Sağlık Kurumlarında Operasyon Yönetimi Dersi 4. Ünite Özet

Giriş

Projeler, yeni ürünler ve hizmetler yaratmak amacıyla yürütülen geçici çabalardır. Proje yönetimi, uzun ya da kısa zaman dilimlerini kapsayan, önemli maliyetler içeren ve örgütün işleyişi üzerinde önemli etkileri olan bu özgün ve tek seferlik çabaların yürütülmesinde başvurulan bir yaklaşımdır. Çoğu projenin zaman, maliyet ve performans esasları dahilinde tamamlanması beklenir. Proje yönetimi, süresi içerisinde mevcut personelin projede görevlendirilmesi ile yürütülebilir.

Projeler ve Özellikleri

Her örgütün kuruluş temelinde proje veya işlem olarak tanımlanan belirli işleri yapmak vardır. Birbiri ile bazen örtüşebilen bu iki kavramın ortak özelliklerini şu şekilde sıralamak mümkündür:

• İnsanlar tarafından gerçekleştirilirler.
• Sınırlı kaynaklarla yürütülürler.
• Süreç veya alt süreçlerle tamamlanabilirler.
• Planlanır, yürütülür ve kontrol edilirler.

Bu ortak yanlarının yanı sıra birbirlerinden ayrıldıkları özelliklere de sahiptirler. İşlemler “ süregiden ” ve “ tekrarlanan ”; projeler ise “ geçici ” ve “ özgün ” olarak ifade edilir. Proje, özgün ürün veya hizmet yaratmak üzere ortaya konan geçici bir çabadır. Sıralanacak olursa;

İşlemler;

• Tekrarlanırlar,
• Fırsatları kullanırlar,
• Benzerliği ekerler,
• Beklentileri tanımlarlar,
• Değişimi yönetirler,
• İşi araçlara yönlendirirler,
• İnsanları süreçlere yönlendirirler.

Projeler ise;

• Yaratılırlar ve sonlanırlar,
• Fırsat yaratırlar,
• Farklılığı biçerler,
• Beklentiye varmayı sağlarlar,
• Değişimi yaratırlar,
• Araçları işe yönlendirirler,
• Süreçleri insanlarla sınırlandırırlar.

Proje için yapılan çalışmanın “geçici” olması, belli bir başlangıç ve bitişe işaret etmektedir. Geçicilik, projelerin kısa süreli olduğu anlamına gelmemektedir. Dolayısıyla, projeler süregiden, tekrarlanan ve alışılagelmiş etkinlikler değildir. Projeler büyük çoğunlukla kalıcı sonuçlar üretmek için tasarlanan işler olup özgündürler. İçlerinde tekrarlanan unsurların olması projelerin özgünlüğünü ortadan kaldırmaz.

Özgünlük, proje tanımının çok önemli bir bileşenidir. Projeleri birbirinden ayıran özgünlük, sonuçlarda yatmaktadır.

Bir iş grubunu proje haline getiren temel özellikler;

• Belirli başlangıç ve bitiş noktası olmalı,
• Bir defaya mahsus olmak üzere yapılmalı,
• Tüm yönlerinin her zaman bilinmemesi
• Birbirinden farklı disiplin, bölüm veya kişilerin işbirliğini zorunlu kılması,
• Zamanında bitirilmemesinin örgüt açısından önemli kayıplara neden olması,
• Bitiş zamanı, maliyet ve kalite açısından belirli standartların olması,
• Kaynakların miktarının zaman içinde çan eğrisi şeklinde dağılması,
• İş projelerinin yapı ve iş grupları bakımından çoğu kez birbirinden farklı olmasıdır.

Eğer bir örgütün yaptığı işler sayılan bu özellikleri taşıyorsa, bu işler “proje” adı altında değerlendirilir.

Projelerin Başarısızlık Sebepleri

Projelerin temel olarak hatalı öngörüler ve uygulamadaki başarısızlıklar olarak iki nedenden dolayı başarısızlığa uğradığı kabul edilmektedir.

