Dosyalama Arşivleme Dersi 4. Ünite Sorularla Öğrenelim

Belgeleri kısaca tanımlayabilir misiniz?

Belgeler, bir kurumun yürüttüğü işlemlere ilişkin eylemleri gösteren, yasal kanıt değeri taşıyan bir forma sahip olan, çeşitli standartlar çerçevesinde üretilen ve yönetilen dokümanlardır.

Bir dokümanın belge niteliği taşıyabilmesi için neler gerekir?

Bir dokümanın belge niteliği taşıyabilmesi için hazırlayıcısı tarafından gerçekleştirilen eylemi göstermesi ve yasal olarak kanıt niteliği taşıyacak şekilde yapılandırılması gerekmektedir.

Doküman nedir? Kısaca tanımlayınız ve dokümanlara günlük hayatımızdan birkaç örnek veriniz.

Üretilen ya da kullanılan her türlü bilgi kaynağını doküman olarak tanımlayabiliriz. Resim, kitap, makale, ses kaydı gibi görsel, yazılı ya da işitsel malzemeler genel olarak doküman olarak adlandırılabilir.

Bir materyalin doküman olarak nitelendirilmesi için ne gerekir?

Bir materyalin doküman olarak nitelendirilmesi için bilgi kaynağı olması veya o bilginin üretiminde kullanılması yeterlidir.

Belgelerin oluşturulması sürecinde uygulanacak yöntem ve şekil bakımından sahip olması gereken temel özellikleri maddeler halinde sıralayınız.

- Belge yazılı olmalıdır. - bir iradeyi açık bir şekilde ortaya koymalıdır. - Taşınabilir kayıt ortamında bulunmalıdır. - Düzenleyicisi belli olmalıdır. - Kanıt niteliği taşıyacak şekilde imzalı ya da mühürlü olmalıdır.

Belgeler kağıt ortamı dışında ne tür ortamlarda bulunabilirler? Kısaca açıklayınız.

Genel olarak belgelerin kâğıt ortamında oluşturulduğu ve saklandığı düşünülür. Oysa belgeler kâğıt gibi basılı ortamlarda bulunabileceği gibi ses kaydı, film, fotoğraf gibi çoklu ortamlarda da bulunabilir.

Belgelerin kâğıt ortamından elektronik ortama taşınma sebebi nedir? Ayrıntılı bir şekilde açıklayınız.

Belgelerin bulunduğu ortamların birbirine göre avantaj ve dezavantajları olduğunu söyleyebiliriz. Örneğin kâğıt ortamında saklanan belgelerde arama ve düzeltme işlemleri uzun zaman almaktadır. Dolayısıyla hata yapma oranı da yüksektir. Nem, ısı gibi fiziksel koşullardan etkilenmesi nedeniyle uzun yıllar saklanan belgelerde deformasyon olabilir. Kâğıt ortamının belgeler için bazı dezavantajlar taşıması nedeniyle, bilgi ve iletişim teknolojilerinin sunduğu imkânlarla birlikte belgelerin kâğıt ortamından elektronik ortama taşınması kaçınılmaz olmuştur.

Elektronik belge nedir? Bunlar hangi belgeleri kapsamaktadır?

Genel olarak elektronik ortamda bulunan belgeler elektronik belge olarak ifade edilir. Elektronik belgeler, daha önce hazırlanmış ve kamera, tarayıcı gibi çeşitli teknolojiler kullanılarak elektronik ortama aktarılan belgeler ile tamamen elektronik ortamda hazırlanmış belgeleri kapsamaktadır.

Ofis Uygulamalarından Yararlanılarak Üretilen Dokümanları maddeler halinde yazınız.

- kelime işlemci dokümanlar - Grafik-tablo belgeleri - Sunular - Masaüstü yayınlar – Tasarım dokümanları

Çevrimiçi ve WWW Tabanlı Ortamlarda Yer Alan Belgeleri maddeler halinde yazınız.

- Intranetler - Ekstranetler - Kamuya açık web siteleri - İnteraktif iletişim belgeleri

Kurumsal Bilgi Sistemleri Aracılığıyla Üretilen Belgeleri maddeler halinde yazınız.

