Yönetim ve Organizasyon 1 Dersi 1. Ünite Özet

Yönetim Nedir?

Herhangi bir işte çalışan işçiler emir veren veya emir alan bir başka deyişle yönetici veya yönetilendir. İşletmeler çok gelişmiş bir yapıya ulaşmaları nedeniyle teknik faaliyetlerdeki başarıları yanında yönetim becerilerinde de mükemmelleşme yolunda çok ileri gitmişlerdir.

Yönetim Faaliyetinin Tanımı

Yöneticiler açısından en önemli i ş, işletmenin başarıya ulaşmasıdır. Yönetim çeşitli işlerin yapılması için gerekli işler bütünüdür. Yöneticiler çeşitli örgütlerin basamaksal yapısı içinde çalışır ve iş arkadaşlarının emek ve görüşlerinden yararlanırken diğer yandan gerekli kaynakları bulur ve sonuca gitmeye çalışır.

Yönetim faaliyetinde iki önemli faktör vardır. Bunlardan ilki yönetimdir. Yönetim sistemi başarılı değilse sonuç alınamaz. Diğer faktör ise yöneticidir. İyi bir yönetimin gerekliliği kadar başarılı bir yöneticiye de ihtiyaç vardır.

Birçok farklı bilim dalı yönetim kavramını farklı biçimlerde açıklamı ştır. Bu çeşitli tanımların varlığı nedeniyle yönetimin tanımını yapmadan önce bazı kilit noktalara değinmek gerekmektedir.

• Yönetim başkaları vasıtasıyla iş yapmaktır.
• Yönetim, insanların işbirliğini sağlama ve onları bir amaca doğru yürütme iş ve çabalarının toplamıdır.

Konuya farklı bir yaklaşım kaynakların bir araya getirilmesi ve amaca dönük olarak işlerin örgüt yapısına uygun olarak başarılmasıdır. Bu tanımda ele alınan temel faktörler dört kısımda incelenmektedir:

1. Bir işletme için en önemli süreç yönetimdir. Yönetim içerisinde planlama, karar alma, değerlendirme gibi birçok faaliyet ve eylem mevcuttur.
2. Yönetimin çalışabilmesi için kaynaklara ihtiyaç duyulmaktadır. Bu kaynaklar finansal, materyal, insan gücü, bilgi gibi maddi ve maddi olmayan kaynaklardır.
3. Yönetim işleri başarmak için amaca dönük işler yapmaya çalışır. Burada temel iki faktör insan ve örgüttür.
4. Yönetim, örgütün oluşturulmasıyla ve faaliyete geçmesiyle sağlanır.

Diğer bir tanım ise “Yönetim, değişen çevrede sınırlı kaynakları verimli şekilde kullanarak örgüt amaçlarına etkin bir şekilde ulaşmak için başkalarıyla işbirliği yapmaktır”. Bu tanımda beş nokta önemlidir:

• Başkalarıyla ve birlikte çalışma
• Etkinlik ve verimlilik arasında denge kurma
• Örgüt amaçlarına ulaşma
• Sınırlı kaynaklardan en fazla yararlanma
• Değişen çevre

Başkalarıyla birlikte çalışma: Yönetim bireysel faaliyetlerden çok grup çalışmasıdır. Birçok farklı işletmeye bakıldığında ortak çalışma belirlenmiş stratejik hedeflere birlikte ulaşmak açısından en temel hedeftir.

Etkililiğe karşı etkenlik: Etkililik kaynağı akıllı bir şekilde kullanmak ve işletmenin arzuladığı finansal ve finansal olmayan kaynakları istediği seviyeye çıkarmaktır. Ayrıca etkililik yüksek giderlerle ve lüzumu olmayan ve ürün kalitesine değer katmayan süreçlere yer vermemektir.

Etkenlik istenen sonuçlara ulaşmak adına doğru hareket tarzı ortaya koymaktır. Yönetici durumunda olan kişiler bu iki kavramı dengelemek zorundadır. Konunun daha iyi kavranması adına kitabınızın 5 ve 6. sayfalarındaki şekil 1.1’i inceleyiniz.

