Dosyalama Arşivleme Dersi 1. Ünite Sorularla Öğrenelim

Arşivlerin yararları nelerdir?

Arşivler örgüte dışarıdan veya içeriden bağlı olan bireylerin, örgüt çalışanlarının ve örgütün kendisinin haklarını belgeler ve ortaya çıkabilecek olumsuz durumlardan korur. Aynı zamanda bilimsel çalışmalara imkân sağlar ve toplumsal hafıza rolünü üstlenerek topluma fayda işlevini de gerçekleştirmiş olur.

Örgüt içerisinde yazışmalar kapsamında oluşturulan belgeler hangi bağlamda önemlidir?

Örgüt içerisinde yazışmalar kapsamında oluşturulan belgeler örgüt içi yönetiminin sağlıklı bir biçimde yürütülmesine yardımcı olmaktadır.

Kayıt nedir?

Kayıt, Bir yazının, bir hesabın tarih, numara vb.nin veya kopyasının bir yerde yazılı olarak bulunmasını ve aynı zamanda bilgiyi taşımasını ifade etmektedir.

Kayıt yönetimi hangi etkinliklerden oluşur?

Kayıt yönetimi; belgeleri oluştuğu aşamadan itibaren ele alır ve belgelerin dosyalanması, depolanması, imha programlarının oluşturulması, dosya transferi ve çoğaltma gibi etkinliklerden oluşur.

Doküman yönetim sistemini tanımlayınız.

Doküman yönetim sistemi (DYS), kağıt dokümanların taranarak dijitalleştirilmesi ile elde edilen imajların ve elektronik dokümanların saklanmasını ve yönetilmesini sağlayan yazılımlara verilen genel isimdir.

Kayıt yönetimi amaçları nelerdir?

Kayıt yönetimi ana amaçları şunlardır: - Kayıt oluşturma amaçları - Kayıt depolama amaçları - Kayıt erişim amaçları - Kayıt sürdürme amaçları - Kayıt işlem amaçları

Kayıt yönetim programları hangi amaçlarla geliştirilmiştir?

Gereksiz kayıt tutulması, dosya çekmecelerinin ve klasörlerinin aşırı doldurulması, yanlış dosyalama, mükerrer kayıt ve kayıt tutmanın önemi konusunda anlayış yetersizliği ve eğitim noksanlığı gibi problemlerin önüne geçmek ve içinde bulunulan koşullara uyum sağlamak açısından kayıt yönetim programları geliştirilmiştir.

Literatüre göre belgeyi tanımlayınız.

Literatürde belge, örgüt içerisinde görülen ve yapılan faaliyetler ve iletişimler sırasında her türlü, yazılmış, basılmış, kayda alınmış, şifrelenmiş ve resmedilmiş evrakların tümüne verilen ad olarak tanımlanmaktadır. Fiziksel şekline, özelliğine ve hangi araç üzerinde olduğuna bakılmaksızın herhangi bir kuruluş tarafından üretilen, alınan, sahip olunan ve kullanılan bütün yazışmalar, haritalar, sunular, manyetik veya kâğıt kayıtlar, fotoğrafik filmler, çıktılar vb. dokümanlardır.

Arşivcilik Terimleri Sözlüğü’ne göre belge yönetimi nedir?

Arşivcilik Terimleri Sözlüğü’ne göre belge yönetimi belgelerin üretim, korunma, kullanım ve düzenlenmesinde veya bütün yaşam döngüsü süresince etkinlik ve ekonomi sağlamayı güden idari yönetimin bir bölümü şeklinde ifade edilmiştir.

Belge yönetim sistemlerini tanımlayınız.

Belge yönetim sistemleri, belgeye dayanan kayıtların ve bilgilerin elektronik ortamlara aktarılmasını, akışını ve erişimini kolaylaştıran bir sistemdir.

Örgüt yapıları içerisinde üretilen belgeler hangi faktörlere göre sınıflandırılmaktadır?

