Dosyalama Arşivleme Dersi 4. Ünite Özet

Giriş

İşletme yapıları içerisinde organizasyon kavramının oluşturulması, grup hâlinde yapılacak olan faaliyetlerin gerçekleştirilme çabası olarak ifade edilmektedir. Sistem yaklaşımı ile ele alınan organizasyonlarda birimlerin, bölümlerin ve temel yapının kendi iç işleri üzerinde yoğunlaşırken aynı zamanda birbirleri ile de işletme amaçlarına ulaşma gayreti göstermek üzere, eksiksiz bir iletişim ve bağlantı içerisinde olmaları gerekmektedir. Organizasyonlar içerisinde yöneticiler de hem bu yapıyı yöneten hem de yapının içinde bizzat faaliyet gösteren bireylerdir. Yapı içerisinde yer alan örgütlenme ilkeleri ve örgüt modelleri dahilinde işletmeler faaliyetlerini en yüksek çaba yardımıyla gerçekleştirmeye çalışmaktadır. Örgütlenme ilkeleri işletmelerin özellikle planlama aşamasında etkin ve verimli bir örgüt yapısının oluşturulması için düzenlenmektedir.

Organizasyon Kavramı

Organizasyonun literatürde ve nihayetinde alanda kullanılan iki farklı anlamı vardır. Organizasyon ilk olarak işletmenin yapısını oluşturan ve faaliyetlerin düzenli bir biçimde yapılmasını gerekli kılan planların bir bütün olarak çalıştığı ilişkiler toplamı olarak ifade edilmektedir. İşletme içerisinde organizasyon yapıları alt bölüm ve birimlerden oluşan sistemin bir bütününü ifade eder. Bu yüzden de planlamalar, alt bölümlerin ya da birimlerin hem kendi içlerindeki etkinliğini hem de birbirleriyle ve genel anlamda da bütünle olan ilişkilerini kapsamak durumundadır. Ancak bu durumda, işletmelerin nihai amaçlarına ulaşabilecek planlar yapılmaktadır.

Organizasyon ikinci olarak ise planlanan faaliyetlerin yapı içerisindeki organize etme sürecini ifade eder. İşletmelerin hazırlanan planları verimli bir biçimde uygulayabilmesi için faaliyet süreçlerinin organize edilmesi gerekmektedir.

Bir organizasyonun varlık nedeni, belirli amaçların ancak birden fazla kişi ile ve bir grup olarak gerçekleştirilebilmesidir. Dolayısıyla organizasyon yapısı, bu grubun faaliyetlerini koordine eden, birbiri ile uyumlu hâle getiren bir mekanizma olarak ifade edilmektedir.

Organize etme, organizasyon yapısının oluşturulması ile ilgili faaliyetler topluluğunu, bir süreci ifade etmektedir. Bu süreç; faaliyetleri anlamlı ve etkili bir biçimde gruplamak, belirli örgüt kademe ve mevkileri hâline getirmek ve mevkilere iş görenleri atamak safhalarını içermektedir. Organize etmek, amacı gerçekleştirmek üzere yapılacak işlerin dikey, yatay ve mekânsal olarak farklılaştırılmasını ifade etmektedir.

Organizasyon Sürecinin Aşamaları

İşletme yapısının kapsamına göre organizasyon sürecinin aşamaları da farklılık gösterebilmektedir. Ancak genel anlamda süreç dahilinde ele alınan başlıklar da yer almaktadır. Özellikle bilgi ve belge merkezleri ve kütüphaneler açısından organizasyon sürecinin aşamaları üç başlık altında ele alınabilmektedir:

1. Yapılacak işlerin belirlenmesi ve gruplandırılması
2. İş görenlerin belirlenip atanması Madde
3. Yer, araç ve yöntemlerin belirlenmesi

Genellikle bilgi ve belge merkezlerinin ve kütüphanelerin yönetimi ve sağlayacağı hizmetler, kütüphane komisyonu, kütüphane müdürlüğü daire başkanlığı ve iş akışı açısından da işlem birimleri ve alt birimleri tarafından yürütülmektedir. Bilgi ve belge merkezlerinin ve kütüphanelerin işlevleri, iş akışı açısından ele alındığında; teknik ve kullanıcı hizmetlerini içine alan işlem birimleri ve bu çalışmalara dayanak noktası olarak arka planda hizmet veren destek birimleri olarak ifade edilmektedir. Ayrıca stratejik planların belirlenmesi, kararların alınması ve işletme faaliyeti kapsamında yer alan tüm işlemlerin denetlenmesinden sorumlu bilgi ve belge merkezleri ya da kütüphane yönetimi üst birimi bulunmaktadır.

