Dosyalama Arşivleme Dersi 3. Ünite Sorularla Öğrenelim

Dosyalama sistemi belirlenirken nelere dikkat edilmelidir?

Dosyalama sistemi belirlenirken şu hususlar dikkate alınmalıdır: - İşin türü (Örneğin bir sigorta şirketi ile bir mühendislik bürosunda farklı sistemlerin kullanılması gerekebilir.) - Dosyalanacak evrakın türü (Örneğin; mektup, gazete, kart, harita, mikrofilm v.b.) - Kuruluşun yapısı ve büyüklüğü, - Sistemin ekonomikliği (Sistemin kuruluş ve işleyiş maliyeti minimum iken sistemin verimliliğinin maksimum olması gerekir).

Dosyalama yerinin seçimi ve düzenlenmesinde nelere dikkat edilmelidir?

Dosyalama yerinin seçiminde fiziksel özellikler ve konum önemlidir. Bodrum, ambar gibi karanlık ve nemli yerler yerine ergonomik, yeterli büyüklükte, gizliliğe ve korunmaya elverişli, sakin, havasının nemi ve temizliği uygun olmalıdır. Ayrıca yangından korunma önlemleri alınmış, tabanı dosyaları ve malzemeleri taşıyabilecek yapıda ve kullanıcılara yakın bir konumda olmalıdır. Dosyalama sisteminin seçiminden sonra düzenleme işlemlerine sıra gelir. Dosyalama sisteminin ve yerinin amaca uygun seçilmiş olması kadar yerin düzenlenmesi de önemlidir. İyi bir düzenleme yapılması yerden, personelden ve malzemeden en üst düzeyde yararlanmaya olanak sağlar. İş veriminde artış da sağlanabilir. Görevli personelin çalışma yerinin uygun şekilde düzenlenmesi, masasının çalışma alanının giriş kısmına yakın konulması, işlem sırasına göre personelin yerlerinin belirlenmesi önemlidir. Dosyalama yerinin yeterli büyüklükte olması, gizliliği ve güvenliği için alarm, emniyet kilidi, çelik kasa vb. gibi gerekli güvenlik önlemleri alınmalıdır. Ayrıca yangından korunma için yangın dolabı, yangın alarmı, duman dedektörü vb. gibi donanımlar da dosyalama yerinde bulunması gereken araçlardandır.

Dosyalama sisteminin kurulumunda uygun araçların bilinmesi ve sisteme en uygun olanların seçilmesi neden önemlidir yazarak dosyalama işlemleri için hangi dosyalama araçlarının kullanıldığını yazınız.

Dosyalama sisteminin kurulumunda uygun araçların bilinmesi ve sisteme en uygun olanların seçilmesi önemlidir. Çünkü uygun araçlar seçildiğinde sistemin işleyişini kolaylaştırarak iş gücü ve zamandan tasarruf sağlayabilir. Dosyalama işlemleri için, geleneksel ve sanal dosyalama araçları kullanılır. Geleneksel dosyalama araçları; dosya, klasör, dosya dolapları, kasa ve kavalyeler gibi araçlardır. Otomasyona dayalı sanal örgütlerde kullanılan dosyalama araçları; bilgisayarlar, yazılım ve donanım araçlarıdır.

Dosyalar hakkında bilgi vererek türleri ve özelliklerini açıklayınız.

Mektup, rapor gibi yazılı belgelerin konulduğu ikiye katlanmış karton veya plastik malzemeden yapılmış dosyalama aracıdır. Düz dosya, dosya gömleği olarak da bilinir. Belgenin/evrakın delgi makinesi ile delinerek takılabileceği telli dosyalar vardır. Telli dosyalar, içindeki evrakın düşmesi ya da sırasının değişmesini engeller. Yarım ve tam kapak telli dosyalar mevcuttur. Dosya içine konulan belge ile ilgili bilgiler telli dosyanın kapağına ya da kapağa takılan kavalyeye yazılabilir. Belgelerin dosyalarda daha iyi korunması evraklar plastik dosya gömlekleri içine konulduktan sonra telli dosyalara veya klasörlere konulabilir. Ayrıca taşınabilir, masa üstü kullanıma uygun sökülüp takılamayan ve sökülüp takılabilen askılı dosyalar da dosyalamada kullanılabilen araçlardandır. Dosyalarda, içine konan belge ile ilgili bilgilerin yazılabileceği etiket alanları bulunur. Günümüzde dosyalar genellikle kendinden etiketli satılmakta olup, harici etiket kullanılan modeller de hala bulunabilmektedir.

