Büro Teknolojileri Dersi 5. Ünite Özet

İş Hayatında Bilgi

Bilginin ne olduğunun anlaşılabilmesi için veri, enformasyon (malumat), bilgi ve akıl kavramları arasındaki farkın anlaşılması gerekir. Veri (Data), imge, ses, dijital dalgalar ve benzerlerinden oluşmuş, genelde bağlamdan bağımsız olan ve anlaşılması zor olan bir kavramdır. Enformasyon (information) veya eski dilde malumat anlamında bilgi ise verinin yapılandırılmış halidir.

Bilgi (knowledge); bireylerin içinde var olması ve kişisellik özelliği nedeniyle enformasyondan ayrılmaktadır. Çünkü bilgi kişisel algı ve anlayışlar üzerinde durmaktadır. Bilginin deneyim ve sezgilerle birleşmesine ilim (bilgelik) denmektedir. İlim, sosyal olaylarda doğru ya da yanlış olanı ayırt etmemize yarayan bütün bilgileri kapsar.

Bilgi kaynağına göre “açık” ve “örtük” olarak da sınıflandırılır. Açık bilgi, adından anlaşılacağı gibi açıktır. Biçimsel ve sistematik olan açık bilgi sözlerle, resimlerle veya diğer araçlarla ifade edilebilir. Bu nedenden dolayı kolayca ürün özelliklerinde, bilimsel formüllerde veya bilgisayar programlarıyla iletilebilir ve paylaşılabilir. Örtük bilgi ise kişiseldir, formüle edilmesi oldukça güçtür, imkansız olmasa da iletilmesi oldukça zordur. Örtük bilgi teknik yeteneklerden, tanımlanması güç “know-how” olarak ifade edilebilen becerilerden meydana gelmektedir. İçimizde ya da beynimizde taşıdığımız bilgidir. İçimize o kadar işlemiştir ki, bazen ona sahip olduğumuzu bile bilmeyiz ve oldukça sık düştüğümüz bir hatayı yaparak, başkalarının da aynı bilgilere aynı düzeyde sahip olduğunu varsayarız. Bu durum örtük bilginin paylaşılmasını oldukça güçleştirir.

Açık bilgi;

• kodlanmıştır
• paylaşılmıştır
• herkese açıktır
• sistematiktir
• biçimseldir
• iletilebilir
• dışarıdan kazanılır

Örtük bilgi ise;

• kişiseldir
• özeldir
• kişilerin zihinlerinde var olur
• biriciktir
• formüle edilmesi oldukça zordur
• iletilmesi zordur
• deneyimler neticesinde üretilir
• iş üstünde kazanılır
• kişiler tarafından ifade edilemeyen zihinsel modellere dayanır
• bağlama özeldir
• sosyal öğrenme ve sosyalleşme süreçlerinde geliştirilebilir.

Bilgi Sistemi

Bilgi sistemi bir organizasyonda bilginin derlenmesi, depolanması ve dağıtılmasını sağlayan sistemdir. Bilgi sistemi içerisinde bilgisayar olması bir gereklilik değildir. Bilgi sisteminin kullanıcı, yazılım, donanım, yöntem (prosedür) ve veri olmak üzere beş öğesi bulunmaktadır: Kullanıcı; bilgisayarları kullanan ve bilgi sisteminden fayda üreten kişilerdir. Bilgi sisteminin amacı kullanıcıları yani insanı verimli kılmaktır. Kullanıcılar; son kullanıcı ve bilgi sistemi uzmanları olarak iki grupta ele alınabilir. Son kullanıcı bilgi sisteminden veya bilgi sisteminin ürettiği bilgiden yararlanan kişidir. Bilgi sistemi uzmanı ise sistem analisti, bilgisayar programcısı, bilgisayar operatörü veya diğer teknik ve idari personel gibi bilgi sistemini geliştiren ve/veya kullanan kişilerdir. Yazılım; istenilen işleri bilgisayara yaptırmak için kullanılan bilgisayar programlarına verilen genel addır. Sistem yazılımları, bilgisayar sisteminin çalışmasını sağlayan ve sistemi denetleyen programlardır. Uygulama yazılımları ise kullanıcıların bilgisayarı belirli işleri gerçekleştirmek üzere kullandıkları yazılımlardır. Donanım; bilgiyi oluşturmak için kullanılan cihazlardır. Yöntem (prosedür); yazılım, donanım kullanırken ve veriyi işlerken kullanıcılardan uymaları beklenen kural ve usullerdir. “Donanım için yazılım ne anlama geliyorsa kullanıcılar için yöntemler de aynı anlamdadır” ifadesi bilgisayar dünyasında yapılan yaygın bir benzetmedir. Veri; tek başına bir anlam ifade etmeyebilen metin, sayı, görüntü ve ses biçiminde olabilen işlenmemiş (ham) olgulardır. Bilgisayar tarafından işlendikten sonra kullanılır bilgiye dönüşürler.

