Halkla İlişkiler Uygulama Teknikleri Dersi 5. Ünite Sorularla Öğrenelim

Sunumla ilgili dinleyici notları hazırlamanın ne gibi katkıları olabilir?

Dinleyici notları sayesinde önemli noktaların vurgulanması, yapılması gerekenlerin adım adım özetlenmesi, sunuş sırasında kullanılan görsel materyallerde yer verilemeyen verilerin (istatistikler, tablolar, çizimler, vb) sunulması mümkün olmaktadır.

Sunumun giriş kısmını daha dikkat çekici hale getirmek için kullanılabilecek yöntemler nelerdir?

? Anekdot: Sunuş konusuyla ilgili bir noktayı vurgulamak için başkasının ya da kendimizin yaşadığı bir olayı kısaca anlatarak sunuşa başlayabiliriz. Bu olaylar komik unsurlar içerebileceği gibi içermeyebilir de. ? Fıkra ya da şaka: Sunumlara bir fıkra ya da şaka ile başlamak ortamı ısıtmak, dinleyicilerle sıcak kurmak için oldukça etkili olabilmektedir. ? Soru: Farklı türde sorular sorarak da dinleyicilerin dikkatini çekebiliriz. ? Bilimsel veri: Eğer varsa, sunumlara çarpıcı bilgileri içeren ifadelerle başlamak dinleyicilerin ilgisini çekebilir.

Sunum öncesinde heyecanı yenmek için kullanılabilecek teknikler nelerdir? Detaylı olarak açıklayınız.

? Düşüncelerimizi Düzenlemek: Konuyu ne kadar iyi bilirsek bilelim, eğer neler aktaracağımızı bir düzene koymadan sunuma başlarsak heyecanlanabiliriz. Düşüncelerimizin iyi düzenlenmiş olması kendimize güvenimizi artırır. ? Hayalimizde Canlandırmak: Sunum öncesinde salona girdiğimizi, sunumu kendimizden emin biçimde gerçekleştirdiğimizi, soruları rahatlıkla cevapladığımızı ve salondan iyi bir iş yaptığımızdan emin biçimde ayrıldığımızı düşleyelim. Bu süreci hayalimizde canlandırmak, sunumu başarılı biçimde gerçekleştirebilmemiz için yapmamız gerekenler üzerinde odaklanmamıza yardımcı olur. ? Prova Yapmak: Birçoğumuza sunum öncesi prova yapmak anlamsız gelir. Bazen de yalnızca hayalimizde canlandırıp bırakırız. Oysa prova ayakta, sanki dinleyicilerin önünde konuşuyormuş gibi ve görsel materyalleri (eğer varsa) kullanarak gerçekleştirilmelidir. Araştırmalar, sunum öncesinde en az iki kez bu tür prova yapmanın, sunumun etkisini arttırdığını ortaya koymaktadır. Eğer mümkünse birinin provayı izlemesini, eleştirmesini ve/veya videoya almasını sağlayın. Eleştirileri dinleyip videoda kendinizi izledikten sonra sunumuzdaki son değişiklikleri yapar ve bu değişikliklerle birlikte bir prova daha gerçekleştiririz.

Sunumlarda görselliği arttırmak için son yıllarda yaygın olarak kullanılan bilgisayar yazılımlarının avantajlı yönleri nelerdir?

: Bilgisayar yazılımları sunumların daha etkili ve çekici olmasında bizlere yardımcı› olmaktadır. Bu yazılımlar yardımıyla aktarmak istediğimiz sayısal verileri, ilgi çekici tablolar ve grafikler haline dönüştürebiliyoruz. Düşünce ve bilgilerimizi kolayca yazıya dönüştürüp, önemli noktaları farklı bir yazı tipi, biçimi ve rengi ile vurgulayabiliyoruz. Benzer biçimde hazır resimleri ya da çizimleri kullanarak kavram ve açıklamaları görselleştirebiliyoruz. Özetle, bilgisayar yazılımları aktarmak istediklerimizi, tablo ya da grafik, yazılı ifade veya resim/ çizim biçimlerinde elektronik görüntüye dönüştürmemize ve sunmamıza yardımcı oluyor. Bu yazılımlar arasında Microsoft firmasının ürünü olan PowerPoint sık kullanılmaktadır. PowerPoint, temelde birçoklu ortam (multimedya) sunum yazılımıdır. Farklı yazılımlarla üretilen grafikler, tablolar, çizimler, sesler, hareketli görüntüler, canlandırmalar (animasyonlar) ve metinler PowerPoint’e aktarılarak bir bütün halinde sunulabilir. Ayrıca PowerPoint ile de metin, çizim, grafik ve tablo hazırlanabilir. PowerPoint’in yanı sıra Prezi, Google Dökümanlar, Open Office gibi yazılımların içinde yer alan sunum programları da yer almaktadır

Sunum sırasında görünüm açısından olumlu bir izlenim bırakmak için dikkat edilmesi gereken noktalar nelerdir?