Örgüt yapıları içerisinde üretilen belgeler; yapıları, üretim ve kullanım amaçları veya kayıt türleri gibi birçok faktöre bağlı olarak sınıflandırılmaktadır.

Sunum formatına göre belgeler nelerdir?

Belgeler sunum formatı açısından incelendiğinde; yazılı, basılı ve manyetik belgeler olarak üçe ayrılmaktadır.

Yazılı belgeler nedir?

Yazılı belgeler, el ile veya klavye ile yazılan belgelerdir.

Basılı belgeler nedir?

Basılı belgeler, yazılı belgelerin fotokopi, matbaa vb. çoğaltma araçları ile basılan ve çoğaltılan dokümanlardır.

Manyetik Belgeler nedir?

Manyetik belgeler, manyetik kayıt gereçleri üzerinde üretilen veya bu ortamlara aktarılan ve bu ortamlar üzerinde kullanıma sunulan ve depolanan belgelerdir.

İşlem belgeleri nedir?

İşlem belgeleri, işletme içerisinde günlük işlemlerin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan belge türüdür.

Danışma belgeleri nedir?

Danışma belgeleri, işletme içerisinde kuruluşundan bu yana veya uzun bir süredir devam eden faaliyetlerle ilgili olan belgelerdir.

Örgüt dışı belgeleri tanımlayınız.

Örgüt dışı belgeler, örgüt dışı ile ilgili faaliyetlerle ilişkili olan belge türleridir.

Örgüt içi belgeleri tanımlayınız.

Örgüt içi belgeler, örgütlerin yönetsel faaliyetleri ile ilgili olan belge türleridir.

Resmi belgeleri tanımlayınız.

Kamu kurumları veya işletmeleri tarafından üretilen veya örgütler tarafından sürdürülen bir faaliyetin belgeleri olarak kamu kurumlarına gönderilen, üretim ve yazım standardı kamu idarelerince belirlenmiş olan yazılardır.

Mali belgeleri tanımlayınız.

Üretim ve kullanım standartları yasal olarak korunan, maddi içerikli belgelerdir.

Gizli belgeleri tanımlayınız.

Örgüt içerisinde erişim kısıtı birey veya örgüt düzeyinde olan, içeriği gizlilik gerektiren belge türleri gizli belgelerdir.

Kıymetli belgeleri tanımlayınız.

Örgüt faaliyetleri içerisinde önem derecesi yüksek olan belgeler kıymetli belgelerdir.

İdari değer açısından belgeleri tanımlayınız.

Örgütlerin günlük faaliyetleri sırasında ortaya çıkan ve gereksinim duydukları belgelerdir.

Önceliği olan belgeleri tanımlayınız.

Bu tür belgeler çalışma ortamında ergonomik olarak personelin en çabuk ulaşabileceği ve göz önünde bulundurması gereken belge türleri kapsamına girmektedir. Genellikle çalışanların ve yöneticilerin herhangi bir zaman kaybı yaşanmadan yapması gereken günlük işlerden veya o gün içerisinde yapılması gereken işlerden oluşur.

Danışma niteliği olan belgeleri tanımlayınız.

Örgütün faaliyetleri ile ilgili işleyişin veya sürecin yer aldığı günlük veya dönemlik belge türleri bu kategoride yer alır. Personelin ihtiyaç anında danışabileceği düşünülerek ergonomik açıdan personele yakın olması gereken belge türleri arasındadır.

Hangi belge türleri dosyalanacak belgeler içerisinde yer almaktadır?

Faaliyet süreci içerisinde görevi devam eden, arşive gönderilecek düzeye gelmemiş ve ileride başvurulabilecek belge türleri bu kategoride yer almaktadır.

Hangi belge türleri arşive gönderilecek belgeler içerisinde yer almaktadır?

Örgüt faaliyetleri içerisindeki sürecini tamamlayan ve yasal düzenlemeler sebebiyle arşive gönderilmesi ve muhafaza edilmesi gereken belge türleri arasında yer almaktadır.

