CBS İçin Ofis Uygulamaları 2 Dersi 8. Ünite Özet

Giriş

Sorgular, vertabanındaki girdiler kullanılarak etkili şekilde enformasyon elde edilmesini sağlarken, raporlar ise elde edilen sonuçların anlaşılır şekilde sunulmasında büyük kolaylıklar sağlamaktadır.

Apache Openoffice Base: Sorgular

Enformasyona ulaşmak için veritabanındaki en önemli ve son işlem sorgu adımıdır. Veritabanında yapılan sorgular, veritabanının pratik bir şekilde kullanılması için gerekli en güçlü araçlardır.

Sorgular sayesinde farklı tablolardaki verileri bir araya getirmek, gerekli yerlerde sonuçları hesaplamak ve kayıtlı büyük miktardaki veriyi hızla filtrelemek mümkün olmaktadır. İnsanların her gün kullandıkları büyük İnternet veritabanları, kullanıcıya büyük miktarda bilgiden anahtar kelimeler yardımıyla hızlı ve pratik bir sonuç vermek için tasarlanmıştır.

Sorgular hem grafik arayüzünde hem de doğrudan SQL kodu olarak girilebilmektedir. Her iki durumda da yazılımda bir pencere açılır. Bu pencere kullanılarak sorgu oluşturulabilir ve gerekirse düzeltilebilir. Sorgu oluşturmak için grafik arayüzü tercih edilecek olursa iki seçenek söz konusudur. Bunlardan birincisi sihirbazı kullanarak sorgu oluşturmak, diğeri ise tasarım görünümünde sorgu oluşturmaktır.

Veritabanındaki verilerin büyük miktarda olması sorgularda istenen veriye ulaşımı zorlaştırmaktadır. Bunun en iyi çözümü verilerin sorgudan önce sıralanmasıdır. Söz konusu adımda verilerin alanlara göre sıralanması sağlanır. Öncelik sırasına göre dört farklı alan için verilerin sıralanması gerçekleştirilir. Basit bir veritabanı yaratılıyorsa ve söz konusu veritabanı küçük miktarda veri içeriyorsa bu adım atlanabilir. Sıralama düzeni de belirlendikten sonra sorgunun ana adımı olan Arama koşulları adımına geçilir.

Arama koşulları girildikten sonra bir sonraki adıma geçilir. Eğer farklı tablolardan karma alanınız yoksa dördüncü, beşinci ve altıncı adım olan ayrıntı ya da özet, gruplama ve gruplama koşulları adımları atlanacaktır. Doğrudan bir sonraki adım olarak Kod adları işlemi gelecektir.

Son adımda Sorguyu Görüntüle işaretlendiğinde sorgu çalışacak ve bir sonuç çıkacaktır.

Tasarım Görünümünde Sorgu Oluşturmak

Tasarım görünümünde sorgu oluşturmak göründüğü kadar zor değildir. Birkaç adımda sorgu oluşturulabilir.

Sorgularda kullanılacak prosedürler sadece ilişkisel veritabanları ile çalışır. İlişkisel veritabanının öğeleri benzersizdir. Bu benzersizlik birincil anahtar ile sağlanır. Bir başka ifadeyle ilişkisel veritabanlarında, tam olarak benzer iki unsur bulunmaz. Söz konusu durum, sorgulara yerleştirilecek belirli öğeleri seçmeye olanak tanır.

SQL Görünümünde Sorgu Oluşturma

Aslında SQL görünümü her zaman aktiftir. Sihirbaz kullanımı veya tasarım görünümü ile sorgu oluşturulduğunda arka planda SQL çalışmaktadır.

SQL görünümünde sorgu eklemek için öncelikle sorgu görevlerinden “SQL Görünümünde Sorgu Oluştur” seçeneğine tıklanması gerekir. Bu işlemle birlikte boş bir komut sayfası açılacaktır. SQL komutları yardımıyla sorgular oluşturulup çalıştırılabilir.

Sorgu Penceresi Araç Çubukları

Sorgu penceresinde iki araç çubuğu mevcuttur. Bunlardan birisi Sorgu Tasarımı, diğeri ise Tasarım araç çubuğudur.

Apache Openoffice Base: Raporlar

Raporlar, veritabanı hakkında bilgisi olmayan kişilere güncel verileri kolaylıkla anlayacakları bir şekilde sunmak için kullanılırlar. Raporlarla;

• Veriler kolay okunan tablolarda sunulur.
• Veriler grafikler oluşturularak sunulur.
• Kişilere fatura, geri çağırma bildirimi veya farklı bildirimler sunulur.

Bir rapor oluşturmak için veritabanı üzerinde dikkatli bir hazırlık çalışması gereklidir. Bir formun aksine, bir rapor alt raporları içeremez ve bu nedenle rapora ek veri kaynakları dâhil edilemez. Bir rapor, liste kutuları kullanarak bir formun yaptığı gibi, temel veri kaynağından farklı veri öğeleri sunamaz.

Raporlar en iyi sorguları kullanarak hazırlanır. Bu sayede raporda yer alacak tüm değişkenler belirlenebilir. Özellikle rapor içinde sıralama yapılması gerekiyorsa, sıralama yapmış bir sorgu kullanmak her zaman avantajlıdır.

Raporu hazırlamadan önce bazı soruların sorulması gerekir.

• Raporda hangi bilgileri istiyoruz?
• Verilerin nasıl arşivlenmesini istiyoruz?
• Bu bilgileri sağlamak için hangi alanlar gereklidir?
• Bu alanlar farklı tablolarda olduğu için bir sorgu oluşturulmalı mı?
• Rapora eklenmeden önce verilerde gerekli olan herhangi bir hesaplama var mı?

Söz konusu sorular cevaplandıktan sonra rapor oluşturma kısmına geçilebilir.

Apache OpenOffice Base yazılımında rapor oluşturmak için öncelikle ana veritabanı penceresinden sol tarafta bulunan Raporlar sekmesi tıklanır.

“Rapor oluşturulduktan sonra değiştirlemez mi?” sorusu akla gelebilir. Tabii ki raporlar değiştirilebilir.

Daha önce söz konusu veritabanı için oluşturulmuş raporların listesi Base ana penceresinde Raporlar sekmesinde görülecektir. Söz konusu raporlardan hangisi düzenlenmek isteniyorsa üzerinde farenin sağ tuşu tıklanır, çıkan menüden Düzenle butonuna basılarak raporun düzenleme penceresinin açılması sağlanır. Tüm düzenleme işlemleri bu pencere içerisinden gerçekleştirilebilir.