Yönetimin Fonksiyonları

Yönetim fonksiyonları dar anlamda ve geniş anlamda ele alınmaktadır.

Planlama: Örgütteki her seviyede gerekli bir fonksiyondur. Planlama, gelecekteki durumun bugünden şekillendirilmesidir. Planlama, örgütün amaçlarını belirlemek ve bu amaçlara nasıl ulaşılacağını tasarlamaktır. Planlama yapılırken karar alma işlevi yerine getirilir.

Planlama yönetim fonksiyonlarının en başında yer alır. Bu aşama başarılı olmadan diğer yönetim fonksiyonlarından olumlu sonuç alınması mümkün değildir.

Örgütleme: Örgütlemenin başarısı planın başarısına bağlıdır. Örgütleme fonksiyonunda temel olarak yapılacak işlemler şunlardır:

• İşlerin tanımını yapmak ve bu tanımlara uyan kişileri işe almaktır.
• İnsanların ve işlerin belirlenmesi sonucunda ana bölümleri belirlemek bu bölümlerin yatay iletişim imkânları sağlamak için koordinasyon içinde çalışmalarını sağlamaktır.
• Yeni yönetim konularının içinde önemli olan ekipler kurulması, proje yönetimi geliştirmektir.

Yöneltme: Belirlenen amaçlara ulaşmak için diğerlerini etkilemedir. Bu fonksiyon insan davranışları hakkında bilgi sahibi olmayı gerektirir. Yöneltmenin esas amacı verimliliği arttırmaktır.

Yöneltme faaliyetinin başarılı olması yöneticilerin özelliklerine bağlıdır ancak bu özelliklerinin yanında yöneltme veya liderlik yapma özellikleri de gereklidir. Lider olabilmek için liderin bireylerin dinamiklerini, grup davranışlarını iyi bilmeleri gerekir. Böylece elemanların güdülenmesi sağlanır ve lider iyi bir iletişimci olabilir.

Denetim: İşletmenin çeşitli seviyelerinde elde edilen başarının ölçülmesi temel bir görevdir.

Planlama standartları ile denetim standartları birbirinden farklıdır. Planlama standartları gerçekçi değildir. Örgütün gücünün ötesinde stratejik hedefler seçilmiştir. Planlama standartları gerçekçidir. Örgüt çeşitli nedenlerden dolayı standartlara ulaşılamamıştır.

Denetimin dört temel evresi vardır:

• Standartların belirlenmesi
• Gerçekleşen durumun saptanması
• Standartlar ile gerçekleşen durumun karşılaştırılarak sapmaların saptanması ve yorumlanması
• Sapmalar nedeniyle düzeltici tedbirlerin alınması

Geniş anlamda bakıldığında yukarıdaki dört temel fonksiyonun yanında yönetimin başarılmasında etkili olabilecek fonksiyonlar da vardır.

Karar Verme: Planlama yapmak birçok kararı gerektirmektedir. Bu nedenle karar verme de bir yönetim fonksiyonu olarak kabul edilmektedir.

Kadrolama: Kadrolamanın önemi yönetimin başarısının çalışanların başarısının bir fonksiyonu olmasından kaynaklanmaktadır.

Güdüleme: İnsanları makineden ayıran en önemli özellik insanın duygusal yönünün ağır basmasıdır. İnsanın işten tatmin olması yönetimin başarısı için gereklidir. Bu açıdan güdüleme örgütsel yapının vazgeçilmez unsurlarındandır.

İletişim: İletişim sayesinde bölümler, gruplar ve insanlar daha başarılı bir ş ekilde görev yapabilirler. İleti şim iki yönlüdür. Yönetici görevini astlarla sağlayacağı iletişim ile daha başarılı bir şekilde yerine getirebilir.

Yöneticilik

Yönetici, başkaları vasıtasıyla iş yapan kişidir. İşletmede sadece genel müdür ya da bölüm başkanı yönetici değildir. Bir ustabaşı da yöneticidir.