Hangi belge türleri imha edilecek belgeler içerisinde yer almaktadır?

Herhangi bir kategori içerisinde yer almayan ve bütün süreç içerisinde ömrünü tamamlamış olan belgeler bu kategoride yer alır.

Dosya planı nedir?

Dosya planları örgüt içerisinde yapılan faaliyetler sonucunda oluşan tüm belgelerin bölüm ve/veya konu tasnifi yapılarak belirli bir standart dâhilinde oluşturulması işlemidir.

Posta ile gelen belgelerin kontrolü ve izlenmesini açıklayınız.

Posta yoluyla gelen belgelerin teslim alınmasında herhangi bir prosedür uygulanmamaktadır. Belgeler, postacılar tarafından ilgili birimlere veya posta kutularına bırakılır.

Taahhütlü veya iadeli taahhütlü belgelerin kontrolü ve izlenmesini açıklayınız.

Belgelerin geldiği servisteki ilgili personel tarafından imza karşılığında alınan belgelerdir. Belgeyi teslim alan ilgili, personel birimde çalışan biri olabileceği gibi dosyalama personelinden birisi de olabilir. İmza karşılığı alındığı için belgenin doğru birime veya adrese gönderildiği kontrol edilerek teslim alınmalıdır.

İlgili kişilerin getirdikleri belgelerin kontrolü ve izlenmesini açıklayınız.

Bu tür belgeler örgütlerde özel bir birim tarafından teslim alınır, kayda geçirilir ve belgenin geldiği ilgili kişiye belgeye dair tarih ve numarayı içeren bir makbuzla teslim edilir.

Kurye ile gelen belgelerin kontrolü ve izlenmesini açıklayınız.

Örgüt içinden veya dışından kurye ile gelen belgeler kurye tarafından ilgili birime veya kişiye teslim edilir. Kurye ile gelen belgelerin teslimatı sırasında zimmet defterine gerekli kayıtlar yapılır ve belgenin teslim alındığına dair bir imza istenir. Özellikle gizli formatındaki belgelerin dağıtılmasında izlenen bir yoldur.

Kargo ile gelen belgelerin kontrolü ve izlenmesini açıklayınız.

Kargo ile gelen belgeler örgütün belirlediği kişi veya birim tarafından imza karşılığında teslim alınmaktadır. İmza karşılığı alındığı için teslimat sırasında kontrol edilmeli ve ortaya çıkabilecek yanlışlıkların önüne geçilmelidir.

Faks veya Teleks yolu ile gelen belgelerin kontrolü ve izlenmesini açıklayınız.

Bu iletişim teknolojileriyle gelen belgeler genellikle ilgili birim veya kişilere iletilir. Birime veya isme yönelik iletildiği için belgeleri teslim alacak kişi bellidir. Gizli kategorisindeki belgelerin bu yolla gönderilmesi örgüt için problemli bir durum oluşturabilir.

E-posta yoluyla gelen belgelerin kontrolü ve izlenmesini açıklayınız.

Bu yolla gelen belgeler genellikle örgütün e-posta adresine, yöneticinin e-posta adresine veya yönetici sekreterinin e-posta adresine gönderilirler. Her yapıda olmasa da genellikle sekreterler e-posta yoluyla gelen belgeleri teslim alan personeldir. Gerekli gördüğü takdirde kendi inisiyatifi dâhilinde okunması, cevaplanması ve gönderilmesi de sekreter tarafından yapılabilir. E-posta yoluyla gönderilen belgeler çıktısı alınıp dosyalama sistemine dâhil edilebileceği gibi elektronik ortamda da saklanması söz konusu olan belgelerdir.

Gelen belgesinde hangi sütunlar bulunur?

Gelen belgesinde yer alan sütunlar şu şekildedir: - Sıra numarası - Geldiği yer - Tarih - Belge numarası - Ek - Konu - Dosya numarası - Çıkış numarası - Açıklamalar

Kayıt alma faaliyeti hangi ortamda yapılır?

