Mesleki Yazışmalar Dersi 8. Ünite Sorularla Öğrenelim

Özel yazı belli bir kurala uyma mecburiyeti olmayan, serbestçe ve isteğe bağlı olarak yazılan bir yazı çeşididir. Özel yazılarda uygun bir dil kullanılır. Özel yazılar nezaketen, dostluk, akrabalık ve arkadaşlık gereği kişilerin ya da kuruluşların birbirlerine yazdıkları yazılardır. Özel yazılar sadece iki tarafı ilgilendirir. Özel yazıların gizliliği kanunlarla korunur. Mahkeme kararı olmadan hiçbir özel yazı açılmaz.

İş yaşamında özel yazılar, yöneticilerin çalışanlara hitaben yazdığı memorandumlar, panoya asılan ilanlar ya da kişilerin birbirlerine saygı, teşekkür, kutlama gibi duyguları bildirmek, özel günlere davet etmek, geçmiş olsun ya da başsağlığı dilemek gibi amaçlarla yazılır. Özel yazılar kişilerin ve şirketlerin birbirleriyle karşılıklı iyi ilişkiler kurmasında ve geliştirmesinde büyük önem taşır.

Özel yazı türlerini aşağıdaki başlıklar altında toplayabiliriz:

• Elektronik posta (e-posta) yazısı
• Tebrik yazısı
• Özür yazısı
• İstifa yazısı
• Veda yazısı
• Başsağlığı ve teselli yazısı
• Davetiye
• Resmî olmayan not
• Memorandum
• İlan
• Özgeçmiş
• Özgeçmiş sunum yazısı
• Referans (Tavsiye) yazısı

Özel yazı türlerinden hangisi/hangilerinin kişiler ve kurumlararası ilişkileri geliştirme ve sağlamlaştırma konusunda katkısı daha fazladır?

Tebrik, teşekkür, özür, veda, başsağlığı, teselli ve davetiye yazıları kişiler ve kurumlar arası ilişkileri geliştirme ve sağlamlaştırma yönünde katkı sağlayan özel yazı türleridir.

İyi dilekleri sunmak, başarıları kutlamak ve mutlulukları paylaşmak amacıyla kişi ya da kurumlara yazılan yazılara tebrik ya da kutlama yazısı denir. Tebrik yazıları bayram, yılbaşı, nişan, düğün, nikah, doğum, kuruluş yıldönümü, açılış günü, yeni bir göreve atanma vb. anları paylaşmak amacıyla yazılır.

İş yaşamında elde olmayan nedenlerden dolayı taraflar sözlerini bazen yerine getiremeyebilirler ya da herhangi bir nedenden ötürü hata yapılabilir. Bu gibi durumların meydana gelmesi halinde, kusurlu veya hatalı olan taraf, ilişkilerin bozulmaması arzusuyla ve bir nezaket kuralı gereği özür yazısı yazar. Bu yazılarda özre neden olan durumun elde olmayan nedenlerden kaynaklandığı belirtilir. İlişkilerin en üst seviyeye çıkarılması için elden gelenin yapılacağı ifade edilir. Usulünce özür dilenir ve hatanın tekrarlanmayacağı konusunda karşı tarafa güven verilir.

Çalıştığınız firmadan istediğiniz anda istifa yazısı yazıp ayrılamazsınız. İstifa sürecinde dikkat edilmesi gereken bir takım prosedürler vardır.Bu prosedürler nelerdir?

• 6 aydan az süredir çalışılıyorsa 2 hafta önceden;
• 6 ay ile 1.5 yıl arası çalışıldıysa 4 hafta önceden;
• 1.5 yıl ila 3 yıl arası çalışıldıysa 6 hafta önceden,
• 3 yıldan fazla çalışıldıysa 8 hafta önceden verilmesi gerekir.

İstifa yazısının işten ayrılmadan çok önce verilmesinin nedeni nedir?

İstifa yazısının önceden, zamanında haber verilmesi iş etiği açısından oldukça önemlidir. Hem işlerin düzenli olarak devam edebilmesi hem de istifa eden kişinin yerine başka birinin bulunması açısından bu süreç önemlidir.

Düğün, nişan, parti, doğum günü ve çeşitli toplantılara katılmaları arzu edilen kişilere gönderilen kısa davet yazısına davetiye denir. Bu tür yazılarda diğerlerinden farklı olarak başta ve sonda selamlama ya da imza bulunmaz. Davetiye genellikle üçüncü şahıs ağzından yazılıp; bulunması gereken konular şunlardır: Davet edenler, davet konusu, davet edilenler, davetiyenin kaç kişilik olduğu, davetin tarihi, günü, saati, yeri, iletişim bilgileridir.