Yöneticilerin Yaptıkları İşler

• Yöneticiler diğer bireylerle birlikte çalışır. Diğer bireylerden kasıt yalnızca örgüt içerisinde çalışanlar değildir. Örgütün dışındaki müşteriler, sendikalar, üretim faktörlerini sağlayanlar da ifade edilmektedir.
• Yöneticiler planlar yaparlar.
• Yönetici karar verme organı gibi çalışır.
• Örgüt yapısını işletmenin ihtiyaçlarına cevap verecek hale getirmek için çabalar.
• Yöneticiler politikacıdır.
• Yöneticiler diplomattır.
• Yöneticiler personelin güdülenmesi ve yöneltilmeleri için çabalarlar.
• Yönetici örgütün başarısından sorumlu olan bireydir.
• Yöneticiler denetim görevini yerine getirir.
• Yöneticiler sorun çözme merkezi gibi çalışırlar.

Yöneticilerin Sınıflandırılması

Birinci ayrım pozisyonlar itibariyle sınıflandırmadır. Bunlar; tepe yöneticileri, üst yöneticiler ve faaliyet

personelidir. İkinci ayrım seviyeleri itibariyle sınıflandırmadır. Bunlar; üst yönetim, orta yönetim ve alt yönetimdir. Üçüncü ayrım ise unvan olarak sınıflandırmadır. Bunlar; genel müdür ve genel müdür yardımcısı, personel müdürü, finansman müdürü, üretim müdürü, üretim nezaretçileri vb.

Üst yönetim zamanının çoğunu planlama ve amaçların saptanması için harcamaktadır. Orta inceleme yöneticiler ise zamanlarını bu planların harekete dönüştürülmesi için çalışanları yönlendirme ve denetleme ile geçirirler. Nezaretçiler de işin zamanında yapılmasından sorumludur. Konunun daha iyi kavranması bakımından kitabınızın 11. sayfasındaki şekil 1.6 ve tablo 1.2’yi inceleyiniz.

Bu dikey ayrımların dışında yatay bir ayrım da yapılmaktadır. Bu ayrım fonksiyonel yöneticiler ve genel yöneticiler şeklindedir. Fonksiyonel yöneticiler tek bir yönetim fonksiyonundan sorumludur ve hat yöneticisi şeklinde görev yaparlar. İşl etmelerin gelişmesi ile fonksiyonel yöneticilere ihtiyaç artmıştır. Genel yöneticiler işletmenin bütün fonksiyonlarından sorumludurlar. Genel yöneticilere daha çok küçük işletmelerde ihtiyaç duyulmaktadır.

Örgütte Yöneticilerin Oynadığı Roller

Yöneticilerin yerine getirdiği görevler çeşitli roller olarak düşünülebilir.

Bireylerarası Roller: Yöneticinin işletmeyi düzgün ve başarılı bir şekilde yönetmesi için gerekli işlerdir. Bireylerarası rollerden temsil rolü, yasal yetkinin sahibi olarak her yöneticinin merasimlere katılması biçimindeki görevleri yerine getirmesini ifade eder. Lider rolü ise yöneticinin işletmeyi yöneten birey olarak emrinde çalışan bireyleri güdüleme, onlara liderlik etme rolünü üstlenmesi olarak tanımlanmaktadır. İrtibat rolü de genel olarak dikey boyutta yer almakta ve yöneticinin işletme sahipleri ile astları arasında irtibat görevini yerine getirmesini ifade etmektedir.

