İş Ortamında Protokol Ve Davranış Kuralları Dersi 7. Ünite Sorularla Öğrenelim

Yönetsel Davranış Protokolü

1. Soru

Protokolün amacı nedir? Kısaca açıklayıız.

Cevap

Protokolde, devleti ve kurumu temsil etmek; devletin ve kurumun onurunu ve saygısını korumak esastır.


2. Soru

Kurumlarda bir üstün astan isteyeceği iki temek tutum ve davranış nedir? Açıklayınız

Cevap

Örgütsel kurallara ve örgütsel amaçlara bağlılık: Örgütsel hedeflere bağlanan biri örgütte görmesi gereken isleri ücretiyle kıyaslayarak yapma yoluna gitmez. İş neyi gerektiriyorsa onu yapmaya çalışır. İşgören örgütsel hedeflerin gerçekleşmesi için kendisinde güçlü bir istek bulmalıdır. Burada örgütsel kurallara uymak ile örgütsel kurallara ve hedeflere bağlanmak ayrımına dikkat etmek gerekir. Örgütsel bağlanma tutumunda isteksiz bir uyma davranışı gösterilmez. Örgütün amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesi için fikir gücünün, kas gücünün yanında, gönül gücünün de işe katılmasına çalışılır.

İşe bağlılık: Çalışanın yalnız kendisine verilen işleri tam olarak yapmasından ibaret değildir. Çalışanlar kurumlarının ortak yararlarını inisiyatif kullanarak korudukları ölçüde işe bağlılık göstermiş¸ olurlar.


3. Soru

Bir kurumda üstlerin uyması gereken protol kuralları nelerdir?

Cevap

  • Üstler, kurumlardaki pozisyonlarını düşünerek hareket etmelidir. Yöneticiler; beceri, nezaket, örgütsel kurallara ve hedeflere bağlılık bakımından kendilerinden örnek alınacak insanlar olmalıdırlar.
  • Üstler, hiçbir zaman yetki ve sorumluluk devretmekten kaçınmamalı, kendisi sürekli yetkiyi kullanan, astları ise sorumluluk taşıyan insanlar konumunda olmamalıdır. Astların kararlara katılmasını sağlamalıdır. Bu bir nezaket kuralı, hem de çağdaş yönetim anlayışının bir gereğidir.
  • Üstlerin astlarına karşı adaletli davranmaları, astların kendilerinden olan beklentilerinin başında gelir. Üstler yalnızca adil davranmakla yetinmemeli, aynı zamanda çalışanların iş tatminini arttırmak ve örgütsel amaçlara bağlanmalarını sağlamak için onlara karşı sevgi ve saygı beslemelidir.
  • Yönetimin fonksiyonlarından biri de kontrol fonksiyonudur. Ancak, çağdaş yönetim işgörenlerin değil, işin yönetimini dolayısıyla kontrolden işin kontrolünü anlamak gerekecektir. Bu nedenle üstler, astlarını kontrol adı altında sıkı bir disipline sokmamalıdır.
  • Üstlerin, astlarına karşı göstermeleri gereken önemli bir kurumsal protokol de çalışanları isteklendirerek çalıştırmaktır. Bunun için üstler astlarını gerektiğinde takdir etmeli ve ödüllendirmelidirler. Üstler, astlarının yanlışlıklarını görmede gösterdikleri duyarlılığı, onların başarılarını görmede de göstermelidirler. “İnsan iltifata susuzdur” anlayışıyla üstler astlarının susuzluklarını giderme konusunda gerekli duyarlılığı göstermelidirler.


4. Soru

Kurum ve kuruluşlarda verimlilik ve etkinlik için esas olan unsurlar nelerdir? Kısaca değininiz.

