Organizasyonlarda Davranış Dersi 5. Ünite Özet

Organizasyon ve Çevre

Organizasyon iki ya da daha fazla kişinin bilinçli olarak eylem ve güç birliği yapmak üzere oluşturdukları yapıdır. Çevre, organizasyonun performansını etkileyen, ancak organizasyonun çok az denetleyebileceği kurumlar ya da güçlerden meydana gelir.

Organizasyon, sistem bakış açsından incelendiğinde “çevrelerinden çeşitli kaynakları (girdi) alan, bu kaynakları kullanarak mal veya hizmet haline getiren (süreç) ve belirtilen mal ve hizmetleri tekrar kaynak sağlamak için çevresine veren birimler olarak görülür. Organizasyon, içinde bulunduğu çevreden ciddi düzeyde etkilenmektedir.

Organizasyonun Dış Çevre Unsurları

Organizasyon hangi sektörde faaliyet gösteriyor olursa olsun, diğer endüstrilerle de etkileşim içindedir. Diğer endüstrilerde olan değişim, gelişim ve yenilikler organizasyonu etkilemektedir.

Yasal Düzenlemeler

Ulusal ve uluslararası düzeyde karar alıcı mekanizmaların etkisi gözden kaçırılmamalıdır. Özellikle iş yapma biçimlerinde yeni düzenlemeler, organizasyonu ciddi düzeyde etkileyebilir. Düzenlemeden haberdar olmamak, organizasyonların güç kaybetmelerine neden olabilir.

Teknoloji

Teknoloji günümüzde, geçmişe göre çok hızlı mesafe kaydetmektedir. Teknolojinin iş süreçlerinde yoğun şekilde kullanımı organizasyonların verimliliklerini ciddi düzeyde artırmıştır. Bu bağlamda teknolojiyi iyi kullanan organizasyonlar önemli maliyet avantajları kazanmakta, ürünün kaliteli ve ucuza üretilmesi söz konusu olmaktadır.

Finans

Finans, organizasyonun parasal kaynaklarını ifade eder. Organizasyon, üretim artışı, kapasite artırımı gibi nedenlerle yatırım kararı aldığında finansman, önemli bir karar aracı olacaktır.

Hammadde

Üretim işletmelerinde esas olan imalat olduğu için, üretimin girdisi olan hammadde çok önemlidir. Hammadde sıkıntısı yaşayan organizasyon için üretimi gerçekleştirme şansı söz konusu değildir.

Nitelikli İşgücü

İşgücü, organizasyonların en önemli sermayelerinden biridir. Bu nedenle son dönemlerde nitelikli işgücü için “entelektüel sermaye” kavramı kullanılmaktadır.

Demografi

Ülkenin nüfus artış oranı, yaşlanma oranı, bölgesel dağılım gibi özellikler organizasyonlar açısından önemlidir. Diğer yandan doğal afet ya da diğer nedenlerden dolayı nüfusun ani değiştiği bölgelerde organizasyonların olumsuz tablolara hazırlıklı olarak eylem planlarının hazırlanması gerekmektedir.

Müşteri Tercihi

Yeni dönemde müşterilerin marka sadakati azalmış, herhangi bir firmanın ürününü tercih etmesi çok kolaylaşmıştır. Bu nedenle müşterilerin beklentilerini karşılayamayan köklü firmalar yok olmaya, ya da başka firmalar tarafından satın alınmaya başlanmışlardır.

Küresel Düzlem

Küreselleşme dünyanın küçük bir köye döndüğünü ifade etmektedir. Bu görüşe göre, tüm dünya birbirine entegre olmuştur. Kültürel, sosyal, siyasal ve ekonomik birliktelikler önem kazanmıştır.

Organizasyonda Çevre Koşulları

Organizasyonlarda çevre, organizasyonun içinde bulunduğu sektör, yapı, kültür, ülkenin ekonomik yapısı vb. pek çok unsura bağlı olarak değişebilmektedir.

