Yönetim ve Organizasyon 2 Dersi 2. Ünite Özet

Giriş

Örgütler çevreleriyle etkileşim içinde olan açık sistemlerdir. Çevreden çeşitli girdiler almakta, bunları işlemekte ve çevreye çıktılar sunmaktadır. Çevreyle iletişim içinde olmayan bir açık sistemden (örgütten) söz etmek olanaksızdır. Hangi iş kolunda ve hangi özellikte olursa olsun tüm örgütlerde iletişim her zaman var olan bir faaliyettir. Yönetsel ve örgütsel faaliyetlerin yerine getirilmesinde ve başarısında iletişim büyük bir öneme sahiptir.

İletişim Kavramı, Amacı ve Önemi

İletişim (communication) kavramı, Latince ortak kılma anlamına gelen “communis /communicare” sözcüğünden türetilmiştir.

Geniş anlamda iletişim ; toplumsal yapının temelini oluşturan bir sistem, örgütsel ve yönetsel yapının düzenli işleyişini sağlayan bir araç, bireysel davranışları görüntüleyen ve etkileyen bir tekniktir.

İletişim sözcüğünün özünde yalın bir mesaj alışverişinden çok, toplumsal nitelikli bir etkileşim ve paylaşım yatmaktadır. İletişimde önemli olan belirli bir anlayışın veya davranışın oluşmasını sağlamaktır. Ortak paydalarda anlaşma ve uzlaşma sağlanamaz ise iletişimden söz etmek mümkün değildir.

Bu bağlamda iletişim kavramını tanımlamak istersek; iletişim, iki ya da daha fazla kişi arasında bilgi, fikir, düşünce, anlam, duygu, kanı ve tutumların belli bir sonuca ulaşmak ya da davranışları etkilemek amacıyla sembollere dönüştürülerek belli bir araç ya da araçlar vasıtasıyla aktarılması, iletilmesi, anlaşılması ve davranışa dönüştürülmesi sürecidir.

İletişim kurmanın temel amacı, düşünce ve görüşlerin karşılıklı alışverişini sağlamak ve taraflar arasında ortak bir anlayış yaratmaktır. Düşüncelerin, duyguların, fikirlerin belli simgeler yardımıyla aktarabilmesini sağlayan gönderici, bu simgeleri çözümleyip algılayan alıcı üzerinde aynı düşünceleri yaratabilmeyi amaçlamaktadır. Mesajın alıcı tarafından algılanmasını ve anlaşılmasını sağlamanın yanında iletişimin diğer önemli amacı hedefte bir davranış değişikliği sağlamaktır. Mesajın, alıcıda tutum ve davranış değişimi sağlayarak, mesaj doğrultusunda geri bildirimde bulunmasını sağlamak iletişimin amacıdır.

Kişiler için iletişim yaşamsal bir eylemdir. Yaşamımızın her anı iletişimle geçmektedir. Yazmak, okumak, çalışmak, eğlenmek, alışveriş yapmak, kavga etmek, sevmek, istemek, buyurmak vb. tüm etkinliklerimizle iç içe olan bir olgudur.

İletişim Süreci

İletişim daha öncede bahsedildiği üzere en az iki kişinin varlığını gerektiren dinamik bir süreçtir. Bunlardan biri gönderici diğeri ise alıcıdır. Bu iki taraf arasında mesaj alışverişi yapılmaktadır. Dolayısıyla iletişim sürecinin gönderici, alıcı ve mesaj olmak üzere üç temel unsurdan oluştuğunu söyleyebiliriz.

Algılama ve Kodlama

Algılama; hem kaynak hem de alıcı için sözkonusudur. Algılama, bireylerin çevrelerindeki bilgileri seçmesi, kavraması, düzenlemesi ve yorumlaması sürecidir. Algılama, bireylerin duyu organları yoluyla gelen duyusal uyarıları seçerek, düzenleyerek ve yorumlayarak, çevrelerine ait anlamlı bilgiler haline getirmeleri işlemidir.

Kodlama; kaynak tarafından bilginin, düşüncenin, duygunun iletime uygun, hazır bir mesaj biçimine dönüştürülmesine denir. Gönderici kendisine ulaşan bilgi, fikir ve duygulara göre mesaj olarak iletilecek düşünceleri zihninde geliştirir ve düşünceleri kelimelere, rakamlara, şekillere yani sembollere dönüştürür. Bilgiler, düşünceler, fikirler ve kanılar; sözlü ve sözsüz, grafikler, resimler, kelimeler, rakamlar, işaretler, jest ve mimiklerle kodlanabilir. Kodlama için en önemli öğe dildir.

