Verimlilik Yönetimi Dersi 1. Ünite Özet

Verimlilik Nedir?

Verimlilik, israf ve savurganlıktan uzak, kaynakları en uygun biçimde kullanarak üretmek demektir. Teknik anlamda verimlilik, “üretilen mal ve hizmet miktarı ile bu mal ve hizmet miktarının üretilmesinde kullanılan girdiler arasındaki oran” olarak tanımlanır ve çıktı/ girdi olarak formüle edilir. Bu oranda “Çıktı” üretilen mal ya da hizmetin; “Girdi” ise bunları üretirken kullanılan iş gücü, sermaye, enerji, hammadde vb. kaynakların fiziksel ya da finansal büyüklüğünü ifade etmektedir. Verimlilikteki temel amaç daha az kaynak (girdi) kullanarak, daha fazla ürün (çıktı) sağlayarak, yaşam kalitesini yükseltmektir.

Dünyada “prodüktivite”, yani verimlilik, kavramının bugünkü anlamda ilk kez ne zaman ve nerede kullanıldığı Fransız bilim adamı Prof. Jean Fourastie tarafından araştırılmıştır. Bu araştırmanın sonuçlarına göre, verimliliğin ilk kez 16. yüzyılda kullanıldığı tespit edilmiştir.” Bu kavramı ilk kullanan Alman doktor ve mühendis George Bauer’dir. 1556’da yayımlanan De re Metallica adlı kitabı, “verimlilik” kavramının kullanıldığı ilk kaynaktır. Dünyada ilk kez 1921’de “Alman Ekonomisini Rasyonelleştirme Kurumu” verimlilikle ilgili çalışmalar yapmak üzere kurulmuştur. Ülkemizde ise verimlilikten ilk defa 1923 yılında İktisat Kongresi’nde söz edilmiştir. Ülkemizde Millî Prodüktivite Merkezi, 580 sayılı yasa ile 17 Nisan 1965 tarihinde kurulmuştur. Bugün bu kurum, Sanayi ve Verimlilik Genel Müdürlüğü adı altında T.C. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına bağlı olarak ulusal verimlilik düzeyimizin arttırılmasına yönelik çalışmalar yapmaktadır. 17 Ağustos 2011’de T.C. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına bağlı olarak aşağıdaki dört temel faaliyet alanında çalışmaktadır.

• Verimlilik araştırmaları yapmak, verimlilik politika ve stratejilerini hazırlamak, uygulanmasını izlemek ve sonuçlarını değerlendirmek.
• Verimliliği artırma ve geliştirme yolunda işletmelere destekleyici teknik yardımlar sağlamak, danışmanlık ve eğitim hizmetleri vermek ve verimlilik bilincinin yaygınlaşmasını sağlamak.
• İzleme, ölçme ve değerlendirme çalışmaları yapmak.
• Verimlilik artırma program ve projelerini, teşvik ve koordine etmek.

Verimliliğin bir kültür hâlinde toplumun bütününe yayılabilmesi için bazı ilkelerin hem aile hayatında hem de toplumsal ve ekonomik hayatta karşılık bulması gerekmektedir. Bunlar doğruluk ilkesi, iyilik ilkesi, toplumsallık ilkesi, toplumsal maliyet ilkesi, bilmek ilkesi, farkında olmak ilkesi, teknik olmak ilkesi, ziyan ve israf etmemek ilkesi, uygunluk ilkesi, ekonomiklik ilkesi, analitik olmak ilkesi ve en uygun bileşim ilkesidir.

Verimlilik kavramının geçtiği yerlerde sıklıkla iki kavramda göze çarpar. Bunlar etkililik ve etkinlik kavramlarıdır. Etkililik: Planlanan sonuçlarla fiili sonuçların ortalamasıyla elde edilir. Etkililik kısaca şu şekilde formüle edilmektedir: Etkililik = Fiilî Sonuçlar / Planlanan Sonuçlar şeklinde formüle edilir. Etkinlik: Amaca ulaşma derecesini ifade eden etkinlik şu şekilde formüle edilmektedir: Etkinlik = Erişilen Durum / Amaç X 100.

