Otel İşletmelerinde Destek Hizmetleri Dersi 2. Ünite Özet

Bütçe İle İlgili Genel Açıklamalar

Bütçe, işletmenin gelecekteki faaliyetlerini ve faaliyet sonuçlarını mali terimlerle gösteren bir sayısal plandır.

Bütçe ile özetle aşağıdaki amaçlara ulaşılması hedeflenmektedir:

• Yıllık faaliyetleri planlamak,
• İşletmede farklı birimlerdeki faaliyetler arasındaki koordinasyonu sağlamak,
• Farklı bölüm yöneticileri arasındaki iletişimi sağlamak,
• Yöneticileri belirli amaçlara ulaşmak konusunda motive etmek,
• Faaliyetleri kontrol etmek,
• Yöneticilerin performansını değerlendirmek

Bütçenin Faydaları

Otel işletmelerinde üst yönetimce belirlenmiş bir bütçe sistemi özetle aşağıdaki faydaları sağlamaktadır:

• Bütçeleme ile işletmenin genel amaçları saptanır ve ulaşma yolları belirlenir.
• Bütçeleme etkinlikleri, bütçe yönetime seçim yapmadan önce alternatiflerin değerlendirilmesi olanağını sunmaktadır.
• Otel işletmelerine bir kıyaslama standardı sağlamaktadır.
• Yönetimin ileriye dönük tahmin yapılmasına olanak sağlar.
• Katılımcı bir bütçeleme anlayışının benimsenmesiyle, bütün yönetim kademelerindeki yöneticilerin bütçe sürecine katılımı sağlanabilir.
• Otel işletmesinin hedeflerinin alt kademe yöneticilerine iletildiği bir iletişim kanalının oluşturulmasını sağlar.
• Gelecekte gerçekleşecek giderlerin tahmin edilmesini sağlayarak, yöneticilerin mal ve hizmet fiyatlarını ilgili giderlerle ilişki kurup belirleyebilmelerine yardımcı olur.

Bütçenin Sınırları

Bütçeleme ile ilgili sınırların önemli olanları özetle aşağıda sıralanmıştır:

• Bütçenin hazırlanması bazen birkaç ayı içeren uzun soluklu bir çalışmayı gerektirir.
• Bütçenin iyi ya da kötü olması yapılan tahminlerin isabetli olup olmamasına bağlı olacaktır.
• Bütçenin değişen şartlara uyabilmesi için sürekli gözden geçirilmesi ve gerektiğinde üzerinde değişikliklerin yapılması gerekir.
• Bütçenin başarısı, yapılan tüm çalışmaların bütçeye uyumlu ve bütçedeki değerlere ulaşma kaygısını taşıması ile mümkündür.
• Bütçe yönetimin yerini almamalı, bir yönetim aracı olduğu unutulmamalıdır.

Bütçe Çeşitleri

Bütçe değişik kıstaslara göre sınıflandırılabilmektedir; fakat hiçbirinde bütçeden beklenen nihai fayda farklı değildir. Bazı bütçe sınıflamaları özetle aşağıdaki gibi sınıflandırılabilir:

a. Kapsadığı süre açısından;

• Uzun dönemli bütçe: Bir ile beş yıl arasındaki sürede stratejik hedeflerin ortaya konulduğu plandır.
• Kısa dönemli bütçe: Uzun dönemli bütçenin ayrıntılı uygulama programlarının yer aldığı bütçedir.

b. Kapsadığı faaliyet alanına göre;

• Departman bütçeleri; her bir departmanın kendi gelir ve giderlerini gösteren bütçelerdir.
• Genel bütçe; departman bütçeleri, yatırım bütçesi, nakit bütçesi, tahmini bilanço, tahmini gelir tablosu vd. gibi bütçelerin toplamından oluşur

a. Teknik yapılarına göre;

• Statik bütçe; belirli bir hacim düzeyi için düzenlenir.
• Esnek bütçe; değişik hacim düzeyleri için birden çok statik bütçeden oluşur.

b. Konularına göre;

• Gelir bütçesi; otel işletmesinin tahmini gelirlerinin belirlendiği bütçedir.
• Gider bütçesi; toplam giderleri yansıtan bütçedir.

Otel İşletmelerinde Bütçe Hazırlama Süreci

Genellikle genel bütçe sürecinin başlangıcı Eylül ayının başı olup, Kasım ayının sonu itibariyle bir sonraki yılın bütçesi tamamlanmış olur.