Cevap

Kurum ve kuruluşlarda verimlilik ve etkinlik için esas olan, yalnızca bilgi ve beceri değil, aynı zamanda ekip halinde çalışabilme yeteneğidir. Ekip halinde çalışabilmenin ilk kuralı protokol kurallarına uygun davranmaktır. Başarı için takım oyununu bilmek gerekir, bunun için de yazılı olmayan protokol kurallarına uygun davranmak gerekir. Çünkü iş yaşamında hiç kimse tek başına bir güç değildir. Başarıya götüren birlikte çalışabilme gücüdür; sinerji bu birlikte iş yapabilme yeteneğinin sonucunda ortaya çıkar. Örgütlerin ortaya çıkış nedeni bireylerin tek başına yapamayacağı işleri, diğer kişilerin desteği ile yapmaktır. Diğer kişilerin söz konusu ortamlarda, kurallar da kaçınılmaz olur. Uyum içinde birlikte çalışmayı sağlayan, iş tatmini ve verimliliğin temel koşulu nezaket, görgü ve protokol kurallarına uymaktır. İş yaşamında yazılı olmayan kurallar, iş ortamında çalışma barışının ve iş tatmininin temel koşuludur.


5. Soru

İş yaşamı ve sosyal yaşamda görgülü, nazik, zarif ve ölçülü olmanın koşulları nelerdir?

Cevap

İş yaşamı ve sosyal yaşamda görgülü, nazik, zarif ve ölçülü olmanın koşulları ise şöyle sıralanabilir:

  • Dengeli olmak. Bireyin davranışlarının farkında olması, aşırı ve ölçüsüz tepkilerden uzak, her durumda kabul edilebilir davranış içinde olmakla olanaklı olabilir.
  • Dürüst olmak. Özü-sözü bir olmaktır; sözünü yerine getirmek ve güven vermektir. Kısaca sözünde ve davranışlarında doğruluktan ayrılmayan insan dürüst insandır. Bunların yanında gerçekçi, olmak da gerekir.
  • Gerçekçi olmak. Gerçeği içeren ve ona göre davranma anlamındadır. Buradaki gerçekçilik aynı zamanda içtenlikle de ilgilidir. Yapmacık nezaket, görgü değil görgüsüzlük, saygı değil, saygısızlıktır.
  • Görgülü olmak. Hem iş yaşamının, hem de özel yaşamın bir gereğidir. Toplumsal ilişkiler bakımından da görgülü olmanın önemi büyüktür. Toplumsal yaşam açısından görgülü olmak, toplumda geçerli olan kurallara, kısaca davranış düzlemine uygun davranmakla olur.

6. Soru

Resmi makamlarda karşılama ve uğurlama nasıl olmalıdır? Açıklayınız.

Cevap

İlke olarak, resmi makamlarda üst konuklar ve şeref konukları dış kapıda, akran (eş düzey) konuklar iç kapıda (makam kapısında) karşılanmalı ve uğurlanmalıdır. Karşılamada, makam sahibi (ev sahibi) olan, gelen konuğa ilk önce “hoş geldiniz” ya da “Şeref verdiniz Beyefendi” ya da “Sayın Bakanım” vb. hitaplarla karşılar. Uğurlamada ise, en son ev sahibi, konuğa “Saygılar Beyefendi” der. Yani, konuk ayrılırken en son ev sahibine“Allahaısmarladık/Teşekkür ederim” der ve tokalaşarak ayrılır.


7. Soru

Askeri karşılama ve uğurlama şekli nasıldır?

Cevap

Karşılama ve uğurlamalarda askeri ve sivil zevat, rütbe ve protokoldeki yerlerine göre dizilirler. Gerek karşılama ve gerekse uğurlamalardaki dizilmede, töreni kabul eden şahsı, sağda görecek şekilde yer alır. Bu dizilmeler erkekler içindir. Kadınların da erkeklerin sırasında olmaları beklenmemelidir.


8. Soru

Üstlerin araç veya uçak karşılanmaları şekli nasıldır?

Cevap

Üstlerin araç veya uçak karşılanmalarında, büyükten küçüğe doğru dizilir, yani araçtan veya uçaktan inen büyükler önce sıradakilerden en başta olanla; daha sonra da diğerleriyle tokalaşır. Uğurlamalarda ise önce son sıradakinden başlanır ve son olarak da en üst konumda olanla tokalaşılır.


9. Soru

Onur konuğunun araçla karşılanıp uğurlanmalarında usul nedir? Kısaca yazınız.

Cevap

Onur konuğunun araçla karşılanıp uğurlanmalarında, erkekler aracın sağ tarafından sıra ile selam verirken, kadınlar da sol tarafında onur konuğu kadını karşılar ve uğurlarlar. Gerek araç, gerekse uçakla yapılan karşılama ve uğurlamalarda araç içindeki onur konuğu aracın camını hafif aralayarak, dizilenlere selam vermesi nazik bir davranıştır. Uçağa binerken önce küçükler biner, üst konumdaki en son biner; uçaktan inerken tersi uygulanır.


