Yönetici Asistanlığı Dersi 6. Ünite Özet

Giriş

Aynı koşullar altında yetişmiş iki insandan birinin hayatta daha başarılı olduğu zaman zaman karşılaşılan bir durumdur. Bu insanlardan birisinin daha başarılı olması, iyi bir imaja sahip olması ile açıklanabilir.

İmaj, her ne kadar iş ile ilgili bilgi, beceri ve yeteneklerimizin yerini tutmasa da onları tamamlayan bir olgudur.

Telefonla konuşma esnasında edindiğimiz ilk izlenim, yüz yüze geldiğimiz an gördüğümüz imaj ile doğru ya da yanlış çıkabilir. Sekreterlik için tip ve imajlar Booher’den esinlenerek oluşturulmuştur.

Bu imajlar; Cırtlak Caner, Dağınık Demet, Dalgacı Didem, Düzensiz Dilek, Kaba Koray, Meraklı Melahat, Problemli Pelin, Telaşlı Taylan, Uyuşuk Ulaş, Yavaş Yeşim adları ile anılmakta ve her birinin kendine ait özellikleri ve imajları tarif edilmektedir.

İlk İzlenim

İlk izlenim, karşı taraf ile ilk karşılaşmamızda genellikle fiziksel görünüm temel alınarak edinilen intibadır. Günümüzde birçok şirket ilk izlenimin, sonuna kadar süre gelen bir olgu olduğundan bahsetmekte ve planlamalarını buna göre gerçekleştirmektedir.

Günümüz dinamik iş ve sosyal hayatında kısa süreli ilişkiler kurulan insan sayısı artmıştır. İlk tanışmada 5 duyu organı ile karşı taraf hakkındaki düşüncemiz beyin arşivimizde depolanır. Bu izlenimi edinme süresi farklı uzmanlara göre 4 saniye ile 30 saniye arasında değişmektedir. Aynı şekilde telefon konuşmalarında ilk 10-15 saniyede izlenim oluştuğu gibi, yazılı bir ortamda örnek olarak kartvizite bakınca edinilen izlenim oluşma süresi de 10-15 saniyedir.

Yüz yüze gerçekleştirilen görüşmelerde ise, insanların kendini ortaya koyma şekillerine göre ilk izlenim farklılık göstermektedir. Kişiler ilk birkaç saniye içerisinde birbiri ile ilişki kurmakta uya da birbirinden uzaklaşmaktadır. İlk izlenim oluşumunda önce görünüş, sonra ses tonu, son olarak da kişinin söyledikleri önemlidir.

Kişiler arasında ilk izlenimin önemli olduğu son yıllarda önemi artan bir faktör olarak iş hayatında karşımıza çıkmakta, daha sonra devam edecek ilişki için de belirleyici rol oynadığı unutulmamalıdır.

Kişilerin birbirlerini ya da olayları algılayış biçimleri ilk etki (Primary Effect) olarak tanımlanmakta, daha sonra ise çizilen bu ilk çerçevenin zaman içerisinde içi dolmakta ya da tamamen değiştirilmektedir.

Okuduğumuz okullara, aldığımızdan eğitime, aile için eğitimimize, yetenek ve becerilerimize bir tamamlayıcı olarak kendimiz için de, imajımıza dikkat etmemiz bizim hayatta daha başarılı olmamızı sağlayacaktır.

İmaj

Giyim tarzı, saç modeli, kullanılan aksesuarlar, mimikler, ses tonu, diğer kişilere davranış biçimi, iletişim becerisi vb. faktörlerden oluşan imaj, aslında karşıdaki kişi hakkında neler hissedildiği sorusunun cevabıdır. Pozitif yönde oluşmuş bir imaj hayatta olumlu yönler sağlarken, negatif bir imajın kaybettirecekleri fazladır.

Yapılan araştırmalara göre iyi bir imajın, iş hayatındaki yetenekler kadar önemli olduğu ortaya konmuştur. Kişisel imajınız, sizin nasıl göründüğünüz, algılandığınız ya da kendinizi nasıl gördüğünüz şeklinde tanımlanabilen bir anlamda sizin fotoğrafınızdır.