İletişim Türleri

Kişisel, toplumsal, örgütsel olmak üzere üç gruba; kişisel, kişilerarası, örgütsel ve teknolojik olmak üzere dört gruba; genel olarak ise sözlü, sözsüz ve yazılı olmak üzere üç gruba ayrılarak incelenebilmektedir. Aslında sınıflandırılan bu iletişim türlerini birbirlerinden ayrı olarak değerlendirmek mümkün değildir.

Kişisel İletişim

Bireyin kendisiyle kurduğu iletişim düzeyi olup, mesajların kaynağı da alıcısı da bireyin kendisidir. Kişisel iletişim, insanın kendi kendisiyle olan, kaynak ve hedef aynı olduğunda ortaya çıkan iletişimdir. Örnek olarak; bireyin gözleme, sorun çözme, düşünme, dinleme veya okuma, tüketilebilir bilgileri arama, bulma, konuşma ve yazma gibi bireysel davranışları verilebilir.

Kişilerarası İletişim

İki ya da daha çok kişi arasında gerçekleşen bir iletişim düzeyidir. Kişilerin yüzyüze ya da kişisel iletişim araçlarıyla gerçekleştirdiği iletişim türüdür. Kişilerarası iletişim, toplumsal ve örgütsel iletişimin özünü oluşturmakta, kişiler kendilerini çevrelerine kabul ettirebilmek ve toplum içinde yaşayabilmek için; bilgi, anlam ve düşünce alışverişlerini içeren eylemlere girişmektedirler.

Toplumsal İletişim

Ortak dil ve kültür birikimine sahip olan toplum üyelerinin kitle iletişim araçları ile sağladıkları iletişim türüdür. Gazete, dergi, radyo, televizyon, sinema gibi kitlelere ulaşan ve iletişimi sağlayan araçlara kitle iletişim araçları denilmektedir. Kitle iletişim araçlarının amacı; düşünce, fikir ve haberleri çok kısa zamanda geniş kitlelere ulaştırabilmektir. Kitle iletişim araçları; daha geniş kitlelere, çevrelere seslenebilmek, onlarla iletişim kurmak için gerçekleştirilen elektromanyetik dalgaların ve bunların alıcılarının kullanımı ile tüm kitleye seslenebilme olanağı veren bir araçlardır.

Örgütsel İletişim

Örgütün işleyişini ve amaçlarını gerçekleştirmek için örgütü oluşturan çeşitli bölümler arasında ve örgüt ile çevresi arasında devamlı bir bilgi ve düşünce alışverişi sağlayan bir iletişim türüdür. Örgütsel iletişim, örgüt üyelerini birbirine bağlayan, örgütle çevresinin etkileşimini sağlayan, örgütün oluşmasını ve yaşamasını sağlayan bir süreçtir

Teknolojik İletişim

İletişim teknolojisi de insanların iletişimini etkiler. İletişim teknolojisi, yalnızca veri ve bilginin iletilmesi, işlenmesi, depolanması ile ilgili ekipman, araç ve programları (bilgisayar, internet, radyo, televizyon) içermez. İnsanın kullandığı dil (söz, yazı, grafik veya beden dili) göz ve kulakları da iletişim teknolojisinin bir parçası olarak kabul edilir.

Sözlü İletişim

Örgütlerdeki en yaygın iletişim şeklidir. Konuşma dili olarak da adlandırılmaktadır. Konuşma bireysel, dil ise toplumsal ve kültürel bir olgudur. Dil dünyaya bakışımızın ve yaşantılarımızı yorumlayışımızın özel bir biçimidir. Her dil, onu kullanan kişinin dünya görüşüne, yaşantı ve deneyimlerine bağlı olarak kişiye özgü bir özellik içerir. Bu nedenle sözlü iletişimde dil önemli bir yer tutmaktadır. Görüşmeler, toplantılar, seminerler, konferanslar sözlü iletişime örnek olarak verilebilir. Sözlü iletişimde geriye bilgi akışı hemen sağlanabilmektedir.

Sözsüz İletişim

Sözsüz iletişim bir anlamda sözlü iletişimin tamamlayıcısı durumundadır. Ses tonu, araya konan fiziksel uzaklık, giyim kuşam özellikleri, takılar, rozetler, aksesuarlar, bedenin duruşu, bulunulan yer gibi sözsüz iletişim değeri taşıyan her simge, kişilerin kendilerine ve ilişkilerine ilişkin bir fikir verir. Daha önce birbirini tanımayan kişilerin birbirleri hakkında karar vermelerine neden olabileceği gibi, birbirini tanıyan kişilere de karşılıklı olarak ilişkilerinin yönü ve niteliği hakkında bilgi verir ve iletişimlerini, davranışlarını etkiler. Sözsüz iletişim araçlarından bazıları ise; Beden Dili, Mesafe, Ses Tonu, Dış Görünüştür.

