Dosyalama Arşivleme Dersi 6. Ünite Özet

Belge Değişim Süreci

Örgütlerin yürüttüğü faaliyetler kapsamında sayıları binleri bulan belgeler üretilmekte ve kullanılmaktadır. Belgeler; üretimden kullanıma, dağıtımdan arşivlemeye ve hatta imha işlemlerine kadar uzanan bir değişim sürecinde çeşitli aşamalardan geçmektedir. Bu süreçler boyunca belgenin kanıt niteliğini kaybetmeden yaşamını sürdürebilmesi için çeşitli yönetim tekniklerine ihtiyaç duyulmaktadır. Belgelerin üretimi, saklanması, kullanılması, arşivlenmesi ve gerektiğinde imha edilmesi süreçleri belge yönetimi ile sağlanmaktadır. Belge yönetimindeki amaç, örgütün aldığı kararların ve yürüttüğü işlemlerin kanıtlayıcı bilgisi olan belgelerin güvenilir bir sistem içerisinde yürütülmesidir.

Elektronik Belgeler

Elektronik belgeler en temel çatıda ikiye ayrılmaktadır. Birincisi elektronik ortamda yaratılan belgelerdir. İkincisi ise mevcut belgelerin elektronik ortama aktarılmasıyla yeniden yaratılan belgelerdir. Bu belgeler genellikle önceden fiziki olarak üretilmiş ve günümüz teknolojisine uyum sağlamak adına elektronik ortama geçirilen belgeler olarak ifade edilmektedir.

Elektronik belgeleri dört sınıf altında ele alınmaktadır:

• Ofis uygulamalarından yararlanılarak üretilen dokümanlar
• Kurumsal bilgi sistemleri aracılığıyla üretilen belgeler
• Çevrimiçi ve www tabanlı ortamlarda yer alan belgeler
• İletişim sistemlerinden alınan elektronik mesajlar

Kâğıt ortamında üretilen, kullanılan ve saklanan belgelerin avantajları ve dezavantajları olduğu gibi elektronik belgelerin de çeşitli avantajları ve dezavantajları bulunmaktadır. Elektronik belgeler daha az yer kaplamakta; ısı, nem, ışık gibi çevresel faktörlerden daha az etkilenmektedirler. Elektronik belgelerin kâğıt ortamında üretilen belgelere göre en büyük avantajı ise belge üzerinde işlem yapmanın çok daha kolay olmasıdır. Elektronik belgelerde arama, bilgi transferi ve paylaşma hızlı bir biçimde gerçekleşmektedir. Elektronik belge sürecinde yaşanan en büyük problem, güvenlik sürecinin nasıl olacağı ile alakalıdır. Elektronik ortam içerisinde bilgilerin kolay bir biçimde yer değiştirmesi, değişiklik yapılabilmesi ve kolay erişilebilmesi gibi durumların olması nedeniyle sistemlerin güvenlik duvarlarının iyi bir biçimde yapılandırılmış olması ve kademeli güvenlik sistemlerinin uygulanması gerekmektedir. Türkiye’de elektronik belge yönetim sistemi denetimleri, elektronik belge yönetim sistemi standardı olan “TS 13298” çerçevesinde gerçekleştirilmektedir.

Belge Değişim Süreci

Elektronik ortamlar, değişik boyutları ile bilgi ve belge işlemlerinde kurumların uygulama ve hizmetlerinin birer parçası olmaya başlamıştır. Türkiye’de dönüşüm alanında önemli bir adım 2003 yılında e-Dönüşüm İcra Kurulu oluşturularak atılmıştır. Bu bağlamda 5070 sayılı elektronik imza kanunu 2004 yılında yürürlüğe girmiştir. Bu kanun ile “Güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler senet hükmündedir.” ibaresi, Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanununa 295. Maddeden sonra gelmek üzere eklenerek, elektronik bilgi ve belge uygulamalarına hukuki boyut kazandırılması yolunda önemli bir adım atılmıştır. e-Dönüşüm Türkiye projesi 2005 Eylem Planı, kurum ve kuruluşlarda elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbirleriyle uyumlu işlemesi ve etkin bir şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar başlatılmıştır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne verilen bu görev tamamlanarak, Haziran 2007’de “TSE 13298 Elektronik Belge Yönetimi” standardı olarak yayınlanmış ve 2009 yılında revize edilmiştir.