Projelerin başarısızlık nedenlerinden bazılarını şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Projenin kapsamının değişmesi,
• Yanlış proje metodolojisinin kullanılması,
• Gerekliliklerde önemli değişikliklerin yaşanması,
• İletişim zayıflığı,
• Test ya da incelemelerin gerektiği gibi yapılmaması.

Proje Yönetimi

Proje yönetimi, ilgili tarafların gereksinim veya beklentilerini karşılamak ya da onları aşmak üzere bilgi, beceri, araç ve teknikleri uygulama bilimi ve sanatıdır. Projenin performans, maliyet ve zaman hedefleri arasında fonksiyonel bir ilişki vardır:

C = f (performans, maliyet, zaman)

Proje Yöneticisi

Bir projenin temel aktörü proje yöneticisidir. Proje yöneticisi örgüt ve proje için en üst düzeyde sorumluluğu olan kişidir. Bir proje yöneticisi takım üyeleri ile etkili biçimde iletişim kurabilmeli ve amaçlara ulaşmak için faaliyetleri gerektiği gibi koordine edebilmelidir.

Proje yönetiminin belirli aşamaları vardır. Bu aşamaları planlama, planlanan faaliyetlerin uygulanması ve kapanış olarak sıralamak mümkündür. Görülen bu aşamalar bir projenin yaşam döngüsü olarak da bilinir ve dört adımdan oluşur:

1. Projenin Doğuşu
2. Planlama
3. Uygulama
4. Kapanış

Projenin Doğuşu

Tüm projeler karşı karşıya kalınan bir soruna yönelik çözüm arayışı ile başlar. İyi çalışan örgütler, ideal olarak dış ve iç çevre koşullarını analiz edip güçlü ve zayıf yanları ile fırsat ve tehditleri belirleyerek, misyon ve vizyonlarını ortaya koyarlar. Durumsal analiz adı verilen bu sürecin sonunda örgüt, önlerindeki mali yıl için veya daha uzun vadeli stratejik amaçlar ve hedefler belirler. Amaçlar, projenin başarıyla tamamlanması halinde edinilecek faydalardır. Hedefler ise, projenin ölçülebilir terimler bağlamında açıklanmasıdır. Amaç ve hedefler belirlendikten sonra projeler gelmektedir. Etkili olabilmek için projelerin, örgütlerin amaç ve hedeflerini destekler nitelikte olması gereklidir. Bir sonraki aşama, örgütün belirlediği amaç ve hedeflerine ulaşmasını sağlayabilecek proje veya projelerin seçilmesidir. Böylece, seçilen her proje için amaç ve hedef de belirlenmiş olur.

Proje seçim aşamaları şunlardır:

• Problem, fırsat, tehdit analizi, vizyon ve misyon
• Mali yıl amaçları
• Uzun vadeli hedefler
• Proje seçim süreci
• Proje amaçları ve hedefleri

Bir projenin doğuş süreci, projenin ne olduğunu, örgütün kaynaklarını ne için sarf edeceğini ve proje yöneticisinin karar alma konusundaki otoritesini ortaya koyan proje beratı ile son bulmalıdır. Bu sürecin sonunda kısıtlılıklar ve varsayımlar şeklinde iki listenin oluşturulmasında fayda vardır. Kısıtlılıklar esnek olmayan teslim tarihi, sınırlı bir bütçe, düzenleyici ya da yasal gereklilikler veya sözleşme hükümleri gibi seçeneklerinizi sınırlayan faktörlerdir. Varsayımlar insanların doğru ya da belli olarak kabul ettikleri şeylerdir.

Projenin Planlanması

Plan olayların zamanlamasına ait bir zaman çizelgesi olabilir. Fakat bu planın sadece bir parçasıdır, tamamı değildir. Planlamanın en önemli değeri planlama işinin kendisidir. Proje üzerinde sistematik düşünerek ve analiz ederek, çok değerli bilgi ve öngörüler elde etmek mümkündür.

