İş Ortamında Protokol Ve Davranış Kuralları Dersi 2. Ünite Özet

Giriş

Her ülkede, kamusal alanda ve yaşamdaki kurallar mevzuat ile toplumsal yaşamdaki kurallar da örf ve âdet (gelenek ve görenek) denilen sosyokültürel normlar ile düzenlenmiştir. Bu kurallara ve normlara kamusal yaşamda mevzuat ve/veya protokol kuralları; toplumsal yaşamda da görgü kuralları ya da saygı ve nezaket kuralları adı verilmektedir.

Devlet ve kamu görevlileri, kamusal alanda ve yaşamda kamusal kurallara uymak zorundadırlar. Protokol; kamusal ve sosyal yaşamda devlete, kuruma ve kişiye sorumlu olduğu görevinden ötürü; makama, lâyık olduğu önemi ve değeri vermektir. Devletler, kurumlar ve kişiler arasındaki tüm ilişkilerde protokol kurallarına uymak ulusal, kurumsal ve kişisel saygınlık açısından bir zorunluluktur. Çünkü protokol kuralları devletin, kurumun ve kurumun içindeki her çalışanın, görevini yapabilmesinin, saygın bir şekilde hayatta kalabilmesinin garantisi olarak algılanmaktadır.

“Protokol İlkeleri ve Türleri” başlıklı bu ünitede, toplumsal yaşamın, daha resmi bölümünü oluşturan, devlet, diploması, törenler, iş/meslek yaşamını ilgilendiren özel; nezaket kurallarını ifade eden; protokol ve protokol kuralları ile ilgili özetlere yer verilmiştir.

Protokol Kavramı

Protokol, resmi törenlerde mevki sıralaması, selamlaşma, öncelik hakkı gibi konularda uyulması gereken kuralların tümüdür. Protokol ile devletin, kurumun kimliğini oluşturan; devlet ya da kurum kültürü belirli bir zaman içerisinde de; devlet geleneği adı verilen, farklı ve ayırt edici özellik ve uygulamaların tamamı ifade edilmektedir. Geniş anlamda protokol, kamusal yaşamdaki bütün törenlerde ve törensel etkinliklerde, resmî ilişkilerde ve görüşmelerde, yazışmalarda ve toplantılarda, kabul ve ziyaretlerde, davet ve ziyafetlerde, yöntem ve biçim yönünden nezaketen uyulması ve uygulanması gereken kurallar bütünüdür.

Protokol açısından kamusal alan; devlete ait kurum ve bunlarla ilgili birimlerin bulunduğu; devlet ve kamu kuruluşlarının görevlerini yaptıkları ve hizmet etkinliklerinin idare edildiği; devlet ve kamu yöneticilerinin resmî sıfatlarıyla yer aldıkları toplantı, tören vb. kamusal ve kurumsal etkinliklerin düzenlendiği resmî nitelikli yer, alan, yapı, bina, vb. alanlardır. Kamusal alanda, kamusal kurallar geçerlidir.

Protokol kuralları yöneticilerin ve tüm çalışanların kamusal yaşamda biçimsel olarak uyum gösterdikleri; uyguladıkları kurallar bütünüdür.

Protokolün Kamusal Alandaki Yansıması

Kamusal alanda, çalışanların davranış biçimleri hukuk kuralları; Devlet Memurları Yasası, Kurumsal Personel ve Disiplin Yönetmelikleri ile düzenlenmiştir. Kamusal alanda ve iş ortamında çalışanların sosyal davranış biçimleri ise, toplumdaki; yerleşik, değer, gelenek, din, etnik, vb. kültürel unsurlardan temel almaktadır. Kamusal yaşamda sosyal davranışları oluşturan protokol kuralları ile görgü kuralları iç içedir. Protokol, resmî davranışı tanımlamaktadır; protokol de görgü gibi kurallar aracılığıyla tanımlanmaktadır. Protokol kuralları, görgü kurallarını geçersiz kılmaz; tam tersine onları sağlamlaştırır.

