Büro Teknolojileri Dersi 3. Ünite Özet

Bilgi Kaynaklarına Erişim

Uluslararası araştırma şirketi TNS’nin yaptığı araştırma internetin dünyada olduğu gibi Türkiye’de de kullanımının hızla arttığını göstermektedir. Artık interneti ve diğer yeni teknolojileri hem iş hem de sosyal hayatımızda içselleştirdik ve yoğun olarak kullanmaktayız. Buna bağlı olarak gerek iş gerekse de sosyal hayatımızda radikal değişimler meydana gelmektedir.

Yeni Türk Ticaret Kanunu’nun getirdiği e-imza ve işletmelere elektronik ortamda kurullar yapabileceği düzenlemesi buna güzel bir örnektir. Bu ve benzeri gelişmeleri takip edebilmek için çevrimiçi bilgi kaynaklarının neler olduğu ve kullanımlarının bilinmesi önemlidir

İnternetin bilgiye sınırsız erişim olanağı tanıması onu temel başvuru kaynağı haline getirmiştir. Bununla birlikte internetin ne kadar etkin kullanıldığını ve elde edilen sonuçların doyurucu olup olmadığı sorularını da beraberinde getirmektedir.

Çevrimiçi bilgi kaynakları, aradığınız konuya ilişkin bilgileri veren internet kaynaklarıdır. Başlıca çevrimiçi bilgi kaynakları;

• Arama araçları (motorları),
• Çevrimiçi ansiklopediler,
• Bilgi siteleri,
• Çevrimiçi çeviri,
• Web günlükleri,
• Çevrimiçi bilgi kaynaklarıdır.

Arama Araçları: İnternette “anahtar sözcük/sözcükler” belirleyerek arama yapan sitelere arama araçları ya da arama motorları denilmektedir. Arama aracının nasıl kullanılacağının bilinmesi aranılan bilginin en kısa zamanda bulunabilmesini sağlar.

İnternetteki içeriğin hızla artmasıyla birlikte karşılaşılan en büyük sorun arama aracı tarafından sorgulanan site sayısının artmasıdır. Örneğin “yönetim” aramasında 50 milyona yakın kayda ulaşılırken, “finansal yönetimde” 250 bin, “bankalarda finansal yönetimde” kayıt sayısı 2 binlere inmektedir. Bu nedenle aramada kullanılacak anahtar sözcüklerin amaca yönelik olarak belirlenmesi gerekir.

Temel olarak internette siteye bağlanılarak kelime arama kutusuna “anahtar sözcük ya da sözcükler” girilerek “Google’da Ara” düğmesine basmak yeterlidir. Arama yaparken şu ipuçlarını bilmek yaptığınız aramanın aradığınız içeriğe ulaşmasını kolaylaştırır:

• Anahtar kelimeler genelleşmiş değil özelleşmiş kelimelerden oluşmalıdır (bakınız yönetimfinansal yönetim ve bankalarda finansal yönetim örneği).
• Anahtar kelimelerin sıralaması arama sonuçlarını etkilediğinden sıralamaya dikkat edilmelidir.
• Google’da büyük/küçük harf hassasiyeti yoktur.
• Belirli bir ifadeyi içeren sonuçlara ulaşmak için anahtar sözcüklerin başına ve sonuna çift tırnak konulmalıdır.
• Arama sonuçlarında istenmeyen kelimeler “-“ işaretiyle aramadan çıkarılabilir. (çay –akarsu)
• Google’da “Kendimi şanslı hissediyorum” düğmesi arama sonuçlarında en üstte çıkan sonucun doğrudan sayfasını açmaktadır.
• Anahtar sözcüklerinden herhangi birini içeren sonuçlara ulaşmak için kelimeler arasına OR yazılır. (Anadolu OR Osmangazi üniversitesi)
• Aramayı belirli bir site içerisinde yapmak için anahtar sözcükler sonrasında “site:” sonrasında site adresi yazılır. (kayıt site:anadolu.edu.tr)
• Benzer sayfalar” arama sonucuyla ilgili benzer sayfaları listelemektedir.
• Kelime ya da kelimelerin tanımını görmek için “define:” yazıp boşluk bıraktıktan sonra kelimeler girilerek arama yapılmalıdır.
• Google’da metin kutusu hesap makinesi olarak kullanılabilir. (2+3*5= yazıldığında sonuç çıkan sayfada gösterilir)
• Google’da ölçü birimleri arasında dönüşüm yapmak için birimleri yazmak yeterlidir. (1 inç= ya da 1 €= gibi)
• Bilinmeyen kelime gruplarına ilişkin ilk kelimeler yazılıp sonrasında * işareti konulduğunda Google * sonrasını kendisi doldurarak sonuçları listeler.

