Büro Teknolojileri Dersi 1. Ünite Özet

Giriş

Çalışma veya öğrencilik hayatımızda para yatırmak, fatura ödemek gibi birtakım işlerimizi halledebilmek amacıyla büroları kullanmaktayız.

Bürolar bir organizasyonda bilgi üretimine ve iletişime dayalı işlerin ve eylemlerin yerine getirildiği ortamlar olarak tanımlanmaktadır. Nitelik ve amaçlarına göre günlük hayatta karşılaştığımız büroları 4 başlıkta sınıflandırabiliriz;

• Bir mesleğin icrası için kurulan bürolar: Mimarlık, avukatlık vb.
• Kamuya ait bürolar: Vergi dairesi, trafik şubesi vb.
• Özel sektöre ait bürolar: çizim bürosu, teknik büro, müşteri hizmetleri vb.
• Sivil toplum kuruluşlarına ait bürolar: Tema vakfı, Türk Eğitim Vakfı vb

Bilgi ve hizmet üretmek amacıyla yürütülmekte olan bürolar imalat ve hizmet sektörlerinde yer alabilmektedir.

Yüksek iş hacminden dolayı bürolar yazılı ortamlar yerine elektronik saklama imkânı veren bilgisayarlı sistemleri kullanmaktadır.

Kurumlar arası ve kuruluş bünyesindeki iletişimin düşük maliyetle ve etkili bir şekilde sağlanabilmesi ağ tabanlı bilgi sistemleri ile sağlanmaktadır.

Büro Ortamlarını Etkileyen Temel Değişimler

Organizsyonların amaçlarına ulaşabilmesi insan, mekân ve üretim unsurlarının uyum içinde olması gerekmektedir.

Büro ortamlarındaki dinamik yapıya uygun olarak verim, motivasyon, iş tatmini, rahatlık, güvenlik gibi unsurlar önemli hale gelmiştir.

Kurum başarısının uzun vadede karşılığı olabilecek ifadeler kârlılık, etkin hizmet, yaratıcılık, organizasyonel yenileme, müşteri memnuniyeti vb olarak görülmektedir.

Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler ile iş yerlerine olan bağımlılık azalmakla birlikte yönetici ve çalışma iletişiminde iyileştirmeler olmuştur.

Rapor yazmak, dosyalamak, kayıt almak gibi işlemleri astların yerine patronlar yapabilir hale gelmiş ve gelişen teknoloji iletişimde kolaylık sağlamıştır.

Dünyanın farklı coğrafyalarında ki kitleler birbirlerine müşteri olabilme ve aralarında hizmet alımları gerçekleşmesine olanak veren bir küreselleşme görülmektedir.

Dünya genelinde kaynakların sınırlı olması sebebiyle aynı maddeye ve benzer hizmete olan talep rekabeti ortaya çıkarmıştır. Müşteri lehine ürün kalite artırımına olanak veren rekabet ortamı ile istihdam uygulamalarında verimlilik artırıcı önlemler alınması gerekli hale gelmiştir.

Bilgi ve iletişim teknolojileri, rekabet ve küreselleşme ile büroların işleyişinde değişiklikler meydana gelmiştir. Bu değişimler sonucunda bürolarda;

• Sanal ortamlarda işbirliği yaparak çalışabilme
• Yüksek nitelikli kişilere duyulan ihtiyaç
• Gizlilik ve güvenliğe yönelik önemin artırılması gibi değişiklikler görülmüştür.

Ev büroları, mobil bürolar ve sanal bürolar ile uzaktan çalışmaya olanak veren büro tipleri ortaya çıkmıştır.

İş ortamında gerçekleştirilen eylemlerin ev ortamına taşındığı büro tipleri ev büroları olarak ifade edilmektedir. Ev büroları ile engelli bireylerin iş gücüne katılmaları, kapalı alanlar yerine rahat ortamda çalışma imkânı, büro harcamalarını azaltma gibi faydalar sağlamaktadır

Taşınabilir cihazlar aracılığıyla büro faaliyetlerinin gerçekleştirildiği büro tipleri mobil bürolar olarak anılmaktadır. Mobil bürolar erişimi kolaylaştırmakta, dünyanın her tarafı ile bağlantı sağlama imkânı gibi yararlar sunmaktadır.

