İşletme Analitiği Dersi 4. Ünite Özet

Aralık Adlandırma

İşlem tabloları ile çalışırken TOPLA(A400:A409) şeklindeki formül kullanımlarıyla çok sık karşılaşılmaktadır. Bu tarz durumlarda, formülün kullanım amacının anlaşılabilmesi için A400:A409 aralığındaki hücrelerde bulunan değerlerin kontrol edilmesi gerekmektedir.

Aralık adları oldukça esnek olmasına rağmen, adlandırma işlemi yapılırken bazı hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir. Bir aralık adı:

• En fazla 255 karakterden oluşabilir.
• Herhangi bir harfle altçizgiyle (_) ya da ters eğik çizgi ile (\) başlamak zorundadır.
• A1 gibi başvurular ya da +,-,/,*, ve & gibi operatörler içermemelidir. Bu tarz ifadeler formüllerde karışıklığa sebep olmaktadır.
• Formül yazımlarını kolaylaştırmak için olabildiğince kısa ve anlaşılır olmalıdır.
• Tek bir harften oluşabilir. Fakat R ve C harfleri satır ve sütunları ifade ettikleri için bu harfler tek başlarına kullanılamamaktadır. Ayrıca CAT1, BA1423 gibi hücre başvuruları da bir hücreyi ifade ettikleri için aralık adı olarak kullanılamamaktadır.

Excel’de aralıkların adlandırılabilmesi için 3 farklı yöntem kullanılabilmektedir. Bu yöntemler:

1. Ad kutusu ile aralık adlandırma,
2. Seçimden oluştur ile aralık adlandırma
3. Ad tanımla ya da ad yöneticisi ile aralık adlandırma yöntemleridir.

Ad kutusu ile bir aralığı adlandırmak için öncelikle adlandırılmak istenen hücre aralığı seçilmeli, sonra ad kutusuna tıklanmalı ve daha sonra aralığa verilmek istenen ad, bu kutuya yazılarak “Enter” tuşuna basılmalıdır. Excel’de tek bir hücre ya da hücre aralığı adlandırılabileceği gibi birbirinden bağımsız hücreler ya da hücre aralıkları da adlandırılabilmektedir.

Seçimden oluştur aracı ile bir hücre aralığının adlandırılabilmesi için öncelikle kullanılacak olan adların ve adlandırılacak olan hücrelerin bulunduğu aralıklar birlikte seçilmeli, sonra Seçimden Oluştur aracına tıklanmalı, daha sonra ekrana gelecek olan Seçimden Ad Oluştur penceresi ile ad değerlerinin alınacağı hücre grubunun seçim içerisindeki konumu seçilmeli ve tamam düğmesine basılmalıdır.

Ad tanımla ile aralık adlandırmak için formüller sekmesi altındaki Tanımlı Adlar grubunda bulunan Ad Tanımla aracı seçildikten sonra Yeni Ad penceresi ekrana gelecektir. Bu pencere içerisindeki ad metin kutusuna, aralığa verilmek istenen ad yazılmalı; kapsam listesinden tanımlanacak olan adın hangi çalışma sayfalarında kullanılabileceği seçilmeli; açıklama metin kutusuna, verilecek olan ad hakkında tanımlayıcı bir açıklama yazılmalı; başvuru yeri kutusuna da adlandırılmak istenen hücre aralığı seçilerek yazılmalı ve Tamam düğmesine basılmalıdır.

Tablo Oluşturma

Excel, bir işlem tablosu yazılımı olmasına rağmen ayrılmış olduğu satır ve sütun yapısı ile bir veri tabanının birçok özelliğini de sergileyebilmekte ve bu bağlamda bir veri tabanı yönetim yazılımı olarak da kullanılabilmektedir. Excel’de tablolar; belirli bir organizasyon yapısına sahip, birbiri arasında ilişki bulunan bilgi topluluğudur. Tabloları kullanmak, ilişkili verilerin yönetimini ve çözümlenmesini kolaylaştırmaktadır.

Excel tabloları için kullanılan bazı terimler şunlardır:

• Alan (Field): Ad, adet, gelir gibi, bilgilerin tekil bir türüdür. Excel tablolarında her bir sütun bir alanı temsil etmektedir.
• Alan değeri (Field value): Bir alanda bulunan tek bir bilgidir. Excel tablolarında alan değerleri tekil birer hücredir.
• Alan adı (Field name): Her bir alana (sütuna) verilen benzersiz adlardır. Bir Excel tablosunun üstbilgi satırında bulunurlar.
• Kayıt (Record): İlişkili alan değerlerinin derlemesidir. Excel tablolarında her bir satır bir kayıttır.
• Tablo aralığı (Table range): Bir çalışma sayfasında bulunan; kayıtları, alanları ve alan adlarını içeren hücre aralığıdır.

