Envanter ve Bilanço Dersi 1. Ünite Özet

Muhasebe ile İlgili Temel Bilgiler

Muhasebe, mali nitelikli işlemleri ve olayları para ile ifade edilmiş şekilde kaydetme, sınıflandırma, özetleyerek rapor etme ve sonuçları yorumlama bilim ve sanatıdır. Bunlardan kaydetme, sınıflandırma ve özetleme muhasebenin birinci işlevi, analiz ve yorum ikinci işlevidir.

Muhasebe, yönetim ve karar alma süreci için önemli bir bilgi sistemidir. Muhasebe bilgileriyle çok değişik düzeyde ilgilenen hem işletme içi hem de işletme dışı taraflar vardır. İşletme içi bilgi kullanıcıları; yöneticiler, işletme sahip ve ortakları ile işletme çalışanlarıdır. İşletme dışı bilgi kullanıcıları ise; kredi verenler, yatırımcılar, devlet, toplum ve işletme ile iş ilişkisi kuranlardır.

Muhasebede üretilecek bilgileri yönlendiren düzenlemelerden en önemlisi “Tekdüzen Muhasebe Sistemi”dir. Söz konusu sistem kapsamında, 1994 yılında yürürlüğe giren “Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği”nde muhasebenin temel kavramları, mali tablolar ilkeleri, mali tabloların düzenlenmesi ve sunulması, tek düzen hesap planı ve işleyişine açıklık getirilmiştir

Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nde de yer alan ve muhasebe uygulamalarına yön veren evrensel kavramlar vardır. Muhasebe temel kavramları, muhasebe ilkelerinin dayanağını oluşturan, gözleme dayalı temel düşünceler, temel çıkış noktalarıdır. Bu kavramlar:

• Sosyal sorumluluk kavramı
• Kişilik kavramı
• İşletmenin sürekliliği kavramı
• Dönemsellik kavramı
• Parayla ölçülme kavramı
• Maliyet esası kavramı
• Tarafsızlık ve belgelendirme kavramı
• Tutarlılık kavramı
• Tam açıklama kavramı
• İhtiyatlılık kavramı
• Önemlilik kavramı
• Özün önceliği kavramı

Sosyal sorumluluk kavramı, muhasebenin organizasyonunda, muhasebe uygulamalarının yürütülmesinde ve mali tabloların düzenlenmesi ve sunulmasında; belli kişi veya grupların değil, tüm toplumun çıkarlarının gözetilmesi gereğini ifade eder.

Kişilik kavramı, işletmenin sahiplerinden, yöneticilerinden, personelinden ve diğer ilgililerden ayrı bir tüzel kişiliğe sahip olduğunu ifade eder.

İşletmenin sürekliliği kavramı, işletmelerin faaliyetlerini bir süreye bağlı olmaksızın sürdüreceğini ifade eder

Dönemsellik kavramı, kavramı, işletmenin sürekliliği kavramı uyarınca sınırsız kabul edilen ömrünün belli dönemlere bölünmesi ve her dönemin faaliyet sonuçlarının diğer dönemlerden bağımsız olarak saptanması gereğini ifade eder.

Parayla ölçülme kavramı, parayla ölçülebilen iktisadi olay ve işlemlerin muhasebeye ortak bir ölçü olarak para birimi ile yansıtılmasını ifade eder.

Maliyet esası kavramı, işletme tarafından edinilen varlık ve hizmetlerin muhasebeleştirilmesinde, elde etme maliyetlerinin esas alınması gereğini ifade eder.

Tarafsızlık ve belgelendirme kavramı, muhasebe kayıtlarının usulüne uygun olarak düzenlenmiş objektif belgelere dayandırılması ve muhasebe kayıtlarına esas alınacak yöntemlerin seçilmesinde tarafsız ve ön yargısız davranılması gereğini ifade eder.