10. Soru

Uçaklardan karşılama ve uğurlamalarda hava limanı ve alanlarında kullanılan özel mekânlar hangileridir?

Cevap

Uçaklardan karşılama ve uğurlamalarda hava limanı ve alanlarında kullanılan özel mekânlar şöyledir:

  • Büyük Şeref Salonu. Türk ve yabancı Devlet büyüklerinin karşılıklı ziyaretlerinde karşılama ve uğurlama sırasında kullanılan bir mekândır. Devlet büyüklerinin ziyaret ve görüşmelerle ilgili basına ve kamuoyuna açıklama yapmak için kullandıkları salondur.
  • VIP. Devlet protokolüne dahil kişilerin hava limanı ve alanlarından karşılama ve uğurlama sırasında kullandırılan ve ziyaretçilerin ağırlandırıldıkları özel mekânlardır.
  • CIP. Topluma mal olmuş sanatçılar, yazarlar, iş adamları ve kamu kurumu niteliğindeki hizmet kuruluşlarının yöneticilerine kullandırılan ve ziyaretçilerin ağırlandıkları özel mekândır.

11. Soru

Cumhurbaşkanının hangi törenlere teşriflerinde “Sayın Cumhurbaşkanı” demek suretiyle gelişleri yüksek sesle belirtilmesi gerekir?

Cevap

Cumhurbaşkanının tüm resmi törenlere teşriflerinde “Sayın Cumhurbaşkanı” demek suretiyle gelişleri yüksek sesle belirtilir. Ancak, Cumhurbaşkanının düğün ve benzeri toplantılara teşrifleri görev gereği olmadığından, bu yerlerde anons edilmesine gerek yoktur. Cumhurbaşkanının büyük salonlarda icra edilen önemli sanatsal faaliyetlere teşriflerinde, gelişlerinde de yine aynı şekilde davranılır. Anons yapılmadığı durumlarda dahi Cumhurbaşkanının teşriflerinde ayağa kalkılması Türkiye Cumhuriyeti Devletine olan saygının gereğidir.


12. Soru

Üst düzey yöneticiler, devlet adamları, ünlü bilim adamları, ünlü sanatçılar ve yazarlar ve eşlerini karşılama usulu nasıldır? Kısaca değininiz.

Cevap

Üst düzey yöneticiler, devlet adamları, ünlü bilim adamları, ünlü sanatçılar ve yazarlar ve eşleri otomobilden indikleri yerden karşılanır ve kabul yerine (salona veya makam odasına) kadar refakat edilir. Refakatte, ev sahibi önden gider ve buyur eder. Ancak, önde refakatçi varsa veya bilinen bir yere gidiliyor/giriliyorsa ev sahibi konuğun soluna geçerek refakat eder.


13. Soru

Bir yönetici hangi durumlarda konuk ağırlarken kendi makam koltuğuna oturmamalı?

Cevap

Bir yöneticinin makamına kendi üstleri veya yaş, kıdem, protokol yönünden kendinden önde olan akranları (eşitleri) veya önemli zevat ya da önem verdiği kişiler geldiği zaman, kendisi makam koltuğunda oturmamalı, konuk koltuğunda oturmalıdır. Aksi takdirde bu kişileri kendi astı durumuna koymuş ve saygısızlık etmiş olur. Ancak, bu kişileri kendi makam koltuğuna “Buyur” etmesi ve oturtması da doğru değildir; makam daima sahibine aittir


14. Soru

Bir üst yönetici astını odasında nasıl karşılamalı ve ağırlamalıdır?