Örgütsel Yapı

Dar anlamda organizasyon daha önce belirlenen otorite ilişkilerini belirten bir yapıdır. Genellikle organizasyon şeması ile ifade edilen bu yapı organizasyondaki başlıca birimleri, bölümleri, bunların birbirleri ile ilişkilerini ve emir-komuta kapsamlarını göstermektedir. Organizasyonun alt kademelerine inildikçe bu kademelerdeki birimleri işgal edenlerin yetkileri de azalmaktadır. Geniş anlamda organizasyon ise bütün çalışanları, sahip olunan kaynakları, her türlü politika ve yöntemleri, metotları ve görevleri ve organizasyonu diğer organizasyonlardan ayırarak onu ayrı ve kendine has bir bütün hâline getiren bütün özellikleri kapsayacak biçimde ayrı bir sosyal varlık olarak ele alınmaktadır.

Örgütlenme İlkeleri

İşletme yapıları içerisinde örgütlenmenin verimli ve etkin bir biçimde yapılabilmesi, örgütlenme ilkelerinin planlama aşaması kapsamında ele alacağı sorular ile doğrudan ilişkilidir.

Örgütlenme ya da örgüt ilkeleri etkin bir örgütsel yapının oluşturabilmesi için sorulan soruların doğru bir biçimde yanıtlanarak ve karşılıklı geri bildirim verilerek ortaya çıkmaktadır. Literatürde de fikir birliğine varılmış olan örgütsel ilkeler dahilinde bu sorular doğru bir biçimde yanıtlanabilecek, sorulara verilen yanıtlar da örgütsel ilkelerin iyileştirilmesi aşamasında ele alınabilecektir.

Bilgi ve belge merkezleri ve kütüphaneler açısından doğru ve etkin bir örgütlenmenin ilkeleri şu şekilde ifade edilmektedir:

• Amaç Birliği
• İş Bölümü ve Uzmanlaşma
• Bölümlere Ayırma
• Yetki ve Sorumluluğun Denkliği
• Biçimselleşme
• Emir- Komuta Birliği
• Yönetim/ Denetim Alanı
• Basitlik
• Esneklik
• Merkezileşme/ Merkezileşememe
• Açıklama

Örgüt Kültürü

Örgütler, içlerinde bulundukları dış çevreden doğrudan etkilenen ve bu durumu iç çevrelerine birebir yansıtan yapılardır. İşletmeler tarih boyunca sosyal varlıklar olmuşlardır ve sosyal varlıkların birbiri ile iletişim hâlinde bulunmaları ve bu iletişimi devam ettirirken de kendi istekleriyle ele aldıkları ya da dış baskı unsurlarıyla zorla yaptıkları belirli normlar ve davranışlar kümesi mevcuttur. Bu davranış seçeneklerine uyulmadığı takdirde ise içinde bulundukları genel kültür yapısı ile çatışmalar yaşayabilecek ve bu durum da sosyal çevre içinde ayrıca bir tepki ile karşılanacaktır.

Kültür Kavramı

Kültür kavramının bakmak, yetiştirmek anlamında Latince colere ya da culture kelimesinden geldiği kabul edilmektedir. Voltaire tarafından kültür, zihinsel açıdan insan zekasının oluşumu gelişimi anlamında kullanılmıştır.

Bireysel ve sosyal bir fenomen olarak kültürle ilgili tanımlardan bazıları şu şekildedir:

• Bireyin içinde yaşadığı gruptan/toplumdan edindiği sosyal miras
• Bireyin düşünme, hissetme ve inanma biçimi
• Bir toplumun yaşama biçimi
• Problemlerin çözüm biçimi
• Öğrenilen davranışlar bütünü
• Davranışları düzenleyen normatif bir sistem
• Doğada var olana karşılık insanların oluşturduğu her şey
• Bir egemenlik ve meşruiyet aracı.

Kültürü Oluşturan Öğeler

Kültür kavramını oluşturan öğeler literatür kapsamında farklı başlıklar altında ele alınmaktadır. Bu durumun en önemli sebebi kültür kavramının belirli bir küresel ve evrensel açıklamasının olmasının yanı sıra coğrafi bölgelere göre de yerel bir bakış açısına sahip olması olarak ifade edilmektedir.

• İnançlar
• Değerler
• Normlar
• Semboller
• Teknoloji

Kültürel Açıdan Örgüt

Örgüt yapılarının, örgütsel bütünleşmeyi sağlayabilmek için örgüte katılan üyelerini ortak bir kültür içerisinde yeniden sosyalleştirmesi gerekmektedir. Örgüt kültürü, örgütün içinde yer aldığı toplumun kültüründen bütünüyle ayrılmışmış ayrı bir kültür değildir. Örgüt kültürü, geniş toplumun kültürüne göre bir alt kültür olarak nitelendirilebileceği gibi örgüt içerisindeki diğer alt kültürlere göre de bir üst (baskın, çatı) kültür olarak da nitelendirilebilmektedir.