Tutarlılık kavramı, muhasebe uygulamaları için seçilen muhasebe politikalarının, birbirini izleyen dönemlerde değiştirilmeden uygulanması gereğini ifade eder.

Tam açıklama kavramı, mali tabloların bu tablolardan yararlanacak kişi ve kuruluşların doğru karar vermelerine yardımcı olacak ölçüde yeterli, açık ve anlaşılır olması gereğini ifade eder. İhtiyatlılık kavramı, muhasebe olaylarında temkinli davranılması ve işletmenin karşılaşabileceği risklerin göz önüne alınması gereğini ifade eder.

Önemlilik kavramı, bir hesap kalemi veya mali bir olayın nispi ağırlık ve değerinin mali tablolara dayanılarak yapılacak değerlemeleri veya alınacak kararları etkileyebilecek düzeyde olması durumunda, o olayın açıklanması gereğini ifade eder.

Özün önceliği kavramı, işlemlerin muhasebeye yansıtılmasında ve onlara ilişkin değerlendirmelerin yapılmasında biçimlerinden çok özlerinin esas alınması gereğini ifade eder.

İşletme yöneticilerinin faaliyetlerini planlayabilmesi, gerçekleşenleri ölçebilmesi ve planlanan ile gerçekleşenleri karşılaştırarak kontrol yapabilmesi, devletin alacağı verginin tespiti, finansal bilgilerin yıllar itibariyle ve diğer işletmelerle karşılaştırılabilmeleri için, işletme faaliyet sonuçlarının belirli dönemler halinde ölçülmesi zorunludur. Bazı özellikli sektörler hariç (inşaat işletmeleri gibi), işletmelerde faaliyet yılı bir takvim yılıdır. 1 Ocak’ta başlar ve 31 Aralık’ta biter. Ancak, bazı işletmelerin bir yıllık faaliyetleri takvim yılına denk düşmez. Bu işletmeler Hazine ve Maliye Bakanlığına başvurarak 12’şer aylık özel hesap dönemleri belirleyebilirler.

Muhasebe Süreci

Muhasebe sürecindeki işlemler temel olarak üçe ayrılmaktadır.

1. Muhasebe dönemi başında yapılan işlemler
2. Muhasebe dönemi içinde yapılan işlemler
3. Muhasebe dönemi sonunda yapılan işlemler

Muhasebe dönemi başında, faaliyetine devam etmekte olan işletmelerden yalnızca açılış kaydı yapılır. Açılış kaydı ise bir önceki dönemin kapanış kaydından elde edilir. Yeni işe başlayan işletmelerde ise aşağıdaki süreç izlenir:

a) Dönembaşı envanterinin yapılması,

b) Dönembaşı envanterine dayanarak dönembaşı bilançosunun düzenlenmesi,

c) Envanter bilgilerinin envanter defterine geçirilmesi,

d) Dönembaşı bilançosuna dayanarak günlük deftere hesapların açılış kaydının yapılması.

Envanterin amacı işletmenin belli bir andaki varlıklarını ve borçlarını doğru bir şekilde tespit ederek sermayeyi hesaplamaktır. İlk defa işe başlayan işletmelerin, kuruluş tarihi itibariyle mali durumları, yani işletmenin varlıkları, borçları ve sermayesi saptanır.

Envanter işlemleri tamamlandıktan sonra sıra bilançonun düzenlenmesine gelir. İşletmenin dönem başı bilançosu, dönem başı envanterine dayanarak ve Varlıklar = Sermaye + Borçlar eşitliğine göre düzenlenir.

Envanter defterine, işe başlama tarihinde ve her dönemin sonunda çıkarılan envanterler ve bilançolar kaydedilir.

Dönem başı bilançosunun yevmiye defterine ilk madde olarak kaydedilmesine hesapların açılması (açılış maddesi) denir. Bu açılış kaydında, dönembaşı bilançosunda yer alan aktif unsurlar borçlandırılır, pasif unsurlar alacaklandırılır.