Bu özelliklerin yanında gelişmiş arama seçenekleri içerisinde “Dil”, “Dosya Türü” ile “Belirli Bir Sitede veya Alanda Ara” seçenekleri de aramayı daha da özelleştirmeye yardımcı olmaktadır.

Google bu arama özelliklerinin yanında farklı bilgi türlerine göre sorgulama yapılmasına olanak sağlar. Bunlardan öne çıkanlar:

• Görseller , anahtar kelimelerle ilgili resim, fotoğraf, grafik sonuçları listelenir.
• Videolar , anahtar kelimelerle ilgili videolar listelenir.
• Akademik , anahtar kelimelerle ilgili bilimsel yazılar listelenir.
• Kitap , anahtar kelimelerle ilgili kitaplar listelenir.
• Patent , anahtar kelimelerle ilgili patenti alınmış ürünün teknik çizimleri listelenir.
• Haritalar , dünya üzerinde istenilen yer ve hakkında yol tarifi alınabilmektedir.

Arama sürecinde daha iyi sonuçlar almak için basit düşünmek, konuyu en az kelimeyle aramak, açıklayıcı kelimeler seçmek daha iyi arama sonuçlarına ulaşmamıza yardımcı olmaktadır.

Google arama aracı şu bölümlerden oluşmaktadır (s.60, Resim 3.1):

1. Başlık,
2. Arama çubuğu,
3. Arama sonuçları,
4. Araçlar ve filtreler,
5. Reklamlar
6. Sayfanın Altı

Çevrimiçi Ansiklopedi-Vikipedi: İnternette (http://tr.wikipedia.org/wiki/Ana_Sayfa) adresinde yer alan, Vikipedi, okuyucuları tarafından yazılmakta olan açık içerikli bir ansiklopedidir. Her dilden herkesin, ortak çabasıyla kapsamlı biransiklopedi üretmeyi amaçlayan Wikipedia projesinin Türkçe bölümüne, “Vikipedi” adı verilmektedir. Vikipedi, Türkçe olarak 2003'te hayata geçmiş olmakla birlikte ülkemizde BTK tarafından alınan bir kararla 2017 yılından beri kapalı bulunmaktadır.

Bilgi Siteleri: Bu tür siteler arama motorlarının yaptığı gibi bağlantıları vermek yerine konuya ilişkin ayrıntıları “ansiklopedi” gibi veren referans siteleridir.

Örneğin Ansers.com sitesi, siteden yüklenen bir program aracılığıyla Alt tuşuna basılarak fareyle üzerine gidilen kelimelerle ilgili açıklamaları küçük bir pencerede göstermektedir. Benzer şekilde ( ocw.mit.edu ), ( www.ted.com/ ), ( www.howstuffworks.com ) gibi İngilizce sitelerin yanında Türkçe bilgi siteleri de vardır. Örneğin ( www.kariyer.net ), ( www.donanimhaber.com ), ( www.memurlar.net/ ), ( www.yenibiris.com ) gibi Türkçe içerikte bilgi vermektedir

Çevrimiçi Çeviri: İnternette çevirmenlerin işin içine girmediği, çevirileri makinelerin yaptığı çeviridir. Google Çeviri (Translate) çevrimiçi çeviri hizmeti sunan sitelerden biridir.

Çevrimiçi çevirilerin kalite düzeyi henüz istenilen noktada değildir. Sözcüklerin anlamlarının kullanıldıkları yere göre değişmesi nedeniyle bugün kullanılan en gelişmiş yazılım bile insanın dil yetisine yetişememektedir.

e-Kapı (Portal): Ana kapı ya da giriş kapısı olarak Türkçeleştirilebilecek olan portal, 1996 yılında Yahoo’nun sunduğu MyYahoo hizmetiyle ortaya çıkmıştır. E-kapılar birçok özelliği (söyleşi alanları, forumlar, bilgi bankaları, e-posta ) bir arada sunan bilgiye, hizmete erişimi sağlayan web hizmetidir.

e-Kapılar kurumların intranet görevini de yerine getirmektedir. Böylelikle kurumsal bilgiler tek bir yerden sağlanarak bilgi yönetimine de yardımcı olmaktadır. Kamu e-Kapıları da kamu hizmetlerinin çevrimiçi verilmesi, vatandaş katılımının en üst noktaya çıkarılması, bürokrasinin azalması, demokratik katılımın artmasını sağlar.

