Kurumsal Kaynak Planlama Sistemleri Dersi 7. Ünite Sorularla Öğrenelim

Paydaş nedir?

Paydaş: Toplumda işletmenin ilişkide olduğu, işletmenin faaliyetlerinden etkilenen ve faaliyetleriyle işletmeyi etkileyen toplumsal tarafların tümüdür.

Etkin bir ERP uygulaması için -ihtiyacın ortaya çıkmasından sistemin kurulmasına ve sistemin değerlendirilmesine kadar olan süreçte önemle üzerinde durulması gereken kritik başarı faktörleri vardır. Bu faktörler hangileridir?

Aşağıda bu faktörlerden başlıcaları sıralanmaktadır:

• Üst yönetim desteğinin sağlanması,
• Sistem mimarisinin belirlenmesi,
• Vizyon, hedefler, iş planları ve performans ölçütlerinin belirlenmesi,
• Etkin proje yönetimi,
• Güdüleyici değişim yönetimi,
• Kusursuz ve doğru veri akışını sağlayacak uygun yazılımın seçilmesi.

Modül nedir? Tanımlayınız.

Modül: Bir bütün içinde yer alan bağımsız bölümlere verilen addır.

Pinto ve Slevin’e göre (1989, s. 33); proje nedir ve nasıl olmalıdır?

Pinto ve Slevin’e göre (1989, s. 33); proje, yaşam döngüsü içindeki en önemli faktördür. Üst yönetim, bilgi teknolojilerinin yapabilirliklerini ve işletme açısından gerekçelerini doğru olarak anlamalı ve işgörenlerin tümüne etkili bir biçimde anlatabilmelidir. Üst yönetim proje ile yakından ilgilenmeli, proje toplantılarına katılmalı ve kurulan proje ekibiyle zaman geçirmelidir. Böylece üst yönetim; projenin gelişimi ve karşılaşılan sorunlar hakkında fikir sahibi olur. Ayrıca, üst yönetim karşılaşılan problemlerin, çözülmesinde de yardımcı olur.

Projelerde amaçlar, beklentiler, zaman ve maliyet hedefleri, getiriler ve riskler rakamsal olarak açıkça ifade edilmelidir. İşletmede; ERP sistemine geçiş nedenleri, uygulama yöntemleri, kritik iş süreçlerine dönük gereksinimlerin kimler tarafından karşılanacağı ve hedeflere verimli bir biçimde ulaşma yolları belirlenmiş olmalıdır. Böylece hedefler ve kazanımlar tanımlanabilecek ve bunların takibi kolaylaşacaktır. Bu noktada işletme açık yüreklilikle kendini tanımalı ve tanımlamalıdır. Tanımlama sürecinde hangi ilkeler uygulanabilir?

• İşletmenin süreçler, donanım ve yazılım gibi mevcut alt yapısı ortaya çıkarılmalıdır.
• İşletmede her birim üstün ve zayıf yönlerini ortaya koyabilmelidir.
• Her birim gereksinimlerinin neler olduğunu belirleyebilmelidir.
• Üst yönetim kademesindeki eksiklikler açık bir biçimde ortaya konulmalıdır.
• İşletmenin bir modeli ortaya çıkarılmalıdır.

Müşteri ilişkileri yönetimi nedir? Açıklayınız.

Müşteri İlişkileri Yönetimi: İşletmelerde müşteri sadakatini ve müşteri tatminini artırmaya, koruma ve geliştirmeye yönelik olarak uygulanan; mevcut müşterileri elde tutmayı, onlarla ilişkileri geliştirmeyi amaçlayan rekabetçi bir pazarlama stratejisidir.

Proje yönetimi, projenin başlangıcından sonlandırılmasına kadar olan süreçteki faaliyetleri kapsar. Bu faaliyetler nelerdir?

Bunlar; yazılım, donanım, organizasyon, insan, zaman ve bütçe gibi kaynaklar arasındaki karmaşık ilişkilerin, etkileşimlerin ve risklerin planlanması, yürütülmesi ve denetimi gibi faaliyetlerdir.

ERP projelerinde proje yöneticisi hangi özellikleri taşımalıdır ve görevleri nelerdir?

ERP projelerinde proje yöneticisi; liderlik, iş hâkimiyeti, projeyi tabana yayma, yeni proje kazanımlarını personele anlatabilme yeteneğine sahip kişidir. Proje yöneticisi, ekibi oluşturan işletme çalışanları ve danışmanlarıyla birlikte tam zamanlı olarak görev yapar. Amaçların belirlenmesi, iş planlarının yapılması ve proje gelişiminin takibi gibi fonksiyonlar proje yöneticisinin görevlerindendir. Ayrıca ERP proje yöneticisi, teknoloji kullanımı ile birlikte kurumsal iş süreçlerindeki değişimin hayata geçirilmesinden en üst düzeyde sorumludur.

Bir işletmede tedarikçi ve diğer işlevler arasındaki bilgi akışı hangi sıralamayla ve nasıl olmalıdır?

İşletmede müşteri istekleri önce Satış ve Pazarlama bölümüne ulaşır. Pazarlama ve Satış bölümü Üretim ve Malzeme Yönetimi bölümüyle ilişkiye geçerek müşteri isteğini gönderir. Üretim ve Malzeme Yönetimi bölümü de üretilecek ürüne ilişkin ürün planlamasını Finans ve Muhasebe bölümüne ileterek ürünün üretimi için gerekli finansmanı sağlar. Üretim tamamlandıktan sonra Üretim ve Malzeme Yönetimi bölümü, sipariş ürün hakkında Dağıtım bölümüne bilgi verir ve sonunda da ürünün dağıtımı sağlanmış olur

ERP yazılımları, farklı işletmeler tarafından üretilmiş olsa bile, temelde dört modülden oluşur. Bunlar hangileridir?

