Mesleki Yazışmalar Dersi 7. Ünite Sorularla Öğrenelim

İş yazısı türlerine beş örnek veriniz.

İş yazıları iletilmek istenen mesaja göre aşağıdaki gibi türlere ayrılır:

• Sirküler
• Sipariş Yazısı
• Gönderme Yazısı
• İstek Yazısı
• Üsteleme (Tekit) Yazısı
• Doğrulama (Teyit) Yazısı
• Takip Yazısı
• Teklif Yazısı
• Şikayet Yazısı
• Cevap Yazısı
• Reklam ve Satış Yazısı
• Red/Kabul Yazısı

Sirküler hangi amaçla yazılmaktadır?

Sirküler, çok sayıda kişi/firmaya aynı anda bir faaliyeti,  bir haberi veya bir değişikliği duyurmak amacıyla yazılır.

Firma içi duyuru niteliğinde kullanılan sirkülerin konularına üç örnek veriniz.

Firma içi duyuru niteliğinde kullanılan diğer sirkülerin konuları şunlardır:

• Toplantı duyuruları
• Sağlık ve güvenlik ile ilgili uygulama duyuruları
• Şirket politikası ile ilgili duyurular
• Yöneticiler veya ortakların değişikliği duyuruları
• Atamalar, ayrılmalar
• Şirket isim/unvan değişikliği duyuruları
• Organizasyon değişiklikleri
• Sermaye artırımı duyuruları
• Vekaleten görev duyuruları

Firmalar arası duyurularda kullanılan sirküler konularına üç örnek veriniz.

Firmaların birbirlerine yazdıkları diğer sirküler konuları ise şunlardır:

• Yöneticilerin veya ortakların değişikliklerinde
• Üretilen mal ve hizmet türünde değişiklik yapıldığında
• Yeni bir şube/bayi açıldığında veya kapatıldığında
• Firma adresinde, unvanında, faks, telefon, e-posta ve elektronik ağ adresinde değişiklik olduğunda
• Yönetici atamalarında, görevden ayrılmalarda
• Firma devredildiğinde veya devralındığında
• Başka firmalarla birleşildiğinde veya dağıldığında

İyi bir sipariş yazısında bulunması gereken ilkeler nelerdir?

İyi bir sipariş yazısında bulunması gereken ilkeler şunlardır:

• Talep edilen ürün veya hizmetle ilgili miktar, cins, kalite, renk, stok numarası vb. bilgiler
• Ödemenin nasıl yapılacağı (peşin, vadeli, çek vb.)
• Ödemenin ne zaman yapılacağı
• Ürünün ne zaman ve nereye gönderilmesinin istendiği
• Nakliye ile ilgili bilgiler
• Ürünün ambalaj şekli
• Siparişi veren firmanın açık adres, telefon, faks, e-posta bilgileri

Firmanın ürün veya hizmet konusunda yükümlülüğünü yerine getirdiğini (gönderdiğini) gösteren yazılara ne ad verilmektedir?

Firmanın ürün veya hizmet konusunda yükümlülüğünü yerine getirdiğini (gönderdiğini)  gösteren yazılara gönderme yazısı denir.

Gönderme yazılarında dikkat edilecek hususlar nelerdir?

Gönderme yazılarında dikkat edilecek hususlar şunlardır:

• Gönderme işleminin hangi ulaşım aracı ile yapıldığı belirtilmelidir.
• Gönderme işleminin ne zaman yapıldığı açıkça belirtilmelidir.
• Muhtemel teslim alma zamanı ve şartlarından bahsedilmelidir.
• Gönderme işleminin nereye yapıldığı belirtilmelidir.
• Gerekiyorsa alındığının bildirilmesi istemine yer verilmelidir.
• Varsa ulaşım sigortası veya muhtemel aksaklıklar ile ilgili bilgi verilmelidir.

Bir istek yazısında bulunması gereken hususlar nelerdir?