? Giysiler, ne bol ne de çok dar olmalı›, tam vücuda oturmalıdır. Profesyonel bir görünüm için genellikle uzun kollu giysiler tercih edilmelidir. ? Bazı kumaşlar hareket edildiğinde ses çıkarır. Dikkatin dağılmasına yol açabilecek olan bu tür kumaşlardan yapılmış giysiler tercih edilmemelidir. ? Parlak kırmızı, portakal rengi, beyaz ya da siyah renkli giysilerden de kaçınılmalıdır. Bu renkler de dikkatin, sizden üzerinizdeki giysilere kaymasına neden olabilir. ? Hareket ile birlikte ses çıkaran, ışık altında çok parlayan, sağa sola sallanan takılar da dikkatin dağılmasına yol açabilir. Bu tür takılardan da kaçınılmalıdır. ? Makyaj, sade olmalıdır. Aşırı makyaj, istenmeyen, olumsuz bir izlenim oluşturabilir. ? Saç rengi, giysiler ve takılar arasında renk uyumuna dikkat edilmelidir. Saç biçimleri, bireysel tercihlere ve fiziksel özelliklere bağlı olmasına karşın dikkatin en yoğun toplandığı bölge olmamalıdır. ? Takım elbiseler tercih edilmelidir. Ancak, parlak renklerden ve kareli kumaşlardan kaçınılmalıdır. Genellikle, lacivert, gri ve siyah renkler daha profesyonel izlenim oluşturur. Dinleyicilerin özelliklerine ve değerlerine bağlı olarak spor ceketler ve bunlara uygun renkte pantolonlar da giyilebilir. ? Dinleyicilere bağlı olarak ceket düğmeleri iliklenebilir. Veya bazen de daha samimi bir hava oluşturmak için ceket tamamen çıkarılabilir. ? Kravat rengi seçerken, göz ve yüz rengi uyumuna dikkat edilebilir. Çoğu kaynakta önerilen kırmızı kravat rengi size uygun olmayabilir. Kırmızı renk dikkati çektiği için ilginin aktardıklarınızdan çok kravatınız üzerinde odaklanmasına yol açabilir. Daha az dikkati çeken renkler tercih edilmelidir. ? Ayakkabılar, giysilere uygun renkte ve modelde, rahat ve boyalı olmalıdır. Çoraplar da ayakkabılara uygun olmalıdır. Çoraplar, oturulduğunda pantolon paçasından bacağın görülmesini engelleyecek uzunlukta olmalıdır. Ayakkabı ile aynı ya da yakın renkte kemerler tercih edilmelidir. ? Saç, sakal, bıyık yeni kesilmiş ve taranmış olmalıdır. ? Olabildiğince gözlük takmaktan kaçınılmalıdır. Gözlük kullanmadan kaçınmanın nedeni, gözlük camlarının ışığı yansıtarak dinleyicilerin gözlerinizi görmesini engellemeleridir.

Düşüncelerimizi ya da aktarmak istediğimiz içeriği düzenleyebilmek için farklı teknikler kullanabiliriz. Bu tekniklerden biri olan ve sekiz adımdan oluşan sunum hazırlama tekniğinin basamaklarını yazınız ve kısaca açıklayınız.