Kayıt alma faaliyeti giden belge kayıt defterine yapılabileceği gibi bilgisayar ortamında da yapılabilir.

Giden belge kayıt defterinde hangi başlıklar yer alır?

Giden belge kayıt defterinde yer alan başlıklar şunlardır: - Gönderildiği yer - Tarih - Ek: - Konu: - Dosya numarası - Geliş sıra numarası - Açıklamalar

Belge çoğaltma araçları nelerdir?

Belge çoğaltma cihazlarına şunlar örnek olarak verilebilir: - Fotokopi makinesi - Sıvı ile çalışan çoğaltma makineleri - Dikte makineleri - Jelatin çoğaltma makinesi - Multigraf çoğaltma makinesi - Ofset çoğaltma makinesi - Adresograflar - Mikrofilm makineleri - Bilgisayarlar

Fotokopi makinelerini açıklayınız.

Fotokopi makineleri yapılan faaliyetler sonucu ortaya çıkan belgeleri ve dokümanları hızlı ve düşük bir maliyetle çoğaltmak için kullanılan bir çoğaltma aracıdır.

Sıvı ile çalışan çoğaltma makinelerini açıklayınız.

Genellikle alkol ile çalışan bu çoğaltma araçlarında karbonlu özel bir kâğıt kullanılarak istenilen renk düzeyinde dakikada yaklaşık 150 kopya basılabilir. Ditto adı da verilen bu makinelerde mastır adı verilen ve arkalı önlü çoğaltmaya imkân veren kâğıt kullanılır.

Jelatin çoğaltma makinelerini açıklayınız.

Jelatin çoğaltma makinelerinin sıvı ile çalışan çoğaltma makinelerinden farkı çoğaltma işlemi sırasında alkol vb. sıvılar yerine jelatinin kullanılmış olmasıdır. Geriye kalan özellikleri sıvı ile çalışan çoğaltma makineleri ile büyük orada benzerlik göstermektedir

Multigraf çoğaltma makinelerini açıklayınız.

Kopya sayısı 300’lü rakamlarda olan çoğaltma işlemleri için kullanılan makine türleri arasındadır. Çoğaltmalar sırasında özel harfler, lastik plakalar ve matbaa mürekkepleri kullanılmaktadır. Her defada tek bir renkli baskı yapabilme özelliğine sahiptir. Elde edilen kopyalara imza ekleme olanağı ve saatte yaklaşık 9000 adet kopya basabilmesi multigraf yığınlayıcıların özellikleri arasında yer almaktadır.

Ofset çoğaltma makinelerini açıklayınız.

Örgüt faaliyetlerine göre değişmekle birlikte genellikle büro tipi ofset makineleri, işletmeler içerisinde en çok kullanılan çoğaltma makineleri arasında yer almaktadır. Genellikle 50 cm ebatlarında baskı alanına sahip olan bu çoğaltma makinelerinde bürolar için gerekli olan belgeler ve dokümanlar kopyalanabilir. Genellikle düşük çözünürlükteki renkli materyaller bu yolla basılabilir veya çoğaltılabilir. Yayın ve baskı sektöründeki işletmelerde kullanım alanı oldukça fazladır. Örgüt faaliyetlerine göre değişmekle birlikte genellikle büro tipi ofset makineleri, işletmeler içerisinde en çok kullanılan çoğaltma makineleri arasında yer almaktadır. Genellikle 50 cm ebatlarında baskı alanına sahip olan bu çoğaltma makinelerinde bürolar için gerekli olan belgeler ve dokümanlar kopyalanabilir. Genellikle düşük çözünürlükteki renkli materyaller bu yolla basılabilir veya çoğaltılabilir. Yayın ve baskı sektöründeki işletmelerde kullanım alanı oldukça fazladır.

Adresograf makinelerini açıklayınız.

