Belge Yönetimi ve Ofis Uygulamaları Dersi 5. Ünite Özet

Bilgi Sistemlerinin İşletmeler Açısından Önemi

Sistem, bir eylemi gerçekleştirmek, bir amaca varmak için bir takım işleri yapmak üzere birbirine bağımlı, bir araya getirilmiş öğeler ve bunlara ilişkin talimatnameler bütünü olarak tanımlanmaktadır. İster insan yapısı olsun ister doğal olsun tüm sistemlerin sahip olduğu ortak özellikler bulunmaktadır. Diğer bir deyişle, bir yapının sistem olabilmesi için bir takım özelliklere sahip olması gerekmektedir. Bunlar;

• Girdi-Süreçleme-Çıktı akışına sahip olması
• Geribildirim mekanizmasına sahip olması,
• Sınırlara sahip olması,
• Öğeleri arasında etkileşimin olması ve
• Sistemin en az bir amacının olmasıdır.

Bu özellikler aşağıda kısaca açıklanmıştır:

• Sistemin Girdi-Süreçleme-Çıktı akışına sahip olması gerekmektedir: Sistemler çevrelerinden aldıkları girdileri –ki bu girdiler sistemin türüne göre değişiklik gösterebilir– bir takım işlemlere tabi tuttuktan sonra çıktılara dönüştürmektedir. Sistemler tasarlanırken öncelikle olarak “çıktıların” belirlenmesi gerekmektedir. “Bu sistemin çıktısı (amacı/amaçları) ne olacaktır?” sorusuna verilecek cevaplar girdilerin belirlenmesi ve süreçleme faaliyetlerinin organize edilmesini sağlayacaktır.
• Sistemin geribildirim mekanizması olmalıdır: Geribildirim, kontrol standartları ile çıktılar arasındaki sapmalara ilişkin bilgileri sağlama ve bu bilgilere göre düzeltici, geliştirici veya devam ettirici amaçla sisteme tekrar girdi verme işlemidir
• Sistem sınırlara sahip olmalıdır: Sistem olarak adlandırılan her yapının bir sınırı bulunmaktadır. Örneğin hukuk sistemi, eğitim sistemi denildiğinde aklımıza o yapılara ilişkin bir sınır algısı oluşmaktadır. Mahkemelerin eğitim sistemi içinde olmadığını hepimiz biliyoruz. O halde sistemin sınırını, sistemi oluşturan elemanların yetki ve sorumlulukları ile sistemde yapılan faaliyetlerin başlangıç ve bitiş noktaları oluşturmaktadır.
• Sistem elemanları arasında etkileşim olmalıdır: Sistemde görev alan her bir elemanın sistemin genel amaçları için belirlenmiş kurallar çerçevesinde faaliyet göstermesi gerekmektedir. Elemanların bireysel faaliyetlerinin yanı sıra aynı sistem içinde faaliyet gösteren diğer elemanlarla da etkileşim içinde bulunması gerekmektedir.
• Sistemin en az bir amacı olmalıdır: Sistemler, belirli bir amacı yerine getirmek için faaliyet göstermektedir. Dolayısıyla akla gelebilecek tüm sistemlerin en az bir amacının bulunuyor olması gerekmektedir.

Sistem Olarak İşletme

İşletme tanımını sistem yaklaşımı açısından verecek olursak; İşletme, insan ihtiyaçlarını karşılamak üzere çevreden aldığı girdileri sistematik bir biçimde işleyerek mamul/hizmet ve/veya mala dönüştüren açık bir sistemdir.

işletmeler çevreden amaçları açısından uygun olan işgücü, hammadde, araç-gereç, bilgi gibi girdileri temin etmekte, süreçleme aşamasında bu girdiler sistematik bir biçimde işlenerek amaçlanan çıktılar elde edilmektedir. İşletmelerin faaliyetlerini yürütmesi sırasında da faaliyetlerle ilgili veriler oluşmaktadır. Faaliyet sistemi, işletmelerin bir faaliyeti nasıl yürüttüklerini; diğer bir ifadeyle iş akışlarını tanımlamaktadır. Bu faaliyet müşteriden siparişin alınması gibi çok temel ve basit bir faaliyet olabileceği gibi bir otomobil fabrikasının üretim faaliyeti gibi karmaşık ve bir çok aşamadan geçilerek tamamlanan faaliyetler de olabilir.

