Verimlilik Yönetimi Dersi 3. Ünite Özet

Verimlilik Ölçümü

Verimlilik ölçümü ile işletme yönetimlerine, yönetim işlevlerini yerine getirirken kullanacakları bilgiler üretilmektedir. Bu bilgilerin etkili bir biçimde kullanılması ve ölçüm sonuçlarını karşılaştırmalı olarak yorumlamak önemlidir. Verimlilik göstergeleri değişkenlerin fiziksel/parasal olmasına göre, çıktının oranlandığı girdi türlerinin sayısına göre ve değişkenlerin salt değer ya da artış değeri olarak alınmasına göre sınıflanmaktadır.

Fiziksel/Parasal Verimlilik Ölçüleri

Hem çıktı hem de girdi için fiziki birimlerin kullanıldığı fiziksel verimlilik ölçüleri, en basit verimlilik oranlarıdır. Çıktı ve girdiler toplamının her zaman aynı fiziksel birimle ölçülememesi dezavantaj olarak ifade edilebilirken; özellikle yüksek enflasyonun bulunduğu durumlarda; kapsamı, anlamı ve yorumu en tartışmasız olan verimlilik oranı olduğu iddia edilmektedir.

Kısmi/Çok Ögeli/Toplam Verimlilik

Verimlilik ölçümleri genel anlamda üç bölümde incelenmektedir: Kısmi, çok öğeli ve toplam verimlilik. Uygulamada en yaygın kullanılanı ise kısmi verimlilik hesaplamasıdır. Kısmi verimlilik üretilen çıktının (ürün), girdilerden sadece birine oranlanması ile bulunan bir hesaplamadır. Pek kullanılmayan bir yöntem olan çok öğeli verimlilik yönteminde çıktılar birden fazla girdi toplamına bölünmektedir. Toplam verimlilik ise toplam çıktının, tüm girdilerin toplamına bölünmesi ile hesaplanmaktadır.

Ortalama/Marjinal Verimlilik

Ortalama verimlilikte belirli bir dönem için verimlilik oranı, o dönemin toplam çıktısının kullanılan girdi toplamına oranlanması ile elde edilmektedir. Aynı dönemde verimlilik oranı, çıktıda görülen artışın, girdide görülen artışa oranlanması ile elde edildiğinde ise bu oran marjinal verimlilik olarak adlandırılmaktadır.

Mikro/Makro Düzeyde Verimlilik Ölçümü

Mikro düzeyde verimlilik ölçümünde amaçlanan işletme düzeyinde verimlilik değişimlerinin ele alınan yıllar aralığında incelenmesi ve değerlendirilmesidir. Sektörler ya da ülkeler arasında gerçekleştirilen makro düzeyde yapılacak karşılaştırmalar ise sektör analizlerinde, faaliyetlerin planlanmasında, ekonomik gelişmenin ve buna bağlı politikaların izlenmesinde kullanılabilmektedir.

Statik/Dinamik Verimlilik Oranları

Verimlilik oranları statik ve dinamik verimlilik oranları şeklinde ikiye ayrılmaktadır. Statik verimlilik oranı, belli bir dönem için anlık görünüm veren kesit oranları ifade ederken; dinamik verimlilik oranları verimliliği dönemsel olarak ilişkilendiren, bir baz döneme ya da birbirini izleyen dönemlere göre verimlilikteki değişimleri gösteren oranlardır.