Bu bölümde, organizasyonun çevre koşullarının incelendiği değişik çalışmalara yer verilmiştir. Bu çalışmalar;

• Burns ve Stalker’in Çalışması
• Lawrance ve Lorsch’un Çalışması ve
• Emery ve Trist’in Çalışmasıdır.

Burns ve Stalker’in Çalışması

Bu çalışmada çevresel faktörlerin organizasyonu nasıl etkilediği araştırılmış ve farklı çevresel koşullara sahip, organizasyonlardan elde edilen bilgiler ışığında yönetim sistemleri iki temel grupta toplanmıştır. Birisi mekanik organizasyon yapısı, diğeri ise organik organizasyon yapısıdır.

Mekanik Organizasyon Yapısı: Mekanik organizasyon yapısı, çevre koşullarının durgun ve dengeli, değişim hızının çok az olduğu durumlarda en uygun yapıdır.

Organik Organizasyon Yapısı: Organik organizasyon yapısı, bürokrasiden uzaklaştırılmış, âdemi merkezi yapının yaygın olduğu bir yapıyı yansıtmaktadır. Çevre koşullarının sürekli ve hızlı olarak değiştiği koşullarda en uygun organizasyon yapısı, organik yapıdır.

Lawrance ve Lorsch’un Çalışması

Bu araştırmalarda, farklılaşma, koordinasyon ve belirsizlik kavramlarını kullanmışlardır. Farklılaşma; organizasyondaki birimler arasındaki formal yapı farklılıklarını, koordinasyon; organizasyon birimleri arasındaki uyumu ve yardımlaşmanın derecesini, belirsizlik ise koşulların değişme hızını, bilgi elde etmede sürelerin uzamasını ifade eder.

Emery ve Trist’in Çalışması

Bu yaklaşım, çevreyi, karmaşık ve birleştirilmiş olarak ele almaktadır. Organizasyonun dört çeşit çevresi olduğunu belirtmiştir:

• Sakin Çevre: Amaçların ve sorunların basit olduğu ve değişmesi çok kolay olmayan yapıyı ifade eder.
• Sakin ve Kümelenmiş Çevre: Değişmeyen bir yapıya sahip olmasına karşılık, çevreyi oluşturan parçaların birbirleriyle ilgili gruplar oluşturmasını ifade eder.
• Tepkisel Çevre: Çevreyi oluşturan faktörlerin kümelendiği ve birbirine bağlı olduğu çevreyi ifade eder.
• Çalkantılı veya Değişken Çevre: Karmaşık ve dinamik bir ortamı ifade eder.

Organizasyon ve Teknoloji

Günümüz organizasyonlarında başarının sağlanması hedeflenen işin gerçekleştirilmesine bağlıdır. Dolayısıyla başarı için, organizasyonun teknolojiyi kullanması önemlidir. Çünkü teknoloji, organizasyonda pek çok şeyi etkilemektedir. Ne tür işlere öncelik verileceği, bu işleri yapacak kişilerde olması gereken temel özellikler, çalışanın duyduğu tatmin, üretilen mal ve hizmetin kalitesi vb. pek çok konu teknolojiden etkilenmektedir.

Organizasyon-Teknoloji İlişkisini Açıklayan Yaklaşımlar

Organizasyon ve teknoloji ilişkisini açıklayan birçok yaklaşım bilinmektedir. Bu yaklaşımlar, Joan Woodward’ın gerçekleştirdiği araştırma, Aston Grubu Çalışması, Burns ve Stalker’in çalışması, James Thompson’ın çalışması, Charles Perrow’un Rutin/Rutin olmayan iş sınıflaması’dır.

Woodward Araştırması

Araştırmaya başlarken Woodward’ın amacı, geleneksel yaklaşımda öne sürülen “her yer ve koşulda geçerli en iyi organizasyon yapısı ve yönetim sistemi bulunduğu” tezini test etmektir.