Bir önceki ünitede ele alınan e-Devlet Kapısı kamu hizmetlerini vatandaşlara, bilgi ve iletişim teknolojileriyle en kolay ve etkin yoldan kaliteli, hızlı, kesintisiz ve güvenli bir şekilde sunmayı hedeflemektedir. Türkiye için e-Devlet kapısı ( www.turkiye.gov.tr ) adresinden hizmet vermektedir

Çevrimiçi Yayıncılık

Yayınlanacak materyallerin veya bilgilerin internet sitesi üzerinden sunulmasına çevrimiçi yayıncılık denmektedir. Çevrimiçi yayıncılık içinde elektronik kitap, gazete, dergi ve ansiklopediler ile dijital kütüphanelerin de bulunduğu çok geniş bir alanı ifade etmektedir. Bloglar da çevrimiçi yayıncılık alanında hızla yaygınlaşan bir Web 2.0 aracıdır.

Web 2.0 kişilerin kolayca oluşturduğu içerik oluşturduğu, etkileşimin arttığı yeni internet versiyonudur. Web 2.0 kavramını ilk kullanan kişi olan Tim O’Reilly onu “internet kullanıcılarının ortaklaşa ve paylaşarak yarattığı sistemler” olarak tanımlamaktadır.

Web 2.0’ın temel özellikleri şu başlıklar altında toplanabilir:

• Etkileşim
• Gerçek zamanlı kullanıcı kontrolü
• Sosyal katılım (paylaşım)
• Kullanıcı tarafından üretilen içerik

Bu özelliklerin arkasındaki teknoloji ve hizmetler bulut bilgi işlem, “mashup” ile “widget”, bloglar, RSS’ler, vikiler ve sosyal ağlardır.

Mashup ; amacı birbirinden bağımsız web hizmeti sağlayıcılarının uygulamalarını bir araya getirerek yeni bir uygulama yaratmaktır.

Widget , Türkçe kelime karşılığı “ıvır-zıvır” anlamına gelen internette “masaüstünde yer alan küçük uzantılar” karşılığında kullanılmaktadır. Widget araçları sayesinde basit ve kolay şekilde web sitelerini geliştirmek mümkün olmaktadır. Örneğin kullanıcılar oluşturdukları blog sitelerine widgetlar sayesinde takvim, hava durumu veya sosyal medya araçlarını kolayca ekleyebilmektedir.

Bulut bilgi işlem ise kullanıcının ihtiyaç duyduğu programların, araçların kendi bilgisayarında değil de, uzaktaki birçok bilgisayardan sanal olarak sağlanması işlemidir.

Web 2.0 ile internet yalnızca ziyaret edilebilecek siteler bütünü olmaktan çıkmış, aynı zamanda kullanıcıların ihtiyaç duyduğu uygulamaları oluşturmak için bir araya getirebilecekleri veri ve hizmetler kaynağı olmuştur. Web 2.0’da sıklıkla kullanılan konular aşağıda ele alınmaktadır.

Blog (Ağ Günlüğü) kişilerin ücretsiz alan adı alabilmesini ve çok az teknik bilgiyle internette yayın yapmalarını sağlamıştır. Bloglar en son eklenen yazının en üstte göründüğü, çok yazarlı olabilen ortamlardır.

İnternette ağ günlükleri yayınlayanlara blogger denilmektedir. Blogların oluşturduğu topluluğa blogsfer (blog alanı) adı verilmektedir.

İnternette ağ günlükleri yayınlayanlara blogger denilmektedir. Blogların oluşturduğu topluluğa blogsfer (blog alanı) adı verilmektedir.

• Kişisel Bloglar , bireylerin günlük paylaşımlarını yaptıkları bloglardır.
• Temasal Bloglar , belirli alanda yazılan gönderilerin yer aldığı bloglardır. Örneğin politika, yemek, spor
• Topluluk Blogları , Üyelik sistemine sahip olan ve bu üyelerin yazdıkları bloglardır.
• Şirket Blogları , şirketlerin kendileriyle ilgili haber ve duyuruları halka sundukları bloglardır.

