Dosyalama Arşivleme Dersi 8. Ünite Sorularla Öğrenelim

Örgüt ve arşiv arasında nasıl bir ilişki söz konusudur?

Örgütler kendi faaliyetler, sonucunda ortaya çıkan belgeleri arşivlerde muhafaza ederler. Bu sebepten dolayı arşivlerin örgütlerin bir nevi bilgi depoları olduğu söylenebilir.

Arşivlerin örgütler için neden çok önem arz etmektedir?

İşlem süresini tamamlamış evrakların saklanması yasal bir zorunluluktur. Ayrıca böylelikle örgütsel faaliyetten de faydalanılabilir.

Arşivleme neden bir zorunluk halini almıştır?

Büro alanları sınırlıdır, saklanmak üzere ayrılan belgelerin sürekli olarak bürolarda bekletilmesi olanaksızdır ve büroda çalışma alanı kalmaz ve karışıklık doğar.

Arşivlemede hangi yöntemler kullanılmaktadır?

Geleneksel yöntemler ve bilgisayar teknolojisinden yararlanarak geliştirilen büro otomasyonlarına dayalı yöntemler kullanılmaktadır.

Arşiv kavramı nasıl tanımlanabilir?

Örgütlerin veya şahısların faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan ve belirli amaçlarla saklanan yazılı, sesli ve görüntülü belge anlamına geldiği gibi belgelerin belli bir düzene göre saklandığı alana da arşiv denilmektedir.

Arşivlemenin temel amacı nedir?

İçinde bulunulan ve değer ifade eden her türlü arşiv malzemesini sağlıklı bir şekilde korumak, bir sistem içerisinde kullanıcıların hizmetine sunmak arşivlemenin temel amacını oluşturur.

Temel amacı dışında arşivleme hangi amaçlar için kullanılmaktadır?

- araştırma amacıyla - Davalarda - Rapor hazırlamada - belli bir olayın aydınlatılmasında - Kamu ve özel Kurumlarda evrak güvenliğini sağlanmak amacıyla

Arşivlerin görev ve fonksiyonları nelerdir?

- Arşiv malzemesinin tespiti ve tasnifi - Malzemelerin kullanıcıya uygun bir şekilde düzenlenmesi - Malzemeleri iyi korunması - Malzemelerin kop

Arşivi değerli ve önemli kılan unsurlar nelerdir?

- Hem devletin hem de şahısların haklarını korumakla birlikte, uluslararası anlaşmalar dikkate alındığında ulusal hakları da korur - Gündeme gelen kimi konuların aydınlatılmasına yardımcı olur - Bilimsel araştırmalara veri kaynağı olur

Topkapı Sarayı Arşivini benzerlerinden farklı kılan özellikler nelerdir?

Tanzimat’tan önce padişahlarla ilgili ve kendilerince önemli görülen evrak ve defterlerin, öldürülen ya da mallarına el konulan devlet adamlarına ait belgelerin sarayda saklanması usulü ile tutulmuştur. İstanbul’un fethinden önceki döneme ait belgelerin de bulunduğu arşivde yaklaşık 11.000 defter ve12.500 adet belge mevcuttur.

Belli başlı arşivleme türleri hangileridir?

- Birim arşivi - Kurum arşivi - devlet arşivi - Şehir arşivleri - Noter arşivleri - özel arşivler - Kartografik arşivler - Folklorik arşivler - Günlük kullanılan arşivler

Merkeziyetçi ve dağıtık olmak üzere iki farklı türde ortaya çıkan arşiv türler arasında temel fark nedir?

Merkeziyetçi arşiv daha çok başkentlerde oluşturulan milli ve genel arşivlerdir . Dağınık arşiv tipi ise daha çok federal devletlerde görülen bir birinden ayrı arşivlerdir.

Harita, plan vb. arşiv malzemelerinden oluşan arşiv çeşidi hangisidir?

Kartografik arşivler

Arşivlerin yeri tespit edilirken dikkat edilmesi gereken temel noktalar hangileridir?

- Gerektiğinde genişletilebilecek ve ihtiyaca uygun fiziksel koşullara sahip olmalı - Görevli personele yakın olmalıdır - Gizli ve güvenli bir yer olmalıdır - Belge ve dosya saklamaya uygun bir zeminde olmalıdır - Yangın ve felaketlerde en az zararı görec

Arşivleme sürecinin aşamaları nelerdir?

- Arşiv dokümanını hazırlamak - Arşiv dokümanını korumak - Arşiv dokümanını tasnifi - Arşiv dokümanlarını değerlendirerek sıralamak - Arşiv dokümanını hazırlamak - Arşiv dokümanını korumak - Arşiv dokümanını tasnifi - Arşiv dokümanlarını değerlendirerek sıralamak

Tasnif kavramı nasıl açıklanabilir?

Arşive iletilen dokümanların arşiv memurları tarafından düzeninin sağlanmasına tasnif denir.

Arşiv tasnifi hangi standartlar dâhilinde yapılır?