İş yaşamında bir belge havale edilirken kısa bilgiler yazmak, yerinde olmayan bir kişinin masasına mesaj yazıp bırakmak ya da arkadaşınıza gelen telefon mesajını not almak gerekebilir. İşte bu amaçlarla yazılan yazılara resmî olmayan notlar denir. El yazısı ile yazılanbu tür notlar kısa mesajları iletmenin en hızlı ve kolay yollarından biridir. Bu konuda önemli bir husus resmî olmayan notların işyerinde birlikte çalışılan kişiler arasında yazılmasıdır. Bir başka şirketin çalışanına ya da bir müşteriye bu tür bir not yazılması doğru değildir.

Yönetimin şirket çalışanlarına bilgi vermek ya da talimatlarda bulunmak amacıyla yazdıkları yazılara memorandum denir. Memorandum sözcüğünün anlamı “hatırlanacak şey” anlamına gelmektedir. Yalnızca şirket içinde önceden hazırlanmış formlara yazılır. Formların üzerine “memorandum” başlığı basılır.

Etkili bir ilanın hazırlama ilkelerinde nelere  dikkat edilmelidir?

• İlan başlığı açık ve net olmalıdır. İlanların pek çoğu “Dikkat” sözcüğü ile başlarancak bu giriş genellikle etkili olmaz. Bunun yerine mesajın özünü belirten “Personel Toplantısı”, “Geleneksel Futbol Maçı” gibi başlıklar kolay göze çarpar ve ilanın konusunu açıkça belirtir.

• İlanda verilecek mesaj ne eksik ne de fazla olmalıdır. Çünkü kısa olsun diye gere- ğinden az yazılırsa mesaj eksik kalabilir, okuyucu anlamayabilir. Uzun olursa da ayrıntılar arasında gerçek mesajı vermek güçleşir ve kişi okurken sıkılır. Bu nedenle mesajın kısa ve anlaşılır olması gerekir. Daha fazla bilgi alınabilmesi için referans kişinin adı, adresi ya da telefon numarası yazılarak ilan ayrıntılardan arındırılabilir.

• İlan yazılırken satır aralarının açık olmasına, üstte, altta ve yanlarda boşluk bırakılmasına dikkat edilmelidir.

• İlanda dikkat çekilmesi istenen önemli sözcükler renklendirilebilir, altı çizilebilir,çerçeve içine alınabilir, farklı satırlarda tek başına yazılarak etrafı boş bırakılabilir.

• İlanda fotoğraf, resim veya karikatür kullanmak mesajın daha kolay anlaşılmasınısağlar. Örneğin; bir fabrikada eldiven, gözlük ve maske resimleri; o bölgede çalışılırken bu malzemelerin takılmasının zorunlu olduğunu anlatır.

• İlan herkesin okuyabileceği uygun yer ve yüksekliğe asılmalıdır. Çoğu işyerlerinde ilan tahtaları bulunmaktadır. İlan tahtalarının etkin kullanımı için bölümlere ayrılması uygun olur. Örneğin sağlık ve güvenlik, personel ve sendika duyuruları, acil duyurular gibi. İlan tahtalarında düzenlilik çok önemlidir. İlanların üst üste asılmamalarına, süresi geçmiş ilanların kaldırılmasına dikkat edilmelidir.

Özel yazı türlerinden birinde hitap edilen kişi/kişilere nasıl giyinmeleri gerektiği de özellikle vurgulanır. Sizce bu yazı hangi yazı türüdür?

Davetiyelerde belirtilir. Özellikle resmî bir davette ya da özel bir baloda kadın ve erkeklerin nasıl giyinmeleri gerektiği“not” şeklinde yazılır. Not: Erkeklerin smoking veya koyurenk takım elbise, kadınların koyu renkli uzun elbise giymeleri önemle rica olunur gibi.

 Özgeçmiş türleri nelerdir?

Kronolojik (zaman sıralı) özgeçmiş: Kronolojik özgeçmiş en fazla kullanılan özgeçmiş türüdür ve bu türde iş, eğitim, sertifika gibi bilgiler en sondan başlayarak ters tarih sırasına göre sıralanır.

İşlevsel özgeçmiş: Esas önemli olan tarih değil, beceri ve başarıları vurgulamaktır.