Bilgi sistemleri kullanım alanı ve biçimine göre; Büro Bilgi Sistemi (Office Information System), Kayıt İşlem Sistemi (Transaction Processing System), Yönetim Bilgi Sistemi (Management Information System), Karar Destek Sistemi (Decision Support System) ve Uzman Sistem (Expert System) olmak üzere 5 kategoride ele alınmaktadır.

Büro bilgi sistemi donanım, yazılım ve ağ kaynaklarının çalışanlar arasında bilgi ve iş akışını hızlandırmak ve iletişimi kolaylaştırmak amacıyla kullanılmasıdır. Ofis otomasyonu olarak da adlandırılabilecek büro bilgi sistemi yoluyla çalışanlar işlerini bilgisayar aracılığı ve diğer elektronik donanımları kullanarak dijital ortamda gerçekleştirebilirler.

Kayıt işleme sistemleri yoluyla bir işletmede gerçekleştirilen tüm işlemlerin bilgisayar ortamında kayıt altına alınması sağlanır. Daha önceden veri işleme olarak adlandırılan işletmeye ait verilerin işlenmesi sürecinin bilgisayarla yapılmasının ilk örneği kayıt işleme sistemleri olmuştur. Kayıt işleme sistemi, genellikle elle yürütülmekte olan mevcut sistemin; daha hızlı işlem, düşük maliyet, müşteri hizmetinin iyileştirilmesi amacıyla bilgisayarlaştırılması şeklinde gerçekleşmiştir.

Bir yönetim bilgi sistemi; yöneticilere karar vermede, problem çözmede, faaliyetlerin kontrolünü gerçekleştirmede ve gelişmeleri izlemede kullanabilecekleri, doğru, zamanında ve organize edilmiş bilgiyi sağlayan sistemdir. Verilerin analizine dayalı olarak düzenli raporlar türetilmesini esas alan yönetim bilgi sistemleri yönetim raporlama sistemi olarak adlandırılmaktadır.

Karar destek sistemlerinde hem içsel (iç kaynaklı) hem de dışsal (dış kaynaklı) bilgilerden yararlanılabilir. Karar destek sistemi kullanıcıları kararlarda destek olacak şekilde veriler üzerinde çeşitli işlemler gerçekleştirebilirler. Karar destek sistemi uygulamalarında veriyi elde etmek ve sonuçları değerlendirmek üzere sorgulama dili, istatistiksel analiz, hesap tablosu ve grafik teknikler gibi daha ileri araçlardan yararlanılabilir. Kimi uygulamalarda ise karara etki eden faktörleri içeren modeller oluşturulabilir.

Uzman Sistemler; gerçek bir uzmanın sahip olduğu bilginin bilgisayara aktarılmasıyla oluşturulan bilgi sistemi türüdür. Bu bilgi, konu hakkında uzmanlığı daha alt düzeyde olan kişilerin, uzmanın yargı ve karar sürecini örnek alarak karara ulaşmalarını sağlamak için kullanılır. İşletmelerde uzman sistemlerden her düzeydeki karar ortamlarında yararlanılmakla birlikte daha çok yönetim kademesinde olmayanların işle ilgili kararları türetmelerinde yararlanılır.

Günümüz uygulama programları kayıt işleme amacıyla kullanılırken aynı zamanda yönetim bilgi sistemi için gerekli verileri de üretmektedir. Bunlar, uygun işlemler karar destek sistemi için de kullanılabilirler. Uzman sistemler ayrı bir kategori olarak ele alınsa da işletmeler artık bilgi ihtiyaçları için bütünleştirilmiş tek bir bilgi sistemine yönelmektedirler. Bütünleşik bilgi sistemi yazılımları genellikle Kurumsal Kaynak Planlama adı altında işletmelere sunulmaktadır.