Muhasebe dönemi içinde yapılan işlemler ise aşağıdaki gibidir:

a) Açılış Kaydının Büyük Deftere Aktarılması

b) Günlük İşlemlerin Belgelendirilmesi

c) Günlük Deftere (Yevmiye Defteri) Kayıt

d) Büyük Deftere Kayıt

e) Aylık Mizanların Düzenlenmesi

f) Genel Geçici Mizanın Düzenlenmesi

Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, işlemlerin konularına göre ve hesaplar itibariyle izlenmesini sağlamak için büyük deftere aktarılır

Muhasebe kayıtları için esas alınacak belgeler faturalar, gider pusulaları, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu, ücret bordrosu, taşıma belgeleri, poliçe, bono, çek vb. belgelerdir. Bir işletmede yapılan işlemlerin defterlere kayıt edilmesi için bunlara ilişkin objektif belgelerin bulunması şarttır.

Yevmiye defteri, işlemlerin çift taraflı etkisini, bir bütünlük içinde ele alarak etkiledikleri hesapları, etkilenme yönüne göre borçlandırmak ve alacaklandırmak suretiyle maddeler halinde kayıt yapılan bir defterdir. Açılış kaydı ve günlük işlemler belgelere dayanarak yevmiye defterine kayda alınır.

Yevmiye defterinde maddeler halinde yapılan muhasebe kayıtları daha sonra yevmiye defterinden büyük deftere aktarılır. Yevmiye kayıtlarında borçlu sütuna kaydedilen rakamlar büyük defterde hesabın borçlu tarafına, alacaklı sütuna kaydedilen tutarlar ise büyük defterde ilgili hesabın alacaklı tarafına kaydedilirler.

Mizan, belli bir döneme ait büyük defter hesaplarının borç ve alacak tutarlarına ilişkin toplamlar ile bunlara ilişkin kalanları düzenli bir şekilde gösteren bir cetveldir. Eşitlik sağlanmışsa günlük defterdeki işlemlerin büyük deftere doğru aktarıldığı kabul edilir. Dönem içinde herhangi bir tarihte çıkarılan mizana geçici mizan denir. Geçici mizanlar işletme yönetiminin ihtiyacına göre aylık, 3 aylık ya da 6 aylık mizanlar şeklinde düzenlenebilir. Ama genellikle geçici mizanın her ayın sonunda çıkarılması yaygındır.

31 Aralık tarihi itibariyle düzenlenen ve on iki ayı kapsayan mizana “Genel geçici mizan” denir. Dönemi bir bütün olarak kapsadığı için “genel” kelimesi, dönem sonu işlemlerinden önce olduğu için de “geçici” kelimesi kullanılmıştır.

Muhasebe dönemi sonunda ise aşağıdaki işlemler yapılır:

a) Dönemsonu Envanterinin Yapılması (Muhasebe Dışı Envanter),

b) Dönemsonu Muhasebe İşlemleri (Muhasebe İçi Envanter),

c) Kesin Mizanın Düzenlenmesi,

d) Mali Tabloların Düzenlenmesi,

e) Kapanış Kayıtlarının Yapılması.

Envanter çıkarma; saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle bilanço günündeki mevcutları, alacakları ve borçları kesin bir şekilde ayrıntılı olarak tespit etmektir.

Muhasebe açısından “Envanter işlemleri; İşletmeye dahil mevcut, alacak ve borçların miktarlarını ve değerlerini kesin bir şekilde ayrıntılı olarak tespit etmek ve elde edilen sonuçlara göre gerekli ayarlama ve düzeltme kayıtlarını yapmak suretiyle gerçek değerlerini vermesini sağlamaktır.

