Toplantı Ve Sunu Teknikleri Dersi 4. Ünite Sorularla Öğrenelim

Sanal Toplantılar Ve Teknoloji

1. Soru

Toplantı kavramı nedir?

Cevap

Toplantı kavramı, geleneksel olarak insanları belirli bir toplantı salonunda bir araya getiren yüz yüze toplantıları ifade etmektedir.


2. Soru

Örtük bilgi nedir?

Cevap

Örtük bilgi: Sözcüklere dökülebilen, formüllerle, şekillerle veya rakamlarla ifade edilebilen, nesnel –belirli bir kişiye özgü olamayan ve sahibinden bağımsız- bilgiye “açık bilgi” denilirken, kişilerin zihinlerinde olan, bildikleri ancak çoğu zaman ifade edemedikleri bilgiye ise örtük bilgi adı verilmektedir. Örtük bilgi, kişinin inançları, değerleri, hisleri, beceri ve deneyimleri ile ilişkili; ileri derecede öznel,
durumsal ve kişiye özeldir.


3. Soru

Telekonferans nedir?

Cevap

Telekonferans, birbirinden coğrafi olarak uzakta olan üç ya da daha fazla katılımcının etkileşimini ifade eden konferanstır. Telekonferanslar; audio konferans, veri konferans ve video konferans olmak üzere üç tür konferansı kapsamaktadır


4. Soru

Teknoloji içeren araçlar nelerdir?

Cevap

Teknoloji içeren araçlar:
1. Sunumlar
2. Paylaşılan masaüstü
3. Paylaşılan uygulamalar (applications) ve whiteboardlar
4. Chat (anında konuşma ortamları)
5. Oylamalar
6. Kayıtlar


5. Soru

Başarılı bir sanal toplantının temeli nedir?

Cevap

Başarılı bir sanal toplantının temeli, tüm yönetim fonksiyonlarının sanal
ortamda uyumlaştırılmasından  geçmektedir. Bu fonksiyonlar; planlama, örgütleme, yöneltme, denetleme, koordinasyon ve iletişimdir.


6. Soru

Başarılı bir sanal toplantının planlanmasında hangi sorulara yanıt aranmaktadır?

Cevap

1. Somut ve soyut amaçlarımız nelerdir?
2. Eğer yüz yüze bir toplantı olsaydı, gündemim ne olurdu? Katılımcı etkileşimi hangi
düzeyde gerçekleşecek?
3. Her bir adım sanal olarak nasıl yürütülebilir?
4. Her bir adımda kimlerin dâhil olması gerekir?
5. Neler eş zamanlı tartışılmak durumunda, hangi maddeleri sonrasında tartışabiliriz?
6. Hangi teknoloji araçları sürecin adımlarını en iyi biçimde destekler?
7. Hangi sorunları öngörüyorum? Bunlara yönelik neler yapabilirim?
8. Müşteri ya da sponsorun hangi rolde olmasını istiyorum?
9. Katılımcıları en iyi biçimde nasıl hazırlarım?
10. Toplantıları koordine etmek için ne kadar süreye ihtiyacım var?

11. Fazladan desteğe ihtiyacım var mı?
12. Bu sanal süreç amaçlarımızla uyumlu mu? Tekrar gözden geçirmek için nelere ihtiyacım
var?


7. Soru

İç müşteri nedir?

Cevap

Güncel yönetim yaklaşımında, çalışanları da kapsamak üzere işletme üretim süreçlerinde yer alan kişi ve birimler iç müşteriler olarak tanımlanmaktadır.


8. Soru

Elektronik posta yoluyla yürütülecek sanal toplantılarda nelere dikkat edilmelidir?

Cevap

Elektronik posta yoluyla yürütülecek sanal toplantılarda bazı sorulara dikkat etmek gerekmektedir:
• Toplantı katılımcılarının her an internete erişimleri mümkün mü?
• Katılımcılar elektronik postalarını düzenli olarak kontrol ediyor mu? gibi sorulara dikkat edilmelidir?