Protokol ve sosyal davranış kurallarına uymak demek, kişinin kendisi olmaması ve maske takması demek değildir. Çünkü her insan sosyal bir varlıktır. İnsanın kamusal ve toplumsal yaşamda protokol ve sosyal davranış kurallarına uyması ve uygun davranması, onun sosyal bir varlık olmasının doğal bir sonucudur. Bu yüzden, sosyal bir çevre (topluluk) içinde yaşayan her insan kendiliğinden ve doğal olarak sosyal kurallara uyar ve başkalarına saygılı olur.

Davranışsal olarak sosyal yaşamın kuralları ile kamusal olmayan alandaki kurallar; hitap etme, selâmlaşma, el sıkma, konuşma, oturma, yeme, içme, giyim kuralları ile ast-üst ilişkileri ve kadın-erkek ilişkileri biçimsel yönden farklılaşabilmektedir. Örneğin, toplumsal yaşamda yaşça büyük olana “öncelik vermek”; resmî alanda yerini; makam sahibine öncelik vermek, şekline dönüşmektedir. Ancak bu durum, yaşça büyük olana saygısızlık yapılması için bir gerekçe olarak kullanılamaz.

Görgü kuralları, toplumdaki her insanın uyması için üretilmişlerdir; protokol kuralları ise, protokolün geçerli olduğu alanı ve sorumlu kişileri kapsamaktadır. Resmî alanda kadın bir ast, erkek üst’üne saygılı olmak ve ona uymak; toplumsal alanda da erkek üst, kadın astına saygılı olmak durumundadır.

Protokolün Tarihçesi

Protokolün doğduğu ve uygulandığı yerler ilk olarak saraylar ve mabetler olmuştur. Ancak, tarih boyunca devlet ve saray protokolü ülkesel düzeyde düzenlenmiş ve uygulanmış; bu nedenle protokol kuralları her ülkede farklı olmuştur.

Dünya Genelinde Protokolün Tarihçesi

Protokol tarihi, diplomasi tarihi kadar eskidir. Diplomasi tarihi ise sanıldığı kadar yeni olmayıp, çok eski tarihlere kadar uzanmaktadır. Protokolün tarihçesi, diplomatik protokol tarihidir. Diplomatik alanda protokol kurallarının temeli, Yunanlar tarafından atılmıştır. Çünkü elçilerin dokunulmazlığı gibi ilk diplomasi kuralları Yunanlar tarafından yaratılmış ve daha sonra Romalılar tarafından da uygulanmıştır. Nitekim Romalılarda elçilere gösterilen saygı ve itibar bugünlere kadar gelmiştir. Diplomatik protokol kuralları 14. yüzyılda Romalılar tarafından bir sanat olarak benimsenmiştir. Nitekim ilk diplomasi okulu da Venedik’te açılmıştır.

Fransızlar, XIV. Louis döneminde protokole büyük önem vermişler ve protokolü çekici bir meslek olmasını sağlamışlardır. 1661 yılında elçilikle ilgili bir protokol önceliği sorunundan İspanya ve Fransa savaş yapma durumuna gelmişler ve sonuçta İspanya, Fransa’nın protokol önceliğini tanımak zorunda kalmıştır. Bu tarihten yaklaşık bir yüzyıl sonra Rusya ve Fransa sefirleri Londra’daki bir saray balosunda, oturmada öncelik konusunda tartışmaya tutuşmuşlar ve sonunda sorunu düello ile halledebilmişlerdir. Böylece yine aynı nedenden iki devlet bir savaş olasılığı ile karşı karşıya gelmiştir. Devletlerarası ilişkilerde ve diplomaside

19. yüzyılın başlarına kadar en büyük diplomatik sorun, “öncelik hakkı” olmuştur. Öncelik hakkı, 19. yüzyılın başlarına kadar devletlerarasında çözümlenememiş olduğundan, tarih boyunca devletlerarası ilişkilerde ve saraylarda büyük sorunlar ve skandallar yaşanmış ve çatışmalar doğmuştur 1815 yılında Viyana’da yapılan Kongre’de yabancı elçilerin uyacakları kurallar ve öncelikler konusunda bir yöntem anlaşması yapılarak diplomatik protokol kuralları ilk kez standart olarak düzenlenmiştir.