VUK 188. Maddesinde envanter listelerinin geçerli olabilmesi için sahip olması gereken özellikler açıklanmıştır. Buna göre;

• Envanter listelerine kaydedilen iktisadi değerler sayfa üzerinde numaralanarak sıralanmalı,
• Envanter listeleri kendi aralarında numaralanarak sıralanmalı,
• Envanterlerin düzenleme tarihi belirtilmeli,
• Envanter listeleri, envanteri çıkaran memur ile işletme sahibi veya vekili tarafından imzalanmalı,
• Aynen envanter defteri gibi saklanmalı,
• Liste toplamları özet olarak envanter defterine yazılmalıdır.

VUK 185. Maddesine göre ise işletmelerin İşletmelerin kuruluş tarihlerinde ve sonra da her hesap dönemi sonunda envanter çıkarmaları gereği belirtilmiştir.

Dönem içinde işletmelerde çalınma, suistimaller, iyi korunmama, iç kontrol sisteminin zayıflığı veya yetersizliği, paslanma, solma, akma gibi nedenlerle varlık kayıplarına veya muhasebe kayıtlarında gecikme, unutma, yanılma, hata ve hile gibi olaylarla karşılaşılmış olabilir. Bu durumda genel geçici mizan, işletmenin gerçek durumu yansıtan dönem sonu bilançosunun ve gelir tablosunun hazırlanmasına olanak vermez. Bunun için dönem sonu envanteri yapmak kaçınılmazdır.

Muhasebe dışı envanter sayım ve değerleme olmak üzere birbirini izleyen iki aşamadan oluşur. Sayım işlemlerinde işletmenin tüm varlıkları ve kaynakları uygun şekilde sayılarak, ölçülerek veya tartılarak miktarları belirlenir. Değerleme işleminde ise işletmenin sahip olduğu bütün varlıkların miktarları saptandıktan ve borçları da belirlendikten sonra tek tek para birimiyle çarpılarak değerleri belirlenir.

Muhasebe içi envanter aşamasında aşağıdaki işlemler yapılır:

• Varlıklarda sayım eksik veya fazlalıklarının kayda alınması
• Yabancı para ile ilgili kur farklarının kayda alınması,
• Alacak ve borç senetleri reeskont işlemleri kayıtları
• Şüpheli alacakların belirlenmesi ve karşılık ayrılması
• Duran varlıklara amortisman ayırma kayıtları
• Dönen – duran varlıkların ve kısa – uzun vadeli yabancı kaynakların dönem ayarlaması kayıtları
• Gelir ve giderlerde dönem ayarlaması kayıtları
• Hatalı kayıtların düzeltilmesi
• Unutulan işlemlerin kaydı
• Maliyet hesaplarının (7/A veya 7/B) kapatılması ve gider hesaplarına devredilmesi kayıtları
• Gelir ve gider hesaplarının Dönem Kârı veya Zararı Hesabına devredilerek kapatılması
• Dönem kârı varsa, vergi karşılıklarının ayrılması kayıtları
• Dönem Net Kâr veya Zararı’nın bilanço hesaplarına aktarma kayıtları.

Muhasebe sistemi uygulama genel tebliğine göre düzenlenmesi istenen mali tablolar, temel ve ek mali tablolar olarak ikiye ayrılmaktadır. Muhasebede temel mali tablolar, bilanço ve gelir tablosudur. Ek mali tablolar ise, satışların maliyeti tablosu, fon akım tablosu, nakit akım tablosu, kâr dağıtım tablosu, özkaynaklar değişim tablosudur.

Gelir tablosu, bir işletmenin belirli bir dönemde elde ettiği bütün gelirlerle, bu gelirleri elde etmek amacıyla aynı dönem içinde katlandığı bütün maliyet ve giderleri ve bunların sonucunda oluşan dönem net kârını veya zararını gösteren mali tablodur.

Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğine göre; işletmenin bütün gelir ve giderleri esas faaliyet, diğer faaliyet ve olağandışı faaliyetlerden kaynaklanmalarına göre sınıflandırılmıştır. Gelir tablosunun son bölümünde ulaşılan “Dönem Net Kârı” veya “Dönem Net Zararı” hesabı ise bilançoda özkaynaklara aktarılır.