Kurumsal kaynak planlama (Enterprise Resource Planning - ERP), işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan “bütünleşik yönetim sistemlerine” verilen genel addır. Kurumsal kaynak planlama (KKP), organizasyonlar için ayrıntılı bir bilgi yönetim sistemidir. Organizasyonun çeşitli işlevlerinin tümünü birbirine bağlayan paket programları bütünüdür. Böylece doğru bilgiyi, doğru insanlara, doğru zamanda iletir. Günümüzde kurumlarda kullanılan ve yapılan işle ilgili olarak özelleştirilmiş bilgi sistemi uygulamalarından bazıları aşağıda tanımlanmıştır.

• İçerik Yönetim Sistemi (Content Management System)

Kurumsal bilgilerin oluşturulmasını, yönetimini, dağıtımını, yayınlanmasını ve keşfini destekleyen yazılımlardır. Web İçerik Yönetimi olarak da bilinir ve kurum web sitesinde ya da internet üzerindeki çevrimiçi içeriği konu alır.

• Kurumsal İçerik Yönetim Sistemi (Enterprise Content Management System)

Merkezinde içerik yönetim sistemi olan bu sistemde örgütsel bilgi yönetimine, doküman yönetimi, kayıt yönetimi ve dijital varlık yönetimi ile ortak çalışma özellikleri gibi daha geniş yetenekler kazandırılmıştır.

• Doküman Yönetim Sistemi

Merkezi bir saklama ortamı yoluyla ve işletme kuralları ile üst veri (metadata) yapısını kapsayacak şekilde örgütsel dokümanların oluşturulmasına ve akışına destek sağlamayı amaçlar. Doküman yönetim sisteminin temel amacı dokümanların orijinal haliyle saklanması ve erişilmesidir.

• Kayıt Yönetim Sistemi (Record Management System)

Kayıtların zaman içerisinde elde edilmesi, bulundurulması ve erişimine olanak veren sistemin genel adıdır

• Dijital Varlık Yönetim Sistemi (Digital Asset Management System)

Örgüt bünyesinde dijital nesnelerin saklanması, erişimi ve yeniden kullanılmasını sağlayan sistemdir. Doküman ve içerik yönetim sisteminden farkı görüntü, video, ses gibi çok ortamlı kaynaklara yönelik olmasıdır.

• Marka Yönetim Sistemi (Brands Management System)

Dijital varlık yönetimi kategorisindeki ürünlerin reklam ve satış arttırıcı çabalara yönelik uygulanmasıdır.

• Kütüphane Yönetim Sistemi (Library Management System)

Kütüphanelerin teknik gereksinimlerini ve okuyucu hizmetlerini sağlamaya yöneliktir. Kütüphanede kayıtlı yayınların izlenmesinden başlayarak ödünç verme ve diğer günlük idari işlemlerin desteklenmesine kadar tüm işlevleri kapsar.

• Dijital Görüntüleme Sistemi:

Kâğıt üzerine yazılı olan örneğin pdf veya TIFF formatındaki dokümanların elektronik kopyalarının oluşturulmasını ve otomatik olarak kayıt yönetim sistemine girdi olmasını sağlar.

• Öğrenme Yönetim Sistemi (Learning Management System LMS)

Öğrenme yönetim sistemi yoluyla eğitim öğretim faaliyetlerinin yönetimi sağlanır. (Öğrenci kaydı, eğitim malzemelerinin yönetimi değerleme sonuçlarının kaydedilmesi, genel ders yönetimi gibi.)

Eğitimcilerin ve profesyonel yetiştiricilerin tüm gereksinimlerini karşılamaya yöneliktir.

• Öğrenme İçerik Yönetim Sistemi (Learning Content Management System)

İçerik yönetim sistemi ile öğrenme yönetim sistemi özelliklerini birleştirir. Böylece eğitimin ders materyalleriyle birlikte yönetimini sağlar.

• Coğrafi Bilgi Sistemi (Geographic Information System)

Coğrafi mekânlarla ilişkili verilerin elde edilmesi, erişimi ve analizine yönelik özel amaçlı ve bilgisayar tabanlı bir uygulamadır.