İnsanın kendini nasıl gördüğüyle ilgili imaj, öz imaj olarak adlandırılmaktadır. Buna benlik algısı adı da verilmektedir.

Başka birinin bizi nasıl gördüğü ile ilgili imaj, algılanan imaj olarak adlandırılmaktadır.

“Nasıl bilinmek istersiniz?” sorusunun cevabı olan kişinin kendisini nasıl görmek istediği ve başkalarına nasıl görünmek istediği ile ilgili imaj, istenen (ideal) imaj kavramından karşımıza çıkmaktadır. İdeal imaja ulaşmak için gerekli durumlarda psikolojik yardım da alınabilmektedir. Verilen sözler ile ilgili tutarlılık, doğal ve samimi olmak, argo konuşmamak, şık giyimli ama oturmasını bilmeyen birisi olmamak yönetici asistanlığı için önemli ideal imaj noktalarıdır.

Etkili Bir İmajın Bileşenleri

İş hayatı için birçok donanıma sahip olmakla beraber, insan ilk kez karşılaştığı birine bunları hemen aktaramamaktadır. Bu durumda “Dış Konuşma” olarak adlandırılan görünüş imajı yaratmada önemlidir. Giyim tarzı, kullanılan parfüm, aksesuarlar, saç modeli imaj ile doğrudan bağlantılıdır.

Birçok eser doğru imaj yaratma konusunda bizlere yardımcı olmaktadır. Thourlby, daha önce sizi görmemiş ve tanımayan bir kişi sadece kıyafetlerinize bakarak sizin hakkınızda aşağıda listelenen 10 çıkarımda bulunabileceğini belirtmiştir. Bunlar;

1. Ekonomik durumunuz,
2. Eğitim düzeyiniz,
3. Güvenilirliğiniz,
4. Sosyal konumunuz,
5. Entelektüel birikiminiz,
6. Statünüz,
7. Sosyal durumunuz,
8. Kültürel temeliniz,
9. Başarınız,
10. Etik değerlerinizdir.

Her ortamda başarılı olmak, hakkınızda yapılacak olan değerlendirmelerin olumlu olmasına bağlıdır. Giyim tarzı ve görünüşün insanları değerlendirmede iki önemli ölçüt olduğu bilinmektedir.

Her ne kadar insanları dış görünüşleri ile değerlendirmenin hatalı olduğu vurgulansa da, iyi bir gardırop yönetimine gösterilecek özen, başarılı imajın çıkış noktasıdır.

Daha önce tanışılan bir insan için o gün üzerinize ne giydiğiniz çok da önem taşımazken, yeni tanışılan insana uyandırılacak ilk izlenim için önemlidir

Giyim konusunun önemi ile ilgili birçok eser yazılmış, gardırop mühendisliği diye bir kavram ortaya atılmıştır. Farklı kişiler tarafından farklı fikirler ortaya atılmakla beraber aynı çatı altında birleşen fikirler de mevcuttur. Bunlar;

• Yeni tanışılan kişi üzerinde hiç konuşmadan dahi giyim ile etki yaratılabilir,
• Giyim tarzı ve standartlar çalışılmak istenilen şirkete göre düzenlenmeli ve özellikle iş başvurusunda buna dikkat edilmelidir,
• Giyim tarzı bulunulan değil hedeflenen konumu dikkate almalıdır,
• Profesyonel bir imaj izlenmeli son moda kıyafetlerin her zaman uygun olduğu sonucu çıkartılmamalıdır,
• Kıyafet seçiminde bölgesel farklılıklar da göz önüne alınmalıdır,
• Gardırop içerisinde bulunan kıyafetlerin kalitesi önemlidir, harcama yapmaktan korkulmamalıdır,
• Kıyafet seçiminde kişinin özellikleri de önemlidir, seçim için emek vermek gereklidir.

Mevsim de kıyafet seçimi için önemli bir olgudur ancak mevsim özelliklerine dikkat ederken profesyonellikten uzaklaşmamak, uygun kıyafetleri görüşülecek mekân, kişi ve statü açısından değerlendirmek doğrudur.

