Mesleki Yazışmalar Dersi 3. Ünite Özet

Giriş

Yazı insanların duygu, düşünce ve isteklerini anlatabilmek için kullandıkları semboller ve işaretlerdir. Bu sembol ve işaretlerin insanların hayatlarında farklı biçimlerde yer aldığı bilinmektedir. Yazı kavramı insanların ve toplumların geçirmiş oldukları toplumsal ve kültürel evrim süreçlerinin bir ürünü olarak karşımıza çıkmaktadır. Yazının icadı ile birlikte bürokrasinin belirli standartlara oturtulmasına ve gelişmesine, din kurumlarının ve siyasal örgütlenme biçimlerinin üzerinde önemli katkıları olmuştur. Yazı sayesinde merkezi bürokrasi ve örgütler arasında toplumsal yaşam ile ilgili ilkelerin koordineli bir biçimde uyumlaşmasını sağlanmış, hukuk kurallarının yazılı hale gelmesiyle hukuksal düzenlemelerin de etkinliği artırmıştır.

Yazının Önemi

Söz kavramının yazıdan eski olması bilinen bir gerçektir fakat sözün bir duyguyu veya düşünceyi yaymadaki gücü sınırlıdır. Duygu ve düşüncelerin kalıcılığını sağlayan yazı kavramı, duyguların, düşüncelerin yayılmasına ve iletilmesine yardımcı olmaktadır. Tarihsel süreçte kültürel değerlerin kulaktan kulağa geçmesi ve bu geçişler sırasında eklemeler yapılması veya unutulan değerlerin olması yazının bulunması ile birlikte bunun gibi yanlışlıkların ve unutma zayıflığının da önüne geçmiştir. Yazı kavramının en büyük görevi; düşünceleri kalıcı kılması, onları taşıması ve yayabilmesidir. İnsanlar yazı kavramının önemini her dönemde kabul etmişler ve yazılardan doğru ve güzel bir biçimde yazarak faydalanmaya çalışmışlardır.

Doğru ve güzel yazabilmek için belirli noktalar üzerinde durulması gerekmektedir:

• Yazı yazma çalışmaları ilgi çekici ve bilinçli olarak yapılan çalışmalardır.
• Eleştiriye, kontrole ve teşviğe olanak sağlarlar.
• Yazı, insanın iradesini kuvvetlendirir ve kendi kendine yetişme kavramına katkıda bulunur.
• Yazı, bireyler ve gruplar arasında faydalı bir yarışma doğurabilir ve eleştiriyi karşılayabilme alışkanlığı kazandırır.
• Bireylere sanat zevki ve el becerisi kazandırır.

Yazı yazma eyleminde bireyin kazanması gereken temel davranışlar arasında; okunaklılık, hızlılık, akıcılık, süreklilik ve estetik kavramları bulunmaktadır. Bu kavramlar dikkate alındığında;

• Yazı yazma eyleminde ve takip eden süreç dahilinde rahat ve dik oturulmalıdır.
• Yazı yazma eylemi okuma ile alakalı bir eylemdir. Yazılacak yazı ile ilgili araştırmalar yapılırken aynı zamanda sürecin devam ettirilebileceği durumlarla karşılaşılabilir.
• Yazı yazma eylemi sırasında anlatılmak istenen mesajın kurgulanması amaca yönelik öğrenmeyi daha etkin ve kalıcı hale getirebilmektedir.
• Harflerin yazılış biçimlerine, yönlerine, bir satırda kapladıkları alanlara dikkat edilmelidir. Ayrıca büyük harflerin küçük harflerle olan ilişkilerine ve imla kurallarına özen gösterilmelidir.
• Dilbilgisi kuralları, rakamlar ve noktalama işaretleri bilinmeli ve kurallar dahilinde kullanılmalıdır. Sözcük ve cümle uygulamalarında sözcük ve satır aralıklarına özen gösterilmeli, aktarılmak istenen amaca uygun sözcük seçimine özen gösterilmelidir.

Yazı İçin Bilgi Toplama

Yazı yazma eylemini öğrenme süreci bireylerin duygu, düşünce ve izlenimlerini belli bir amaca yönelik olarak yazıyla ifade edebilme şeklindeki üst düzey bir hedef doğrultusunda biçimlendirilmekte ve sürdürülmektedir. Öğrenme çalışmaları bireylere yazma becerisini kazandırmayı hedeflemektedir. Yazma eyleminin önemi açısından aktarılmak istenen amaca ulaşıldığına dair kanıtlar şu şekilde olabilmektedir:

• Belli konulardaki görüşlerin yazılı hale getirilebilmesi
• Yazı ile ilgili öğrenilmek istenen hususların gerektiği durumlarda ilgililere yazılı olarak sorulması
• Özel günlerde yakınlarına mektup veya kart yazma
• Resmî kuruluşlardan olan isteklerin yazılı olarak belirtilmesi
• Yazılı istekleri yazılı olarak cevaplama
• Dinlenen bir konuşmanın önemli kısımlarını yazılı olarak not etme
• Yazı yazma süreci dâhilinde toplanan materyalin ve notların sürekli faydalanılabilecek hale getirilmesidir.

