Hukuk Dili Ve Adli Yazışmalar Dersi 2. Ünite Sorularla Öğrenelim

Resmi Yazışmalar

1. Soru

Standart dosya planı kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Standart dosya planı, Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Başbakanlık tarafından yayımlanan sınıflama şemasıdır.


2. Soru

Başlık Antet kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Başlık antet, belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür. Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra T.C. kısaltması, ikinci satıra kamu kurum ve kuruluşunun adı büyük harflerle üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Ancak bağlı veya ilgili kamu kurum ve kuruluşlarında ilk satıra T.C. kısaltması, ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan bakanlığın adı büyük harflerle üçüncü satıra kamu kurum ve kuruluşunun adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılabilir.


3. Soru

Tarih kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Tarih, fiziksel ortamda yani kâğıt ortamında hazırlanan resmi yazılarda belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih, sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır Yön. m. 101, 2. Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir.


4. Soru

Talimat kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Uygulamada, yargı organları tarafından bir usuli işlem yapılması için diğer bir yargı organına yazı yazılması, uygulamada talimat olarak adlandırılmaktadır. Mahkemenin yargı çevresi dışında bir iş yapılması gerekiyorsa istinabe suretiyle diğer mahkemeden hukuki yardım talep edilir. Uygulamada yerleşmiş olarak mahkemelerin istinabe için yazdıkları yazılara talimat denilmekteyse de bu ifadenin doğru olmadığı söylenmelidir. Çünkü Anayasa’nın 138. maddesinin 2. fıkrasına göre, Hiçbir organ, makam, merci veya kişi, yargı yetkisinin kullanılmasında mahkemelere ve hâkimlere emir ve talimat veremez; .... Bu sebeple talimat yazısı yerine istinabe talebi ifadesinin kullanılması olmalıdır.


5. Soru

Koordinasyon kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Kamu kurum ve kuruluşu içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan ve üst makama sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak Koordinasyon: yazılır ve iş birliğine dâhil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.


6. Soru

Güvenli elektronik imzalı belgeden hangi durumda çıktı alınabilir?

Cevap

Elektronik ortamda hazırlanmış ve güvenli elektronik imzayla imzalanmış belgeler eğer muhataba elektronik yoldan iletilmediyse veya iletilemiyorsa idare tarafından bu elektronik belgelerin çıktısı alınabilir ve muhataba ulaştırılabilir. Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması hâlinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir.


7. Soru

Resmi yazışmalarda metin kısmının içerik özelikleri nelerdir?

Cevap

Metnin içerik kısmının özelleri şunlardır: • Belge, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü yazılır. • Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir. • Muhatabı yabancı ülke veya uluslararası kuruluş olan resmî yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. • Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltma yazılır.


8. Soru

Parafın niteliği nedir? 

Cevap

Paraf, imza niteliğini taşımaz ve çoğunlukla bir metnin kontrol edildiğine dair bir işaret anlamındadır.


9. Soru

Resmi yazışmalarda metin kısmının şekli özellikleri nelerdir?

Cevap

Metin kısmının şekli özellikleri şunlardır: • İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa belgenin muhatabı ile metin başlangıcı arasında iki satır boşluk bulunur Yön. m. 142. • Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır. • Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır. • Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. • Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz. • İhtiyaç duyulması hâlinde paragraar harf veya rakam ile sıralanabilir Yön. m. 143, 4.


10. Soru

Dağıtım kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. Dağıtım: başlığı, ek varsa Ek: bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır.


11. Soru

Elektronik Belge Yönetim Sistemi kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Elektronik Belge Yönetim Sistemi, kamu kurum ve kuruluşlarının faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemdir Yön. m. 31, d.


12. Soru

Devlet Teşkilatı Merkezî Kayıt Sistemi DETSİS kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

DETSİS, Başbakanlık tarafından yürütülen Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi KAYSİS’nde yer alan ve idarelerin merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatındaki birimlerinin Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı alt sistemdir.


13. Soru

Döküman kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Döküman, Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla kamu kurum ve kuruluşu tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgidir.


14. Soru

Resmi yazışma ne ifade etmektedir?

Cevap

Resmi yazışma, kamu kurum ve kuruluşlarının kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda yürüttükleri süreci ifade etmektedir.