Fiziksel anlamda bir büro yerine sanal ortamda büronun faaliyetlerinin yerine getirildiği büro tipi olarak sanal bürolar karşımıza çıkmaktadır. Sanal bürolar her yerde iş üretimi sağlaması, yoğunluğu ve zaman kaybını azaltıcı önlemler bakımından olumlu görülmektedir.

Çalışan ve müşteriye yakın alanda kurulan geçici bürolar hizmet alımını kolaylaştırmak ve merkezle iletişimi kolaylaştırmada etkili olmaktadır.

Uzaktan çalışmaya ilişkin işveren politikaları incelendiğinde organizasyonun düzenini sağlamak amacıyla işyeri güvenliği, çalışma saati ve ücretler, gizlilik, belge ve bilgilerin güvenliği boyutları esas alınmaktadır.

Bir Hizmet Üretim Sistemi Olarak Bürolar

Çevremizde imalat üzerine kurulmuş fabrikalar ve imalathaneler ile hizmet üretme üzerine kurulmuş okul, hastane, lokanta gibi kuruluşlar mevcuttur.

İnsan, makine, hammadde, enerji gibi girdileri istenilen ürün veya hizmete dönüştürmeye yönelik elemanlardan ve faaliyetlerden oluşan üretim sistemleri yapıları bulunmaktadır.

Sisteme dışarıdan alınan girdiler (hammadde, insan kaynakları, teknolojik donatım vs.) faaliyetler (çalışanların faaliyetleri, yönetim faaliyetleri vs.) ile dönüşüm sürecinden geçirildikten sonra çıktılara (ürün ve hizmetler, finansal sonuçlar vs.) dönüşmektedir.

Denetim mekanizmaları ile çıktı olarak alınan ürünün istenilen ile uyuşma derecesi kontrol edilmekte ve geribildirim sağlanmaktadır.

Girdilerin ve çıktıların değişkenlik göstermesi, standart çıktının tanımlanamaması ve verimlilik ölçümünün zor olması hizmet sistemlerinin özellikleri arasında yer almaktadır.

Büro Sistemlerinin Yapısı ve Öğeleri

Zaman zaman otomatik olarak işlemler yerine getirilse dahi insan gücü bürolarda en önemli unsur olmaktadır.

Büro faaliyetlerinin yerine getirilmesi için kullanılan makine ve teçhizat donanım olarak ifade edilmektedir.

Bürolar; bir yönergeye bağlı ve bir yönergeye bağlı olmaksızın işlem yapan bürolar olmak üzere iki grupta değerlendirilmektedir.

Bürolarda gerçekleştirilen temel faaliyetler

• Bilgi Elde Etme
• Bilgi İşleme
• Belge Arşivleme
• Belgeye Erişim
• İletişim
• Karar Verme
• Süreç Yönetimi olarak sıralanabilir.

Bir büroda yaygın olarak kullanılan süreçlerden bazıları ise;

• Belge yönlendirme
• Görev tahsisi
• Görev programlama
• İstisnai durumların çözümü
• Çıktılar olmaktadır.

Tipik bir büroda bilgi üretimi/analizi, bilgi arama, bilgiyi işleme, bilgi iletişimi ve bilgi yönetimi gibi temel faaliyetler yer almaktadır.

Büro Teknolojileri ve Otomasyon

Bilgi, yöntem, hammadde ve donanım aracılığıyla bir çıktının elde edilme süreci teknoloji olarak ifade edilir. Teknoloji araç olarak kullanılmakta ve hizmet ve üretimin iyileştirilmesi hedeflenmektedir.

Büro teknolojisi bürolarda gerçekleştirilen faaliyetlerin daha etkin ve verimli olması yanında çalışma koşullarının iyileştirilmesini hedefler.