Aston Grubu Araştırması

Aston grubu teknolojiyi; iş akışının entegrasyonu şeklinde tanımlamıştır. Woodward, bütün organizasyonu tanımlayan model teknoloji ile ilgilenirken, Aston grubu örgüt içindeki her alt sistemde var olan “birim teknoloji” ile ilgilenmiştir.

Bu araştırma teknoloji ile örgüt yapısı arasındaki ilişkide organizasyon büyüklüğünün önemli bir rol oynadığını ortaya koymaktadır.

James Thompson’un Temel Teknolojiler Sınıflaması

Thompson’a göre, kullanılan temel teknoloji örgüt yapısını belirleyen önemli bir unsurdur. Organizasyonlar sahip oldukları teknoloji doğrultusunda kendilerini korumaya çalışır, sorunlarını çözer, koordinasyon maliyetlerini en aza indirir.

Thompson’a göre bir organizasyonun kullandığı temel teknolojiler üç şekilde olabilir:

• Uzunlamasına bağlı teknolojiler: Bu tür teknolojiler birbirini takip eden bir seri işlemden oluşur ve her işlem diğerine bağlıdır.
• Aracı teknolojiler: Bu tür teknolojiler organizasyonda bağımsız üniteleri bir araya getirerek, müşterilerin talebine göre oluşur.
• Yoğun teknolojiler: Bu tür teknolojiler ise, hünerli bireyler istihdam ederek uygun bir hizmet biçimiyle verilen görevleri tamamlar.

Charles Perrow’un Rutin/Rutin Olmayan İş Sınıflaması

Perrow’un çalışması, Thompson’un çalışması gibi uygulamalı olmayıp; teorik bir nitelik taşımaktadır. Organizasyonların kullanabileceği temel teknoloji türlerini sınıflamayı ve bunları örgüt yapıları ile ilişkilendirmeyi amaçlamaktadır. Bu çalışmaların genel sonucu organizasyon yapısının dizaynında ve organizasyonda kullanılan çeşitli süreçlerin etkinliğinde, kullanılan teknolojinin önemli bir rol oynadığıdır. Kullanılan teknoloji türüne göre değişik bir organizasyon yapısı uygun olacaktır. Yani her durum ve koşul kendine uygun bir organizasyon yapısı gerektirecektir.

Organizasyon ve Yapı

Bir organizasyonun yapısı; iş görevlerinin biçimsel olarak nasıl bölüneceği, sınıflanacağı ve koordine edileceğini tanımlar. Organizasyonun yapısı tasarlanırken altı unsura dikkat edilmesi gerekmektedir. Bunlar;

• İşte Uzmanlaşma,
• Bölümlendirme,
• Emir-komuta zinciri,
• Merkezileşme ve âdemi merkezileşme ve
• Biçimselleşmedir.

İşte Uzmanlaşma

Modern organizasyonların özelliği olan uzmanlaşma, görevlerin amacına uygun olarak bölünerek gerçekleştirilmesidir.

Bölümlendirme

Organizasyonel eylemlerin bir dizi bölümlere ayrılarak kümelendirilmesi ile ilgili bir örgütlendirme yöntemidir. Furnham’a göre bölümlendirme; birbiriyle ilişkili işlerin, yönetilebilir şekilde gruplara ayrıştırılması sürecidir.

Fonksiyonel Bölümlendirme

Faaliyetlerin belirli organizasyon fonksiyonları dikkate alınarak bölümlendirilmesini ifade eder. Bir organizasyonda finans, pazarlama, üretim ve insan kaynakları gibi bölümlendirmeler buna örnektir.

Ürüne Dayalı Bölümlendirme

Birden fazla ve birbirinden farklı özelliklere sahip ürün çeşidinin var olduğu organizasyonlarda uygulanır. Bu tür bölümlendirmede, ürün çeşitlerinin her birine ihtiyaç duyulan düzeyde beşeri ve parasal kaynak ayırabilmek mümkündür.

