Sağlık Kurumlarında Bilgi Sistemleri Dersi 1. Ünite Özet

Temel Kavramlar

Diğer alanlardan daha fazla bilgiye duyarlı olan sağlık hizmetlerinde etkin bir yönetim için sistematik olarak bilginin elde edilmesi gerekir. Kaliteli bir sağlık hizmeti sunumu için gerekli olan iyi planlanmış bir bilgi sisteminde “bilgi” kavramsal olarak yüklenmek istenen amaca göre üç şekilde algılanmaktadır: veri (data), enformasyon (information), üstbilgi (knowledge). Veri işlenmemiş ham gerçek ve izlenimler, enformasyon verilerin anlamlı bir biçime getirilip analiz edilerek işlenmesiyle ulaşılan sonuçlar, üstbilgi ise spesifik bir amaca yönelik olarak bilgillerin çeşitli analiz, sınıflama ve gruplama işlemlerinden geçirilerik ileri bir zaman diliminde potansiyel olarak kullanıma hazır hale getirilmiş bilgilerdir.

Veri

Bir olayı inceleyip aydınlatarak gerçeği ortaya çıkarmak ve karar veya sonuca varmak için derlenen kayıt, gözlem, belge, görüş gibi ham materyaldir.

Enformasyon (Bilgi)

Gerçekler, olaylar, işler, kişiler, süreçler, fikirler veya kavramlar gibi kurumlar hakkındaki özel bilgilerdir. Bir hekim bir hastanın (kişi) tanısını (gerçek) bildiği zaman, o enformasyona sahiptir. Enformasyonun değerini belirleyen temel nitelikler:

• Doğruluk
• Noksansızlık
• Zamanlılık
• Uygunluk
• Yerindelik
• Ucuzluk

Veri ve Enformasyon İlişkisi

Veri tek başına bilgilendirici değilken enformasyon bilgilendirici bir sonuçtur. Ham veri işlemden geçirilmeden üzerinde tartışma yapılamaz ve karar veya sonuca varılamaz. Veriler işlemden geçtikten sonra elde edilen ürün ise enformasyondur.

Sistem Kavramı

Sistem, mantıki bir bütünlüğü ve tutarlılığı olan fikir ve prensipler topluluğu, karşılıklı ilişki ve etkileşim içerisinde bulunan parçaların meydana getirdiği bütün veya belirli kurallara göre işleyen bir mekanizma demektir . Sitem alt birimler ve alt sistemler gibi belirli parçalardan oluşan, bu parçalar arasında belirli ilişkiler taşıyan ve bu parçaların dış çevre ile de ilişkisinin olduğu bir bütündür. Hastanelerde sunulan tedavi hizmetleri bir sistem olarak kabul edilirse, hastalara tanı konulması ve tedavi için gerekli medikal malzeme tedariki gibi faaliyetler alt sistemler olarak kabul edilebilir.

Enformasyon Sistemi

Kendisinin de bir alt sistemi olarak bulunduğu, başka ve daha geniş alt sistemleri olan bir sistem kapsamında bilgi kümlerinin toplanıp saklanması, işlenip dağıtılması ve karar verilerek ilerilmesi için gerekli bilgi kümleri sistemi enformasyon sistemi olarak tanımlanabilir. Enformasyon sistemleri karar verme sürecine destek olması için tasarlanmış yapay sistemlerdir. Enformasyon sistemleri işletmenin amaçlarını gerçekleştirmek üzere günlük işlemleri yerine getirebilmek ve uzun vadeli planlar yapabilmek için ihtiyaç duyulan bilgileri temin etmek üzere geliştirilirler.

Bilgisayara dayalı enformasyon sistemi genel anlamda yazılım, donanım, personel, dosyalar ve prosedürlerden oluşup bu öğelerin etkileşimi sonucu bilgi üreten sistemlerdir. Enformasyon Sistemleri (ES) örgütlerde karar vermek için gerekli olan işlemlerin kontrol edilmesi, problemlerin analiz edilmesi, yeni ürün/hizmet oluşturmak için gerekli enformasyonun üretilmesi için kullanılabilir ve karar verme, denetim ve eşgüdüm işlevlerine destek sağlar.

Enformasyon Sistemlerinin Bileşenleri

Enformasyon sistemi (ES) bilgiyi özel bir amaç için toplayıp işleme tabi tutarak analiz edip dağıtan bir sistemdir ve altı temel bileşeni vardır:

1. Girdi Birimleri
2. Merkezi İşlem Birimi (MİB)
3. Prosedürler
4. Yazılım
5. Çıktı Birimleri
6. İnsan Kaynakları

Sağlık Enformasyon Sistemi

Koruyucu ve tedavi edici sağlık hizmetlerinin yönetim ve sunumuna dair her tür bilgi üretimi, iletimi ve etkin şekilde kullanımı için kurulan donanımi yazılım, yöntem ve yönergeler bütünüdür. ES, organizasyonlarda bilgi ile ilgili şu fonksiyonları yerine getirir:

• Algı (perception)
• Kayıt (recording)
• İşleme (processing)
• Aktarma (transmission) • Depolama (storage)
• Geri çağırma (retrievel)
• Sunma, raporlama ve iletişim
• Karar verme (decision making)

Sağlık Enformasyon Sisteminin Temel Özellikleri

Sağlık enformasyon sisteminin belirlenen amaçlara gereği gibi ulaşabilmesi için taşıması beklenen özelliklerdir.