Planlama ayrıca içerisinde bulunduğunuz çevreyi daha iyi görerek öğrenmenize de yardımcı olur. Planlama yapan proje yöneticisi güce sahip olur, planlama yapmayan ise kendisini belirsiz olayların merhametine terk eder. Proje yönetiminde projeden neyin anlaşıldığını resmi olarak “Proje Beratı” diye adlandırılan bir belgede yazılı hale getirmek faydalı bir uygulamadır. Bir proje beratının içeriğinde şunlar yer alır:

• Resmi olarak örgütün projenin gerçekleştirilmesine yönelik bağlılığını ifade eder.
• Proje, amaç ve hedeflerin üst düzey bir özetidir.
• Proje yöneticisini atayarak, proje kapsamında karar alma ve kaynak kullanma yetkisi verir.

Proje beratının hem proje yöneticisine hem de müşteriye faydası vardır.

Proje Kapsam Yönetimi: Proje beratını takip eden belge “Kapsam Yönetim Planı”dır. Bu, plan üzerinde uzlaşılan kapsamı detaylı biçimde açıklar ve kapsamda bir değişiklik yapılması ihtiyacı doğarsa izlenecek prosedürleri ortaya koyar.

İş Döküm Yapısının Oluşturulması : Kapsam yönetimi planında projenin kapsamı ve çıktılar tayin edilir. Planlama sürecindeki bir sonraki adım projenin hedefe ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken işler bağlamında organize edilmesidir. Buna “İş Döküm Yapısı (İDY)” denilmektedir ve proje planlamasındaki resmi araçlardan ilkidir. Bir projenin planlanması ve amaçların ortaya koyulması, proje yöneticisi ve takım üyelerinin belirlenmesi ile başlamaktadır. Bir projenin planlanmasında ve programlanmasında başvurulabilecek pek çok yöntem vardır. Gantt Şeması, Program Değerlendirme ve İnceleme Tekniği (Program Evaluation and Review Technique, PERT) ve Kritik Yol Yöntemi (Critical Path Method, CPM) proje yöneticilerinin projeye yönelik zamansal kestirimlerde faydalanabilecekleri araçlardır.

Proje Yönetim Teknikleri: Gant şeması, PERT ve CPM, Şebeke diyagramı ile CPM kullanılmaktadır.

Gant Şeması: Gantt Şeması, planlama safhasında proje faaliyetlerinin programlanmasında ve mevcut ilerlemeleri ile planlanan ilerleme arasında kıyas yapma imkânı sağlayarak kontrolünde başvurulan son derece kullanışlı bir yöntemdir.

PERT ve CPM: PERT ve CPM büyük çaplı projelerin planlanmasında ve koordinasyonunda başvurulan tekniklerdir. Proje yöneticileri proje faaliyetlerini grafiklerle gösterebilir, projenin zamanlamaları ile ilgili kestirimlerde bulunabilir, zamanında tamamlanması için kritik faaliyetleri saptayabilir ve projeyi geciktirmeden faaliyetlerin ne kadar ertelenebileceğini hesaplayabilirler.

Şebeke Diyagramı : Şebeke diyagramı projede yer alan faaliyetler arasında öncelik ilişkilerini ve aralarındaki bağımlılıkları ortaya koymaktadır. Diyagramda faaliyetler oklarla, faaliyetleri birbirine bağlayan olaylar ise dairelerle ya da karelerle gösterilmektedir. Okların yönü faaliyetin ilerlediği yönü göstermesi nedeniyle önemlidir. Olaylar herhangi bir faaliyetin başlangıç ve bitiş noktalarını belirler. Şebeke diyagramı çizilirken okların boylarının sürelerle ya da maliyetlerle bir ilişkisi yoktur, kesişmeleri de önemli değildir. Okların yönleri dikkat edilmesi gereken noktadır.