Örgüt içi yapılan faaliyetleri kolaylaştırmak için kullanılan makinelerdendir. Aynı adrese sürekli olarak gönderilen belgelerin üzerlerine madeni bir levha veya stensil yardımı ile gönderilecek adres veya adresler basılarak çoğaltma işlemi gerçekleştirilir. Böylelikle belirli dönemlerde yapılan belge gönderme işlemlerinde zaman tasarrufu sağlanmış olur. Abonelik durumunun olduğu gazeteler, dergiler veya su, elektrik, doğalgaz faturalarının gönderildiği bürolarda belgelerin üzerindeki adresler bu makine yardımı ile basılır.

Dikte makinelerini açıklayınız.

Dikte makinelerinin kullanımında yöneticinin ve ilgili personelin sesleri kaydedilir ve sekreter veya ilgili personel makinedeki bu sesleri kulaklıktan dinleyerek bilgisayar ortamında yazıya döker. Stenografi yöntemi ile birlikte uygulandığında zamanı etkili kullanma ilkelerine uyularak örgütsel faaliyetlerde önemli bir zaman tasarrufu sağlanmış olur. Toplantılarda ve çevirilerde kullanım alanı yüksek olan bu makineler genellikle teknolojik açıdan belli bir seviyenin üzerinde olan işletmelerde kullanılmaktadır.

Mikrofilm makinelerini açıklayınız.

Örgüt yapılarında genellikle arşivlerde ve kütüphanelerde kullanım alanı olan mikrofilm makineleri belgeler, fotoğraflar, planlar vb. dokümanları kısaltılmış ve küçültülmüş bir halde depolamak ve muhafaza etmek için kullanılan 16, 35, 70 ve 105 mm. ebatlarında fotoğraf filmi şeklinde çıktı ve kopya alınan makinelerdir. Belgelerin kısaltılması ve küçültülmesi sağlandığından daha fazla bilginin daha küçük yerde depolanması dolayısıyla mekân tasarrufu sağlar.

Zarflarda gönderen adresi yazımında nelere dikkat edilmelidir?

Faaliyetler sonucu oluşan belgelerin gönderilmesi sırasında kullanılan zarflarda belgenin istenilen yere istenilen sonuçla ulaşmasını sağlayacak bazı etmenler vardır. Bu etmenlere verilecek önem gönderilen belgenin sağlıklı bir biçimde ulaşmasını sağlayacaktır.

Zarflarda alıcı adresi yazımında nelere dikkat edilmelidir?

Alıcının adresi zarf üzerinde sağ alt bölüme, zarfın orta kısmından başlayarak yazılır. Adresin yazımında bir satır aralığı kullanılırken, son bölümde belgenin gideceği il veya ilçe bölümleri temel bölümden iki satır aralık fark bırakılarak yazılır. İl adından önce semt veya ilçe isimleri virgül ile il adından ayrılır. Alıcının adresi zarfın üzerine el ile yazılabileceği gibi bilgisayar ortamından çıktı alınıp etiket biçiminde yapıştırılarak da uygulanabilir.

Postalama şeklinde nelere dikkat edilmelidir?

Gönderilecek zarf üzerinde postalama şekli belirtilecekse bu ifade, gönderenin adresinden sonra iki/dört satır boşluk bırakılarak büyük harflerle ve harfler arasında bir boşluk verilerek altı çizili biçimde yazılır. Bu bölüm için de postalama şeklini belirten etiket istendiği veya gerekli görüldüğü takdirde zarfın üzerine yapıştırılabilir.

Posta pulunda dikkat edilecek noktalar nelerdir?

Gönderilecek zarfta pul, zarfın sağ üst köşesine yapıştırılmaktadır. Pul yerine geçmekte olan damga pulu da aynı yere basılmaktadır.

Taahhütlü gönderileri açıklayınız.

Gönderilen belgelere taahhüt uygulanması işlemi ile gerçekleştirilir. Bir gönderinin, gönderiye ilişkin ayrıca ek ücret ödenmesi ve alındı karşılığında kayıt edilerek gönderilmesi ve imza karşılığında ilgili kişiye teslim edilmesi biçiminde yapılır. Gönderilen belgenin kaybı halinde hak sahiplerine tazminat ödenmesini gerektirmektedir.