Excel, tablo verileri ile verimli bir şekilde çalışılabilmesi için birçok komuta sahiptir. Bu komutların sağlamakta olduğu avantajlardan faydalanabilmek için çalışılmakta olunan hücre aralığının tabloya dönüştürülmesi gerekmektedir. Hücre aralıkları tabloya dönüştürüldükten sonra oluşturulan tablo üzerinde bir kaydı seçmek, bir alanın seçilmesi, bütün tablonun seçilmesi, tablonun altına yeni bir kayıt ekleme, tabloda bulunan herhangi bir yere yeni kayıt ekleme, tablonun sağına yeni bir alan ekleme, tabloda bulunan herhangi bir yere yeni bir alan ekleme, bir kaydın silinmesi, bir alanın silinmesi, tablo toplamlarının görüntülenmesi gibi temel işlemler yapmak mümkün olmaktadır.

Excel; tablo içerisinde bulunan kayıtların, alan değerlerine göre alfabetik ya da sayısal olarak istenilen düzende yeniden sıralanabilmesinin imkânını sunmaktadır. Sağlanan bu imkân, tablo kayıtlarını farklı alanlara göre sıralayarak görüntülemeye, organize etmeye, değerlendirmeye ve istenilen bilgilere daha hızlı ve doğru bir şekilde ulaşmaya olanak sağlamaktadır. Böylelikle veri analizi ve karar verme süreçleri de hız kazanacaktır. Bir alanı en küçükten en büyüğe sıralamak için A’dan Z’ye Sırala komut düğmesi, en büyükten en küçüğe sıralamak için de Z’den A’ya Sırala komut düğmesi kullanılmalıdır.

Tablolarla çalışırken ortaya çıkan büyük sorunlardan birisi çok fazla kayıt içeren tablolarda istenilen veriye hızlı ve doğru bir şekilde ulaşılamamasıdır. Excel’in filtreleme yetenekleri ile erişilmek istenen kayıtların bazı özellikleri çeşitli ölçütlerle tanımlanarak, Excel’in sadece belirlenen ölçütlere uyan kayıtları sunması ve diğer kayıtları gizlemesi sağlanabilmektedir. Filtreleme işleminde kullanılacak ölçütler, renge göre ya da hücre değeri türüne göre (metin, sayı ve tarih) tanımlanabileceği gibi arama kutusu ve onay kutuları yardımı ile de belirlenebilmektedir.

Filtreleme işlemleri tek bir ölçüte bağlı olarak yapılabileceği gibi birden fazla ölçüte bağlı olarak da yapılabilmektedir. Birden fazla ölçüte bağlı olarak oluşturulan ifadelere çoklu ölçütler (multiple Driteria) adı verilmektedir. Filtreleme işlemlerinde kullanılan Çoklu Ölçütler, tablo alanlarını farklı ölçütlere göre sınamakta ve bu ölçütleri sağlayan hücre değerlerine sahip kayıtları bulup listelemektedir. Excel ile çoklu ölçütlere sahip karmaşık bir filtreleme işlemi yapabilmek için gelişmiş filtreleme kullanılmalıdır. Gelişmiş filtreleme işlemlerinin en kritik adımı, filtreleme işleminde kullanılacak olan ölçüt aralığının doğru ve titiz bir şekilde düzenlenmiş olmasıdır.

Özet Tablo (Pıvottable)

Excel, bir kaynakta bulunan verileri, anlaşılır ve yeniden düzenlenebilir özet bir çizelgeye dönüştürmekte ve böylece yüzlerce satır ya da sütundan oluşan veri tablolarından anlamlı bir veri sunumu oluşturabilmektedir. Özet tablolar, sahip oldukları esneklik sayesinde bir tablo ya da veri tabanında bulunan verileri farklı açılardan görebilmeyi ve değerlendirebilmeyi sağlamaktadır. Özet Tablo, veri alanı olarak adlandırılan bir alanda bulunan veriyi diğer alanlarda bulunan verilere göre parçalara bölerek özetlemektedir.

