Ofis Uygulamaları 1 Dersi 2. Ünite Özet

Giriş

Apache OpenOffice yazılım paketinin ilk ürünü olan Metin Belgesi yazılımı, Writer olarak da adlandırılır. Microsoft firması tarafından üretilen Microsoft Office paketindeki MS Word muadili bir yazılımdır. Ofis ürünleri içerisinde en çok kullanılan yazılım olarak karşımıza çıkar. Bilgisayar yaygınlaşmadan evvel hatırlanacak olursa yazışmaların birçoğu daktilo ile yapılmaktaydı. Bilgisayar ve yazıcı kullanımının kişiselleşmesi, son kullanıcılara yaygınlaşması, yazışmaların da bilgisayar ortamında yapılmasına sebep olmuştur. Daktilo, benzer yazım programları ilk uygulama yazılımları olarak karşımıza çıksa da bunları Writer programı ile kıyaslamak doğru olmayacaktır. Gelişmiş yazılım sistemlerinde kullanılan ofis uygulamalarının tamamında olduğu gibi, Writer yazılımında da, yazı yazma işleminin yanı sıra yazıyı düzenlemek ön plana çıkmaktadır. Yazı içerisinde kullanılması gereken şekil, resim, grafik, tablo vb. görsellerin kullanımına da imkân sağlayan Writer yazılımı, metin belgesi yazılımlarının son kullanıcıya yönelik gelişmiş örneklerinden biridir.

Bir önceki ünitede anlatılan Apache OpenOffice ana ekranında bulunan iç pencere üzerinden Metin Belgesi programını tıklamak ya da Dosya menüsünden Yeni sekmesi altından Metin Belgesini seçmek, Writer yazılımının açılmasını sağlayacaktır.

Writer Yazılımı Ana Ekranı

Yazılım açıldığında Writer ana ekranı görüntülenir. Yazılımda çalışıldığı sürece Apache OpenOffice yazılım paketinin ana ekranı görüntülenmez. Ekranın üst kısmında menüler, menülerin altında araç çubukları bulunur. Metnin ve görsellerin ekleneceği ve düzenleneceği belge alanı görünüme de bağlı olarak, ekranın büyük çoğunluğunu kaplar ve beyaz renktedir. Sağ tarafta karşımıza çıkan alan ise özellikler, stiller ve biçimler, galeri ve gezgin pencereleri arasında kolay geçiş imkânı verir. Ekranın en altında bulunan ve bilgi vermeyi amaçlayan çubuksal yapı Durum Çubuğu olarak adlandırılır.

Writer Çalışma Penceresi: Bir uygulama yazılımını rahat ve verimli kullanabilmek, öncelikle programın çalışma penceresini tanımakla başlar. Writer programının ana ekranı da MS Word kullanıcılarına çok tanıdık gelecektir. Ofis yazılımlarından kelime işlemci programları ilk kez Writer programı ile kullanmaya başlayan son kullanıcılar ise öncelikle ana ekrana hâkim olmalıdır. Ana ekran üzerinde çeşitli kısa yollar bulunmaktadır. Bu kısa yollar ile kullanıcı, menü ve altında listelenen sekmelere ihtiyaç duymadan da birçok işlemi kolaylıkla gerçekleştirebilir. Ana ekran öğelerinin iyi tanınması programın daha etkili ve hızlı kullanımını beraberinde getirecektir.

Writer Menüleri: Ekran üst tarafında menülere sahiptir. Dosya, düzen, görünüm, ekle, biçim, tablo, araçlar, pencere ve yardım menüleri standart yazılım ilk açıldığında karşımıza çıkar. Her bir menü, kullanım için gerekli sekmeleri barındırmaktadır.

Writer Yazılımı Dosya Menüsü

Dosya menüsü, Apache OpenOffice yazılım paketinin ana ekranında bulunan Dosya menüsünün genişletilmiş hâli olarak karşımıza çıkar. Alt sekmelerden bazıları yana açılır bir seçenekler tablosu, bazıları ise bir pencere açılmasını sağlayarak son kullanıcıya gerekli seçimleri yapması konusunda yardımcı olur.