Verimlilik Ölçme-Değerlendirme Modelleri

Sink, Sandra ve Devis ise 4 boyutlu bir sınıflandırma yapmışlardır. İlk boyut, Amerikan Verimlilik Merkezi (APC) modelini de içeren Çok Faktörlü Verimlilik Ölçümü Modeli (Multi-Factor Productivity MeasurementMFPMM)dir. İkinci boyutta Ohio Eyalet Üniv. Endüstri ve Sistem Müh. Bölümü Verimlilik Araştırma Grubu’nca geliştirilen Kurallara Dayalı Verimlilik Ölçüm Yöntemi (Normative Productivity Measurement - NPMM) yer almaktadır. Hedefler Matrisi (Objectives Matrix) olarak da adlandırılan Çok Ölçütlü Performans/Verimlilik Ölçüm Tekniği (Multi-Criteria Performance Productivity Measurement Technique-MCP/PMT) Oregon Verimlilik Merkezi ve Oklahoma Verimlilik Merkezi’nce geliştirilirken; son boyut doğrudan verimlilik ölçümüyle ilgili olmayan ama verimlilikle yüksek ilişkisi olan ölçüm tekniklerinden oluşan tali verimlilik ölçüm teknikleridir.

Etkinlik-Verimlilik İlişkisi

Verimlilik (productivity) ve etkinlik (efficiency) kavramları yazında birbiriyle karıştırılmaktadır. Bu duruma “productivity” kelimesinin üretkenlik, “efficiency” kelimesinin verimlilik olarak çevrildiği kaynakların olması neden olmuştur. Verimlilik (productivity) ve etkinlik (efficiency) kavramları yazında birbiriyle karıştırılmaktadır. Bu duruma “productivity” kelimesinin üretkenlik, “efficiency” kelimesinin verimlilik olarak çevrildiği kaynakların olması neden olmuştur. Verimlilik ve etkinlik genel anlamda performansın alt bileşenleridir. Verimlilik çıktının girdiye oranı iken etkinlik doğru işin yapılması şeklinde özetlenebilir.

Veri Zarflama Analizi (VZA): Veri Zarflama Analizi (VZA), doğrusal programlamanın özel bir uygulama şeklidir ve aynı amaç ve hedeflere sahip işletmelerin etkinliğini göreli olarak ölçmede kullanılmaktadır. VZA’ da temel varsayım, değerlendirmeye dâhil edilen tüm işletmelerin benzer stratejik hedeflere sahip olması ve aynı tür girdi kullanıp aynı tür çıktı üretmesidir. VZA tekniğinde incelenen birimler Karar Verme Birimi (KVB) olarak adlandırılmaktadır. KVB “benzer girdiler kullanarak benzer çıktılar üreten, yani homojen bir yapıya sahip olan, girdileri çıktılara dönüştürmekten sorumlu işletmeler” olarak tanımlanmaktadır.

VZA’nın Kullanım Alanları: VZA yöneylem araştırması ve yönetim bilimlerinde oldukça yaygın olarak kullanılmaktadır ve KVB’ ler genellikle performans etkinliği ölçümünün zor olduğu kâr amacı gütmeyen organizasyonlardır. VZA’nın uygulanabilmesi için gerekli olan adımlar aşağıda yer almaktadır.

• Gözlem kümesinin (Karar Verme Birimlerinin) seçilmesi
• Girdi ve çıktı kümelerinin seçilmesi
• Verilerin elde edilebilirliği ve güvenirliği
• Sonuçların değerlendirilmesi
• Duyarlılık analizleri

Verimlilik Arttırma Teknikleri

REFA Verimlilik Uzmanı olan Öncer (2013) ise verimlilik artırma tekniklerini izleyen beş grup altında sınıflandırmaktadır. Bunlar malzeme esaslı teknikler, personel esaslı teknikler, iş esaslı teknikler, kalite esaslı teknikler ve yönetim esaslı tekniklerdir.

İş Etüdü: İş etüdü, dört aşamadan oluşan sistematik bir çalışmadır. 1. Aşamada işin yapımının en ekonomik şeklini bulmak amacıyla iş yönteminin tasarımı gerçekleştirilmektedir. 2. Aşamada iş standart hâle getirilmekte, 3. Aşamada “zaman etüdü” ile işin standart süresi saptanmaktadır. 4. Aşama ise yöntemin uygulamaya geçirilmesi için iş görenin eğitilmesidir.

