Kongre ve Etkinlik Yönetimi Dersi 4. Ünite Özet

Giriş

Destinasyonların önemli hedefleri arasında turizmi bir yılın tamamına yaymak vardır. Kongreler düzenlendiği destinasyonlarda bir turizm hareketi yaratır. Günümüzde destinasyonlar, kongre turizmi sayesinde on iki ay boyunca ekonomik, sosyal, teknolojik ve kültürel anlamda pek çok gelişime sahne olmaktadır. İnsanlar kongrelere katılarak mesleki becerilerini geliştirirken diğer taraftan da kongrenin düzenlendiği destinasyonda turist olarak çok sayıda hizmetten yararlanmaktadırlar. Kongre turizmi, destinasyonun gelişmesinde önemli bir paya sahiptir. Aynı zamanda her ülkenin başkentinde değil diğer illerinde de kongre organizasyonun da yapılmasıyla artık hep aynı yere gitmekten sıkılmış turistlere de önemli bir alternatif sağlamaktadır. Bu nedenle, kongre turizmi alanında gelişmekte olan ya da gelişmiş destinasyonlar ile birlikte bu alanda hizmet veren kuruluşlar, kongre turizmi pazarından daha fazla pay alabilmek amacıyla ulusal ve uluslararası düzeyde örgütlenmişlerdir. Bu örgütlenmeler içine girmeyen ülkelerin, kongre bürolarının, merkezlerin ve organizatörlerin pazardan yeterli payı almaları ve pazar payını genişletmeleri pek mümkün olamamaktadır.

Kongre Turizmi Örgütlenmesine Genel Bir Bakış

Ülkelerin turizm ve kongre planlamalarında yönetimsel ve örgütsel anlamda farklılıklar göze çarpmaktadır. Örneğin Türkiye açısından bakıldığında “Türkiye Turizm Stratejisi 2023, Eylem Planı 2013”te de belirtildiği gibi turizm türlerinin çeşitlendirilmesine yönelik, ilerleyen dönemler için öncelikle geliştirilmesi planlanan turizm türleri içinde kongre ve fuar turizmi yer almaktadır. Bahsi geçen planda da her ilde bir kongre merkezi oluşturulacağı ve gerek ulusal gerekse uluslararası kongrelerin Türkiye’de yapılması için tanıtma, planlama ve uygulama projelerinin hayata geçirileceği belirtilmektedir (Kültür ve Turizm Bakanlığı, 2011). Türkiye’de bilindiği üzere tanıtım görevi, Kültür ve Turizm Bakanlığı’ndadır. Tanıtım bütçesinin tamamını Türkiye’de devlet karşılamaktadır. Bazı ülkeler de ise durum biraz daha farklıdır. Örneğin, İtalya, Almanya, Fransa gibi ülkelerde tanıtım bütçeleri kamu dışından da kaynak alabilmektedir. Bu ülkeler gibi bazı ülkelerin turizm örgütlenmelerinde oteller, seyahat acentaları, kongre merkezleri, üniversiteler ve diğer ilgili kurum ve kuruluşlar gerek kendi bünyelerinde, gerekse bu kuruluşların bir araya gelmesiyle oluşmuş yapılanmalar mevcuttur. Bu birimlerin görevleri arasında, kongre olanaklarını tanıtmak, pazarlamasına yardımcı olmak, ilgili kuruluşlar arasında koordinasyonu sağlamak, pazar ve sektör araştırmaları yapmak, kongrelere maddi ve manevi destekler sağlamak sayılabilir (Delice, 2012).

Kongre organizasyonlarında taraflar üç ayrı birimden oluşmaktadır. İyi bir kongreden beklenen asıl sonuç bu birimlerin beklentilerinin en yüksek düzeyde gerçekleşmesidir. Bu da ancak iyi bir kongre örgütlenmesi ile mümkün olabilmektedir. Birimler bu amaca ulaşabilmek için çok iyi şekilde işbirliği yapmak durumundadır. Taraflardan ilki kongreye karar veren, onu gerçekleştirmeyi amaç edinenlerdir. Bunlar genellikle bir dernek, bir işletme, bir kamu kurumu ya da bilimsel bir kuruluşun üyeleri, yöneticileridir. Diğer bir taraf kongrenin yapıldığı ülkenin ya da kentin halkıdır. Üçüncü taraf ise kongre üyesi, kongre delegesi, kongreye katılma potansiyeli olanlar ya da kısaca kongreye katılanların tamamıdır. Kongrelere katılmak için de delegeler ikamet ettikleri bölge dışına çıkmak durumunda kalırlar. Kongrelerin gerçekleştiği destinasyonda konaklama ve yeme-içme gibi temel ihtiyaçların yanında; gezme, eğlenme gibi eylemlerde de bulunurlar (Boz, 2010).