Verimlilik Hesaplama: Verimlilik, tanımlamalarına bakıldığında hangi faktörün verimliliğini ölçmeye niyetli iseniz ona göre değişen bir formül ile karşılaşılır ancak genelde çıktının (üretim miktarı) girdiye (üretim faktörleri miktarı) bölünmesiyle elde edilmektedir. Verimlilik ölçüm sonuçlarının anlamlı olabilmesi için bazı nitelikler taşıması gerekmektedir. Verimlilik ölçüm sistemi geliştirilirken aşağıda belirtilen nitelikleri kapsayacak şekilde tasarlanmalıdır:

Geçerlilik: Ölçümler sonucunda verimlilikteki gerçek değişimleri doğru olarak yansıtmalıdır

Kapsam: Ölçümleme, girdi kaynaklarının tüm kullanım alanlarını kapsayabilirse sonuçlar o nispette doğru olacaktır.

Karşılaştırılabilirlik: Ölçümlemelerin zaman içinde karşılaştırabilir olmaları için ortak bir paydaya indirgenmeleri gereklidir.

Yararlılık: Ölçümleme, etkili bir faaliyet için kullanılabilecek şekilde yararlı olmalıdır.

Uyumluluk: Ölçü olarak kullanılan veriler, mevcut kaynaklardan ve yönetim bilgi sisteminden sağlanmalıdır.

Maliyet etkililiği: Ölçümlemenin gerçekleştirilmesinden sağlanan fayda, verileri elde etme ve analiz etme maliyetinden daha fazla olmalıdır.

Verimlilik ve Üretim Faktörleri: Bir ürün ya da hizmeti meydana getirirken bazı üretim faktörlerini bir araya getirmemiz gerekmektedir. Günümüzde üretim faktörleri için yapılan emek-doğa-sermaye şeklindeki klasik sınıflamanın yetersiz kaldığı görülmektedir. Bugünün dünyasında önemli olan her ne pahasına olursa olsun üretmek değildir, üretebildiğinizi satabilmek, müşterileri tatmin edebilmek ve sürdürülebilir bir rekabet gücü oluşturabilmek de önemlidir. O nedenle üretim faktörleri kavramını sürdürülebilir üretim faktörleri şeklinde genişletmemiz mümkündür. Bu faktörler emek, sermaye, doğal kaynaklar, mekân, enerji, know-how, teknoloji ve girişimcidir.

Verimlilik Faktörleri: İşletme verimliliğini etkileyen faktörleri işletme içi ve işletme dışı faktörler olmak üzere ikiye ayırmak mümkündür. İşletme verimliliğini etkileyen “İç Faktörler” işletme yönetimince denetlenebilen faktörlerdir. “Dış Faktörler” ise yönetim tarafından denetlenemeyen çevresel unsurlardır. İç faktörleri de kendi içlerinde kolayca değiştirilemeyen “Katı Fakörler” ve kolayca değiştirilebilen “Esnek Faktörler” olarak iki gruba ayırmak mümkündür. Yönetiminin görevi, kendi kontrolü dışındaki faktörleri de dikkate alarak iç faktörleri en uygun şekilde bir araya getirerek, sürekli gelişimi sağlamaktır.