Metot Etüdü: Metot etüdü bir iş yerinde veya iş yapılan bir ortamda, işlerin nasıl yapıldığı ve daha iyi nasıl yapılabileceği ile ilgilenmekte; her türlü israfın önlenmesi amacıyla bir faaliyetin yapılmasının en uygun yöntemini belirlemektedir. Bir işin mevcut ve önerilen metotlarla yapılmasına ait verilerin sistemli bir biçimde toplanması ve eleştirel bir şekilde incelenmesi yoluyla daha kolay ve verimli metotların geliştirilmesi ve (mümkünse) maliyetin düşürülmesi amaçlanmaktadır.

İş Ölçümü: İş ölçümü, “belli bir işlemin, belirli çalışma koşulları altında ve belirli yöntemlerle gerekli eğitimi görmüş, bilgi ve yeteneğe sahip bir işgören tarafından bir iş günü boyunca aşırı yorgunluk yaratmayacak çalışma hızı (tempo) ve koşulları ile yapılması için geçen sürenin tespiti amacı ile uygulanan teknikler dizisi”dir.

İş Ölçümünün Kullanım Alanları: İş ölçümü, genel olarak metot etüdü, planlama ve bütçe oluşturma alanlarında kullanılabilmektedir. Metot etüdü kapsamında iş ölçümünden alternatif yöntemlerin karşılaştırılmasında, her işgörene iş yükünün dağıtımında, bir işgörenin aynı anda bakabileceği makine sayısının tespitinde, işgören veya makinenin performansının belirlenmesinde yararlanılır.

Mikrohareket Etüdü: Mikrohareket Etüdü, verimliliğin arttırılması amacıyla işgörenin işlem sırasındaki el ve/veya kol hareketlerinin incelenerek hareket sırasının geliştirilmesidir.

Dolaylı İş Ölçümü: Dolaylı iş ölçümü teknikleri “standart veri” ve “sentetik hareket zaman sistemleri” olmak üzere iki bölümde incelenmektedir. Daha önceden belirlenmiş standart sürelerin kullanılmasının yanı sıra MTM-1 ve MTM-2’den oluşan sentetik hareket sistemleri bu bölüm kapsamında incelenmiştir.

Sentetik Hareket–Zaman Sistemleri: İş ölçüm teknikleri arasında yer alan ve bünyesinde temel insan vücudu hareketlerine ait önceden tespit edilmiş süreleri bulunduran bir araçtır. Bu sistemlerin içerdiği temel vücut hareketleri ve bunlarla ilgili süre değerlerini içerir. Her hareketin çok sayıda ve değişik işgören profili üzerinde incelenmesi sonucunda ortaya çıkmışlardır.

MTM-1: MTM (Yöntem-Süre Ölçümü), el ile yapılan herhangi bir işi yapmak için gerekli olan temel vücut hareketlerini analiz eden ve söz konusu hareketlerin yapılarıyla hangi koşullar altında yapıldıklarına göre önceden bir süre standardı getiren bir yöntemdir.

MTM–2: MTM Standart Bilgiler Sistemi (MTM-2), MTM-l’den hareketle geliştirilmiş bir sistemdir. MTMl’deki ilk 5 temel hareket birleştirilerek 2 harekete dönüştürülerek analiz yapma süresinden tasarruf edilmektedir.

Doğrudan İş Ölçümü: Doğrudan iş ölçümü teknikleri “iş örneklemesi” ve “zaman etüdü” şeklinde iki bölümde incelenmektedir. Doğrudan iş ölçüm tekniklerinde bire bir gözlem yapılarak ölçüm araçları aracılığı ile süreler ölçülmektedir.

İş Örneklemesi: “İş Örneklemesi”, belli bir etkinliğin oluş yüzdesini istatistiki örnekleme ve rassal gözlemler yoluyla saptama yöntemidir. Belli bir dönem içinde rassal zamanlarda yapılan gözlem sırasında işgören veya makinenin durumları (çalışıyor, boş vb.) kaydedilmekte ve yeterli gözlem sonucunda, makine, işgören veya atölyenin boş durma olasılıkları elde edilmektedir.

