Bürolarda Temel Kavramlar Dersi 5. Ünite Özet

Bilgi Sistemleri

Bilgi sistemleri ve bilgi teknolojileri günlük hayatımızda önemli bir yere sahiptir. Alışveriş yaparken, toplu taşıma sisteminden yararlanırken, otel rezervasyonu gibi işlemlerde bilgi sistemlerinden faydalanırız.

Bilgi sistemi (Information System), bir kuruluştaki bilgileri depolayan, sorgulayan, dönüştüren ve yayılmasını sağlayan insan, donanım, yazılım, iletişim ağları, veri kaynakları, politika ve prosedürlerin organize edilmiş birleşimi olarak tanımlanabilir. İnsanlar çeşitli fiziksel aygıtlar (donanım), bilgi işlem talimatları ve prosedürleri (yazılım), iletişim kanalları (ağlar) ve depolanan verileri (veri kaynakları) kullanarak birbirleriyle iletişim kurmak için modern bilgi sistemlerini kullanırlar.

Bilgi sistemleri düşünüldüğünde insan kaynağı iki farklı rolde sistemin bileşeni olmaktadır. Bunlardan ilki son kullanıcı rolüdür. Son kullanıcı ya da istemci olarak adlandırılan bireyler bilgi sistemlerini kullanan ya da sistemdeki bilgileri üreten insanlar olarak tanımlanırlar. Son kullanıcılar organizasyonun bilgi sistemini kullanan yönetici, büro çalışanı, işçi, mühendis ya da müşteri olabilmektedir. Bilgi sistemlerindeki diğer insan kaynağı ise bilgi sistemini geliştiren ve sağlıklı şekilde yürütülmesini sağlayan Bilgi Teknolojisi Uzmanlarıdır.

Bilgisayar Yazılımları

Bilgisayar yazılımları, bilgisayar ve bilgisayara bağlı olarak çalışan donanımları işletmek ve yönetmek için kullanılan bilgisayar programlarına verilen genel addır. Günlük hayatımızda yazılımlar sadece bilgisayarlarda değil birçok otomasyon da sisteminde hayatı kolaylaştırmaktadır.

Bilgisayar yazılımlarını uygulama ve sistem yazılımları olarak iki sınıfa ayırmak mümkündür. Uygulama yazılımları genellikle son kullanıcıların bilişim ihtiyaçlarına yönelik olarak geliştirilen bilgisayar yazılımları olurken sistem yazılımları bilgisayar sisteminin çalıştırılması ile ilgili oluşturulmuş yazılımlardır.

Uygulama yazılımlarını da kendi içerisinde genel ve özel amaçlı uygulama yazılımları olarak iki kısımda ele almak mümkündür. Genel amaçlı uygulama yazılımları genelde paket program olarak temin edilmekte ve büro faaliyetlerinin verimli şekilde yürütülmesinde fayda sağlayan yazılımlardır.

Bu paketler içerisinde yer alan programları aşağıdaki gibi özetlemek mümkündür.

• İşlem Tabloları
• Kelime İşlemciler
• Masaüstü Yayıncılık
• Sunum Programları
• Masaüstü Veritabanı Yönetimi
• Web Tarayıcılar
• Proje Yönetim Araçları

Özel amaçlı uygulama yazılımları ise geçekleştirilen iş süreçleri için geliştirilmiş yazılımlardır. Örneğin bir işletme için Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) yazılımı işletmenin farklı bölümleri için işlevler sunan içerisinde muhasebe, üretim yönetimi, tedarik zinciri yönetimi, kalite süreçleri, pazarlama gibi iş süreçlerinin yürütülmesi için oluşturulmuş özel amaçlı uygulama yazılımıdır.

Sistem yazılımları bilişim uzmanları tarafından bilgisayar sistemlerinin ve yazılımlarının sorunsuz çalışmasını sağlamak için oluşturulmuş yazılımlardır. Kendi içerisinde sistem yönetim programları ve sistem geliştirme programları olarak iki kısımda incelenebilir.