9. Soru

Katılımcıları toplantıya dâhil etme ve odaklama için yapılacaklar
nelerdir?

Cevap

1. Toplantıya başlarken katılımcılara dikkatlerini dağıtan herhangi bir şey olup olmadığını sormak,
2. Katılımcıları çok görevli olmaktan uzaklaştırmak: Katılımcıları ilgili ve meşgul kılmak.
3. Katılımcıları etkin kılmak için üç slayttan ya da on dakikadan fazla bilgilendirme yapmamak,
4. Katılımcıların katılımlarını arttıracak yolları çeşitlemek,
5. Katılım ve konuşma kayıtlarını tutmak,
6. Sık sık katılımcılara sorular sormak ve sohbet havasında konuşmak,
7. Sorular sorarak, etkin dinleyerek ve oylamalar yaparak katılımcıların etkinliğini sağlamak,
8. Katılımcılara, kayıt tutucu, kolaylaştırıcı, zaman hakemi gibi görevler vermek,
9. Gündeme ve toplantının başlangıç bitiş zamanlarına bağlı kalmak, mümkünse toplantıyı zamanından önce bitirmek,
10. Gündem dışındaki maddeleri ekranda yansıtarak bilgilendirme sağlamak.


10. Soru

Sosyal ağ nedir?

Cevap

Sosyal ağlar– herkesin katılabildiği ve kamusal ya da özel bir profil oluşturabildiği üyelik siteleridir. Üyeler diğer üyelerle birlikte ağlar yaratarak bilgi paylaşmaktadır.


11. Soru

Tüm sorumluluğu üzerimize almamakla birlikte sürekli iletişim
halinde kalmanın ve katılımcılarla yönetici arasında ve katılımcıların kendi aralarındaki iletişimi sürdürmelerini sağlayacak yollar bulmak yararlı olacaktır. Bu yollara yönelik neler yapılmalıdır?

Cevap

1. Paylaşılan amaçları göz önünde tutmak,
2. Süreci görülür kılmak. Örneğin elektronik sayaca başvurmak.
3. Başarıları kutlamak- ödüller ve kutlamalar yapmak,
4. Gözle görülmeyen performansları kamusal ve özel alanda fark etmek,
5. Takdirlerinizi belirtmek, meseleleri yüzeye çıkartmak ve olası gerginlikleri dindirmek
için ekip üyeleriyle sıklıkla iletişime geçmek,
6. Ekip üyeleriyle ayda en az bir kez birebir görüşme olanağı yaratmak.
Tablo 4.1
Devamı


12. Soru

 Yüz yüze toplantıların avantajları nelerdir?

Cevap

• Yüz yüze toplantılar, örtük bilgiyi açık bilgiye dönüştürerek bilgi aktarımını sağlamaktadır.
• Yüz yüze iletişimde konuşmacı dinleyicilerden görsel işaretlere (dış görünüm, jest, mimik gibi işaretler) dayanarak ani ve hızlı dönütler alarak gerektiğinde düzeltmelere başvurabilir.
• Görsel işaretler ve fiziksel varlık, toplantı üyelerinin geçmiş deneyimleri, yetenekleri ve uzmanlık alanları hakkında daha kolay bilgi sahibi olunmasını sağlar.
• Görsel işaretler, yüz yüze etkileşimde güven duygusu yaratır.
• Pahalı ve bir dizi zorluğa sahip olmasına rağmen, katılımcıları için bir değer duygusu
yaratır.


13. Soru

Video konferans yöntemi nedir?

Cevap

Video konferans, en basit ifadesiyle, iki ya da daha fazla farklı yerdeki insanın aynı video, ses ya da veriler kombinasyonundan eş zamanlı olarak yararlanmasını ve iletişime geçmesini ifade etmektedir.


14. Soru

Telekonferansların çeşitleri nelerdir?

Cevap

Telekonferanslar; audio konferans, veri konferans ve video konferans olmak üzere üç tür konferansı kapsamaktadır.


15. Soru

İletişimi sağlıklı ve işe vuruk kılmak için hangi  noktalara dikkat edilmelidir?