Kapalı fonlarda tasnif, arşiv belgelerinin geldiği örgütün tarihi ve idari yapısı çok iyi bir incelemeye tabi tutulmalı ve arşive devredilen envanterler kullanılarak yapılır.

Açık fonların tasnifinde hangi yöntemler kullanılır?

- Belgelerin, raflarda tasnif düzenine göre hareket ettirildiği açık seri yöntemi - Bütün olarak gelen dokümanların depoda bir birinin arkasına yerleştirildiği devamlı seri yöntemi - Arşiv belgesini devreden örgütün tarihindeki önemli olan bir olayı belir

Arşiv planlama kurulunun görevi nedir?

Kurul, tasnif edilecek dokümanları tespit eder ve dokümanların arşiv depolarındaki miktarını, ne durumda olduklarını, hangi iş kademelerinden geçirilerek tasnif edileceğini ve gerekli personel ve malzeme ihtiyacını saptar.

Tasnif grubunun görevleri nelerdir?

Dokümanların belge ve defter olarak ayrılması ve fihrist defterlerine kaydedilmesi, dokümanların fihristteki sıraya uygun bir şekilde numaralandırılması. Dokümanların belge ve defter olarak ayrılması ve fihrist defterlerine kaydedilmesi, dokümanların fihristteki sıraya uygun bir şekilde numaralandırılması.

Defter tasnifinde nasıl bir sıra takip edilir?

- Dosya ve dokümanlar sınıflandırılır - Her doküman tek tek tasnif edilir - Dosya ve dokümanlar Arşiv defterine kaydedilir ve numaralandırılır - Verilen numaralar Dosya kodu olarak kullanılır - Katalog oluşturulur

Tasnif faaliyetinde hangi safhalar söz konusudur?

- Planlama ve Ön araştırma - tasnif - Dosya usulü envanter tasnifi

Planlama ve ön araştırmada dikkat edilmesi gereken en önemli konu nedir?

Tasnifin, genel talimatname dâhilinde yapılabileceği anlaşılıyorsa çalışma başlatılır. Fakat fonun, kendi döneminde hazırlanmış, bozulmaması gereken orijinal bir tertibi varsa, aslî durumun muhafazası için Tasnif Plânlama ve Koordinasyon Komisyonuna başvurularak Provenans Sisteminin genel prensipleri çerçevesinde karar alınır. organizasyona yararlı hâle getirilmesine çalışılan ancak bu konuda da başarılı olamayan kişiler işten ayrılmak zorunda kalırlar.

Fihrist defterinin bulunmadığı durumlarda nasıl bir uygulama gerçekleştirilir?

Orijinal tasnifleri bozulmadan Provenans sisteme uygun olmak kaydıyla defterler, fihristte gösterilen sıraya uygun olarak düzenlenip numaralanmaktadır.

Defter tasnifinde hangi aşamalar söz konusudur?

- Nezaret ve kuruluşlara göre sınıflandırma yapılması - Belgelerin tek tek tasnif edilmesi - Defterlere geçici numara verilip, defter fişi çıkarılması - Numaraların düşmemesi için boyu uzun kulaklık kullanılması - Kod, sıra numarası ve tarih belirten eti

Arşivlerde daha çok Dosya Usulü Envanter Sistemi kullanılmasının sebebi nedir?

Belgelerin Provenans Sistemine göre fonlarının belirlenerek kodlanması, tarihlenmesi, mühürlenmesi tarih sırasına konduktan sonra numaralanması, gömleklenmesi, dosyalanması ve nihayetinde envanter kataloğun süratle çıkartılmasıdır sebebiyle. Dosya Usulü Envanter Sistemi ile kısa zamanda ve az masrafla depolardaki belgelerin bir an önce envanterinin çıkartılması mümkün olmaktadır. Özellikle yeterli zamana ve maddi imkâna sahip olmayan müesseseler tarafından tercih edilmektedir.

Belgeler Dosya Usulü Envanter çalışmasında hangi aşamalardan geçer?

- Belgelerin Toz vesaireden arındırılması - Aidiyet mührü basılması - Kodlama - Tarihleme - Gömlekleme ve Belge içi sıra numarası verme - Gömleklenmiş belgeleri tarih sırasına koyma - Kaleme göre dağıtma - Gömlek içi vesika ve varak sıra numarası verme - Orijinal sıra numarası yazımı - Gömleklerin Orijinal sıra numarasına göre dizimi - Belge defter karşılaştırması - defter Hulasalarının Transkripsiyonu - Dosyalama ve dosyalara sıra numarası verme

Gömlekleme nasıl gerçekleştirilir? Cevap:

Belgelerin her biri ayrı ayrı gömlek arasına konur. Eğer belgeye ait ek varsa, ekler de aynı gömlek içerisinde yer alır; gömlek içerisinde belgeler tarih sırasında (1)den itibaren artan sırada numaralanır.

Dosya sistemi ile arşiv indeksleme arasındaki ortak nokta nedir?

