Belge Yönetimi ve Ofis Uygulamaları Dersi 5. Ünite Sorularla Öğrenelim

Bir yapının sistem olabilmesi için sahip olması gereken özellikler nelerdir?

• Girdi-Süreçleme-Çıktı akışına sahip olması,
• Geribildirim mekanizmasına sahip olması,
• Sınırlara sahip olması,
• Öğeleri arasında etkileşimin olması,
• Sistemin en az bir amacının olması.

Sistemin geribildirim mekanizması ne anlama gelmektedir?

Geribildirim, kontrol standartları ile çıktılar arasındaki sapmalara ilişkin bilgileri sağlama ve bu bilgilere göre düzeltici, geliştirici veya devam ettirici amaçla sisteme tekrar girdi verme işlemidir.

Detaylarda bakıldığında sistemler arası farklılıkların olduğu görülmektedir, bunun nedeni neler olabilir?

Belirtilen farklılıklar sistemin işleyiş biçimi, sistemde kullanılan elemanlar, sistem unsurlarının birbirleri ile ilişkilendirilme biçimi gibi bir çok etkenden ortaya çıkmaktadır. Örneğin, eğitim sistemi tüm dünyada temel olarak
aynı özelliklere sahip olsa da her ülkenin eğitim sisteminin birbirinden farklı olduğunu söyleyebiliriz. 

Sistem yaklaşımı açısından İşletme tanımı nasıl yapılabilir?

İşletme, insan ihtiyaçlarını karşılamak üzere çevreden aldığı girdileri sistematik bir biçimde işleyerek mamul/hizmet ve/veya mala dönüştüren açık bir sistemdir.

"Bütünleşik Bilgi Sistemi" kavramı nasıl açıklanabilir?

Alt bilgi sistemleri arasında da ilişki bulunmaktadır. Örneğin, insan kaynakları bilgi sistemi üretimde çalışan işçilerin bordrolarını
oluşturmak için üretim bilgi sisteminden gelecek olan “işçilik zaman kartları” bilgisine ihtiyaç duyacaktır. Benzer şekilde muhasebe bilgi sistemi de işçilere ücretlerin ödenebilmesi için insan kaynakları bilgi sisteminden bordro bilgisine ihtiyaç duymaktadır. İşletmelerdeki bilgi sistemlerinin bu şekilde birbirleriyle etkileşimi “Bütünleşik Bilgi Sistemi” olarak adlandırılmakta ve günümüz “Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP)” sistemlerinin temelini oluşturmaktadır.

Bir işletmede bütünleşik bilgi sisteminde yer alan alt sistemler nelerdir?

• satış ve pazarlama
• üretim planlanması
• maliyet muhasebesi
• stoklar
• satın alma ve borçlanma hesabı
• personel kayıtları ve bordro
• genel muhasebe
• kar planlaması

Yönetim bilgi sistemi ne anlama gelmektedir?

Yönetime gerekli olan işletme içi ve işletme dışı, finansal ve finansal olmayan; niceliksel ve niteliksel bilgileri gerektiği yer ve zamanda doğru, güvenilir ve kullanılabilir şekilde sürekli sağlamak amacıyla kurulan ve çalıştıran, birbirine bağlı birçok alt bilgi sisteminden oluşan bir sistemler bütünüdür

İnsan kaynakları bilgi sistemi nasıl açıklanabilir?

İnsan kaynakları bilgi sistemi, insan kaynakları departmanında yapılan tekrarlı işler (sürekli yapılan işler) için ve insan kaynakları departmanı yöneticilerinin karar alma ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla bilgi üretmektedir.

İnsan kaynakları bilgi sisteminin faaliyetleri kapsamında yer alan uygulamalar nelerdir?

• İnsan kaynakları faaliyeti sırasında ortaya çıkan verilerin toplanması, kaydedilmesi ve saklanması;
• İnsan kaynakları faaliyetlerine ilişkin farklı belge ve dokümanların hazırlanması,
• İnsan kaynakları yöneticileri için yönetsel raporların hazırlanması 
• Devlet kurumlarına sunulacak belge, beyanname ve raporların hazırlanması

"Çıktı" aşamasının tasarlanması hangi açıdan önemlidir?

Bilgi sistemlerinin temel yapısını açıklarken değinildiği üzere bir sistemin tasarlanması aslında sistemin “çıktı” aşamasının tasarlanmasıyla başlamaktadır. İnsan kaynakları bilgi sistemi özelinde açıklayacak olursak insan kaynakları bilgi sisteminin çıktıları aslında insan kaynakları departmanında çalışan yöneticilerin alacakları kararlar ve bilgi ihtiyaçları çerçevesinde şekillenecektir. O halde, ilgili yöneticilerin görev tanımlarının yapılması hangi kararları alacaklarını; alacakları kararlar da ne çeşit bilgiye ihtiyaç duyacaklarını gösterecektir.