15. Soru

Metin kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Resmî yazılarda ilgi ile imza arasındaki kısım metin kısmı olarak adlandırılmaktadır Yön. m. 141.


16. Soru

Belgenin özellikleri nelerdir?

Cevap

Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, en az iki nüsha düzenlenir. • Belgelerin A4 210x297 mm boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır. Yazı tipi ve harf büyüklüğü, elektronik ortamda hazırlanan belgelerde Times New Roman veya Arial yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır . • Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. • Kamu kurum ve kuruluşuna fiziksel ortamda gelen belge idare tarafından teslim alınır ve alındığı tarih ile belgeye ait üstveriler kaydedilir.


17. Soru

Belgenin bölümleri nelerdir?

Cevap

Belgenin bölümleri; • Yazı alanı, • Başlık Antet, • Sayı, • Tarih, • Konu, • Muhatap, • İlgi, • Metin, • İmza, • Ek veya Ekler, • Dağıtım, • Olur, • Paraf, • Koordinasyon, • İletişim bilgileri, • Süreli yazışmalar, • Sayfa numarası, • Belgelerde süre bulunması ve tekit yazısıdır.


18. Soru

Uygulamada, yargı organı tarafından yazılan ve talimat niteliğinde bulunmayan her türlü yazıya ne ad verilmektedir? 

Cevap

Uygulamada, yargı organı tarafından yazılan ve talimat niteliğinde bulunmayan her türlü yazıya müzekkere adı verilmektedir. 


19. Soru

Güvenli elektronik imza kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Güvenli elektronik imza münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzadır.


20. Soru

Olur kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Resmî yazıların bir kısmında makam olurunun alınması gerekebilir. Mahkemelerden verilen kararlarda olur kısmı yer almaz.. Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanır. Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle OLUR yazılır. OLUR ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun boş satır bırakılarak imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra da unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa bunlar Uygun görüşle arz ederim. ifadesiyle olura katılabilir.


21. Soru

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in konusu nedir?

Cevap

Resmi yazının hangi kurum ve kuruluş tarafından hazırlandığı, muhatabın nasıl yazılacağı, yazının ilgili bulunduğu diğer yazışmaların nasıl ekleneceği, yazılara nasıl sayı verileceği, metin kısmının nasıl oluşturulacağı gibi hususların tamamı ve resmî yazışmalarla ilgili diğer konular bu yönetmeliğin kapsamına girmektedir.


22. Soru

Resmi yazışmalarda metin hangi şekilde bitirilmelidir?

Cevap

Resmî yazışmalarda metin, belgenin yazıldığı muhataba göre aşağıdaki şekilde bitirilir: • Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden, alt makamlara Rica ederim., üst ve aynı düzeydeki makamlara Arz ederim. ibaresiyle bitirilir. • Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda Arz ve rica ederim. ibaresiyle bitirilir. Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda Saygılarımla., İyi dileklerimle. veya Bilgilerinize sunulur. ibareleriyle bitirilebilir.


23. Soru

Elektronik ortam kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Elektronik ortam, Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde bilgi, belge veya dokümanların hazırlandığı ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi araçlarıdır Yön. m. 31, g.


24. Soru

Standart dosya planı yönetim sistemi ne demektir? 

Cevap

Resmî yazıların “sayı” bölümünde, yazının hazırlandığı kurumu/birimi gösteren T.C. Devlet Teşkilatı Numarasından sonra yazılan, yazının içeriğinde yer alan konuyu gösterir kodların ve resmî yazıların arşivlerde saklama sürelerinin tanımlandığı sisteme standart dosya planı yönetim sistemi denir. 


25. Soru

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe göre belgenin şekli özellikleri nelerdir? 

Cevap

Belgenin şeklî özellikleri, Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 5. maddesinde belirtilmiştir. Buna göre; belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır. Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir. Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilir.


26. Soru

Müzekkere kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Uygulamada, yargı organı tarafından yazılan ve talimat niteliğinde bulunmayan her türlü yazıya müzekkere adı verilmektedir. Müzekkere, sözlükte Yazı, resmî yazışmalardaki tezkereler şeklinde açıklanmakta, tezkere ise Resmî makamlardan yazılan yazı anlamına gelmektedir.