Bilgisayar Donanımları

Bilişim sistemlerinin önemli bileşenlerinden birisi de donanımdır. Kullandığımız masaüstü bilgisayarlar, yazıcılar, ağ aygıtları, monitörler, cep telefonları bu kapsamda yer alırlar. Bilgi sistemlerinde kullanılan tüm aygıt ve malzemelere bilgisayar donanımı adı verilir. Bilgisayarların gerçekleştirdikleri görevler, büyüklükleri, hızları ve yetenekleri farklı olmasına rağmen aslında yerine getirdikleri dört temel işlem vardır. Bunlar verinin alınması, komut ve verinin depolanması, verinin işlenmesi, veri ya da enformasyonun elde edilmesidir.

Bilgisayarların sahip olması gereken temel bileşenler aşağıda sıralanmıştır.

• Merkezî İşlem Birimi
• Bellek ve Depolama Aygıtları
• Girdi Çıktı Aygıtları

Ağ ve Telekomünikasyon Teknolojileri

İki veya daha fazla bilgisayarın birbirine bağlanarak veri alışverişini sağlayan donanım ve yazılımlardan oluşan yapıya bilgisayar ağı adı verilir. İlk zamanlarda sadece kurumlar içerisinde bilgisayarların veri alışverişini sağlaması için oluşturulan ağ yapıları daha sonraları tüm dünyayı saran devasa ağın yani internetin oluşturulmasına kadar ilerlemiştir. Günümüzde özel amaçlı olmadıkça ağa bağlı olmayan bilgisayar, mobil cihaz neredeyse bulunmamaktadır.

Veri Kaynakları Yönetimi

Bilişim sistemlerinin en son inceleyeceğimiz bileşeni de veri kaynaklarıdır. Internet aracılığı ile bir mağazanın web sayfasına girerek bir ürünü aradığımızı düşünelim. İstediğiniz ürüne ilişkin anahtar kelimeleri yazarak ara düğmesine bastığınızda aynı saniye içerisinde birçok ürüne ait olan bilgi, resim hatta videonun ekranınıza geldiğini görürsünüz. Bu kadar süre içerisinde iyi organize edilmiş içeriğin size ulaşmasını sağlayan bilgi sistemi bileşeni veritabanı yönetim sistemleridir.

Veritabanı (database) mantıksal olarak ilişkilendirilmiş veri topluluğu olarak tanımlanır. Veritabanları depoladıkları veri hakkındaki bilgiyi de kendi içinde saklarlar, dolayısıyla ile veri ile onu kullanan progamlar arasında bağımsızlık sağlanmış olur. Kullanıcıların veritabanını tanımlamasını, oluşturmasını ve işlemesini sağlayan programlar bütününe ise Veritabanı Yönetim Sistemi adı verilir.

Veritabanı ve veritabanı yönetim sisteminin oluşturduğu bütüne Veritabanı Sistemi adı verilir. Bilgi sistemlerinde veritabanı sistemlerini kullanmanın sağlayacağı üstünlükler aşağıda sıralanmıştır.

• Veri tekrarının ve tutarsızlığının kontrol edilmesi
• Yetkisiz erişimin sınırlandırılması
• Programlama dilleriyle etkili iletişim platformunun oluşturulması
• Sonuç çıkarmaya elverişli olması • Çok kullanıcılı ara yüz olması
• Veriler arasındaki karmaşık ilişkilerin tanımlanması
• Veri tutarlılığı
• Yedekleme ve kurtarma fonksiyonları

Uygulama yazılımlarıyla veritabanı arasında görev yapan veritabanı yönetim yazılımları, kullanıcıların farklı düzeydeki veri ihtiyaçlarını karşılayabilmek için çeşitli hizmetler sunarlar. Yapılandırılmış Sorgulama Dili (SQL - Structured Query Language), ilişkisel veritabanı yönetim yazılımlarının veri yapılarını yönetmek, veri eklemek, silmek, güncellemek ve sorgulamak gibi işlevleri yerine getiren sorgulama diline verilen isimdir.