Klasör hakkında bilgi vererek türlerini, özelliklerini ve dosyalamadaki önemini açıklayınız.

Kalın karton ya da mukavva gibi dayanıklı malzemeden yapılmış ve içerisine dosya konulan araçlardır. Evrak önce dosyaya sonra da klasöre konulabildiği gibi, direk klasör içerisine de konulabilmektedir. Mekanizmalı, bağlı, kutu klasör gibi klasör çeşitleri vardır. Mekanizmalı klasör; içinde delgi makinesiyle delinmiş belgenin veya yarım kapaklı telli dosyanın konulması için mekanizması olan klasördür. Bağlı klasör, üst ve alt kapağının üç tarafından kapakları bağlamaya yarayan bağları bulunan klasördür. Bağlar, dosya ve belgenin düşmesini önler. Üst kısmı açık, diğer kısımları kapalı olan, kutu biçimindeki klasörler, kutu klasörler veya arşiv kutuları olarak adlandırılır. Arşiv kutuları üst kısmından açılır ve kapak özel bir çıtçıt ile tutturulur. Klasörler dosyalama sürecinde en çok önem taşıyan araçlardan biridir. Çünkü dosyalanan belgeler, seçilmiş ve uygulanmakta olan dosyalama sistemi doğrultusunda sınıflarına göre sıralanıp gruplandırılarak klasörlere yerleştirildikten sonra dosya dolaplarındaki yerlerini alırlar. Dolayısı ile doğru klasör seçimi ve doğru etiketleme yöntemiyle dosyaların kaldırıldıktan sonra yeniden bulunması ve kullanıma alınması için kolaylık sağlanabilir.

Dolap türlerini yazarak özelliklerini açıklayınız.

Açık raflı dolaplar: Bazı dosyaların boyutları, içinde bulunan evraklardan dolayı standartların dışında olabilir. Bu dolaplar standart dosya boylarına göre tasarlanmış rafların olduğu dolaplardır. Dosyalar bu raflara yan yana ya da üst üste yerleştirilebilir. Raflar açık olup istenilen dosyaya kolayca ulaşılmasına olanak sunar. Ancak rafların açık olması, dosyaların güvenliğini düşürebilmektedir. Ayrıca bu dolaplara yerleştirilmiş olan dosyalar yangın, deprem, sel vb. gibi fiziksel etkenlerden kolay etkilenebilirler. Yatay çekmeceli dolaplar: Çekmeceleri yatay olarak tasarlanan bu dolapların kapaklı ve kapaksız modelleri mevcuttur. Dikey çekmeceli dolaplar: Bu dolaplarda çekmeceler dik konumlanmış olup dosyalar da çekmece içine dik olarak yerleştirilmektedir. Bu dolaplar ray üzerinde hareket edebilen madeni dolaplardır. Hareketli dolaplar: Bu dolaplar mekanizmaları sayesinde yatay ve dikey olarak hareket edebilmektedir. Kapalı ve açık raflı çeşitleri mevcut olup az alanda çok dosyalama yapabilme olanağı sağlar. Ancak bu dolapların kullanımında, dolaplarda bir kişi dosyalama yaparken bir başka kişinin rafları kullanamaması sorunu ile karşılaşılabilmektedir.

Kavalyeler hakkında bilgi vererek nasıl hazırlanması ve yerleştirilmesi gerektiği hakkında bilgi veriniz.

Kavalyeler Dosyaların konulacağı raf veya çekmecelerin özelliklerine göre rehberlerin bir kenarına kavalye konur. Kavalye bir çeşit rehber etiketi olarak tanımlanabilir. Kavalyelere dosyalama sisteminin gerektirdiği harf, sayı, tarih gibi bilgiler yazılarak ilk bakışta göze çarpacak şekilde hazırlanır ve yerleştirilir. Klavyeler de karton, plastik veya metalden yapılan malzemelerdir. Bazı dosyalar kendinden kavalyeli olabildiği gibi, bazılarına sonradan kavalye takılması gerekebilmektedir. Rehber ve kavalyeler, kullanılan dosyalama sisteminin özelliğine göre ikili, üçlü ya da beşli dizilir.