Renk olgusu, kıyafet seçimi için önemlidir. Her çalışanın birbirine benzer renk kullanması kişinin kendini gösterememesi ile sonuçlanabilir.

Mavi renk iş yerlerinde gözde olan bir renktir

Kahverengi her ne kadar iletişime kapalılık duygusu yaratsa da iş ortamında siyah ve lacivertlere alternatif oluşturmaktadır.

Kırmızı dikkat çeken bir renk olarak iş ortamında çok da benimsenmez. Bordo, kırmızıya alternatif olarak daha şık durmaktadır. Erkekler kravatlar üzerinde bazı durumlarda kullanabilirler.

Sarı da iş ortamı için uygun bir renk değildir. Aynı şekilde yeşil renk de kravat ve aksesuarlarda bulunabilir.

Siyah ve gri iş ortamının vazgeçilmez renkleridir. Beyaz ile birlikte kullanımı kıyafetin boğulmamasını sağlayacaktır.

Pembe, magenta tarzı renkler iş yeri profesyonelliğinden çok çocuksu bir hava vereceğinden çok da tercih edilmeyen renklerdendir.

Kıyafet seçiminde yaş önemli bir yer tutar. Yaşa göre giyinmek iş hayatında profesyonelliğin temelidir.

Kıyafet seçiminde bedensel özellikler ve ölçüler de son derece önemlidir. Yüz görünümünden, boy, kilo hatta vücut yapısına göre kıyafet seçimi, kişinin kendisini tanıdığı ve profesyonel iş hayatında olduğu imajını güçlendirecektir. Tablo 6.1’de vücut yapısına göre kullanılması gereken kıyafet tipleri incelenebilmektedir

İş hayatımızı yaşadığımız çevre de kıyafet seçimi için önemlidir. Bir giysiyi giydikten sonra iş hayatında karşılaşılabilecek durumları ayna önünde deneyerek belirlemek her zaman avantaj sağlamaktadır.

Unutulmamalıdır ki iş yerinin yazılı giyim kuralları olmadığı gibi, hiç kimse de sizi uyarmayabilir. Yine de her iş yerinin kendine ait standart bir giyim tarzı mevcuttur. Bu standartlar esnetilebilse de çok da dışına çıkmamak faydalı olacaktır.

Gardırobumuzda bulunan kıyafetler için para harcamamız gerektiğine daha önce değinmiştik. Bu sebeple gelir düzeyi, giyim için önemlidir. Şık olmak için para gereklidir ama şıklık sadece para ile sağlanamaz.

Para harcayarak doğru kıyafetleri almak daha önemlidir. Alınan kıyafetleri temiz ve uzun süreli kullanmak da harcanan paranın boşa gitmemesi için gereklidir. Uzmanlar alacağınız kıyafetin elinizde bulunan kıyafet ve aksesuarlardan n az üç tanesi ile uyumlu olması gerektiğini, üç mevsimde ve üç farklı ortamda giyilebilecek olmasına dikkat etmek gerektiğini söylemektedir.

Moda çok hızlı değişen bir olgu olarak kıyafet seçimlerimizi de etkilemektedir. İş hayatında modayı takip etmek gerekli olsa da her değişime ayak uydurma zorunluluğu yoktur.

Resmi davetlerde giyim gündelik hayattan daha farklıdır. Gidilecek ortamın ağırlığına, katılacak olan konuklara, davetin gerçekleştirildiği ortama ve saatine bağlı olarak gerekli durumlarda smokin, frak, beyaz poplin ya da kıvrık uçlu gömlek, papyon ya da kravat, siyah ayakkabı kullanmak gerekli olabilir.

Aksesuar, kıyafetin tamamlayıcısı olarak karşımıza çıkmaktadır. Aşırı kullanımında hoş karşılanmaz. Genel olarak kol saati ve nikâh yüzüğünden farklı ses çıkaran aksesuarların kullanımına özellikle dikkat etmek gereklidir.

Kravat erkek elbisesinin tamamlayıcısı rolü ile karşımıza çıkmakta ve elbiseyi göstermektedir. Giyilen elbise ve gömlek seçimine göre çeşitlilik gösteren ipek kravatlar tercih edilmelidir.

