaj nelerdir?

Kurum yönetimi açısından kurumiçi iletişim büyük bir öneme sahiptir. İyi koordine edilmiş ve sağlam temellere oturtulmuş bir kurumiçi iletişimde, çalışanlar o kurumun kültürünü tanıma ve benimseme konusunda hiçbir zorluk yaşamazlar. Kurum kültürünü tanıyan ve benimseyen çalışanlar ise o kurumun amaçlarını tam olarak tanır, içselleştirir, kuruma olan bağlılığı artar, kurumun verimliliğini arttırır, çıkarlarını kendi çıkarları gibi algılar, yönetimle ve diğer çalışanlarla ilişkileri güçlenir. Bu da kurumun dışa yönelik kısa ve uzun vadeli kalkınma planlarını gerçekleştirmesine ve güçlendirmesine önemli bir zemin hazırlar. Ancak bu sıralananlar, kurum içinde gerçekleşen iyi bir iletişimle sağlanabilir ve bu yüzden kurumiçi iletişim, yönetim açısından ayrı bir önem taşır. Kurum yönetimi açısından kurumiçi iletişimin önem arz eden başka bir noktası ise çalışanları iyi tanıyarak, çalışanların yetenek ve becerilerine göre doğru rol dağılımını sağlamaktır. 

Kurum kültürü kavramını açıklayınız. 

Kurum kimliğiyle ilişkili olan kurum kültürü ise “kurum tarafından benimsenen temel değerler, kurumun çalışanlarına ve müşterilerine yönelik politikasına kılavuzluk eden felsefesi, kurum üyelerince paylaşılan temel inanç ve varsayımlar, işin nasıl organize edilmesi, otoritenin nasıl kullanılması ve kontrol edilmesi gerektiğine ilişkin kuvvetli inançlar bütünü” olarak açıklanabilir.

Kurum yönetimi açısından kurumiçi iletişimin önemi ve amaçlarını belirtiniz. 

Kurum yönetimi açısından kurumiçi iletişimin önemi ve amaçları şu şekilde sıralanabilir:
• Kurumsal hedeflerin, kalkınma stratejilerinin ve üretim süreçlerinin çalışanlara
tanıtılması ve benimsetilmesi,
• Değişen durum ve koşullar içinde, kısa ve uzun vadede alınan kararların ve yapılan
değişikliklerin tüm çalışanlara eşit ve doğru bir biçimde iletilmesi,
• Kurum içinde meydana gelebilecek aksaklıkların ve yanlış anlaşılmaların önüne
geçilmesi ve dedikodu kültürünün oluşmasının engellenmesi,
• Doğru rol dağılımının sağlanması,
• Çalışanlar ve kurum için en etkin iletişim kanallarının belirlenmesi,
• Üretim süreçlerinin takip edilmesi ve verimliliğin arttırılması,
• Çalışanların kurum ile bütünleşmesi ve kurum çıkarlarının bireysel çıkarlarla çatışmasının önlenmesi,
• Kurumsal kalitenin arttırılması ve tüm çalışanların bir bütün olarak kalite yönetimine dahil edilmesi,
• Kurum çalışanlarından gelen tepkilerin değerlendirilmesi ve takip edilmesi,

Çalışanlar açısından kurumiçi iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin önemi ve amaçlarını açıklayınız. 

Çalışanlar açısından kurumiçi iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin önemi ve amaçları özetle şu şekilde sıralanabilir:

• Kurum ideolojisini, amaçlarını ve kültürünü tanımak ve bu sayede kurum çıkarlarının kendi çıkar ve görüşleriyle örtüşüp örtüşmediğini tespit etmek,
• Fikirlerini açıklayabilmek ve görüşlerini bildirmek,