Kurumlarda dosyalama sistemleri için geliştirilen yazılımları yazarak işlevlerini yazınız.

Kurumlarda dosyalama işlemleri için geliştirilen Nashuatec Paper Master, Docsvault, Hursoft gibi yazılımlar ile evrak yönetimini gerçekleştirmek de mümkündür. Bu yazılımlar, kurum içi kullanılan fatura, mektup, yazışmalar gibi tüm belgelerin dijital ortama taşınarak tek bir noktada merkezileştirilmesine olanak sağlamaktadır. Kullanılacak yazılımın sistem gereksinimlerine sahip bilgisayarlarla oluşturulacak bir ağ ile belge alışverişleri yapılabilmekte ve tüm belgeler dijital ortamda saklanabilmektedir. Yazılımların kurulumları esnasında dosyalara erişim, düzenleme, yedekleme gibi işlemleri yapacak kişiler sistemde yetkilendirilebilmekte bu sayede izinsiz kullanımın önüne geçilebilmektedir. Yazılımların güvenlik ayarları kurum ihtiyaçları doğrultusunda düzenlenebilmekte ve yazılımlar çevrimiçi havuzlarda belgelerin saklanmasını sağlayabilmektedir.

Çevrimiçi Dosya Paylaşım Ortamlarını yazarak bu ortamlarda neler yapılabileceğini yazınız.

Gelişen teknoloji ile birlikte, kullanıcıların belge/doküman ve dosyalarını saklayabilecekleri ve herhangi bir anda ve herhangi bir bilgisayardan internete bağlanarak bu belgelerine ulaşmalarına olanak tanıyan ortamlar ortaya çıkmıştır. Günümüzde yaygın olarak kullanılan çevrimiçi belge saklama ve paylaşma ortamlarına; Dropbox, Google Drive, şirket portalları gibi siteler örnek olarak verilebilir. Kullanıcılar bu ortama belgelerini yükleyerek, izin verdikleri kullanıcıların yetkilendirdikleri kadar bu dosyalara erişme, dosyalarda düzenleme yapma ya da dosyaları kopyalamalarına olanak tanıyabilirler. Yeni teknolojilerle birlikte artık kurumlar bu çevrimiçi ortamlara yönelmekte ve aktif olarak bu siteleri ve sistemleri kullanmaktadırlar. Kurumların internet ve intranet üzerinden oluşturdukları bilgi havuzlarında saklanan ve paylaşılan belgeler içinde arama ve güncelleme yapmak, imha edilecek belgeleri silmek ve ya özel belgeleri düzenlemek gibi işlemler yapmak da mümkündür. Bu ortamlar sayesinde alt kurum ve kuruluşlarla belge alışverişinde bulunmak da kolaylaşmaktadır.

Dosyalama sisteminde kullanılacak araçların seçiminde nelere dikkat edilmelidir sıralayarak uygun araç seçiminin neden önemli olduğunu yazınız.

Dosyalama sisteminde kullanılacak araçlar seçilirken dosyalama sistemine uygun araçların seçilmesine dikkat edilmelidir. Dosyalama sisteminin gerektirmediği araçlar seçilirse, bu araçlar süreçte aksaklıklara, mali zarara ve iş gücü kaybına sebep olabilir. Bu yüzden araçlar, dosyalamadan beklenen amaçları en üst düzeyde gerçekleştirecek şekilde seçilmelidir. Dosyalama aracı seçerken; - Sağlamlık, - Dayanıklılık, - Kullanışlılık, - Ekonomiklik, - Görünüş, - Önceden alınmış olan araçlarla (şekil, renk, boyut, model, işlevsellik vb.) uyum gibi hususlara dikkat edilmesi gerekir. - Raflar, uygun yükseklikte (örneğin; 210 cm) olmalı, dolap ve raflar, içine konulan malzemeye zarar vermemelidir.

Dosyalama işlemlerinde yüksek verim sağlamak için hangi koşullar sağlanmalıdır?

Dosyalama işlemlerinde yüksek verim sağlamak için bazı koşullar sağlanmalıdır. Bu koşullar; - İşe uygun yeterlilikte ve deneyimli kişilerle işe başlanması, - İşe başlayan kişilere uygun eğitimin verilmiş olması ve yalnızca dosyalama ve evrak işlerinde devamlı görevlendirilmeleri, - Dosyalama işinin başında nitelikli bir yönetici olması, - Standart kurallar konulması, - İyi bir kontrol sistemi kurularak periyodik raporlama yapılmasıdır.