- Veri tabanları - Coğrafik bilgi sistemleri - İnsan kaynakları sistemleri - Finansal sistemler - İş akışı sistemleri - Kullanıcı yönetimi sistemleri - Müşteri yönetimi sistemleri - Kurumlarda geliştirilen özel sistemler - İçerik yönetimi sistemleri

İletişim sistemlerinden Alınan Elektronik Mesajları maddeler halinde yazınız.

- E-postalar - SMS (kısa mesaj hizmetleri) - MMS (multimedya mesaj hizmetleri) - EDI (elektronik Veri değişimi) - elektronik doküman değişimi (elektronik faks) - Sesli mesajlar - EMS (gelişmiş mesaj hizmetleri) - multimedya iletişimi

En sık kullanılan elektronik belgelere örnek verebilir misiniz?

En sık kullanılan elektronik belgelere grafik-tablo belgeleri, e-postalar, ses kayıtları, web siteleri, çoklu ortam sunumlar, kelime işlemci dokümanlar örnek olarak gösterilebilir.

Geleneksel belgelerle karşılaştırıldığında elektronik belgelerin avantajları nelerdir? Ayrıntılı bilgi veriniz.

Geleneksel belgelere nazaran elektronik belgeler daha az yer kaplar. Elektronik belgeler dayanıklıdır, ısı, ışık, nem gibi çevresel faktörlerden daha az etkilenirler, uygun koşullarda saklandığında etkilenmedikleri de söylenebilir. Elektronik belgelerin en büyük avantajı belge üzerinde işlem yapmanın kolay olmasıdır. Elektronik belgelerde arama, bilgi transferi yapma ve paylaşma hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirilir. Oysa kâğıt ortamında saklanan belgelerde işlem yapmak zaman alıcı ve iş gücü gerektiren bir süreçtir.

Belge yönetimi kavramının tanımını yazınız.

Belge yönetimi kavramı, kurumsal faaliyetler içerisinde belgelerin üretiminden uygun bir biçimde dağıtılmasına, erişilmesine, dosyalanmasına, ayıklanmasına ya da imha edilmesine kadar sürdürülen her türlü işlemin kontrol altına alınmasını sağlayan ilke ve uygulamalar şeklinde tanımlanmaktadır.

Bir elektronik belgenin belge niteliği taşıyabilmesi için hangi özelliklere sahip olması gerekir.

Bir elektronik belgenin belge niteliği taşıyabilmesi için bazı özelliklere sahip olması gerekir. Tıpkı geleneksel belgelerde olduğu gibi elektronik belgenin de şekil itibariyle ve içerik yönünden sahip olması gereken özellikleri barındırmanın yanında imzalanmış veya mühürlenmiş olması gerekir. Dolayısıyla bir dokümana belge niteliği kazandıran unsurlar elektronik belgeler için de geçerlidir. Elektronik belgeler için dikkat edilmesi gereken çok önemli bir nokta da bu belgelerin daha sonra değiştirilmesine imkân verilmeden saklanmasıdır.

Bir elektronik belgenin özgünlüğünü hangi faktörler belirler? Maddeler halinde yazınız.

-iletişim tarzı - iletişim formu - iletişim durumu - Muhafaza şekli

Belgenin özgünlüğünü korumak için alınması gereken muhafaza güvenliği önlemleri nelerdir? Maddeler halinde yazınız.

- Depolama teknolojisi uygun olmalıdır. - Belgeler düzenli ve güvenli bir şekilde yedeklenmelidir. -Belgelerin aslı fiziksel olumsuzluklardan etkilenmeyecek şekilde; kopyaları ise kolay erişilebilecek bir konumda depolanmalıdır. - Belgelerin taşınması için düzenli bir sistem kullanılmalıdır.

ISO 15489 kodlu Belge Yönetim Standardı’na göre belge güvenliğini sağlama konusunda belge yönetim sistemlerinin sahip olması gereken özellikler nelerdir? Maddeler halinde yazınız.

