Dosyalama Arşivleme Dersi 1. Ünite Özet

Giriş

Hayatımızın her anlamında geniş bir yer tutan iletişim kavramı, mikro düzeydeki oluşumlardan makro düzeydeki oluşumlara kadar tüm dünyayı kapsayan bir kavramdır. Mikro düzeyde; iki birey arasında oluşan konuşmalar, sohbetler, alış-veriş kavramları olarak karşımıza çıkarken makro düzeyde ise; bir ürünü sektöre tanıtma, bir konuyu kongrelerde geniş bir topluluğa aktarma olarak ifade edilebilir. Mikro ve makro düzey arasında bir süreklilik içerisinde ifade edilen iletişim kavramı ayrıca bireyler arasında da farklı biçimlerde görülmektedir.

Diğer bir iletişim türü olan sözlü iletişim kavramı, konuşma olarak ifade ettiğimiz kavramdır. Özellikle sosyal ve beşeri alanlarda çalışan bireylerin kendilerini geliştirmesi gereken bir iletişim türü olan sözlü iletişim, örgüt yapılarında olduğu kadar resmîolmayan ortamlarda da bireyin kendisini gösterebileceği ve hatta öne çıkarabileceği bir kavramdır. Konuşulan dili doğru olarak kullanabilme, dilbilgisi kurallarına uyum, ağızdan çıkan seslerin doğru ve kontrollü olarak ifade edilebilmesi gibi bireylerin kendilerini geliştirebileceği konular olduğu gibi ses tonu, sesin yüksekliğinin kontrolü gibi dolaylı konular da sözlü iletişimin önemli değişkenleri arasında yer almaktadır. Sözlü iletişimin bireyler arası iletişimde ister resmî ister resmîolmayan ortamlar olsun önemi çok yüksektir. Kendini ifade edebilme kavramının somut bir hali olan sözlü iletişim kavramı; fikirleri, düşünceleri ve sonuç olarak karşı tarafa aktarılmak isteneni ortaya koymaktadır.

Örgüt yapıları içerisinde iletişim kavramının gerçekleştirilmesi büyük ölçüde bilgi-belge merkezleri sayesinde yapılmaktadır. Çalışanların birbirleriyle koordineli bir biçimde çalışabilmesi örgüt amaçlarının gerçekleştirilebilmesi açısından büyük önem taşımaktadır. Etkili bir bilgi-belge merkezi yönetimi sayesinde, planlanan amaçların gerçekleştirilmesi, bu amaçları gerçekleştirirken çalışanların koordinasyonu ve örgütleme ve denetim fonksiyonlarının kontrolü sağlanmaktadır.

Bilgi Kavramı

Bilgi kavramını geçmişte birçok düşünür ve filozof, konuşmalarında ve söylemlerinde ele almış ve “onsuz olmaz” ifadelerine yönelik anlamlar oluşturmuşlardır.

Bilgi kavramının tanımının içinde yer alan ve bilgiyi oluşturan ifadeler, kavramın doğru olarak anlaşılması açısından önemlidir. Bu ifadeler içinde özellikle veri ve enformasyon kavramları, doğru bilindiği takdirde bilgi kavramının anlamını pekiştirirler. Veri kavramının tanımına baktığımızda genel olarak; işlenmemiş bilgi ya da ham gerçekler olarak ifade edilmektedir. Veri kavramının tek başına doğruluğuna şüpheyle yaklaşılmaktadır. Çünkü veri, istenilen konunun sadece bir bölümünü açıklayıcı olabilir ve yoruma ve değerlendirmeye ihtiyaç duyabilir.

Enformasyon kavramı ise bilgiye yakın bir kavramdır ve bilgiye ulaşmada yol gösterici olması beklenen işlenmiş veriler olarak ifade edilmektedir. Enformasyon kavramından söz edebilmek için verilerin ya da veri setlerinin bilgiye giden yolda belirli bir düzen içinde oluşturulması gerekmektedir.

