Toplantı Ve Sunu Teknikleri Dersi 1. Ünite Sorularla Öğrenelim

Toplantı Kavramı Ve Toplantı Türleri

1. Soru

Hangi kavram Türk Dil Kurumu (TDK) tarafından “birden çok kimsenin belirli amaçlarla bir araya gelmesi, içtima” olarak tanımlanmaktadır?

Cevap

Toplantı kavramı, TDK tarafından: “birden çok kimsenin belirli amaçlarla bir araya gelmesi, içtima” olarak tanımlanmaktadır.


2. Soru

Bir toplantının bileşenleri nelerdir?

Cevap

Bir toplantının bileşenleri; insanlar (kim?), içerik (ne?), süreç (nasıl?) ve amaçtır (neden?).


3. Soru

Konferans ve oditoryum kavramları hangi Latince terimlerden gelmektedir?

Cevap

Konferans terimi Latince toplanmak, bir araya gelmek anlamında kullanılan ‘conferentia’ teriminden; oditoryum terimi ise dinlenme alanı anlamına gelen ‘auditorius’ tan gelmektedir.


4. Soru

Toplantıların düzenlenmesindeki genel amaçlar nelerdir?

Cevap

Toplantıların genel amaçları; sorunları çözmek, çatışmaları sona erdirmek, motive etmek, problem çözmek, karar almak ve bilgilendirmek olarak açıklanabilir.


5. Soru

Amaçlarına göre farklı toplantı türleri nelerdir?

Cevap

Toplantılar amaçlarına göre birbirinden ayırt edilebilir özellikler göstermektedir. Her bir toplantı, üyeler tarafından gerçekleştirilecek farklı görevlere ya da farklı amaçlara yönelik olarak kendine özgüdür. Bu farklı özellikler yedi farklı türde toplantı biçiminde sınıflandırılmaktadır:  Bilgilendirme, Planlama, Problem çözme, Değerlendirme, Eğitim, Kutlama ve İşletmelerde genel olarak toplantılara ihtiyaç duyulan zamanlar.


6. Soru

Bilgilendirme türü toplantıların amacı nedir?

Cevap

Bilgilendirme türü toplantıların amacı, olaylar, veriler, kararlar ya da politikalar hakkında bilgilerin paylaşılmasıdır.  


7. Soru

Planlama türü toplantıların amacı nedir?

Cevap

Planlama toplantılarının amacı, bir örgütün kısa, orta ve uzun vadeli amaç ve hedeflerinin kararlaştırılmasıdır.  


8. Soru

İşletmelerde genel olarak toplantılara ihtiyaç duyulan zamanlar nelerdir?

Cevap

İşletmelerde genel olarak toplantılara ihtiyaç duyulan zamanları şu şekilde sıralamak mümkündür:

  • Yeni bir takım ya da grup oluşturulduğunda
  • Yeni bir projeye başlandığında
  • Bir amaca ulaşmak ya da görevi tamamlamak için sadece tek bir personelin bakış açısının ötesine geçebilmek için
  • Bir problemi çözmek ya da bir süreci geliştirmek amacıyla
  • Bir grup ya da takım kararı almak için

9. Soru

Bir bilgilendirme toplantısı daha çok hangi durumda gerçekleştirilmektedir?

Cevap

Bir bilgilendirme toplantısı daha çok; işletmedeki prosedürler, politikalar gibi çeşitli unsurlarında yapılan değişilikler hakkında bilgi vermek, yönteimden bir mesajın paylaşılması, grup ya da takım üyelerinin motive edilmesi, yeni bir lider ya da üye hakkında bilgi verilmesi, işletmenin faaliyet gösterdiği Pazar ve faaliyet çevresi, hedef kitlesi ve rakiplerinde yaşanan değişiklikler hakkında bilgi verilmesi durumunda gerçekleştirilmektedir.  


10. Soru

Toplantı türlerinden biri olan kurumlar arası toplantının kavramlarını ifade eden alt başlıklar nelerdir?

Cevap

Kurumlar arası toplantı kavramlarının alt başlıkları şunlardır:

  • Toplantı
  • Kongre
  • Konferans
  • Ticari Sergi ve Fuar
  • Seminer
  • Sempozyum
  • Atölye çalışması
  • Panel
  • Forum
  • Asamble
  • Eylem
  • Zirve
  • Klinik
  • Kolokyum
  • Sanal toplantı
  • Sanal sunum

11. Soru

Kurum içi toplantı türleri nelerdir?

Cevap

Genel olarak kurum içi toplantı türlerini şu şekilde sınıflandırmak mümkündür:

  • Bilgilendirme amaçlı toplantılar
  • Konvansiyon
  • Değerlendirme toplantıları
  • Yönlendirici toplantılar
  • Danışma toplantıları
  • Mesleki toplantılar
  • Komite ya da komisyon toplantıları
  • Müzakere toplantıları
  • Sorun çözme toplantıları
  • Eğitici toplantılar
  • Emir toplantısı
  • Disiplin toplantıları

12. Soru

İşlevlerine göre toplantılar nelerdir?

Cevap

İşlevlerine göre yapılan toplantılar şunlardır:

  • Sunuş toplantıları
  • Sorun çözme
  • Eğitim toplantıları
  • Karar verme toplantıları
  • Koordinasyon toplantıları

13. Soru

Toplantı sektörünün yapısını oluşturan temel aktörler nelerdir?