( www.blogspot.com ) ve ( www.wordpress.com ) ağ günlüğü oluşturulabilen sitelerdendir.

Özet Akışlar(RSS): Takip etmek istediğiniz blogları her gün dolaşmak yerine haber okuyucu programlar yardımıyla bu sitelerin yayınladığı güncellemeleri tek bir yerden izleyebilirsiniz. Bunun için kullanılan RSS, haber sağlayıcıları, bloglar ve podcastlar tarafından kullanılan, yeni eklenen içeriğin kolaylıkla takip edilmesini sağlayan özel bir dosya biçimidir.

Özet akışlarına; RSS akışları, XML akışları, dağıtılmış içerik veya web akışları adı da verilmektedir. RSS kısaltması Really Simple Syndication (Gerçekten Basit Dağıtım) sözcüklerinin baş harfleridir.

Wiki : kullanıcıların yeni sayfa yaratmasına, sayfalarda düzenlemeler yapmasına ve bu sayfaları birbirine bağlamasına izin veren (olanak sağlayan) bir yazılımdır.

Podcast Siteleri (Yayın Aboneliği Siteleri): podcast “radyo yayını ya da benzer bir programın internetten çekilebilir ve kişisel ses cihazlarından dinlenebilir hale gelmesini sağlayan sayısal (dijital) kayıt” olarak tanımlanmaktadır.

Podcast sadece ses dosyası olarak algılansa da video versiyonları da vardır. Podcast siteleri, ses dosyalarının çevrimiçi yayınının yapıldığı sitelerdir. Podcast uygulaması, seçilen programın en yeni bölümünü yayınlanır yayınlanmaz otomatik olarak ulaştırır.

Podcast aboneliği için iTunes, Zune ya da ZenCast programları kullanılabilir.

Video Paylaşım Siteleri: Video paylaşım siteleri kullanıcıların çevrimiçi video yayını yapmasını sağlamaktadır. En popüler olanı YouTube, “Kendin Yayın Yap (Broadcast Yourself)” sloganıyla, 2005 Şubat ayında kurulmuş bugün milyarlarca insanın video yüklediği ve izlediği bir site haline gelmiştir. Başlangıçta sadece komik video ve müzik klipleri yüklenip, izlenen sitede günümüzde kişiler ve firmalar kanala açabilmekte, reklamdan eğitime her tür videolarını yayınlayabilmektedirler. Hatta üç boyutlu (3D) ya da yüksek çözünürlüklü (HD) video yüklemek ya da izlemek mümkündür. Ayrıca film kiralamak, dizileri, tv programlarını You Tube üzerinden takip etmek gitgide yaygınlaşmaktadır.

Çevrimiçi Bilgilendirici Video Siteleri: kullanıcıların merak ettikleri konularda soru sordukları, uzmanların yanıtları videolu açıkladıkları sitelerdir.

İngilizce ( www.ted.com ) Türkçe ( www.uzmantv.com ) en bilinen örnekleridir.

Bunların yanında, görüntü yayını yapan ve canlı olarak internet üzerinden kullanıcıları buluşturan “Çevrimiçi Canlı Görüntü Yayını Yapan Siteler” ve Facebook, Twitter gibi sosyal paylaşım siteleri de Web 2.0 kapsamında kullanıcıların içerikleri hazırladıkları sitelerdendir.

İş Hayatında Eğitim ve e-Öğrenme

Bir kuruma nitelikli insanları çekmek kadar mevcut insan kaynağının geliştirilmesi de önemlidir. Bu nedenle iş hayatında eğitim gitgide önemi artan bir konu haline gelmiştir.

Çalışanların işlerinde yardımcı olacak bilgileri öğrenmek yanında kişisel gelişimleri için de mezuniyet sonrasında eğitim almaları bir gereklilik olarak ortaya çıkabilir. İş hayatında eğitim çoğunlukla insan kaynakları yönetimi biriminin organize ettiği bir etkinliktir.