Cevap

İletişimi sağlıklı ve işe vuruk kılmak için aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:
• Tahmin edilebilir ve zamanında yazılmış yanıtların sanal ekiplerde güven oluşturacağı,
• İletişimi yalnızca elektronik posta ile sağlamayıp, önceden kararlaştırılmış zamanlarda BAİ olanaklarıyla zenginleştirilmesi gerektiğini,
• Üyelerin bilgi paylaşımında yalnızca ortak veri tabanını kullanmaları,
• Üyeler arasında iş dışındaki diyalogların da kurulması,
• Üyelerin teknolojinin olanakları dâhilinde yüz yüze iletişim kuracakları ortamları da sağlamak.


16. Soru

Etiketleme siteleri nedir?

Cevap

Etiketleme siteleri – Benzer düşüncelere sahip insanların bir araya geldiği ve belirli anahtar sözcüklerle ilginç ve anlamlı buldukları materyalleri paylaştıkları ortamdır.


17. Soru

Veri konferansı nedir?

Cevap

Veri konferansı, katılımcıların uygulama paylaşımlarını sağladıkları sanal toplantı biçimini ifade etmektedir


18. Soru

Yüz yüze iletişimin  dezavantajları nedir?

Cevap

• Dezavantajlı grupların toplantılarda söz alma hakkı sınırlıdır.
• Bireysel farklılıkların yoğun olduğu gruplarda güven ortamını sağlamak zordur.
• Yüz yüze toplantılarda grup üyelerinin eşit katılımını sağlamakta güçlükler yaşanmaktadır.
• Başta uluslararası örgütler olmak üzere, kimi örgütlerde iş arkadaşlarıyla ve müşterilerle
yüz yüze toplantı yapmak neredeyse olanaksızdır. Bunun nedenleri, seyahat
masraflarının yüksek ve katılımcıları bir araya getirmenin güç oluşudur.


19. Soru

Video konferansı yaparken nelere dikkat edilmelidir?

Cevap

• Ekrana sanki odada başka biri oturuyormuş gibi bakmak konuşmayı doğal kılacaktır.
Gözlerinizi ekrana dikmek ise rahatsız edici bir görüntü yaratabilir.
• Yavaş ve tane tane konuşmak söylediklerinizin anlaşılmasına yardımcı olacaktır.
Uzun bir süre yüksek ses tonu ile konuşmak rahatsız edici olabilir.
• Mikrofonu düzeltirken gürültü yapmamaya özen göstermek gerekir. Benzer biçimde, kâğıtla oynama, kaleminizi açıp kapama gibi sesler dikkat dağıtıcı olacaktır. Hapşırma, öksürme gibi durumlarda masa mikrofonundan uzaklaşma, bireysel mikrofonu kapama gibi eylemlerde bulunulmalıdır.
• Videokonferansı ilginç kılan başka bir özellik ise jest, mimik ve diğer sözsüz iletişim araçlarının yerinde ve etkili kullanılmasıdır. Bunu sağlayabilmek için yüz yüze iletişimdeki doğallığı yakalamak ve bazen de belirli canlandırmalara başvurmak gerekebilir.
• Toplantının sonunda katılımcılarla birlikte toplantıyı değerlendirmek için zaman ayırılması gerekmektedir. Bu sürede toplantının olumlu ve olumsuz yönleri hakkında tartışma yürütmek ve sonraki toplantılar için öneriler oluşturmak iyi olacaktır.


20. Soru

Web tabanlı sanal toplantılar nedir?

Cevap

Web tabanlı sanal toplantılarda; internet erişimini sağlayan bilgisayar ve bilgisayar dışındaki araçlarla yapılan toplantılar ifade edilmektedir. Dört tür web tabanlı sanal toplantı bulunmaktadır. Bunlar, web konferans araçları, web toplantı araçları, Web 2.0 araçları ve sosyal ağlar ile elektronik postalardır.


Kayıt Yenileme (Ders Ekle Sil)
13 Şubat 2023 Pazartesi