Mesleki Yazışmalar Dersi 8. Ünite Özet

Belli kurallara uyma mecburiyeti olmayan yazı çeşidine özel yazı denir. Nezaketen, samimiyete göre münasip bir dille yazılır. Gizliliği kanunlarla korunur. Mahkeme kararı olmadan hiçbir özel yazı açılmaz.

Kuruluşlarda gelen evrak defterine kaydedilmez. Sadece kuruluş adına gelen tebrik, kutlama nevinden yazılar açılarak kayıt edilir.

Özel Yazılara Kavramsal Yaklaşım

Özel mektup olarak da adlandırılan özel yazılar çeşitli amaçlarla yazılır ve iyi ilişkilerin geliştirilmesinde büyük önem taşıdığı için bu yazılara gerekli zamanın ayrılması ve özenin gösterilmesi gerekir.

En içten ve kişisel özelliği olan yazılar olarak özel yazılar nazik, dostane, samimi ve kısa yazılmalıdır. Sayı, konu, ilgi bölümleri olmayan özel yazılar evrak defterine kaydedilmez. Tarih, yazan kişinin adı ve soyadı ve imza bölümleri özel yazılarda da mevcuttur.

Özel yazı türleri aşağıdaki gibidir:

• E-posta yazısı
• Tebrik yazısı
• Teşekkür yazısı
• Özür yazısı
• İstifa yazısı
• Veda yazısı
• Başsağlığı ve teselli yazısı
• Davetiye
• Resmi olmayan not
• Memorandum
• İlan
• Özgeçmiş
• Özgeçmiş sunum yazısı
• Referans (tavsiye) yazısı

E-posta bilgisayardan bilgisayara yollanan elektronik mesajlar olarak iş hayatının ayrılmaz bir parçası haline gelmiştir. Pek çok avantajından ötürü tercih edilmektedir. Gizlilik olmadığı için herkesin okuyabileceği şeyler olup olmadığına dikkat edilmelidir. E-posta yazımında dikkat edilmesi gereken bazı hususları şu şekilde sayabiliriz:

• Konu bölümüne açıklama yazılmalıdır.
• Büyük harf kullanılmamalıdır.
• Hitap ve saygı ifadesi kullanılmalıdır.
• Yazım kurallarına dikkat edilmelidir.
• Gereksiz ve yanlış kısaltmalar kullanılmamalıdır (selam yerine slm gibi)
• Çalışılan şirketin e-posta adresi kullanılmalıdır.
• E-postaya en son ne zaman cevap verilmesi gerektiği belirtilmelidir.
• Tarih verilmemişse en geç üç gün içinde cevap verilmelidir.

(S:207, Örnek 8.1).

Tebrik yazısı başarı kutlama, sevinçleri paylaşma gibi sebeplerle yazılan yazılara denir. Özel günler için gönderildikte zamanında yerine ulaşması çok önemlidir. Çeşitli iletişim kanallarıyla yollanabilir. (S: 208, Örnek 8.2)

Teşekkür yazısı memnuniyet bildirmek amacıyla yazılır. Kişi veya şirkete yollanabilir. Günümüzde gazete ilanı ve sosyal medya aracılığıyla bu yazıların kullanımı yaygın hale gelmiştir (S:209, Örnek 8.3).

Özür yazısı elde olmayan nedenlerle yerine getirilemeyen sözler veya başka yanlışlar için yazılan iş yazısı türüdür. İlişkilerin bozulmaması gözetilir. İlişkilerin düzeltileceği vurgulanır. Hatanın tekrarlanmayacağı vurgulanır (S: 204, Örnek 8.4).

İstifa yazısı çok zor, hassas bir kararın beyan edildiği yazılardır. İstifa sebebi her ne olursa olsun yazı hassas, dikkatli ve olumlu biçimde yazılmalıdır (S: 210, Örnek 8.5). İstifa sürecinde dikkat edilmesi gereken bir takım prosedürler vardır. İstifa yazısı,

• 6 ay süreden az çalışılıyorsa 2 hafta,
• 6 ay 1.5 yıl arası çalışıldıysa 4 hafta,
• 1.5 ila 3 yıl çalışıldıysa 6 hafta,
• 3 yıldan fazla çalışıldıysa 8 hafta önceden verilmelidir.