Coğrafi Bölgeye Dayalı Bölümlendirme

Bu tür bölümlendirmenin avantajı yerel ve bölgesel imkânlardan yararlanma şansının bulunmasıdır. Bölümlendirmenin coğrafi esasa göre yapılması için, yönetsel sorumlulukların tanımlanmasında ve farklılaştırılmasında temel kriterin “coğrafi yerleşme” olması gerekmektedir.

Emir-Komuta Zinciri

Organizasyonun en düşük kademesinden en tepesine kadar, kimin kime karşı sorumlu olduğunu açıklamaktadır. Organizasyonlarda ast ve üst arasındaki hiyerarşi oldukça belirgindir.

Merkezileşme-Âdemi Merkezileşme

Bir organizasyonda karar alma düzeyinin üst düzey yöneticilere bırakıldığı yapı, merkezileşmeyi ifade etmektedir. Diğer bir ifade ile karar verme gücünün, organizasyonun belli bir noktasında toplanmasına merkezileşme, karar verme gücünün alt düzey çalışanları da kapsaması durumuna âdemi-merkezileşme denir.

Biçimselleştirme

Biçimselleşme, organizasyondaki görevlerin standartlaştırılma derecesine denir. Eğer bir iş çok fazla standartlık barındırıyorsa, işi yapan kişi ne yapacağı, ne zaman yapacağı ve nasıl yapılacağı konusunda çok az karar verebilme yetkisine sahiptir. Biçimselliğin yüksek olduğu organizasyonlarda açık iş tanımları, birçok organizasyonel kural ve iş süreçleri hakkında açıkça tanımlanmış düzenlemeler mevcuttur.

Bir organizasyonun üç tür yaygın örgütlenmesi mevcuttur. Bunlar;

• Basit yapı
• Bürokratik yapı ve
• Matriks yapıdır.

Basit Yapı

Ayrıntılı olmayan, aşırı bölümlendirmenin bulunmadığı, geniş denetim alanının olduğu ve yetkinin genellikle tek kişide toplandığı organizasyon yapısıdır.

Bürokratik Yapı

Hiyerarşik bir düzen barındırır. Bu hiyerarşik yapı, pazarın ve teknolojinin durağan ve tahmin edilebilir olduğu koşullarda ortaya çıkmaktadır. İşler genellikle standart, dar kapsamlı, basit ve küçük birimlere ayrılmıştır.

Matriks Yapı

Fonksiyonel ve ürün temeline göre bölümlendirmenin kombinasyonu şeklinde bir yapı olup; hem dikey, hem de yatay ilişkiler aynı derecede öneme sahiptir. Ve biri diğerinden üstün değildir.

İş Dizaynı

İş dizaynı geniş anlamda işin nasıl tasarlandığının, örgütün kademeleri boyunca nasıl anlamlandırıldığının ve birimler ile işi yapan birey için işin nasıl yapılandırıldığının temelini oluşturur.

İş Dizaynında Yaklaşımlar

İş dizaynı konusunda kullanılan yaklaşımlar, bilimsel yönetim, iş genişletme, iş zenginleştirme, iş karakteristikleri modeli, sosyo-teknik, esnek çalışma uygulamaları olarak sıralanabilir.

Bilimsel Yönetim

Bilimsel yönetim yaklaşımı işleri basitleştirmekte ve standartlaştırmaktadır. Basitleştirme, işlerin basit parçalara ayrılması sonucu bireyin toplam işin küçük bir parçasında görev alması anlamına gelir.

İş Genişletme

İş genişletme, işin akışı içinde, bireyin yaptığı işlerin sayısını ve türünü artırarak işleri onun için daha doyurucu ve ilginç bir konuma getirme işlemidir.

İş Zenginleştirme

İş zenginleştirme, yapılan işin büyümesine imkân vererek çalışanın planlama, yürütme ve değerlendirme ile ilgili faaliyetlerdeki düzeyini artırmaktır. Zenginleştirilen iş, çalışanın faaliyetin bütününe hâkim olmasını sağlamaktadır.