Yeni Sekmesi: Yeni sekmesi, ana ekran ile farklı değildir. Writer ile çalışırken Dosya menüsü Yeni sekmesi ile açılan pencereden Hesap Tablosu programının seçilmesi hâlinde Writer programında bir değişiklik olmadan, ikinci bir belge olarak Hesap Tablosu yazılımı açılır. Aynı işlem Sunum, Çizim, Veri tabanı yazılımları, HTML Belgesi, XML Form Belgesi, Asıl Belge, Formül, Etiketler, Kartvizitler, Şablonlar ve Belgeler için de geçerlidir.

Writer yazılımında, birden fazla belge için çalışma yapılabilir. 8 üniteden oluşan bir kitap yazıldığını düşünelim. Kitabın her ünitesi farklı bir belge olarak düzenlenebilir. Tüm kitap ise Asıl Belge olarak görünür ve 8 üniteyi oluşturan farklı 8 belgeyi de içerisinde barındırır. Bu tür projelerde çalışırken Yeni sekmesi altında bulunan Asıl Belge türünü kullanmak daha uygundur.

Aç Sekmesi: Aç sekmesi, Apache OpenOffice ana ekranında da anlatıldığı gibi, daha önce üzerinde çalışılan bir belgeyi açmak için kullanılır. Aç sekmesi ile sadece Apache OpenOffice yazılım paketi tarafından yaratılan belgeleri değil, aynı zamanda farklı ofis yazılımları tarafından yaratılan belgeleri açma şansı da vardır. Aç sekmesi tıklandığında açılan pencere ile bilgisayarın hangi konumundaki hangi adlı belgenin açılmak istenildiği belirlenmelidir.

Son Belgeler Sekmesi: Son Belgeler sekmesi ile son kullanılan belgeler listelenir ve gerekli ise tekrar açılabilir.

Sihirbazlar Sekmesi: Sihirbazlar sekmesi Mektup, Faks, Ajanda, Sunum, Web Sayfası belgeleri yaratmak için yardımcı bir sihirbaz çalıştırır. Aynı zamanda Belge Dönüştürücü, Avro Dönüştürücü ve Adres Veri Kaynağı da Sihirbazlar sekmesi ile açılan yan pencerede yer almaktadır. Her sihirbaz seçimi farklı bir pencere ile seçilen belgenin yaratılmasını sağlar.

Mektup penceresi ile açılan pencerenin sol kısmında bulunan Adımlar ile sihirbaz yardımıyla mektup yaratma imkânı vardır. Sihirbazın ilk sayfasında mektup ve sayfa tasarımı türü seçilir. Eğer bu sayfada İş Mektubu seçilmiş ve Ön yazdırılmış sayfalarda antetli kâğıt kullan kutucuğu işaretli ise ikinci seçenek Antetli Kâğıt Düzenidir. Bu sayfada firma logosu, iade adresi ve alt bilgi için gerekli alanlar tanımlanır. Yazdırılan ögeler kısmında ülkeye özgü mektup biçimleri tanımlanmıştır. Yazılım paketinin kurulu olduğu dile göre ülke otomatik olarak gelir. Logo, zarf penceresindeki iade adresi, mektup imzaları, konu satırı, selamlama, katlama işaretleri, kapanış hitabı ve alt bilgi yanlarındaki kutucukların işaretli olup olmamasına göre mektupta yer alır ya da almaz.

Alıcı ve gönderen kısmında adres bilgileri girişi yapılır. Gerekli durumlarda alt bilgi ilave edilir. Adı ve Konumu ile mektuba daha sonra kullanmak amacı ile bir ad verilir ve bilgisayar depolama ünitelerinin üzerinde istenilen yere kaydedilir.

Faks sihirbazı ile açılan pencerede Sayfa Tasarımı, Dâhil edilen ögeler, Gönderen ve Alıcı, Alt Bilgi ve Adı ile konumu sihirbaz adımları olarak karşımıza çıkmaktadır.

