Mesleki Yazışmalar Dersi 7. Ünite Özet

Giriş

İş yazılarında genel amaç iştir. Karşı tarafla iletişimi sağlar. Karşı tarafta bir eylem oluşturmayı amaçlar. Bu amaçla kullanılan birçok iş yazısı türü vardır.

İş Yazısı Türleri

İş hayatında pek çok farklı ve değişik durum ve konuda iş yazısı yazmak gerekir. Dolayısıyla birbirinden farklı iş yazıları yazılması gerekir. İş yazılarının iletilmek istenen mesaja göre aşağıdaki türleri vardır

• Sirküler
• Sipariş Yazısı
• Gönderme Yazısı
• İstek Yazısı
• Üsteleme (Tekit) Yazısı
• Doğrulama (Teyit) Yazısı
• Takip Yazısı
• Teklif Yazısı
• Şikayet Yazısı
• Cevap Yazısı
• Reklam ve Satış Yazısı
• Red/Kabul Yazısı

Sirküler yazısı geniş kapsamlı dağıtımlar ve duyurular için kullanılır. Bazı firmalar resmi yazılardaki “Genelge”ye karşılık gelecek biçimde “Tamim” ismini kullanır. Bir faaliyet, bir haber veya bir değişiklik aynı anda birçok firmaya sirküler ile duyurulur. Bu yazı tipi firma içi bilgilendirmede vazgeçilmezdir. Sirküler mesajın ulaştırılması istenilen kitleye aynı anda duyurulmalıdır. Genellikle topluca bilgilendirme amacıyla kullanılsa da, bazen nezaket ve önemseme mesajı olarak kullanılan bir yazı türüdür.

Açılış sirküsü, imza sirküsü ve sair konularda olabilen sirkülerin firma içi duyuru niteliğinde olan diğer çeşitleri şunlardır:

• Toplantı duyuruları
• Sağlık ve güvenlik ile ilgili uygulama duyuruları
• Şirket politikası ile ilgili duyurulur
• Yöneticiler veya ortakların değişikliği duyuruları
• Atamalar, ayrılmalar
• Şirket isim/unvan değişikliği duyuruları
• Organizasyon değişiklikleri
• Sermaye artırımı duyuruları
• Vekaleten görev duyuruları

Sirküler firma içinde kullanıldığı gibi firmalar arasında da kullanılır. Bu alandaki çeşitli sirküler konuları şunlardır:

• Yöneticilerin veya ortakların değişikliklerinde
• Üretilen mal ve hizmet türünde değişikliklerde
• Yeni bir şube/bayi açıldığında veya kapatıldığında
• Firma adresinde, unvanında, faks, telefon, eposta veya elektronik ağ adresinde değişiklik olduğunda
• Yönetici atamalarında, görevden ayrılmalarda
• Firma devredildiğinde veya devralındığında
• Başka firmalarla birleşildiğinde veya ayrılındığında

Sirkülere tek tek isim veya genel bir hitap yazılabilir (S:179-180, Örnek 7.1.). Tamim örneği için bakınız (S:181, Örnek 7.1).

Sipariş yazısı ihtiyaç duyulan ürün veya hizmetin temini için yazılan iş yazısıdır (S:182-183, Örnek 7.2). İyi bir sipariş yazsında bulunması gerekenler şunlardır:

• Talep edilen ürün veya hizmet ile ilgili miktar, cins, kalite, renk, stok numarası vb. bilgiler
• Ödeme şekli
• Ödemenin zamanı
• Ürünün ne zaman ve nereye gönderileceği
• Nakliye bilgileri
• Ambalaj şekli
• Siparişi veren firmanın bilgileri

Gönderme yazısı firmanın ürünü gönderdiğini gösteren yazıdır. Karşı tarafı haberdar etmek için yazılır (S: 184- 185, Örnek 7.3). Gönderme yazılarında dikkat edilecek hususlar şunlarıdır:

• Gönderme işleminin yapıldığı ulaşım aracı
• Gönderme işleminin zamanı
• Muhtemel teslim alma şartları ve zamanı
• Gönderme işleminin nereye yapıldığı
• Gerekiyorsa alındığının bildirilmesi istemi
• Varsa ulaşım sigortası veya muhtemel aksaklıklar ile ilgili bilgi

İstek yazıları çok çeşitli isteme sebepleri ile yapılan yazılardır (S:185-186, Örnek 7.4). İstek yazısında şunlar bulunmalıdır:

• Yazıya konu olan isteğin ne olduğu
• İstek konusunun net olarak anlaşılabilmesi için karşı tarafa ayrıntılı bilgi verilmesi
• İsteğin hızlı ulaştırılabilmesi için açık adres, telefon, e-posta, faks bilgileri.