CPM: Kritik yol ya da en uzun süreye sahip olan yol en önemli olandır. Çünkü projenin beklenen zamanlamasını ortaya koymaktadır. Kritik yoldan daha kısa olan yollar projenin genel anlamda tamamlanma süresini etkilemeden bazı gecikmeler yaşayabilirler. Şebeke faaliyetleriyle ilgili bazı kritik bilgilerin geliştirilmesi gerekir. Bunun için de algoritmalardan faydalanılır:

• ES (Erken Başlama)
• EF (Erken Bitiş)
• LS (Geç Başlama)
• LF (Geç Bitiş )

ES, LS, EF ve LF’yi hesaplayarak bir projenin beklenen zamanlaması, kritik yol faaliyetleri ve boş zamanların hesaplanması mümkündür. Bir faaliyet için müsaade edilebilecek zaman kaymaları, boş zaman olarak adlandırılır. Bir faaliyetin boş zamanı en geç başlama zamanı ile en erken başlama zamanı arasındaki farktır. Bir faaliyetin boş zamanı en geç başlama zamanı ile en erken başlama zamanı arasındaki farktır. Boş zaman benzer şekilde en geç bitiş zamanı ile en erken bitiş zamanı üzerinden de hesaplanabilmektedir. Bir yol için boş zaman kendi uzunluğu ile kritik yolun uzunluğu arasındaki farktır.

Projenin Kısaltılması: Kısalan Proje Süresi ve Maliyeti

Proje yönetiminin temel adımı olan planlama safhası kapsamında değinilmesi gereken bir diğer önemli konu, projelerin kısaltılması ve bu bağlamda maliyet ile kısalan süre arasında yapılacak tercihtir.

Yoğun rekabetin yaşandığı bir çevrede, bu fırsatlar projelerin erken tamamlanmasını teşvik etmektedir. Bir faaliyet için harcanacak zamanı kısaltmak mümkündür. Bunun için, örneğin, daha fazla kişi çalıştırılabilir ya da aynı sayıdaki kişi daha fazla mesai ile çalıştırılabilir ya da teknoloji düzeyi değiştirilebilir.

Sağlık hizmetlerinde proje yöneticisinin amacı, projeyi programlayarak beklenen toplam maliyetlerin mümkün olduğu kadar düşük tutulması veya asgariye indirgenmesidir. Projelerin kısaltılmasına yönelik oluşturulacak genel bir algoritma şu şekilde özetlenebilir:

• Yol uzunlukları hesaplanır ve kritik yol belirlenir. Kısaltma maliyetlerine göre kritik yol üzerindeki faaliyetler sıralanır.
• En düşük kısaltma maliyeti olan faaliyet ve kritik yol kısaltılır.
• Toplam maliyetler hesaplanır.
• Mevcut kısaltma maliyetleri daha önceki kısaltma maliyetleri ile kıyaslanır.

Projenin Uygulanması

Uygulama süreci projenin tamamlanması için gereken tüm faaliyetleri kapsamaktadır. Projenin uygulama aşaması, proje yönetiminin olağan yönetim sürecine en çok benzeyen kısmıdır. İşler ekip üyelerine dağıtılır, işlerini iyi yapmaları için ekip üyeleri motive edilir, proje belirli bir yöne sevk edilir ve insanların en iyi sonuçlarına ulaşmasına imkân verecek bir çevre oluşturulur. Uygulama aşamasında projeler üç temel nedenden ötürü başarısızlığa uğrar:

• Ekip üyeleri hedefleri, kişisel rolleri veya projeye yönelik performans beklentilerini bilmemektedir.
• İnsanlar gerekli becerilere sahip olmadığı için çalışırken açmaza düşmektedir.
• Rekabet, politika ve kişisel nedenler çatışma yaratmaktadır.

Bir proje yöneticisinin temel takım oluşturma tekniklerine ve stratejilerine hâkim olması zorunludur. Söz konusu teknik ve stratejiler kısaca şöyledir:

1. Amaç Belirleme: Proje takımının etkili biçimde çalışmasını sağlamak için, bilinmesi gereken ilk şey GREAT modelidir. GREAT modeli insanların birlikte etkili biçimde çalışmaya başlamadan önce şu konularda bilgi sahibi olması gerektiğini söyler:

• Amaçlar : Projenin amaçları nelerdir?
• Roller: Bireysel bir takım üyesi olarak işim nedir? Ne yapıyorum?
• Beklentiler: “Yeterince iyi” ne kadar iyi? Arzulanan performans düzeyi ne?
• Yükümlülükler/Yetenekler: İşin her bir safhasından kim sorumlu?
• Zamanlama: Bu iş ne zaman yapılmalı? Hangi tempoda çalışmalıyım?