Bütçe Hazırlama Sorumluları ve Bütçe Dönemi

Küçük otel işletmelerinde bütçeyi hazırlama işini ilgili yönetici ya da muhasebeci yapabilir. Bütçeleme işinin muhasebeciden istenmesinin nedenlerinden biri de genel müdürden sonra işletmedeki bütün fonksiyonlardan sorumlu kişi olmasıdır. Bunun yanında büyük otel işletmelerinde, bütçe çalışmasını genel müdür veya muhasebecinin tek başına yapması mümkün değildir. Bu yüzden bütçe çalışması birden çok işletme yöneticisinin oluşturduğu bütçe komisyonunca yapılır.

Genellikle bütçe komisyonu; genel müdür, departman müdürleri (ön büro müdürü, yiyecek-içecek müdürü, teknik müdür vb.), şefler (şef aşçı, kat hizmetleri görevlisi, şef barmen vb.) ve muhasebe müdüründen oluşur.

Bütçe dönemi özet olarak, bütçenin kapsadığı dönem ve bütçe amaçlarına göre bir günden beş yıla farklılaşabilir. Hatta beş yıldan daha uzun dönemi içeren bütçeler de yapılabilir.

Bütçe Hazırlama Aşamaları

Bütçe kim tarafından hazırlanırsa hazırlansın aşağıda özet şeklinde verilen aşamaları takip etmesi gereklidir.

• Bütçe ile ulaşılmak istenen amaçların belirlenmesi: gelecek faaliyet döneminde ne kadar kâr hedeflediği belirlenmelidir.
• Belirlenen amaçlara ulaştıracak bütçenin yapılması: genel bütçe oluşturulmadan önce her departman kendi gelir ve gider tahminlerini gösteren departman Bütçelerini hazırlar. Genel bütçe hazırlanırken izlenecek yol özetle aşağıda verilmiştir;
• Otel işletmesinin tüm gelir merkezlerinde gelecek dönemdeki satış miktarları tahmin edilir.
• Bu satış düzeylerindeki gelirin elde edilmesi için gerekli ürün maliyetlerinin tahmin edilmesi gerekir. Bu maliyetler, direkt malzeme maliyetleri, direkt işçilik maliyetleri ve genel hizmet üretim maliyetleridir.
• Yatırım bütçesi belirlenir ve kredili satış ile alış politikalarına bağlı olarak tahmini nakit akım tablosu, tahmini gelir tablosu ve tahmini bilanço hazırlanır.
• Hazırlanan bütçeler muhasebe departmanı veya bütçe komitesi tarafından birleştirilerek genel bütçe haline getirilir.
• Bütçe tasarısının düzeltilmesi: Bütçe komitesi kendilerine sunulan nihai tahminler üzerinde tekrar çalışma yaparak genel bütçedeki son düzenlemeleri yapar.
• Bütçe tasarısının yönetime sunulması, onaylanması ve uygulanması: Bütçe komitesince hazırlanıp genel müdür tarafından işletme sahiplerine veya yönetim kuruluna sunulan genel bütçe tasarısı ile ilgili değerlendirme ve değişiklikler yapılarak onaylanır. Onaylanan bütçe gerektiği kadar çoğaltılarak bir sonraki dönemin işletme planı olarak ilgili personele dağıtılır ve personelden bu yol haritasına uyması beklenir.

Otel İşletmeleri Genel Bütçesinin Unsurları

Genel olarak bir otel işletmesinde genel bütçe; gelir ve giderleri içeren faaliyet bütçeleri ile işletmenin mali durumunu belirten mali bütçelerden oluşur.

Faaliyet Bütçeleri

Kısaca faaliyet bütçelerinin amacı, faaliyet giderlerinin ilgili yılın beklenen satış gelirleriyle ilişkilendirilmesidir. Satış geliri tahmin edilmeden giderler belirlenemeyeceğine göre ilk önce gelirler bütçesinin hazırlanması gerekir. Her departmanın gelir bütçesi ve gider bütçesi arasındaki farkların toplamı otel işletmesinin tahminini net faaliyet gelirini verecektir. Bu gelirden otel işletmesinin ortak giderlerinin düşülmesi durumunda ise otel işletmesinin tahmini net gelirine veya net kârına ulaşılmış olacaktır.

