Yönetim ve Organizasyon 1 Dersi 5. Ünite Özet

Plan ve Planlama

Planlama, Henri Fayol tarafından öne sürülen dört temel yönetimin fonksiyonlarından ilkidir. Henri Fayol yönetim fonksiyonlarını, planlama, örgütleme, yöneltme ve denetim olarak tanımlamıştır.

Plan, örgütün gelecekte ulaşmak veya gerçekleştirmek istediği belli nokta veya durumlara erişmek için çizdiği bir harita olarak tanımlanabilir. Planlama, hangi işin, nasıl, nerede, ne zaman ve kimin tarafından yapılacağının belirlenmesidir. Örgütün mevcut durumu ve daha sonra nerede olması gerektiği ile ilgili ilişki kurmaktır.

Planlama yaparken, örgütün kısa ve uzun dönem hedefleri ve stratejileri çok iyi belirlenmelidir. Hedef ve stratejiler belirlendikten sonra, çalışanlar bunlara ulaşmak için en uygun yöntemleri geliştirmelidir. Seçilen yöntemin uygunluğu veya doğru yolda gidildiğiyle ilgili denetimin de elden bırakılmaması gerekmektedir. Planlar hazırlanırken, örgütün mevcut ve önceki yıllarda ki

durumu değerlendirilmelidir. İki durumunun değerlendirilmesi önemlidir çünkü örgütün geçmişte ulaşamadığı hedefler, başarısızlıklar ve mevcut durumda başarısız olduğu konular, yeni plana ışık tutacaktır.

Planlamanın Özellikleri

Planlamanın iki temel özelliği vardır, ilki geleceğe dönük bir düşünme, değerleme, araştırma ve inceleme işi olması, ikincisi ise, risk, amaç ve varsayımlar arasındaki ilişkilerdir.

Planlama, gelecek için yapılan araştırmalar, değerlendirmeler ve incelemeler faaliyetidir. Bu yüzden içinde belirsizliği içermektedir. Gelecekte koşulların ne olacağı bilenmediği için, tahmin yapılarak planlar oluşturulur. Planlamanın ikinci özelliği, planlama ile risk, amaç ve varsayımlar arasındaki ilişkidir. Örgüt ile ilgili verilecek kararlarda ve bu kararları uygulama konusunda risk ve varsayımlar vardır. Planlama yapılırken, örgütün amaç, risk ve varsayımları net bir şekilde ortaya konulmalı, incelenmeli ve değerlendirilmelidir. Böylece örgüt karışılacağı riskleri daha kolay engelleyebilir.

Her örgütün, amaçları farklı olsa da planlama süreci aynıdır. Planlama süreci, dört aşamadan oluşur.Bunlar;

• Amaçların belirlenmesi
• Amaçlara ulaşmak için seçeneklerin oluşturulması
• Uygun seçeneğin belirlenmesi
• Planların uygulanmasıdır.

Amaçların Belirlenmesi

Planlamanın ilk aşamasında, örgütün geleceğe yönelik amaçlarının ne olduğu belirlenir. Amaçların belirlenmesi, planlama için önemlidir. Amaç olmadan, işleri ve faaliyetleri yönlendirmek, çaba ve örgütün maliyetlerini denetlemek imkânsızdır. Çalışanlar, amaçların belirlenmesiyle, ne yapmaları gerektiğini bilirler. Belirlenemeyen amaçlar, çalışanların verimli bir şekilde çalışmalarını engelleyecektir. Amacın içermesi gereken birkaç bileşeni vardır.

• Amaçta konu belirlenmelidir: Kamu kuruluşu veya işletmede amaç belirlenirken, hangi konuda, gelişme sağlanması gerektiği belirlenmelidir
• Ulaşılabilir amaç olmalıdır: Örgütün ulaşılabilir amaçlar belirlenmesi önemlidir.
• Amaçtaki ilerlemeler ölçülebilir olmalıdır: Çalışanların amaca ne kadar yaklaştıkları veya amacı tamamlayıp tamamlamadıkları, ancak amaçtaki ilerlemelerin ölçülebilir olması ile sağlanabilir.
• Amacın bitiş zamanı belirlenmelidir: Yaşanan yoğun rekabet ve hızlı değişim, kamu kuruluş veya işletmelerin ayakta kalabilmesi için zamana karşı yarışmalarına sebep olmaktadır. Bu yüzden, örgütlerin amaçlarını belirli bir zaman içerisinde tamamlamaları gerekir.