Cevap

Astları, ast konukları ve ilgilileri, makam koltuğundan ayağa kalkarak, “Hoş geldiniz” diyerek, tokalaşarak ve oturmaları için “buyur” ederek ve makam koltuğunda oturarak kabul etmek ve görüşmek uygundur (Sevinç, 2004: 3). Bu arada içecek ikram etmek veya çikolata sunmak da nazik bir davranıştır. İlke olarak astlar/ast konuklar ve ilgililer önce oturtulmalı, sonra kendileriyle konuşulmalıdır. Ayakta tutulmamalıdırlar. Astlara emir ve direktifler daima makamda verilmeli; astların makamına/bürosuna denetim veya ziyaret için gidildiğinde kesinlikle kendilerine ve işlerine müdahale edilmemeli ve emir verilmemelidir. Astların biriminde daima dinleyici ve gözleyici kalınmalı, teşekkür etmeli, ancak sorunlar varsa bizzat makamda görüşülmeli ve gerekli emir ve direktifler makamda verilmelidir.


15. Soru

Bir üstün astına karşı genel davranış şekli nasıl olmalıdır? Kısaca açıklayınız.

Cevap

Kişilerin örgütteki rolleri ne olursa olsun iletişim becerilerini iyi bilmeleri ve bunları uygulamaları gerekir. Özellikle ast üst ilişkilerinde dikkat edilmesi gereken önemli hususlar vardır. Astlar ilk önce insan olarak kabul edilmelidir. Özünde insan sevgisi olan her iletişim sürecinin olumlu bir başlangıç sağladığı, sevginin ve iyi niyetin çözemediği hiçbir problemin olmadığı, makamların ve unvanların geçici olduğu ve her yöneticinin bir üstü olduğu unutulmamalıdır. Astlara sınırsız ve yetersiz bilgi vermek yanlıştır; bu tutum güvensizlik yaratır, informal liderler doğurur ve dedikoduları çoğaltır. Örgüt içerisinde iletişim kanalları çoğaltılarak astların liderlik yetenekleri geliştirilmelidir. İletişim kanalları astların kararlara katılmasını sağlar, eşgüdümü kolaylaştırır ve iyi bir örgüt iklimi yaratır. Bürokratik otorite sık sık kullanılmalı ve sürekli ast oldukları hatırlatılmamalıdır. Bu davranış bağımlılık ve sadakati azaltır ve direnmeyi arttırır.


16. Soru

Üstlerle ilişkilerde uyulması gereken protokol kuralları nelerdir? Maddeler halinde yazınız.