Eski Türk ve Osmanlı Devlet Geleneği

Türk Devlet Yönetiminde kamu gücü Hakan ile Hatun tarafından birlikte temsil edilmiştir. Eski Türklerde Antlaşmalarda, Hakan eşini, “Hatun”u sağ tarafında yer vererek; tüm antlaşmaları birlikte imzalamalarını mümkün kılmıştır.

Osmanlı Devleti'nde, Padişahın eşinden daha çok annesi; Valide Sultan protokolde yerini almıştır. Protokol ve buna ilişkin esaslar; Teşrifat ve Teşkilat ifadesiyle tanımlanmıştır. Krallık, İmparatorluk, Cumhuriyet, Derebeylik, vb.; adları farklı olmakla birlikte; her devletin geçmişinden günümüze taşıdığı; köklerinden gelen; kültürünü tanımlayan özgün uygulamaları bulunmaktadır. Söz konusu merasim ve ona ait unsurlara, “teşrifat ve teşkilat” adı verilmektedir.

Osmanlı Devleti’nde ilk dönemlerde padişahların yaşamları çoğunlukla savaşlarda geçtiği için, protokol kuralları fazla önemli olmamış ve yazılı olarak da kaydedilmemiştir. Ancak, padişahlar saray yaşamına geçtikten sonra, ilk kez Fatih Sultan Mehmet döneminde düzenlenen Kanunname-i Al-i Osman ile protokol (teşrifat) kuralları belirlenmiştir. Osmanlı Devleti’nde protokol olarak devlet büyüklerinin unvanları, resmî kıyafetleri, devlet büyüklerine gösterilecek saygı kuralları ve padişahın huzuruna kabul esasları ile Harem’deki hiyerarşik unvanlar ve Saray’daki törensel kurallar; Kanunî Sultan Süleyman döneminde ayrıntılı olarak düzenlenmiştir.

Osmanlılarda Şehzade ve sultanların doğumları bunu takip eden birçok merasim ve törenler (Beşik Alayı, biraz büyüyünce Bed’i Besmele merasimi, şehzadelerin günlerce süren sünnet törenleri vb.) için özel kurallar belirlenerek; belirlenen bu kuralların uygulanmasıyla, Osmanlı Devlet Geleneği adını verdiğimiz; Osmanlı’yı, Bizans’tan, Çin İmparatorluğu’ndan ayıran temel özellikler de tanımlanmış olmaktadır. Elçiler Topkapı Sarayı’nda Arz Odası’nda Padişahın huzuruna kabul edilirken, kendileri için hazırlanmış olan protokol kurallarına sıkı sıkıya uymak zorundaydılar. Mesela, elçiler kılıçla padişahın huzuruna giremezlerdi. Osmanlı’da “el etek öptürmek” geleneği, sadece yabancı sefirlerin uymak zorunda olduğu bir kural olarak; protokolde de yerini bulmuştur. Osmanlı Devlet protokolünde yabancı elçilerin Padişahın elini öpmesi, Fatih döneminde elçilere izinle tanınan bir ayrıcalık biçiminde uygulanmıştır.

Kanunî Sultan Süleyman döneminde sarayda düzenlenen bir kabul töreninde (1563), yabancı elçilerin getirdikleri armağanları sunmadan önce, Sadrazam İbrahim Paşa’nın kaftanının eteğini öpmeleri, protokol bakımından zorunlu tutulmuştur.