Bir istek yazısında bulunması gereken hususlar şunlardır:

• Yazıya konu olan isteğin ne olduğu açıkça belirtmelidir.
• İstek konusunun net olarak anlaşılabilmesi için karşı tarafa ayrıntılı bilgi verilmelidir.
• İsteğin hızlı ulaştırılabilmesi için açık adres, telefon, e-posta, faks bilgileri verilmelidir.

İş yaşamında bir yazının cevap verilmesi gerekirken alıcı tarafından cevapsız bırakıldığı durumlarda yazılan bir yazı türüne ne ad verilmektedir?

“Üsteleme” diğer adıyla “Tekit” yazısı, iş yaşamında bir yazının cevap verilmesi gerekirken alıcı tarafından cevapsız bırakıldığı durumlarda yazılan bir yazı türüdür.

Doğrulama (teyit) yazısı nedir? Tanımlayınız.

Konuşulanların unutulmaması veya üzerinde anlaşmaya varılmış konuların ileride yanlış hatırlanmaması ve dolayısıyla anlaşmazlıklara neden olmaması için yazılan yazılara doğrulama (teyit) yazısı denir.

Takip yazılarında amaç nedir?

Bir alacağın ödenmesini sağlamak amacıyla borçluya yazılan yazılara takip yazısı denir. Borçluların herhangi bir sebepten dolayı borcunu ödememeleri halinde alacaklı borçluyu ikna etmek ve borcun ödenmesini sağlamak amacıyla yazılır.

Etkili bir şikayet yazısı için dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?

Etkili bir şikayet yazısı yazabilmek için şu hususlara dikkat edilmelidir:

• Yazı çok uzun tutulmamalı, karşı tarafı okurken sıkmamalıdır.
• Şikayet konusu kısa ancak yeterince açık ifade edilmelidir.
• Şikayete konu olan durum açıkça ve olduğu gibi aktarılmalıdır.
• Durum aktarılırken cümleler mantıklı bir sıra izlemelidir.
• Hakaret veya kızgınlık belirtisi gösteren cümlelere yer verilmemelidir.
• Hangi durumda olursa olsun nazik bir dil kullanılmalıdır.
• İstenirse garanti belgesi, fatura vb. dokümanların fotokopileri yazıyla birlikte gönderilmelidir.
• Şikayet yazısında firma hakkında olumsuz genelleme yapmaktan kaçınılmalıdır.
• Yazı firma ile ilişkileri bozmayacak bir şekilde yazılmalıdır.
• Firmanın hızlı geri bildirim yapabilmesi için telefon numarası, e-posta, iş adresi, ev adresi vb. iletişim bilgileri yazılmalıdır.
• İlk yazıda sorun çözülmeyip; geri bildirim de yapılmadıysa; şikayet konunuzun  önemine göre “Hukuki yollara başvurulacağına” dair ifadelerin yer alacağı ikinci bir yazı yazılmalıdır.

Cevap yazısı yazılan durumlara beş örnek veriniz.

Cevap yazısı şu durumlarda yazılır:

• Ödül, teklif, tebrik vb. kabul etme
• Sosyal veya kurumsal bir daveti kabul etme ya da kabul edememe
• Bir şikayete cevap verme
• Bir öneriye cevap verme
• İş tekliflerine cevap verme
• Satış iptallerini cevaplama
• Herhangi bir konuyla ilgili bilgi verme
• Ürünler ya da hizmetler ile ilgili sorulara/sorunlara cevap verme

Etkili bir cevap yazısı için dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?

Etkili bir cevap yazısı yazısı yazmak için;

• Cevap yazısı yazmayı geciktirmeyin; en kısa sürede karşı tarafın isteğini yerine getirin.
• Cevap önceden yapılmış bir yazıya karşılık olduğu için gerekli bilgileri tekrar edin. Bu tekrar, olası soruları ve anlaşmazlıkları giderebilir.
• Gelen yazı sizin alanınız ile ilgili değilse bunu nazik bir dille belirtin ve eğer biliyorsanız temas kurulması gereken doğru kişinin ismi ve adresi hakkında bilgi verin.