Yazılacak yazının genel amacının belirlenmesi, üzerinde dikkatle durulması gereken bir konudur. Yazılacak yazıda amacı açık bir biçimde ortaya koyabilmek için yazıda verilecek mesajı içinde barındıran “amaç cümlesi”nin belirlenmesi gerekmektedir. Amaç cümle; yazılacak yazıyı sadece bir cümle ile ifade eden bir anlam taşımalıdır. Amaç cümlesi yazılan yazılarda; iletiyi hazırlarken sadece konu üzerinde yoğunlaşılması sağlanır ve ileti gönderilirken hedef kitle sadece vermek istediğiniz ana düşünceye odaklanır.

Yazı yazma becerisinde yöntem bilgisine sahip olmanın büyük bir önemi vardır. Seçilen konunun belirli biçim ve içerik özelliklerine sahip bir şekilde ve bir plan çerçevesinde aktarılması gerekmektedir. Bireylerin duygu, düşünce, izlenim ve tasarıları geliştirebilmeleri için duyuşsal, bilişsel ve sezgisel alanlarda belli bir seviyenin üzerinde olmaları, zihinsel dünyalarını zenginleştirmiş olmaları gerekmektedir. Bu alanlarda kazanılmış olan zenginlik, bireylerin belirlenen konu ile ilgili olarak duygu, düşünce, izlenim ve tasarıları belirli bir düzen içerisinde sıralayıp sınıflandırarak daha kolay anlatabilmelerini sağlamaktadır.

Yazılı anlatımda yaygın olarak kullanılan dört farklı anlatım biçimi bulunmaktadır.

Açıklayıcı Anlatım okuyucuya bilgi vermek, bilinmediği düşünülen ya da bilinmesinde yarar görülen bilgileri açıklamak amacıyla kullanılan bir anlatım biçimidir. Tanımlama, örnekleme, alıntı yapma, tanık gösterme, somutlaştırma, konunun zıttını düşünme, ilişkilendirme vb. tekniklerin kullanıldığı anlatım biçimidir. İlan, dilekçe, davetiye vb. metinler bu tür anlatım biçimiyle yazılmış metinlerden oluşmaktadır.

Öyküleyici anlatım, anlatıma canlılık kazandırmak amacıyla yaşanmış olayları anlatma ya da yaşanması mümkün olan olaylarla ilgili kurgu yaparak anlatma biçimidir. Benzetmelerden, betimleme, monolog veya diyaloglardan yararlanma, somutlaştırma, zıtlıklardan yararlanma, yaşamla ilişkilendirme vb. tekniklerin kullanıldığı anlatım biçimidir. Öyküleyici anlatımda birinci ya da üçüncü tekil şahıs ağzından anlatım yapılmaktadır.

Tartışmacı anlatım ile ortaya konulan fikirlerin dayanaksız olduğunu kanıtlamaya çalışarak okuyucuların fikirlerini değiştirmek amaçlanmaktadır. Kanıt gösterme ön planda olup ortaya atılan görüşün doğruluğu kanıtlar sıralanarak gösterilmeye çalışılır. Bu anlatım biçimi; karşılaştırma, sorularla açılım yapma, zıtlıklardan yararlanma, örnekleme, ilgi kurma, ilişkilendirme vb. tekniklerin kullanıldığı anlatım biçimidir.

Betimleme, canlı ve cansız varlıkların dikkat çeken özelliklerini ortak ya da ayrışan yönleriyle ifade etmektir. Betimleyici anlatım çalışmalarında genellikle kişi, yer, olay, nesne vb.nin ayırt edici özellikleri öne çıkarılarak betimlenir. Sözcüklerle resim çizme şeklinde bilinen bu anlatım biçiminde nesne, durum veya olay öne çıkan nitelikleriyle göz önünde canlandırılmaya çalışılır. Farklı biçimde ifade etme, zıtlıklardan yararlanma vb. teknikler kullanılmaktadır.