Belge Değişim Süreci Modelleri

Belgelerin değişim süreci; belge yaşam döngüsü modeli ve süreklilik modeli olmak üzere iki temel belge yönetimi modeli çerçevesinde değerlendirilmektedir.

Belge Yaşam Döngüsü Modeli

Smith ve Kallaus’a (1997) göre belgenin yaşam döngüsü denildiğinde üretimden arşivlerde muhafaza edilmesine kadar yaşanan süreç ifade edilmektedir. Bu süreç; üretim, dağıtım, kullanım, muhafaza ve düzenleme olmak üzere beş evreden oluşmaktadır.

Süreklilik Modeli

Özellikle elektronik belgelerin yaygınlaşmasıyla birlikte ortaya çıkan bir modeldir. Süreklilik modeli, belge yaşam döngüsü modelinin evreleri arasında işlevsel kopuklukların meydana gelebileceğini ve belgelerin değerlerinin yitirileceğini savunmaktadır. Süreklilik modelinde yer alan her belge, ardışık seriler içerisinde bir sonraki evreye aktarılarak yaşam döngüsünü tamamlamaktadır.

Dosyalama Araçları

Günümüzde her ne kadar teknoloji hayatımızın içine girmiş olsa da sanal dosyalama araçları adı verdiğimiz kavramların yanında geleneksel dosyalama araçları da hâlen işletmelerde kullanımını sürdürmektedir.

Geleneksel Dosyalama Araçları

Geleneksel dosyalama araçları; dolaplar, kasalar, klasör, dosyalar, rehberler gibi yardımcı araçlar olarak ifade edilmektedir. Bu araçlar, sanal dosyalama araçları ile birlikte kullanılabildiği gibi belge yönetiminde teknolojinin yaygın olmadığı dönemlerde işletme faaliyetlerinin yapı taşlarını oluşturmakta kendilerine önemli bir görev edinmişlerdir.

Geleneksel dosyalama araçları, işletmenin faaliyet alanına göre farklılık göstermekle birlikte genel anlamda; Dikey Çekmeceli Dolaplar, Yatay Çekmeceli ya da Kapalı Dolaplar, Açık Raflı Dolaplar, Hareketli Dolaplar, Kasalar, Dosyalar, Klasörler, Rehber (Kavalye/Separatör) şeklindedir. Sanal dosyalama araçlarında ise bilgisayarlar, yazıcılar, tarayıcılar, veri depolama araçları, çevrimiçi dosya paylaşım ortamları yer almaktadır.

Dikey çekmeceli dolaplara dosyalar dik bir biçimde yerleştirilmektedir. Dikey dolaplar az yer kapladıkları için fiziksel alanı dar olan ofisler için çok uygundur.

Yatay çekmeceli dolaplara dosyalar yatay bir biçimde üst üste konulmaktadır. Bu tür dolap ve çekmeceler az yer kaplamakta ve çalışma kolaylığı sağlanmaktadır. Harita, plan vb. tür belgelerle çalışan ofisler genellikle bu dolap türü tercih edilmektedir.

Açık raflı dolaplar yatay ve dikey çekmeceli dolaplara benzemektedir. Farkları rafların açık olmasıdır. Ekonomik olmaları nedeniyle tercih edilen bir dolap türü olması avantajı, dosyaların ve klasörlerin herkesin görebileceği ve erişebileceği şekilde ortada olmaları ise dezavantajı olarak göze çarpmaktadır.

Hareketli dolaplar mekanik olarak raylar üzerinde yatay ve dikey eksende hareket edebilen dolaplardır. Duvar yanlarına konulabildiği gibi duvar içlerine gömme dolap olarak da yerleştirilebilirler.

Kasalar Dosyalama ve arşivleme amacıyla değerli belgelerin korunması kasalarla sağlanmaktadır. Kasaların gövdeleri kimyevi dolgu maddeleri kullanılarak ve hava boşluğu bırakılarak hazırlandığı için manyetik bant, mikrofilm, CD, DVD gibi belgeleri dış etmenlerden korumaktadır.