Dosyalama sürecinin planlanmasındaki ilk adımı ve sahip olması gereken özellikleri yazarak kuruma sağladığı faydadan bahsediniz.

Dosyalama sürecinin planlanmasındaki ilk adım kurum/kuruluş/organizasyonun ve kullanılacak sistemin, kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde seçilerek dosya planının hazırlanmasıdır. Uygun dosya sistemi seçilirken; kurum ihtiyaçlarını karşılayacak, süreci hızlandıracak, yerden ve malzemeden tasarruf sağlayacak, güvenli ve ekonomik olmasına dikkat edilmelidir. Oluşturulacak dosya planı sayesinde kurumun gerek merkez gerekse şubelerinde ve hatta bağlı kuruluşlarda dosyalama işlemlerinde standardizasyon sağlanır.

Dosyalama sürecindeki prosedür ve yöntemi açıklayınız.

Prosedür; dosyalama işlemlerinin tekdüze ve amaçlanan şekilde yapılabilmesi için planlanan işlemler sırasıdır. Birden fazla kişi tarafından yürütülen ve birbirleriyle ilgili kayıt ve yazı işleri dizileri prosedür olarak tanımlanabilir. Süreç boyunca gerçekleştirilen dosya açılması, dosyanın saklanması, dosyaya erişim, dosyanın yok edilmesi ya da dosyanın arşivlenmesi prosedürleri tek tek planlandığında sürecin verimli şekilde sürdürülmesi sağlanmış olur. Yöntem; bir ya da daha fazla kayıt ve yazı işlerinden oluşan bir görevin bir tek kişinin sorumluluğunda yerine getirilmesi yoludur. Her prosedür aslında birbirine eklenmiş ve birbiriyle bütünleşmiş yöntemlerden oluşur. Kamu kurum ve kuruluşları bu amaçla düzenlenmiş olan Dosyalama ve Arşivleme Yönetmeliği doğrultusunda hareket ederler.

Fihrist ve sağladığı faydaları açıklayınız.

Belgelerin hangi dosyaya yerleştirileceği konusunda kolaylık sağlayan fihrist/index hazırlama işlemi, tüm dosyalama sistemleri için uygun olduğu gibi, özellikle numaraya göre ve karma dosyalama sistemleri için çok kullanışlı bir yöntemdir. Çok fazla dosya ve belge ile çalışıldığı durumlarda aranılan belgenin bulunabilmesi için tek tek tüm dosya ve belgelerin incelenmesi vakit ve iş gücü kaybına sebep olur. Bu durumlarda fihristlerin kullanılması faydalı olmaktadır. Fihrist, kitapların ilk sayfalarında yer alan içindekiler sayfasına benzetilebilir. Aranan belgenin bulunabilmesi daha kısa zamanda ve daha az iş gücü ile mümkün hale gelir. Tüm dosyaları aynı anda gösteren fihristler hazırlanarak açılan her dosya bu fihriste dosya planında yer alan numarasıyla ya da koduyla kaydedilir.

Etiket hakkında bilgi vererek dosyaların nasıl etiketlenmesi gerektiğini yazınız.

Etiket; dosya açıldığında dosya kimliğine ait bilgilerin yazıldığı yerdir. Birçok dosya tipinde etiket alanı mevcuttur, etiket alanı mevcut olmayan dosyalara kâğıt etiketler yapıştırılabilir. Etiket üzerine dosyanın adı, başlığı, kotu ve içinde bulunan belgelerin konusu fihrist kurallarına göre yazılır. Dosya adı / başlığı 71 belirlenirken dosya başlığının kısa olmasına ve dosya içindeki belgelerin ne olduğunu tam olarak belirtebilecek kadar da açık olmasına dikkat edilmelidir. Dosyalardaki etiketlerin standart hale getirilmesi ve belli bir düzen içerisinde olması önemlidir. Etiketlerdeki yazıların tamamı belirlenmiş bir düzen içerisinde hazırlanarak yazılmalıdır. Örneğin; sadece ilk harfleri büyük yazılan ve dosya içeriğini açık ve anlaşılır ifade eden başlık metinleri ortalanarak etiketlere yazılabilir.