Cevap

  • Astlar, sosyal yaşamda üstleriyle ne kadar samimi olurlarsa olsunlar, resmi ortamlarda protokol kurallarına uymak zorundadırlar.
  • Yöneticilere ve üstlere unvanlarıyla hitap edilir.
  • Makama girilince “saygılar” diyerek selamlamak ve ceketin önünü iliklemek gerekir.
  • Yönetici ve kadın el uzatmadıkça ast el uzatmaz, el uzatma hakkı üste ve kadına aittir.
  • Makama girince yönetici “buyrun” demedikçe oturmak doğru değildir. “Buyrun” denildiğinde oturulacak yer, gösterilen koltuktur. Yer gösterilmemişse üstün sol tarafına oturulur.
  • Üstün yanında ayak ayak üstüne atılmamalıdır.
  • Üst içecek ikram ederse ast kabul etmeli, içildikten sonra teşekkür edilmeli, ancak bardak veyafincan üstün masasına konulmamalıdır.
  • Üst hatır sorduğunda “teşekkür ederim” ya da “sağolun” denmeli üste hatır sorulmamalıdır. Sosyal yaşamda üste hatır sorulabilir.
  • Üst resmi olarak teşekkür ettiğinde “görevim” ya da “sağolun” denilmelidir.
  • Sosyal yaşam adına teşekkür edilince “istirham ederim” denmeli, kesinlikle “rica ederim”denmemelidir. “Rica ederim” deme hakkı üste ait bulunmaktadır.
  • Üst ile konuşurken saygılı ve nazik olunmalı, üstü dinlerken yüz ve göz bölgesine bakılmalı ve başla hafif onay verilmelidir.
  • Üste telefon geldiğinde izin isteyerek dışarı çıkılmalı bitince tekrar içeri girilmelidir.
  • Ziyaret sırasında üstün konuşması yavaşlarsa, yeni konu açmazsa, başka bir işle meşgul olursa, asta “teşekkür ederim” derse, ayağa kalkarsa görüşmenin bittiği anlaşılmalı ve izin alınarak ayrılmalıdır.
  • Yönetici astın kalmasını istediği takdirde, bunu sözle ifade edebilir.
  • Makamdan çıkarken geri geri çıkılmamalı, kapıdan çıkarken yüz yöneticiye dönülmeli veyönetici başla selamlanmalı, kapı hafifçe kapatılmalıdır.
  • Ast hiçbir zaman telefonla üstünü odasına çağırmamalıdır.
  • Üstlerle görüşmek için önceden randevu alınmalı, yanında konukları varken içeri girilmemelidir.
  • Resmi ortamda üst ile birlikte yürürken veya ayakta dururken ast daima üstün solunda yer almalıdır.
  • Üst düzey bir yönetici ile yürürken yarım adım sol geriden takip edilmeli, protokol düzeninde birden çok astın olduğu yerde üst daima orta merkezde yer almalıdır.
  • En kıdemli ast üstün sağında, ikinci ast üstün solunda olacak şekilde oturma düzeni oluşturulur.
  • Üst, astın odasına girince ast hemen ayağa kalkmalı ve yanına yaklaşarak onu selamlamalıdır.
  • Makamda ya da toplantıda, yönetici içeriye girince herkes ayağa kalkmalıdır. Ancak, sosyal ortamda yaşlı ya da bir kadın ast geldiğinde yöneticinin ayağa kalkması bir nezaket kuralıdır.
  • Üst geldiğinde ast, makam koltuğunda oturmamalı, üstünü makam masası önüne oturtmamalı, konuk köşesine almalı ya da ziyaretçi koltuklarında karşılıklı oturmalıdırlar.
  • Üstün sırtı duvara, yüzü kapıya dönük olmalıdır.
  • Üstlere ikramda bulunurken “Ne içersiniz?” denmemelidir.“Ne emredersiniz?” diyesorulmalıdır.
  • Üstler ziyarette dış kapıda karşılanmalı ve uğurlanmalıdır.
  • Sosyal yaşamda üstle samimi olunsa da resmi ortamda ve üçüncü kişilerin yanında üste daima mesafeli ve saygılı davranılmalıdır.
  • Ast, arada yakınlık ve samimiyet olmadıkça üstlerini yemeğe davet etmemelidir. Üst davet ederse kabul etmeli, daha sonra kendisi davet etmelidir.
  • Ast kendi yöneticisini davet etmeden, başka bir üst yöneticiyi davet etmemelidir.
  • Ast, kendi yöneticisini ve üstlerini, iş arkadaşları ve meslektaşlarını, ilgililerin yanında eleştirilmemelidir. Üstün dedikodusunu yapmak, özel yaşantısını ve kişisel özelliklerini anlatmak, her şeyden önce kurumun saygınlığına zarar verecektir.


17. Soru

Kurum ve kuruluşlarda,genel olarak hitaplar nasıl olmalıdır?

Cevap

Kurum ve kuruluşlarda, kişiler arası ilişkilerde uyulması gereken kuralların başında hitaplar gelir. İnsanlar öncelikle karşıdakinin kendisiyle nasıl bir üslup ve ses tonuyla konuştuğuna bakar. Yönetici konumundaki kişilere mutlaka “bey” veya “hanım” diye hitap edilmeli, asla tek başına adıyla hitap edilmemelidir. Yöneticiden başkalarına bahsederken de aynı kurala uyulması gerekir. Kurum ve kuruluş çalışanları, kendisiyle aynı ya da daha küçük yaşta olanlara hitap ederken de “siz” diye hitap etmeli ve o kişi buna itiraz etmedikçe de bunu sürdürmelidir. Yöneticiyle olan yakınlık veya akrabalık ilişkisi de, bu kuralın bozulmasını gerektiren bir durum değildir.


18. Soru

Resmi takdimlerde hitap şekli nasıl olmalıdır?

Cevap

Resmi takdimlerde ve hitaplarda devlet adamlarına, diplomatlara, askeri ve mülki erkâna ve üst yöneticilere daima resmi unvan veya rütbeleri ile hitap edilir (Sayın Vali, Sayın Genel Müdür) özel hitaplarda ise, büyüklere, üstlere ve yeni tanışılan eş düzeydeki kişilere “beyefendi, hanımefendi” diye hitap edilir. Takdimlerde resmi unvan, isimden sonra belirtilir (Prof. Dr. Şafak Ertan Çomaklı, Anadolu Üniversitesi Rektörü). Ancak doktor, subay, polis gibi kamu çalışanlarının rütbeleri ve kariyer unvanları isimden önce söylenir (Dr. Özenç Altınöz). Kişi kendini tanıtırken veya takdim ederken önce adını soyadını, daha sonra da unvanını söyler (Celal Reha Alpar, Prof. Dr).