Bilgi kavramının tarihçesine bakıldığında, kavrama fazla sayıda anlam yüklendiği ve bu anlamların sonucunda da birçok tanımı olduğu görülmüştür. Modern felsefenin ele aldığı epistemoloji (bilgi kuramı) sayesinde özellikle bilgi kavramının insanlar için ne anlama geldiği sorgulanmış ve bilgi kavramının tanımı temel bir çatı altında toplanmıştır. Bilgi; “belli bir düzen içerisindeki deneyimlerin, değerlerin ve uzmanlık görüşünün, yeni deneyimlerin ve amaca yönelik enformasyonun bir araya getirilip değerlendirilmesi için bir çerçeve oluşturan esnek bir bileşim” olarak ifade edilmiştir.

Bilginin Organizasyonu

“Bilgi güçtür” gibi yapılan tanımlamalar, günümüzde bilginin doğru olarak kullanımı sonucunda daha inanılır bir hale gelmiştir. Özellikle yoğun rekabet içeren sektörlerde yaşanan bilgi savaşları sonucunda bilgiye doğru bir biçimde erişim sağlayan örgütler, rakiplerinden önde olma şansına sahiptir. Aynı zamanda güncel bilgiye, doğru zamanda erişim sağlayabilme özellikle örgüt yapıları içerisinde yer alan karar verme süreçlerini doğrudan etkiler. Verimli bir şekilde yönetilen karar verme süreçleri ise yapıları meşruiyetlerini arttırıcı ve rekabet konusunda da üstünlük sağlayacak bir konuma dönüştürmektedir.

Bireysel ya da örgütsel olsun yorumlama kavramına yol göstermek, önceki deneyimlerden faydalanmayı sağlamak ve bu kavramları belli bir standarda oturtmak amacıyla bilgi sistemleri oluşturulmuştur. Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, Karar Destek Sistemleri, Yönetim Bilgi Sistemleri ve daha birçok bilgi sistemi, bireylere ve örgütlere bilgiye doğru bir şekilde ulaşım konusunda yardımcı olmaktadır.

Bilgi Yönetimi

Bilgi yönetimi; “çoğunlukla örgüt yapılarında uygulanan bir etkinliktir. En önemli amacı ise örgütsel bilgi kaynaklarını kullanarak, örgütsel verimliliği gerçekleştirmeye ve faaliyetleri etkin kılabilmeye yönelik bir ortam yaratmak ve bilgiyi etkinliklerin merkezine yerleştirmektir.” Bilgi, sistematik bir biçimde planlanmalı, erişim açısından sürdürülebilir olmalı, belirli standartlar dahilinde depolanabilmeli, paylaşılabilmeli ve yenilikler karşısında açık olarak kendini geliştirebilir düzeyde olmalıdır.

Bilgi yönetiminin amaçları genel olarak ele alınırsa;

• Örgüt içinde yeni bilgilerin üretilmesi
• Dış kaynaklardaki değerli bilginin örgüte kazandırılması
• Örgütsel kararlarda ulaşılabilir bilginin kullanılması
• Bilginin dokümanlar, veritabanları ve yazılımlar aracılığı ile sunulması
• Toplumsal kültür ve özendiricileri ile bilginin büyümesini kolaylaştırması
• Örgütün birimleri içinde oluşan bilginin veya başka örgütlerdeki benzer birimlerin, birimler arası transferinin gerçekleştirilmesi
• Örgütsel bilginin kıymetlendirilerek entelektüel sermayeye çevrilmesi ve bilgi yönetimi sayesinde ölçülmesi olarak ifade edilmektedir.

Belge Kavramı

Belge, örgüt yapıları içerisinde meydana gelen iletişim ve faaliyetler sonucu ortaya çıkan yazılı ve basılı her türlü evrak ve doküman olarak ifade edilmektedir. Örgüt yapılarının faaliyet alanlarına göre kaydedilen, şifrelenen, resim, fotoğraf ya da harita üzerine işlenen belge türleri bulunmaktadır. İletişim kanalları ile birlikte ortaya çıkan belgelerin özellikle kanıt niteliği taşıması için kayıt altına alınması gerekmektedir. Kayıt altına alınan belge sayesinde olayların gerçeğe uygunluğu meşrulaştırılır ve gerektiğinde kullanılmak üzere saklanır.