Veda yazısı işyerlerinden çeşitli sebeplerle ayrılan kişiler tarafından yazılır. İsteğe ve kişiye bağlı olarak yazılır. Meslekler içinde sadece gazeteciliğin köşe yazarlığı alanında çalışanların okurlarına bu yazıyı yazması gerekir (S:211, Örnek 8.6).

Başsağlığı ve teselli yazısı acılı günlerde acıları paylaşmak üzere yazılan yazıdır (S:211, Örnek 8.7).

Davetiye düğün, nişan, parti, doğum günü vs. etkinliklere davet edilmek istenilen kişilere yollanan yazıdır. Genellikle üçüncü şahsın ağzından yazılan yazıda şunlar bulunur: Davet edenler, davet konusu, davet edilenler, kaç kişilik olduğu, tarih, gün, saat, yer, iletişim bilgileri. Katılım bilgisi isteniliyorsa “Lütfen cevap veriniz” veya kısaltması olan LCV yazılır ( S:212, Örnek 8.8).

Resmi olmayan not belge havale edilirken yazılan kısa not, yerinde olmayan kimsenin masasına bırakılan not veya arkadaşınıza gelen telefon mesajı gibi durumlarda yazılarak oluşturulur (S:213, Örnek 8.9).

Bunların dışında memorandum (S: 214, Örnek 8.10) ve ilan (S: 215, Örnek 8.11) yazıları da önemli iş yazıları arasındadır.

Özgeçmiş

Özgeçmiş kişinin iş bulma sürecinde kendini potansiyel işverenlere tanıtmak için yazdığı iş yazılarıdır. Cirriculum Vitae Latincesidir ve bunun kısaltması kullanılır. Kronolojik, işlevsel ve karma olmak üzere üç tip öz geçmiş vardır. Özgeçmiş belli ana başlıkları ihtiva etmelidir. Bunlar iletişim bilgileri (S:216, örnek 8.12), eğitim bilgileri (S.216, Örnek 8.13), iş deneyimi durumu (S:217-218, Örnek 8.14), yabancı dil bilgisi (S: 218, Örnek 8.15), bilgisayar ve büro makinaları kullanım becerileri (S: 218, Örnek 8.16), kurs, sertifikalar ve başarı ödülleri (S:219, Örnek 8.17), ilgi alanları ve aktiviteler (S:219, Örnek 8.19), kişisel bilgiler (S:220, Örnek 8.20), referanslar (S:220, Örnek 8.20) ve fotoğraftır.

Özgeçmişte belli başlı fiillerin kullanılması doğru olacaktır. Bunlara örnek olarak “analiz etti”, “araştırdı”, “çözümledi”, “bitirdi” verilebilir.

Etkin bir özgeçmiş yazımında dikkat edilmesi gereken hususlara bakıldığında ise iyi tasarlanmış bir görünümün çok önemli olduğu görülmektedir. Ayrıca, özgeçmiş bilgisayarda yazılmalı, özgeçmişe doğru bilgiler yazılmalı, yazılanlar kontrol edilmeli, Türkçe yazılmalı, etken fiillerle yazılmalı, gönderme titizlikle yapılmalı, özgeçmiş sunum yazısı yazılmalıdır (S:224, Tablo 8.1.).

Özgeçmiş sunum yazısı özgeçmişin önüne ilave edilen kısa yazıdır. Kariyer hedefi burada belirtilir. Genel beklentilerin ortaya konulduğu bir yazıdır (S:226, Örnek 8.24).

Referans (tavsiye) yazısı bazı kişileri belli kurumlara veya firmalara önermek için yazılan yazılardır. Yazan kişinin belli özellikleri olmalıdır (S:228-229, Örnek 8. 25).