Ajanda sihirbazı Sayfa Tasarımı, Genel Bilgi, Dâhil Edilecek Üst Başlıklar, Adlar, Ajanda Öğeleri ve Adı, Konumu adımları ile ajanda oluşturmayı, toplantı düzenlemeyi ve bunu metin biçimine dönüştürmeyi sağlar.

Son adım olan Adı ve Konumu, aynı Mektup Sihirbazında olduğu gibi oluşturulan biçimin bir ad ile istenilen bir konuma kaydedilmesini ve daha sonra gerekli olduğunda konumdan tekrar açılarak kullanılmasını sağlar.

Sunum sihirbazı, Boş Sunum, Şablondan ve Varolan Sunumu Aç seçeneklerinin bulunduğu ilk sayfa ile karşımıza gelir. İkinci sayfada slayt tasarımı ve çıktı ortamı seçilir. Sihirbazın son sayfasında slayt geçişleri ve sunumda kullanılan süreler belirlendikten sonra Apache OpenOffice yazılım paketinin içerisinde bulunan Sunu programı Impress açılır. Slaytlar üzerine gerekli bilgilerin girilmesinden sonra sunum tamamlanır.

Web sihirbazı da gerekli düzenlemelerin yapılmasından sonra hazırlanan belgenin web sayfası şeklinde biçimlendirilmesini sağlar. Sihirbaz adımları Giriş, Belgeler, Ana Düzen, Düzen Ayrıntıları, Stil, Web Sitesi Bilgileri ve Önizlemedir. Tüm bilgiler girildikten sonra Önizlemede görüntülenen belge, web sitesi depolayıcısına yüklenerek kullanıma açılır.

Belge Dönüştürücü, StarOffice ya da Microsoft Office belgelerinin Apache OpenOffice biçimine dönüştürülmesini sağlayan bir sihirbazdır. Sihirbazın ilk ekranında dönüştürülecek olan belge tipi seçilir. İkinci pencere ise dönüştürülmek istenilen belgenin şablonlarının içe aktarılma ve kaydetme yeri ile belgelerin içe aktarılma ve dönüştürüldükten sonra kaydetme yerleri seçilmelidir. Son sayfada verilen özet ile yapılan işlemlerin dönüştürme işlemi başlamadan son bir kez kontrolü amaçlanmıştır. Dönüştürme işlemini İptal etmek ya da Yardım almak için butonlar da sihirbaz ekranının altında konumlandırılmıştır.

Avro Dönüştürücü Sihirbazı, farklı para birimlerinin Avro Dönüşümünü sağlamayı amaçlayan bir sihirbazdır. Özellikle Avrupa Birliği’nin teşkili sonrasında Avro para birimine geçiş yapan ülke paralarının Avro Para birimine dönüştürülmesi amaçlanmaktadır. Para birimleri seçildikten sonra Apache OpenOffice hesap tablosu programı olan Calc içerisinden ya da bilgisayar içerisinde belirtilen bir yerden tüm dizini dönüştürmeye imkân sağlar.

Sihirbazlar sekmesinin son özelliği olan Adres Defteri Veri Kaynağı Sihirbazı ile farklı yazılım ortamlarında bulunan adres bilgilerinin Writer yazılımı içerisine alınması amaçlanmaktadır. Bilinen yazılım ortamlarının dışında farklı veri tabanlarında da adres bilgilerinin Writer içerisine alınması mümkündür.

Kapat Sekmesi: Kapat sekmesi üzerinde çalışılan belgeyi kapatmayı amaçlamaktadır. Belge üzerinde değişiklik yapıldı ise Kapat sekmesi tıklandığında belgenin değiştirildiği, değişikliklerin kaydedilmek istenip istenmediği sorulur. Kaydet, Kaydetme ve İptal seçeneklerdir. İptal tıklandığında belge ile çalışılmaya kalındığı yerden devam edilir. Kaydet seçeneği belgenin son güncel hâlini saklarken, Kaydetme seçeneği ile belge üzerinde son kaydetme işleminden sonra yapılan tüm değişiklikler yok olacaktır.

Kapatma işleminin gerçekleşmesinden sonra Apache OpenOffice ana ekranına dönülür.

