Mesleki Yazışmalar Dersi 5. Ünite Sorularla Öğrenelim

Resmi Yazı Türleri

1. Soru

Tarafların bir sözleşme yaparken içeriğini  ve kapsamını diledikleri gibi belirleyebilmelerine ne denir?

Cevap

Taraflar kural olarak, bir sözleşme yaparken içeriğini  ve kapsamını diledikleri gibi belirleyebilirler. Buna sözleşme serbestisi denir.


2. Soru

Rapor türlerine beş örnek veriniz.

Cevap

İş yaşamında en fazla kullanılan raporlar genel olarak; bilgi veren raporlar, öneri raporları, çalışma ve faaliyet raporları, iş/görev raporları, değerlendirme raporları, teftiş (denetleme) raporları ve araştırma raporlarıdır.


3. Soru

Mazbata nedir?

Cevap

Resmî kurumların hukuksal bir olayı belgelendirmek için yazdıkları yazılara mazbata denir.


4. Soru

Kağıt üzerine hazırlanan formlar üzerlerindeki veriyi işleme yöntemlerine göre kaça ayrılır? İsimlerini yazınız.

Cevap

Üzerlerindeki veriyi işleme yöntemlerine göre ise formlar; optik işaret tanıma, manyetik mürekkep karakterleri tanıma, optik karakter tanıma sistemlerine göre hazırlanmış formlar olarak sınıflandırılır.


5. Soru

Sözleşmenin yazılı olmasının yararları nelerdir?

Cevap

Sözleşmenin yazılı olmasının yararları şunlardır:

  • Taraflar yapacakları sözleşme üzerinde daha fazla düşünürler.
  • Taraflar sözleşmenin kapsamını daha iyi bilirler.
  • Tarafların hak ve yükümlülükleri sözleşmede yer aldığından taraflar arasında daha az anlaşmazlık çıkar.
  • Taraflar sözleşmeden yer alan konuları daha kolay ispat ederler.
  • Anlaşmazlıklar azalacağı ve ispat kolaylaşacağı için mahkemelerin iş yükü azalır veya kolaylaşır.

6. Soru

Kağıt üzerine hazırlanan formlar tasarımlarına göre kaça ayrılır? İsimlerini yazınız.

Cevap

Tasarımlarına göre ise formlar; çizgi formlar, kutu formlar, yazışma formları, karma formlar olarak sınıflandırılır.


7. Soru

Dilekçe yazılırken dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?

Cevap

Dilekçe yazarken şu hususlara dikkat etmekte fayda vardır:

  • Dilekçeler çizgisiz düzgün, beyaz bir kağıdın tek bir yüzüne yazılır.
  • İmkanlar dahilinde ise kolay okunup anlaşılabilmesi için daktilo ya da bilgisayar ile  yazılır. Böyle bir olanak söz konusu değilse kitap harfleriyle ve mürekkepli kalemle yazılmalıdır.
  • Hitap edilen makam, bir diğer deyişle başlık, kağıdın üst kısmından 2 cm. kadar aşağıya, büyük harflerle ve ortaya yazılır.
  • Adres yazılacak ise adresteki sözcüklerin ilk harfleri büyük yazılır.
  • Tarih; gün, ay ve yıl olarak ya başlığın alt kısmına sağ kenara ya da son cümleden  sonra yazılır.
  • Konu kısa, net ve anlaşılır ifadelerle yazılır.
  • Olaylar paragraflar halinde özetlenir. Son paragrafta istek belirtilir.
  • Dilekçeler “Saygılarımla arz ederim.” ifadesiyle bitirilir.
  • Son satırın 2-3 satır altına, sağ tarafa ad-soyad yazılıp imzalanır.
  • İmzanın hizasına sol tarafa “adres” ve onun altına da dilekçeye eklenen belgeler “Ek” başlığıyla ve maddelenerek (1, 2, 3…) alt alta yazılır.
  • Dilekçeler katlanmadan, buruşturulmadan, kirletilmeden ilgili makama verilir.

8. Soru

Rapor ana bölümlerinden ön bölüm hangi kısımlardan oluşur?