Dosyalama sürecinde kullanılan indeksleme arşiv indekslemede de kullanılır. Her ikisinde de dosya içerisindeki belgeye göre düzenleme yapılır.

Otomatik indeksleme dikkat edilmesi gereken ön önemli noktalar hangileridir?

İndeks çıkartılırken standardizasyon için belirlenecek kuralar ve belge ya da bilgiye hangi kelimelerle ulaşılabileceği standardize edildikten sonra rutin hale gelmesi engellenerek, işletim sistemine dönüştürülmesi.

Şahsi isme göre indeksleme nasıl yapılır?

Öncelikle şahsın soyadı yazılır ve soy addan sonra virgül konulur ve isim yazılır. Eğer şahsın ismi birden fazla isimden oluşuyorsa bu durumda ya ikisi birden yazılır ya da biri kısaltılıp diğeri tam yazılır. İsimler yazılan kurala uygun biçimde alfabetik olarak sıralanır.

Kurum ve Kuruluş Adlarına Göre İndeksleme nasıl yapılır?

Kuruluşların adı şahısların adlarından oluşuyorsa kuruluşun adları şahısların soyadlarına göre indekslenir.

Yer Adlarına Göre İndeksleme nasıl yapılır?

Yer adları küçükten büyüğe göre düzenlenmektedir. İki adı olan yer isimlerinde resmi ad kullanılmaktadır. Bu durumda ikinci ad parantez içine alınmaktadır.

Kronolojik indeksleme nasıl yapılır?

Tarih sırasına göre indeksleme yapılmaktadır. Tarihler rakamsal olarak yazılır, gerektiği takdirde belgedeki şekli de kullanılabilmektedir.

Belge numarasına göre indeksleme nasıl yapılır?

Bu sistem indekslemenin 1 (bir)’den başlayarak gereksinim duyulan numaraya kadar numaralanmasını göstermektedir. Eğer belge numaraları belge üretildiği anda verilmiş ve bu şekilde biliniyorsa bu numaralarda girilmelidir.

Konuya göre indeksleme nasıl yapılır?

Bu indeksleme türünde kavramların herkes tarafından bilindiğine dikkat edilmelidir. Kavramların ayırt edici özellikleri vurgulanmalıdır. Bu sistemde konular üçlü bölünmeye tabi tutulmaktadır: (1) Ana konular, (2) alt konular ve (3) tek konulardır.

Klasik ve çağdaş arşivleme yöntemleri arasındaki fark nedir?

Klasik arşivleme yönteminde, somut ya da fiziksel olarak belge ve dokümanların arşivlenmesini içermektedir. Çağdaş arşivlemede ise büro otomasyonuna bağlı olarak geliştirilen sanal dosyalama sistemleri gibi sanal arşivleme sistemleri süreç kapsamında ele alınmaktadır.

Bilgi ve belgelerin sanal ortamının dışında saklanmasının sebepleri nelerdir?

Bazı belgelerin boyutlarının sanal ortama göre çok büyük olması ve sanal ortamdaki güvenlik zafiyeti.

Arşivleme ve yedekleme arasındaki fark nedir?

Yedekleme, üzerinde çalışılmakta olan bilgilerin, herhangi bir nedenle bozulmasına karşı, belli bir sure güvenliğini sağlamak amacıyla yapılırken, arşivleme sürekli saklama amacıyla yapılmaktadır.

Klasik yöntemde kullanılan arşivleme araçları hangileridir?

- Hareketli dolaplar - Kasalar - Dosyalar - Klasörler - Rehberler

Başlıca sanal arşivleme araçları hangileridir?

CD ve DVD yazıcıları, taşınabilir sabit diskler ve flashdiskler.

Mikroform nedir?

Saydam ya da opak material üzerine kaydedilmiş küçük görüntülere mikroform denir.

Herhangi bir basılı bilginin küçültülmek suretiyle üzerine aktarıldığı çeşitli boyutlardaki şerit filmlerdir ne ad verilir?

Mikrofilmler

Arşivlemede mikrofilm kullanımının olumlu yönleri nelerdir?

- daha güvenli bir şekilde Saklama olanağı sağlar. - daha az yer kaplar. - Taşıması kolaydır. - Çoğaltma imkânı vardır

Arşivlemede mikrofilm kullanımının olumsuz yönleri nelerdir?

- Yüksek maliyetlidir - Özel makine ve nitelikli teknisyen gerektirir - Yasal değeri yoktur, mahkemede geçmez - Teknik hatada geri dönüşü yoktur

Dokümanları rulo filme geçiren, rulo filmdeki bilgileri bir ekrana yansıtarak okunur hale getiren, istenildiği zaman yeniden kâğıt formatına aktaran ve dokümanların ayrı gruplar halinde bulundurulabilmesini sağlayan araca ne denir?

Mikrofiş.

Arşivlemede mikroform kullanımının olumlu yönleri nelerdir?