Verimlilik Yönetimi

Verimlilik, israf ve savurganlıktan uzak, kaynakları en uygun biçimde kullanarak üretmek demektir. Teknik anlamda verimlilik, “üretilen mal ve hizmet miktarı ile bu mal ve hizmet miktarının üretilmesinde kullanılan girdiler arasındaki oran” olarak tanımlanır ve çıktı/girdi olarak formüle edilir. Bu oranda “Çıktı” üretilen mal ya da hizmetin; “Girdi” ise bunları üretirken kullanılan iş gücü, sermaye, enerji, ham madde vb. kaynakların fiziksel ya da finansal büyüklüğünü ifade etmektedir. Verimlilikteki temel amaç daha az kaynak kullanarak, daha fazla ürün sağlayarak, kârlılığı veya faydayı yükseltmektir. Verimlilik yönetimi, verimlilik kavramına yönetsel fonksiyonların uygulanmasıdır. Verimlilik yönetimi minimum maliyetli girdilerden maksimum çıktı elde etmek için işletmenin amaçları doğrultusunda kaliteye önem vererek planlar yapılmasıdır. Verimlilik artışı için iç ve dış faktörleri birlikte değerlendirmek gerekir. Bazı sektörlerde işletme dışı faktörler verimlilik artışı sağlarken, işletme içi faktörler iyi yönetilerek de bir artış sağlanabilir.

Verimlilik yönetimi, verimliliğin arttırılması için planlar yapılması, koordine edilmesi, denetlenmesi ve izlenmesidir. Endüstri mühendisliği ve davranış bilimlerini entegre eden bu sistematik yaklaşım, kavramsal ve analitik olarak organizasyonun bütününü kapsamaktadır. Verimlilik yönetimi, “Verimlilik Alanı’nın genişletilmesine ve biçimlendirilebilmesine yönelik etkinlikler toplamıdır. Mikro ölçekte verimlilik yönetimi, “Verimlilik Yönetimi Döngüsü” olarak adlandırılan sürekli bir işleyişe dayanır. Verimlilik yönetimi döngüsünün birinci aşamasını verimliliğin ölçümü oluşturur. Bu aşamada, işletme yönetimi için kullanacakları bilgiler yönetim işlevlerini yerine getirirken üretilmektedir.

Verimlilik Artışının Unsurları

Verimlilik artışı, insani bilgi ve beceriler, teknoloji, donanım, hammadde, enerji, sermaye ve aracılık hizmetleri gibi bileşenlerin optimal biçimde bir araya getirilmesiyle toplumun katma değer yaratmasına imkân veren temel bir etkendir. Verimlilik artışı için aşağıdaki unsurların geliştirilmesi gerekir.

• Hammadde ve malzeme unsuru
• Emek unsuru
• Makine ve teçhizat unsuru
• Üretim ve kapasite unsuru
• Yönetim ve organizasyon unsuru

Verimlilik Arttırma Stratejisi: Verimlilik artırma stratejisinin başarılı olabilmesi için, işletmenin alt ve üst sistemleri ile olan ilişkileri hesaba katan bir sistem yaklaşımını gerektirir. Organizasyonun kendi iç sistemi ve çevresinin bir denge hâlinde olması gerekir. İyi bir verimlilik artırma stratejisi gelişimin neden gerekli olduğunu net biçimde açıklamalı, verimlilik artırmanın açık ve kolay anlaşılır bir tanımını vermeli, işletmenin mevcut durumunu ve bu durumun nedenlerini değerlendirmeli, organizasyonu mükemmele yaklaştırabilecek modeller geliştirmeli, verimlilik artırma plan ve politikalarını ortaya koymalıdır.

Verimlilik Artışının Temel Yapısı: Alan Lawlor’e göre, herhangi bir verimlilik artırma sürecinin dört temel aşaması vardır. Bunlar; kabul etme, karar verme, olanak tanıma ve harekete geçmedir. Bu genel aşamaları organizasyon içerisinde nasıl uygulayacağımıza dair detaylandırmaya gidildiğinde neler yapılacağı daha net biçimde ortaya çıkacaktır. Bu aşamalar detaylandırıldığı zaman aşağıdaki basamaklardan geçmemiz gerekmektedir.