Bilanço bir işletmenin belirli bir tarihteki varlıklarını ve bu varlıkların kaynaklarını gösteren bir tablodur. Kesin mizanın kalanlarından yararlanarak işletmenin dönem sonu durumunu gösteren dönem sonu bilançosu düzenlenir. Bilanço ilkelerine göre bütün varlıklar, yabancı kaynaklar ve özkaynaklar bilançoda brüt değerleri ile gösterilirler. Netleştirme işlemi için, aktifi düzenleyici hesaplar, bilançoda ilgili varlık hesaplarının altında, pasifi düzenleyici hesaplar ise ilgili kaynak hesaplarının altında eksi (-) değerli olarak yer alır.

Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nde öngörülen bilanço gruplaması Varlıklar ve Kaynaklar biçiminde ifade edilebilir:

• Varlıklar
  • Dönen varlıklar
  • Duran Varlıklar
• Kaynaklar
  • Kısa vadeli yabancı kaynaklar
  • Uzun vadeli yabancı kaynaklar
  • Özkaynaklar

Dönen varlıklar, para ve bir yıl veya işletmenin normal faaliyet döneminde paraya dönüşmesi, satılması veya tüketilmesi öngörülen varlıklardır.

Duran varlıklar, bir yıl veya işletmenin normal faaliyet döneminde paraya dönüşmesi, satılması veya tüketilmesi öngörülmeyen varlıklardır.

Kısa vadeli yabancı kaynaklar, bir yıl veya işletmenin normal faaliyet döneminde ödenecek olan borçları kapsar. Uzun vadeli yabancı kaynaklar, bir yıldan sonra ödenecek olan borçları kapsar.

Özkaynaklar, işletme sahip veya sahiplerinin işletmenin varlıklar üzerindeki haklarını gösterir. İşletme sahip veya sahiplerince işletmeye sağlanan sermaye ve işletmede bırakılan yedekler ile dağıtılmamış kârları kapsar.

Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğinde yer alan bilanço ilkeleri varlıklara, yabancı kaynaklara ve öz kaynaklara ilişkin ilkeler olmak üzere üçe ayrılmıştır.

Varlıklara ilişkin ilkeler kapsamında; varlıklardaki değer düşüklüklerine karşılık ayrılması, alacak senetlerine reeskont işlemlerinin yapılması, duran varlıklar için birikmiş amortisman ve tükenme paylarının bilançoda gösterilmesi, sadece kesinleşen alacakların yer alması, ortaklardan alacakların ayrı gösterilmesi, varlıklara ait rehin, ipotek veya sigorta bilgilerinin açıkça gösterilmesi gerektiği vurgulanmaktadır.

Yabancı kaynaklara ilişkin ilkeler kapsamında; bilançoda, borç senetlerine reeskont işlemlerinin yapılması, kesinleşmeyen borçların da yer alması, ortaklara borçların ayrı olarak gösterilmesi, gelecek dönemlere ait gelirlerin ayrıca gösterilmesi gerektiği belirtilmektedir.

Özkaynaklara ilişkin ilkelerde ise; varsa özellikli hisse senetlerinin dipnotlarda açıklanması, özkaynakların net olarak görünmesi için zararların indirim olarak gösterilmesi gerektiği vurgulanmaktadır.

Yevmiye defterinde hesapların kapanışının yapıldığı kayda “kapanış kaydı” veya “kapanış maddesi” denir. Hesaplar kapatılırken, borç kalanı veren aktif hesaplar, aynı tutarda alacaklandırılır, alacak kalanı veren pasif hesaplar aynı tutarda borçlandırılarak kapatılır. Bunun dışında hesaplar aracı hesap kullanılarak da kapatılabilir.