İşlem Tabloları Dersi 3. Ünite Özet

Giriş

Tek başına hiçbir anlam ifade etmeyen sayısal ya da sözel verilerin anlamlı bütünler oluşturması ile var olan sorunsallara çözümler bulunabilmekte ve ihtiyaç duyulan açıklamalara ulaşılabilmektedir. Excel üzerinde yaratılan işlem tabloları sadece verilerin sunumunda kullanılabileceği gibi, verilerin organize edilmesinde, yeni hesaplanmış veriler oluşturulmasında ve görsel sunumlara dönüştürülmesinde de kullanılabilir.

Veri Türleri

Excel’de kendi içerisinde çeşitlenen dört farklı veri türü bulunmaktadır;

• Metinsel Veri,
• Sayısal Veri,
• Tarih/Saat Verisi,
• Doğru/Yanlış Verisi.

Metinsel ifadeler, herhangi bir işleme tabi tutulması düşünülmeyen veri türüdür. Bu ifadelerde sayılar, formüller, tarih gibi ifadelerde yer alabilir.

Excel, hücreye girilen veri türünü otomatik olarak belirler. Fakat kullanıcıların veri türlerini önceden belirlemeleri ve dönüşümlerini yapmaları verilerin sağlıklı bir şekilde tablolaştırılması için önemlidir.

Sayısal ifadeler, toplama, çıkarma, çarpma, bölme gibi işlemlerin yapılmasına uygun olan verilerdir.

Tarih ve saat verisi, tarih ve saat bilgilerinin tutulmasına ve belirli özel işlemlere imkan sağlayan veri türüdür.

Doğru ve yanlış verileri, Boolean Cebiri olarak bilinen mantıksal veri türü ise 1 ve 0 verilerini içerir.

Hücredeki veri kategorisini değiştirme işlemi ise, hücre üzerinde sağ tıklanarak çıkan menüden “Hücre Biçimlendir” seçilerek yapılır.

Veri Girişi

Excel’de bir hücreye tıklandığında hücre seçili hale gelmiş olur ve klavyeden dokunulan her karakter hücre içinde ve formül çubuğunda görüntülenir.

Özel bir engel olmadığı ve farklı bir amaçla ilişkilendirilmediği sürece F2 fonksiyon tuşu da hücreyi açarak veri girişine uygun hale getirir.

Veri girişi tamamlandıktan sonra veri girişini tamamlamak ve hücreyi kapatmak için farklı tuşlar kullanılabilir. Bunlardan;

• “Enter” tuşu hücreyi kapatıp alt hücreye geçmeyi,
• “Tab” tuşu hücreyi kapatıp yan hücreye geçmeyi,
• “Yön Tuşları” ise hücreyi kapatıp basılan yöndeki hücreye geçişi sağlar.
• Formül çubuğu onay işareti ise hücreyi değiştirmeden hücreyi veri girişine kapatmayı sağlar.

Excel’de Veri Girişi Kolaylıkları: Excel’de çalışma sayfasına girilen veriler aynı sütun altına girildiğinde aynı amaçla kullanılan veriler olarak tanımlanmış olur. Bu sebeple verilerin arasında benzerlik olabileceği, tekrarlanabileceği düşüncesiyle önceden girilen veriler kullanıcıya hatırlatılır. Bu özelliğe “Otomatik Tamamlama” özelliği denir.

Sayısal veri girişinde negatif sayıların başına “-“ işareti konulurken pozitif sayıların önüne “+” konulsa bile Excel işareti yansıtmaz fakat sayıyı pozitif kabul eder.

Excel üslü sayıların yazımında da kolaylık sağlar. Kullanıcı 10’un kuvveti şeklindeki sayıların yazımında “e” harfi ile sayıyı kolayca yazabilir. Örneğin 1x109 sayısını hücreye 1e9 olarak kolayca yazabilir.

Excel’de yazılan bütün ifadeler tek satır olarak işlem görür. Hücrelerin yüksekliklerine ve genişliklerine göre “Hücreleri Biçimlendir” seçeneğinden “Metni Kaydır” seçilerek alt satırlara geçiş yapılır fakat hücrede veri hala tek satır olarak kabul edilir. Hücreye veri yazılırken “Alt+Enter” tuş kombinasyonuna basıldığında da boşluk bırakmaya gerek kalmadan aynı hücre içerisinde alt satıra geçilmiş olur.

Excel’de belirli bir aralığa aynı veriyi girmek için aralık seçildikten sonra seçime başlanılan ilk hücre aktif olarak görüntülenecek, veri buraya yazıldıktan sonra da “Ctrl+Enter” tuş kombinasyonu ile seçilen alana veriler girilmiş olacaktır.