Kongre Turizmi Örgütlenmesinde Ulusal Kuruluşlar

Kongre turizmi kendi içinde çok sayıda hizmeti bir arada bulundurmaktadır. Tanıtım, pazarlama, teknik donanım ve diğer unsurlar açısından güçlü bir altyapıya ihtiyaç duymaktadır. Bu nedenle kongrelere yönelik düzenleme ve faaliyetlerin, konusunda uzman olan işletmeler aracılığıyla gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Kongrelerin yapılabilmesi için gerekli olan toplantı binaları ve kongre merkezleri gibi sabit yatırımlar yüksek maliyetli olup, genellikle devlet veya yerel idarelerce gerçekleştirilmektedir. Kongre turizminde başarı sağlamak için yalnızca ilgili kuruluşların değil, toplumdan da destek alınmasının yanında değişik kesimler arasında da etkin bir işbirliği olması gerekmektedir. Kongre düzenlemeye destek veren ve sayıları gittikçe artan bu kuruluşlar belli organizasyon çatıları altında toplanarak etkinliklerini arttırmak ve rekabet avantajı sağlamak ve bununla birlikte pazar paylarını arttırmak amacıyla örgütlenmişlerdir. Ayrıca; bu kuruluşlar ulaşım, altyapı, konaklama, kongre salonu ve olanakları, personel, güvenlik, yan hizmetler, çevre ve kültürel zenginlikler konularında belirli bir kalite ve kapasitede hizmet sağlayarak kongre örgütlenmesine ciddi anlamda katkı vermektedir.

Bazı ülkelerde ulusal turizm kuruluşları veya örgütleri, oteller, seyahat acentaları, kongre merkezleri, üniversiteler ve diğer ilgili kurum ve kuruluşlar kendi içlerinde veya bir araya gelmek suretiyle kongre birimleri oluşturmuşlardır. Uzman kongre düzenleyicileri ve seyahat acentalarının sunduğu danışmanlık ve aracılık hizmetleri, konaklama hizmetleri, yiyecek-içecek hizmetleri, ulaşım hizmetleri ve diğer hizmetler kongre birimlerinin görevleri arasındadır. Bunun yanında ulusal turizm işletmeleri, kongre mekânlarını tanıtmak ve potansiyeli belirtmek, bu mekânlarının pazarlanmasına yardımcı olmak, ilgili kuruluşlarla görüşmeleri sağlamak, kongrelere maddi ve manevi destek sağlamak konularında önemli rollere sahiptir (Dölalan, 2008, s. 9; Delice, 2012, s. 34).

Yerel anlamda destinasyonların yönetim konusu öncelikle, ürün geliştirme, uygun fiyatlandırma politikaları oluşturma, etkili dağıtım kanalları kurma ve ürün paketleme (sunum) gibi bir takım tanıtım ile ilgili faaliyetlerle ilişkilidir. Bu konu, ayrıca uygun hedef pazarların seçimini de içermektedir. Destinasyonu tercih edebilecek hedef kitle için en iyi ortamı oluşturmak amacıyla, araştırma, analiz ve devamlı irdelemeyi temel alan bir tutumla desteklenen bir dizi teknik ve yöntem geliştirilmektedir (Buhalis, 2000). Yapılan araştırmalar göstermektedir ki bir şehrin tercih edilen destinasyon olabilmesi için belli başlı bazı kriterleri kendi içinde bulundurması gerekmektedir. Bu kriterler, aşağıda belirtilmektedir (Getz 1998, s.1):