- fiziksel alan sağlar - Kolaylıkla bulunabilir - daha güvenlidir - Zarar görme ihtimali daha düşüktür - Sağlam ve kullanışlıdır - Bilimsel yayınlara destek sağlar

Arşivcilikte kullanılan konservasyon ne demektir?

Arşiv malzemesinin fiziki, kimyevi, biyolojik, mekanik ve bunlar dışında kalan çeşitli tahrip unsurlarıyla bozulup amacını kaybetmesini önlemek ve belli şartlar altında korunmasını sağlamaktır.

Arşivcilikte kullanılan konsültasyon ne demektir?

Arşiv malzemesinin mevzuat çerçevesinde, hakiki ve hükmi şahısların, devletin, ilim ve kültürün hizmetinde yarara sunulmasıdır.

Arşiv malzemelerindeki başlıca tahribat sebepleri nelerdir?

Biyolojik, fiziksel ve kimyasal tahribat

Biyolojik tahribat nasıl açıklanabilir?

Genellikle iklime dayalı olan tahribattır.

Fiziksel tahribat nasıl açıklanabilir?

Fiziksel olarak hasara sebep olan etmenler ışık, ısı ve nemdir. Bu etmenler kâğıtta fotokimyasal, hidrolitik ve oksitleyici değişikliklere sebep olmaktadır.

Kimyasal tahribat nasıl açıklanabilir?

Selüloz, asit tarafından yavaş yavaş saldırıya uğramakta, rengi değişmekte, sertleşmekte ve kolay kırılır hale gelmektedir. Eğer kâğıt fazla sıcak ve nemli bir ortamda muhafaza edilir ve fazla ışığa maruz bırakılırsa kâğıt üzerindeki değişiklikler hızlanmaya başlayacaktır.

Koruma sırasında dikkat edilmesi gereken faktörler nelerdir?

- Bölgenin iklim şartları - yer Seçimi - Temeller(binanın temelleri termit giremeyecek şekilde yapılmalıdır) - Doğal havalandırma - Aydınlatma - Odaların yeri - Depo yerleri - Su ve diğer imkânlar - Drenaj(Bütün atık tertibatı Su sızdırmaz olmalı ve çıkışlarında metal flans bulunmalıdır)

Arşiv malzemeleri saklanırken dikkat edilmesi gereken ene önemli konu nedir?

Arşiv malzemelerini türlerine (dosyalar, haritalar, plan ve projeler, fotoğraflar, ese bantları, plaklar, damga ve mühürler) göre tespit etmek ve saklama şartlarını buna göre belirlemek gerekmektedir.

Dosyaların saklama sürecinde hangi tür dosyalar karşımıza çıkar?

İşlemi tamamlanan dosyalar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşın elde bulundurulması gerek dosyalar.

Dosyalar saklama ve elde tutma süreleri yönünden ayrıldığı türler nelerdi?

- Hemen Kaldırılacaklar - Süresi belirsiz olanalar - Kaç yıl saklanacağı belli olanlar - Daimi olarak saklanacaklar

Belgelerin imha süreleri nasıl belirlenmiştir?

İmha sürecinin esası arşiv malzemelerinin birim, kurum ve devlet arşivlerinde bekletilme sürelerine göre belirlenmektedir. Buna göre birim arşivlerindeki arşiv malzemeleri 1-5 yıl, kurum arşivlerindeki arşiv malzemeleri 10-14 yıl ve devlet arşivlerinde arşiv malzemesinin niteliklerine göre belirlenmektedir.

Arşiv nedir?

şlemi bitmiş dosya, kâğıt ve diğer belgelerin saklandığı yer arşiv olarak tanımlanmaktadır. Latince kökenli “archivum” kelimesinden gelen arşiv kavramı, kullanıldığı ilk zamanlarda resmi daire, belediye sarayı vb. anlamlara gelmekteydi. Fakat zamanla belgelerin düzenli olarak bir araya toplanması ve saklanıp korunduğu yer anlamında kullanılmaya başlanmıştır. Günümüzde kullanılan anlamıyla arşiv; örgütlerin veya şahısların faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan ve belirli amaçlarla saklanan yazılı, sesli ve görüntülü belge anlamına geldiği gibi belgelerin belli bir düzene göre saklandığı alana da arşiv denilmektedir. 

Arşivleme nedir?

Arşivleme; örgütlerin faaliyetlerini sürdürürken ortaya çıkan ve işlem sürecini tamamlamış her türlü dokümanı öngörülen yasal sürenin sonuna kadar uygun ortamlarda güvenle saklama sürecine verilen isim olarak ortaya çıkmaktadır.

Arşivlemenin amacını açıklayınız.

Arşivlemenin temel amacı; içinde bulunulan ve değer ifade eden her türlü arşiv malzemesini sağlıklı bir şekilde korumak, bir sistem içerisinde kullanıcıların hizmetine sunmak olarak ifade edilebilir.

Arşivlemenin önemini açıklayınız. 