Bulut Bilişim

Son yıllarda sıkça duyduğumuz ve mobil teknolojiler sayesinde belki de farkında olmadan kullandığımız bir bilişim kavramı da bulut bilişimdir. İnternetin yaygınlaşması ve hızlanmasıyla kullanımı artan bulut bilişim internet üzerinde bir hizmet olarak sanallaştırılmış, ölçeklenebilir kaynakları ifade eden bir bilişim sistemidir. Amerika Birleşik Devletleri Ulusal Standartlar ve Teknoloji Enstitüsü’nün (NIST) yaptığı bulut bilişim tanımı yaygın olarak kullanılan tanımdır.

Basit donanımlarla bulut bilişimden faydalanmanın donanım açısından üstünlükleri aşağıda sıralanabilir.

• Düşük donanım maliyeti
• Güvenlik
• Daha az enerji tüketimi
• Daha az gürültü
• Bakım ve tamir kolaylığı

Bulut Bilişim Uygulamaları

Son yıllarda birçok kurum, organizasyon, yazılım geliştiricinin ve bireysel kullanıcıların tercih ettiği bulut bilişimde farklı hizmet sunum modelleri mevcuttur. Kurum ya da bireylerin bilişim hizmetleri, kullanıcının bilişim kaynaklarında değil internet aracılığı ile özelleştirilmiş merkezlerde yapılması anlayışına dayalıdır. Bu yüzden kullanıcıya sağlanan bilişim olanak ve kaynakları hizmet olarak adlandırılır.

Bulut bilişimin hizmet sunum modelleri ile karşılaşmak mümkündür.

• Altyapı hizmeti (IaaS - Infrastructure as a Service)
• Platform hizmeti (PaaS-Platform as a Service)
• Yazılım hizmeti (SaaS - Software as a Service)
• Depolama hizmeti (STaaS - Storage as a Service)
• Veritabanı hizmeti (DBaaS - Database as a Service)
• Tümleştirme hizmeti (IaaS - Integration as a Service)
• Güvenlik hizmeti (SECaaS- Security as a Service)
• İş Süreci hizmeti (BPaaS - Business Process as a Service)
• Test hizmeti (TaaS - Testing as a Service)

Bulut bilişim hizmetleri onu kullanacak kuruluş ya da işletmenin iş süreçlerine, gizlilik koşullarına, müşteri türüne göre farklı yayılım modelleri ile sunulur. Bireysel kullanıcıdan işletmelere, devlet kurumlarından teknoloji üreticilerine bilişim hizmetlerinin yapısı değişebilmektedir. ABD Ulusal Standartlar ve Teknoloji Enstitüsü tarafından dört bulut yayılım türü tanımlanmıştır:

• Kamu Bulutu
• Özel Bulut
• Topluluk Bulutu
• Melez Bulut

Son Kullanıcılar İçin Bulut Bilişim Uygulamaları

Son kullanıcılar için bulut bilişimde birçok farklı uygulama alanı bulunmaktadır. Bu uygulamaların bir kısmı bilişim konusunda uzmanlık gerektiren sunucu yapılandırma, mobil uygulama geliştirme, web sayfası yönetme, e-posta hizmetleri yönetimi gibi kurumsal bilişim hizmetlerinin oluşturulması ve yürütülmesi olmaktadır.

Bulut depolama olarak adlandırılan hizmet kullanıcıların dosyalarını internet aracılığı ile kendi kullandıkları donanımdan veri merkezlerine aktarılarak depolanmasını ve dilediği zaman ilgili dosyaya ulaşmasını sağlayan bulut bilişim hizmetidir.

Son kullanıcıların faydalandığı diğer bir bulut bilişim hizmeti ise verimlilik yazılımlarıdır. Ofis araçları olarak da adlandırılan verimlilik yazılımları günümüzde en fazla kullanılan yazılımlar arasındadır.

Bulut üzerinden verimlilik araçlarının kullanılması ile aşağıdaki faydalar sağlanabilir.