Cevap

Ön Bölüm

  • Kapak
  • Özet
  • Önsöz
  • İçindekiler
  • Tablolar ve Şekiller Listesi
  • Kısaltmalar Listesi

9. Soru

Resmi yazı türlerine beş örnek veriniz.

Cevap

Resmî yazılar iletilmek istenen mesajın türüne göre aşağıdaki gibi türlere ayrılır:

  • Dilekçe
  • Tutanak
  • Sözleşme
  • Şartname
  • Müzekkere
  • Tekit
  • Tezkere
  • Mazbata
  • Genelge
  • Vekaletname
  • Form
  • Rapor

10. Soru

Tutanaklara verilen diğer isim nedir?

Cevap

Tutanak (Zabıt)


11. Soru

Sözleşme serbestisinin sınırları nelerdir?

Cevap

Sözleşme serbestisinin sınırları ise şu şekilde belirtilmektedir:

  • Sözleşmenin konusu kanunun emredici kurallarına aykırı olamaz.
  • Sözleşmenin konusu kamu düzenine aykırı olamaz.
  • Sözleşmenin konusu kişilik haklarına aykırı olamaz.
  • Sözleşmenin konusu ahlaka aykırı olamaz.
  • Sözleşmenin konusu imkansız olamaz.

12. Soru

Kendisine müzekkere gönderilen bir kurumun sorumluluğunu yerine getirmemesi durumunda ne yapılır?

Cevap

Kendisine müzekkere yollanan kurum bunun gereklerini yerine getirmelidir. Gecikme olması halinde tekit yazısı yollanır. Bu noktada ayrıca belirtmek gerekir ki, kendisine bir yargısal makamdan müzekkere gönderilen kurum ya da kuruluş, müzekkerenin gereklerini yerine getirmek durumundadır. Müzekkereyi alan kurum ya da kuruluş, müzekkerenin  gereğini yerine getirmiyorsa ilk müzekkereyi yollayan yargısal makam üç kere “tekit” yazısı yazacaktır. Üç tekitin sonucunda ilgili kurum ya da kuruluş hâlâ müzekkerenin gereğini  yerine getirmekten kaçınıyorsa savcılığa suç duyurusunda bulunulacaktır.


13. Soru

Sözleşme yazımında dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?

Cevap

Sözleşme yazımında şunlara dikkat edilmelidir:

  • Yeteri kadar açık ve anlaşılır olmalıdır.
  • Yazım kurallarına uyulmalıdır.
  • Sözleşmenin türüne göre, sözleşmede bulunması gereken tüm hususlara yer verilmelidir.
  • Gereksiz ayrıntılardan kaçınılmalıdır.
  • İlgili yasa, hüküm ve kavramlarına uyulmalıdır.
  • Tarafların amaç ve istekleri yeterince gözetilmelidir.
  • Tarafların hak ve yükümlülükleri tam ve anlaşılır şekilde açıklanmalıdır.

14. Soru

Rapor hazırlama aşamaları nelerdir?

Cevap

Bir rapor birtakım aşamalar dikkate alınarak hazırlandığında etkili ve verimli olur ve daha kolay yazılır. Söz konusu aşamalar şunlardır:

  • Rapor konusunun belirlenmesi
  • Raporu okuyacak ve yararlanacak kişi/kişilerin belirlenmesi
  • Bilgi kaynaklarının araştırılması
  • Raporun yazımı
  • Tablo ve grafiklerin gösterilmesi
  • Alıntıların gösterilmesi
  • Kaynakların gösterilmesi
  • Raporun kontrolü
  • Raporun çoğaltılması ve ilgililere iletilmesi

15. Soru

Formların yararları nelerdir?

Cevap

Formların yararlarını şu şekilde belirtebiliriz:

  • Formlar büro işini basitleştirir ve standardize ederler.
  • Zaman, emek ve maliyet tasarrufu sağlarlar.
  • Formlar sayesinde etkili bir yazılı iletişim ağı kurulur.
  • Formlar aynı zamanda bir rapor niteliği taşır.
  • Bilgileri sadeleştirir.
  • Bilgilerin stoklanması ve gereğinde başvurulması için yardımcı olur.
  • Kontrollerin kolaylıkla yapılmasını sağlar.