Arşivlerden; araştırma amacıyla, davalarda, rapor hazırlamada, belli bir olayın aydınlanması gibi sebeplerle faydalanmak olasıdır. Bunun gibi ihtiyaçların karşılanması arşivleme kavramının etkili bir biçimde kullanılmasıyla meydana gelmektedir. Arşivlerin içerisinde barındırdığı bilgiler sayesinde farklı ihtiyaçlara cevap verebilmesi önemini vurgulamakta ve gerekli tedbirlerin alınmasını gerekli kılmaktadır.

Arşivin görev ve fonksiyonları nelerdir?

Örgütler hangi faaliyet türleri içerisinde olursa olsunlar arşivin değişmeyecek olan görev ve fonksiyonları mevcuttur. Bunlar:

• Arşiv malzemesinin belirlenmesi ve bir düzen içinde ayrılması.
• Arşiv malzemelerinin zarar görmeyecek şekilde korunması
• Arşiv malzemelerinin zarar görmesinin ya da kaybolmasının engellenmesi
• Arşiv malzemelerinin kullanıcıların ihtiyaçlarına göre kullanıcılara sunulması.

Arşivin önemi ve değerini açıklayınız.

Arşivin önemi ve değeri aşağıdaki biçimde sıralanabilir;

• Devletin ve şahısların haklarını korur. Uluslararası düzeyde yapılan anlaşmalar ve ilişkiler sonucu ortaya çıkan belgeler sayesinde ulusal hakların korunmasına yardımcı olur.

• Arşivlerdeki bilgi ve belgeler gündeme gelen çeşitli konuların aydınlatılmasını ve belirlenmesini sağlar.

• Arşivler sayesinde belli dönemlere ait yaşam biçimleri, kültür çeşitleri ve ilişkiler açıklığa kavuşur. Bu sayede bilimsel araştırmalara da olanak sağlamaktadır.

Arşivleme türleri nelerdir?

Arşivlerde uygulanacak olan tasnif ve saklama sistemleri, arşivlerin örgütlenmesi ve dokümanların türü bakımından ayrı ayrı incelenmektedir. Bu durumdan dolayı farklı türde arşivleme türleri ortaya çıkmıştır. Ayrıca belgelerin geçirmiş oldukları evreler ve çeşitli nitelikleri göz önüne alınarak ta gruplandırma yoluna gidilmektedir.

• Birim arşivi
• Kurum arşivi
• Devlet arşivi
• Şehir arşivleri 
• Özel arşivler
• Noter arşivleri
• Kartografik arşivler
• Folklor arşivleri
• Günlük kullanılan arşivlerdir.

Birim arşivini açıklayınız.

Örgütlerin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içerisinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir sure saklandığı arşiv birimleridir. Mükelleflerin taşra, bölge ve yurtdışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılmaktadır.

Devlet arşivini açıklayınız.

Devlet yapısı içerisinde, devletin yaşan süreci ile ilgili mevcut bütün arşiv malzemelerinin toplanmış olduğu arşivlerdir. Devlet arşivleri iki farklı tipte oluşturulmaktadır:

• Merkeziyetçi tip
• Dağınık tip

Özel arşivler nelerdir?

Devlet veya yarı-devlet kuruluşu olmayan teşekküllerin arşivleri olarak tanımlanmaktadır. Aile, dernek vb. arşivler özel arşivler kategorisine girerler.

Kartografik arşiv nedir?

Harita, plan vb. arşiv malzemelerinden oluşan arşiv çeşididir.

Folklor arşivleri nedir?

Bir ülke, şehir, bölge vb. ile ilgili her türlü folklorik malzemeden oluşan arşivlerdir. Film koleksiyonlarını içeren türlerine ise filmotek adı verilmektedir.

Arşiv yeri seçilirken dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?

Arşivleme yeri seçiminde dikkat edilmesi gereken bazı noktalar bulunmaktadır. Bunlar;

• Arşivin ihtiyaca uygun bir fiziksel alana sahip olması gerekmektedir. İhtiyaç halinde planlı bir dönemde gerekli büyüme ihtiyacını karşılayabilecek kapasitede olmalıdır.
• Arşivin belge hizmetlerinden faydalanacak olan personele yakın olması, belgelere hızlı erişim sağlaması açısından dikkat edilmesi gereken bir konudur.
• Arşiv yeri aynı zamanda gizliliği sağlayabilmeli ve güvenli olmalıdır. Herkesin rahatça girip çıkabildiği bir yer haline dönüşmemesine dikkat edilmelidir.
• Arşiv yerinin zemini belge ve dosyaları saklamaya elverişli biçimde olmalıdır.
• Arşiv yeri yangın vb. tehlikelere karşı dayanıklı olmalı, felaket durumlarında belgelerin en az zarar göreceği biçimde tedbirler alınmalıdır.
• Belgelerin zarar görmemesi açısından hava, nem, sıcaklık gibi konularda standartlara uygun bir durumda olması gerekmektedir.

Örgütlerde kullanılan tasnif faaliyetlerinin aşamaları nelerdir?