. Kurum tarafından önemsendiğini hissetmek ve motive olmak,
• Geliştirici program ve etkinliklerden haberdar olmak suretiyle kendine uygun olanı seçebilmek ve katılmak,
• Çalıştığı birimde iş güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili tedbirleri öğrenmek,
• Kurumun diğer çalışanlarını tanımak ve etkin iş birliğine katkıda bulunmak,
• Kurumdaki bürokratik hiyerarşiyi öğrenmek ve buna göre hareket etmek,
• Performans değerlendirmesindeki niteliğini öğrenmek ve kurum adına bireysel
performans planlaması yapmak,
• Kurumun mevcut durumunu ve kalkınma planlamasındaki başarı durumundan haberdar olmak ve buna göre kısa ve uzun vadeli bireysel yaşam planlaması yapmak,
• Kurumsal iletişim yaklaşımlarını kavramak suretiyle yanlış anlaşılma ve dedikoduya olanak vermeden, görüşlerini nasıl açıklayacağına dair fikir geliştirebilmek.

Halkla ilişkiler çalışanlarının ve uzmanlarının taşıması gereken ayırt edici nitelikler nelerdir?

Halkla ilişkiler çalışanlarının ve uzmanlarının birçok konuda ayırt edici nitelikler taşıması gerekmektedir. Bu nitelikler şu şekilde sıralanabilir:

• Halkla ilişkiler çalışanları, her şeyden evvel iyi iletişim kurabilme bilgi ve becerisine sahip olmalıdır. Halkla ilişkilerin temeli iknaya dayanır. Kurumların hitap ettiği
iç ve dış hedef kitleleri ikna edebilmesinin yolu da en etkili mesajları seçmek ve kurgulamaktır.
• Halkla ilişkiler çalışanları yazılı, sözlü ve elektronik iletişim kanalları hakkında gelişmiş bilgiye sahip olmalı ve bunları iyi kullanabilmelidir. Çünkü kurumsal imajın
güçlendirilmesi ve markalaşma çalışmalarının başarıyla sürdürülmesi adına, belirlenen mesajların hedef kitleye en etkin iletişim kanallarıyla ulaştırılması gerekmektedir.
• Kurumların markalaşması sürecindeki çalışmaların bir yönünü piyasadaki diğer rakip firmaların takibi ve değerlendirilmesi oluşturmaktadır. Ancak küresel ekonominin boyutları nedeniyle sadece ülke içindeki firmalar değil, aynı zamanda uluslararası kurumlar da takip ve analiz edilmeli, değişen durum ve koşullara uyum sağlayabilecek stratejiler hakkında bilgi sahibi olunmalıdır. Bunun için de bir halkla ilişkiler uzmanı en az bir yabancı dil bilmelidir.

• Kurumsal halkla ilişkiler çalışanları analitik düşünebilen, sorunlara pratik çözümler üretebilen, olağanüstü durum ve koşullara çabuk uyum sağlayabilen ve çalışanları güdümleyebilen bir yapıya sahip olmalıdır.
• Halkla ilişkiler çalışanları faaliyet gösterdiği alanla ilgili detaylı bilgi sahibi olmalı,
iç ve dış hedef kitleyi tanımanın gerekliliği konusunda bilinçli davranabilmelidir.
• Halkla ilişkiler uzmanı, sosyal bilimlerden ekonomiye kadar birçok alanda gerekli
bilgi birikimine sahip olmalıdır ve bunu uygulamaya dönüştürebilmelidir.
• Halkla ilişkiler çalışanları, olay ve gelişmelere diğer çalışanlardan daha profesyonel
bir vizyonla bakabilmeli, görünmeyeni görebilmeli ve yeniliklere açık olmalıdır,
• İletişim ilk olarak bireylerin karşılaşmasıyla başlamaktadır. İletişim etkinliğinin
nasıl başlayıp nasıl süreceğini belirleyen en önemli faktör bireylerin dış görünüşüdür. Bu nedenle halkla ilişkiler çalışanı duruşu, tavrı ve giyim tarzıyla konumuna
uygun davranmalı, mesafeli ve işini ciddiye alan bir tavır sergilemelidir.
• Halkla ilişkiler çalışanları profesyonel bir iş disiplini için, kurum çıkarlarıyla bireysel çıkarlarını örtüştürebilmeli, iş hayatıyla özel hayatını birbirine karıştırmamalıdır. Bu konuda diğer çalışanlara örnek olabilecek bir tavır sergilemelidir.
• Bir halkla ilişkiler uzmanı, çalışanları bir makine gibi değil, sosyal bir birey olarak
görebilmeli ve yüz yüze iletişimi teşvik edici stratejiler geliştirerek, sosyal dayanışma ve bütünleşmeyi sağlayabilmelidir.