Yazılı İletişim

Bilgi veya haberleri iletmek için basılı veya el yazılı dökümanların iletişimde kullanılmasına, yazılı iletişim denir. Yazılı iletişim, sözcük ve sembollerin yazılı bir biçimde iletilmesini ifade eder. Yazı, kişilerarası iletişimde hem bağlayıcı hem de güvenlik sağlayıcı bir özelliğe sahiptir. . Yazılı iletişim yaşamın her alanında yaygın olarak kullanılmakla birlikte, örgütsel yaşamda daha sık olarak tercih edilmekte ve kullanılmaktadır. Süreli yayınlar, broşürler, bültenler, el kitapları, yazılı raporlar, mektuplar, afişler ve duyuru panoları, dilek kutuları gibi birçok araç örgütlerde kullanılmaktadır.

Örgütsel İletişim Kavramı

Örgüt, ortak bir amaca ulaşabilmek veya bir işi gerçekleştirebilmek için karşılıklı dayanışma halinde olan kurumların veya kişilerin oluşturduğu belirli yapı, kural ve süreçlerin bütünüdür. İşte ortak bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelen örgütteki tüm bireyler ve gruplar arasında etkileşimi sağlayan en önemli öğe örgütsel iletişimdir. Örgütler için iletişim hayati bir öneme sahiptir. Örgütsel iletişim bir örgütün varlığını sürdürmesinde en önemli rolü oynamaktadır.

Örgütsel İletişimin Amaçları:

1. Organizasyonlarda işbirliği ve koordinasyonu sağlamak,
2. Örgüt amaçlarının üyelerce paylaşılmasını ve benimsenmesini sağlamak,
3. Örgüt üyelerine görevlerinin ve görevle ilgili hedeflerinin ne olduğunu bildirmek,
4. Faaliyet sonuçları hakkında ilgililere bilgi, böylece de kontrol imkanı sağlamak,
5. Sorunların çözülmesi ve kararların verilmesi için gerekli bilgileri sağlamak,
6. Duygu ve düşüncelerin ifade edilmesine olanak sağlamak,
7. İş tatmini, motivasyon, örgütsel bağlılık gibi çalışanların davranışları üzerinde olumlu etkiler yaratarak örgütsel performansı artırmak,
8. Çalışanların paylaşım duygusunu artırmak,
9. İş ortamındaki sürtüşme ve baskıları azaltmak,
10. Örgütsel faaliyetlerin istikrar ve iş birliği içinde gerçekleşmesine katkıda bulunmak,
11. Örgütsel değişime karşı güven oluşturmak ve değişim sürecini hızlandırmak,
12. Daha az hata yapılmasına ve sonuçta giderlerin azalmasına olanak tanımak,
13. Karlılığı ve etkinliği artırmak.

Örgütsel İletişimin Fonksiyonları:

1. Bilgi Sağlama Fonksiyonu
2. Etkileme ve İkna Etme Fonksiyonu
3. Birleştirme Fonksiyonu
4. Emir Verme ve Öğretim-Eğitim Fonksiyon

Örgütsel İletişim Kanalları

Örgütlerde iletişim kanalları biçimsel ve biçimsel olmayan iletişim olmak üzere iki gruba ayrılmaktadır.

Biçimsel İletişim: Biçimsel örgüt yapısı; mevkileri (pozisyonları) ve birimleri, bunların hiyerarşik düzeylerini (sahip oldukları yetkiyi), aralarındaki ilişki ve iletişim kanallarını yansıtır. Örgütün biçimsel yapısı örgüt şeması olarak adlandırılan diyagramla gösterilir. Bu şema biçimsel örgütün haritası gibidir. Her çalışan kime karşı sorumlu olduğunu, kim tarafından denetlendiğini, yetkilerinin neler olduğunu, karşılaştığı sorunların çözümü için kimlere danışacağını bu yapı sayesinde bilmektedir

Dikey İletişim: Bireyler sahip oldukları otorite ve yetki bakımından, birbirlerinden dikey yani hiyerarşik olarak farklılaşırlar. Farklılaşma çok ise daha fazla yönetim kademesi ortaya çıkar, yönetim alanı daralır. Organizasyon yapısı daha dik ve merkezi bir görünüm kazanır. Tersi durumda ise yani geniş yönetim alanı varsa basık ve merkezkaç bir yapı ortaya çıkar. Kendisine bağlı ast sayısı arttığı ölçüde yöneticinin tüm astlarıyla aynı sıklıkta iletişimde bulunması zordur. İşte örgütün hiyerarşik düzeninde, üst ve alt kademeler arasında emir ve bilgi akışını sağlayan iletişime dikey iletişim adı verilir.

Yukarıdan aşağıya doğru iletişim: Örgüt içinde iletişim yönünün üstlerden astlara doğru işlediği iletişim türüdür. Bu iletişim türü genel olarak kural ve emirlerin iletilmesi için kullanılmaktadır. Bu anlamda daha merkeziyetçi ve otoriter bir anlayışı içerir.