Amaçlara Ulaşmak İçin Seçeneklerin Oluşturulması

Amaçlar belirlendikten sonra, örgütün bu amaca nasıl, ne yaparak ulaşabileceği incelenir. Bu süreçte, uzman veya danışmanlardan yararlanılır. Uzman veya danışmanlardan yararlanılmasının sebebi, hem örgüte uygun hem de başarılı olabilecek seçenekleri bu kişilerin daha iyi belirleyebilecek olmalarıdır.

Uygun Seçeneğin Belirlenmesi

Bu süreçte, daha önce belirlenen alternatifler arasından, örgütü amacına ulaştıracak olan en uygun seçenek belirlenir ve seçim yapılır. Seçim yapma, örgütün kaynaklarını nasıl ve ne yaparak kullanılacağının belirlenmesidir.

Planı Uygulama

Uygulama, planda yer alan adımların hayata geçirilme sürecidir. Örgüt düşünme işlevinden yapma işlevine geçiş yapar. Plan, hangi adımların alınacağı ve bunların nasıl uygulanacağını tanımlar.

Planlama Türleri

Planlama türleri, stratejik planlar, taktik planlar, eylemsel planlar, bütçeler, tek kullanımlık planlar, sürekli planlar ve sürelerine göre planlardan oluşur.

Stratejik Planlar

Uzun süreli ve üst yönetim tarafından belirlenir. Stratejik plan; kim, ne, nerede, ne zaman, nasıl ve ne kadar stratejik amaçlara ulaşmıştır cevaplarını içerir.

Örgütlerin başarılı bir stratejik planlama yapabilmesi için vizyon ve misyon oluşturmaları ve bu vizyon ve misyon doğrultusunda planlamalarını sonuçlandırmalıdır.

Vizyon, “geleceği görebilme, gelecekle ilgili amaç belirleme” olarak tanımlanabilir. İşletme vizyonu ise, “işletmelerinin gelecekte olmasını arzu ettikleri durumun ifadesidir”.

Misyon, işletmenin tüm çalışanları tarafından paylaşılan değerler ve ortak inançlar bütünüdür. Aynı zamanda misyon, bir işletmeye yön vermek ve anlam kazandırmak amacıyla belirlenmiş ve o işletmeyi benzerlerinden ayıran görev ve ortak değerlerdir. Stratejik planlama, yöneticilere dış çevre koşulları ve gerekli olan kaynakların durumu ile ilgili belirlemelerde yardım eder. Bu yüzden, belirlenen süre içinde stratejik planlar düzenli gözden geçirilmeli ve değişimlere göre düzenlenebilmelidir. Üst yönetim tarafından oluşturulan stratejik planlama, orta düzey yöneticilerin oluşturduğu taktik planlamaların temelini oluşturur.

Taktik Planlar

Taktik planlama orta düzey yöneticiler tarafından geliştirilmiştir. Taktik planlar, her bir görev için örgütün orta düzeyinde yer alan çalışanların ne yapmaları, nasıl yapmaları gerektiği, yapılacakların ne zaman yapılması gerektiği, faaliyetlerin nerede yapılacağı, hangi kaynakların kullanılacağı ve ne tür yetkiye sahip olunacağıyla ilgilidir. Taktik planlar, stratejik planlamaya göre daha detaylı, daha kısa süreli ve dar kapsamlıdır. Taktik planlar bir yıl veya daha kısa sürelidir.

Eylemsel Planlar

Eylemsel planlama, danışmanlar ve takım liderlerinden oluşan alt yönetim tarafından geliştirilir. Bu planlama sayesinde, günlük, haftalık ve aylık faaliyetleri gerçekleştirilir. Eylemsel planlar, taktik planların uygulanmasını kolaylaştırmak için alt düzey yöneticiler tarafından hazırlanır.

Stratejik, taktik ve eylemsel planlamalar örgüt için önemlidir. Ancak aralarında farklılar bulunmaktadır. Stratejik planlama, üç ile beş sene arasında sürmektedir. Tüm örgütü kapsamaktadır. Taktik planlama, stratejik planlamaya göre daha kısa sürelidir. Bir ile iki sene arasında sürmektedir. Stratejik planlama gibi, tüm örgütü kapsamaktadır. Kapsam bakımından daha dardır. Taktik planlar örgütün tümünü kapsamadığı için belirli işleri ve birimleri etkiler. Kaynak bağımlılığında da, stratejik planlar kadar iç ve dış kaynaklara bağımlı değildir. Belirli birimler kaynaklar alınır.