İnsan kaynakları departmanın yapılanmasında yönetici pozisyonunda hangi sorumlu müdürler bulunmaktadır?

• İş Güvenliği ve İşçi Sağlığından Sorumlu Müdür
• Endüstri İlişkilerinden Sorumlu Müdür
• İnsan Kaynakları Sisteminden Sorumlu Müdür
• Personel Planlama ve İşe Almadan Sorumlu Müdür
• Personel Değerlendirme ve Gelişiminden Sorumlu Müdür

İş Güvenliği ve İşçi Sağlığından Sorumlu Müdür'ün bir işletmede temel görevleri nelerdir?

• Çalışanların sağlık ve güvenliğinin sağlanması
• Kabul edilebilir kalitede bir iş ortamının oluşturulması
• Mevcut iş koşullarının iyileştirilmesi için yeni programların geliştirilmesi
• Yapılan faaliyetlerin izlenmesi ve yönetilmesi

İnsan kaynakları yönetimi süreci departman yöneticilerin ve/veya amirlerin  sisteme girdiği çevrimiçi formalar nelerdir?

• Personel seçimi,
• Personel değerlemesi,
• Personeli işten çıkarmaları kapsayan en genel insan kaynakları faaliyetleriyle ilgilidir.

İşten çıkarma işlemi nasıl işlemektedir?

Zaman zaman departman yöneticileri ve/veya amirler personelin işten çıkarılması konusunda karar verme durumunda kalabilirler.
İşten çıkarma işlemi genellikle niteliksel ve niceliksel verilerin değerlendirilmesi sonucunda ortaya çıkmaktadır. Örneğin, belirli bir zaman dilimi içinde işe gelmeme durumu, düşük performans notları gibi veriler personelin işten çıkarılmasına sebep olabilecektir. Bunun yanısıra işgücü planlamasından kaynaklanan işten çıkarmalar da gündelik yaşamda karşımıza çıkabilmektedir.

Bordro sürecinin başlangıç noktasını, genel adıyla zaman kartları olarak bilinen veri giriş araçları oluşturduğu bilinmektedir. Buna göre zaman kartları nasıl kullanılmaktadır?

Zaman kartları, personelin işe geliş gidiş saatlerini kaydetmeye yarayan en temel veridir. Kimi işletmelerde zaman kartı uygulaması işe giriş ve çıkışlarda personelin attığı imza ile uygulanmaktayken kimi işletmelerde personele verilmiş olan elektronik kimlik kartları yoluyla uygulanmaktadır. Teknolojinin işletme faaliyetlerinin her alanında rolünün artmasıyla personelin kimliğini okutarak şirket içinde hareket etmesi özellikle üretim sahasında çalışan personelle ilgili olarak işçilik maliyetlerinin dağıtımıyla ilgili verilerin toplanmasını da kolaylaştırmaktadır.

İşletmelerin bilgi sistemlerine yatırım yapmalarındaki temel etken ne olabilir?

İşletmelerin bilgi sistemlerine yatırım yapmalarındaki temel etken işletmenin faaliyetleri hakkında bilgi elde etmektir.

Alt bilgi sistemlerinin birbirleriyle olan etkileşimi nasıldır?

Alt bilgi sistemleri, ana sistemin amaçları doğrultusunda birbirleri ile ilişki
içinde olmalıdırlar. Alt bilgi sistemleri de birer sistem olduğu için kendi amaçları bulunmakta; bu amaçların gerçekleştirilmesinin yanı sıra yaptıkları faaliyetlerle de ana sistemin işlerliğini desteklemelidirler.

İnsan kaynakları bilgi sisteminin alt sistemleri nelerdir?

İnsan kaynakları bilgi sisteminin insan kaynakları yönetimi sistemi ve bordro sistemi olmakta üzere genel kabul görmüş iki alt sistemi bulunmaktadır. İşletmeler iş yoğunluklarına göre, almak istedikleri bilginin çeşitliliğine göre daha fazla sayıda alt bilgi sistemi kurabilirler.

Bilgi sisteminin görev ve sorumlulukları genel olarak nelerdir?

• Bilgi sistemleri finansal ve finansal olmayan veriler üzerinde işlem yapar.
• Bilgi sistemleri niteliksel ve niceliksel veriler üzerinde işlem yapar.
• Bilgi sistemleri işletmelerin iş yapış biçimlerini değiştirmiştir.
• Bilgi sistemleri işletme dışı verileri de dikkate almaktadır.

Bilgi işleme olarak ifade edilen durum neyi belirtmektedir?

Verilerin bilgi durumuna gelmesini sağlayan işlemler dizisini ifade etmektedir.