Görüntüsü çok iyi olmalıdır: Özgeçmişin yaratacağı etkinin yüzde 50’si tasarımındankaynaklanır. Özgeçmişin iyi düzenlenmiş olması oldukça önemlidir; çünkü düzensiz yazılmış bir özgeçmiş, kişinin karakterinin aynası olarak görülür. Bu tip bir özgeçmiş, kişinin ciddiyetinden uzak ve iş hayatında planlama yapmakta zorlanan bir kişi olarak nitelendirilmesine neden olur.

• Hakkında tam ve doğru bilgi sahibi olmadığınızı düşündüğünüz ya da başka iş yerlerine tavsiye etmek istemediğiniz kişiler için referans yazısı yazmayın.

• Referans yazısında hakkında referans verdiğiniz kişi ile aranızda ne tür bir iş ilişkisi olduğunu, hangi tarihler arasında birlikte çalıştığınızı ve unvanını açık bir şekilde belirtin.

• Söz konusu kişinin görev yaptığı pozisyonda üstlendiği sorumluluklara detaylı bir şekilde yer verin.

• Çalıştığı süre boyunca gösterdiği gelişimden söz edin.

• Şirkete katkılarından bahsedin.

• Kişinin kişilik özellikleri ile görevi arasında bağlantı kurun.

•  
  Söz konusu kişinin hangi seviyedeki pozisyonlarda daha başarılı olacağını belirtin. 
• Sizinle gerektiğinde iletişim kurulabilmesi için iletişim bilgilerinizi ekleyin.

Özgeçmişinizde doğru ve aktif fiiller kullanmaya özen göstermeniz gerekmektedir. Bu fiillerin özelliği açıklayıcı ve etkileyici olmasıdır.Örneğin;

• Gönderme tuşuna basılmadan önce yazı son kez kontrol edilmelidir.
• Konu (subject) bölümüne açıklayıcı bilgi yazılmalıdır. Her gün yüzlerce e-posta alan kişiler için e-postaların okunması zaman alan bir iştir. Bu nedenle e-postaların “konu” kısmı mutlaka kısaca belirtilmelidir. Böylece alıcıya, eğer ilgilenmiyorsa, okumadan silme fırsatı vermiş oluruz. Çok genel, anlaşılmaz konu başlıkları kullanılmamalıdır. Örneğin “Rapor” yerine “Aralık ayı bilanço raporu” şeklinde yazmak daha uygundur.
• Elektronik postada büyük harf kullanılmamalıdır. Büyük harf “bağırmak”, karşıda- kine sert bir ifade kullanmak anlamına gelir. Kağıda dayalı yazışmalarda da yazının tamamını büyük harfle yazmayız. Gerekli gördüğümüz yerlerde (başlık vb) büyük harfleri kullanırız. Eğer bir şeye vurgu yapmak istiyorsak <...> işaretleri arasına yazmalıyız.
• Diğer iş mektuplarında kullanılan hitap ve saygı ifadelerini e-posta yazımında dakullanılmalıdır. Sayın Ahmet Güler, Sevgili Belgin gibi.
• Selam yerine slm, teşekkür yerine tşk. gibi kısaltmalar ya da şekilli ifadeler (J gibi)kullanılmamalıdır. İş çevrelerinde bu tip uygulamalar profesyonellikle bağdaştırılamaz. Dolayısıyla özellikle kurumsal e-postalarda mümkün olan en formel yöntem kullanılmalıdır.
• Yazım kurallarına ve noktalama işaretlerine uyulmalıdır.
• Türkçe karakter yazımına dikkat edilmelidir.
• Çalışılan şirketin e-posta adresi kullanılmalıdır.
• Aynı elektronik mektubu birden çok kişiye gönderirken, gönderdiğimiz adreslerin başkaları tarafından görülmesine engel olmalıyız. Çoklu gönderilerde adresleri giden ya da bilgi satırına değil, gizli satırına yazmalıyız.
• Elektronik postayı gönderdiğiniz kişiye en son ne zamana kadar cevap vermesi gerektiğinin de belirtilmesinin önemli unsurlardandır.
• Bir tarih belirtilmediyse e-postalara görgü kurallarına göre en fazla 3 gün içinde cevap verilmesi gerekir.

• Hakkında referans verilecek kişi ile bire bir çalışmış olması,
• Adayı iyi tanıyan ve özeliklerini bilen bir kişi olması,
• Aday ile arasında olumlu ilişki olması
• Yazının gönderileceği kişi ya da kurumca sözüne güvenilecek bir kişi olması gerekir.