? Beyin fırtınası gerçekleştirmek: Herhangi bir konuda aktarmak isteyebileceğimiz çok sayıda düşünce ya da bilgi olabilir. Beyin fırtınası ile aktarmak istediklerimizin ve gerekli olduğunu düşündüklerimizin hepsini düşünmeli ve bunları yazmalıyız. Olabildiğince çok düşünceyi yazdıktan sonra, sunuşa vurgulamamız gereken önemli ana düşünceleri çekip çıkarmalıyız. Herhangi bir sunuşta aktarılmak istenen ana düşünce sayısının iki ile beş arasında olmasına çalışılır. Eğer beşten fazla ana düşüncemiz varsa, bu düşünceleri diğerleri ile birleştirerek sunmaya çalışmalıyız. ? Destekleyici düşünceleri saptamak: Ana düşünceler beyin fırtınası sonunda belirlendikten sonra yapılması gereken bu düşünceleri destekleyen düşüncelerin geliştirilmesidir. Destekleyici düşüncelerin, ana düşüncelerden farklı olarak daha özel ve ayrıntılı bilgi içermesi gerekir. ? Kazançları belirlemek: İnsanlar ve özellikle yetişkinler sunumlara katıldıklarında ne gibi kazançlar elde edeceklerini öğrenmek isterler. Bu, onların daha istekli biçimde sunuşa katılmalarına yardımcı olur. Bu nedenle, özellikle ikna etme hedefi olan sunuşlarda dinleyicilere istediklerimizi yaptıklarında ne kazanacaklarının açıkça belirtilmesi gerekir. ? Görsel materyali tasarlamak: sunuşlarda sözel açıklamalarımızın yanı sıra dinleyicilerin görme duyularına yönelik görseller kullanmamızı da önermektedir. Sözel açıklamalarımızı destekleyen bu görseller, tahta ya da panoya asılan basit bir çizimden, saydam, dia, elektronik görüntü ve hatta videodaki bir hareketli görüntüye kadar çeşitli biçimlerde olabilir. ? Dinleyici notları hazırlamak: Sunuşun önemli noktalarının adım adım özetlenmesi işlemidir. ? Çarpıcı bir giriş planlamak: Etkili bir sunumun en temel bileşenlerinden biri etkileyici bir sunum girişi planlamaktır. Bu nedenle yaratıcı, farklı ve açıklayıcı bir girişin sunum öncesinde planlanması gerekmektedir. ? Akılcı biçimde sonlandırmak: Etkili başlangıç kadar etkili sunum sonlandırma da kritik bir önemdedir. Bu bölümde, sunuşta vurgulanan ana düşüncelerin tekrarlanması gerekir. Bunların yanı sıra bu ana düşünceleri destekleyen diğer açıklamalara da eğer gerekliyse yer verilebilir. ? Dinleyicilerin sorularına hazırlanmak: Soru sorma aşaması dinleyicilerin etkin katılımını ve aktif tartışma ortamını desteklediği için sunumun etkililiğini arttıracaktır. Bu nedenle

Etkili bir sunum gerçekleştirmenin en temel amacı nedir?

Bir sunum görünüm ve konuşma açısından olumlu bir izlenim yaratabiliyorsa etkili bir sunum olarak kabul edilebilir.

Sunumlarda görsel materyallerden yararlanmak neden gereklidir?

Zihnimizin görsel açıdan çok gelişkin olması sayesinde görselliğin olduğu sunumların daha dikkat çekici ve akılda kalan nitelikte olduğu ortaya konmaktadır. Bu nedenlerde sunumlarda görsel materyalin etkin bir biçimde kullanılması önemle vurgulanmaktadır.

Görsel materyalleri hazırlarken en temel kural basit ve sade olmasıdır. Bir sunumda bunu gerçekleştirebilmek için nelere dikkat etmek gerekmektedir?

vap: ? Fazla sayıda görsel materyal kullanmamak ? Metinleri olabildiğince görsel hale getirmek, uzun metinler kullanmaktan kaçınmak ? Her görselde yalnızca bir ana düşünceyi vurgulamak ? Metin, sayı ve resimlerin görünür olmasını sağlamak ? Renk kullanımında dikkatli davranmak ? Görülmesi kolay

Etkili bir sunumun temel bileşenlerinden biri çarpıcı bir giriş yapmaktır. Bu tür girişlerin temel amacı nedir?