Osmanlı Devleti’nde protokole çok önem verilmiş; Devlet yönetim okulu olan Enderun’da protokol kuralları “Teşrifat” dersi olarak yüzyıllarca okutulmuş; protokol bakanlığı olarak sarayda “Teşrifat Nazırlığı” kurulmuş ve Devletin protokol işlerinden Teşrifat Nazırı (Protokol Bakanı) sorumlu olmuştur. Bu nedenledir ki; 16. yüzyılda, İngiliz ve Fransız sarayları Osmanlı saray protokolüne özenmişler ve kendi protokol (etiket) görevlilerini Osmanlı sarayında yetiştirilmek üzere İstanbul’a göndermişlerdir. Osmanlı sarayında protokol konusunda yetiştirilen İngiliz ve Fransız protokol görevlileri öğrendiklerini kendi ülkelerinin saraylarında uygulamışladır. Nitekim günümüzde de, Birleşmiş Milletler ve Avrupa Konseyi’nin protokol müdürlüklerini Türk diplomatlar yapmakta; uluslararası protokol kurallarını dünyaya öğretmektedirler. Avrupa devletlerinin protokol görevlileri vasıtasıyla Osmanlı devlet yönetimini tanımaları sonucunda, “Osmanlı Devleti’nde ilk daimî diplomatik temsilcilik Fatih Sultan Mehmet döneminde, Venedik tarafından İstanbul’da kurulmuş (1454); 16. yüzyıl ortalarında Kanunî döneminde Fransa ve İngiltere; daha sonra diğer Avrupa devletleri de İstanbul’da büyükelçilik kurmuşlardır. Osmanlı Devleti nezdinde en muteber Büyükelçiler Almanya ve Fransa Büyükelçileri olmuştur. Avrupa devletleri İstanbul dışında, İzmir, Edirne, Trabzon, Erzurum, Adana ve Van illerinde de başkonsolosluk teşkilâtı kurmuşlardır. Ancak, hiçbir Asya Devleti Osmanlı Devleti’nde büyükelçilik kurmamıştır. Osmanlı Devleti ise, Avrupa’da büyükelçilik teşkilâtını ilk kez III. Selim zamanında 1793’te Londra’da. 1796'da Paris’te, 1792’de Viyana’da kurmuştur.

Protokolün Yapı Taşları

Özel ve Kamu kurum ve kuruluşlarında, tören düzeninde organizasyonlarda; organizasyonun yapıldığı yer; coğrafi konum, alan, mekan, vb.; kullanılan eşya ve malzemenin nitelik ve niceliği; dekorasyon, giyim-kuşam; etkinliğin niteliği; etkinlikte yer alacak kişilerin seçilmesi; yapılan konuşmaların ve davranışların; ikramlar; verilen hizmetler (vestiyer, vale ve park,) takdim ve hediyeler (çiçek, teşekkür belgesi, vb.) protokol olarak önemli bir anlamı ve yorumu vardır. Çünkü; protokolde yer alan bir kişinin veya kurumun önemi ve saygınlık düzeyi, dışa yansıyan bu öğelerle ölçülür ve değerlendirilir. Söz konusu öğeler aşağıda sıralanmıştır:

• Düzen (Organizasyon)
• Kılık-Kıyafetler
• Davranışlar
• Konuşmalar
• Mekân, Eşya ve Malzemeler

Türkiye’de Protokol ve Protokol Kuralları

Türkiye’de kamusal alanda, protokol kelimesinin kullanıldığı yerler ve anlamlarına aşağıda yer verilmiştir.

Tören düzen: Devlet törenlerinde ve devletlerarası diplomatik ilişkilerde uyulması ve uygulanması gereken biçimsel kurallar bütünüdür. Devlet başkanları, ulusal ve resmî bayramlar, uluslararası diplomatik ilişkiler ile ilgili törensel kurallar, uluslararası sözleşmeler ve ulusal protokol mevzuatı ile düzenlenmiştir.

Devlet Erkânı, Devlet Ricali ve Önemli Şahsiyetler: Resmî toplantı ve törenlere; kabul, davet ve ziyafetlere katılma hakkı olan devlet organlarının, devlet ve kamu kuramlarının yöneticileri ve temsilcileri ile resmî makam, unvan ve rütbe sahibi mülkî, askerî, adlî, akademik ve sivil önemli şahsiyetler.

Sıradüzen (Öncelik-Sonralık): Devlet organlarının ve devlet kuramlarının yöneticileri ve temsilcileri ile unvan ve rütbe sahibi önemli şahsiyetlerin öndegelme (önceliksonralık) sıralaması. Bu sıra-düzene başkentte “Devlet Protokol Listesi”; kamu kuruluşlarında “Bakanlık Protokol Listesi”, “Genel Müdürlük Protokol Listesi”; ilçelerde de “İl Protokol Listesi” adı verilmektedir

Protokole Dâhil Zevata Ayrılan Yer: Ulusal ve kurumsal etkinliklerde, her türlü tören ve ziyafetlerde devlet organlarının ve kuramlarının yöneticileri ve temsilcileri ile unvan veya rütbe sahibi önemli şahsiyetlerin tribünde, alanda veya salonda kendilerine ayrılan oturma yeri bulunmaktadır.