Excel’de Verileri Otomatik Girmek: Excel’de Doldurma Kulpu olarak adlandırılan ve hücrenin altında beliren nokta aracılığı ile seri verilerin istenilen hücrelere aktarımı yapılır. Bu seri veriler; sayılar, günler, aylar, yıllar ve tanımlanmış özel listeler olabilir. Doldurma Kulpu, aktif hücrenin yapısına ve özelliğine göre şekillenen bir unsurdur.

Hücreler Üzerinde İşlem Yapmak

Hücre Seçimi: Excel üzerinde işlem yaparken tek bir hücre üzerinde işlem yapılacaksa ilgili hücreye yön tuşlarıyla gelmek veya fare ile hücre üzerinde tıklamak yeterli olur.

Çoğu zaman ise çoklu, seri ya da farklı farklı yerlerde yer alan hücreler üzerinde işlem yapmak gerekebilir. Bu işlemler için farklı seçim yöntemleri vardır.

Fare ile hücrelerin taranması doldurma kulpuna basılı tutarak taranmasıyla aynı değildir. Fare ile taramada sadece hücreler seçili hale getirilir. Doldurma kulpunu tutarak taramada hücreler aktif hücreden gelen veriye ve özelliğe göre değişime uğrar.

Fare ile başlangıç hücresindeyken basılı hale getirilip hücrelerin taranmasıyla seçim işlemi yapılabilir.

Aktif hücre işaretliyken Shift tuşuna basılı tutularak, fareyle seçim serisinin bitiş noktasına tıklanırsa ilgili aralıktaki bütün hücreler seçilir.

Kullanıcı Ctrl tuşuna basılı tuttuğu sürece fare ile istediği kadar farklı bölgedeki farklı hücreyi seçebilir.

Günümüz kullanıcıları odak noktalarını kaybetmemek ve hızlarını arttırmak için işlemlerini klavye ile yapmayı tercih etmektedirler. Excel de seçim işlemlerinde özel tuş kombinasyonları geliştirmiştir. Kullanıcıların sadece belirli bir aralığı seçmek için yön tuşlarını ve Shift tuşunu kullanması yeterli olur.

Hücre Silme: Excel’de silme komutu farklı şekillerde kullanılır. Kullanıcı öncelikle hücre içindeki veriyi mi yoksa hücrenin kendisini mi sileceğine karar vermelidir.

Hücre içindeki verinin seçimi aşağıdaki şekillerde yapılabilir;

• Silinecek hücre ya da hücreler seçilerek Delete veya Back Space tuşları ile hücre içindeki veriler silinir.
• Bir hücredeki verinin sadece bir bölümünü silmek için hücrenin üzerinde iken formül çubuğu aracılığı ile ya da hücrede çift tıklayarak istenilen bilgiler silinir ya da değiştirilir.
• Hücre üzerine gelinerek yeni bilgi direkt olarak yazılırsa hücredeki eski bilgiler otomatik olarak yazılacaktır.

Bazen kullanıcıların hücrenin tamamının silinmesinin gerekli olduğu durumlar olabilir. Bu aşamada kullanıcının silmek istediği hücre ya da hücre dizisinin üzerinde sağ tıklayarak, sil konutunu seçmesi gerekir.

Hücre Ekleme: Kullanıcının atladığı ya da yanlışlıkla sildiği bir alanı tekrar eklemek işlemine Hücre Ekleme denir. Bu işlem için kullanıcı ilgili hücrenin üzerine sağ tıklayarak hücre ekleme işlemini yapabilir.

Satır ve Sütunlar Üzerinde İşlem Yapmak

Excel’de kullanıcı hücre düzeyinde yaptığı bütün işlemleri satır ve sütun üzerinde de yapabilir.

Satır Seçme: Satırlar üzerinde işlemler yapılırken öncelikle satırların seçilmesi gerekir. Satır seçmek için satır numarasının bir kere tıklanması yeterlidir. Bir başka yöntemse satırın ilk hücresi aktif durumdayken Ctrl tuşuna, Shift tuşuna basmak ve sağ yön tuşuna bir kere basmaktır.

Satır Ekleme: Satır ekleme işlemi içinse Giriş sekmesinin altında yer alan Hücreler bölmesini kullanmaktır. Açılan menüden sayfa satırları ekle tıklanarak aktif hücrenin üzerine bütün bir satır eklenir. Aynı işlem satır numarası üzerinde sağ tıklanarak da yapılır. İşlemin başlangıcında birden fazla satır seçilirse seçilen satır sayısı kadar satır eklenir.

Satır Silme: Satır silmek içinse satır ya da satırlar seçildikten sonra satır numarası üzerinde sağ tıklayarak sil komutunun seçilmesiyle ya da giriş menüsü altında yer alan hücreler bölümündeki sayfa satır(lar)ını sil seçeneği ile yapılır.