Bilgi Sağlama Rolü: Yöneticinin en önemli rollerinden biri bilgi alma ve haberleşmedir. Bilgi sağlama rollerinden monitör rolü, yöneticinin bilgiyi toplamasını ifade eder. Yönetici bilgi toplayarak karar almayı kolaylaştırır. Bilgi yayma rolü, yöneticinin elde ettiği bilgileri üstlere ve astlara kendi düşünce ve karar sistemine uygun bir şekilde iletmesidir. Monitör rolünde bilgi toplama söz konusu olurken bu rolde aksi bir hareket olan bilgiyi yayma söz konusudur. Sözcü rolü ise, yöneticinin kendi bölümünün bazen örgüt dışındaki çevreye biçimsel bir şekilde bilgi vermesidir. Üst yöneticilerin işletme hakkında bilgi rakibi olmaları ve sağlamaları için bu rolü yerine getirmeleri yararlıdır.

Karar Verici Roller: Bunlardan işletme sahipliği rolü yöneticilerin işletme için en iyi olanı yaparak işletmenin çıkarları doğrultusunda karar vermesidir. Sorun çözücü rolü yöneticinin en iyi anlaşılan rollerinden biridir. Yönetici sorunları çözmede temel bir görüş üstlenir. Yöneticinin kaynak dağıtıcı rolü, her bir örgüt biriminin hangi kaynakları elde edeceğine karar vererek denge kurmak zorunda olmasını ifade eder. Arabulucu rolü ise yöneticilerin zamanların önemli bir kısmını bölümlerin anlaşmasını sağlamak için harcamasıdır.

Yöneticinin Sahip Olması Gereken Nitelikler

İsviçre Psikoteknik Kurumu bir üstte bulunması gereken yetenekleri ve nitelikleri şöyle sıralamıştır:

• İnsanları tanımak
• Tarafsız olmak
• Kendine güvenmek
• Yerinde karar almak
• İnsiyatif sahibi olmak
• Sorumluluk duygusuna sahip olmak
• İradesi kuvvetli olmak

Yine aynı kurum aşağıdaki özelliklere sahip kimselerin de üst olamayacağını ileri sürmüştür.

• Anlayışsız
• Taraflı
• Çabuk etkilenen
• Kararsız
• Sağduyusuz
• Korkak

Yönetici yetenekleri üç konuda incelenmektedir. Bunlar; teknik yetenekler, beşeri ilişkiler yeteneği ve kavramsal yeteneklerdir.

Teknik Yetenekler: Bir işin başarılması için özel bilgi, tecrübenin olması veya araç ve tekniklerin kullanılması için uygun durumda olma yeteneğidir. Alt ve orta kademe yöneticileri geniş çapta teknik faaliyetlerde bulunurlar. Teknik yetenek, uzmanlaşmış bilgiyi, analitik yeteneği ve belirli görevlerde araç ve yönetmenlerin kullanılmasını gerektirir ve süreçlerle ve fiziki araçlarla ilgilidir. Uygulamada üst kademelere çıkıldıkça teknik faaliyetler için harcanan zaman azalmaktadır.

Beşeri İlişkiler Yeteneği : yöneticinin sürekli ve isteyerek

ilişkiler geliştirmesini ifade eder. Yöneticinin çevresindekilerle ilişki kurarak arzu ve ihtiyaçlarını dikkate alması onlara çözüm bulması yeteneğidir. Yönetici başkaları aracılığıyla iş yaptığı için bu yeteneği geliştirmek zorundadır. Bu yetenek diğer insanlarla çalışma ve iletişim kurmayla ilgilidir. Be şeri ilişkiler yeteneği her yönetim kademesinde önemlidir.

Kavramsal Yetenekler: Örgütü bir bütün olarak görme ve örgütün çıkarları ile faaliyetlerini koordine ve tümleştirme faaliyetidir. Bu yeteneği kazanmak için şu noktalar önemlidir:

• Örgütün her biriminin diğer birimleri nasıl etkilediğini bilmek
• Bir bölümdeki değişimin diğer bölümlerde nasıl bir değişim yarattığını bilmek
• Bireylerin ve bölümlerin çevre, toplum ve endüstri ile ilişkileri görebilmek.

Kurumsal yetenek üst kademelerde daha önemlidir. Stratejik planlamayı yapan yöneticiler çevre ile ilişkilerinde kavramsal yeteneklerini kullanmak zorundadırlar.