Kaydet, Farklı Kaydet, Tümünü Kaydet Sekmeleri: Ofis belgeleri çoğunlukla tekrar tekrar kullanımı gereken belge türleridir. Bu sebeple yaratılan belgeler, daha sonraki kullanımlar için bilgisayarın sabit depolama ünitelerinde veya bulut bilişim depolama ortamlarında saklanır. Belgenin türüne bağlı olmaksızın saklama işlemi Kaydet sekmesi ile gerçekleştirilir. Önceden kayıtlı bir belge üzerinde çalışırken Kaydet sekmesi belgenin sadece güncellenmesini sağlar, pencere sadece Farklı Kaydet sekmesi ile açılır.

Kaydet penceresinde belirlenmesi gereken ilk öge, dosyanın nereye kaydedileceğidir. İkinci öge hangi adla kaydedileceğidir. Dosya Adı alanı adın yazılacağı alandır. Writer yazılımı belgeye standart olarak “Başlıksız 1,2,..” adlarını vermektedir. Üçüncü ve son öge ise Kayıt Türü yani dosyanın uzantısının seçilmesidir. Writer yazılımı farklı uzantılarla kaydetmeye izin verir.

Farklı uzantı ile kaydedilen bir Writer belgesi, hem kaydedilen program olan Writer ile hem de uzantının sahibi olan farklı yazılım ile açılabilir ve üzerinde çalışılabilir.

Yaratılan ve daha önce kaydedilen bir belge, Farklı Kaydet sekmesi ile açılan pencere yardımıyla farklı bir yere, farklı bir ad ile ya da farklı bir dosya türü ile kaydedilebilir. Bu sekme genellikle belgenin bir kopyasını oluşturmak ya da belgeyi farklı sürümler hâlinde güncelleme ile kaydedilmek istendiğinde kullanılır.

Tümünü kaydet sekmesi ise, birden fazla belge ile çalışma durumunda tüm belgelerin kaydedilmesi istendiğinde kullanılan sekmedir.

Belgenin bir parola ile korunması gereken durumlarda, Parola ile Kaydet seçilir. Bu kutucuk işaretli iken Kaydet penceresi sağ köşesinde bulunan kaydet tıklandığında açmak için parola girilmesi ve parolanın tekrarlanması istenmektedir. Writer belgesine üzerinde değişiklik yapmak için de parola girilebilir. Parola giriş ekranında Daha Fazla Seçenek butonu tıklandığında değişiklik parolası alanları karşımıza çıkar. Bu durumda belge salt okunur olarak açılır fakat üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamaz.

Farklı uzantılar ile belge kaydı istendiğinde, bazı uzantılar ile Süzgeç ayarlarını düzenle kutucuğu aktif hâle gelir ve belgenin kayıt uzantısına uygun olmayan kısımlarının filtrelenmesi istenir.

Yeniden Yükle ve Sürümler Sekmeleri: Yeniden yükleme sekmesi genellikle web sayfası oluştururken kullanılan ve sayfanın son hâlinin güncellenmesini sağlayan bir sekmedir.

Sürümler sekmesi sayesinde üzerinde sürekli çalışılan ve farklı sürümler hâlinde kaydedilen belgenin farklı sürümlerdeki durumunu seçmeyi ve seçilen sürümü görüntülemeyi sağlar.

Dışa Aktar ve PDF Olarak Dışa Aktar Sekmeleri: Farklı firmalar tarafından yazılımı gerçekleştirilen ofis yazılımları olduğundan ilk ünitede bahsedilmişti. Bir ofis paketinde hazırlanan belgenin diğer ofis paketinde açılması, özellikle metin belgesi yazılımları için sorun çıkartmaktadır. Biçimsel ayarların bozulmasına, yazı tip ve büyüklüklerinin değişmesine sebep olan bu değişikliğe nadir de olsa aynı ofis paketinin farklı sürümlerinde de rastlanmaktadır. Bu sebeple PDF (Portable Document Format) yani Taşınabilir Doküman Biçimi adlı bir uzantı ile belge bir bütün olarak kaydedilmekte ve hem taşıma boyutunun küçülmesi, hem de biçiminin sabit tutulması sağlanmaktadır. PDF biçimi günümüzde en sık kullanılan biçimlerden biridir. Bu sebeple ofis yazılımları da belgenin son hâlini PDF biçimine dönüştürerek sabitlemeyi bir özellik olarak sunmaktadır.