Genellikle ilk ve ikinci okunan etiket hakkında bilgi vererek sahip olması gereken özellikleri yazınız.

Genellikle ilk okunan etiket çekmece etiketidir. Bu etiketin belgeye yönlendirici nitelikte olabilmesi için; Dosya başlığını, kapsanan yılı ve ya güncel ve güncel olmayan dosyalar arasında bir ayrımı, dosyanın izlediği dosya sisteminin türünü ve dosyanın çekmecede bulunan bölümünü içerek bilgiler barındırıyor olması gerekir. İkinci olarak ulaşılan etiket; klasör etiketidir. Bu etiketin ardından gelen dosyalar ve içerikleri ile ilgili açık ve net bilgi vermesi gerekir. Bir klasör etiketinde ise genel olarak; dosyanın ilgili olduğu kurumun adı, birimin kodu, dosyanın numarası, içindeki belgelerin içeriğini belli eden konu adı ve dosya yılı bilgileri yer alır.

Dosyanın izlenmesinin sağladığı faydaları yazınız.

Dosyanın izlenmesi; ödünç alınan dosyanın geri iadesinin unutulmaması amacı ile hatırlatma dosyasının ya da izleme formunun periyodik aralıklarla kontrol edilmesi ve geri gelmeyen dosyanın neden gelmediğinin tespit edilmesini sağlamaktır. İstenen belge yerine, belgeyi içeren dosyanın verilmesi kaybolma ihtimalini azalttığı gibi, ilgili diğer dosyaların da bir arada bulunmasını ve incelenmesini sağlar.

Dosyanın nasıl incelenmesi gerektiğini yazınız.

Dosyalanan bir belgenin incelenmesi ya da belgeye ihtiyaç duyulması durumlarında, eğer dosyayı isteyen mahkeme, denetleme kurulu gibi bir merci değilse, belge dosyadan çıkarılmadan kullanılır. Böylelikle hem belgenin kaybolması ve yıpranması önlenebilir hem de incelenecek belgenin ilişkili olduğu diğer belgeler de görülerek incelenebilir.

Dosya güncelleştirme aşamalarını yazınız.

Dosyaların güncelleştirilmesi 3 aşamalıdır. Birinci aşamada; gereksiz belge ve kayıtların dosyalardan çıkarılarak inha edilmesi için periyodik kontrollerin yapılması, olası kullanımlar için belli belge ve kayıtların saklanması ile yöneticilerin sürekli kullanmalarını gerektiren belgelerin hazır bulundurularak kolay ulaşılır şekilde düzenlenmesidir.

Periyodik aralıklarla yapılan kontrollerde dikkat edilmesi gereken hususları yazınız.

Periyodik aralıklarla yapılan kontrollerde dikkat edilmesi gereken hususlar; yasal gerekler, yönetsel gerekler ve yönetimle ilgili şahsi kararlardır. Bazı kurumlar belli tip ve konulardaki belge ve dosyaların yasal olarak belirlenmiş sürelerde saklanması gerekir. Bazı belgelerin de kurum kimliği gereği saklanması ya da yönetimin tercihi doğrultusunda belirlenen sürelerce saklanması gerekebilir. Kurumlarda genellikle faturalar, sipariş mektupları, vergi kayıtları, personel kayıtları, yazışmalar ve bordrolar vb. gibi belgeler uzun süreli saklanması gereken belgelerdir. Kurumca belirlenmiş olan ya da yasal süreleri dolan belgelerin yok edilmesi gerekir. Yok edilmeyen gereksiz belgeler yerden ve malzemeden kayba sebep olur.

Saklama süresi biten ve yok edilmesi gereken belgeler için kurum bazında uygulanan özel yönetmelikler, genelgeler ve kararnameleri devlet kurumlarından örneklerle açıklayınız.