İster basit ister karmaşık faaliyet olsun işletme yönetimi için hayati olan nokta faaliyetlerle ilgili bilgi alma noktasıdır. Faaliyetlerle ilgili edinilen bilgiler dar anlamda ilgili faaliyetlerin yürütülebilmesi için geniş anlamda da işletme faaliyetleri hakkında kararların alınabilmesi için son derece önem taşımaktadır. Faaliyetlerin yürütülmesi sırasında oluşan verileri de bilgiye dönüştüren sistem bilgi sistemi olarak adlandırılmaktadır.

Alt Bilgi Sistemleri

İşletmeler de aslında yaşayan bir organizmadır. İşletmeyi her ne kadar sistem olarak tanımlamış olsak da tıpkı insan vücudunda olduğu gibi alt sistemlerinin bulunduğunu söyleyebiliriz. İşletme bilgi sistemleri, işletme faaliyetleriyle ilişkisi çerçevesinde oluşturulur. Örneğin, üretim faaliyetleriyle ilgili bilgi üreten sistem üretim bilgi sistemi, finansal konularla ilgili bilgi üreten sistem muhasebe bilgi sistemi, insan kaynaklarıyla ilgili bilgi üreten sistem insan kaynakları bilgi sistemi gibi.

Söz edildiği üzere bu alt bilgi sistemleri arasında da ilişki bulunmaktadır. Örneğin, insan kaynakları bilgi sistemi üretimde çalışan işçilerin bordrolarını oluşturmak için üretim bilgi sisteminden gelecek olan “işçilik zaman kartları” bilgisine ihtiyaç duyacaktır. Benzer şekilde muhasebe bilgi sistemi de işçilere ücretlerin ödenebilmesi için insan kaynakları bilgi sisteminden bordro bilgisine ihtiyaç duymaktadır. İşletmelerdeki bilgi sistemlerinin bu şekilde birbirleriyle etkileşimi “Bütünleşik Bilgi Sistemi” olarak adlandırılmakta ve günümüz “Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP)” sistemlerinin temelini oluşturmaktadır.

Bütünleşik Bilgi Sistemleri

İşletme bilgi sistemleri birbirleriyle sürekli olarak etkileşim içindedir. Sistemler arası veri-bilgi akışının başlangıcını ilgili faaliyete ilişkin verinin sisteme dahil edilmesi oluşturmaktadır. Bütünleşik bilgi sisteminde faaliyete ilişkin veri oluştuğunda, sisteme veri giriş araçlarıyla dahil olmakta ve o verilerden hangi bilgilere ulaşılmak isteniyorsa ilgili bilgi sistemi veritabanından verileri çekip bilgiyi üretmektedir. Böylelikle faaliyete ilişkin verinin tekrar tekrar sisteme girilmesine gerek kalmamakta; verinin sisteme bir kez girmesi farklı biçimlerde işlenmesine olanak sağlamaktadır.

Satış işlemi temelde muhasebe bilgi sisteminin faaliyeti kapsamında yer alan bir işlem olsa da satış işleminden doğan veriler, örneğin, insan kaynakları sistemine de girdi sağlayacaktır. Satışı yapan görevlinin bilgileri gerek performans değerleme gerekse de primli satış sonucunda oluşan primin tahakkuku için insan kaynakları bilgi sistemine iletilecektir. İnsan kaynakları bilgi sistemi de veritabanından bu verileri çekerek ilgili insan kaynakları dosyalarını güncelleyecektir. Benzer şekilde satın alma departmanı da stok kontrolü yaparak satış sonucunda stokların kritik miktarın altında kalıp kalmadığını kontrol edecek ve eğer kritik miktarın altında kalmış ise gerekli satın alma siparişlerini oluşturabilecektir. Alt sistemler arasındaki farklı ilişkilere ait örnekler çoğaltılabilir. Bütünleşik Bilgi Sistemi, alt sistemler arasındaki ilişkiyi bu yönüyle göstermektedir.