19. Soru

Hitap şekilleri nasıl olmalıdır? Özetleyiniz.

Cevap

Hitap şekillerini aşağıdaki gibi özetleyebiliriz:

  • Sosyal ortamlarda üstlere daima unvanlarıyla hitap edilir. “Sayın Bakan”, “Sayın Rektör” gibi.
  • Kurumsal ve sosyal yaşamda unvanlar özelleştirilir. “Sayın Valim”, “Sayın Rektörüm” gibi.
  • Eş düzeydekilere resmi ortamlarda “Sayın” ve “makam” unvanı “Sayın Emniyet Müdürü”, “Sayın Genel Müdür” gibi. Yarı resmi ve sosyal ortamlarda soyadlarının ve unvanlarının başına “sayın “getirilir. “Sayın Toker” gibi.
  • Kurumsal ve özel ortamlarda adların sonuna “hanım”, “bey” eklenir. Ancak, sayın kelimesi hitap da yalnızca isimde kullanılmaz. Sayın Ali, Sayın Ömer gibi.
  • Her ortamda ve her düzeyde resmi kişilere, tanımadığımız veya yeni tanıştığımız kişilere daima hanımefendi, beyefendi diye hitap edilir.
  • Vekil ve yardımcılara üst unvanlarla hitap edilebilir, ancak üstün yanında kendi resmi unvanıyla hitap edilir.

20. Soru

Kurumda yapılan toplantılarda protokol kuralları nasıldır?

Cevap

Kurumda yapılan toplantılarda protokol kuralları içinde yürütülür. Toplantı başkanı daima kürsüde veya dikdörtgen ya da u masanın uç ortasında oturur. İki yanlarına da katılımcılar protokol sıradüzenlerine, unvanlarına ya da kıdemlerine göre otururlar. Toplantılara katılan her üye, kendisine ayrılan, yazılan veya gösterilen yere oturması veya yer belirli değilse, kendi statüsüne uygun olan yere oturması gerekir. Hiç kimse protokolde öne veya arkaya geçemez. Çünkü protokolde temsil, kişisel değil kurumsaldır. Bu nedenle her yönetici veya temsilci kurumunun statüsünü, seviyesini, prestijini ve protokoldeki yerini korumak ve buna uygun davranmak zorundadır. Toplantı başkanı, toplantı salonunda sırtı duvara gelecek, yüzü geniş alana bakacak şekilde ve kapıya yakın oturmalıdır. Toplantıda konuk taraf varsa, toplantı başkanının sağında ve sırtları duvara gelecek yerde oturtulmalıdır.


21. Soru

Toplantılarda kullanılan masa ve oturma düzenleri nelerdir? Açıklayınız.

Cevap

(U) Düzeni. Çoğu kez başvurulan ve uygulanan tek başkanlı toplantı düzenidir. Toplantıda etkinliği sağlama, yönetimi ve iletişimi kolaylaştırma açısından avantajları bulunmaktadır.

(T) Düzeni. (T) düzeninin uygulandığı toplantılarda, toplantıya katılanlar konuşmacıyı rahat izler ve grup iletişimi de kolay bir biçimde gerçekleşir. (T) düzeni, çok başkanlı ve eş başkanlı toplantılar için de uygun olmaktadır.

(L) veya (V) Düzeni. Etkili bir toplantı düzeni değildir. Eşbaşkanlı toplantılar için uygulanabilir. (V) düzeni, iki taraflı imza törenleri için uygundur.

Oval veya Yuvarlak Düzen. Başkansız ya da eşit düzeydeki yetkililerin ve temsilcilerin katıldığı, tartışmaya açık demokratik bir toplantı düzenidir. Oval veya yuvarlak masa düzeninde otorite azalır; iletişim ve katılım artar. Yuvarlak masa, toplantıda başkan ve katılımcılar arasında eşitlik sağlar.