Belgelerin dolaşımı sürecinde genellikle internet teknolojisi kullanılmaktadır. Özellikle kamu kurumlarında kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) sayesinde zaman ve maliyet giderlerinin düşürülmesi hedeflenmektedir. Gizlilik derecesi yüksek olan belgeler için özel kurye kullanımı ya da şahsa özel belgeler için kargo kullanımı da belgelerin niteliğine göre değişmekte ve halen kullanılmaktadır. Önem derecesi yüksek olan belgeler, internet üzerinden gönderilmek isteniyorsa özel şifreleme sistemlerinin kullanılması gizliliğin devamı açısından önemlidir.

Belge Yönetimi

Belge yönetimi, belgelerin bir süreç ve belirli standartlar dâhilinde yönetilmesini ifade etmektedir. Standartlar arasında; transfer süreci, ekonomiklik, etkinlik, iletişim kanalları ve denetim kavramları yer almaktadır. Arşivcilik Terimleri Sözlüğünde geçen tanımına göre belge yönetimi: “Belgelerin üretim, korunma, kullanım ve düzenlenmesinde veya bütün yaşam döngüsü süresince etkinlik ve ekonomi sağlamayı güden idari yönetimin bir bölümü” olarak ifade edilmiştir. Tanımdan da anlaşılacağı üzere, belge yönetimi özellikle yönetsel fonksiyonların ve faaliyetlerin önemli bir parçasıdır. En basit ifadeyle standartlarına uyulmayan belge yönetim süreci sonucunda, yönetsel fonksiyonlarda aksamalar meydana gelebilmektedir. Belge yönetimi süreçlerinde standartlara uyulmayan örgüt yapılarında çalışanlar ne yapacaklarını kestiremeyecekleri için koordinasyon fonksiyonu tam anlamıyla çalışamayacak, bu durum da örgütün nihai amaçlarına ulaşmasında önemli bir engel olacaktır.

Belge Yönetim Sistemlerinin bir gereklilik olduğu günümüzde yöneticilerin bu sistemlere bakış açıları da geçmişe göre iyileşmiştir. Sistemi etkin kullanabilmek amacıyla gerekli yardımları gösteren yöneticiler, sistemle ilgili eğitim ve yeterlik konularında çalışanlarına destek olmaya başlamıştır. Belge Yönetim Sistemlerinin yönetsel faaliyetlere getirdiği yararların yanı sıra aynı zamanda dikkat edilmesi gereken noktalar da bulunmaktadır.

• Belge Yönetim Sistemlerinin kurulumu için gerekliliklerin belirlenmesi gerekmektedir. Aynı sektör içerisinde benzer sistemler kullanılsa dahi örgüt yapısının kendine özgü bir karakteri olduğu için sistem bu durumlara ayak uyduracak biçimde düzenlenmelidir. Böylece yönetsel faaliyetlerin karar aşamalarında sistemin desteği üst düzeye çıkarılabilir.
• Belge Yönetim Sistemlerinde belgeleri kayıt altında verimli bir biçimde tutabilmek adına belge envanteri oluşturulmalıdır. Belge envanterinin oluşturulması bürokrasi faaliyetlerini verimli kılarken maliyetleri düşürmektedir.
• Belge yönetimine sistematik bir yaklaşım sağlayacağı için örgüt içi faaliyetlerde de standartlaşmanın oluşmasını sağlar. Bu standartlaşmanın sonucunda örgütsel ve yönetsel faaliyetlerde etkinlik sağlanır.
• Belgeler örgütsel hafızanın oluşumunda önemli bir yere sahiptir. Örgütün bilgi ihtiyacını karşılayarak aynı zamanda toplumsal ve tarihsel araştırmalara da kaynak sağlamaktadır. Örgütsel hafıza rolünü üstlendiği için bilgilerin korunması konusunda ihtiyaç duyulan güvenlik önlemlerinin alınması da dikkat edilmesi gereken bir konudur.
• Arşiv çalışmalarının niteliğini arttırarak süresi dolmuş olan belgelerin imha edilmesi konusunda da planlama faaliyetinin standart bir biçimde uygulanmasına olanak sağlamaktadır.