• Son kullanıcılar için daha düşük maliyet oluştururlar
• Platform bağımsızdırlar (web sayfası üzerinden tüm işletim sistemlerinde çalışabilirler)
• Yazılımların güncel versiyonun kullanılması sağlanmaktadır
• Uzaktaki kullanıcıların aynı belge üzerinde çalışmasına olanak sağlar
• Mobil cihazların erişimi için uygulama sunarlar
• Yedekleme ve sürüm saklama özellikleri veri kaybını önler

Bulut Bilişimin Üstünlük ve Sınırlılıkları

Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişme ve eğilimler bulut bilişimin ortaya çıkmasının ve büyümesinin nedeni olarak gösterilebilir. Mobil teknolojilerin yaygınlaşması, nesnelerin yani cihazların ürettiği verilerin depolanması, sosyal medya verileri gibi devasa büyüklükte verinin depolanması ve işlenmesi bulut bilişim ile mümkün olabilmektedir.

Bulut bilişimin sağladığı üstünlükler on maddede incelenebilir.

• Düşük donanım maliyeti
• Yüksek performans
• Düşük yazılım maliyeti
• Anlık yazılım güncellemeleri
• Belge format uyumu
• Yüksek veri güvenirliliği
• Belgelere evrensel erişim
• Birlikte çalışmayı destekler

Bulut bilişimin üstünlüklerinin yanı sıra sınırlılıkları da bulunmaktadır. Bu sınırlılıklar işletme ve bireylerin bulut teknolojilerini kullanmadan göz önünde bulundurmaları gereken durumlarıdır. Bu sınırlılıklar aşağıdaki gibi özetlenebilir.

• Ağ bağlantısı bağımlılığı
• Güvenlik
• Maiyet
• Sağlayıcıya bağımlılık
• Yasal sorunlar

Bilgi Güvenliği Yönetimi

Bilgi, diğer önemli ticari varlıklar gibi, bir kurumun iş süreci için gerekli olan ve dolayısıyla uygun şekilde korunması gereken bir varlıktır. Bilgi, bilgisayar ortamlarında yer alan dosyalar ya da veritabanı yazılımlarında sayısal olarak, kağıt üzerinde basılı şekilde materyal olarak depolanabilmesinin yanı sıra çalışanların zihninde bulunmaktadır. Bilgi kurye aracılığıyla, elektronik iletim yoluyla veya sözlü iletişim ile iletilebilir

Bilgi güvenliğinin gizlilik, erişilebilirlik ve bütünlük olmak üzere üç ana boyutu bulunur. Burada bahsedilen üç boyut,

1. Gizlilik (confidentiality), yetkisiz şahıslara, birimlere veya süreçlere bilgilerin sunulmaması veya ifşa edilmemesi,
2. Kullanılabilirlik (availability), yetkili bir kuruluş tarafından talep üzerine erişilebilir ve kullanılabilir olma özelliği,
3. Bütünlük (integrity), bilginin bir kısmı veya tümünün yetkili olmayan kişiler tarafından düzenlenmesinin engellenmesi anlamına gelir.

Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi ve Standartları

Kurumlarda bilgi güvenliğinin sağlanması sadece bilgi sistemlerindeki virüs yazılımları, güvenlik duvarları, şifreleme gibi teknik yöntemlerle mümkün değildir.

Bilgi varlıklarının korunması için gereklilikleri analiz etmek ve bu bilgi varlıklarının korunmasını sağlamak için uygun kontrolleri uygulamak, gerektiğinde bir BGYS’nin uygulanmasına katkıda bulunur. Aşağıdaki temel ilkeler bir BGYS’nin başarılı bir şekilde uygulanmasına katkıda bulunur:

1. Bilgi güvenliği ihtiyacının farkındalığı,
2. Bilgi güvenliği için sorumluluk verilmesi,
3. Yönetim taahhüdünü ve paydaşların çıkarlarını dahil etmek,
4. Toplumsal değerlerin arttırılması,
5. Kabul edilebilir risk seviyelerine ulaşmak için uygun kontrolleri belirleyen risk değerlendirmeleri,
6. Bilgi ağlarının ve sistemlerinin temel bir unsuru olarak dahil edilen güvenlik,
7. Bilgi güvenliği ihlallerinin aktif önlenmesi ve tespiti,
8. Bilgi güvenliği yönetimine kapsamlı bir yaklaşımın sağlanması
9. Bilgi güvenliğinin sürekli olarak yeniden değerlendirilmesi ve uygun şekilde değişiklik yapılması.