Alma haberli gönderileri açıklayınız.

Taahhütlü olarak gönderilen dokümanların alıcısına teslim edildiğinin, gönderene bildirilmesi şeklinde gerçekleştirilen gönderme yöntemleri arasında yer almaktadır.

Alıcının kendisine verilecek kaydını taşıyan gönderileri açıklayınız.

Alma haberli gönderi türü kapsamında ele alınması gereken bu gönderi türünde posta ilgili kişiye teslim edilir. Aracı kullanılarak gönderilen bu tür gönderilerde alıcı olarak aracı kişi veya kurumlar esas alınırlar. Hukuki olarak sorun teşkil eden durumlarda (haciz, vasilik veya hacir vb.) hükümler genellikle saklı kalmaktadır.

Özel ulak işaretli gönderileri açıklayınız.

Bu tür gönderiler, genel dağıtım beklenmeden alıcısına ulaştırılırlar. Bu hizmetler gönderim esnasında gönderici tarafından veya yazılı bir istekle alıcı tarafından istenebilmektedir.

Postrestant adresli gönderileri açıklayınız.

Alıcısının adresinin belli olmadığı veya gösterilmek istenmediği durumlarda, alıcının isminden sonra postrestant ibaresinin yer aldığı ve alıcının isteği üzerine belirtilen posta kuruluşlarından alınan gönderi türüdür. Genellikle kayıtsız ve taahhütlü postalarda kullanımı yaygın olmakla birlikte telgraf, koli ve havale türü gönderimler de bu yolla yapılabilir.

Telgraf nedir?

İşletmeler tarafından gönderilen belgelerin posta dağıtım kuruluşları tarafından kabul edilerek elektronik ortamda iletilmesi ve posta dağıtıcıları tarafından alıcılara teslim edilmesi hizmeti olarak ifade edilebilir.

Kayıt yönetimi nedir?

Kayıt yönetimi; belgeleri oluştuğu aşamadan itibaren ele alır ve belgelerin dosyalanması, depolanması, imha programlarının oluşturulması, dosya transferi ve çoğaltma gibi etkinliklerden oluşur. Kayıt yönetimi aynı zamanda gereksiz belge oluşumunu engeller, gerekli ve değerli belgeleri koruma altına alır ve her gerektiğinde onların tekrar kullanımını sağlar.

Doküman yönetim sistemi nedir?

Doküman yönetim sistemi (DYS), kağıt dokümanların taranarak dijitalleştirilmesi ile elde edilen imajların ve elektronik dokümanların saklanmasını ve yönetilmesini sağlayan yazılımlara verilen genel isimdir.

Belge yönetimi nedir?

Arşivcilik Terimleri Sözlüğü’ne göre belge yönetimi “belgelerin üretim, korunma, kullanım ve düzenlenmesinde veya bütün yaşam döngüsü süresince etkinlik ve ekonomi sağlamayı güden idari yönetimin bir bölümü” şeklinde ifade edilmiştir. Örgütlerin içerisinde belge yönetimi kavramı belgelerin tüm yaşam döngüsünü kapsadığından yönetsel faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası niteliğindedir.

Sunum formatına göre belgeler nasıl sınıflanmaktadır?

Belgeler sunum formatı açısından incelendiğinde; yazılı, basılı ve manyetik belgeler olarak üçe ayrılmaktadır.

Manyetik belgeler nelerdir?

Manyetik kayıt gereçleri üzerinde üretilen veya bu ortamlara aktarılan ve bu ortamlar üzerinde kullanıma sunulan ve depolanan belgelerdir. Mikrofilmler ve mikroformların türleri, bilgisayarın sabit diskinde olan veriler, harici diskler, CD ve DVD gibi medya ortamı üzerinde bulunan belge türleri manyetik belgelere örnek olarak verilebilir.

Belgeler niteliklerine göre nasıl sınıflanmaktadır?