Cevap

Toplantı sektörü, toplantı yapılmasına olanak sağlayan işletmeler, toplantı talebinde bulunan örgütler ve kişilerle toplantı organizasyonuyla uğraşan kişi ve kurumları kapsamaktadır. Bu çerçevede sektörün yapısına bakıldığında genel olarak dört temel aktör karşımıza çıkmaktadır. Bunlar; alıcılar, tedarikçiler, aracılar ve katılımcılardır.


14. Soru

Toplantı sektörü içerisinde yer alan alıcı türleri nelerdir?

Cevap

Toplantı sektörü içerisinde farklı türlerde alıcılar bulunmaktadır. Bunlar:

  • Dernekler
  • Şirketler
  • Kamu sektörü
  • Kar amacı gütmeyen kuruluşlar
  • Uluslararası özel organizasyonlar

15. Soru

En çok toplantı organize eden şirketlerin yer aldığı sektörler nelerdir?

Cevap

Genel olarak en çok toplantı organize eden şirketlerin yer aldığı sektörler şu şekilde sıralanabilir:

  • Tıp ve eczacılık
  • Bilişim ve teknoloji
  • İmalat sektörü
  • Finans, bankacılık, sigortacılık
  • Yiyecek, içecek ve tütün sektörü
  • Seyahat ve ulaşım sektörü
  • Dağıtım ve perakende sektörü

16. Soru

İşletmelerin yaptıkları toplantı çeşitleri nelerdir?

Cevap

İşletmelerin yaptıkları toplantı çeşitleri şunlardır: Yönetim toplantıları, Eğitim seminerleri, Satış toplantıları, Ürün tanıtımları, Hissedar toplantıları ve Teşvik seyahati toplantılarıdır.  


17. Soru

Derneklerin yaptıkları toplantı çeşitleri nelerdir?

Cevap

Derneklerin yaptıkları toplantı çeşitleri şunlardır: Yıllık toplantılar, Yönetim kurulu toplantıları, Seminerler ve Çalışma grupları, Brifingler, Gelir sağlama toplantıları, Sergiler, Mesleki ve teknik konulardır.  


18. Soru

Dernekler tarafından organize edilen etkinliklere katılan katılımcıların genel özellikleri nelerdir?

Cevap

Dernekler tarafından organize edilen etkinliklere katılan katılımcıların genel özellikleri şunlardır:

  • Katılımcılar genellikle bir dernek tarafından düzenlenen konferans ya da diğer etkinliklere katılmayı tercih ederler.
  • Katılımcıların bazıları dernek tarafından organize edilen toplantılara katılmak için yüklendikleri maliyetleri kendileri ödeyebilmektedir.
  • Dernek katılımcılarının konaklama ihtiyaçları beş yıldızlı otellerden pansiyon ve misafirhanelere kadar çeşitlilik gösterebilmektedir.
  • Bir derneğin yıllık kongresine katılan delege sayısı şirket kongrelerine katılanlardan çok daha yüksek olabilmektedir.

19. Soru

Şirketler ve dernekler arasındaki farklılıklar nelerdir?

Cevap

Toplantı pazarının iki temel alıcısı konumundaki “şirketler” ve “dernekler” arasında temelde bazı farklılıklar bulunmaktadır. Bu farklılıklar şunlardır:

  • Kuruluş amacı
  • Katılımcı sayısı
  • Etkinlik süresi
  • Etkinlik zamanı
  • Katılım şekli

20. Soru

Etkin olmayan toplantıların sonuçları nelerdir?

Cevap

Etkin olmayan toplantıların sonuçlarını şu şekilde sıralamak mümkündür:

  • Etkin olmayan toplantılar, uzun olmakta, pek etkinlik gösterememekte ve çok az önemli sonuçlar doğurmaktadır.
  • Bu toplantılar sonucunda tekrar amaçlara ulaşmak için yeni toplantılar yapılması gerekmektedir.
  • Toplantılarda uzun zaman harcandığından dolayı asıl işlere harcanacak zaman daha da azalmaktadır.
  • Etkin olmayan toplantılar, hayal kırıklığı yaratmakta ve herkesin sinirlerini germektedir.
  • Bu tür toplantılarda ortaya çıkan bilgiler iyi bir şekilde kullanılmamaktadır.
  • Etkin olmayan toplantılar şirketlere her yıl büyük miktarlarda para ya da etkin iş zamanı kaybına sebep olmaktadır.

21. Soru

Başarılı ve etkin bir toplantı için belirlenen kriterler nelerdir?

Cevap

Başarılı ve etkin bir toplantı için kriterler şunlardır:

  • Her bir toplantı için yazılı bir gündem hazırlanmalıdır ve bu gündem katılımcılara ulaştırılmalıdır.
  • Toplantı başlangıç zamanı belirlenmeli ve açık bir şekilde katılımcılara bildirilmelidir.
  • Toplantının bitiş zamanı belirlenmeli ve katılımcılara bildirilmelidir.
  • Toplantının amaçları ve toplantıdan beklentiler açık bir şekilde ifade edilmelidir.
  • Toplantıya sadece gerekli katılımcılar davet edilmelidir.
  • Toplantının ana başlıkları ve her bir başlık için harcanacak süre belirlenmelidir.
  • Toplantı esnasında kayıt ve zamanı tutmaktan sorumlu bir görevli bulunmalıdır.
  • Bir moderatör bulunmalıdır.
  • Toplantının verimli bir atmosferde gerçekleşebilmesi için uygun bir mekan seçilmelidir.
  • Toplantı esnasında uygun aralar programlanmalıdır.

Kayıt Yenileme (Ders Ekle Sil)
7 Şubat 2022 Pazartesi