2. Birlikte Çalışma Becerileri : En önemli birlikte çalışma becerileri insanlara sistematik olarak öğretilmemektedir. İş ortamında beraber çalışmak için, insanların bir toplantının nasıl yürütüleceği, grup olarak nasıl karar alınacağı, nasıl problem çözüleceği ve diğer grup süreçlerini bilmesi gerekmektedir.

3. Kişilik Özellikleri: Farklı kişilik sistemlerinde, grup üyelerinin kendilerinden farklı özellikleri olan diğer üyeleri anlaması sağlanmalıdır.

4. Zamanlama: Her şey doğru yapılsa bile, takımların doğal olarak bazı aşamalardan geçtiğini bilmek gerekir

Görevlerin ve Çıktıların Yönetimi

Takım süreçlerini yönetirken, doğru görevlerin doğru sırada yapıldığından emin olunmalıdır. Bu bağlamda, proje yöneticisi kendisine yardımı olabilecek İDY, Şebeke Diyagramı, Gantt Şeması ve diğer proje yönetim araçlarından faydalanabilir.

Kontrol Aşaması

Proje başladıktan sonra, proje yöneticisinin diğer bir temel faaliyeti de projenin kontrolüdür. Kontrol safhasında, orijinal plandan hareketle proje kontrol edilir ve sapmalara yönelik düzeltici eylemlerde bulunulur. Bunun anlamı, projede gereken değişikliklerin yapılmasıyla projenin kapsamının yönetilmesidir. Bu aşamada performans esasları belirlenmeli ve risklerin yönetimi yapılmalıdır.

Önem düzeylerine göre, karşı karşıya kalınan risklerle mücadele etmede atılabilecek dört adım vardır:

• Kabul: Riski kabul edebilir ve yola devam ederek olacakları bekleyebilirsiniz.
• Kaçınma : Planınızı riskin gerçekleşmesini ya da projeyi etkilemesini önleyecek şekilde değiştirebilirsiniz.
• Yumuşatma : Riski ortadan kaldıramasanız, gerçekleşme olasılığını ya da etkisini azaltma şansınız olabilir.
• Transfer : Transfer halinde, riskin gerçekleşme olasılığı ve etkisi değiştirilemeyebilir.

Kapanış

Bu aşamada projeye son verilerek, projenin çıktıları teslim edilir. Bu noktaya kadar her şey doğru yapılmışsa, kolay bir kapanış süreci yaşanacaktır. Projelerin başarısızlıkla sonuçlanma nedenleri şunlardır:

• Amaç Çatışması
• İhtiyaçların Değişmesi
• Aşırı İyimserlik

Kapanış aşamasında temel olarak yaşanan iki süreç vardır. Bunlar;

• İdari kapanış ve
• Sözleşmenin kapatılmasıdır.

Sözleşmenin kapatılması , projenin sözleşmeye dayalı bir faaliyet olması durumunda söz konusudur. Sözleşme hükümlerinin gerektiği gibi yerine getirildiğinden emin olunmalıdır.

İdari kapanış ise, tüm projelerin bir parçasıdır. Bazen bu süreç gerektiği gibi yürütülmez, bunun belki de en büyük sebebi projenin diğer safhalarına göre daha sıkıcı bir süreç olmasıdır.

Her şeyin gerektiği gibi tamamlandığından emin olmak için aşağıdaki kontrol listesine benzer bir listeden yararlanılabilir:

• Sözleşmede yer alan maddeler yerine getirildi.
• Proje İDY gözden geçirildi.
• Evrak işleri tamamlandı.
• Dosyalar arşivlendi.
• Projeden alınan dersler ile ilgili rapor tamamlandı.
• Müşteri tatmin araştırması yapıldı.
• Personel ve kaynaklar yeniden görevlere atandı.
• Gerekli teşekkür mesajları yerlerine iletildi.