Yönetim Bilgi Sistemleri

Yönetim, alt bilgi sistemlerinin etkileşiminden elde edilecek bilgilere dayalı olarak kararlarını alacaktır. İşletmedeki bu sistemler de işletmenin tümünü kapsayan ve yönetimin karar alma amacına hizmet eden “Yönetim Bilgi Sistemi”nin birer alt sistemi olarak adlandırılmaktadır. Günümüz işletmecilik kültüründe departmanların faaliyetlerinden çok işletmelerin iş akışı ön plana çıkmaya başlamıştır. Daha açık bir ifadeyle, departmanlar, bir faaliyetin gerçekleştirilmesinde rol oynayan aktörler olarak görülmektedir. Yönetim bilgi sistemi, yönetime gerekli olan işletme içi ve işletme dışı, finansal ve finansal olmayan; niceliksel ve niteliksel bilgileri gerektiği yer ve zamanda doğru, güvenilir ve kullanılabilir şekilde sürekli sağlamak amacıyla kurulan ve çalıştıran, birbirine bağlı birçok alt bilgi sisteminden oluşan bir sistemler bütünüdür.

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi

İnsan kaynakları bilgi sistemi, insan kaynakları departmanında yapılan tekrarlı işler (sürekli yapılan işler) için ve insan kaynakları departmanı yöneticilerinin karar alma ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla bilgi üretmektedir.

İnsan kaynakları faaliyeti sırasında ortaya çıkan verilerin toplanması, kaydedilmesi ve saklanması; insan kaynakları faaliyetlerine ilişkin farklı belge ve dokümanların hazırlanması, insan kaynakları yöneticileri için yönetsel raporların hazırlanması ve devlet kurumlarına sunulacak belge, beyanname ve raporların hazırlanması genel hatlarıyla insan kaynakları bilgi sisteminin faaliyetleri kapsamında yer almaktadır.

Bir işletmenin insan kaynakları departmanının organizasyonu düşünüldüğünde insan kaynakları yöneticisine –ki burada kastedilen insan kaynaklarından sorumlu genel müdür yardımcısıdır– bağlı olarak çalışan yöneticilerin bulunduğu görülmektedir. Bağlı yöneticilerin sayısı işletmenin büyüklüğüne ve işletme yönetiminin o faaliyete verdiği önem gibi etkenlerden dolayı değişiklik gösterse de genel olarak iş güvenliği ve işçi sağlığından sorumlu müdür, endüstri ilişkilerinden sorumlu müdür, insan kaynakları sisteminden sorumlu müdür, personel planlama ve işe almadan sorumlu müdür ve personel değerleme ve gelişiminden sorumlu müdür biçiminde bir yapı görülmektedir. Personel sayısı az olan işletmelerde bu müdürlüklerin sayısı daha az olabilirken, nispeten fazla sayıda personelin bulunduğu işletmelerde müdürlerin iş yoğunluğunun azaltılması, faaliyetlerin daha kolay yürütülebilmesi gibi sebeplerden dolayı müdürlüklerin sayısı artırılabilmektedir.

İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin İşleyişi

İnsan kaynakları yönetimi süreci departman yöneticilerin ve/veya amirlerin çevrimiçi formaları sisteme girmesiyle başlamaktadır. Bu formlar genellikle personel seçimi, değerlemesi ve işten çıkarmaları kapsayan en genel insan kaynakları faaliyetleriyle ilgilidir.

Personel Seçimi: Personel, işletmeye farklı biçimlerde seçilebilir. Bunlardan;

• İlki insan kaynakları departmanı dışında görev yapan departman yöneticilerin ve/veya amirlerin kendi departmanlarının acil personel ihtiyaçları için personel seçim sürecini başlatması yoludur.
• İkinci olarak, sistem, kurumun ihtiyaçlarını öngörecek şekilde programlanmışsa, personel seçim sürecini otomatik olarak başlatabilir. Bu yönde bir uygulama için işletmenin ileri derecede otomasyona gitmiş olması gerekmektedir.

Personelin seçiminde işe alımında farklı yöntemler uygulanmaktadır.

• İlk olarak, kurum, hali hazırda kendi çalışanları içinden yeni pozisyon için bir seçim yapma yoluna gidebilir. Bunun için talep formlarında yer alan öneriler ve işletmenin personel/bordro veritabanında yer alan, personele dair özellikler ana veri olarak kullanılmaktadır.
• İkinci olarak da kurum dışı başvurular da dikkate alınmaktadır.