Dışa Aktar sekmesi ile açılan pencerede belge istenilen yere, istenilen adla ve bir web sayfası biçimi olan XHTML ya da PDF olarak kaydedilmektedir.

PDF Olarak Dışa Aktar sekmesi ise hızlı bir şekilde belgenin PDF dosya biçimine dönüştürülmesini sağlamaktadır.

Gönder Sekmesi: Gönder sekmesi yan pencere açılmasını sağlamaktadır. Genellikle yaratılan belgenin hızlı bir şekilde e-posta yolu ile gönderilmesini amaçlar. İlk dört seçenek E-posta olarak belgele, OpenDocument Metni olarak e-postala, Microsoft Word olarak e-postala ve PDF olarak e postalardır. Bu seçenekler belgenin farklı dosya biçimlerine otomatik olarak dönüştürülmesini ve e postalanmasını sağlar. E-postalama kullanılmak istenildiğinde belirli bir e-posta programından yardım alınır. Hazırlanan belge bu e-posta programına ek olarak iliştirilir ve gerekli adres gövde metninin yazılması beklenir. E-posta gönderme işlemi e-posta programı ile gerçekleştirilir. Eğer tanımlı bir e-posta programı yok ise ilk dört seçenek hata verecektir.

Gönder sekmesi ile Asıl Belgeyi Oluştur veya HTML Belgesi oluştur seçenekleri de kullanılabilir.

Sunum programında üzerinde durulacağı üzere belgeyi Anahattan Sunuma ya da Anahattan Panoya gönderme seçenekleri de Gönder sekmesi ile açılan pencerede bulunmaktadır.

Metin Belgesi programlarının bir özelliği de otomatik özet hazırlamaya yardımcı olmasıdır. Hem özet oluşturma hem de özeti sunumda otomatik olarak kullanmak için Otomatik Özet Oluştur ya da Otomatik Özetten Sunuma seçenekleri kullanılabilir.

Özellikler ve Sayısal İmzalar Sekmeleri: Özellikler sekmesi, belgenin detaylı özelliklerini ve Türü, Konumu, Oluşturulma Tarihi vb. belgeye özel bilgilerin düzenlenmesi için kullanılan bir pencere açmaktadır.

Pencere üzerindeki başlıklar Genel, Açıklama, Özel Tercihler, İnternet, Güvenlik ve İstatistiklerdir. Bu pencere sayesinde oluşturulan belgeyi sayısal olarak imzalama imkânı da vardır. İnternet üzerinden çalışılan bir belgenin yenileme süreleri İnternet başlığı ile açılan pencereden ayarlanabilir. İstatistikler penceresi ise belgenin Sayfa Sayısı, Tablo veya Grafik Sayıları, Paragraf Sayısı, Karakter Sayısı gibi istatistiki bilgileri verir.

Sayısal İmzalar sekmesi özellikler penceresi altında da bahsedilen konu ile ilgili olarak oluşturulan belgenin, oluşturan kişi tarafından korunmasını amaçlamaktadır. Sayısal olarak belge imzalanmadan önce kaydedilmiş olması gereklidir. Sayısal olarak imzalamak belgenin açılmasına ya da görüntülenmesine engel değildir. Fakat belge üzerinden alıntı yapılmak istenildiğinde imza sahibini referans olarak göstermek zorunluluğu bulunur.