Klasörler Klasör, dosyaların korunmasına yarayan, kalın kartondan ya da mukavva benzeri dayanıklı malzemelerden üretilen dosyalama aracıdır. Klasör içine dosya konulabilecek büyüklükte olmalıdır. Klasörlerin içine konulan evrak ya da dosyalar hakkındaki bilgiler klasörün sırt kısmındaki etikete yazılmaktadır.

Dosyalar, belgelerin içine konulduğu, ikiye katlanmış karton ya da plastikten yapılmış bir dosyalama aracıdır. Yaklaşık olarak yüz adet kâğıt kapasitelidir.

Rehber (Kavalye/Separatör): Rehber, dosya tasnif sistemlerinde ana ve alt grupların kendi aralarındaki kısımlarını göstermek amacıyla kullanılan kartlar olarak ifade edilmektedir. Rehberler yardımı ile aranan belgeler zamandan tasarruf edilerek en kısa sürede bulunabilir.

Bilgisayarlar: Sanal dosyalama işlemleri için uygun yazılım paketleri, PC ya da MAC gibi bilgisayarlara kurularak kullanılabilmektedir. Belge oluştururken de bilgisayarlarda bu işlem için hazırlanmış yazılımlara başvurulmaktadır. Bilgisayarlarda oluşturulan bir belge fiziksel ortamda dosyalanabildiği gibi sanal depolama alanlarına yüklenip saklanabilmekte ve belirli personele verilen izinle paylaşıma açılarak da dosyalanabilmektedir.

Örgüt yapılarında dosyalama işlemleri için geliştirilen farklı türde yazılımlar yer almaktadır.

Yazıcılar: Bilgisayarlarda oluşturulan belgelerin çıktısı alınırken kullanılan araçlar yazıcılardır. Örgütün ihtiyacı doğrultusunda mürekkep püskürtmeli, nokta vuruşlu ve lazer tiplerde yazıcılar temin edilebilmektedir. Örgüt içi bilgisayarlar arasında kurulan bilgisayar ağına eklenebilen yazıcılar, bilgisayarda oluşturulan belgelerin çıktılarının alınmasını sağlayarak, bu belgelerin dosyalama sürecine dahil edilmesine olanak sağlamaktadır.

Tarayıcılar: İşletmelerde özellikle fiziki halde bulunan belgelerin elektronik ortama geçirilmesinde kullanılan tarayıcılar, geleneksel dosyalama sistemine sahip işletmelerin elektronik dosyalama sistemine geçmelerinde en büyük yardımcı rolünü üstlenmektedir. Fiziki belgenin kapak içine konulup taratılarak dijital hâle geçirilmesini sağlarlar.

Veri Depolama Araçları: Veri depolama araçları içerisinde önemli bir yere sahip olan harddiskler, bilgisayarlarda veri depolama amacı ile kullanılan, bilgisayar kasasında sabit, manyetik kayıtlı ortamlardır. Kalıcı bellek olarak kullanılmaktadırlar. Ayrıca taşınabilir hard diskler de mevcut olup kapasiteleri günümüzde gittikçe artan seçenekleri bulunmaktadır.

Çevrimiçi Dosya Paylaşım Ortamları: Gelişen teknoloji ile birlikte kullanıcıların belge ve dosyalarını saklayabilecekleri ve herhangi bir anda, herhangi bir bilgisayardan internete girerek bu belgelere ulaşmalarına olanak tanıyan ortamlar ortaya çıkmıştır. Kullanıcılar bu ortamlara belgelerini yükleyerek, izin verdikleri kullanıcıların yetkilendirdikleri kadar dosyaya ulaşma, düzenleme yapma ya da dosyaları kopyalamalarına olanak tanıyabilirler. Örgütlerin internet ve intranet üzerinden oluşturdukları bilgi havuzlarında saklanan ve paylaşılan belgeler içinde arama ve güncelleme yapmak, imha edilecek belgeleri silmek ya da özel belgeleri düzenlemek gibi işlemler yapmak da mümkündür. Bu ortamlar sayesinde örgütlerin alt yapıları ile belge alışverişinde bulunmaları da kolaylaşmaktadır.