Personel Değerlemesi: Departman yöneticileri ve amirler, kendi sorumluluklarında olan personelin değerlemesinden sorumludurlar. Yapılan değerlemeler personel veritabanına kaydedilmektedir.

İşten Çıkarma: Zaman zaman departman yöneticileri ve/veya amirler personelin işten çıkarılması konusunda karar verme durumunda kalabilirler. İşten çıkarma işlemi genellikle niteliksel ve niceliksel verilerin değerlendirilmesi sonucunda ortaya çıkmaktadır.

İnsan kaynakları departmanının onaylamasıyla işletme veritabanında yer alan personel/bordro verileri, personel özellikleri verileri ve işgücü planlaması verileri güncellenmekte ve bu işlemlere ilişkin çeşitli raporlar insan kaynakları departmanına ve ilgili birimlere gönderilmektedir. Personelin işe alınması durumunda, personele ve ilgili departman yöneticisine işe alma mektubu gönderilmektedir. Personelin performansına ilişkin gözlemler ise değerleme formları aracılığıyla alınmaktadır. Eğer bir işten çıkarma durumu söz konusu ise hem personele hem de birim yöneticisine işten çıkarma mektubu gönderilmektedir. İnsan kaynakları bilgi sistemi yalnızca kurum içine raporlama yapmamaktadır. Çalışanların üye oldukları sendikalara, sosyal güvenlik kurumuna, vergi daireleri gibi işletme dışı kurumlara da gerekli raporlar hazırlanıp sunulmaktadır.

İnsan kaynakları bilgi sisteminin önemli faaliyetlerinden birisi de çalışanların özlük haklarının düzenlemesi faaliyetidir.

Bordro sürecinin başlangıç noktasını, genel adıyla zaman kartları olarak bilinen veri giriş araçları oluşturmaktadır. Zaman kartları, personelin işe geliş gidiş saatlerini kaydetmeye yarayan en temel veridir. Kimi işletmelerde zaman kartı uygulaması işe giriş ve çıkışlarda personelin attığı imza ile uygulanmaktayken kimi işletmelerde personele verilmiş olan elektronik kimlik kartları yoluyla uygulanmaktadır. Teknolojinin işletme faaliyetlerinin her alanında rolünün artmasıyla personelin kimliğini okutarak şirket içinde hareket etmesi özellikle üretim sahasında çalışan personelle ilgili olarak işçilik maliyetlerinin dağıtımıyla ilgili verilerin toplanmasını da kolaylaştırmaktadır.

Örneğin hangi işçinin hangi ürün üzerinde kaç saat çalıştığına ilişkin veri elektronik kimlik kartları sayesinde kolaylıkla elde edilebilmektedir. Her bir çalışana ilişkin olarak toplanan bu zaman verileri Elektronik Zaman Yönetim Sistemi veritabanına kaydedilmekte ve ilgili personelin bordrosunun oluşturulmasına esas teşkil etmektedir. Yığın toplamların kontrol edilip ilgili departmanlarca onaylanmasının ardından toplam çalışılan saatler ile departmanlardan alınan onaylar karşılaştırılmakta; böylelikle yapılması muhtemel hataların önüne geçilmesi amaçlanmaktadır. İşletme veritabanından alınan zaman verilerinden hareketle işçilik maliyetlerinin dağıtımı yapılmakta; tahakkuk ettirilen işçiliklerle birlikte personel bilgileri güncellenmektedir. Güncellenen ve onaylanan verilerden hareketle ödeme kayıtları oluşturulmakta; ödemelerin yapılabilmesi için de muhasebe departmanına ödeme kayıtları gönderilmektedir. Muhasebe departmanı, almış olduğu ödeme kayıtları neticesinde personelin hesabına ücretlerini yatırmaktadır. Bu verilerden yalnızca bordro bilgileri hazırlanmamaktadır.

Örneğin, üretim departmanına işçiliklere ilişkin raporlar, yönetime de olası işçilik sapmalarına ilişkin raporlar hazırlanıp gönderilmektedir. Böylelikle yönetim gerçekleşen sonuçlarla önceden belirlenmiş standartları karşılaştırma olanağına sahip olmaktadır. Bu bilgiye dayanarak da gelecek dönemlerin planlamaları gözden geçirilmekte; mevcut durum için de düzeltici ve geliştirici eylemlerin hayata geçirilmesi için adımların atılması sağlanmaktadır.