Bilgi güvenliği yönetimi, başlangıç ve bitiş tarihleri olan bir proje gibi görülmemelidir. Sürekli devam eden bir gelişim süreci olarak düşünülmelidir. Şekil 5.7’de yer alan PUKÖ modelinde gösterildiği gibi (Planla – Uygula – Kontrol et – Önlem al) faaliyetleri bir döngü içinde durmaksızın sürekli devam etmelidir. PUKÖ modelindeki adımlar aşağıda açıklanmıştır.

• Planla (BGYS’yi kurma): Bir kuruluşun genel politika ve hedeflerine uygun sonuçlar sunmak için risk yönetimi ve bilgi güvenliğini iyileştirmeyle ilgili BGYS politikası, amaçları, süreçleri ve prosedürlerini oluşturmak.
• Uygula (BGYS’yi uygulama ve çalıştırma): BGYS politikası, kontrolleri, süreçleri ve prosedürlerini uygulamak ve işletmek.
• Kontrol et (BGYS’yi izleme ve inceme): Süreç performansını BGYS politikasına, hedeflerine ve pratik deneyimine göre ölçmek ve sonuçları gözden geçirilmek üzere yönetime raporlamak.
• Önlem Al: (BGYS’nin sürdürülmesi ve iyileştirilmesi) : BGYS’nin sürekli iyileştirilmesi için iç BGYS denetim ve yönetim incelemesinin sonuçlarına veya diğer ilgili bilgilere dayanarak düzeltici ve önleyici faaliyetlerde bulunmak.

Büro Bilgi Sistemi Uygulamaları

Bürolarda eski zamanlarda daktilo ya da el ile iş mektupları yazma ile yürütülen iş süreçleri günümüzde bilgisayar uygulamaları kullanılarak birçok faaliyetin yerine getirilmesi ile yürütülmektedir. Büro çalışanlarının işlerinin özelliklerine göre gerekli bilgisayar yazılımları konusunda deneyime sahip olması oldukça önemlidir.

Veri Listeleri ile Çalışmak

Listeler günlük hayatımızda ya da iş ortamlarında gerçekleştirilen iş süreçlerinin önemli parçalarıdır. Veri listesi olarak adlandırılacağımız bu yapıların bilgisayar ortamında işlenmesi ile ilgili örnekleri bu bölümde ele alacağız. Veri listeleri gerçek dünya varlıklarının dijital ortamda ifade edilmelerinde kullanılan iki boyutlu tablolar olarak tanımlanabilir. Bu tabloların satırları listelemek istediğimiz nesneleri, sütunları ilgili nesnenin ilgilendiğimiz özelliklerini temsil eder.

Veritabanı sistemlerinin de veri depolama yöntemi veri listelerine benzer tablolar şeklinde verilerin organize edilmesi prensibine dayanır. Kişisel bilgisayarlarda veri listelerinin oluşturulması ve işlenmesi için en yaygın kullanıma sahip yazılımlar İşlem Tabloları yazılımlarıdır.

şlem tabloları genellikle aşağıdaki işlemleri gerçekleştirmek üzere kullanılmaktadırlar.

• Form oluşturmak
• Liste oluşturma ve işleme
• Finansal ve muhasebe hesaplamaları
• İstatistiksel analizler
• Karar destek sistemleri
• What if analizleri

Veri Listelerini Sıralamak

Bilgi işlem süreçleri içerisinde verilerin sıralanması önemli bir yere sahiptir. Veri listelerini öncelik ölçütlerine göre artan ya da azalan sırada sıralamak mevcut verinin anlaşılmasını, analiz edilmesini kolaylaştırabilmektedir. Bu bağlamda ister sayısal veri isterse metin türündeki verilerin sıralanması için işlem tabloları birçok seçenek sunar. Hücre içerisindeki verilerin değerleri dışında ilgili hücrenin rengi, yazı türü gibi özelliklere göre de sıralama yapmak mümkündür. Excel işlem tablolarında sıralama yapmak için aşağıdaki adımların izlenmesi gerekmektedir.