Ayakkabı kıyafetin son kısmı olmakla beraber, kalitesi kadar temizliği ve bakımı da önem arz etmektedir. Özellikle erkeklerde önemli olmakla beraber kadınlar da çorap seçimine dikkat etmelidir.

Makyaj, güzel görünme eğiliminin bir sonucu olarak karşımıza çıkan bir gereksinimdir. Şık ve dozunda yapmak önemlidir. Farklı makyaj malzemeleri, yüzde farklı öğeleri ön plana çıkartmaktadır.

Makyaj yapabilmek için sağlıklı ve bakımlı bir cilde sahip olmak gereklidir. Cilt bakımı cildi sağlıklı hale getirirken ölü hücreleri ve dış etkenlerin kalıntılarını temizleyerek cildin daha güzel görünmesini sağlar.

Cildin sağlıklı olması için kullanmaktan kaçınmamız gereken yiyecek ve içecekler olduğu gibi beslenme düzen, uyku düzeni, rüzgâr, güneş gibi dış etkenler cildimize zarar vermektedir.

Gerekli durumlarda cildin daha sağlıklı olması için cilt temizliği, tazeleme ve arıtma, besleme/canlandırma, nemlendirme, göz çevresinin bakımı aşamalarında oluşan cilt bakım sürecinden geçmek faydalı olmaktadır.

Saç stili imajımızı kıyafet kadar etkileyen bir faktördür. Saç rengi ya da stili belirlenirken, aynen kıyafet seçiminde olduğu gibi yüz ve vücut formu önemlidir. Ayrıca ortaya çıkabilecek saç sorunları da imajımızı negatif yönde etkileyeceğinden önlem almak gereklidir.

Sakal ve bıyık bazı iş yerleri için yasak olabilmektedir. Bunun dışında eğer kullanılacaksa yüz formuna uygun bir tip belirlenmeli, günlük traş aksatılmadan yapılmalıdır.

Temizlik ve bakım bir insan için çok önemli ilk izlenim detaylarıdır. Yapılan işe göre gerekli vücut, yüz, tırnak, ağız ve diş temizliğine özen göstermek, dışarı çıkmadan önce aynada son bir kez kendimizi incelemek son derece önemlidir.

Bu anlatılanların dışında olumlu, içten, gerekli durumlarda beden dili ve mimiklerle desteklenen bir imaj profesyonel iş hayatında başarıya açılan bir kapıdır. Davranışlara yönelik çalışmalar incelendiğinde etkin olabilecek bazı davranışlar şu şekilde sıralanmıştır:

• Arada yeterli samimiyet oluşmadan kişiler isimleri ile çağırılmamalı,
• Anlatılan hikâyeler ve konuşulan konularda ortama uygun seçimler yapılmalı, küfürlü konuşmamalı,
• Kişisel güçlü yargılar ve ihtilaflı konulardan uzak durulmalı,
• Randevu ile görüşmeye, randevulara zamanında gelmeye özen göstermeli,
• İnsanların hoşuna gitmeyen alışkanlıklardan uzak durulmalıdır.

Unutulmamalıdır ki ilk izlenim, o kişi ile ilerleyen zamanda yaşanılacakların temelini oluşturmaktadır. Olumlu imajlar, başarıyı beraberinde getirecektir.

İmaj Kıran Faktörler

Profesyonel yaşamda oluşturulacak olan olumlu imajı zedeleyen, kötü algılanmamıza sebep olacak birçok faktörden bahsetmek mümkündür. Bu faktörler kadınlar ve erkekler için ayrı ayrı olmak koşulu ile Tablo 6.6 ve Tablo 6.7’de incelenmelidir.

Etkili bir imaja sahip olmak için ofis çekmecelerimizde elbise fırçası, ayakkabı boyası, cilalı ayakkabı süngeri, yedek çorap ve kravat, mini dikiş seti, deodorant, ıslak mendil, diş fırçası, ağız spreyi, mentollü şeker, kişisel bakım ve hijyen malzemeleri bulundurmak faydalı olacaktır.