? Sunuş ilişkin ön bilgi vermek: Kendimizi tanıtmak, konunun önemini vurgulamak, sunuşun akışını belirtmek, sunuş sırasında ne tür materyallere gereksinim duyacaklarını açıklamak, dinleyicilerin neler kazanacaklarından söz etmek, sunuşun içeriğine ilişkin ipuçları vermek türü etkinlikler bu işleyiş altında değerlendirilmektedir. Her sunuş, dinleyici kitlenin özelliklerine bağlı olarak farklı türde ön bilgi vermeyi gerektirir. ? Dikkati çekmek: Sunuş öncesinde insanlar birbirleriyle konuşmak, iş yerinde yapmaları gereken işleri düşünmek, dağıtılan sunuş notlarını okumak gibi dikkatlerini sunuma vermelerini engelleyici işlerle uğraşıyor olabilirler. Dağılmış olan bu dikkati sunuma odaklamak gerekir.

Sunuma hazırlık aşamasında sunumumuza dinleyici olarak katılacakları tanımaya çalışırız. Dinleyicileri ve özelliklerini tanımak neyi, neden, nasıl anlatmamız gerektiği konusunda bize ipuçları verir. Dinleyicileri tanıma sürecinde hangi alanlara ilişkin bilgi toplamaya çalışılır?

evap: ? Değerler, insanların önem verdiği noktalardır. Genellikle her örgüt ve hatta her birim kendine özgü, diğerlerinden farklı değerlere sahip olabilir. ? Gereksinimler, olması gerekenler ile var olanlar arasındaki farklardır. Düşündüklerimiz, her zaman dinleyicilerimizin gerçekten ihtiyaç duydukları olmayabilir. Sunum öncesinde dinleyicilerin gereksinimlerini saptamak sunumun daha etkili olmasına yardımcı olacaktır. ? Sınırlılıklar, dinleyicilerin yapmasını istediklerimizi yapmalarına engel olacak unsurlardır. ? Özellikler, dinleyicilere ilişkin demografik bilgilerdir. Sunum öncesinde, yaş, cinsiyet, gibi özelliklerden haberdar olmak içeriği dinleyicilerin özelliklerine göre yapılandırmamızda, örnekleri seçerken dikkatli davranmamızda bize yardımcı olur.

Sunumun başında ya da sonunda yer alabilecek etkili bir soru-cevap veya tartışma etkinliği için dikkat edilmesi gereken kurallar nelerdir?

? Soruyu dikkatli dinleyip tam olarak ne sorulduğunu net olarak anlayın. ? Soru sorulurken nasıl cevaplayacağınız konusunda ipuçları verecek vücut hareketlerinden kaçının. ? Her soruya eşit önem verin. “İyi bir soru”, “bravo” ya da “çok güzel bir soru” gibi ifadeler kullanmayın. ? Olumlu ifadeler içeren sorular› tekrar ederek herkesin duymasını sağlayın. ? Olumsuz ifadeler içeren soruları olumlu ifadeler ile tekrar ederek kontrolün sizde olduğunu vurgulayın. ? Cevaplarınız samimi olsun. Eğer cevabı bilmiyorsanız, bilmediğinizi söyleyin ve cevabı bularak ileteceğiniz konusunda söz verin. ? Soruyu dinlerken ve cevaplarken, soru soran dinleyici ile göz temasınızı kaybetmeyin. ? Cevaplarınızı, sunuşta vurguladığınız ana düşüncelerle ilişkilendirin. ? Soruları cevaplarken kendi deneyimlerinizi, uzman görüşlerini, bilimsel verileri kullanın.

Sunumun hemen öncesinde ya da sunum sırasında stres ve heyecanı yenmeye yönelik teknikler nelerdir? Detaylı olarak açıklayınız.