• Destinasyonun ulaşılabilir olması,
• Destinasyonun kongre düzenleyebilecek kongre merkezi sayısının yeterli olması,
• Destinasyonda konaklama tesislerinin yeterli sayıda olması,
• Destinasyonda doğal ve tarihi zenginliklerin olması,
• Destinasyonda mahalli idarelerinin (kongre büroları, mesleki dernek ve birlikler vb.) katkı ve desteğinin olması,
• Destinasyonun güvenlik, ekonomik ve politik istikrar anlamında olumlu bir imajının olması,
• Destinasyonun hizmet anlayışının destinasyonu ziyaret eden hedef kitleyle benzerlik göstermesi,
• Destinasyonun istikrarlı bir fiyat politikasına sahip olması.

Kongre ve ziyaretçi büroları ilk olarak devletin finanse ettiği ve dolayısıyla yönetimde devletin egemen olduğu örgütler şeklinde ortaya çıkmıştır. Yapılan araştırmalar, destinasyon yönetim ve pazarlama faaliyetlerinde kamu sektörünün rolünün önemli ölçüde devam ettiğini ortaya koymaktadır. Kongre ve ziyaretçi bürolarının ihtiyaç duyduğu finansman kaynaklarının tahsisinde devlet belirleyicidir ve bu amaçla kamu gelirlerinden ayrılan paylar çok önemlidir. Bu yüzden hala ağırlıklı bir model olmakla birlikte farklı alternatiflerin de uygulandığı görülmektedir. Kongre ve ziyaretçi bürolarının gelir kaynaklarının büyük payını üyelik aidatları ve devlet yardımları oluşturur. Ayrıca reklam gelirleri ve eğitim seminerleri de gelir kaynakları arasındadır (Çizel, 1999, s.29). Kongre ve ziyaretçi bürolarının üyeleri; konaklama işletmeleri, seyahat acenteleri, tur operatörleri, kongre merkezleri, üniversiteler, ticaret odaları, mağazalar, yiyecek-içecek işletmeleri ve ulaşım işletmelerinden oluşmaktadır (Boz, 2010, s. 47). Kongre ve ziyaretçi büroları, faaliyet alanlarındaki kent açısından arz edici işletmeleri bir şemsiye altında toplayan kuruluş olarak faaliyet gösterirken, talep ediciler olarak toplantı planlayıcıları ve tatil amaçlı ziyaretçiler için kent ile ilk temas noktası ve temel bilgi kaynağı görevini yerine getirmektedir (Morrison, Bruen ve Anderson, 1998).

Kongre ve ziyaretçi bürolarının faaliyetleri şu şekilde sıralanabilir (Özer, 2010, s. 40- 41; Delice, 2012, s. 65):

• Bölgelerin ve ülkelerin kongre turizmi için sahip oldukları potansiyelin tanıtılması,
• Kongre ve fuarcılık faaliyetlerinin tanıtımı ve temsili,
• Uluslararası kongre ve konferansların pazar hareketlerinin takibi ve üyelere bildirilmesi,
• Konu ile ilgili uluslararası birlik ve derneklere üye olunması ve bu platformda şehirlerin, bölgelerin ya da ülkelerin temsil edilmesi,
• Kongre organizasyonlarında danışmanlık hizmetinin verilmesi,
• Kongreye katılanların beklentilerinin karşılanması ve hazırlık çalışmaları ile ilgili eğitim seminerlerinin düzenlenmesi,
• Destinasyondaki faaliyetlere yönelik tüm bölgeyi detaylı bir şekilde kapsayan, kongre katalogları basılması,
• Kongre turizmi ile ilgili çeşitli poster ve tanıtım malzemelerinin hazırlanması,
• Kongre organizasyonu konusunda fuarların düzenlenmesi ve profesyonel kongre operatörlerinin davet edilmesi,
• Profesyonel ilişkilerin geliştirilmesi,
• Bütçelerinin durumuna göre bazıları kendi bünyelerinde olmak üzere AR-GE bölümü ile araştırmaların yapması.