- Bütün belgeleri düzenli bir biçimde kayıt altına alabilmeli, - Kurumun iş süreçlerini yansıtacak şekilde belgeleri düzenleyebilmeli, - Yetkisi olmayan kişilerin müdahale etmesini engelleyebilmeli, - Belgeleri düzenli olarak kullanıma sunabilmeli - Belge

Bir elektronik belgenin bütünlük özelliğinin hangi başlıklar altında değerlendirilebilir? Maddeler halinde yazınız.

- İzlenebilirlik, - Saklama süreleri, - Uygulama kuralları, standartlar ve yasal yükümlülükler, - Riskler.

Belge bütünlüğünü korumaya yönelik uygulanacak ilkeler nelerdir? Maddeler halinde yazınız.

- Belgenin üretiminden sonra gerçekleşecek erişim, kullanım, dolaşım, saklama ve imha işlemlerine ilişkin prosedürü belirlemek, - Belgenin kaybolmasını önlemek ve eğer kaybolduysa yeniden üretmek üzere prosedür belirlemek, - Muhafaza sırasında oluşabilece

Türk Standartları Enstitüsü elektronik belge yönetim sistemlerini nasıl tanımlar?

Türk Standartları Enstitüsü elektronik belge yönetim sistemlerini kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmek şeklinde tanımlamıştır.

Elektronik belge yönetimi ile hedeflenen faktörleri maddeler halinde yazınız.

- Güvenilirlik, - Tamlık, - Erişilebilirlik, - Dayanıklılık sağlamak ve sürdürmek

Elektronik belge yönetim sisteminin genel özelliklerini maddeler halinde yazınız.

- Elektronik belgeleri kayıt altına almak, muhafaza etmek ve erişimini sağlamak, - Belgeleri, birbirleri arasındaki bağlantıları koruyarak yönetmek, - Belge hakkında tanımlayıcı bilgiler içeren belge üst verisini kayıt altına almak, - Elektronik belgeleri

Bir elektronik belge yönetim sisteminin temel unsurları nelerdir? Maddeler halinde yazınız.

- Deneyimli ve uzman bir yönetici, - Belge kullanıcıları, - Belgeler üzerinde uygulanacak yetki ve sınırlamalar, sorumluluklar gibi belge politikaları, - Belirlenen politikaları yürütmek üzere belirlenen ilke ve yöntemleri içeren rehber kaynaklar, - Hukuk

Belge yöneticisi olarak atanacak kişinin hangi özelliklere sahip olması gerekir?

Atanacak kişinin kurum içerisinde belge yönetim politikalarını ve prosedürlerini belirleyerek bunları uygulamaya koyabilecek yeterliliğe ve bilgi birikimine sahip olan uzman bir kişi olması gerekir.

Elektronik imza nedir? Ayrıntılı bir şekilde açıklayınız.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanununda yer alan şekliyle elektronik imza; başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi tanımlar. Elektronik imza; bir bilginin üçüncü tarafların erişimine kapalı bir ortamda, bütünlüğü bozulmadan (bilgiyi ileten tarafın oluşturduğu orijinal haliyle) ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlarla garanti eden harf, karakter veya sembollerden oluşur. Elektronik imza kavramı çok genel bir tanım olup kişilerin elle atmış olduğu imzaların tarayıcıdan geçirilmiş hali olan sayısallaştırılmış imzaları, kişilerin göz retinası, parmak izi ya da ses gibi biyolojik özelliklerinin kaydedilerek kullanıldığı biyometrik önlemleri içeren elektronik imzaları veya bilginin bütünlüğünü ve tarafların kimliklerinin doğruluğunu sağlayan sayısal imzaları içermektedir.

Ölçüm pimi nedir?

Ölçüm piminin görevi, sıvının geçiş açıklığını değiştirmektir. İniş takımı yere değdiğinde pistonun hareketi ile bir bölmeden diğer bölmeye geçen sıvı akışı ölçüm pimi çapı boyunca değişir.

Üst veri nedir? Bir örnekle ayrıntılı olarak açıklayabilir misiniz?