27. Soru

Sayfa numarası kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir Yön. m. 23.


28. Soru

Sayı kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Resmi yazışmalarda, belgelerde sayı bulunması zorunludur. Sayı: sırasıyla; DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti - konulur Yön. m. 91. Belgelerde sayı yazısının bulunacağı yer de açıkça düzenlenmiştir. Sayı: yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır.


29. Soru

Resmî yazışmalarda "ilgi" yan başlığı nereye ve ne şekilde yazılır? 

Cevap

“İlgi” yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. “Sayı”, “Konu” ve “İlgi” yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta “:” işareti aynı hizada yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, devamı “İlgi” yan başlığının ve sıralamayı gösteren harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre sıralanır. Sıralamada, Türk alfabesinde yer alan bütün küçük harfler, kendilerinden sonra kapama parantez işareti”)” konularak kullanılır. İlgide, “... tarihli ve ...sayılı ...” ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta işareti konulur. İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü “.............. ‘in .........tarihli başvurusu.” biçiminde yazılır.


30. Soru

Kamu kurum ve kuruluşuna, muhatabı olmadığı hâlde güvenli elektronik imze ile bir belge gelmesi durumunda, kamu kurum ve kuruluşlarının izleyeceği yol nedir?

Cevap

Kamu kurum ve kuruluşuna, muhatabı olmadığı hâlde güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda bir belge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler gönderene elektronik ortamda iletilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir.


31. Soru

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin amacı nedir?

Cevap

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin amacı; el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek ve bilgi, belge veya doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.


32. Soru

Muhatap kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Muhatap, belgenin gönderildiği kamu kurum ve kuruluşunu ya da kişiyi belirtir. Bu bölüm konunun son satırından itibaren belgenin uzunluğuna göre iki ile dört satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır.


33. Soru

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe göre doküman ne demektir? 

Cevap

Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla kamu kurum ve kuruluşu tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgiye doküman denir. 


34. Soru

Güvenli elektronik imza nedir? 

Cevap

Güvenli elektronik imza ise münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzadır.


35. Soru

Belge kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Belge, herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da kamu kurum ve kuruluşu tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dokümandır.


36. Soru

İlgi kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Resmi yazışmalarda ilgi kısmı da yer alır. İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür Yön. m. 131. İlgide, ilgi tutulan belgeyi gönderen kamu kurum ve kuruluşunun adı ile belgenin tarihi ve sayısı belirtilir. İlgi yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre sıralanır.


37. Soru

Elektronik imza kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Elektornik imza, başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi ifade eder.


38. Soru

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe göre belgenin yazı tipi nasıl olmalıdır? 

Cevap

Yazı tipi ve harf büyüklüğüne, elektronik ortamda hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir. Ayrıca metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir


39. Soru

Resmî yazışmalarda metin kısmının şekli özellikleri nasıldır? 

Cevap

Resmî yazışmalarda metin kısmının şeklî özellikleri ise şöyledir: İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa belgenin muhatabı ile metin başlangıcı arasında iki satır boşluk bulunur (RY Yön. m. 14/2). Bu konuda Yönetmeliğin ekindeki örnek 7’ye bakılmalıdır. Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır. Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz (Örnek 7’ye bakınız). İhtiyaç duyulması hâlinde paragraflar harf veya rakam ile sıralanabilir


40. Soru

İletişim bilgileri kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

İletişim bilgileri; belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi, İnternet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır Yön. m. 21.


41. Soru

Resmî yazışma ne demektir? 

Cevap

Resmî yazışma, kamu kurum ve kuruluşlarının kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda yürüttükleri süreci ifade etmektedir.


42. Soru

Elektronik Belge Yönetim Sistemi nedir? 

Cevap

Elektronik Belge Yönetim Sistemi, kamu kurum ve kuruluşlarının faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemdir.


43. Soru

Belgede süre bulunması ve tekit yazısı kavramı nasıl açıklanabilir?

Cevap

Resmî yazışmalarda eğer görüş, bilgi ve belge talep ediliyorsa bu konuda muhataba süre verilmesi de gereklidir. Kamu kurum ve kuruluşları, ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla süre belirtilmeyen belge taleplerini, talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç beş iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç onbeş iş günü içinde yerine getirir. Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit yazısı yazılabilir Yön. m. 31.