Saygı ve Nezaket Kuralları: Uluslararası ilişkilerde, devlet ve toplum yaşamında uyulması gereken görgü, saygı ve nezaket kurallarının bütünü. Bu anlamda protokol, aynı zamanda “sosyal davranış kuralları” dır.

Anlaşma Belgesi: Uluslar veya kurumlar arasında belirli bir konuda yapılan anlaşma sonucunda, taraflarca imzalanan resmî bir belge türü. Bu anlamda protokol, resmî bir tutanaktır. “Anlaşma Belgesi” olarak protokol, diplomatik, siyasal, hukuksal ve yönetsel anlamlarda kullanılmaktadır.

Protokolün Önemi

Protokol kuralları, her ülkede önemlidir. Ancak, Fransa, İspanya, Rusya, Almanya, İngiltere, İtalya, Avusturya ve Türkiye gibi kimi ülkelerde çok önemlidir. Özellikle; Fransa’da protokol bir tür din ve adeta bir Tanrı’dır. Türkiye’de kamusal yaşamda ve iş ortamında, özellikle yöneticilerin protokol kurallarını iyi bilmeleri ve bu kurallara uymaları; kurumsal temsil niteliklerinin doğal ve yasal bir gereği olarak kabul edilmektedir Ülkemizde, kamu kurum ve kuruluşlarında, tanımlanmış protokol kurallarına uymak durumunda olan görevlileri; görevlerindeki protokol düzeylerine göre, aşağıdaki biçimde sıralanmaktadır:

• Memurlar, Şefler ve Şube Müdürleri; daha az,
• İl müdürleri, Bölge Müdürleri ve Daire Başkanları; daha çok,
• Kaymakamlar, Valiler, Genel Müdür Yardımcıları ve Genel Müdürler, Başkan Yardımcıları ve Başkanlar ile Müsteşar Yardımcıları ve Müsteşarlar da en fazla protokol kuralları çerçevesinde görev yapmakta olan görevliler olmaktadırlar.

Protokol kurallarına uymak, toplumsal ve kamusal yaşama uymak ve uygun olmak demektir. Bu yüzden, protokol kuralları herkes tarafından öğrenilmesi ve bilinmesi, kamusal ve toplumsal yaşamda da titizlikle uygulanması gereken, resmî olduğu kadar aynı zamanda sosyo-kültürel değerlerdir.

Kamusal ve toplumsal yaşamda protokol kurallarının uygulanmasında üç kişi çok önemlidir. Bunlar:

• Yöneticiler; hâlen görevde bulunan ve eskiden görev yapmış olan devlet adamları ile resmî makam sahibi kişiler,
• Konuklar; davet edilen veya davete katılan kişiler,
• Kadınlar şeklinde sıralanabilir.

Kamusal alanda ve yaşamda mekân olarak protokol kurallarının tam olarak uygulandığı beş yer bulunmaktadır. Protokolde belirtilen beş ortam; kamusal alan açısından da, resmî yer olarak değerlendirilmektedir. Protokolde önemli olan resmî yerler şunlardır:

• Makam odaları,
• Makam otomobilleri,
• Toplantılar,
• Törenler,
• Resmî davet ve ziyafetler.

Protokol Türleri

• Saray Protokolü
• Devlet Protokolü
• Siyasi Protokol
• Diplomatik Protokol
• Askeri Protokol
• Mülki Protokol
• Kurumsal Protokol
• Adli Protokol
• Akademik Protokol

Kurumlarda Protokol Hizmetlerinin Örgütlenmesi

Bütün bakanlıklarda, kamu kurum ve kuruluşlarında, protokol hizmetleri; toplantılar, törenler, merasimler, konuk ve ziyaretçi karşılama, ağırlama ve uğurlama törenleri, davet ve ziyafetler, kabul ve ziyaretler, resmî yazışmalar, taşıt, bayrak, çiçek, çelenk sunumu vb. kapsamında gerçekleştirilen faaliyetler arasında yer almaktadır. Bakanlıklarda ve kamu kurum ve kuruluşlarında, adı geçen etkinlik ve etkinlikteki faaliyetlerin doğru ve uygun biçimde yerine getirilebilmesi için, protokol etkinlikleri olan, özerk bir birim oluşturulmuştur.