Üsteleme , diğer adıyla “Tekit” yazısı cevap verilmesi gereken bir yazıya cevap alınamadığında yazılan iş yazısı türüdür (S:186-187, Örnek 7.5).

Doğrulama (teyit) yazısı unutturmama, yanlış hatırlanmasına mani olma, diğer bir deyişle anlaşmazlıkların önüne geçmek için yazılan yazılardır (S:188, Örnek 7.6). İki kopya yazılır, her iki taraf birer adet alıp imzalar. Yazının sonunda “Kabul ediyorum” ifadesi bulunur. Alıcının onaylayıp karşı tarafa gönderdiği yazıya tasdik yazısı denir.

Takip yazısı alacağın ödenmesi için borçluya yazılan yazıya denir. Borçluyu ikna edip borcunu ödemesi için yazılır. Aksi takdirde hukuki yollara başvurulacağı lisan-ı münasip ile bildirilir (S.189, Örnek 7.7).

Teklif yazısı bir kişiyi belli bir şekilde davranmaya ikna etmek için yazılan iş yazısı türüdür. Müşteri kazanmanın ve ticari faaliyet yapmanın geçerli bir yolu tekliflerdir. İhalelerde, ortaklıklarda, projenin kabul edilmesi hususunda kullanılırlar. Anlatım kısa ve özlü olmalıdır (S:190-191, Örnek 7.8).

Şikayet yazısı rekabet ve gelişen teknoloji sebebiyle müşterilerin artan şikayetlerini dile getirdikleri yazı türüdür. Firmalar “ Müşteri Şikayet Yönetimi” birimleri oluşturmaktadırlar. Bu durum hem firmanın kalitesini artırmakta hem de müşteriler yoluyla rekabeti çoğaltmaktadır (S:193-194, Örnek 7.12). Etkili bir şikayet yazısında şunlara dikkat edilmelidir:

• Kısa olmalı, okuyanı sıkmamalı
• Konu kısa fakat açık ifade edilmeli
• Konu olduğu gibi ifade edilmeli
• Durum mantıklı bir cümle sırası ile aktarılmalı
• Hakaret ve kızgınlık cümlelerine yer verilmemeli
• Gerektiği takdirde konuyla ilgili doküman kullanılmalı
• Hızlı geri bildirim için iletişim, ulaşım bilgileri bulunmalı
• Cevap alınmadığı durumlarda, konunun önemine göre “Hukuki yollara başvurulacağı”nı belirten ikinci bir yazı yazılmalı

Cevap yazısı konuyla ilgili istek veya rica yazsına karşılık yazılan yazıdır (S:195, Örnek 7.11). Şu durumlarda yazılır:

• Ödül, teklif, tebrik vb. kabul etme
• Daveti kabul etme yahut reddetme
• Şikayete karşılık verme
• Öneriye karşılık verme
• İş tekliflerine cevap verme
• Satış iptallerini cevaplama
• Herhangi bir konuyla ile ilgili bilgilendirme
• Sorulara cevap verme

Etkili bir cevap yazısı için,

• Yazı geciktirilmemeli, karşı tarafın isteği en kısa sürede yerine getirilmeli
• Gerekli bilgiler tekrar edilmeli
• Yazı sizin alanınızla ilgili değilse nazikçe bunu belirtip, eğer biliyorsanız ilgili kişiye yönlendirmelisinizdir.

Reklam ve satış yazısı özelik tanıtmaya ve alıcılarda satın alma isteği uyandırmaya yarayan yazılardır (S.197-198, Örnek 7.13). Şunlara dikkat etmek gerekir:

• Giriş cümlesi dikkat çekmeli
• İnandırıcı olmayan ifadeler kullanılmamalı
• Malın almanın yararlarından bahsedilmeli.
• Satın alma isteği uyandırmalı vb.

Red/kabul yazısı aslında bir cevap yazısıdır. Yalnız dar kapsamlı bir cevap yazısıdır çünkü olumlu veya olumsuz bir sonucu içerir (S:199-200, Örnek 7.14). Bu yazıda şunlara dikkat edilmelidir:

• Karşı taraf kırılmamalı, rencide etmeyen bir üslupla yazılmalı
• Red nedeni mantıklı bir şekilde açıklanmalı
• Red edilse bile istek ilerleyen zamanlarda karşılanabilecek türden ise kapılar tamamen kapatılmamalı
• Kabul ise kısa sürede işlemlerin yapılacağı belirtilir.