Zaman Etüdü: “Zaman Etüdü”, belli bir “iş”in yapımı için gerekli “standart süre”nin tespit edilmesi amacı taşımaktadır. ILO tarafından yapılan tanımına bakıldığında zaman etüdünün “belirli koşullar altında yapılan belli bir işin öğelerinin zamanını ve derecesini kaydederek ve bu yolla toplanan verileri çözümleyerek, o işin tanımlanan bir çalışma hızında (performansta) yapılabilmesi için gereken zamanı saptamakta kullanıla

Zaman Etüdünün Aşamaları: Zaman etüdü, ölçüm öncesi yapılacak hazırlıklar, ölçüm sırasında gerçekleştirilecek çalışmalar ve ölçüm sonrasında gerçekleştirilen çalışmalardan oluşan sistematik bir süreç olarak düşünülebilir.

Ölçüm Öncesi Hazırlıklar: İşin seçilmesi, nitelikli işgörenin seçilmesi, işgören ile iletişime geçilmesi ve gözlem yerinin tespit edilmesi sırasıyla ölçüm öncesinde gerçekleştirilen faaliyetlerdir.

İşin Seçilmesi: Etüt öncesi yapılacak hazırlıklarda ilk aşama etüt edilecek işin seçilmesidir. İş seçimini etkileyen farklı faktörler olabilir.

Nitelikli İşgörenin Seçimi: Zaman etüdü yapılırken gözlemlenecek işgörenin nitelikli olmasına da özen gösterilmelidir. “Nitelikli işgören” ILO tarafından “elindeki işi belirlenmiş güvenlik, nitelik ve nicelik standartlarına uygun olarak yerine getirebilmek için gerekli fiziki yeteneklere, zekâ ve eğitime, beceri ve bilgiye sahip olan kişi” olarak tanımlanmaktadır.

İşgören ile İletişime Geçilmesi: Zaman etüdü yapılacak iş belirlendikten sonraki aşama, o işi gerçekleştiren işgörenle iletişime geçilmesidir. Bu aşama zaman etüdünün sağlıklı bir şekilde gerçekleştirilmesi için çok önemlidir çünkü yapılan uygulamalar metot etüdünün amacının işgörenler tarafından rahatlıkla anlaşılabildiğini, ancak zaman etüdünde durumun tam tersi olduğunu göstermektedir.

Gözlem Yerinin Tespit Edilmesi: Zaman etüdü uzmanı sonraki aşamada işgörenin gözlemleyeceği yeri belirlerken de dikkatli davranmalıdır. Sözü edilen yerin işgörene ne çok yakın ne de çok uzak olmasına dikkat edilmelidir.

Ölçüm Sırasında Gerçekleştirilecek Çalışmalar: Ölçüm sırasında öncelikle iş analiz formu doldurulmakta; iş elemanlarına ayrıldıktan sonra ön gözlem zamanları tespit edilmektedir. Ön ölçümler tespit edilen zamanlarda gerçekleştirildikten sonra örnek büyüklüğünün yeterliliği sınanmaktadır. Yeterli gözlem olduğu durumda ölçüm sonrası işlemlere geçilmekte; gözlemlerin yetersiz olduğu tespit edildiğinde ise gerekli sayıda yeni gözlem yapılmalıdır.

İş Analiz Formunun Doldurulması: Ölçüm sırasında gerçekleştirilecek çalışmalardan ilki bilgilerin toplanması ve kayıt edilmesine ilişkindir. Bu aşamada zaman etüdü yapılacak işlem birkaç kez gözlemlendikten sonra iş, işgören, çevre koşulları (gürültü, nem vb) ile ilgili bilgiler iş analiz formuna ve zaman etüdü ölçüm formunun ilgili yerlerine kayıt edilmelidir.

İşin Elemanlarına Ayrılması: İşlem süresinin daha hassas belirlenmesi amacıyla sonraki aşamada iş, elemanlarına ayrılmaktadır. İşe ait her bir iş elemanı ayrıntılı tanımı ile birlikte iş analiz formuna kaydedilmektedir.