• Sıralanmak istenen listenin tüm hücreleri seçilir
• Komut şeridindeki “Veri” sekmesinde yer alan “Sırala” düğmesine basılır
• Sıralama işlemi kutusunda sıralama yapılacak sütun ya da sütunlar “Düzey ekle” tuşu da kullanılarak seçilir.
• Sıralama koşulları ve Düzen seçenekleri ile sıralamanın özellikleri belirtilir.
• Tamam tuşuna basılarak sıralama işleminin gerçekleştirilmesi sağlanır.

Veri Listelerini Filtrelemek

Bir veri listesinde ilgilendiğimiz satırların gösterilerek istenilmeyen satırların gizlenmesi filtreleme işlemi ile gerçekleştirilir. Filtreleme işlemlerinde listenin sütunlarındaki özellikler seçilerek filtreleme işlemi gerçekleştirilir. Örnek listemiz düşünüldüğünde Yaşı 30’un altında olan erkek müşterilerin görüntülenmek istendiğini düşünelim. Bu durumda iki sütuna filtreleme işlemi uygulanarak şartları sağlayan satırların görüntülenmesi sağlanabilir. Filtreleme işlemlerinde ilgili sütunun veri türüne göre farklı filtreleme seçenekleri sunulur. Filtreleme işlemleri için izlenmesi gereken yol basitçe aşağıda sıralanmıştır.

• Veri listesinin tamamı seçilir
• Komut şeridindeki “Veri” sekmesinde yer alan “Filtre” düğmesine basılır.
• Listenin sütun başlıklarının yanında beliren oklar kullanılarak ilgili sütunda gerçekleştirilecek filtre seçeneği girilir.

Koşullu Biçimlendirme

Bir veri listesinde yer alan sütun verilerinin aldığı değere göre otomatik olarak biçimlendirilmesi işlevidir. Bir çeşit veri görselleştirilmesi işlemi olan koşullu biçimlendirme ile kullanıcıların bir bakışta veri hakkında bilgi sahibi olması sağlanabilir. Örnek listemizde müşterilerin aylık harcama miktarlarının yer aldığı sütuna koşullu biçimlendirme uygulaması gerçekleştirilmek istensin. Bu durumda ilgili sütunun değerlerinin en küçük ve en büyük değeri arasında ölçeklenerek görselleştirilmesi sağlanacaktır. Bu işlem için izlenmesi gereken adımlar şöyledir:

• Koşullu biçimlendirme yapılacak hücreler seçilir.
• Komut şeridindeki “Giriş” sekmesinde yer alan “Koşullu biçimlendirme” düğmesine basılır
• İstenilen temadaki koşullu biçimlendirme seçilir ya da yeni kural ifadesine basılarak ayrıntılı tanım yapılır.

Listelerde Değer Arama

Listelerin birbiri ile karşılaştırılması ya da bir değerin başka bir tabloda bulunması liste işlemlerinde sıkça uygulanan işlevlerdir. Uzun listelerde karşılaştırma ve arama işlemlerinin yapılması oldukça vakit alıcı ve sıkıcı olabilmektedir. İki farklı veri kaynağından gelen veri listelerinin karşılaştırılması, doğrulanması ya da verilerin birleştirilmesi gibi işlemlerde veri listelerinin birbirleri içerisinde aranmaları gerekebilmektedir. İşlem tabloları bu ve benzer işlemlerin hızlı ve hatasız yapılabilmesi için kullanıcılara gerekli araç ve işlevleri sunmaktadır.