Yazının Kurgusu

Yazılarda etkinlik yazının içeriğine bağlı olduğu kadar yazıların şekil yönüne de bağlı olmaktadır. Bu sebeple yazışmaların şekil yönünden aşağıdaki kurallara uygun olarak yazılması gerekmektedir:

• Okuyucu ile birlikte ilk adımı atmak
• Okuyucuya önemli veya ilginç gelecek bir şey söylemek
• Okuyucuyu, yazının konusu ve amacı hakkında bilgilendirerek uyum sağlamasına olanak vermek
• İkna için yazının devamını okumaya özendirecek biçimde düzenleme yapmak
• Olumlu düşünceler, hoşa giden ifadeler kullanmaktır.

Yazım stilinin, yazanın okuyucuya konunun ne kadar ilgi çekici olduğunu gösterebilmesinde önemli bir yeri vardır. Okuyucular, sonuçlarına kadar düzgün biçimde akan metni daha kolay okumakta ve yorumlayabilmektedirler. Mantıksal açıdan, açıkça bir fikirden diğerine geçiş sağlanıyor ve arka planda anlatmak istenilen belirginleşerek vurgulanıyorsa, okuyucunun anlatılan konuyu zihninde şekillendirmesi daha kolay olabilmektedir.

Bir yazının başlığı, okuyucuya metnin içeriğini tanıtan ilk kısım olduğundan önemi yüksektir. Başlık okuyucunun yazının niteliği hakkında fikir edinmesi ve okuyup okumayacağına karar vermesine de yardımcı olma özelliği göstermektedir. Uygun başlığı olmayan yazı ulaşılmak istenen okuyucu kitlesine de ulaşamayabilir. İndeks ve özel taramalar ile bir yazıya ulaşılması başlığın tam ve doğru olmasına göre değişiklik gösterebilmektedir. Eğer başlık uygun bir şekilde yazının içeriğini yansıtmıyorsa okuyucuyu yanıltabilir ve yazının geri kalanını okutmayabilir.

Sözcüklerin birer imge oldukları, varlıkları ve nesneleri, duyguları ve düşünceleri tanımladıkları literatürde aktarılmaktadır. Sözcükler duyularla algılanabilen cisimleri tanımlıyorsa somut, duyguları, düşünceleri, özlemleri, hisleri diğer bir ifade ile maddi olmayan soyut kavramları tanımlıyorsa soyut sözcükler olarak ifade edilirler. Soyut sözcükler genellikle bir başka somut ögeye bağlanarak anlaşılır. Soyut sözcüklerin somut sözcükler gibi ortak ve tek bir anlamı yoktur ve görecelidirler. Örnek olarak kitap sözcüğü herkes için farklı türdeki kitapları çağrıştırsa da herkesin kafasında somut bir kitap motifi canlanmaktadır. Ancak soyut bir sözcük olan mutluluk sözcüğünde, herkesin aklına farklı şeyler gelebilir ve buluşulacak ortak bir anlatım birliği söz konusu olamaz.

Giriş bir bakıma söze bir başlangıç, gelişme bölümünde anlatılacak olanlara bir hazırlık niteliğindedir. Giriş bölümünde yazının görünümü belirlenir, konu ve tema açıklanır, yazının hedefleri ve amacı ortaya konmaktadır. Okuyucuda izlemek isteyeceği bir bakış yaratılır, okuyucu yazıya hazırlanır. Giriş bölümünde aynı zamanda okuyucuya yön gösterilmektedir. Bu sayede okuyucunun dikkatinin artması ve istenen yönde tepki vermesi sağlanacaktır.

Gelişme bölümü, yazı içeriğinin önemli bir kısmının yer aldığı bölüm olarak ifade edilmektedir. Yazının iç tutarlığı, konu ve anlam bütünlüğü burada özenle sağlanmaya çalışılır. Gelişme bölümünde mesajın ayrıntısı üzerinde durulmaktadır. Okuyucunun ilgisi sürdürülür ve canlı tutulmaya çalışılır. Açık, duru ve yalın bir anlatımla, okuyucu konu hakkında ayrıntılı olarak bilgilendirilir. Okuyucunun çelişkiye ve şüpheye düşmesi önlenir.

Yazının en önemli kısmı sonuç bölümüdür. Sonuç bölümünde anlatılmak istenen anlatılmış, ulaşılmak istenen yere varılmıştır. Mesajı okuyandan beklenen tepki sonuç bölümüyle gösterilir.