Üst veri, elektronik bir belgenin içeriği hakkında bilgi veren künyesidir. Bu tanımı genişletmek gerekirse herhangi bir elektronik belgenin üreticisini, üretildiği tarihi ve kayıt altında tutulduğu yeri belirten ve bu bilgilere erişimi mümkün kılan, belgenin kimliğini ortaya koyan bilgidir. Örneğin bir kurum içerisinde yer alan insan kaynakları departmanına ait elektronik belgeler, yazar, oluşturma tarihi, konu, kategori gibi üst verileri içerir. Böylece ilgili bölüm çalışanları, belge yönetim sistemi içerisinde belgenin kendisine erişmeye gerek kalmadan ve tüm belgeleri tek tek incelemeden üst verilerindeki anahtar kelimeleri kullanarak araştırma yapabilir.

Belge kayıt üst verisini açıklayınız.

Belge kayıt üst verisi, belgelerin üretilmesi, sisteme kayıt edilmesi, sınıflandırılması, ihtiyaç duyulduğunda erişilmesi, korunması ve düzenlenmesi işlemlerine temel oluşturan bilgidir. Belge kayıt üst verisi ile üretilen belgelerin kimliği belirlenebilir, doğruluğu kanıtlanabilir, durumu saptanabilir.

Kaynak keşfi üst verisi hangi amaçla kullanılmaktadır?

Kaynak keşfi üst verisi belgeye erişebilme kapasitesini ve performansını artırarak kaynak tanımlamasına yardımcı olmak amacıyla kullanılmaktadır.

Elektronik ortamlarda belgeye erişim konusunda hangi yöntemler kullanılmaktadır? Maddeler halinde yazınız.

- Tam metin erişim - Taksonomi - Üst Veri

Elektronik belge yönetimi sistemlerinde üst veri kullanımının kurumlara sağlayacağı yararlar nelerdir? Maddeler halinde yazınız.

- Belgeler üzerinde yürütülmekte olan işlemlerle ilgili bilgi sağlar. - Belge bazında işlevleri ortaya koyar, belgeleri başlangıçta belirlenen kurallara göre dizinler, benzer uygulamalara ait belgeler arasında bağlantılar kurar. - Belgeler henüz üretim aş

Elektronik belge yönetim sistemlerinde karşılaşılabilecek riskleri maddeler halinde yazınız.

- Belgenin sisteme aktarılması sırasında bozulması, - Sisteme alınan belge üzerinde kasıtlı veya kasıtsız değişiklik yapılması, - Belgelerin yanlış üst verilerle ilişkilendirilmesi, - Belgenin yanlış sınıflandırılması, - Yetkisiz kişilerin belge üzerinde

Elektronik dokümanların belge niteliğini kazanması ve korunması amacıyla TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi standardı hangi konuları kapsar? Maddeler halinde yazınız.

- Elektronik belge yönetim sisteminin sistem gereksinimleri, - Elektronik belge yönetim sistemi için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları, - Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için ihtiyaç duyulan gereksinimler, - Elektronik ortamda üretilm

Belge yaşam döngüsü modelindeki süreçleri maddeler halinde yazınız.

- Üretim - Dağıtım - Kullanım - Muhafaza - Düzenleme

Süreklilik modelinin ortaya çıkmasında etkili olan faktörler nelerdir? Ayrıntılı olarak açıklayınız.

Süreklilik modeli özellikle elektronik belgelerin yaygınlaşmasıyla birlikte ortaya çıkmıştır. Bu modele göre geleneksel belge yaşam döngüsünde evreler arasında işlevsel kopukluklar meydana gelebileceği, bunun sonucunda da belgenin değerini yitirebileceği öngörülmektedir. Önceki evrelerde yapılması gereken işlemlerde herhangi bir eksiklik ya da hata gerçekleşirse son evreye gelindiğinde belge yönetimi anlamında büyük sorunlar yaşanabileceği vurgulanmaktadır.

Süreklilik modelinin özellikleri nelerdir?

Süreklilik modelinde elektronik belge yönetim sisteminde yer alan her belge, fark edilemeyecek kadar ardışık seriler içerisinde bir sonraki evreye aktarılarak yaşam döngüsünü tamamlar. Bu modelde belge yöneticileri ve arşivcileri ile belge yönetimine ilişkin prosedürler, daha belge üretimi başlamadan önce elektronik belge yönetim sisteminin tasarımında yer alır.

Belge nedir?

•  Elektronik belge yönetim sisteminin sistem gereksinimleri,