CBS İçin Ofis Uygulamaları 2 Dersi 2. Ünite Özet

Giriş

Calc ana ekranının üst kısmında bulunan menüler Dosya, Düzen, Görünüm, Ekle, Biçim, Araçlar, Veri, Pencere ve Yardım adlarını almakta ve altlarında birçok farklı sekme barındırmaktadırlar.

Araç çubukları üzerindeki ikonları meydana getiren sekmelerin görevlerini bilmeden bu fonksiyonları etkili şekilde kullanmak mümkün olmamaktadır.

Calc Yazılım Ürünü Dosya Menüsü

Tüm ofis ürünlerinin standart menülerinden birisi olan Dosya menüsü, yeni bir belge oluşturmak, üzerinde daha önce çalışılmış ve kaydedilmiş belgeyi tekrar açmak, kaydetmek, dışa aktarmak ve yazıcıdan çıktı almak için gerekli ayarları yapmayı sağlayan sekmeler barındırır.

Dosya menüsünün ilk sekmesi olan Yeni sekmesi ile Apache OpenOffice yazılım paketi içerisinde bulunan herhangi bir ürünün boş bir belge ile açılması sağlanır. Sekme, Calc yazılım ürünü altındaki menüde görünse de tüm ofis paketi ürünlerini açabilmektedir.

Açılan yeni belge, arka planda Calc belgesini kapatmaz; bu sayede iki ya da daha fazla belge ile çalışmak mümkün olur.

Aç sekmesinin kullanım amacı, önceden bilgisayarın içerisine kaydedilmiş belgelerin yazılım ürünü tarafından açılmasının sağlanmasıdır. Calc, sadece kendi ürettiği dosyaları değil, aynı zamanda farklı ofis paketlerinin hesap tablosu ürünleri ile üretilmiş olan dosyaları da açabilmektedir.

Aç sekmesi ile dosya açmadan önce, açılacak olan dosyanın bilgisayar içerisinde kaydedildiği konumun bilinmesi gereklidir. Ara alanı kullanılarak adı bilinen herhangi bir dosya, bilgisayar ya da kullanıcı tarafından seçilen konumda otomatik olarak aranır. Arama sonucunda bulunan dosya Aç penceresinin orta alanından seçilir.

Son Belgeler sekmesi ile yana açılan pencere, o bilgisayar üzerinde Calc ile daha önce çalışılarak kapatılmış belgelerin listelerini verir. Kullanıcı bu belgelerden birisiyle çalışmak istemesi durumunda gerekli seçimi yaparak seçilen belgenin Calc yazılımı ile tekrar açılmasını sağlar.

Sihirbazlar sekmesi, Apache OpenOffice yazılım paketi ürünlerinin içerisinde kullanıcıya yardımcı olacak kolay kullanım özelliklerinden biridir. Mektup, Faks, Ajanda, Sunum, Web Sayfası yaratmak isteyen kullanıcılara yardımcı olan bu sekme aynı zamanda Belge Dönüştürücü, Avro Dönüştürücü ve Adres Veri Kaynağı konularında da kullanıcıya kolaylık sağlamaktadır.

Sihirbazlar sekmesi tarafından yaratılan ürünler kullanıcı tarafından da oluşturulabilen ürünlerdir; fakat sihirbaz kullanımı zaman ve emek açısından büyük tasarruf sağlamaktadır.

Sihirbazlar sekmesi ile açılan pencerede bulunan Belge Dönüştürücü, Avro Dönüştürücü ve Adres Veri Kaynağı sekmeleri yeni ürün oluşturmazlar. Bu sekmeler, üzerinde çalışılan ürüne yardımcı işlevlerdir.

Kapat sekmesi, üzerinde çalışılan Calc ürününün kapatılmasını sağlar. Kapat sekmesi ile üzerinde çalışılan ürün kapatılır ve yazılım ana ekranına geri dönülür. Kapat sekmesi, yazılımı tamamen kapatma işlevine sahip değildir.

Üzerinde çalışılan Calc belgesi de istenildiği an kullanıcı tarafından kayıt edilebilmektedir. Daha önce kaydedilmemiş, yeni oluşturulmuş belge üzerinde Kaydet sekmesinin tıklanması Farklı Kaydet penceresinin açılmasını sağlar.

Bu pencere ile kullanıcı belgeyi nereye ve hangi adla kaydedebileceğini belirler. Calc ile yaratılan belgeler standart olarak “Başlıksız” adını alır. Adın yanında bulunan sayı ise tüm belgelerin aynı adla kaydedilmesini önlemek için değişmektedir. Pencerenin üst kısmında bulunan kısım, belgenin kaydedileceği yerin belirlenmesini sağlar. Dosya adı alanı kullanılarak dosyaya yeni bir ad verilebilir. Kayıt türü alanı ise belgenin farklı biçimlerde kaydedilmesi için kullanıcı tarafından yapılabilecek seçimlerin listelendiği alandır.