Saklama süresi biten ve yok edilmesi gereken belgeler için kurum bazında bazı özel yönetmelikler, genelgeler ve kararnameler bulunmaktadır. Örneğin; Gümrük Müsteşarlığı ve Gümrükler Kontrol Genel Müdürlüğü, Adalet Bakanlığı, Milli Eğitim Bakanlığı vb. gibi kurumlar, evrak ve belgelerin saklanma ve imhalarına yönelik olarak kanun hükmünde kararname ya da yönetmelik yayınlamaktadır. Yayınlanan bu kararlarla bağlı kurumların dosyalama süreçleri ve süreçte izleyecekleri adımlar ile sürecin genel yapısı ve işleyişi ile ilgili bilgilerin yanında, kullanılacak malzemelerden, dosyaların saklanma koşullarına kadar birçok konuda kılavuzlar ve arşivleme ve yok edilmesine yönelik bilgilendirmeler yapılmaktadır. Ayrıca T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Müdürlüğü de tüm bu prosedür ve yöntemlerle ilgili ayrıca arşivleme ve tasnif işlemleri ile ilgili bilgi, belge ve genelgeler yayınlayarak kurumlar için rehber kaynaklar sağlamaktadır.

Dosyalama sistemi belirlenirken öncelikli olarak ne yapılması doğru olacaktır?

Dosyalama sistemi belirlenirken öncelikli olarak, var olan sistemlerle ilgili bir araştırma yapılması doğru olacaktır.

Dosyalama sistemi belirlenirken hangi hususlar dikkate alınmalıdır?

Dosyalama sistemi belirlenirken şu hususlar dikkate alınmalıdır:
• İşin türü (Örneğin bir sigorta şirketi ile bir mühendislik bürosunda farklı sistemlerin kullanılması gerekebilir.)
• Dosyalanacak evrakın türü (Örneğin; mektup, gazete, kart, harita, mikrofilm v.b.)
• Kuruluşun yapısı ve büyüklüğü,
• Sistemin ekonomikliği (Sistemin kuruluş ve işleyiş maliyeti minimum iken sistemin
verimliliğinin maksimum olması gerekir).

Dosyalama işlemleri genellikle kim tarafından yürütülür?

Dosyalama işlemleri genellikle önceden belirlenen yetkili personel tarafından yürütülür.

Dosyalama yerinin fiziksel özellikleri ve konumu nasıl olmalıdır?

Dosyalama yerinin seçiminde fiziksel özellikler ve konum önemlidir. Bodrum, ambar gibi karanlık ve nemli yerler yerine ergonomik, yeterli büyüklükte, gizliliğe ve korunmaya elverişli, sakin, havasının nemi ve temizliği uygun olmalıdır. Ayrıca yangından korunma önlemleri alınmış, tabanı dosyaları ve malzemeleri taşıyabilecek yapıda ve kullanıcılara yakın bir konumda olmalıdır.

Dosyalama sisteminin kurulumunda uygun araçların bilinmesi ve sisteme en uygun olanların seçilmesi neden önemlidir?

Çünkü uygun araçlar seçildiğinde sistemin işleyişini kolaylaştırarak iş gücü ve zamandan tasarruf sağlayabilir.

Dosyalama işlemleri için hangi dosyalama araçları kullanılır?

Dosyalama işlemleri için, geleneksel ve sanal dosyalama araçları kullanılır.

Geleneksel dosyalama araçları nelerdir? Örnek veriniz. 

Geleneksel dosyalama araçları; dosya, klasör, dosya dolapları, kasa ve kavalyeler gibi araçlardır. 

Otomasyona dayalı sanal örgütlerde kullanılan dosyalama araçları nelerdir?

Otomasyona dayalı sanal örgütlerde kullanılan dosyalama araçları; bilgisayarlar, yazılım ve donanım araçlarıdır.

Dosya nedir?

Mektup, rapor gibi yazılı belgelerin konulduğu ikiye katlanmış karton veya plastik malzemeden yapılmış dosyalama aracıdır.

Klasör nedir?

Kalın karton ya da mukavva gibi dayanıklı malzemeden yapılmış ve içerisine dosya konulan araçlardır.

Açık raflı dolapların dezavantajları nelerdir?

Rafların açık olması, dosyaların güvenliğini düşürebilmektedir. Ayrıca bu dolaplara yerleştirilmiş olan dosyalar yangın, deprem, sel vb. gibi fiziksel etkenlerden kolay etkilenebilirler.

Dosya dolapları çeşitleri nelerdir? Örnek veriniz.

Dosya dolapları; yatay çekmeceli ve kapaklı, dikey çekmeceli, açık raflı, hareketli dolaplar gibi çeşitleri vardır.

Bir dosya içinde yaklaşık kaç evrak arasına bir rehber konulabilir?

Bir dosya içinde yaklaşık 10 evrak arasına bir rehber konulabilir

Kavalye nedir ve nereye konur?