Belge Türleri

Literatürde ve örgütsel alanda kategorileştirilmiş çok sayıda belge türü bulunmaktadır. Kullanım türlerinden içinde bulunduğu örgütsel yapının türüne kadar geniş bir yelpazede yer alan belge türleri çeşitli amaçlarla sınıflandırılmaktadır. Sunum formatına göre belgeler üç farklı kavram olarak sınıflandırılmaktadır:

• Yazılı belgeler; el ile ya da bilgisayar gibi teknoloji tabanlı cihazlar ile yazılan belgeler olarak ifade edilmektedir. Kamuda ve özel sektörde kullanım alanı en yaygın olan belge türüdür. “Kanıt” niteliği taşıması açısından da yazılı belgelerin önemi yüksektir.
• Basılı belgeler; yazılı belgelerin kullanım türüne bağlı olarak basılması ya da çoğaltılması ile oluşan belge türüdür. El ilanları, broşürler, fotoğraflar, haritalar, dergiler vb. dokümanlar basılı belgeler olarak ifade edilmektedir.
• Manyetik belgeler; günümüzde bilgisayarlar, tabletler ya da akıllı telefonlar üzerinde üretilen, dağıtılan ve depolanan belgelerdir. Geçmişte kullanılan mikrofilmler, mikroformlar, CD’ler ve DVD’ler manyetik belge kullanımında yer alan araçlardır.

Kayıt Kavramı

Kayıt kavramı; bir yazının, hesabın, tarihin, numaranın vb.nin ya da kopyasının bir yerde yazılı olarak bulunmasını ifade etmektedir. Kayıt kavramının önemi, yazılı iletişimin önemli bir parçası olduğu için özellikle yasal süreçlerde kayıt niteliği taşıması ve bilgi-belge iletimi dahilinde verimli olarak kullanılmasındadır. Örgüt içindeki bilgi iletişim süreçleri ancak belgelerin ihtiyaç duyulan araçlara kayıt edilmesi ile anlam kazanmaktadır. Yapılan faaliyetler sonucu ortaya çıkan belgelerin, özellikle yönetsel süreçler içine dahil edilebilmesi “kayıt” kavramı ile oluşturulur.

Kayıt Yönetimi

Kayıt yönetimi en genel tanımıyla; belgeleri oluştuğu aşamadan itibaren ele alan ve belgelerin dosyalanması, arşivlenmesi, imha programlarının oluşturulması, dosya transferi, saklama ve çoğaltma etkinliklerinden oluşan bir süreci ifade eder. Kayıt yönetimi;

• Gereksiz belge oluşumunu engeller. Belgeler kayıt yönetim süreçleri kapsamında sürekli olarak izlenir ve belgelerin farklı birimler ya da farklı çalışanlar tarafından tekrar tekrar oluşturulmasının önüne geçer.
• Belgelerin kontrolünü sağlar. Belgelerin sürekli olarak izlenmesi sonucunda işlevi devam eden belgelerin kontrolü etkin bir biçimde sağlanmaktadır. Arşive gitmesi gereken ya da faaliyete devam eden belgelerin ayrımının yapılmasını sağlar.
• Saklanması ve imha edilmesi gereken belge sayısını gerekirse azaltır. Kayıt yönetimi sayesinde belgelerin kontrolü sadece dosyalama aşamasında değil aynı zamanda arşivdeki belgeler üzerinde de gerçekleştirilir. Arşivdeki belgeler, yasal süresi tamamlanmışsa imha prosedürlerine göre yok edilmektedir.
• Gerekli ve değerli belgelerin kullanımını arttırır. Etkili bir kayıt yönetim süreci sayesinde örgüt faaliyetleri için gerekli ve değerli olan belgelerin çalışanlara önemi vurgulanır ve hangi belgenin ne zaman kullanılması gerektiği ortaya çıkar.