Kurumiçi halkla ilişkiler faaliyetlerinin yerine getirdiği işlevler hangi başlıklar altında toplanır?

Kurumiçi halkla ilişkiler faaliyetlerinin yerine getirdiği işlevler; planlama, düzenleme, bilgi verme, ikna etme, bütünleştirme, sosyalleştirme ve denetleme işlevleri olmak üzere yedi başlık altında toplanabilir.

Halkla ilişkilerin kurum içinde yerine getirdiği düzenleme işlevinin sağladığı avantajlar nelerdir?

Halkla ilişkilerin kurum içinde yerine getirdiği düzenleme işlevi sayesinde çalışanın kuruma yönelik aidiyet duygusu artar, motivasyon yükselir, iş prensipleri doğrultusunda
kurumsal işleyiş devam eder, üretimde kalite ve performans artar. Örneğin; kurum çalışanlarına yönelik düzenlenen bir parti etkinliği çalışanın motivasyonunu ve kuruma olan
bağlılığını arttırken iş performanslarının kurum kurallarına uygun yerine getirilmesi için belirli periyotlar halinde düzenlenen bilgilendirme toplantıları sayesinde kurum disiplininin devamlılığını sağlar.

Düzenleme işlevinde halkla ilişkiler birimleri;
• Kurumiçi ilişkileri düzenler ve devamlılığı sağlar,
• Kurumun tüm birimleri arasındaki iletişim biçimlerini ve kanallarını düzenleyerek, kurumdaki uyumu ve iş birliğini arttırır,
• Kurum içinde çeşitli etkinlikler düzenleyerek çalışan motivasyonunu sağlar,

Kurum içine yönelik gerçekleştirilen bilgilendirme fonksiyonu, çalışan üzerinde ne tür etkiler sağlar?

Kurum içine yönelik gerçekleştirilen bilgilendirme fonksiyonu, çalışan üzerinde şu etkileri yaratır:
• Kuruma güven duymak,
• Kuruma olan bağlılığı arttırmak,
• Kurumun kalkınma çalışmalarına gönüllü olmak,
• Kamuoyu oluşumuna katkıda bulunmak,
• Karşılıklı anlayış ve iş birliğini sağlamak,
• Uzun vadeli bireysel planlamalar gerçekleştirebilmek,
• Kurum çıkarlarıyla bireysel çıkarları dengelemek.

Çapraz iletişim biçimi kurum ve çalışanlar için ne tür avantaj sağlar?

Çapraz iletişim biçimi, kurumsal faaliyet sürecinde birim ve çalışanların, emir komuta zincirini bir kenara bırakarak gerçekleştirdiği iletişim biçimidir. Bu iletişim biçiminde bir
birimin astı olan çalışan ile başka bir birimin şefi doğrudan iletişim kurabilir. Çapraz iletişimde sadece ast üst hiyerarşisine göre hareket etmek gerekmez, aynı zamanda astın başka bir birimdeki ast ile bilgi alışverişinde bulunması da söz konusudur. Bu iletişim biçimi genellikle üretim sürecinde ivedilikle çözülmesi gereken bir sorun ya da üretim için koordinasyonun sağlanması gibi olağan üstü bir durum kendini gösterdiğinde, zamandan ve emekten tasarruf etmek adına gerçekleştirilir ve bu konuda çapraz iletişim biçimi kurum ve çalışanlar için avantajlı bir imkân sağlar.