Ön Gözlem Zamanlarının Tespit Edilmesi: Etüt yapılacak iş elemanlarına ayrıldıktan sonraki aşama ön gözlem zamanlarının tespit edilmesidir. İlgili işi yapan tüm personelin başına bir uzman dikip, gerçekleştirdikleri tüm işlerin zamanının tespit edilmesi uygulanabilir bir durum olmadığına göre, ana kütleyi temsil eden bir örneklem üzerinden hareket edilmesi gerekmektedir.

Ön Ölçümlerin Gerçekleştirilmesi: Ön ölçümler, daha önceki aşamalarda planlanan yer ve zamanda gerçekleştirilmektedir. Öncelikle zaman etüdü ölçüm formunun gözlem zamanı bölümü doldurulur. Ardından işgörenin çalışma hızı (derece) takdir edilerek zaman etüdü ölçüm formuna kaydedilir.

Örnek Büyüklüğünün Yeterliliğinin Sınanması: Ön ölçümler gerçekleştirildikten sonra sıra örneklem büyüklüğünün yeterliliğinin sınanması aşamasına gelmiştir. Bu amaçla ölçüm değerlerinin değişkenliğinden hareketle hesaplanan standart sapma değerlerine dayanan örnek büyüklüğü formülü kullanılmaktadır.

Ölçüm Sonrası Çalışmalar: Planlanan gözlemi yaparak ölçüm, derece değerleri ve payları zaman etüdü ölçüm formuna kaydeden gözlemci işgörene teşekkür ettikten sonra gözlem alanından ayrılır. Bundan sonraki aşama ham verilerden hareketle standart sürenin hesaplanmasına ilişkindir. Bu aşamanın ilk adımı zaman etüdü ölçüm formunun özetlenmesidir.

Derecelendirme: “Derecelendirme” olarak da ifade edilen durum ILO tarafından “işgörenin gerçek çalışma hızının gözlemci tarafından önceden saptanan, nitelikli işgörenlerin doğal bir çalışma ile ulaşabilecekleri standart hız kavramına göre değerlendirilmesi” olarak tanımlanmaktadır. Güncel bir ifade ile bu durum işgörenin performansının değerlendirilmesi olarak da ifade edilebilir.

Paylar: Payların tespiti, pratikte uygulanabilir bir standart süreye erişmek anlamında önemli bir aşamadır. Zaman etüdü sırasında ölçümü yapılan iş, sadece bedenen yapılan çalışmaları değil bu çalışmalardan kaynaklanan yorgunluğu giderici gerekli yorgunluk paylarını da içermelidir.

Yönetim Bilgi Sistemleri ve Verimlilik

Özellikle bilgisayarların yönetim sürecinde kullanılmasıyla ortaya çıkan bir kavram olan Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS) (Management Information SystemMIS), “bir organizasyonun tüm kademelerindeki yöneticilere, sorumlulukları altında olan planlama, denetleme ve diğer yönetim aktiviteleri için daha doğru zamanlı ve etkili karar almalarını sağlamak amacıyla, organizasyon içi ve dışından toplanan verileri durum bilgisine dönüştüren ve bu durum bilgisini ileten sistemler” şeklinde tanımlanmaktadır. YBS, hiyerarşik anlamda sırasıyla operasyonel (alt kademe), taktiksel (orta kademe) ve stratejik düzeyde (üst kademe) gerekli olan farklı bilgileri sağlar. Planlama aşamasında gerekli olan bilgilerden biri de işletmenin verimliliğini gösteren üretim ve hizmetler ile ilgili sayısal veriler, tablolar ve raporlardır.

Verimlilik ölçme ve değerlendirme aşamasında verimlilik göstergelerinin hesaplanması önemli bir noktadır. Sistemdeki veriyi (data) toplayarak durum bilgisine (information) dönüştürmek noktasında analizi yapılacak birimin sınırlarını tespit edip, girdi ve çıktıların kesin olarak belirlenmesini sağlayacak bilgi sisteminin mevcut olması gerekir.