Tümünü Kaydet sekmesi birden fazla Calc belgesi ile aynı anda çalışılması durumunda tüm belgelerin kaydedilmesi için kullanılmaktadır.

Oluşturulan bir belgenin web sayfasında yayımlanması durumunda, belge üzerinde yapılan değişikliklerin web sayfasına da yansıması için Yeniden Yükle sekmesinden faydalanılır.

Sürümler sekmesinden ise daha eski bir sürümde yaratılan belgenin yeni sürümde açılması işleminde sürümleri görmek ve sürüm güncellemelerini gerçekleştirmek için faydalanılır.

Dışa Aktar sekmesi ile oluşturulan dosyanın farklı bir dosya biçimine dönüştürülmesi amaçlanmaktadır. PDF Olarak Dışa Aktar sekmesi, oluşturulan Calc belgesinin hızlı bir şekilde PDF biçimine dönüştürülmesi için kullanılan bir sekmedir.

Gönder sekmesi, oluşturulan belgenin gerekli durumlarda biçiminin de değiştirilerek e-postalanmasını sağlar.

Özellikler sekmesi ile açılan pencere, Calc ile oluşturulan belgeye ait tüm özelliklerin görüntüleneceği ve gerekli durumlarda değişikliklerin yapılacağı alanları içermektedir. Bu sekme Genel, Açıklama, Özel Tercihler, İnternet, Güvenlik ve İstatistikler başlıklarından oluşur.

Sayfa Önizleme sekmesi, yazıcıdan çıktı almadan önce kâğıt üzerine yazdırılacak belge taslağının kullanıcı tarafından görüntülenmesini amaçlar.

Gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra Yazdır sekmesi seçilir. Küçük bir sayfa önizleme ekranı ile yazdırılacak aralık, yazıcı seçimi, kopya sayısı ve genel ayarların yapılacağı başlıklar pencerede bulunmaktadır.

Programdan tamamen çıkmak için Çıkış sekmesi seçilir. Üzerinde çalışılan belge ya da son değişikliklerin kaydedilmemesi durumunda programdan çıkış yapılmadan önce Kapat Sekmesinde bahsedilen pencere ile kullanıcı kaydetme işlemlerine karşı uyarılır.

Calc Yazılım Ürünü Düzen Menüsü

Düzen menüsü, Calc belgeleri üzerinde düzen işlemleri yapmak için gerekli sekmeleri içerir. Bu menü sekmeleri ile yapılacak işlemlerin çoğu fare ve klavye kısayolları ile de gerçekleştirilmektedir.

Yapılan bir işlemi geri alarak işlemden önceki hale getirmek için Geri Al sekmesinden faydalanılır. Geri alınan bir işlemi yeniden gerçekleştirmek için ise Yeniden Yap sekmesi kullanılır.

Hücre içerisindeki değerin kesilerek başka bir hücreye aktarılması için öncelikle Kes sekmesi, hücre içeriği değişmeden aynı içeriğin bir kopyasının başka bir hücreye aktarılması için ise Kopyala sekmesi seçilmelidir. Kes ya da Kopyala sekmesi ile alınmış değer hedef hücreye Yapıştır sekmesi ile aktarılır. Kesilen ya da kopyalanan değer eğer bir formülse referans adreslerinin güncellenmesi için Özel Yapıştır sekmesi ile açılan pencereden faydalanılır.

Hücre seçiminden sonra Kes için Ctrl+X, Kopyala için Ctrl+C ve Yapıştır için Ctrl+V klavye kısayolları da kullanılabilir.

Tümünü Seç sekmesi ile belge üzerinde bulunan tüm hücrelerin seçilmesi amaçlanmaktadır. Bu işleminin klavye kısayolu Ctrl+A tuş birleşimidir.

Değişiklikler sekmesi tıklandığında yana açılan pencere, kullanıcıya belge üzerinde yapılan değişiklikleri kaydetme, kabul ya da reddetme, birden fazla belgeyi birleştirme imkanlarını sunar.

Belgeyi Karşılaştır sekmesi ile açılan pencere, üzerinde çalışan hesap tablosundan farklı bir hesap tablosunun açılmasını ve iki belgenin karşılaştırılmasını sağlar.