Nitelikleri bakımından incelendiğinde belgeler dört ayrı kategoride değerlendirilirler. Bunlar resmi belgeler, mali belgeler, gizli belgeler ve kıymetli belgelerdir.

Taşıdıkları değer açısından belgeler nasıl sınıflanmaktadır?

Taşıdıkları değere göre belgeler idari değer açısından, mali değer açısından, yasal değer açısından ve araştırma değeri açısından olmak üzere 4 gruba ayrılmaktadır.

Herhangi bir kategori içerisinde yer almayan ve bütün süreç içerisinde ömrünü tamamlamış olan belgeler hangi kategoride kapsamına girer?

Herhangi bir kategori içerisinde yer almayan ve bütün süreç içerisinde ömrünü tamamlamış olan belgeler imha edielcek belgeler kategorisinde yer alır. Genellikle arşivlemeden sonra bu aşama dikkate alınır. Gerekli yasal düzenlemelerin dikkatlice incelenmesi ve imha işleminin yasal çerçevelerce yapılması dikkat edilmesi gereken noktalar arasındadır.

 Dosya planı nedir?

Örgüt içerisinde yapılan yönetsel faaliyetlerin istenilen bir biçimde olması dosyalama faaliyetinin belirli bir standartta yapılabilmesine bağlıdır. Dosyalama sisteminin içeriğinin bilinmesine, dosya adlarının ve numaralarının düzenli bir biçimde bulunmasına olanak sağlayan listelere dosya planı adı verilmektedir.

Örgüte gelen belgeler geliş yoluna göre nasıl sınıflanmaktadır?

Örgüte gelen belgelerin teslim alınması belgenin geliş yoluna posta ile gelen belgeler, taahhütlü veya iadeli taahhütlü belgeler, ilgili kişilerin getirdikleri belgeler, kurye ile gelen belgeler, kargo ile gelen belgeler, faks veya teleks yoluyla gelen belgeler, E-posta yoluyla gelen belgeler olmak üzere gruplara ayrılmaktadır.

Gelen belgelerin kayıt edildiği belge kayıt defterinde hangi sütunlar yer alır?

Gelen belge, örgüt yapılarına göre farklılık göstermekle birlikte, gelen servisi personeli tarafından gelen belge defterine kayıt edilebilir. Gelen belge defterinde bulunan sütunlar sıra numarası, geldiği yer, tarih, belge numarası, ek, konu, dosya numarası, çıkış numarası ve açıklamalardır.

Giden belgelerin kayıt edildiği giden belge kayıt defterinde hangi sütunlar yer alır?

Gelen belge defterinde olduğu gibi giden belge defterinde de belgenin niteliklerini ve nereye gönderildiğini bildiren başlıklar bulunmaktadır. Bunlar gönderildiği yer, tarih, eki, konu, dosya numarası, geliş sıra numarası ve açıklamalardır.

Örgüt yapılarında belgeler neden ve hangi araçlarla çoğaltılır?

Örgüt yapılarında belgeler, yapılan faaliyetler sonuncunda veya örneklerinin farklı birimlerde bulunması amacıyla, kısacası ihtiyaç duyulduğunda çoğaltılmak durumunda kalabilirler. İşletmelerde farklı yapılarda ve işlevlerde belge çoğaltma araçları kullanılmaktadır. Fotokopi makinesi, sıvı ile çalışan çoğaltma makineleri, jelatin çoğaltma makinesi, multigraf çoğaltma makineleri, ofset çoğaltma makineleri, adresograflar, dikte makineleri, mikrofilm makineleri ve bilgisayarlar belge çoğaltma araçlarına örnek olarak gösterilebilir.

Çoğaltmalar sırasında özel harfler, lastik plakalar ve matbaa mürekkepleri kullanılan, her defada tek bir renkli baskı yapabilme özelliğine sahip çoğaltma aracı hangisidir?