Aşağıdan yukarıya doğru iletişim: Örgüt içinde iletişim yönünün astlardan üstlere doğru işlediği iletişim türüdür. Hiyerarşik yapı içinde iletişimin alttan üste doğru işleyişini ifade eder. Bu tür iletişimin temel amacı, yönetimi örgütsel çalışmalarla ilgili olarak bilgili kılmaktır. Astların görevleri yerine getirip getirmedikleri aşağıdan yukarıya iletişim sayesinde ortaya çıkmaktadır. Bu tür iletişimde önemli olan şey, astların gerek yaptıkları iş, gerekse yönetim hakkındaki düşüncelerini üst makamlara iletebilmeleridir.

Yatay İletişim: Örgütlerde her bireyin göreceği işler, işbölümü ve uzmanlaşma ilkesine göre farklılaşmıştır. İşbirliğini, uyumu ve etkinliği artıran, aynı örgütsel kademedeki kişi ve birimler arasında kurulan iletişim türüne yatay iletişim adı verilmektedir. Yatay iletişim, aynı kademedeki yöneticilerin, ortaklaşa bağlı bulundukları üst kademeye başvurmadan, başka deyişle, üst kademenin emrine gerek kalmadan karşılıklı olarak kendilerini ilgilendiren konularda işbirliği yapmaları durumunda gerçekleşen örgütsel bir iletişim biçimidir.

Çapraz İletişim: Farklı fonksiyonel birimler ve kişiler arasında kurulan iletişim türüdür. Örgütsel hiyerarşinin farklı kademeleri arasında hiyerarşi takip etmeden kurulan iletişime çapraz iletişim adı verilmektedir. Çapraz iletişim, koşullar gerektirdiğinde farklı bölümlerde ve farklı hiyerarşik düzeylerdeki kişiler arasında kurulan iletişim türüdür.

Dışa Dönük İletişim: Örgüt ile çevresi arasındaki bağı kurmada yardımcı olan kanallardır. Halkla ilişkiler, organizasyon ile ilgili çevreleri arasında karşılıklı iletişimi sağlayıp sürdürmeye yardımcı bir yönetim fonksiyonudur. Örgütlerin toplumun çeşitli kesimleriyle ve diğer örgütlerle çeşitli nedenlerle ve koşullar altında oluşturdukları iletişim türüne dışa dönük iletişim denir.

Biçimsel Olmayan İletişim: Biçimsel olmayan iletişim, örgüt üyeleri arasındaki kişisel yakınlık ve etkileşimler sonucunda ortaya çıkan iletişim türüdür. Biçimsel olmayan iletişim, örgütün geleneksel yapısını, aksaklıkları yansıtan bir ayna gibidir. Bu kanallar son derece hızlı ve esnek çalışma temposuna sahiptir. İyi kanalize edilir ve denetim altına alınırsa, biçimsel iletişimin boşlukları bilinçli bir şekilde doldurulur.

Örgütsel İletişimi Engelleyen Faktörler

Örgütlerde iletişimin etkinliğini engelleyen pek çok faktör bulunmaktadır. Bu faktörler kişisel, örgütsel ve diğer olmak üzere üç temel gruba ayrılarak aşağıdaki kısımda açıklanmıştır.

Kişisel Faktörler : İletişim engellerinden ilkini kişisel faktörler olarak adlandırdığımız, iletişim sürecinde yer alan kaynak ve alıcı tarafından kaynaklanan engeller oluşturmaktadır. Kişilerin sahip oldukları dil, eğitim ve psikolojik durum, kişisel amaçlar, hisler, duygular, değer yargıları ve alışkanlıklar gibi birçok faktör kişilerin çalışma durumuna ve iletişim sürecine etki etmektedir. İletişim engeli yaratan kişisel faktörleri; semantik faktörler, algıda seçicilik, kaynağa olan güvensizlik, zayıf iletişim yetenekleri, kişilerarasındaki eğitim, öğrenim, kültür ve kişilik farklılıkları, konuya olan ilgisizlik olarak sıralanabilir.

Örgütsel Faktörler: Örgütsel iletişimi engelleyen nedenlerin ikinci grubunu örgütsel faktörler oluşturmaktadır. Etkin bir iletişim sürecini engelleyen örgütsel faktörleri; örgütün büyüklüğü, hiyerarşik kademelerin fazlalığı ve kanalların iyi işlememesi, aşırı merkeziyetçilik, statü farklılıkları, yönetim felsefesi, uzmanlaşma ve aşırı bilgi yükü olarak sıralanabilir.

Diğer Faktörler: Kişisel ve örgütsel faktörler dışında kalan ve örgütsel iletişimin etkinliğini bozan diğer faktörler zaman baskısı ve teknik engellerdir.