Şablonlar Sekmesi: Şablonların belirli biçime sahip ana görüntüler olduğundan bahsedilmişti. Özellikle yazı tipi ve boyutları ile renklendirme, düzen gibi özelliklerin belirlenen şablona göre otomatik değişimi sağlanabilmektedir. Şablonlar sekmesi tıklandığında, eğer varsa daha önce kaydedilen bir şablon seçilebileceği gibi, kişi kendine özel şablon da tasarlayarak bunu kaydedebilir ve daha sonra kullanabilir. Şablonlar sekmesi de yana açılan bir pencere ile Yönet, Adres Defteri Kaynağı, Kaydet ve Düzenle pencerelerini açan kısayolları barındırır. İstenildiğinde İnternet üzerinden de farklı şablonlara erişilebilir.

Web Tarayıcısında Önizle Sekmesi: Writer programının özelliklerinden birinin de web sayfası yaratmak olduğu konu edilmişti. Yaratılan web sayfasının bir web tarayıcı üzerinde nasıl göründüğünü, üzerine eklenen bağlantıların, resim ve grafiklerin sayfa yayına girdikten sonra nasıl görüneceğinin belirlenmesi için bu sekmeden faydalanılır. Sekme tıklandığında hazırlanan belge, o bilgisayar içinde yüklü bulunan tarayıcı ile görüntülenir. Eğer bilgisayarda birden fazla tarayıcı yüklü ise, belgenin hangi tarayıcı ile görüntüleneceği son kullanıcıya sorularak belirlenir.

Sayfa Önizleme, Yazdır ve Yazıcı Ayarları Sekmeleri: Writer programı ile oluşturulan belgenin çoğu zaman yazıcı kullanarak çıktısının alınması da gereklidir.

Bilgisayara bağlı bir yazıcı bulunması durumunda bu yazıcı için genel sayfa ayarları otomatik olarak algılanarak belgenin oluşturulması aşamasında bu ayarlar kullanılır. Yazıcı bağlı olmaması durumunda belgenin varsayılan ayarları geçerli olur.

Sayfa Önizleme sekmesi tıklandığında karşımıza belgeyi oluşturan sayfa ya da sayfalar yazıcıdan çıkmadan önce gösterilir. Nispeten küçük boyutta gösterilen belgede özellikle belge üzerine eklenen resim, tablo, grafik vb. nesnelerin konumlarının düzgünlüğü, biçimsel hataların olmaması kontrol edilir.

Sayfa Önizlemede sorun görülmediği takdirde Yazdır sekmesi tıklanır. Bu pencerede Genel görünümde yazıcı seçimi, çıktısı alınacak sayfaların belirlenmesi, kopya sayısı ayarları gerçekleştirilmektedir. OpenOffice Writer görünümünde İçerikler ayarlanmakta, yazıcı için Renk Durumu ve Sayfalar değiştirilebilmektedir. Sayfa Düzeni görünümünde sayfaların sıralanması ve Sayfa Kenarlıkları düzenlenmektedir. Seçenekler görünümünden Dosyaya Yazdır seçilerek belgenin dosya olarak kaydedilmesi sağlanmaktadır. Yazıcı için kâğıt çekmecesi olarak yazıcı tercihlerinin kullanılması seçimi de Seçenekler penceresinden yapılmaktadır.

Yazıcı ayarları sekmesi, açılan pencere ile yazıcının özelliklerine erişim sağlamayı kolaylaştırmaktadır. Aynı zamanda sol alt köşede bulunan Seçenekler Butonu ile Yazıcı Seçenekleri penceresi açılmakta ve değişiklikler seçilen kutucukların işaretlenmesi ile değiştirilmektedir.

Çıkış Sekmesi: Çıkış sekmesi Writer yazılımından çıkmak için kullanılan sekmedir. Üzerinde çalışılan bir belge varsa kaydetme penceresi ekrana gelerek öncelikle yapılan değişikliklerin kaydedilmesi istenir. İptal seçildiğinde program kaldığı yerden çalışmaya devam eder. Kaydetme seçeneği seçildiği durumda belge üzerinde yapılan değişiklikler kaybolur.

Çıkış sekmesi ile Writer programından çıkılırken aynı zamanda Apache OpenOffice yazılımı ana penceresinden de çıkılır. Bu sekmeyi tıklamak, bir anlamda tüm yazılım paketinin kapatılması anlamına da gelmektedir.