Dikdörtgen Düzen. 7-11 kişilik, karar alma toplantıları için uygun bir masa ve toplantı düzenidir. Dikdörtgen masalar tek taraflı toplantılarda otoritenin egemen olduğu masalardır. Başkan, dikdörtgen masanın duvar dibinde olan baş tarafında; üyeler masanın iki tarafında otururlar.

İki başkanlı ve iki taraflı kurumlararası heyet toplantılarında, taraflar dikdörtgen masanın iki tarafında orta merkezli olarak karşı karşıya otururlar; üyeler de heyet başkanlarının sağ ve solunda yer alırlar.

Köşegen veya Hilal Düzen. Toplantıda demokratik katılımı sağlamak için kullanılan etkin bir toplantı düzenidir. Başkan, köşegen düzenin bir köşesinde; hilal düzende ise, hilalin açık ucunda yer alan tek masada oturur. Köşegen ve hilal düzende katılımcılar, başkanın sağ ve solunda protokol sırasına göre otururlar.

Kare Düzen. Küçük kare, dört kişilik çalışma grupları ya da komisyon veya komite toplantıları için; büyük kare düzen ise, dört taraflı ya da çok taraflı grup toplantıları için uygundur. Ancak, büyük kare masalarda katılımı sağlamak zordur. Çünkü, kare masada iletişim azalır. Bu yüzden, kare masa katılım gerektirmeyen ve çabuk bitmesi gereken kısa ve küçük toplantılar için uygundur.

Konferans Düzeni. Çok sayıda kişinin katılacağı, bilgilendirme, yönlendirme, eğitme, emir verme amacıyla yapılan tek taraflı ve tek başkanlı toplantılar için uygundur. Yönetici önde, katılanlar toplu halde yöneticinin karşısında otururlar. Pasif bir toplantı düzenidir (Aytürk, 2008: 124-125).


22. Soru

Resmi kabullerde yönetsel davranış şekilleri nasıl olmalıdır?

Cevap

Resmi Kabul (Resepsiyon). Ulusal gün ve bayram kutlamalarında düzenlenen toplantılardır. Günün herhangi bir saatinde olabilir. Koyu renk elbise koşulu aranır. Resepsiyonlarda, makam sahipleri, onur konukları veya resepsiyonu düzenleyenler, salona giriş hattında durarak misafirleri karşılarlar.Resepsiyon, resmi bir amaçla verilmiş ise kabul hattında resepsiyonu veren kişi ve varsa eşi yer alır. Ev sahipleri ve onur konukları kabul hattında yer alarak konukları birlikte karşılarlar.Resepsiyonlar yaklaşık iki saat sürer, konukların davete en geç davetin başlama saatinden 20 dakika sonra varmaları ve bitiş saatinden 15-20 dakika önce ayrılmaları beklenir (Aytürk, 2008: 150). Konuklar salona girerken, genelde önde erkek arkada kadın olmak üzere girmelidirler.


23. Soru

Koktey daveti nedir ve davranış biçimi nasıldır? Açıklayınız.

Cevap

Kokteyl sayıca fazla olan konukları sosyal, kültürel, resmi ve özel olarak bir araya getirmek ve ayaküstü kısaca görüşmelerini sağlamak ve bu esnada içecek ve hafif çerezler (ordövr) ikram etmek için kış aylarında 17:00-19:00, yaz aylarında 18:00-20:00 saatleri arasında ve akşam yemeğinden önce, konutta, işyerinde, otelde veya sosyal tesislerde düzenlenen bir davettir. Konukları oturtma zorunluluğu yoktur. Kokteylin en önemli özellikleri, yarı resmi ya da sosyal nitelikte olması, kıyafet zorunluluğu bulunmaması, kabul ve karşılama hattı oluşturmaması ve hafif ikramlarda bulunulmasıdır.


24. Soru

Yemek davetlerinde davranış biçimleri nasıl olmaılıdır?