Üst bilgi ve alt bilgi, özellikle yazıcıdan çıktı alınacak olan belgelerde kullanılan özelliklerden birisidir. Sayfanın alt ve üst kısmında yazdırılamaz alan olarak gösterilen yere karakter dizesi girişi yapılabilmesini sağlar.

Dolgu sekmesi tıklandığında yana açılan pencere kullanılarak seçili hücrelerin içerisindeki değerlerin belirlenen yöndeki hücrelere aktarılması sağlanır.

İçerikleri Sil sekmesi, seçilen hücre ya da hücrelerin içindeki değerlerin silinmesine yardımcı olur.

Hücreleri Sil sekmesi tıklandığında açılan pencere, özellikle tablo şeklinde düzenlenmiş Calc belgelerinde kullanıcıya kolay kullanım sağlamaktadır.

Çalışma Sayfası sekmesi tıklandığında yana açılan pencere, kullanıcıya üzerinde çalıştığı belge ve çalışma sayfasını seçmeyi, silmeyi, taşımayı ya da bir kopyasını almayı ve sayfaya eylem atamayı sağlayan işlem seçenekleri sunmaktadır.

Çalışma sayfasına dinamik veri değişimi bağlantısı (DDE) yapmak ve bu bağlantının özelliklerini ayarlamak için Bağlantılar sekmesinden faydalanılır.

Belge üzerine Ekle menüsünden eklenen nesne özelliklerini değiştirmek için Nesne sekmesi kullanılırken, özellikle belge üzerine eklenmiş bulunan resimlerin düzenlenmesi, resmin üzerine farklı şekiller eklenmesi ve belge ile bağlantılarının sağlanması için Görüntü Haritası sekmesinden faydalanılmaktadır.

Calc Yazılım Ürünü Görünüm Menüsü

Görünüm menüsü sekmeleri, belge oluşturmada yardımcı olacak ana ekran öğelerini göstermeyi ya da gizlemeyi sağlar.

Normal ve Sayfa Kesme Önizleme Calc ürününün iki farklı ekran görünümleridir. Normal görünümü, genellikle belge oluşturmak, belge üzerinde çalışmak için kullanılan görünüm şeklidir ve standart olarak Calc ürünü açıldığında bizi karşılayan ana ekran bu görünümdedir. Sayfa Kesme Önizleme ise daha çok yazıcıdan çıktı alınmadan önce yazdırılacak alanının düzgün ayarlanması için kullanılan görünüm şeklidir.

Araç Çubukları sekmesi, yana açılır bir pencere ile Calc ürünü içerisinde bulunan araç çubuklarını ekranda göstermeyi ya da gizlemeyi sağlar. Aynı zamanda yana açılır pencerenin en alt sekmelerinden biri olan Özelleştir ile araç çubukları ve üzerlerinde yerleşik bulunan ikonlar kullanıcı tarafından düzenlenebilir. Sıfırla sekmesi ise kullanıcı tarafından yapılan değişikliklerin geri alınarak araç çubuklarının kurulumdaki standart haline dönmesini sağlar

Formül Çubuğu, ana akran hücrelerinin üst kısmında bulunan ve hücre adresi ile yazılan formüllerin üzerinde gösterildiği çubuktur. Görünüm menüsü altında bulunan Formül Çubuğu sekmesi ile bu çubuk gösterilir veya gizlenir.

Durum Çubuğu ise ana ekranın alt kısmında bulunan ve üzerinde çalışılan çalışma sayfası bilgileri, değer bilgileri ve yakınlaştırma oranları gibi bilgileri anlık olarak kullanıcıya sunan çubuktur.

Satır ve Sütun Üst Bilgileri sekmesi, satır sayılarının ve sütun harflerinin görüntülenmesini veya gizlenmesini sağlayan sekmedir.

Değer Vurgulama sekmesi açık olduğunda klavye yardımıyla girilen değerler ve hesaplama sonucunda oluşan değerler farklı renklerle vurgulanarak kullanıcıya kolaylık sağlanacaktır.

Veri Kaynakları sekmesi, bir veritabanına bağlı belgelerde veritabanını ayarlamak için gerekli pencereyi açmayı veya kapatmayı sağlayan sekmedir. Gezgin sekmesi belgenin üzerinde bulunan farklı nesneleri ve bağlantıları organize etme imkânı sunmaktadır. Kenar Çubuğu sekmesi; içerisinde Özellikler, Stiller ve Biçimlendirme, Galeri, Gezgin ve İşlevler sekmelerini de barındıran ve ana ekranın sağ kısmında bulunan penceredir.

Tam Ekran ve Yakınlaştırma sekmeleri kullanıcının belge ile çalışması esnasında ana ekranın görüntülenme oranını değiştiren sekmelerdir.