E-İnsan Kaynakları Süreçleri

E-insan kaynakları; insan kaynakları yönetimi bünyesinde yürütülen bazı iş süreçlerinin çevrimiçi ortama aktarılmasını işaret eden bir kavramdır. Şimdi hangi iş süreçlerinin çevrimiçine aktarıldığını ele alalım. Bu Kurumsal (İşveren) yönden ve Bireysel (Çalışan) yönden olmak üzere iki yönlü olarak düşünülebilir:

İşveren yönünden yürütülen e-iş süreçleri işletmenin daha önce geleneksel olarak yürüttüğü insan kaynakları işlevlerini çevrimiçine aktarmasıdır. Bireysel yönden ele alınan e-iş süreçleri ise daha zengindir. Kariyer siteleri bu kapsamda “çevrimiçi aracı” olarak birçok hizmet vermektedir.

Çevrimiçi kariyer danışmanlığı araçları; ileride ne yapacağına karar veremeyen özellikle gençlere, kariyer planı yapmaları konusunda destek vermek amacıyla kurulmuş çevrimiçi aracılardır. Bazı kariyer siteleri kendi bünyelerinde bu hizmeti, verdikleri diğer hizmetlere ek olarak sunmakta, bazıları ise sadece çevrimiçi kariyer danışmanlığı yapmak için kurulmuş aracılardır. Amaç, gençlerin ne yapmak istediğini, neden yapmak istediğini, bunu nasıl yapacağını bulmalarını ve somut adımlar atmalarını sağlamaktır. Türkiye’de faaliyet gösteren ve en popüler olan çevrimiçi kariyer siteleri www.kariyer.net , www.yenibiris.com ve www.monster.com gibi sitelerdir.

Mobil Teknolojiler

Mobil teknolojiler, insanların hareket halindeyken bile bilgiye ulaşmalarını ve bu bilgileri kullanarak gerekli işlemleri yapmalarını sağlayan teknolojilerin bütünüdür. Mobil teknolojiler sayesinde işletmeler müşterileri, çalışanları ve tedarikçileriyle sürekli iletişim halinde olabilmektedir. Doğal olarak mobil hayata uygun bir şekilde birçok iş süreci yenilenmiştir. Bu yenilenme; İş hayatı yönünden (Kurumsal) ve Sosyal hayat yönünden (Bireysel) olarak iki açıdan ele alınabilir.

İş hayatı yönünden mobil iş süreçleri “hammadde tedariki” ve “satış” konularında yenilikler sunmuştur. Bu yenilikler Tedarik Zinciri Yönetimi ve Müşteri İlişkileri Yönetimi kapsamında ele alınabilir. Doğru ürünün; doğru yerde, doğru zamanda ve en düşük maliyetle teslim edilmesini sağlayan iş sürecine “Tedarik Zinciri Yönetimi” adı verilir. Müşteri ilişkileri yönetimi, müşteriyle yakın, etkileşimli bir ilişki kurarak müşteriyi tanımak, istek ve beklentilerini anlamak, onları elde tutmak, sadık müşteri yapmak ve kârlı bir müşteriye dönüştürmek için işletmenin tüm birimlerinin ve çalışanlarının hep birlikte hareket etmesidir.

Mobil araçlarla bağlantı bluetooth ve mobil internet ile sağlanır. Bluetooth kablo bağlantısı olmadan kısa dalga radyo frekanslarını kullanan bir kablosuz teknolojidir. Mobil internet ise, internet erişimine uyumlu ve taşınabilir cihazlarda kablo kullanmadan internete bağlanmamızı sağlamaktadır.

Bulut bilişim “kişilerin fotoğraf, video, metin belgeleri gibi dosyalarını internette bulunan sunuculara yükleyerek, istenilen yer ve zamanda sadece internet bağlantısı kullanarak bu dosyalara ulaşabilmesidir”. Bulut bilişim sisteminin kullanıcılarına sağladıkları hizmetler aşağıda listelenmiştir.