Büro otomasyonu kamu ve özel kuruluşlarda gün geçtikçe kullanımının teknik ve maliyet açısından uygun hale gelmesi sebebiyle yaygınlık kazanmaktadır.

İnsan becerisiyle yapılan işlemlerin makineler aracılığıyla otomatik olarak gerçekleştirilmesi otomasyon olarak açıklanmaktadır.

Büro bilgi sistemlerinin tasarımında bilgi teknolojisi, bilgi sistemi ve yazılım bileşenleri yer almaktadır. Bu üç unsur arasında dengeyi sağlamak sistemin verimli işlemesi açısından oldukça önemlidir.

Büro otomasyonu, kâğıtsız ve elektronik haberleşen bir toplumun öncüsü olarak görülmektedir. Hızlı gelişen bilgi iletişim teknolojileri erişimi kolaylaştırmakta, maliyeti düşürmekte ve kullanımı yaygınlaştırmaktadır. Büro otomasyonu bir başka ifadeyle düzenleme, kolaylaştırma ve verimliliği artırma üzerine kurulu bir düzen olarak görülmektedir.

Büro otomasyonları; işler üzerinde yüksek kontrol imkanı sağlaması, etkili zaman kullanımı, performans artırımı, planlama ve örgütleme beceri artırımı, ekip başarısına olumlu katkı sağlama gibi yararlara sahiptir.

Büro otomasyon (Ofis) sistemlerini yayın, iletişim, toplantı, şekil işleme ve büro yönetimi olmak üzere beş bölümde inceleyebiliriz.

Büro otomasyon sistemleri iş yaşamının kalitesini artırmaya yönelik katkı sağlamakta, çalışanların performansına olumlu etkide bulunma, zamanlama ve hata azaltma açısından katkılar getirmektedir.

Ofis otomasyon sistemlerinin uygulanması sonucu iş hayatında kalitenin artırılması, çalışanların memnuniyetinin artması ve mesleki doyumun yükselmesi, personel verimliliğinin artırılması, yazılı sistemlerin olumsuzluklarının(gecikme, hata düzeltme zorluğu vb.) giderilmesi, maliyetlerin azaltılması, hızlı ve etkin bilgi transferi ve bilgiye erişim kolaylığı, hızlı depolama ve kolay tekrar kullanım imkanı sağlaması gibi temel faydalar elde edilmektedir.

Hızlı gelişen teknoloji insana yönelik beklentilerin değişmesine sebep olmuştur. Büro çalışanlarının faaliyetlerini de içine alan bu değişimde beklentiler; örgütleme yeteneği yüksek, bağımsız bir şekilde birden fazla proje yürütme becerisine sahip olmak, farklı görevleri önem sırasına göre düzenlemek olmuştur.

Bilgi ve iletişim teknolojilerinde iyileşmeler sonucunda yöneticilerin büro dışında geçirilen vakitleri artmış ve çalışanlara yönetsel roller ve sorumluluklar yüklemiştir. Planlama, örgütleme, yöneltme, eşgüdüm sağlama ve denetim işlevleri bilgi ve iletişim teknolojileri çerçevesinde belirlenmektedir.

Çalışanların unvanlarında zamanla yükselmeler artan sorumluluklarla birlikte gereklilik kazanmıştır. Bu sebeple en alt basamak çalışanlarının üst düzey becerileri (yönetsel, danışmanlık, analiz edebilme vb.) kazanmaları beklenmektedir.

Büro otomasyon sistemlerinin tarihsel gelişimi 1870’lerde telefonun icadı, 1873’te daktilonun üretilmesi ile başlamış ve daha sonra ilk ticari bilgisayarlar, yerel ağlar, kopyalama ve depolama cihazları ile devam etmiştir. Günümüze yaklaştıkça internetin yaygın kullanımı, kurumsal bilgi portalı ve entegre otomasyon sistemleri ile kompleks bir yapıya erişmiştir.(Altınöz, 2008 içinde: Acar, 2006; Göral ve Uygur, 2003).