Birçok ülkede olduğu gibi Türkiye’de de destinasyon bazında pazarlama yapmak üzere kongre ve ziyaretçi büroları kurulmuştur ( www.icvb.or g );

• İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu (ICVB)
• İzmir Kongre ve Ziyaretçi Bürosu (İzmir Convention & Visitor Bureau)
• Antalya Kongre Bürosu (Antalya Convention Bureau-ACB)

Ulusal kongre büroları, bir ülkenin ya da bölgenin tanıtım ve pazarlama amacıyla kurulmuş, temsil ettikleri bölge ya da ülkenin kongre olanaklarını tanıtıcı ve pazarlayıcı bir görev üstlenir.

Yöresel Kongre Büroları Birlikleri Dünya genelinde bazı bölgelerde, farklı ülkelerde bulunan kongre bürolarının bir araya gelerek oluşturdukları yöresel birlikler ya da oluşumlardır. Bu oluşumlar aracılığıyla bölgeler, kongre pazarında daha güçlü olmaya çalışmaktadır.

Uluslararası Düzeyde Kongre Turizmi Örgütlenmesi

Uluslararası düzeyde kongre turizmine yön veren örgütler, kongre ve destinasyonların gelişimini, kongre büroları ile kongre düzenleyen kurum ve organizatörler düzeyindeki çalışmalarıyla bilinmektedir. Uluslararası kongreleri yönlendiren ve pazarlayan pek çok kuruluş bulunmaktadır. Bu kuruluşlar yayınladıkları katalog, dergi gibi yayın organlarında yalnızca kendilerine üye bulunan ülke, kent, tesis ve kuruluşların toplantı olanaklarını tanıtmakta ve kongre yapan kuruluş ve şirketlere üyeleri hakkında olumlu referanslar vermektedir.

Profesyonel kongre organizatörleri, bir kongrenin organizasyonunda tüm işleri koordine eden, rehberlik yapan ve tüm insani, teknik ve parasal kaynakları harekete geçiren kişi ya da kuruluşlardır. Profesyonel kongre organizatörleri, kongre organizasyonu içinde yer alan tüm faaliyetleri kapsayan paket programlar hazırlar ve uygular. Profesyonel kongre organizatörleri, katılımcıların yiyecek ve içecek hizmetlerinin karşılanması, konaklamalarının sağlanması, eğitim programlarının planlanması, karşılama ve transfer hizmetlerinin verilmesi, konuşmacı ve davetlilerin organize edilmesi, güvenliklerinin sağlanması, sosyal kültürel ve rekreatif tur ve gezilerin düzenlenmesi gibi hizmetleri sunmaktadır. Kongre organizatörlüğü, dünya genelinde 1970’li yıllarda başlamış ve bir iş alanı haline gelmiştir. Türkiye’de ise kongre organizasyonları, genellikle seyahat acentaları tarafından düzenlenmektedir (Boz, 2010).

Profesyonel kongre organizatörleri, kongre organizasyonları içinde yer alan tüm faaliyetleri kapsayan bir paket program hazırlar ve uygular. Bu paket program çerçevesinde kongre organizatörlerinin bilgi sahibi olması ve dikkat etmesi gereken konular aşağıda sıralanmıştır (Boz, 2010; Özer 2010):

• Organizasyon komitesine finansal işlerle ilgili bilgi verilmesi,
• Kongre bütçesi ile ilgili bilgi verilmesi,
• Katılımcıların konaklama ihtiyaçlarının karşılanması,
• Karşılama ve transfer hizmetlerinin sağlanması,
• Kongre yayın işlerinin planlanması ve yürütülmesi,
• Kongrenin düzenleneceği resmi dil veya dillerin belirlenmesi ve anında (simültane) çeviri hizmetlerinin sağlanması,
• Kongre malzemelerinin temin edilmesi ve dağıtılması,
• Kongrede ihtiyaç duyulacak görsel ve işitsel ekipmanların dış kaynaklardan kiralanması, kontrol edilmesi ve çalıştırılması,
• Katılımcıların kayıtlarının tutulması,
• Sergi ve stant hizmetlerinin planlanması ve yönetilmesi,
• Katılımcı veya refakatçiler için sosyal, kültürel ve rekreatif tur veya gezilerin düzenlenmesi,
• Ziyafet (banket), açılış kokteyli, gala yemeği vb. sosyal olayların düzenlenmesi,
• Teknik personelin sağlanması,
• Bilgisayar programlarının kullanılması ve faydalanılması,
• Kongre salonları oturma düzenlerinin planlanması,
• Kongre organizasyon komitesi veya sekreteryasına oturumlarla ilgili bilgi verilmesi.