? Derin Nefes Almak: Kendimizi sinirli hissettiğimizde ve kaslarımız gerildiğinde, yeterince derin nefes alamıyor olabiliriz. İlk yapmamız gereken ayağa kalkmaktır. Ayakta dik ama rahatlamış biçimde durmalı ve kendimizi iyi hissedene kadar derin nefes alıp vermeliyiz. Bu derin nefes alıp vermeler hızlı hızlı değil, belirli aralıklarla olmalıdır. ? Kasları Gevşeten Hareketler Yapmak: Stres kaslarımızın gerilmesine, ellerimizin ve ayaklarımızın titremesine yol açabilir. Sunuma başlamadan hemen önce bazı basit hareketler yaparak kasları gevşetmek yararlı olabilir. Örneğin, oturduğumuz yerde ayak ya da el bileklerimizi ve boynumuzu sağa sola yukarı aşağı hareket ettirebiliriz. Bu tür hareketler vücutta birikmiş enerjinin boşalmasını sağlayarak kaslarımızın gevşemesine ve heyecanımızı kontrol etmemize yardımcı olabilir. ? Hareket Etmek: Tek bir noktada çakılı kalıp hareket etmeyen ve mimiklerini kullanmayan konuşmacılar kendilerini gergin hisseder. Gerginlikten kurtulabilmek için kasların esnetilmesi gerekir. Sunum sırasında, doğal ve abartıdan uzak olmasına dikkat ederek ellerimizi, kollarımızı ve başımızı hareket ettirebiliriz. Vücudumuzun üst kısmı gibi (eğer mümkünse) bacaklarımızı da çalıştırabiliriz. İleri ya da iki yana doğru bir kaç adım atmak yeterli olabilir. Adım atmaya yeterince yer olmadığı durumlarda bile, en azından hemen yana yarım adım atarak kaslarımızın esnemesine olanak tanıyabiliriz. ? Göz Teması Kurmak: Sunumumuzu sanki bire bir görüşme yapıyormuş gibi gerçekleştirmeliyiz. Bunun için konuşurken insanların gözlerine bakmalıyız. İletişim kurmaya çalışmalıyız. Göz teması, bizi dinleyicilerden daha az soyutlayacağı için rahatlamamızı sağlar.

Etkili bir sunuş yapabilen insanlar öncelikle neler yapmıştır?

Bunun için öncelikle temel yeterlikler olarak kabul edebilece¤imiz düzenleme, hazırlanma, sunma ve heyecanı kontrol etme becerilerini öğrenmişlerdir.

Heyecanı kontrol etmek için uygulanacak tekniklerden 'düşüncelerimizi düzenlemek' nedir?

Konuyu ne kadar iyi bilirsek bilelim, eğer neler aktaracağımızı (düşüncelerimizi) bir düzene koymadan sunuşa başlarsak heyecanlanabiliriz. Düşüncelerimizin iyi düzenlenmiş olması kendimize güvenimizi artırır. Kendine güven ise enerjimizi sunuşa odaklamamıza yardımcı olur.

Heyecanı kontrol altına alabilmek için uygulanabilecek tekniklerden 'prova yapmak' nedir?

Prova ayakta, sanki dinleyicilerin önünde konuşuyormuş gibi ve görsel materyalleri (eğer varsa) kullanarak gerçekleştirilmelidir. Araştırmalar, sunuş önesinde en az iki kez bu tür prova yapmanın, sunuşun etkisini artırdığını ortaya koymaktadır. Eğer mümkünse birinin provayı izlemesini, eleştirmesini ve/veya videoya almasını sağlayın. Eleştirileri dinleyip videoda kendinizi izledikten sonra sunuşumuzdaki son değişiklikleri yapar ve bu değişikliklerle birlikte bir prova daha gerçekleştiririz. Bu tür bir prova sonunda gerçekleştirilen sunuşta heyecan tamamen kontrol altındadır.

Sunuşun hemen öncesinde heyecana kapılam durumunda uygulayabileceğimiz bazı teknikler nelerdir?

Derin nefes almak ve kasları gevşetici hareketler yapmak bu tekniklerdendir.

Sunuş sırasında heyecanımızı yenmek için uygulayabileceğimiz 'hareket etmek' tekniği nedir?

Tek bir noktada çakılı kalıp hareket etmeyen ve mimiklerini kullanmayan konuşmacılar kendilerini gergin hisseder. Gerginlikten kurtulabilmek için kasların esnetilmesi gerekir. Sunuş sırasında, doğal ve abartıdan uzak olmasına dikkat ederek ellerimizi, kollarımızı ve başımızı hareket ettirebiliriz. Vücudumuzun üst kısmı gibi (eğer mümkünse) bacaklarımızı da çalıştırabiliriz. İleri ya da iki yana doğru bir kaç adım atmak yeterli olabilir. Adım atmaya yeterince yer olmadığı durumlarda bile, en azından hemen yana yarım adım atarak kaslarımızın esnemesine olanak tanıyabiliriz.

Bir sunuşu planlama aşamasında cevap aranan 4 soru nedir?

Planlama aşamasında dört temel soruya cevap ararız. Bunlar:

1. Kime sunuş yapacağım?

2. Neden bu sunuşu yapacağım?

3. Neyi sunacağım?

4. Nasıl sunacağım?

Dinleyicilerimizi tanıma sürecinde dört farklı alana ilişkin bilgi toplamaya çalışırız. Bu alanlar nelerdir?