İş hayatındaki eğitim yöntemleri “ geleneksel ” ve “ modern ” olmak üzere iki gruba ayrılabilir:

Geleneksel Eğitim Yöntemleri: “İşbaşında eğitim” ve “işdışında eğitim” olmak üzere iki ana grupta ele alınabilir

İşbaşı eğitim, iş üzerinde öğrenme adıyla da geçer. İşle ilgili bilgi ve yetenekler işi yaparak öğretilir. İşbaşında eğitim yöntemi öğrenme ile işin kendisini örtüştürür.

İşdışı eğitim ise işletme dışında ya da içinde fakat iş dışında yapılan eğitimlerdir. Tipik özelliği teorik temelde olmasıdır.

e-Öğrenme : İlk olarak yazışmalı eğitim (correspondence education) olarak 19. yüzyılda uygulanmaya başlanan; zaman içerisinde bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmelerin uyarlanmasıyla gelişen uzaktan eğitim yöntemleri günümüzde elektronik öğrenme (kısaca eÖğrenme) adıyla işletmeler ve çalışanlara eğitim alma konusunda büyük olanaklar sağlamaktadır.

E-öğrenme; öğretmen ve öğrencinin aynı ortamda ve aynı anda bulunmalarına gerek kalmadan, İnternet teknolojileri aracılığı ile gerçekleştirilen eğitim ve öğrenim faaliyetleridir. Senkron ve asenkron olarak iki kategoride toplanan e-öğrenme modelleri aşağıda ele alınmaktadır:

• Senkron e-Öğrenme, geleneksel yüz-yüze sınıf eğitiminin benzerinin ağ üzerinden sanal ortamda gerçekleştirilmesidir.
• Asenkron e-Öğrenme, öğrenen ve öğretim elemanı arasında canlı (eş zamanlı) etkileşim yoktur ve öğrenenin çalışma zamanı ve ne kadar süreyle çalışacağı kendisi tarafından belirlenir.

E-öğrenmenin başlıca yararları şöyle sıralanabilir:

• Öğrenme zamanına e-öğrencinin karar vermesini sağlar
• E-öğrencinin, kendi öğrenme hızınızda, istediği zaman, istediği kadar öğrenmesini sağlar.
• Birey öğrenme kapasitesine göre konuyu istediği derinlikte öğrenebilir.
• Eğitimlere ve bilgiye tekrar tekrar ulaşılmasını sağlar.
• Bireyin kendi hızında, iş süreçlerini ve üretimi aksatmadan kısa zamanda eğitim almasını sağlar.

Geleneksel ve e-öğrenme yöntemlerinin karşılaştırılmasında (s.75, Tablo 3.1) e-öğrenme geleneksel yöntemlere göre bireye kendi hızında, istediği yer ve zamanda, daha ucuz işletme maliyetlerinde eğitim sunma olanaklarına sahiptir.

E-öğrenme’nin sunduğu bu olanaklar çerçevesinde Türkiye’de de uygulama alanları yaygınlaşmaktadır. Başlıca e-öğrenme uygulamaları finans ve üretim sektöründe görülmektedir(s.75, Tablo 3.2)

Sosyal Öğrenme : Facebook ve Twitter kullanımının yaygınlaşması e-öğrenme konusunda yeni bir kavram olan sosyal öğrenmenin öne çıkmasını sağlamıştır. Sosyal öğrenme, temelde; kişilerin bilgilerinin artması, geniş bir bakış açısı kazanmaları ve başkaları ile iletişim kurarak daha doğru kararlar almaları yönünde destek olur.

Sosyal öğrenmeye örnek olarak bir çalışanın, bir bloga mesaj atarak, bir süreç hakkında tavsiye istemesi veya bir eğitimcinin, eğitimler arasındaki sürede çalışanlar arasında iletişimi sağlayan çeşitli ağ araçlarından faydalanması verilebilir.

İş yerinde sosyal medya kullanımı, eğitim ve gelişim uygulamalarını etkileyerek bu konudaki mesleki alanı temelden değiştirme gücüne sahiptir. Sosyal medyanın iş yerinde artan kullanımını destekleyen önemli nedenlerden biri de kurumsal öğrenmenin büyük oranda formel değil, informel kanallardan gerçekleşmesidir.

Sosyal öğrenme; esnek olması ve içerikler belirlenirken öğrencilere kontrol imkânı sağlaması açısından önemlidir. Sanal öğrenme ortamlarının ve isteğe yönelik iş birliğinin kullanılmasının, öğrencileri daha etkili bir biçimde öğrenmeye yönlendirdiği görülmektedir.