Örgütlerde kullanılan tasnif faaliyetleri çeşitli aşamalardan oluşmaktadır:

• Planlama ve Ön Araştırma Aşaması
• Tasnif Aşaması
• Kataloglama Aşaması

Defter tasnifinde sırasıyla uygulanacak iş kademeleri nelerdir?

Defter tasnifinde sırasıyla uygulanacak iş kademeleri şunlardır:

1. Nezâret ve kuruluşlara göre sınıflandırma yapılır,

2. Her gruptaki belgeler tek tek ele alınıp tasnife tâbi tutulur,

3. Önce defterlere geçici numara verilir ve defter fişi çıkartılır,

4. Geçici numaraların düşmemesi için boyu uzun kulakçık kullanılır. Numara kulakçığın düşme ihtimaline karşı, defterin birinci sayfasının sol üst köşesine kurşun kalemle yazılır,

5. Cins ve tarih kesinleşince defterler genel kronolojiye dizilir ve varak sıra numarası verilir, özet fişleri düzenlenir,

6. Defterlere, tespit edilen kodu, orijinal ve genel sıra numarasını ve tarihini belirten etiket yapıştırılır,

7. Hazırlanan defter listeleri veya özet fişleri için envanter veya kataloglar tertip edilir.

Arşiv indekslerinin hazırlanmasını açıklayınız.

Arşiv malzemelerinin sağlıklı bir biçimde kullanılabilmesi için dosya içeriklerini gösteren ve anahtar kelimelerden oluşan indekslerin hazırlanması arşivleme sürecinin verimliliği açısından büyük önem taşımaktadır. Arşiv indekslerinin hazırlanmasında dosyalama sürecinde kullanılan indeksleme yöntemi esas alınmaktadır. Dosyalama sisteminde olduğu gibi arşiv indekslerinde de dosya içindeki belgeye göre düzenleme yapılmalıdır. Dosyalarda kullanılan kodlar alfabetik sisteme göre sıralanarak arşiv indeksleri için kullanılabilirler. Arşiv içerisindeki dosyaların fihristleri oluşturulurken konu, ülke, coğrafi bölgeler esas alınabilmektedir. 

Şahıs isimlerine göre indekslemeyi açıklayınız.

Bu indeksleme türünde öncelikle şahsın soyadı yazılır ve soy addan sonra virgül konulur ve isim yazılır. Eğer şahsın ismi birden fazla isimden oluşuyorsa bu durumda ya ikisi birden yazılır ya da biri kısaltılıp diğeri tam yazılır. İsimler yazılan kurala uygun biçimde alfabetik olarak sıralanmaktadır. Soyadları aynı olan şahısların indekslemesi yapılacaksa isimlere göre sıralama yapılır. 

Yer adlarına göre indekslemeyi açıklayınız.

Yer adları küçükten büyüğe göre düzenlenmektedir. İki adı olan yer isimlerinde resmi ad kullanılmaktadır. Bu durumda ikinci ad parantez içine alınmaktadır.

Konuya göre indesklemeyi açıklayınız.

Bu indeksleme türünde kavramların herkes tarafından bilindiğine dikkat edilmelidir. Kavramların ayırt edici özellikleri vurgulanmalıdır. Bu sistemde konular üçlü bölünmeye tabi tutulmaktadır: (1) Ana konular, (2) alt konular ve (3) tek konulardır.

Arşiv yönetimini açıklayınız.

Günümüz örgütlerindeki arşiv yapılarında genellikle iki tür yöntem kullanılmaktadır. Bu yöntemler klasik (geleneksel) veya çağdaş arşivleme yöntemleridir. Klasik arşivleme yönteminde, somut ya da fiziksel olarak belge ve dokümanların arşivlenmesini içermektedir. Çağdaş arşivlemede ise büro otomasyonuna bağlı olarak geliştirilen sanal dosyalama sistemleri gibi sanal arşivleme sistemleri süreç kapsamında ele alınmaktadır. Elektronik büro sistemleri aracılığıyla örgütler; multimedia, metin, resim, belge ve bilgilerin belirlenen arama kriterlerine göre güvenli olarak ve stabil bir görüntü kalitesinde yıllar boyunca saklanmasını ve ihtiyaç anında hızlı bir biçimde ulaşılmasını sağlayan sistemlerdir.

Bilgi ve belgelerin sanal ortamının dışında saklanmasının nedenlerini belirtiniz.

Bilgi ve belgelerin sanal ortamının dışında saklanması genellikle iki nedene dayanmaktadır:

(1) büyük boyutlardaki bilgi ve belgelerin bilgisayar ortamında her an ulaşılabilir durumda tutmanın yüksek kapasite ve dolayısıyla yüksek maliyet anlamına gelmesidir. Örgüt faaliyetleri kapsamında yer alan tüm projelerin bilgisayar içerisinde tutulmaya çalışması maliyet kalemlerini arttırıcı bir unsur olarak görülebilmektedir.