Türkiye Cumhuriyetin’de devlet protokolünün sorumluluğu, Atatürk’ün Cumhurbaşkanlığı döneminde Ocak 1927 tarihinde Dışişleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğü’ne verilmiştir. Dışişleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğü, Devlet ve Dışişleri protokolünü, diplomatik temsilciler ve uluslararası ilişkiler ile ilgili diplomatik protokolün bütününden sorumlu olarak çalışmaktadır. Askerî protokol hizmetleri, Genelkurmay Başkanlığında ve Kuvvet Komutanlıklarında, “protokol subaylıkları” tarafından yürütülmektedir. Mülkî protokol hizmetleri, İçişleri Bakanlığında “İller İdaresi Genel Müdürlüğü”nce yürütülmektedir. Kamusal (sivil) protokol hizmetleri ise, bazı bakanlıklarda ve büyük kamu kuruluşlarında “Protokol Müdürlüğü” ya da “Protokol Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü” tarafından; bazı kuruluşlarda da “Dış İlişkiler Müdürlüğü” ya da “Özel Kalem Müdürlüğü” tarafından yürütülmektedir. “Protokol Müdürlüğü” bazı kuruluşlarda üst yöneticiye bağlı olarak çalışmakta, bazı kuruluşlarda da genel sekreterlik ya da “Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı” içinde yer almaktadır.

Protokol müdürlüğü örgütsel olarak; bir müdürün yönetiminde en az bir protokol uzmanı, bir mihmandar (konukçu) ya da mütercim-tercüman (çevirmen) ile bir dilbilir sekreter ve bir veri hazırlama ve kontrol işletmeni kadrosundan oluşmalıdır.

Protokol müdürü ve protokol uzmanı;

• Uluslararası ilişkiler, iletişim, siyasal bilgiler veya kamu yönetimi alanında lisans düzeyinde eğitim yapmış,
• Belgeye dayalı protokol kursu ve B düzeyinde İngilizce veya Fransızca KPDS (Kamu Personeli Yabancı Dil) Belgesi almış,
• Kamu hizmetlerinde 5-8 yıl, özellikle protokol, basın, halkla ilişkiler, dış ilişkiler, özel kalem ve sekreterlik birimlerinden birinde çalışmış olmalıdırlar.

Ayrıca, protokol müdürü, protokol uzmanı ve mihmandar ya da mütercim-tercüman;

• Kurumsal temsil niteliği taşımalı,
• İyi giyimli ve bakımlı,
• Ketum ve güvenilir,
• Kibar ve nazik olmalı,
• Türkçeyi ve bildiği yabancı dili güzel konuşmalı,
• Fiziksel olarak olumlu ve uygun olmalı,
• Etkili insan ilişkilerine ve iletişim becerilerine de sahip olmalıdırlar.

Protokol müdürlüğü olmayan kuruluşlarda ise, protokol hizmetlerini yürütmek üzere genel sekreterlik, dış ilişkiler, basın ve halkla ilişkiler ya da özel kalem müdürlüğü birimlerinden birinde bir adet “protokol uzmanı” kadrosu ihdas edilmeli; bu kadroda, protokol uzmanı istihdam edilmelidir.

Protokolde Temel İlkeler

Protokol kuralları, kurumsal, ulusal ve uluslararası düzeyde diplomatik, hukuksal, sosyal ve yönetsel olarak birtakım temel ilkelere dayanmaktadır. Protokolde bu ilkeler her alanda ve kurumda ortaktır. Söz konusu protokol ilkeleri aşağıda sıralanmıştır:

• Saygı ve Nezaket
• Öndegelme (Sıradüzen)
• Kıdem (Öncegelme)
• Temsil
• Düzey Eşitliği ve Denklik
• Karşılıklılık