Bilgi toplamaya çalıştığımız alanlar; değerler, gereksinimler, sınırlılıklar ve özelliklerdir.

Dinleyicilerimizi tanıma sürecinde farklı alanlara ilişkin bilgi toplamaya çalışırız. Bu alanlardan sınırlılıklar nedir?

Sınırlılıklar, dinleyicilerin yapmasını istediklerimizi yapmalarına engel olacak unsurlardır. Örneğin, dinleyicilerimiz eğer kullanacağımız teknik terimleri, kısaltmaları, benzetmeleri bilmiyorlarsa, yapmalarını istediklerimizin belirli bir maliyeti varsa ve dinleyicilerimiz bu maliyeti karşılayamacaklarsa, aktaracağımız konuya ilişkin dinleyiciler arasında bir anlaşmazlık varsa sunuşumuz başarılı olmayabilir.

Sunuşu gerçekleştirmede dört temel amaç nelerdir?

Eğlendirmek, eğitmek, ikna etmek ve bilgilendirmek bu temel dört amaçlardandır.

Düşüncelerimizi düzenleyebilmek için kullandığımız tekniklerin adımlarından biri olan 'beyin fırtınası gerçekleştirmek' nasıl gerçekleştirilir?

Beyin fırtınası ile aktarmak istediklerimizin ve gerekli olduğunu düşündüklerimizin hepsini düşünmeli ve bunları yazmalıyız. Her düşünce ya da bilgiyi “post-it” türü küçük kağıtlara yazmak, daha sonra bunları düzenlerken bize yardımcı olur. Olabildiğince çok düşünceyi yazdıktan sonra, sunuşta vurgulamamız gereken önemli ana düşünceleri çekip çıkarmalıyız. Herhangi bir sunuşta aktarılmak istenen ana düşünce sayısının iki ile beş arasında olmasına çalışılır. Aksi halde, dinleyicilerin içeriği algılamada zorlandıkları belirtilmektedir.

Sunuşa katılan dinleyicilere sunuş notlarını dağıtmanın yararları nelerdir?

Sunuşa katılan dinleyicilere sunuş notlarını dağıtmanın

1. önemli noktaların vurgulanması,

2. yapılması gerekenlerin adım adım özetlenmesi,

3. sunuş sırasında kullanılan görsel materyallerde yer verilemeyen verilerin (istatistikler, tablolar, çizimler, vb) sunulması gibi çeşitli yararları vardır.

Sunuşlarda girişin iki işlevi vardır. Bu işlevler nelerdir?

Girişin işlevlerinden ilki sunuşa ilişkin ön bilgi vermek ve dikkati çekmektir.

Sunuşa ilişkin ön bilgi vermek başlığı altında değerlendirilen etkinlikler nelerdir?

Kendimizi tanıtmak, konunun önemini vurgulamak, sunuşun akışını belirtmek, sunuş sırasında ne tür materyallere gereksinim duyacaklarını açıklamak, dinleyicilerin neler kazanacaklarından söz etmek, sunuşun içeriğine ilişkin ipuçları vermek türü etkinlikler bu işlev altında değerlendirilmektedir.

Çarpıcı bir giriş için sık yararlanılan yöntemler nelerdir?

Anekdot, fıkra ya da şaka, soru ve bilimsel bir veri paylaşmak çarpıcı bir giriş için kullanılabilecek yöntemlerdendir.

Etkili bir soru-cevap ya da tartışma etkinliği gerçekleştirebilmek için dikkat edilmesi gereken kurallar nelerdir?

Etkili bir soru-cevap ya da tartışma etkinliği gerçekleştirebilmek için şu kurallara dikkat etmelisiniz:

• Soruyu dikkatli dinleyip tam olarak ne sorulduğunu net olarak anlayın.

• Soru sorulurken nasıl cevaplayacağınız konusunda ipuçları verecek vücut hareketlerinden kaçının.

• Her soruya eşit önem verin. “İyi bir soru”, “bravo” ya da “çok güzel bir soru” gibi ifadeler kullanmayın.

• Olumlu ifadeler içeren soruları tekrar ederek herkesin duymasını sağlayın.

• Olumsuz ifadeler içeren soruları olumlu ifadeler ile tekrar ederek kontrolün sizde olduğunu vurgulayın.