Plan, yazıya başlamadan önce tasarlanır ve uygulanır. Yazının gelişme seyrine göre planda bazı eklemeler ve çıkarmalar da yapılabilmektedir. Yazılı anlatımda iki tür planlama vardır. Bunlardan ilki; başlık, paragraf gibi sayfa düzeniyle ilgili hususlardır. Buna biçim veya dış planlama denir. Diğeri ise içerikle ilgili planlamadır; buna da aynı zamanda iç planlama denilmektedir. Belli bir standarda göre düzenlenmiş bir yazı, zaman ve enerji tasarrufu sağlamanın yanında, okumaya ve anlamaya da yardımcı olmaktadır.

Yazı Taslağı

Yazı yazmaya bir ön hazırlık ile başlanmalıdır. Bu ön hazırlık, takip edilmesi gereken bir dizi adımı içermektedir. Bu adımlardan biri de yazı taslağı hazırlamaktır. Taslakta, iletilecek mesajın amacı belirlenmeye çalışılır. Yazı hangi amaçla ele alınmaktadır, yazıyla elde edilmek istenen amaç nedir, yazı okuyucu açısından ne anlama gelmektedir gibi sorular yazının amacını ortaya koymaya yardımcı olmaktadır.

Taslağın yazımına başlamadan önce birkaç nokta göz önünde bulundurulmalıdır. Yazılmaya başlanacak olan yazı, elde edilecek ürünün taslağını oluşturmaktadır ve her cümle mükemmel denebilecek biçimde olmak zorunda değildir. Önemli olan nokta yazarın yoğunluğunu, düşüncelerini kâğıda aktarmaya vermiş olmasıdır. Dil bilgisi ve yazım kuralları ile uğraşıp görülen her hatanın düzeltilmesi adına taslak aşamasında gereksiz zaman kaybedilmemelidir. Bu işlemler, yazının kontrolü aşamasına bırakılmalıdır.

Paragrafların akışını sağlamanın tek yolu sözcük, cümlecik veya cümlelerle yumuşak geçişler yapmaktır. Dâhili geçişler, paragraf içindeki cümleler arası geçişi sağlarken harici geçişler ise birbirinden ayrı paragraflar arasında köprü vazifesi görürler.

Yazılan metin üzerindeki sözcüklerin amacı, düşüncelerin en sade ve en açık biçimde aktarılmasıdır. Yirmi sözcüğün üzerinde, karmaşık ve uzun cümlelerden kaçınılmalıdır. Uzun ve sıkıcı cümleler kısa cümlelere ayrılarak veya listeleme yapılarak bölünebilirler. Kısa cümleler akıcılığı artırırken uzun cümleler akıcılığı azaltacaktır. Sürekli aynı kalıbı kullanmak monotonluk yaratacağından kalıpların çeşitliliği artırılmalıdır.

Son Yazı ve Denetimi

Yazılan yazı hangi türde olursa olsun ve hangi amaçla yazılırsa yazılsın taslak sonucunda oluşturulan ilk kopya okunarak değerlendirilmeli ve kontrol edilmelidir. Bu işlem öncelikle düz okuma ile başlayıp mantıksal ve bilimsel akıcılık için kurgu açısından değerlendirmeyi kapsamalıdır. Bu değerlendirme sırasında ne söylemek istendiğine odaklanılarak konuyu dağıtan ya da gereksiz yere uzatan sözcükler atılarak odaklanılan konuyu ele alma gücü değerlendirilmelidir.

Yazı, dil ve üslup yönünden kontrol edilirken öncelikle yazının konusuna ve mesajın hedefine bakılmalıdır. Yazının dil ve üslubu hedefe göre belirlenir. Buna göre yazı, resmî bir yazı niteliğinde mi yoksa özel bir yazı mı, içten mi, daha da önemlisi yazı hedefe göre ele alınmış mı gibi soruların cevapları aranmalıdır. Yazıda duygular mı yoksa düşünceler mi aktarılmış veya ne tür bir yazıya cevap veriliyor? Farklı yazı türleri, yazının dil ve üslubunu etkilemektedir. Kısaca yazının dil ve üslubunu belirleyen yazının türüdür. Resmî yazılarda yazının dil ve üslubu daha büyük bir önem taşımaktadır. Resmî yazılar nezaket ve protokol kurallarına dikkat edilerek yazılmaktadır.

Yazılan yazıda yapılan kontrollerden sonra düzeltmeler yapılmalıdır. Düzeltme; düzgün bir hale getirme, bir yazının bozukluğunu giderme, yanlıştan kurtarma anlamına gelmektedir. Amacı, yazma çalışmalarının verimini arttırmak, yazarın yetersiz olduğu yerlerin belirlenmesini sağlayarak doğruya yöneltmektir.