Bunlar; Finans ve Muhasebe, Satış ve Pazarlama, Üretim ve Malzeme Yönetimi ve İnsan Kaynakları modülleridir.

Bütün bu yararlarının yanı sıra, ERP yazılımlarının bazı sorunları da beraberinde getirdiği söylenebilir. Bu yazılım ile ilgili karşılaşılan en önemli sorun, işletmelerin ERP sistemini bir paket program olarak görmeleridir. Sözü edilen sorunun yanında, diğer sorunları da altı ana başlıkta incelemek mümkündür. Bunlar nelerdir?

• Proje Aşamasında Karşılaşılan Sorunlar
• Danışmanlık Sürecinde Karşılaşılan Sorunlar
• İşgören Uyumsuzluğundan Kaynaklanan Sorunlar
• Faaliyetlerin Uluslararası Düzeyde Gerçekleşmesinden Kaynaklanan Sorunlar
• Uygulamanın Getirdiği Maliyet Artışından Kaynaklanan Sorunlar
• Teknik Destek Yetersizliğinden Kaynaklanan Sorunlar

ERP yazılımının değiştirilmesi kararına karşı getirilebilecek en iyi çözüm nedir?

ERP yazılımının değiştirilmesi kararına karşı getirilebilecek en iyi çözüm, işletmelerin ERP yazılımı hakkında yeterli bilgiye sahip olduktan ve hangi işlevlerde kullanacaklarına karar verdikten sonra yazılımı satın almalarıdır. İşletme böylece hem satın aldığı ERP yazılımında modül değişikliğine gitmeyecek hem de uygulamada başarılı olacaktır.

İntranet nedir? Tanımlayınız.

Intranet: Örgütsel amaçlara ulaşma yolunda, iş süreçlerinin gerçekleştirilmesinde gerekli bilgi paylaşımı ve her türlü iletişimin doğru kişiler tarafından (örgüt çalışanları ve iş yaptığı ortakları), hızlı ve güvenli bir biçimde sağlanması için oluşturulan, örgüte ait özel bir iletişim sistemidir.

Kurumsal kaynak planlaması uygulamasının yarattığı sorunlar hangileridir?

• Proje aşamasında karşılaşılan sorunlar
• Danışmanlık sürecinde karşılaşılan sorunlar
• İşgören uyumsuzluğundan kaynaklanan sorunlar
• Faaliyetlerin uluslararası düzeyde gerçekleşmesinden kaynaklanan sorunlar kaynaklanan sorunlar
• Uygulamanın getirdiği maliyet artışından
• Teknik destek yetersizliğinden kaynaklanan sorunlardır.

İşletmeler için bu kadar önemli olan ERP yazılımlarının başarılı olabilmesi için yapılmaması gereken 6 temel hata bulunmaktadır. Bunlar hangileridir?

Bunlar aşağıdaki biçimde sıralanabilir:

• ERP’nin Karmaşık İşler İçin Yapıldığını Varsayıp Sistemi Basitleştirmemek
• Nasıl Bir İşe Başlandığının Yeterince Farkında Olunmaması
• Projeye Doğru Kaynakları Aktaramamak
• Değişimi Etkin Olarak Yönetememek
• Bütünleşmeye İstekli ve Hazır Olmamak 
• ERP Çalışmasını Başlayıp Bitecek Bir Proje Olarak Görmek

ERP sisteminin değerlendirilmesi, ön değerlendirme adı verilen; hangi stratejik amaç, hedef, faaliyet, proje ve politikaların uygulanacağına karar verilmesi aşamasında yapılabilir. Bu noktada iyi bir ön değerlendirme nasıl olmalıdır?

İyi bir ön değerlendirme, hedefler konusunda açık olmayı, bunlara ulaşmak için alternatif yollar düşünmeyi, dikkate değer olduğu düşünülen her seçeneğin maliyet/fayda ve risklerinin tahminini içerir. Bu aşamada seçeneklerden en önemlileri incelenir ve her birinin üstün ve zayıf yönleri ortaya konur. Son olarak da maliyet analizi yapılır.

ERP sisteminin değerlendirilmesinde önemli olan unsurlar nelerdir?

• Değerlendirmeyi yapanlar
• Değerlendirme aşamasının belirlenmesi
• Değerlendirmenin yapılış biçimine göre sınıflandırılmasıdır.

ERP sisteminin performans ölçümü beş aşamalı bir süreçten oluşmaktadır. Bu aşamalar nelerdir?

Bu aşamalar;

• Stratejik planlama,
• Göstergeler oluşturma,
• Veri ölçüm sistemi hazırlama,
• Performans ölçümlerini geliştirme ve
• Yönetim süreçleriyle bütünleşmedir.

ERP sisteminin performans ölçümü aşamalarından üçüncüsü olan veri ölçüm sistemini oluşturma aşamasında ne yapılır?

Bu aşamada; verilerin elde edilip edilemeyeceği belirlenir, veri toplanır ve toplanan veriler paylaşılır.

ERP başarı puanı nasıl elde edilir ve puanın alt ve üst limiti nedir?

ERP başarı puanı, verilen puanların ortalamasının alınmasıyla elde edilir. Unutmamak gerekir ki projenin uygulanabilir olması için bu puanın %70 ve üzeri olması gerekir. Ayrıca herhangi bir alt boyutun puanı %40’ın altında olmamalıdır. Göreceli olarak daha düşük puan alan alt boyutların iyileştirilerek ERP Proje Başarı Puanının artırılması önerilir.