• Bulut sayesinde kullanıcılar düşük donanım maliyetleriyle uygulamaları kullanabilmektedir.
• Bir programın bulut üzerinden çalıştırılması kullanıcının bilgisayarında daha az kaynak tüketmekte bu da bilgisayarın performansını artırmaktadır.
• Bulut sayesinde kullanıcılar yazılım maliyetlerini düşürebilmektedirler.
• Bulut bilişim sayesinde program yüklenmesine ihtiyaç duyulmadığı için herhangi bir maliyeti bulunmamaktadır.
• Bulut bilişim, web tabanlı uygulamaların en güncel sürümlerini sunarak güncelleme sorununu ortadan kaldırmaktadır.
• Bulut bilişim, bilgisayar sabit disklerine oranla çok daha fazla depolama alanı sunmaktadır.
• Bulut bilişime yüklenen dosyalar farklı işletim sistemleri üzerinde sorunsuzca çalışmaktadır.
• Bulut bilişim ile kullanıcıların dosya formatları arasındaki uyum sorunu ortadan kalkmaktadır.
• Bulut bilişim sayesinde kullanıcılar arttırılmış veri güvenliği sağlamaktadır bu sayede sabit disklerde oluşan veri kayıplarından kurtulmuş olmaktadır.
• Bulut bilişimin sağladığı en büyük yararlardan biride aynı belgeyi aynı anda birden çok kullanıcının düzenleyebilmesidir.
• Son olarak bulut bilişimin sağladığı bir diğer avantaj ise gizlilik ve güvenliktir.

Senkronizasyon sözcüğü “eş zamanlama” veya “eşleme” anlamına gelmektedir. Bir araç ile diğeri senkronize ise birinde çalışan bir dosyanın diğerinde de çalışması beklenir. Mobil araçlar senkronize edildiğinde bir araçta yaptığınız çalışmaya başka bir araçta devam edebilirsiniz. Senkronizasyon sayesinde kullanıcılar veri kaybının da önüne geçmektedir. Bunlara ek olarak verilerin güvenliği de kontrol altına alınmış olur.

Mobil teknolojilerin bir ürünü olan uygulamalar (aplikasyonlar, applications) uyumlu cep telefonları veya tablet bilgisayar kullanan kişiler tarafından günümüzde yoğun olarak kullanılmaktadır. Uygulamalar (Apps), internet üzerinden dağıtılan ve bilgisayarlarda veya cep telefonlarında çalışan küçük yazılım parçalarıdır.

Navigasyon kelimesi denizcilik ile ilgili bir terim olarak kullanılmasına karşın günümüzde “bir noktadan başka bir noktaya gitmek için en elverişli yolu tayin etme ve seferi uygulama olarak” bilinmektedir. Navigasyon cihazları ise küresel konumlama sistemini kullanarak kişilerin kesin yerlerini tespit etmelerine, gidilecek yerin tespitine ve rota oluşturulması gibi işlere yaramaktadır. Geçmişte harita, pusula veya doğal varlıklar sayesinde yapılan yön belirleme yöntemlerinin yerini GPS (Global Positioning System) Küresel Konumlama Sistemi kullanan navigasyon cihazları almaktadır. GPS sistemi düzenli olarak kodlanmış bilgi yollayan bir uydu ağıdır ve uydularla arasındaki mesafeyi ölçerek Dünya üzerindeki kesin yeri tespit etmeye yaramaktadır.

Mobil teknolojilerin kullanıldığı bir diğer alan ise araç takip sistemleridir. Araç takip sistemlerini daha çok satış ve pazarlama ağırlıklı çalışan şirketler, bankalar, araç kiralama şirketleri ve kargo şirketleri kullanmaktadırlar. İşletmeler araç takip sistemlerini kullanarak işletme giderlerini azaltmakta, zaman ve yakıt tasarrufu sağlamakta, personelini sürekli denetim altında tutarak mal ve hizmet kalitesini artırmaktadır. Bunlara ek olarak araçlar sürekli takip altında olduğu için güvenlik açısından da fayda sağlamaktadır. En yaygın kullanılan araç takip sistemi uydu üzerinden (GPS) yapılan araç takibi sistemleri olmaktadır. Araç takibi için araçlarda navigasyon cihazı bulunması yeterlidir ya da navigasyon çipi entegre bir otomobil ya da navigasyon çipi olan bir cep telefonu aynı işi görür. Uydudan navigasyon hizmeti almak ücretsizdir.