Faaliyet Gelirleri Bütçesi

Otel işletmesinin sunduğu her bir mal ve hizmete farklı farklı konuk talebi olacağından bu talep miktarının tahmin edilmesi önem kazanmakta ve yaklaşık bir tahminde bulunmakta yarar vardır.

Oda Gelirleri Bütçesi

Oda satışlarının tahmini çalışmasında şu soruların yanıtlanmasında yarar vardır;

• Otel işletmesinde faaliyet dönemi boyunca satışa sunulacak oda ve yatak sayısı nedir?
• Hangi dönemlerde hangi pazar bölümlerine hangi fiyatlar uygulanacaktır?
• Belirlenen fiyatlar dikkate alındığında satış miktar ne olacaktır?

Özetle, Bu soruların yanıtları aranırken önceki yıllar verileri, rakip işletmelerin davranışları, gerek sektörel gerekse genel ekonomik konjonktür, beklenen enflasyon oranı vb. unsurlar dikkate alınmalıdır.

Yiyecek ve İçecek Gelirleri Bütçesi

Genellikle tahmini oda satış miktarı ve pansiyon durumu yiyecek ve içecek bütçesinin hazırlanmasında dikkate alınır. Yani pansiyon durumuna göre belirlenen kuver sayısı ile belirli doluluk oranlarına göre önceki yıllarda gerçekleşmiş kuver sayısı dikkate alınır.

Diğer Ana Faaliyet Gelirleri Bütçeleri

Otel işletmelerinde odalar ve yiyecek-içecek gelirleri dışındaki telefon, çamaşırhane, otopark, sağlık merkezi, toplantı ve kongre vb. diğer gelir merkezlerinin gelirlerinin bütçelenmesi gerekmektedir. Önceki yıllardaki diğer ana faaliyet gelirlerinin oda gelirlerine yüzdesi veya sektörde kabul görmüş diğer ana faaliyet gelirleri oda gelirleri yüzdesi bu diğer ana faaliyet gelirlerinin bütçelenmesinde kullanılır.

Faaliyet Giderleri Bütçesi

Bunun yanında otel işletmelerinde gelirin elde edilmediği servis departmanları (pazarlama, muhasebe, insan kaynakları, teknik servis vb.) vardır ve bunlar da gider merkezi olarak bütçelerini hazırlarlar. Gider bütçeleri hazırlanırken gider unsurlarının satış hacmine bağlı olarak değişip değişmediğine bakılır. Oda doluluk oranına bağlı olarak değişen gider unsurlarına değişken giderler, oda doluluk oranına bağlı olmadan gerçekleşen gider unsurlarına ise sabit giderler denir.

Oda Giderleri Bütçesi

Odabaşına temizlik maddesi kullanımı gramaj olarak geçmiş tecrübelere göre belirlenir. İlgili aydaki satılacak oda sayısı ile odabaşına tüketilecek deterjan miktarı çarpıldığında o aya ait temizlik maddesi ihtiyacı belirlenmiş olur. Aynı sistemle odada kullanılan nemlendirici, parlatıcı, buklet malzemeleri vb. malzemelerinin kullanım tutarları belirlendiğinde, odada kullanılan malzemenin toplam tutarı bütçelenmiş olur.

Yiyecek ve İçecek Giderleri Bütçesi

Yiyecek ve içecek gelirlerine uygulanacak yüzde muhasebe departmanından elde edilir. Muhasebede her departmana ilişkin gelir gider kaydı tutulduğundan, departman giderlerinin departman gelirleri içindeki yüzdeleri kolaylıkla hesaplanabilir.

Diğer Ana Faaliyet Giderleri Bütçesi

Bir örnekle açıklamak gerekirse; otel işletmesinde ayrı bir gelir merkezi olarak çamaşırhane varsa konukların çamaşırlarına ilişkin giderleri tahmin edebilmek için, bir önceki yıl bu giderlerin çamaşırhane gelirlerinin yüzde kaçını oluşturduğunu gösteren oran kullanılabilir.

İşçilik Giderleri Bütçesi

Personel giderleri istihdam edilen personelin kadro durumuna, piyasadaki istihdam kriterlerine ve ücret politikalarına bağlı olarak değişir. Bunun yanında personel ücretleri tahmin edilirken bir sonraki dönemde uygulanacak zam oranı, SSK tabanı ve tavanı, asgari ücretteki artış vb. kriterler de dikkate alınacaktır. Otel işletmesindeki tüm gelir ve gider departmanlarında çalışacak personel giderleri her bir departman bazında tahmin edilip birleştirildiğinde işçilik gider bütçesi hazırlanmış olacaktır şeklinde özetlenir.