Sütun Seçme: Excel’de hücre düzeyinde yapılan işlemler, satır ve sütun düzeyinde de yapılabilir. Sütunlar harflerle isimlendirilmiştir. Seçim işlemi ilgili sütun harfinin tıklanmasıyla olur. Aralıklı ya da çoklu seçim işlemi için seçim süresince Ctrl tuşuna basılmalıdır. Klavye üzerinden çoklu seçim yapmak içinse ilk sütun seçildikten sonra sağ, sol yön tuşları ve Shift tuşu kombinasyonundan faydalanılır. Bir başka yöntemse sütunun ilk hücresi aktif olduğu durumda Ctrl tuşu, Shift tuşu ve aşağı yön tuşu ile sütunun bütün hücrelerinin seçilmesidir.

Sütun Ekleme: Sütün eklemek için aktif hücre üzerindeyken sağa tıklanır ve ekle komutu sonrası menüden tüm sütun seçilir veya sütun harfi seçilir, sağa tıklanır ve ekle seçilir. Sütun eklemek için giriş sekmesi altında yer alan hücreler bölümünden ekle komutu da kullanılabilir.

Sütun Silme: Sütun silmek içinde sütun harfi üzerinde sağ tıklanarak sil komutu kullanılabilir ya da sütun üzerindeki bir hücre seçili iken sağa tıklanarak açılan menüden sil, tüm sütun seçimi yapılır.

Akıllı Biçimlendirme Menüsü (Ekleme Seçenekleri): Akıllı biçimlendirme menüsü satır ya da sütun ekleme işlemi sonrasında biçimsel özelliklerinde kopyalanması için kullanılır. Akıllı biçimlendirme menüsü hücre ekleme işlemi sonrasında satır numarası ya da sütun harfi önünde beliren ikon aracılığıyla açılabilir. “Üsttekiyle Aynı Biçimlendir”, “Alttakiyle Aynı Biçimlendir” ve “Biçimlendirmeyi Temizle” seçeneklerini içerir.

Satır/Sütun Gizle/Göster Kullanımı: Excel’de aynı sayfa içerisinde yüzlerce sütun ve satırdan yararlanılarak veri kümeleri oluşturulabilmektedir. Bazı durumlarda bu kümelerdeki bazı satır ve sütunlardaki veriler gereksiz gelebilmektedir. Böyle durumlarda böyle satır ya da sütunları silmek yerine daha sonrada gerekli olabilir diye gizlemek daha verimli bir yöntemdir.

Excel’de satırlar ve sütunlar ihtiyaç duyulduğunda gizlenebilir veya gizlenenler görüntülenebilir. Gizleme işlemi için ilgili satırın numarası ya da sütunun harfi üzerinde sağa tıklanır ve gizle seçimi yapılır. Aynı işlem birden çok satır veya sütun içinde yapılabilir.

Excel’de seri olarak ilerleyen satır numaralarında veya sütun harflerinde kopukluk olması bu alanlarda gizleme işleminin yapıldığını belirtir. Gizlenmiş satır ya da sütunların görüntülenmesi için kopukluğun olduğu alanlar seçilerek sağ tuşa tıklanır ve göster seçimi yapılır.

Arama ve Değiştirme İşlemleri

Excel’de oluşturulan veri kümeleri üzerinde bazı özel arama fonksiyonları ya da özel filtreler aracılığı ile aranan verilere ulaşılabilir. Formüller ve özel eklentilerle ilgili işlemler diğer ünitelerde verilmiştir.

Excel’de giriş araç çubuğunun son sekmesi olan Bul ve Seç bölümü altında bulunan “Bul” seçeneği aranan veriyi bulmak için, “Değiştir” seçeneği ise yani veriyi aranan veri ile değiştirmek için kullanılır. Klavyeden Ctrl tuşu ile F tuşuna birlikte basıldığında yine Bul ve Değiştir menüsüne kısayoldan ulaşılabilir.

Kullanıcılar “sonrakini Bul” seçeneği ile adım adım diğer verilere ulaşabilir. Eğer penceredeki “Tümünü Bul” seçeneği seçilirse Excel kullanıcının aradığı veriyi içeren bütün satırları Bul ve Değiştir penceresi altına açacaktır.

Kullanıcı aradığı veriyi değiştirmek istediğinde “Bul” yerine “Değiştir” sekmesini kullanacaktır. Yeni pencerede “Aranan” ve “Yeni değer” seçenekleri bulunur. Bu pencerede de “Tümünü Bul” ve “Sonrakini Bul” seçenekleri bulunmaktadır. Kullanıcı Aranan bölümüne aranacak ifadeyi yazdıktan sonra öncelikle değiştirmek istediği ifadeleri bulur, sonra Yeni değer bölümüne yerine yazılacak ifadeyi belirtir ve “Değiştir” ile tek tek, “Tümünü Değiştir” ile tüm ifadelerin değişimini gerçekleştirir.

Bul ve Değiştir penceresinde yer alan “Seçenekler >>” yapısı ileri düzey arama ve değiştirme işlemlerinde kullanılır.