Örgüt kültürü, sistem yaklaşımı dahilinde, kendi alt kültürlerinin daha fazlasını oluşturan öğeleri bünyesinde barındırmaktadır. Özellikle büyük işletme yapıları kapsamında meslek ve iş gruplarının fazla olması sebebiyle farklı kültür mozaikleri birleşerek örgüt kültürünü meydana getiren bileşenlerden bir tanesini oluşturmaktadır. Ayrıca farklı kültürlerin yönetimi kapsamında ele alınan ve coğrafi açıdan farklılıklar gösteren kültür yapıları da özellikle çok uluslu işletmelerin üzerinde durması gereken bir diğer konudur.

Örgüt kültürünün literatürde genel ve derinlemesine olmak üzere birçok tanımı bulunmaktadır. Ancak örgüt yapıları temelinde ayrıntılı olarak ele alındığında Schein (1984)’ın yapmış olduğu örgüt kültürü tanımı daha özel bir anlam içermektedir: “Bir grubun üyeleri tarafından paylaşılan inanç, sayıltı ve değerler sistemi, grup yaşantısının öğrenilen sonuçları, herhangi bir grubun içsel bütünleşme ve dışsal uyum sorunlarını çözmek amacıyla öğrenme (sosyalleşme) süreci içinde geliştirmiş olduğu sayıltılar örüntüsü” olarak ifade etmektedir.

Literatürde yer alan tanımlar incelendiğinde, bu tanımlar çerçevesinde örgüt kültürünü, bilgi ve belge merkezleri ve kütüphaneler açısından dikkate alarak tanımlamak gerekirse; kütüphane işletmelerinde yönetimin ortaya koyduğu yönetim politikaları, stratejiler, çalışma koşulları, tutum ve davranışlar, roller, değerler, inançlar, semboller, gelenekler ve alışkanlıkların tümü olarak ifade edilmektedir.

Etkin bir kütüphane yöneticisi, kullanıcı memnuniyetini en üst düzeye çıkararak, kullanıcıların kütüphaneye tekrar gelme arzusu ile kurumdan ayrılmasını sağlamalıdır. Hizmetlerden memnun kalan bir kullanıcı, başka kullanıcıları da etkileyerek, müşteri sayısının artmasını sağlayacaktır. Bu durum da ancak kullanıcı odaklı ve yenilikçi bir örgüt kültürünün oluşturulması yoluyla gerçekleştirilebilecektir.

Bilgi ve belge merkezleri ve kütüphanelerde örgüt kültürünün oluşturulma süreci genellikle aşağıdaki aşamaları içermektedir:

• I. Aşama: Kütüphaneyi kuran kişinin yeni bir girişim düşüncesine sahip olması. Örnek olarak; kütüphaneye gereksinim duyan bir işletme ya da yeni kurulan bir üniversite.
• II. Aşama: Kurucu bir ya da daha çok anahtar kişiyi, fizibilite etüdü yapmak üzere ekibe dahil eder ve görüşlerini onlarla paylaşır.
• III. Aşama: Oluşturulan ekip fizibilite çalışmasına başlar. Fizibilite çalışması kapsamında; talep tahmini ve pazar araştırması, en uygun kuruluş yeri ve binanın seçimi, kapasitenin belirlenmesi, gerekli fonların bulunması, donanımın seçilmesi, kazanımların öngörülmesi, yönetmeliklerin ve örgüt şemasının oluşturulması, fizibilite raporu ve yatırım değerleme, kesin projenin oluşturulması ve kütüphanenin kurulması gibi aşamalar yer almaktadır.
• IV. Aşama: Kütüphanede görev alacak çalışanların işe alınması ile birlikte genel örgüt kültürünün öyküsü oluşturulmaya başlamış olacaktır.

Örgüt liderinin ya da yöneticilerinin, işletme çalışanlarının kültüre adaptasyonu sırasında da etkisi görülmektedir. İş tanımlarının belirlenmesi ve iş dizaynı uygulamaları kapsamında örgüt kültürü ile ilgili detayların yer alması, çalışan bireylerin de mevcut örgüt yapısına ve devamında da örgüt kültürüne adapte olabilmeleri için önemlidir. Ancak yöneticilerin ya da liderlerin çalışanlar için birer rol model olmaları gerekmektedir. Normlar, davranışlar ve etik değerler kapsamında çalışma yaşamı içerisinde görev ve sorumluluklarını sürdüren üstler, çalışanlarda da benzer duyguların oluşmasını ve takım ruhu ve aidiyet gibi kavramların benimsenmesini daha kolay bir biçimde sağlayacaktır.