Bütçeler

Bütçe, örgütün kaynak ve gelirinin yıllık olarak belirlenmesidir. Örgütler hazırladıkları bütçeler sayesinde, amaçlarını tespit eder ve işletmenin sahip olduğu kaynakları en etkili şekilde kullanma olanağı sağlar.

Tek Kullanımlı Planlar

Bu tür planlar, bir defalık kullanılmak amacıyla oluşturulurlar. Örgütün amacına ulaşmasıyla, tek kullanımlı planlar sona erer. Proje bu tür planlamaya en iyi örnektir.

Sürekli Planlar

Sürekli kullanılan planlar, işe alım, kredi verilmesi ve gerekli malzemelerin sağlanması gibi sürekli veya tekrarlayan faaliyetleri içeren bir planlamadır.

Politikalar

Politikalar, örgütsel konuları desteklemek veya sürekli tekrarlanan problemleri çözmek için düzenlenir. Yönetim bu planlama sayesinde, her seferinde karşılaştığı aynı problem veya konular için bir çözüm bulmak zorunda kalmaz.

Prosedürler

Prosedürler, çalışanları, faaliyet veya görevlerin gerçekleşmesi için adım adım yönlendiren bir plandır. Politikalara oranla daha esnek olan bir planlamadır.

Kurallar

Kurallar, iş yerinde insan davranışlarını ve hareketlerini belirleyen kılavuzdur. Politika ve prosedürlerin tersine, kurallar çalışanlara belli durumlarda nasıl davranılacağını anlatır.

Planlamanın Yararları

Planlama, örgüte birçok yarar sağlar. Ancak, örgüt çok iyi bir plana sahip olsa da bazen bu da yeterli değildir. Planlamanın faydaları, örgüttekileri odaklanmayı sağlar, faaliyetleri ve insanları koordine etmeye yardım eder ve çalışan ve yöneticileri motive eder.

Odaklanma

Planlama, yöneticiler için, örgütün mevcut durumu ve faaliyetlerini sürdürdüğü çevre ile ilgili durumu ortaya koyan mükemmel bir araçtır. Yöneticiler, örgüt faaliyetleri ile ilgili temel sorular sormaya zorlar.

Koordinasyon

Yönetimin temel görevlerinden biri grup ve kişileri koordine etmektir. Uygun planlama, örgütteki farklı bölümlerin birleşmelerini sağlar.

Motivasyon

Planlama, uygun bir ortam oluşturarak, yönetici ve çalışanların motivasyonunu sağlar. Planlamadaki odaklanma ve koordinasyonla birlikte, örgütte çalışanlar örgütün amaçlarını benimser ve yüksek seviyede performans gösterirler.

Planlamanın Sorunları

Faydaları ile beraber planlamalar beraberinde dikkat edilmesi gereken hususları da getirmektedir. Yöneticinin planlama yaparken ve yapılan planı uygularken dikkat etmesi gereken hususlar bulunmaktadır.

Zaman Aralığı

Planın kapsadığı süre genişledikçe kesinliği de azalmaktadır. Planlama, belli bir sürede tamamlanmayınca, hem maliyet hem de zaman açısından örgütü zarara uğratacaktır. Zaman bakımından tamamlanmayan plan, belirlenen tarihte bitirilmezse, işletmenin hedefleri de değişmek zorunda kalacaktır.

Kişisel Hatalar

Planlamada oluşan birçok sorun planı yapan yönetici ile ilgilidir. Yöneticilerin üzerindeki baskı çok daha fazladır ve planı yapan yöneticilerin tahminleri geçmiş tecrübelerinden etkilenir. Bazen bu tahminler yapılırken gerçekler konusunda yanılgıya düşülebilir.

İletişim Eksikliği

Örgütte bulunan her bölümden çalışan planlama sürecine katılmalıdır. Planlama sadece üst yönetimde bulunan yöneticiler tarafından yapılırsa, bu örgütte ki diğer çalışanlar arasında güvensizlik oluşturacaktır. Bu da iletişim eksikliğine yol açacaktır.