(2) Güvenlik açısından da bilgi ve belgeler sanal ortamının dışında tutulmak istenmektedir. Kullanıcı hataları, donanım arızaları veya virüs vb. saldırılar altında bilgilerin ve belgelerin güvenliği tehdit altında olacaktır.

Klasik yöntemde kullanılan arşivleme araçları nelerdir?

Arşivde belgeler genellikle dosyalar içinde saklanmaktadır ve belgelerin dosya içerisindeki düzeni de üzerinde durulması gereken bir konudur. Bürolarda dosya içerisinde saklanan belgeler için arşivlerde kutular ve klasörler kullanılmaktadır. Dosyaların yerleştirildiği kutuların üzerine gerekli kodlamayı yapabilmek için etiket yapıştırılır. Sorumlu memur, arşivdeki dosya giriş çıkışlarını izlemek üzere ayrıca bir “kayıt defteri” tutmaktadır. Arşivden ihtiyaç halinde dokümanlar temin edilmek istenecektir. Bu durumda belgeyi veya dokümanı isteyen kişinin “arşiv istek kartı”nı doldurması gerekmektedir. Aynı zamanda arşiv memuru da arşivden alınan belgenin ya da dokümanın yerine “arşiv hatırlatma kartı” koymaktadır. Bu kartın kullanılması, hatayı ve unutmaları önleyeceği gibi sağlıklı ve standartlar dahilinde bir çalışma ortamı yaratacaktır. 

Sanal arşivleme araçları nelerdir?

Günümüzde sanal arşivleme faaliyetlerinde genellikle CD ve DVD yazıcıları, taşınabilir sabit diskler ve flashdiskler kullanılmaktadır. Bu sistemlerde hem bilgisayar ortamında yer alan belgeler hem de tarayıcı yardımı ile taranan belgeler, her türlü ses ve görüntü kayıtları ve internet’ten ya da intranet’ten indirilen belgeler ve bilgiler güvenli bir biçimde saklanma olanağına kavuşmaktadır.

Mikroform nedir?

Mikroform literatürde, “saydam ya da opak material üzerine kaydedilmiş küçük görüntüler” biçiminde tanımlanmaktadır. Orijinali kâğıtla üzerinde bulunan ve gözle okunabilen bilgiler, özel tekniklerle küçültülerek saydam hale getirilmektedir. Mikro formların farklı biçimleri bulunmaktadır.

Mikrofilmlerin kullanımlarının olumlu ve olumsuz yönleri nelerdir?

Mikrofilmlerin kullanımlarının olumlu ve olumsuz yönleri de mevcuttur:

• Dokümanlara göre daha güvenli bir biçimde saklanabilirler.

• Fiziksel malzemeye göre çok daha az yer kaplarlar.

• Taşıma kolaylığı sağlarlar.

• Çoğaltma imkânına sahip olduklarından istenilen adette çoğaltma yapılabilir.

• Maliyeti yüksektir.

• Kullanımı için özel makineler ve nitelikli teknisyenlere ihtiyaç vardır.

• Malzemelerinin bulunması kolay değildir.

• Yasal bir değer taşımaz. Mahkemelerde geçerliliği yoktur, belgenin aslı istenir.

• Yapılacak olan teknik hatalar geri dönülemeyecek sorunlar yaratabilir.

Mikroform kullanımının yararları nelerdir?

Mikroform kullanımının yararları ise aşağıda yer almaktadır:

• Fiziksel mekan kullanımında yüksek oranlarda kazanç sağlamaktadır.

• İstenilen belgeler kolaylıkla bulunabilmektedir.

• Basılı kopyalara göre daha güvenlidir.

• Nadir olan eserlerin orijinallerinin kullanımı sırasında zarar görmemesi mikrofilmler aracılığıyla sağlanmaktadır.

• Sağlam ve kullanışlılardır.

• Bilimsel yayınlar ve tezler mikroformlar yardımıyla kullanıma sunulabilmektedir.

Arşiv malzemelerinin korunmasını açıklayınız.

Arşiv hizmetleriyle ilgili her türlü işlem ve faaliyetler, arşivcilikte “konservasyon” ve “konsültasyon” adı altında olmak üzere iki aşamada ele alınmaktadır. Konservasyon, arşiv malzemesinin fiziki, kimyevi, biyolojik, mekanik ve bunlar dışında kalan çeşitli tahrip unsurlarıyla bozulup amacını kaybetmesini önlemek ve belli şartlar altında korunmasını sağlamak; konsültasyon ise, arşiv malzemesinin mevzuat çerçevesinde, hakiki ve hükmi şahısların, devletin, ilim ve kültürün hizmetinde yarara sunulması anlamlarını taşımaktadır.

Arşiv malzemesinin tahribat sebepleri nelerdir?