Multigraf çoğaltma makineleri kopya sayısı 300’lü rakamlarda olan çoğaltma işlemleri için kullanılan makine türleri arasındadır.
Çoğaltmalar sırasında özel harfler, lastik plakalar ve matbaa mürekkepleri kullanılmaktadır. Her defada tek bir renkli baskı yapabilme özelliğine sahiptir. Elde edilen kopyalara imza ekleme olanağı ve saatte yaklaşık 9000 adet kopya basabilmesi multigraf yığınlayıcıların özellikleri arasında yer almaktadır.

Adresograf nedir?

Örgüt içi yapılan faaliyetleri kolaylaştırmak için kullanılan makinelerdendir. Aynı adrese sürekli olarak gönderilen belgelerin üzerlerine madeni bir levha veya stensil yardımı ile gönderilecek adres veya adresler basılarak çoğaltma işlemi gerçekleştirilir. Böylelikle belirli dönemlerde yapılan belge gönderme işlemlerinde zaman tasarrufu sağlanmış olur.

Gönderilen belgelerde alıcının adresi zarf üzerine nasıl yazılmalıdır?

Gönderilen belgenin istenilen biçimde ilgili kişiye ulaşması bu bölümün doğru ve titizlikle doldurulmasına bağlıdır. Alıcının adresi zarf üzerinde sağ alt bölüme, zarfın orta kısmından başlayarak yazılır. Adresin yazımında bir satır aralığı kullanılırken, son bölümde belgenin gideceği il veya ilçe bölümleri temel bölümden iki satır aralık fark bırakılarak yazılır. İl adından önce semt veya ilçe isimleri virgül ile il adından ayrılır. Alıcının adresi zarfın üzerine el ile yazılabileceği gibi bilgisayar ortamından çıktı alınıp etiket biçiminde yapıştırılarak da uygulanabilir.

Mektup postası gönderisi türleri nelerdir?

Mektup postası gönderileri mektup, posta kartı, basılmış kağıt, davetiyeler, küçük paketler ve sekogramdır.

Sekogram nedir?

Kişisel veya genel nitelikte görme engellilere özgü kabartma baskılar taşıyan yazılara sekogram adı verilmektedir. Görme engellilere özgü yazı işaretlerini taşıyan belgeler, bu belgelerin baskısında kullanılan kalıplar ve klişeler, görme engellilerin kullanabileceği seslendirilmiş maddeler ve kabartma baskıda kullanılan özel kâğıtlar bu kategoride yer almaktadır. Bu tür gönderilerin ağırlıkları 7 kg’ı geçememektedir.

Posta sunucularının sağladığı mektup gönderilerinin dışındaki özel hizmetler nelerdir?

Posta sunucularının sağladığı özel hizmetler de mevcuttur. İşletmeler mektup gönderilerinin dışındaki belgeleri bu hizmetler vasıtasıyla gönderirler. Bunlar taahhütlü gönderiler, alma haberli gönderiler, alıcının kendisine verilecek kaydını taşıyan gönderiler, özel ulak işaretli gönderiler, postrestant adresli gönderiler, ödeme şartlı posta gönderisi ve değer konulmuş gönderilerdir.

İşletmeler tarafından gönderilen belgelerin posta dağıtım kuruluşları tarafından kabul edilerek elektronik ortamda iletilmesi ve posta dağıtıcıları tarafından alıcılara teslim edilmesi hani hizmeti ifade etmektedir?

Telgraf işletmeler tarafından gönderilen belgelerin posta dağıtım kuruluşları tarafından kabul edilerek elektronik ortamda iletilmesi ve posta dağıtıcıları tarafından alıcılara teslim edilmesi hizmeti olarak ifade edilebilir. Resmi kuruluşlar tarafından çekilen, mühürlü ve antetli kağıda yazılmış ve gönderici makamlarca imzalanmış telgraflar “resmi telgraf” olarak ifade edilirken, resmi kurumlar dışında kalan gerçek veya tüzel kişiler tarafından çekilen telgraflar ise “özel telgraf” olarak ifade edilir.