• Cevaplarınız samimi olsun. Eğer cevabı bilmiyorsanız, bilmediğinizi söyleyin ve cevabı bularak ileteceğiniz konusunda söz verin.

• Soruyu dinlerken ve cevaplarken, soru soran dinleyici ile göz temasınızı kaybetmeyin.

• Cevaplarınızı, sunuşta vurguladığınız ana düşüncelerle ilişkilendirin.

• Soruları cevaplarken kendi deneyimlerinizi, uzman görüşlerini, bilimsel verileri kullanın.

Görsel materyallerin basit ve kısa olmasını sağlayabilmek için göz önünde bulundurulması gereken noktalar nelerdir?

Görsel materyallerin basit ve kısa olmasını sağlayabilmek için;

• Görsel materyallerin sayısında cimri davranın
• Olabildiğince iletileri görselleştirin, metinlerden kaçının
• Her görselde yalnız bir düşünceyi vurgulayın
• Metin ve sayıların görünür olmasını sağlayın
• Renk kullanımında dikkatli davranın
• Görülmesi kolay resim ve çizimleri tercih edin
• “Olsun” diye görsel kullanmayın
• Görsel algıyı kolaylaştırın
• Tutarlı davranın.

İletileri görselleştirmek ve metinlerden kaçınmanın amacı nedir?

Bir resim onlarca kelimeye değerdir. Sayısal ve istatistiksel veriler tablolar halinde sunulduğunda, dinleyiciler bunları ve aralarındaki ilişkileri kavramada zorlanmaktadır. Oysa bir grafik yardımıyla, soyut sayısal veriler görsel bir şekil alabilir. Böylece daha somut ve çok daha akılda kalıcı biçimde sunulabilir. Grafik kullanırken, olabildiğince basit olmasına, yalnızca önemli sayıların verilmesine, yatay ve dikey eksenlerin etiketlerinin belirtilmesine dikkat etmeliyiz. Benzer biçimde özellikle soyut düşünce ve bilgiler de resim ya da çizim biçiminde somutlaştırılabilir. Böylece dinleyicilerin daha kolay algılamaları sağlanabilir.

Görsel araç ve materyallerin sunumu yapan kişiden öne çıkmaması için yapılması gerekenler nelerdir?

• Slayt, tepegöz ya da data/video yansıtma cihazı kullanıyorsanız, bu araçların sizin sol tarafınızda ve dinleyicilere 45 dereceli bir açıyla yerleştirilmelerini sağlayın. İnsanların göz hareketleri soldan başlayarak sağa doğru ilerler. Görsel araçları sola yerleştirdiğimizde dinleyicilerinizin gözleri önce sizin üzerinizde olacak, daha sonra görüşlerinizi yansıtan görselleri görecek, sonra size geri döneceklerdir. Görsel yardımcı araçların yanında, dinleyicilere yüzünüz dönük olarak ayakta durun.
• İşaret etmek istediğiniz noktaları göstermek için bir tahta ya da lazer nokta (pointer) kullanabilirsiniz. Bunları sol elinizde tutun ve gösterirken olabildiğince dinleyicilerle göz temasını kaçırmayın.
• Sunuşun yapıldığını salonun tamamen aydınlatılmasını sağlayın. Ekrandaki görüntülerin net görülemediği durumlarda ekrana yakın olan ışıkları söndürebilirsiniz. Ancak karanlıkta kalmamalısınız. Benzer biçimde dinleyicilerin oldu¤u bölümün de aydınlık kalmasına dikkat edin.
• Tahta ya da çevirmeli yaprak (flipchart) üzerine yazı yazmanız gerekebilir. Yazı yazarken, sırtınız dinleyicilere dönük durumda konuşmayın. Yazdıktan sonra dinleyicilerle göz temasını kurup konuşmaya başlayın.

Sunumda erkekler için görünüme ilişkin öneriler nelerdir?