44. Soru

Kamu kurum ve kuruluşuna, muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen bir belge olursa ne tür bir yol izlenir? 

Cevap

Kamu kurum ve kuruluşuna, muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen bir belge, asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak, aslı muhatabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi verilir.


45. Soru

Güveni elektronik imzalı belgeden çıktı alınması ne şekilde olur? 

Cevap

Elektronik ortamda hazırlanmış ve güvenli elektronik imzayla imzalanmış belgeler eğer muhataba elektronik yoldan iletilmediyse veya iletilemiyorsa idare tarafından bu elektronik belgelerin çıktısı alınabilir ve muhataba ulaştırılabilir. Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması hâlinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine “BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” ibaresi konulur. Tarih ve sayı bilgileri EBYS aracılığı ile belge çıktısı üzerine yazdırılır (RY Yön. m. 26/2). Resmî yazışmaların gönderileceği gerçek ve tüzel kişilerin veya kamu kurum ve kuruluşlarının elektronik ortamda kendilerine ulaşılmasını sağlayacak bir e-posta adresleri olmaması hâlinde, idare içinde yetkili kişi tarafından güvenli elektronik imzayla imzalanmış elektronik belgenin çıktısı alınarak Yönetmeliğin 26. maddesinin 1. fıkrasına göre işlem yapılmak suretiyle muhataba çıktısının ulaştırılması sağlanacaktır.


46. Soru

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe göre belge ne demektir? 

Cevap

Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da kamu kurum ve kuruluşu tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dokümana belge denir. 


47. Soru

Kamu kurum ve kuruluşuna, muhatabı olmadığı hâlde güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda bir belge gelmesi durumunda ne tür bir yol izlenir? 

Cevap

Kamu kurum ve kuruluşuna, muhatabı olmadığı hâlde güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda bir belge gelmesi durumunda belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler gönderene elektronik ortamda iletilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir.


48. Soru

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe göre üst yazı ne demektir? 

Cevap

Belgenin, varsa ek listesi ve dağıtım listesi dâhil, ek hariç kısmına üst yazı denir. 


49. Soru

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe göre aidiyet zinciri ne demektir? 

Cevap

Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan sürece aidiyet zinciri denir. 


50. Soru

Resmî yazışmalarda konu yan başlığı nereye yazılır? 

Cevap

Resmî yazışmalarda, “Konu:” yan başlığı, “Sayı:” yan başlığının bir alt satırına yazılır. Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır.


51. Soru

Resmî yazışmalarda metin nasıl bitirilir? 

Cevap

Resmî yazışmalarda metin, belgenin yazıldığı muhataba göre aşağıdaki şekilde bitirilir:

• Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden, alt makamlara “Rica ederim.”, üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.” ibaresiyle bitirilir.

• Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda “Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.

• Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.” ibareleriyle bitirilebilir.


52. Soru

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in amacı nedir?

Cevap

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in amacı; el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek ve bilgi, belge veya doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.


53. Soru

Kamu kurum ve kuruluşuna, muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda bir belge gelmesi durumunda, kamu kurum ve kuruluşlarının izleyeceği yol nedir?

Cevap

Kamu kurum ve kuruluşuna, muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen bir belge, asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak aslı muhatabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi verilir.


54. Soru

Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) nedir? 

Cevap

Türkiye Cumhuriyeti devlet teşkilatı içerisinde yer alan kurum ve kuruluşlar ile bunların merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatlarında bulunan her düzeydeki birimlerinin hiyerarşik yapıya uygun olarak kayıt altına alındığı ve e-Devlet çalışmalarında esas alınmak üzere T.C. Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sisteme Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) denir. 


55. Soru

Resmî yazışmalarda başlık nasıl olmalıdır? 

Cevap

Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra kamu kurum ve kuruluşunun adı büyük harflerle üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Ancak bağlı veya ilgili kamu kurum ve kuruluşlarında ilk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan bakanlığın adı büyük harflerle üçüncü satıra kamu kurum ve kuruluşunun adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılabilir.


Kayıt Yenileme (Ders Ekle Sil)
7 Şubat 2022 Pazartesi