Diğer Gider Bütçeleri

Kira giderlerini kira sözleşmelerini esas alarak, sigorta giderlerini sigorta poliçelerini dikkate alarak, amortisman giderini geçmiş yıllarda kullanılan amortisman yöntemlerini dikkate alarak belirlemek ve bu giderleri bütçelemek mümkündür. Elde somut bir göstergesi olamayan (kırtasiye, elektrik, su vb.) gider unsurları için de yine geçmiş yıllar verileri ile gelecek yıl öngörüleri dikkate alınarak tahminlerde bulunulur.

Mali Bütçeler

Genel bütçenin diğer bölümünü oluşturan mali bütçeler özetle; yatırım harcamaları bütçesi, tahmini (bütçelenmiş) nakit akım tablosu, tahmini gelir tablosu ve tahmini bilançodan oluşur ve bu alanlardaki değişimler tahmin edilmeye çalışılır.

Yatırım Harcamaları Bütçesi

Yatırım harcamaları bütçesi bir anlamda işletmenin bütçe döneminde sabit varlıklara yapacağı harcamaları gösterir. Bütçe hazırlanırken bütçe döneminde duran varlıklar için yapılacak harcamalar programlanır ve bu harcamaların nasıl ve ne zaman yapılacağı öngörülür.

Tahmini Nakit Akım Tablosu

Tahmini nakit akım tablosu otel işletmesinin bütçe dönemindeki nakit giriş ve nakit çıkışlarını gösteren bir tablodur. Bu tablo aracılığı ile otel işletmesinin günlük faaliyetleri sırasında gelir, gider ve yatırım harcamaları nedeniyle ortaya çıkabilecek nakit eksikliklerinin nasıl giderileceği veya nakit fazlalıklarının nasıl değerlendirileceği belirlenmeye çalışılır.

Tahmini Gelir Tablosu

Bütün gelir ve gider bütçelerinin birleştirildiği ve tekdüzen hesap planına uygun bir şekilde düzenlendiği bir tablodur.

Tahmini Bilanço

Tüm faaliyet gelirleri, faaliyet giderleri, yatırım harcamaları bütçeleri ile tahmini nakit akım tablosu ve tahmini gelir tablosundan elde edilen verilerden yararlanılarak işletmenin dönem sonundaki varlıklarının, borçlarının ve öz kaynaklarının değerlerini gösteren bilanço tahmini bilançodur.

Otel İşletmelerinde Bütçe Kontrolü

Bütçelenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının tespit edilmesi sürecine bütçe kontrolü denir. Bütçe kontrolünde performans raporları kullanılır. Bu raporlarda departmanın ilgili aydaki gerçekleşen gelir ve gider rakamları, bütçe rakamları ve bir önceki yıl rakamları birlikte karşılaştırmalı olarak yer alır.

Bütçe kontrolünde gerçekleşen sonuçlar bütçede öngörülen değerlerle karşılaştırıldığında üç durum ortaya çıkacaktır: Birinci durum bütçelenen ve gerçekleşen rakamların eşit veya birbirine çok yakın olma durumudur ve bütçelemenin başarısını gösterir. İkinci durum bütçelenen rakam gerçekleşenin altında kalmış ise bütçeleme açısından olumsuz bir sapma gerçekleşmiş demektir. Üçüncü durum ise bütçelenmiş rakamın gerçekleşenin üstünde olmasıdır. Bu durumda da bütçe ile gerçekleşen durum arasında bir sapma olduğundan bütçeleme açısından olumsuzdur. Sapma nedenleri ile ilgili aşağıdaki örnekler verilebilir:

• Gerçekleşen gelirlerin bütçelenen gelir tutarının altında çıkması, muhasebe kayıtlarına gelir tutarının yanlışlıkla olması gereken değerin altında kaydedilmesi nedeniyle olabilir.
• Oda temizlik giderlerinin bütçelenenden yüksek çıkmasının odabaşına temizlik malzemesi kullanımının bütçelenenden fazla olması nedeniyle ortaya çıktığı tespit edilebilir.
• Son olarak, işçilik giderinin bütçelenenden fazla olması devletin belirlediği asgari ücret artışının işletmenin öngördüğünün çok üstünde olması nedeniyle olabilir.