• İşletmenin amaçlarını belirleyip bu amaçları önceliklere göre sıralamak
• Verimlilik artışını gösterebilecek çıktılar için kriter belirlemek
• Bir uygulama planı hazırlamak
• Verimlilik artışının engellerini ortadan kaldırmak
• Verimlilik ölçüm yöntem ve sistemlerini geliştirmek
• Faaliyet planını uygulamak
• Çalışanları ve yöneticileri verimlilik artışı için motive etmek
• Verimlilik çabalarının istikrarını sağlamak
• Örgütsel ortamın izlenmesini sağlamak

Verimlilik Arttırma Programları: Verimliliği artırma pek çok işletmenin temel amacı durumuna geldiğinden, dünyada pek çok işletme farklı boyut, ölçek ve hedeflerle verimlilik arttırma programlarını başlatmıştır ya da başlatmak üzeredir. Performans artırma planlaması, üst yönetimi de içeren bir toplam sistem çabası olup, genel örgütsel etkililiği ve örgütün sağlıklılığını artırmak ve işletmenin belli amaç ve hedeflerini gerçekleştirmesine yardımcı olmak için, davranışsal bilimleri, yönetim bilimlerini ve diğer bilgileri kullanarak işletmenin yapısı ve süreçlerine planlı olarak müdahale edilmesidir.

Verimlilik Artırma Programlarının Amaçları: Program herhangi bir hedefe ulaşmak için gerekli temel adımları, bu adımların her birinden sorumlu olacak birey veya örgütü ve nihayet söz konusu adımların tamamlanmasında izlenecek sıra ve zamanlamayı gösteren plandır. Program, amaca ulaşmak için yürütülecek olan faaliyetlerin aşamalarını göstermektedir. Bu programların en temel hedefi etkili bir ölçüm sistemi ve işletmede gerekli adımlar atılarak örgütsel performans ile çalışan arasında bir bağ kurmaktır. Aynı zamanda

• Organizasyonda planlama ve sorun çözme becerilerini geliştirmek
• Çalışanların birlikte çalışabilme becerilerini ve iletişimlerini geliştirmek
• Bilgi sistemini etkili bir hâle dönüştürmek
• Örgütsel performans artışını sağlayacak bir yapılanma başlatmak
• Çalışma ortamının hareketlenmesini sağlamak amaçlarını da taşır.

Programların etkili bir şekilde uygulanabilmesi için bazı şartların uygun olması gerekir. Bunlar değişim baskısı, üst yönetimin müdahalesi, tanı koyma ve katılım, yeni çözümlerin bulunması, yeni çözümleri sınama ve olumlu sonuçların pekiştirilmesidir.

Verimlilik Arttırma Programlarının Temel Ögeleri: Verimlilik artırma programının başarısı büyük oranda yönetime bağlıdır. Verimlilik arttırma programı uygulamanın temel ögelerini aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.

• Üst yönetimin programı uygulama konusunda kararlılığı gereklidir.
• Programa kimin başkanlık yapacağı belirlenmelidir. Bu kişi üst yönetime programın uygulanması hususunda düzenli bilgilendirmeler yapmalıdır.
• Organizasyonun her bir biriminde yer alan personel, program amaçlarının farkında olmalı ve programı anlamalıdır. Yöneticiler ve çalışanlar arasındaki ilişkinin iyi olması hayati bir önem arz etmektedir.
• Organizasyonun farklı fonksiyonel birimleri arasında açık bir iletişim kurulmalıdır.
• İşgörenlerin işletmede kilit rol oynadığı, verimlilik artışlarının kazanç paylaşım sistemleriyle ortaya konmalıdır.
• Program, pratik ve kolay anlaşılabilir ölçüm süreçleriyle desteklenmelidir. Amaçların ne ölçüde gerçekleştirilebileceği de dikkate alınmalıdır.
• Program için seçilen teknik, davranışsal ve yöntemsel verimlilik artırma teknikleri, organizasyon yapısına ve ihtiyaçlara uygun olmalıdır.
• Sonuçları ve sorunları belirlemek için, kontrol, değerlendirme ve geri besleme süreçleri, tasarımın geliştirilmesinde temel oluşturmalıdır.