Doğal ve çevresel şartlara bağlı olarak kâğıt, birçok dış etmen tarafından saldırıya maruz kalmaktadır. Kâğıda hasar veren ve özelliklerini bozan sebepler arasında; ısı, güneş ışığı, nem ve toz gösterilebilir. Ayrıca havada yer alan asidik ve diğer gazlar, imalat sırasında ilave edilen zararlı kimyasallar da kâğıdın depolanma ömrünü ters yönde etkilemektedir. Arşiv malzemesinin tahribat sebepleri arasında doğal felaketler, insandan kaynaklanan hırsızlık, hatalı kullanım, bilgi eksikliği, modası geçmiş malzeme kullanımı gösterilebilir. Bunların dışında genel olarak biyolojik, fiziksel ve kimyasal faktörler olarak ana hatlarıyla ifade edilebilir. 

Belge koruma konusunda dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?

Belgelerin korunması denince; onların hasar almalarını önleyecek şekilde depolanması, kullanılması ve teşhir edilmesi anlaşılmaktadır. Korumaya yardımcı faktörler; depoların yeri ve şekli, depolamada kullanılan cihazlar ve depolama tarzı, havalandırma, malzemelerin kullanılma tarzı, doğal afetler ve insanda kaynaklanan olumsuzluklara karşı arşiv malzemesinin korunması için alınan tedbirler olarak ifade edilebilir.

Belgelerin korunması açısından binaların planlanmasında dikkat edilmesi gereken konular nelerdir?

Binanın planlanması ve şekli, aşağıdakiler dikkate alınarak yapılmalıdır:

• Bölgenin İklim Şartları
• Yer seçimi
• Temeller
• Doğal Havalandırma
• Aydınlatma
• Odaların Yeri
• Depo yeri
• Su ve Diğer İmkânlar
• Drenaj

Yazışma evrakı ve dosyalar nasıl saklanmalıdır?

Yazışma evraklarının ana malzemesi kâğıtlardır ve birçok nedene bağlı olarak zarar görebilirler. Küflenme ve paslanma en sık görülen biçimini oluşturmaktadır. Bu sebeple ortamın nem oranına dikkat edilmeli ve malzemelerin üzerinde kullanılan metal malzemelerin çıkarılmasına özen gösterilmelidir. Mutlaka kullanılması gerekiyorsa plastik aksamı olanlar tercih edilmelidir.

CD, DVD, Sabit disk ve Manyetik bantlar nasıl saklanmalıdır?

Bu malzemeler özellikleri gereği hassas ve dış etmenlerden çabuk etkilenebilmektedirler. Çok basit bir fiziksel zarar, kullanılamaz hale gelmelerine sebep olabilmektedir. Manyetik alanlar da bu malzemelerin bozulmasına sebep olabilmektedir. Bu nedenle bu tür malzemelerin sağlam ve dışarıdan gelecek her türlü tehlikeden korunacağı çelik kasalarda saklanması gerekmektedir.

Ayıklama nedir?

Ayıklama; arşivleme işlemi sırasında bir değere sahip olduğu halde daha sonra hukuki değerini ve bir delil olması vasfını kaybetmiş, ileride kullanılma ihtimali olmayan ve korunmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin ayrımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak arşivlik malzemenin tespit edilmesidir.

Arşiv malzemesini saklama süresini açıklayınız.

Dosyalar belirli süreler içerisinde saklanmaktadır. Esas itibariyle bir dosyanın saklanma aşamasına gelebilmesi için işleminin bitmiş olması gerekmektedir. Dosyaların bu amaçla tasnifinde ise üç grup dosya ortaya çıkmaktadır;

• İşlemi tamamlananlar,

• İşlemi devam edenler,

• İşlemi tamamlanmış olmasına karşın elde bulundurulması gerekenler.

Dosyaların hangi sürelerde saklanacağı ilgili mevzuatta yer almaktadır. Dosyaların nitelikleri saklanma sürelerini belirleyen temel ölçüt olmaktadır. Dosyaların saklanması kararı ise ilgili kişi veya komisyon tarafından verilmektedir. 

Belgelerin imha sürecini açıklayınız.

İmha sürecinin esası arşiv malzemelerinin birim, kurum ve devlet arşivlerinde bekletilme sürelerine göre belirlenmektedir. Buna göre birim arşivlerindeki arşiv malzemeleri 1-5 yıl, kurum arşivlerindeki arşiv malzemeleri 10-14 yıl ve devlet arşivlerinde arşiv malzemesinin niteliklerine göre belirlenmektedir. Birim ve kurum arşivlerinde arşiv malzemelerinin saklanma süreleri bir komisyon veya uzmanlarca yürütülmektedir. İmha işlemi için imha edilecekler ve edilmeyecekler ayrımı yapılır. İmha edilecekler listesi hazırlanarak imha işlemi gerçekleştirilir. Bu liste aynı zamanda üst yönetim tarafından onaylanmak zorundadır. İmha işlemi bu konuda belirlenen esaslar çerçevesinde yapılmaktadır. İmha edilecek arşiv malzemesinin tespiti ve imha işlemlerindeki süreçte belirli bir kurallar düzeni işlenmektedir.