Cevap

Yemek Davetleri. öğle ve akşam için yapılır. Oturarak veya açık büfe şeklinde düzenlenir. Oturarak yemekte servis masalara yapılır; açık büfe yemeklerinde, yemek servis masalarından alınır; hazırlanmış masalara oturulur. Resmi davetlerde, davet eden makam, “ev sahibi”dir. Resepsiyon, kokteyl ve resmi yemek davetlerinde, ev sahibi tarafından karşılama salon girişinde yapılır. Resmi karşılamada ev sahibi (makam sahibi) ve eşi ile yardımcısı ve eşi bulunur. Davetliler davet edildikleri yere vardıklarında ev sahipleriyle tokalaşarak selamlaşırken, saygı ve memnuniyet ifade eden bir davranış içinde olmalıdır. Bu sırada davetlinin ceketinin önü açık ve eli cebinde olmamalı, elinde sigara, puro, pipo, cep telefonu vb. bulunmamalıdır. Öğle yemeklerinde; özellikle bahar ve yaz aylarında açık renk elbise giyilebilir. Akşam davetlerinde; kıyafet belirtilmemişse erkeklerin koyu renk, kadınların da tayyör/döpiyes veya uzun etek elbise giymesi uygundur. Yemek davetlerinde tüm konukların davetiye kartında belirtilen saatte gelmeleri saygı gereğidir. Davetliler onur konuğundan önce davet yerinde olmalıdır. Bir davete onur konuğundan sonra gelinmesi beklenen bir davranış biçimi değildir. Davetlerde konukların, davetin başlangıç saatinden itibaren en geç 20 dakika içinde gelmiş olmaları gerekir. En uygun giriş saati, davetiyede belirtilen başlangıç saatinden 5-10 dakika sonrası olarak kabul edilmektedir. Yemek davetinde, davet saatinden 30 dakika sonra sofraya geçilir. Akşam yemeği davetlerinde saat 23:00’dan önce ayrılmak uygundur. Ancak davette, onur konuğundan önce ayrılmak da doğru olmayacaktır (Ünlütürk, 2002: 133).


25. Soru

Çiçeklerin düzenleme şekilleri nelerdir ve bunlar hangi şekilde kullanılır?

Cevap

Çiçek sunmak sosyal ve kurumsal yaşamda kişinin duygularını yansıtan güzel ve asil bir davranıştır. Çiçekler üç ayrı şekilde düzenlenir. Buket, sepet ve çelenk. Bunların kullanım yerleri ve biçimleri ayrıdır. Buket elden verilir. Sepet ve çelenk yalnızca gönderilir. Çelenk anıtlara konur, cenazeye gönderilir. Buket veya sepete konulacak çiçek sayısı kişinin inceliğini gösterir. Buket veya sepete tek çiçek koydurmak güzel bir usuldür. Bu durum özel bir dikkat gösterildiğini belirtir. Yarım düzine yerine beş veya yedi, bir düzine yerine onbir adet çiçek seçmek en uygun olanıdır. İş ortamında atama, göreve başlama ve görevde yükselme dolayısıyla genel olarak sepet içinde çiçek gönderilir ve sepete kart iliştirilir. Başkalarının okumamaları için, bunlar mutlaka zarfa konulmalı, zarfın üzerine alacak kişinin ismi yazılmalıdır. Adresin zarfa yazılmayıp, çiçekçiye not ettirilmesi daha doğrudur. Çelenk üzerindeki kurdelede gönderenin ismi yazılı olduğundan, ayrıca kart veya mektup eklenmesine gerek yoktur.

  1.  

 


26. Soru

Göreve başlama sürecinde yapılması gerekenler nelerdir? Kısaca değininiz.

Cevap

 Göreve başlama, yöneticiyi ziyaretle başlar. Göreve başlayan kişiyi üste ve astlara, yöneticisi takdim eder. Göreve başlayan kişiye kutlama ziyareti ilk hafta içinde yapılır. Göreve başlayan kişi, eş düzeydekilere bir hafta içinde iadeyi ziyarette bulunur. Davranışlarda üste karşı saygı, asta karşı üstünlük, eşite karşı karşılıklılık esastır. Protokol kurallarına uymamak, üste saygısızlık, eşite karşı acizlik, astların yanında hoş bir görüntü ortaya koymayacaktır.


27. Soru

Görevden ayrılırken neler yapılması gerekir?

Cevap

Görevden ayrılırken tüm çalışanlarla veda toplantısı yapmak, hepsine teşekkür etmek, taşra örgütüne “veda mesajı” yayınlamak, eşdüzey (akran) yöneticilere ve üstlere veda ziyaretinde bulunma gerekir.


Kayıt Yenileme (Ders Ekle Sil)
7 Şubat 2022 Pazartesi