16. Soru

Kamu İhale Kanunu'na göre şartnameler kaça ayrılır? İsimlerini yazınız.

Cevap

Kamu İhale Kanunu’na göre şartname “İdari Şartnameler” ve “Teknik Şartnameler” olmak üzere ikiye ayrılır. İdari Şartnameler; sözleşme çerçevesindeki şartnamenin  genel hükümlerini içeren işin nasıl gerçekleşeceğini (tarafların hak, sorumluluk ve ilişkilerini) gösteren yazılardır. Teknik Şartnameler ise ihaleyle alınacak malın cinsi ve teknik özelliklerine göre sınırları belirten yazılardır


17. Soru

3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun yedinci maddesine göre dilekçe sahiplerine en geç kaç gün içinde cevap verilmesi gerekmektedir?

Cevap

3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun 02.01.2003 tarihli ve 4778 sayılı Kanunla değiştirilen 7’nci maddesinde, yapılmakta olan işlemin safahatı veya sonucu hakkında, yetkili makamlarca dilekçe sahiplerine en geç 30 gün içinde gerekçeli olarak cevap verileceği ve sonucun ayrıca bildirileceği hükmüne yer verilmiştir.


18. Soru

Raporlar kaç ana bölümden oluşur? İsimlerini yazınız.

Cevap

Raporlar genel olarak üç ana bölümden oluşur: Ön bölüm, ana bölüm ve son bölüm.


19. Soru

Form hazırlanırken dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?

Cevap

Form hazırlanırken çeşitli hususlara dikkat etmek gerekir:

  • Formun hangi kuruluşa ait olduğu formun üst kısmına ilgili örgütün ismi yazılarak
    belirtilmelidir: “Ulaştırma ve Alt Yapı Bakanlığı”; “Personel Müdürlüğü” gibi.
  • Formun üst kısmında bir başlığı olmalıdır. Bu başlık formun hangi iş için kullanılacağını belirtir. “Memurlar İçin Yıllık İzin İstek Formu” gibi.
  • Formdaki sorular tutarlı bir sıra izlemelidir. Örneğin adı, soyadı, baba adı, anne
    adı gibi.
  • Uluslararası standartlara göre kabul edilen A, B, C standart boy kağıtlar kullanılmalıdır.
  • Formda bilimsel, hukuksal, tıbbi ya da teknik sözcüklere yer verilmemelidir. Bu tip
    sözcükleri herkesin bilmesi olağan değildir.
  • Formun doldurulmasına ve kullanılmasına ilişkin bir “Açıklama” bulunmalıdır.
  • Yazıların yazılacağı, kayıtların yapılacağı ve cevapların verileceği boşluklar, satır
    araları ve sütunlar soru ya da cevaplama için uygun ve yeterli genişlikte olmalıdır.
  • Form görüntü olarak karmaşık olmamalı; ilk bakışta “kolay doldurulabilir” duygusu yaratmalıdır.
  • Sorular formu dolduranın kolayca anlayıp doğru cevap verebileceği biçimde olmalıdır.
  • Formun en alt kısmında formun ilk kullanılmaya başlandığı tarih, formun numarası, stok numarası, formun son basıldığı tarih ve kaç adet basıldığına ait bilgiler bulunmalıdır. (Matbu formlar için)
  • Form daktilo makinası ile doldurulacaksa çizgiler ve cevap boşlukları makina aralığı ve harf genişliği göz önünde tutulmalıdır.

20. Soru

Daha önce yazılıp gönderilmiş resmi yazıya bir karşılık alınamaması ya da bu yazının gereklerinin yerine getirilmemesi durumunda, önceki yazıyı anımsatmak ya da yinelemek için yazılan yazılara ne ad verilir?

Cevap

Resmî  yazışma esasları çerçevesinde tekit, daha önce yazılıp gönderilmiş resmî yazıya bir karşılık alınamaması ya da bu yazının gereklerinin yerine getirilmemesi durumunda, önceki yazıyı anımsatmak ya da yinelemek anlamında yazılan yazıdır.


Kayıt Yenileme (Ders Ekle Sil)
7 Şubat 2022 Pazartesi