Kayıt Yönetiminin Amaçları

Etkili bir kayıt yönetim süreci örgütlerin verimliliğini doğrudan etkileyen bir kavramdır. Kayıt edilen belgelerin etkili bir dosyalama sürecine dahil edilmesi ve doğru iletişim kanallarıyla transferi, belgelere ulaşma hızını etkiler. Örgüt içerisinde nerede ve ne zaman gerek duyulacağı önemli olmadan, doğru ve güncel bilgi ve belge ekonomik bir biçimde sağlanmalıdır.

Kayıt depolama amaçları, oluşturulan kayıtların yapı içerisinde depolanma şekillerini ve biçimlerini ele almaktadır. Kayıt depolama sürecinde, standartlar dahilinde, rahat ve anlaşılır bir kodlama sistemi uygulanması istenen belgeye ulaşımı kolaylaştırmaktadır. Kayıtlar depolanırken belge türlerine göre uygun donanım ve araçların seçilmesi verimliliği ve hızı arttırırken uzun vadede maliyetleri düşürmektedir. Kayıtların türlerinin dijital ortama uygunluğu ya da dosya dolapları içerisinde saklanma gerekliliği gibi unsurlar dikkatlice ele alınmalıdır. Kayıtların muhafaza edilme prosedürlerinin kayıt tutulacak tüm belgeler için standart bir biçimde sürdürülmesi gerekmektedir. Geliştirme ya da yenileme sürecine girilecekse bu işlemin tüm kayıtlar için geçerli olacağından emin olunmalıdır.

Kayıt Yaşam Süreci

Belli bir zaman diliminde, belirli bir gereksinimi karşılamak üzere üretilmiş olan bir belgenin yararlılığı, söz konusu belgeye duyulan gereksinim ortadan kalkıncaya kadar sürer, giderek azalır ve gereksinimle birlikte sona erer. Bir başka değişle kayıt yaşam süreci bir kaydın yaradılışından imhasına kadar mantıksal aşamalarla ilerler. Yaşam süreci boyunca her belge dosyada tutulur.

Literatür incelendiğinde kayıt yaşam süreci genel olarak beş aşamada ele alınmıştır:

• Kayıtların yaratılması
• Kayıtların depolanması
• Eski kayıtlara erişim
• Kayıtların sürdürülmesi (idamesi)
• Kayıtların imhası

Dosya Planı

Örgütler birçok faaliyetlerin yerine getirildiği esnek yapılardır. Bu faaliyetlerin kapsamları çok çeşitli türlerde olabilmektedir. Her ne kadar farklı türlerde faaliyet gösterse de örgüt yapıları içerisinde bu faaliyetlerin etkin bir biçimde yönetilmesi, yönetebilme becerilerinin verimli bir şekilde ortaya konması için ise dosyalama faaliyetlerinin sistematik ve standartlar dahilinde ele alınması gerekmektedir. Yöneticinin yönetsel faaliyetleri ne kadar başarılı ve güçlü olursa olsun, hata içeren bir dosyalama sistemi, aktif yönetim becerilerini sekteye uğratacaktır. Dosyalama sistemi içerisinde yer alan dosyaların belirli bir standart içerisinde ele alınması dosya planları sayesinde gerçekleşmektedir.

Dosya planının hazırlanmasında genel olarak örgüt içi yapılan işler ve hizmetler dikkate alınmaktadır. Belgeler dâhilinde kodlama işlemi yapılırken; belgenin konusu, faaliyete konu olan kişilerin veya kurumların isimleri, faaliyet alanları, bölümleri vb. konu başlıkları esas alınarak işlem devam ettirilmektedir. Kodlamalarda ana gruplar bahsedilen konu başlıklarına göre düzenlenirse yapılan faaliyetlerle ilgili bağlamlar rahat bir biçimde oluşturulabilecektir.