Destinasyon Yönetim Örgütleri (DMO-Destination Management Organizations)

Destinasyon yönetim örgütleri (DMO), kongre ve toplantı gibi organizasyonların lojistiğinin, ulaşımının ve sosyal aktivitelerinin tasarlanması ve uygulanmasında uzmanlaşmış, geniş yerel bilgi, uzmanlık ve kaynaklara sahip profesyonel hizmetler şirketleri olarak tanımlanmaktadır (Boz, 2010).

Kongre Turizmiyle İlgili Uluslararası Kuruluşlar, Birlikler ve Dernekler

Uluslararası kongreler açısından 18 Temmuz 1914-09 Haziran 1915 tarihleri arasında yapılan Viyana Kongresi modern anlamdaki ilk ve dünyanın en uzun kongresi olarak bilinmektedir (Çizel, 1999, s. 17). Kongre sektöründeki büyüme ve gelişme, daha önceden de bahsedildiği gibi 1914 yılında Uluslararası Kongre ve Ziyaretçi Büroları Birliği’nin kurulmasıyla başlamıştır. Daha sonra 1960`lı yıllarda Batı Avrupa’da yavaş yavaş başlamıştır. Bu yıllarda Avrupa’da sanayinin gelişmesiyle birlikte bazı uluslararası örgütler kurulmuştur. 1963 yılında kurulan Uluslararası Kongre ve Toplantı Birliği - ICCA (International Congress and Convention Association), 1975 yılında kurulan ve şimdiki adı Uluslararası Destinasyon Pazarlama Birliği (Destination Marketing Association International-DMAI) ve Uluslararası Kongre Merkezleri Birliği (Association Internationale des Palais de Congress-AIPC) kurulmasıyla uluslararası anlamda kongre turizminin gelişmesinde önemli bir yol katedilmiştir. Bu uluslararası kuruluşlar, dernekler ve birlikler kongre turizminde örgütlenme açısından öne çıkan en önemli kuruluşlardır.

Uluslararası Kongre ve Ziyaretçi Büroları Birliği (IACVBInternational Association of Convention and Visitors Bureaus)

1914 yılında, Amerika Birleşik Devletleri’nin tamamına yayılan toplantı büroları “Uluslararası Toplantı Büroları Birliği’ni oluşturmuşlardır. Bu kuruluş daha sonra “Uluslararası Kongre ve Ziyaretçi Büroları Birliği” (IACVBInternational Association of Convention and Visitor Bureaus) olarak isim değiştirmiştir. Kongre bürolarının uluslararası birliği “Uluslararası Kongre Merkezi ve Ziyaretçi Büroları Birliği”nin merkezi Amerika Birleşik Devletleri’nde Washington’da bulunmaktadır. Kongre turizmi açısından en önemli birliklerden biridir, ulusal kongre bürolarının tamamına yakını bu birliğin üyesidir. Her yıl üyesi bulunan kongre bürolarının çıkarmış olduğu katalog ve düzenlemiş olduğu web siteleri ile tanıtmaktadır (Boz, 2010).

Uluslararası Kongre ve Toplantı Birliği (International Congress and Convention Association-ICCA)