Dosyaların konulacağı raf veya çekmecelerin özelliklerine göre rehberlerin bir kenarına kavalye konur. Kavalye bir çeşit rehber etiketi olarak tanımlanabilir. Kavalyelere dosyalama sisteminin gerektirdiği harf, sayı, tarih gibi bilgiler yazılarak ilk bakışta göze çarpacak şekilde hazırlanır ve yerleştirilir

Kalamoza nedir?

Daha çok kartların konulduğu, kalın ve sağlam kapaklı, kartları tutan özel makinesi bulunan dosyalama aracıdır. Kartlar, makineye takılacak şekilde delinerek kalamoza makinesine takılır ve sıkıştırılır. Bir kalamozaya 200 – 400 kart konulabilmektedir. Her an el altında bulunması gereken kartlar için elverişli bir araçtır.İçine hareketli yaprak takılabilen ve bir anahtar düzeneği ile yaprak arasına göre ayarlanabilen bir klasör çeşidi olan kalamoza, genellikle bankalar, muhasebe büroları, resmi ve özel kurumların yönetmelik ya da kanun gibi resmi kayıtlarının tutulduğu defterlerin dosyalanmasında kullanılmaktadır. 

Fihrist/index hazırlama işlemi nedir?

Fihrist Hazırlama Belgelerin hangi dosyaya yerleştirileceği konusunda kolaylık sağlayan fihrist/index hazırlama işlemi, tüm dosyalama sistemleri için uygun olduğu gibi, özellikle numaraya göre ve karma dosyalama sistemleri için çok kullanışlı bir yöntemdir. Çok fazla dosya ve belge ile çalışıldığı durumlarda aranılan belgenin bulunabilmesi için tek tek tüm dosya ve belgelerin incelenmesi vakit ve iş gücü kaybına sebep olur. Bu durumlarda fihristlerin kullanılması faydalı olmaktadır. Fihrist, kitapların ilk sayfalarında yer alan “içindekiler” sayfasına benzetilebilir. Aranan belgenin bulunabilmesi daha kısa zamanda ve daha az iş gücü ile mümkün hale gelir.

Belge eğer bir tek konu ile değil de birden fazla konuyla ilgili bilgi içeriyorsa nasıl dosyalanır?

Dosyalanan belge eğer bir tek konu ile değil de birden fazla konuyla ilgili bilgi içeriyorsa bu durumda belge birinci derecede hangi konuyla ilgili ise o konuya göre dosyalanır ve ilgilendirdiği diğer konuya “çapraz başvuru” yapılacağını gösteren bir işaret ile işaretlenir. Birden fazla konuyla alakalı belgeler için diğer alternatif dosyalama yöntemleri ise; ilgili olduğu tüm dosyalara birer fotokopisinin konulması veya birincil ilgili dosyaya konulduktan sonra bir “referans fişi” düzenlenerek ilgili olduğu diğer konuların dosyalarına bu referans fişinin yerleştirilmesidir. 

Aranan bir dosyanın bulunamaması, yanlış zamanlarda yanlış dosyalara ulaşılması gibi sorunları ortadan kaldırmak için ne yapılması gerekmektedir?

Aranan bir dosyanın bulunamaması, yanlış zamanlarda yanlış dosyalara ulaşılması gibi sorunları ortadan kaldırmak için iyi bir izleme sistemi oluşturulması gerekmektedir.

Dosyaların güncelleştirilmesi aşamaları nelerdir?

Gereksiz belge ve kayıtların dosyalardan çıkarılarak inha edilmesi için periyodik kontrollerin yapılması, olası kullanımlar için belli belge ve kayıtların saklanması ile yöneticilerin sürekli kullanmalarını gerektiren belgelerin hazır bulundurularak kolay ulaşılır şekilde düzenlenmesidir.

Kişisel dokuman yönetimi, bilgisayarlı dosyalama sistemleri konusunda geliştirilmiş olan
Nashuatec Paper Master, Docsvault, Hursoft ve benzeri yazılımlar ne gibi avantajlar sağlamaktadır?

Kişisel dokuman yönetimi, bilgisayarlı dosyalama sistemleri konusunda geliştirilmiş olan
Nashuatec Paper Master, Docsvault, Hursoft ve benzeri yazılımlar iş gücü, malzeme ve zamandan tasarruf sağlamaktadır.