Sağlık Enformasyon Sistemlerinin Kullanım Alanları

Sağlık kuruluşları bilişim sistemlerinden çok çeşitli alanlarda faydalanır ve günümüz sağlık hizmetleri sunumunda bilgisayarlar genellikle üç temel kategoride kullanılır:

• Klinik bilgi sistemleri
• Yönetimsel ve finansal sistemler
• Stratejik karar destek sistemleri.

Bilgi sistemlerinin bu üç kategorisinin potansiyelinin tam gerçekleştirilebilmesi için sistemin entegre edilmesi, klinik ve finansal sistemlerin bütünleşik olması gerekir.

Sağlık Enformasyon Sistemlerinin Gelişim Süreci

Hasta kayıtları tarih öncesi mağara resimlerinden günümüz bilgisayar tabanlı kayıt sistemlerine kadar tıp tarihine paralel bir geçmişe sahiptir. Günümüz tıbbi makalelerine en yakın ve uygun kaynak 1872’de Teb şehri civarında bulunan Ebers papirüsüdür. Tıbbi kayıtlar konusuna önemli katkılar sağlayan Hipokrat’a göre tıbbi kayıtların hastalığın sürecini açıklayıcı detayda ve hastalığın olası nedenleri üzerinde durması gerekir. Batılı kaynaklarda kurumsal olarak hasta kayıtları tutan ilk hastane 1752’de Philadelphia’da kurulan Pennsylvania Hastanesi’dir. 1902’de Amerikan Hastaneler Birliği (AHA) ilk defa hasta dosyaları konusunda tartışma açmıştır. 1960-70 yılları arasında tek tip (uniform) dokümantasyon yaklaşımı geliştirilmiştir. 1980’lerde finansal amaçlı kullanılan bilgisayar sistemleriyle beraber klinik enformasyon sistemlerini içeren entegre hasta kayıt sistemleri ve dijital görüntüleme sistemleri kullanılmaya başlandı. 2000’lerde yüksek hızlı bilgisayar ve iletişim teknolojileri sayesinde elektronik sağlık kayıt sistemlerinin oluşturulması için çalışmalar yapıldı ve günümüzde e-Sağlık uygulamaları sağlık sektörünün en temel uygulamaları arasındadır.

Tıbbi Kayıt

Hastanın yaşamı, sağlık geçmişi ve en son tedavisiyle ilgili bilgileri tam ve yeterli şekilde kapsayan kayıtlara tıbbi kayıt denirken hastanın tıbbi ve idari bütün işlemlerini kapsayan kayıtlara hasta kaydı denir ve birincil ve ikincil olmak üzere ikiye ayrılır. İkincil hasta kayıt sistemi, hasta kayıtlarının oluşturulup kullanıldığı ve saklanıp tekrar kullanım için elde edildiği bir mekanizmayı oluşturan bileşenler dizisidir.

Kâğıda Dayalı Hasta Kayıtlarının Güçlü ve Zayıf Yönleri

Hasta kayıtları elektronik ortam kadar kâğıt ortamında tutulmaya devam etmekte ve sağlık kuruluşlarında ikili (hibrit) bir yapı devam etmektedir. Kâğıda dayalı sistemin devam etmesinin güçlü nedenleri olarak şunlar tespit edilmiştir:

• Yeni beceriler veya davranışlar kazanmaya ihtiyaç duyan kullanıcılar için kâğıt kayıtlar alışıldıktır.
• Kâğıt kayıtlar taşınabilir özelliktedir ve her an her noktaya götürülme kolaylığı taşır.
• Kâğıt kayıtlar bilgisayar sistemindeki gibi indirme/yükleme zamanı gerektirmez.
• Kâğıt kayıtlar veri kaydederken esneklik sağlar.
• Kâğıt kayıtların karıştırılıp taranabilmesi kullanıcılara verileri çeşitli şekillerde düzenleme olanağı sağlar.

Kâğıda dayalı kayıtların olumsuz ve eksik yönleri ise dört ana başlıkta toplanır:

• Hasta kayıt içeriği ile ilgili problemler
• Format ile ilgili problemler
• Erişim, elde edilebilirlik ile ilgili problemler
• Bağlantı ve bütünlüğün sağlanması ile ilgili problemler

Elektronik Sağlık Kayıt Sistemleri

Elektronik sağlık kaydı veri, süreç ve analizlerden sonuçlanan bilgi ve verileri içerecek biçimde oluşturulmalı. Elektronik sağlık kaydı aracılığıyla veriler doğrudan kayıt edilip erişilebilir ve elektronik hasta kayıt süreci dört aşamada değerlendirilir:

1. Elektronik hasta kayıt sisteminin kurulması
2. Elektronik hasta kayıtlarının örgüte tanıtılması
3. Elektronik hasta kaydı ve aktif klinik sistemi
4. Elektronik hasta kaydının olgunlaşması

EHKS’yi oluşturan bilginin parçası olarak dijital biçimde saklamak mümkünken elektronik hasta kayıtlarının saklanması ile ilgili özellikler şunlardır:

1. Süreklilik
2. Devamlı bakım
3. Yedekleme ve güncelleştirme/kurtarma
4. Dayanıklılık
5. Sabotaj tedbirleri
6. Eskimiş sistemleri güncelleştirmek

Tıbbi kayıtlar hastane, tedarikçi, eğitimci, araştırmacı, sosyal güvenlik kuruluşu, özel sigorta şirketleri gibi profesyonel kişi, kurum ve devlet kuruluşları tarafından kullanılır. Tüm dünyada ortaya çıkan eğilim insanların yaşamları boyunca sağlık durumları ile ilgili bilgileri kayıt altına alan elektronik sağlık kayıt sistemi (ESKS) ve elektronik hasta kayıt sistemi (EHKS) kurulması yönündedir.

Amerikan Ulusal Tıp Enstitüsü (IOM) tarafından belirlenen entegre ve fonksiyonel elektronik hasta kayıt sisteminin temel özellikleri vardır. Bunlar;

• Hastanın tüm klinik problemlerini ve sağlık durumunu yansıtmalıdır.
• Hastanın tıbbi durumunu gösteren özellikle yaşamsal bulgularını, diğer ölçüm değerlerini kaydetmeli ve insan algılamasına uygun bir forma dönüştürmelidir.
• Hastanın teşhis ve tedavisi için alınan bütün kararlarda kanıta tıp uygulamaları gibi uygulamalara destek sağlamalıdır.
• Hastanın farklı yer ve zamanlarda aldığı hizmetlere ilişkin kayıtlara bağlantı sağlayarak, yaşam boyu sağlık kayıtlarının oluşmasına olanak tanımalıdır.
• Sağlık kayıtlarına yalnızca yetkili kişilerin ulaşmasını sağlayarak kayıtların gizliliği, mahremiyeti ve güvenliğini sağlamalıdır.
• Hastaya ait kayıtlar, hastanın tedavisini sağlayan yetkili kişilerin ihtiyaç duyduğu zamanda, en kısa sürede erişim sağlamalıdır.
• Kullanıcı dostu arayüzler, formlar içermelidir.
• Yerel veya ulusal bilgi, literatür, bibliyografik veya yönetimle ilgili veri tabanlarına ve sistemlere bağlantı sağlamalıdır. Sağlık profesyonelleri sistem üzerinden gerekli literatür taramasını yapabilmelidir.
• Sağlık profesyonellerine karar destek programları sayesinde, hasta kayıtları içerisinde bulunan büyük boyuttaki bilgi değişik yollarla işlenerek önceden bilinemeyen bazı cevapları verme konusunda hekime ve diğer sağlık personeline yardımcı olur.
• Sağlık profesyonellerine karar destek araçlarıyla, klinik uyarısıyla destek olur.
• Yapılandırılmış veri girişi ve belirlenen sözlükler kullanılarak veri toplama ve veri girişinde kullanıcılara destek sağlar.
• Yöneticilere, verilen hizmetin kalitesini değerlendirme, tedavi maliyetlerini hesaplama yardım eder.
• Gelecekte yaşanabilecek teknolojik yeniliklere kolaylıkla uyum sağlayabilecek esneklik ve genişleyebilme yeteneğine sahip olmalıdır.

Bunlara ek olarak beş temel özelliğin bulunması gerektiği önerilir:

1. Tıbbi veri sözlüğü
2. Klinik veri deposu
3. Esnek veri giriş yeteneği
4. Klinik veri sunmada ergonomik ekran tasarımı
5. Otomasyon desteği

Elektronik Sağlık Kayıt Sistemlerinin Faydaları

Elektronik hasta kayıt larının sağladığı en önemli fayda hastanın yaşamı boyunca ve kendisine yapılacak tüm tıbbi müdahaleler sırasında bilgisayar ortamındaki bilgilerinin ihtiyaç duyulduğu zaman herhangi bir noktadan ve hızlı bir şekilde erişilebilir olmasıdır. EHKS kurala dayalı, mantıklı karar desteği sağlamak üzere dış bilgi tabanlarından elde edilen bilgiyi entege edip karar desteği sağlamaktadır. ESKS hekimlerin bilgi kaynaklarına veya literatür veri tabanlarına ulaşmalarını kolaylaştırıp hastanın klinik problemlerinin daha kolay anlaşılmasını sağlayacaktır. Elektronik hasta kayıtları sağlık hizmetlerinin sunum kalitesinin geliştirilmesinde birçok önemli etkiye sahiptir. Ancak elektronik hasta kayıtları sağlık bakımının kalitesinin geliştirilmesi devam etmektedir ve buna katkıda bulunulabilecek temel yollar mevcuttur.