ICCA, üyelerinin toplantı sektöründe gelişmelerini ve önemli rekabet avantajı elde etmelerini sağlamak amacıyla kurulan küresel bir topluluktur. 1963 yılında bir grup seyahat acentası tarafından kurulmuştur. Bu acentaların ilk ve en önemli amacı, hızla genişleyen uluslararası toplantı pazarında, seyahat sektörünün yer almasını sağlamak ve bu piyasadaki çalışmalarına dair güncel bilgi alışverişini sağlamaktı. Bu dönemde toplantı sektörü beklenilenden daha da hızla genişlemiş ve bu girişim kısa sürede doğru alınmış bir karar olduğunu kanıtlamıştır. Bunun bir sonucu olarak dünyanın dört bir yanından gelen adaylar ICCA üyeliği için başvuruda bulunmuşlardır. Bu adaylar yalnızca kongre düzenleyen seyahat acentaları değil, toplantı endüstrisinin çeşitli sektörlerdeki tüm temsilcilikleridir (Özer, 2010). Sektöre özellikle ekonomik analizler, teknik gelişmelerle ilgili bilgiler sağlayan ve çevresel çalışmalar, müşteri yaklaşımları analizleri ve raporları hazırlayan, kongre sanayi terminolojisi ile uluslararası konferans endüstrisi hakkında istatistiki veriler temin eden ve eğitim alanında yardımcı olan bu kuruluş özellikle kongre organizatörlerinin referans noktalarından biridir. ICCA 1963 yılında yedi seyahat acentası tarafından kurulduktan sonra, aynı yıl Atina’dan da 16 şirket üye olmuş ve ilk resmi toplantısını düzenlemiştir. 1965 yılında özellikle Latin Amerika’da üyelik giderek artmıştır. O zamanın kurallarına göre yalnızca “ortak üye” olarak seyahat şirketleri olmasına rağmen, KLM havayolu şirketi ilk üye havayolu şirketi olmuştur. Bunun üzerine ICCA’nın ilk kez logosu düzenlenmiş ve dernek diğer turizm şirketlerine de açılmıştır (Boz, 2010).

Uluslararası Destinasyon Pazarlama Birliği (Destination Marketing Association International-DMAI)

DMAI, 1914 yılında Uluslararası Kongre Büroları Derneği adı altında, kongre, turizm ve toplantı hizmet ve isteklerinin profesyonelce uygulanması amacıyla kurulmuştur. 1975 yılında değişen adını daha sonra 2005 yılının ağustos ayında dernek adını tekrar değiştirerek şimdiki adı olan “Uluslararası Destinasyon Pazarlama Birliği” adını almıştır. Birliğin birincil amacı üyeleri arasında kongre sektörüyle ilgili bilgi alışverişini kolaylaştırmak, toplantı ve kongre hizmet ve taleplerinde en iyi profesyonel uygulamaları teşvik etmektir. Destinasyon Pazarlama Örgütleri için dünyanın en büyük ve en güvenilir kaynağı olan DMAI (Uluslararası Destinasyon Pazarlama Birliği), 20’den fazla ülkede 600 Destinasyon pazarlama işletmesinden 3300’ün üzerinde profesyonellerin etkinliklerini arttırmak için faaliyet gösteren bir birliktir. DMAI; uzmanlar, endüstri ortakları, öğrenci ve eğitimcilerden oluşan üyelerinin dünya genelindeki ileri eğitim kaynaklarından, çevrimiçi ağ olanaklarından ve pazarlama olanaklarından faydalanmalarını sağlamaktadır (Özer, 2010).

Uluslararası Kongre Merkezleri Birliği (Association Internationale des Palais de Congress-AIPC)

AIPC (Uluslararası Kongre Merkezleri Birliği) dünya genelindeki profesyonel kongre ve sergi merkezleri yöneticileri için kurulmuş bir sektör birliğidir. AIPC, araştırma, eğitim ve iletişim ağı programları aracılığıyla yüksek standartlara ulaşmak amacıyla gerekli araçları sağlarken aynı zamanda kongre merkezi yönetiminin mükemmelliği için gerekli tanıtım ve teşvikleri sunmaktadır (Delice, 2012). AIPC 53’ten fazla ülkede temsilciliği bulunan uluslararası bir birliktir. Birlik özellikle kongre ve sergi merkezlerinin karşılaştığı sorunlar ve fırsatlar gibi konulara odaklanmıştır. AIPC, dünya genelinde 750’den fazla profesyonel yöneticinin katılımıyla 54 ülkede 170 önde gelen kongre merkezinden oluşan küresel bir ağı temsil etmektedir. AIPC temsil ettiği bu ağ ile farklı deneyim ve uzmanlıklara sahip kongre merkezleri yönetimleri için mükemmelliğin teşvik edilmesi ve tanınmasında kararlıdır ve bunu başarmak için çeşitli eğitim, araştırma, ağ olanakları ve standart programlar sürdürmektedir.