Başarılı bir reklam ve satış yazısı için dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?

Başarılı bir reklam ve satış yazısı için şunlara dikkat etmek gerekir:

• Yazı giriş cümlesinde dikkat çekmeli ve ilgi uyandırmalıdır.
• Ancak dikkat çekilecek diye “Tebrikler! Dünya turu kazandınız” gibi inandırıcı  olmayan ifadelere yer verilmemelidir.
• Gelişme bölümünde yazıda konu edilen mal ve/veya hizmeti satın almanın yaratacağı yararlar üzerinde durularak ilgi uyandırılmalıdır. Örneğin; “Yorulmadan  saatlerce yazmak ister misiniz?” “……….. cihazı hem kolay hem de hızlı bir şekilde yazmanızı sağlayacaktır” gibi.
• Yazı, satın alma isteği uyandırmalıdır.
• Satılacak ürünün veya hizmetin üstünlüklerinden en önemlileri ve çarpıcı olanları özellikle belirtilmelidir. Söz konusu üstünlükler; ürünü deneme olanakları, ürün garanti kapsamı, süresi, servisi vb. potansiyel müşterinin güvenini sağlamaya, onu ikna etmeye yönelik olmalıdır.
• Sonuç bölümünde potansiyel müşteriyi harekete geçirecek cümlelere yer verilmelidir. “Lütfen 20 Ocak 20.. Cuma gününe kadar bizi 666 66 66’dan arayın”, “Bizi  arayan ilk 100 kişi hediyeler kazanacaktır” gibi.
• Yazı harekete geçirmelidir.

Red/Kabul yazıları hazırlanırken nelere dikkat edilmelidir?

Red/Kabul yazısı hazırlarken şunlara dikkat etmek gerekir:

• Red yazıları karşı tarafı kırmayacak, rencide etmeyecek bir üslupla yazılmalıdır.
• Red nedeni mantıklı bir şekilde açıklanmalıdır.
• Konu reddedilse bile ileriki zamanlarda isteğin yerine getirilmesi mümkün ise olumlu olabilecek ifadelere yer verilmeli, kapılar tamamen karşı tarafa kapatılmamalıdır.
• Kabul yazısı red yazısına göre daha kolay yazılır. İsteğin kabul edildiği, en kısa sürede iletişime geçileceği, ürünün gönderileceği vb. bilgiler verilir.

Tamim veya genelge isimleri altında da kullanılan yazı türü hangisidir?

Resmî yazı türlerinden “Genelge”nin karşılığı olan sirküler bazı firmalarda “Tamim” gibi farklı isimler altında da kullanılır.

Firmaların ihalelere katılırken ihale komisyonlarına verdikleri yazı türü nedir?

Firmalar ihalelere katılırken ihale komisyonlarına teklif yazısı verirler, ortaklık yapmak isteyen ya da yeni bir fikri, projeyi kabul ettirmek isteyenler teklif yazılarıyla durumu karşı tarafa aktarırlar.

Bir alacağın ödenmesini sağlamak amacıyla borçluya yazılan yazılara ne ad verilmektedir?

Bir alacağın ödenmesini sağlamak amacıyla borçluya yazılan yazılara takip yazısı denir.

Tasdik yazısı nedir?

Doğrulama yazıları iki kopya yazılır ve gönderilir. İki taraf da her iki yazıyı imzalar, birer kopyasını alır. Yazının sonuna “Kabul ediyorum” ifadesi yazılır, altına tarih ve imza  atılır. Alıcı onayladığı nüshayı tekrar karşı tarafa gönderir. Onaylanan nüshaya tasdik yazısı denir.