• Takım elbiseler tercih edilmelidir. Ancak, parlak renklerden ve kareli kumaşlardan kaçınılmalıdır. Genellikle, lacivert, gri ve siyah renkler daha profesyonel izlenim oluşturur. Dinleyicilerin özelliklerine ve değerlerine bağlı olarak spor ceketler ve bunlara uygun renkte pantolonlar da giyilebilir.
• Dinleyicilere bağlı olarak ceket düğmeleri iliklenebilir. Hatta bazen daha samimi bir hava oluşturmak için ceket tamamen çıkarılabilir.
• Kravat rengi seçerken, göz ve yüz rengi uyumuna dikkat edilebilir. Çoğu kaynakta önerilen kırmızı kravat rengi size uygun olmayabilir. Kırmızı renk dikkati çektiği için ilginin aktardıklarınızdan çok kravatınız üzerinde odaklanmasına yol açabilir. Daha az dikkati çeken renkler tercih edilmelidir.
• Ayakkabılar, giysilere uygun renkte ve modelde, rahat ve boyalı olmalıdır. Çoraplar da ayakkabılara uygun olmalıdır. Çoraplar, oturulduğunda pantolon paçasından bacağın görülmesini engelleyecek uzunlukta olmalıdır. Ayakkabı ile aynı ya da yakın renkte kemerler tercih edilmelidir.
• Saç, sakal, bıyık yeni kesilmiş ve taranmış olmalıdır.

Etkili bir sunumu gerçekleştirmek için kişinin konuşmayla ilgili dikkat etmesi gereken noktalar nelerdir?

Sunuş sırasında dinleyicilerle kurduğunuz göz teması, sesinizin tonunu kontrol edişiniz, vücut ve yüz hareketleriniz etkili bir konuşmanın gerçekleştirilmesine yardımcı olur. Bazı kültürlerde farklılık göstermesine karşın çoğunlukla, konuşurken karşıdaki kişinin gözlerine bakmak kendine güven izlenimi ve samimiyet duygusu oluşturur. Bu nedenle konuşurken mutlaka dinleyicilerinize bakmalısınız. Ses tonumuzun doğal olması ve karşılıklı konuşma havası yaratması sunuşumuzun etkili olmasına katkı sağlayacaktır. Öte yandan, monoton bir ses, dikkatin kolay dağılmasına yol açabilir. Tüm dinleyicilerin sizi rahat duyabileceği bir yükseklikte konuşmalısınız. Yüz ve vücut hareketleri de olumlu izlenimin oluşmasına yardımcı olur. Yüz hareketlerinden (mimiklerden) yararlanılırken aşırıyaya kaçılmamasına çalışılmalıdır.

Sunuşun içeriğiyle ilgili sık yapılan hatalar nelerdir?

Sunuşun içeriğiyle ilgili sık yapılan hatalar ;

• Net ve açık bir hedef belirlememek
• Dinleyicilerin değerleri, gereksinimleri, sınırlılıkları ve özelliklerini dikkate almamak
• Sunuşun başlangıcında dinleyicilere konuyu uygun biçimde tanıtmamak
• Anahtar kavramları ya da teknik terimleri tanımlamamak
• Sunuş için öngörülen zamana s›¤mayacak kadar çok bilgiyi aktarmaya çalışmak
• Kendini tekrar etmek
• Zamanı doldurmak için içeriği yaymaya çalışmak
• Çok fazla ve gereksiz ayrıntıya girmek
• Çok fazla ya da yetersiz sayıda görsel materyal kullanmak
• Soru ve tartışmalara olanak tanımamak
• Ana düşünceler arasında geçişi vurgulamamak.

Sunumda düşünce ve bilgilerin aktarımında sık yapılan hatalar nelerdir?

Düşünce ve bilgilerin aktarımında ise genellikle şu tür hatalar yapılmaktadır;

• Konuyu istekli ve heyecanlı biçimde sunmamak

• Çok yavaş ya da çok hızlı, çok yüksek ya da çok alçak sesle konuşmak

• Sunuş notlarınızla ya da kalemle oynamak

• Sunuş kartlarından kelime kelime okumak

• Dinleyicilerin tamamıyla göz teması kurmamak

• Dinleyicilere şirin görünmeye çalışmak

• Dinleyicilerin anlamayacağı bir dil kullanmak

• Hatalar ya da eksiklikler için özür dilemek

• Hataları saklamaya çalışmak

• “ııı”, “eee” ve “aaa” gibi duraklama sesleri çıkarmak

• Sürekli hareket halinde olmak ya da hareketsiz kaskatı kesilmek

• Kürsünün ya da yansıtma cihazlarının arkasına saklanmak

• Perdenin önünde durarak dinleyicilerin görmesini engellemektir.