İş Karakteristikleri Modeli

İş karakteristikleri modeli Hackman ve Oldham tarafından 1960’lı yılların ortasında geliştirilmiştir. Model, bireyle yaptığı işin belirli karakterleri arasındaki ilişkinin önemine vurgu yapar. İş karakteristikleri modelinde yer alan önemli faktörler; beceri çeşitliliği, görevin kimliği, görevin önemi, özerklik ve geri bildirim konularıdır.

Sosyo-Teknik

Sosyo-teknik yaklaşım, çalışan, teknik ve sosyal fonksiyonlar arasındaki uyumu gözetir. Bu sistemde otonom çalışma grupları oluşturulmuştur. Bu çalışma grupları, bireyleri makineye bağımlı kalmaktan kurtardığı gibi aynı zamanda bireylerin katılımcılığını, işbirliğini ve toplu çalışma imkânlarını da artırmıştır.

Esnek Çalışma Uygulamaları

Esnek üretimin getirdiği esnek çalışma, işgücünün beceri düzeyini yükseltmekte, işçiler yönetimle ortak hareket edebildikleri süreçlere girmekte ve böylece iş tatminleri de yükselmektedir. Teknolojik gelişmelerin de esnek çalışma uygulamalarında önemli bir payı bulunmaktadır. Esnek çalışma uygulamaları organizasyonlarda iş dizaynı konusunda önem kazanmaya başlamıştır. İş dizaynında yer verilen belli başlı esnek çalışma uygulamaları;

• Esnek Çalışma Saatleri
• Tele Çalışma
• İş Paylaşımıdır.

Esnek Çalışma Saatleri:

Esnek zamanlı çalışma, işçilerin işe başlama ve bitirme saatlerinin değişebileceği çalışma sürelerine yönelik bir düzenlemedir. Esnek zaman programları, tüm işçilerin işyerinde bulunması gereken çekirdek bir çalışma süresiyle, işçilerin istedikleri şekilde kullanabilecekleri esnek zamandan oluşmaktadır. Bu çalışma şeklinde birey, işletmenin çalışana zorunlu kıldığı zaman diliminde değil, kendi istediği saatte işe gelme ve işten ayrılma serbestisine sahiptir.

Esnek çalışma saatleri uygulamasına “kayan iş süreleri” iyi bir örnek olarak verilebilir.

Kayan iş süresi; işçinin günlük çalışma süreleri toplamı aynı kalmakla beraber, işe başlama ve bitirme zamanını belirleyebilme özgürlüğüne sahip olmasıdır. Dolayısıyla işçi işe erken gelme, geç gelme, erken ya da geç işten ayrılmasına kendisi karar verebilir. Önemli olan işçinin günlük, haftalık ya da aylık olarak çalışması gereken saati tamamlamasıdır.

Tele Çalışma:

Tele çalışmanın altyapısı bilgisayar teknolojisine dayanmakta olduğu için bireyin işyeri merkezli çalışma zorunluluğu ortadan kalkmaktadır.

Avrupa Birliği üye ülkelerinde tele çalışanların ortalama oranı 2000 yılında %5’ten 2005 yılında %7’ye çıkmıştır. Son yapılan araştırma sonuçlarına göre ise; Avrupa Birliği üye ülkelerindeki çalışan nüfusun %13’ünün tele çalışan olduğu belirtilmektedir.

İş Paylaşımı:

Kısmi süreli çalışmanın özel bir türü olarak ele alınan iş paylaşımı “tam gün çalışmayı gerektiren bir işin yerine getirilmesi, sorumlulukların ve iş karşılığında elde edilen ödül ve kazançların iki kişi tarafından paylaşılması” şeklinde tanımlanmaktadır. Bu çalışma şekli, dünya çapında birçok yönetsel ve profesyonel işte geçerli olup, özellikle üretim ve hizmet sektöründe kullanılmaktadır.