Listeleri Özetleme

Veri listelerinin içeriğinin istenilen alanlara göre özetlenmesi, listedeki sütunların aldığı değerlerin analiz edilmesinde ve anlaşılmasında oldukça önemlidir. Uzun listelerde bu işlemi kolayca ve hızlı bir şekilde yapmak için işlem tablolarında Özet tablo ya da PivotTable araçları yaygın olarak kullanılmaktadır. Kullanımı oldukça basit olan bu araçlar, veri listelerinin aldığı değerleri kullanıcının belirlediği alanlara ve özetleme işlevlerine göre gerçekleştirilebilmektedir. Örnek veri listemizde yer alan müşteri listesinin cinsiyetlerine göre ortalama yıllık gelirlerini hesaplayacak bir PivotTable oluşturulmak istendiğini öngörelim. Bu durumda yapılması gereken işlemler aşağıdaki gibi olmalıdır.

• Özetleme yapılacak veri listesi seçilir.
• Komut şeridindeki “Ekle” sekmesinde yer alan “PivotTable” düğmesine basılır.
• PivotTable oluşturma iletişim kutusu ile yeni bir çalışma sayfası oluşturulur.
• PivotTable alanları bölmesinde yer alan listenin sütun isimleri ilgili bölmeye taşınır (özetlenecek değerler satır ve sütun bölmesine, hesaplanacak değerler ise değerler bölmesine sürüklenir).
• Hesaplanan alanlar için yapılacak işlem alan ayarlarından belirtilir. (sayma, toplama, ortalama vb.)

Veri Listeleri ve Belge Birleştirme

Bir önceki bölümde veri listeleri ile ilgili temel işlevlerden bahsedilmişti. Bu kısımda veri listeleri ile belgelerin birleştirilmesi konusunda bürolarda gerçekleştirilen işlemlerden bahsedilecektir. Büro ortamlarında paket hâlinde kurulan ya da bulut ortamından kullanılan birçok kelime işlemci uygulaması mevcuttur. Microsoft Word, Apple Pages, Google Dokümanlar, Quick Office gibi onlarca kelime işlem uygulaması ücretli ya da ücretsiz olan yazılımlar bulunmaktadır.

Adres mektup birleştirme işlemleri aşağıdaki büro işlemlerinde kullanılabilmektedir.

• Davetiye hazırlama ve yazdırılması,
• Kişiye özel bilgi ve verilerin olduğu standart mektupların hazırlanması,
• Postalama için etiketlerin toplu olarak hazırlanması ve yazdırılması,
• Kişiye özel hazırlanan mektup ya da yazıların eposta aracılığı ile topluca gönderilmesi,
• Formların hazırlanması ve yazdırılması.

Word yazılımında adres mektup birleştirme sürecinin temel adımları aşağıda sıra ile verilmiştir. Buradaki örnekte postalama amacıyla zarf belgesi oluşturulmuştur ancak diğer belge birleştirme süreçleri de birbirine oldukça benzerdir. Zarf oluşturma adımları:

1. Boş bir Word belgesi açılarak komut şeridinde Postalar sekmesinden “Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat” düğmesine basılır. Bu örnekte zarflar seçeneği ile devam edilir.
2. Postalamanın yapılacağı yazıcıdan yazdırılması planlanan zarf belgesi bu aşamada seçilir. Seçilen zarf türüne göre belge ayarlanır.
3. Alıcı listesi seçilir. El ile yazılabileceği gibi dış belgelerden veri listelerini seçerek veri alınabilir. Buradaki örnekte bir Excel dosyasından adres listesi alınmaktadır.
4. Zarf belgesine alıcı listesinden eklenecek alanlar ve konumları belirlenir. Bu şekilde oluşturulan şablon belge, veri listesindeki her satırdaki verinin ilgili bölgelere yerleştirilmesini sağlar.
5. Şablon zarfı tamamlandıktan sonra veri listesi ile belgenin birleştirilmesi sağlanır. Birleştirme işlemi ile yeni bir belgenin oluşturulması ya da yazıcı ile yazdırılması sağlanabilir. Bu aşamada şablon belgeden veri listesindeki eleman kadar zarf belgesi üretilmiş ya da yazdırılmış olur.