Excel ile oluşturulacak olan bir özet tablonun veri kaynağı bir hücre aralığı, bir Excel tablosu, dış bir kaynaktan alınmış veriler ya da doğrudan bir dış veri kaynağı olabilmektedir. Excel tabloları bu kaynaklar arasında en sık kullanılan veri kaynağıdır. Kullanışlı bir özet tablo oluşturulabilmesi için veri kaynağı içerisinde bulunan alanlardan en az bir tanesi gruplanabilir bir veri içermeli (sınırlı sayıda tekil değerleri içeren) ve her bir alan bir alan adına sahip olmalıdır.

Excel’de özet tablolar oluşturmak kullanıcılara birçok avantaj sağlamaktadır. Bu avantajlardan bazıları şunlardır:

1. Çok fazla kayıttan oluşan tablolardaki kritik bilgileri küçük bir alanda görme imkânı sağlamaktadır.
2. Karar vericilerin veriyi daha etkili bir şekilde kullanabilmelerini sağlamaktadır.
3. Özet tablolar içerisinde veri daha organize bir şekilde tutulmaktadır.
4. İnteraktif bir veri analizi imkânı sağlamaktadır.
5. Değerler bölgesinde tanımlanabilecek olan hesaplamalar ile çok uzun sürede yapılabilecek hesaplar kolaylıkla yapılabilmektedir.

Dilimleyici (Slıcer)

Herhangi bir tablo, özet tablo ya da özet grafik üzerinde istenilen şekilde filtrelemeler yapmak veri analiz işlemlerini oldukça hızlandırmaktadır. Filtreleme işlemlerinde yaşanılan en büyük sorun, aynı veri aralığı için birden fazla filtre kullanıldığı takdirde yapılmış olan filtreleme işlemlerinin takibinin zorlaşmasıdır. Çok sık filtreleme işlemlerinin yapıldığı veri aralıkları için bu kontrol giderek zorlaşmaktadır. Excel, 2010 ve sonrası sürümlerinde filtreleme işlemlerini kolaylaştırmak için dilimleyici (slicer) kullanımını sunmuştur. Dilimleyiciler, verileri görsel olarak hızlı bir şekilde filtrelemeyi sağlayan, kullanımı oldukça kolay olan Excel’in filtreleme bileşenleridir.

Excel’de bulunan bir tabloya dilimleyici eklemek için, tablo üzerinde bulunan herhangi bir hücre seçili iken Ekle sekmesi altındaki Filtreler bölümünden Dilimleyici komut düğmesi seçilmelidir. Tablo üzerindeki bir hücre seçildikten sonra sekmeler arasına eklenecek olan Tasarım (Tablo Araçları) sekmesi altındaki Araçlar bölümünde bulunan Dilimleyici Ekle komut düğmesiyle de bir dilimleyici eklemek mümkündür.

Excel’de oluşturulmuş olan bir özet tabloya dilimleyici eklemek için, özet tablo üzerinde bulunan herhangi bir hücre seçili iken Ekle sekmesi altındaki Filtreler bölümünde bulunan Dilimleyici komut düğmesi seçilmeli ya da Çözümle (Pivottable Araçları) sekmesi altında bulunan Filtrele bölümündeki Dilimleyici Ekle komut düğmesi kullanılmalıdır.

Zaman Çizelgesi (Tımeline)

Zaman çizelgeleri, dilimleyiciler gibi Excel’in sunmakta olduğu bir diğer filtreme aracıdır. Zaman çizelgeleri, dilimleyicilerden farklı olarak tablolar için kullanılamamakla beraber, sadece tamamen tarih değerleri içeren bir alana sahip olan özet tablolar ya da özet grafikler için kullanılabilmektedir.

Excel’de bulunan bir özet tabloya zaman çizelgesi eklemek için, özet tablo üzerinde bulunan herhangi bir hücre seçili iken Ekle sekmesi altındaki Filtreler bölümünden Zaman Çizelgesi komut düğmesi seçilmelidir. Aynı işlem özet tablo üzerindeki bir hücre seçildikten sonra sekmeler arasına eklenecek olan Çözümle (PivotTable Araçları) sekmesi altındaki Filtrele bölümünde bulunan Zaman Çizelgesi Ekle komut düğmesiyle de yapılabilmektedir.

Zaman çizelgeleri ile birden fazla tarih aralığının seçimi mümkün değildir. Seçilen tarihler sürekli değerler olmalıdır.